Кто работает в бизнес офисе

Офис-менеджер – один из самых важных сотрудников компании, на котором завязано много рабочих моментов в современном офисе.

Офис-менеджер

Должностные обязанности

Офис-менеджер отвечает за обеспечение текущей работы офиса, поэтому в его обязанности входит:

• Закупка канцелярских товаров: благодаря грамотному офис-менеджеру, бумага, пишущие принадлежности, папки, буклеты и многое другое в офисе будет всегда. Офис-менеджер должен находить наиболее выгодные цены – как правило, предпочтение отдается оптовым закупкам;
• Ведение документации: это табель учета посещаемости, выдача пропусков, отчетность за потраченные на хозяйственные нужды офиса средства и многое другое – все это находится в ведении офис-менеджера;
• Контроль состояния офисной техники и мебели: при необходимости офис-менеджер должен позаботиться о смене картриджей в принтерах, ремонте техники или мебели или других важных моментах.

Обязанности

Офис-менеджер также занимается закупкой бытовой химии, продуктов и всего, что необходимо для организации рабочего процесса в офисе. Этот специалист должен уметь работать с людьми, поскольку именно в его обязанности входит встреча гостей и их сопровождение к руководству или специалистам. Кроме того, офис-менеджер руководит обслуживающим персоналом офиса.

Почему не стоит завидовать тем, кто работает в офисе?

Есть и приятные моменты в работе офис-менеджера. Он организует праздники и корпоративы, поздравления сотрудников.

Одним словом, офис-менеджер фактически выполняет ту же работу, что каждая хозяйка у себя дома. Только офис – это масштабная структура, которая должна действовать бесперебойно.

Необходимые качества

Профессию офис-менеджера нельзя назвать простой, поэтому к данному специалисту предъявляются достаточно жесткие требования. И главное из них – стрессоустойчивость. Офис-менеджер работает в условиях многозадачности, он должен уметь решать все проблемы, возникающие в офисе, спокойно и с улыбкой. Поэтому коммуникабельность и ответственность – это тоже обязательные качества.

Даже для опытного офис-менеджера умение быстро обучаться и схватывать все на лету остается всегда актуальным. В каждой организации своя корпоративная этика, целевая аудитория и т.д.. Кроме того, необходимо идти в ногу со временем и развиваться вместе с компанией.

В крупных компаниях офис-менеджер должен обладать не только этими качествами. В большинстве случаев требуется знание хотя бы одного иностранного языка. Требования к офис-менеджерам в международных компаниях еще выше.

Источник: dzen.ru

Кто такой офис-менеджер и в чем его обязанности, какое образование нужно

Камеди Клаб «Кого уволить»

Офис-менеджер — это специалист, который организует внутренние процессы в коллективе. Он заведует поставками различного оборудования и расходных материалов, выполняет поручения руководителей по различным организационным вопросам.

Чем конкретно занимается офис-менеджер

Нанимая работника на эту должность, ему могут доверять разный круг обязанностей — это зависит от специфики бизнеса и обычно обговаривается на собеседовании. Однако чаще всего должность офис-менеджера относят к младшему линейному персоналу, чья задача решать рутинные бытовые проблемы, которые неизбежно будут возникать в любом крупном коллективе.

Designed by DCStudio/freepik

Чем конкретно занимается офис-менеджер на рабочем месте, кратко:

1. Закупает канцелярские товары и расходные материалы;
2. Принимает посетителей на ресепшене и докладывает о них руководству;
3. Оформляет и отсылает деловую корреспонденцию;
4. Следит за порядком на рабочих местах и выполнением распоряжений начальства;
5. Организует работу уборщиков, курьеров, ремонтников и прочих работников;
6. Регистрирует входящую, исходящую и внутреннюю документацию;
7. Организуют внутренние рассылки по мессенджерам и электронной почте;
8. Принимает и распределяет входящие звонки;
9. Организует встречи и деловые переговоры;
10. Занимается организацией деловых поездок (заказ билетов, бронирование гостиниц и т.д.);
11. Помогает с организацией внутренних и внешних мероприятий (собеседований, встреч, конференций, семинаров и прочего);
12. Принимает и отправляет факсы, сканирует, ксерокопирует и подшивает документы;
13. Отвечает за сохранность документации, оргтехники, компьютеров и прочего имущества компании.

Иными словами, должность офис-менеджера представляет собой нечто среднее между секретарем-референтом, завхозом, отчасти делопроизводителем и архивным работником. Задач у него много и все они, как правило, срочные. Поэтому в крупных компаниях обычно несколько офис-менеджеров, а работать принято посменно.

Требования к навыкам и качествам офис-менеджера

Поскольку работать приходится в непрерывном режиме, на такой должности очень ценятся расторопные и ответственные работники. Технические навыки не столько важны, главное, чтобы офис-менеджер умел справляться с объемом работы (а он всегда очень большой) и выполнять все поручения в срок.

Чего обычно ожидают работодатели:

1. Умение работать с оргтехникой (сканерами, факсами, ксероксами и т.д.);
2. Владение специальными программами (MS Office, CMS-системы и т.д.);
3. Стрессоустойчивость, умение работать в режиме многозадачности;
4. Организаторские способности;
5. Хорошая память, внимательность;
6. Исполнительность, ответственность;
7. Коммуникабельность;
8. Аккуратность;
9. Грамотная устная и письменная речь;
10. Опрятный внешний вид.

Карьерный рост офис-менеджера

Как такового карьерного роста на данной должности нет. Однако, если компания крупная с большим количеством подразделений, то офис-менеджер может дорасти до должности начальника внутреннего снабжения или какого-либо иного внутреннего подразделения компании, которое занимается поставками.

Обучение офис-менеджеров

Designed by benzoix/freepik

Образование как таковое на этой должности не играет особого значения, однако, ценятся сотрудники, которые имеют навыки делопроизводства и знают, как оформлять различную документацию.

Чаще всего для офис-менеджеров организуют внутреннее корпоративное обучение перед приемом на работу, хотя такое присутствует далеко не везде. Поэтому нелишне пройти короткие онлайн-курсы с обучением соответствующим навыкам.

Менеджмент / Менеджмент в организации
Офис-менеджер

АНО ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКАЯ АКАДЕМИЯ ПОСЛЕДИПЛОМНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

Дистанционная, Профессиональная переподготовка
Санкт-Петербург
Учебная нагрузка: 504 ч.

Вакансии и уровень зарплаты офис-менеджеров в 2023 году

Одна из положительных сторон специальности — востребованность. Грамотные и исполнительные офис-менеджеры нужны везде и всегда. Обратная же сторона ситуации в том, что не во всякой компании есть адекватные требования к специалисту, и далеко не каждый кандидат способен справиться с объемом возложенных задач. Отсюда большая текучка на этой должности. Ещё один минус — нанимать предпочитают главным образом женщин.

Что касается уровня зарплат, то они также бывают разными, но в целом ниже среднего: до 45000 рублей в месяц. Правда, попадаются вакансии, где предлагают и 60000, и даже 100000 рублей в месяц. Последнее больше характерно для Москвы и Санкт-Петербурга.

Плюсы и минусы профессии офис-менеджера

• Востребованность;
• Возможность проявить организаторские способности;
• Не требуется специальное образование.

• Высокая нагрузка;
• Ответственность;
• Невысокая оплата труда и престижность;
• Ненормированный рабочий день;
• Требуется стрессоустойчивость.

Источник: kedu.ru

Кто работает в офисах?

Работа в офисе предполагает выполнение обязанностей, связанных с кадровыми, управленческими и служебными функциями в подразделениях компаний, учреждений или предприятий. В условное название «офисных профессий » обычно входят абсолютно разные специальности с единым условием, что их объединяет – это нахождение рабочих мест в административных офисах, как предприятий, так и организаций. Список профессий, помимо руководящих должностей, категории офисный сотрудник или работник предполагает выполнение служебных обязанностей:

• ассистента;
• помощника руководителя;
• секретаря;
• менеджера;
• оператора;
• документоведа;
• кадровика;
• архивариуса;
• бухгалтера.

Важно! Иногда офисные профессии обыватели с пренебрежением называют не иначе, как «офисным планктоном», однако от качества выполнения их работы полностью зависит успешность деятельности компании, предприятия и учреждения.

Офисные сотрудники обеспечивают эффективность работы всех структур предприятий или учреждений – они, как правило, являются «приводными ремнями» успешной деятельности компаний.

Профессии в офисах – это представители не только тех специальностей, кто осуществляет документооборот, отвечает за коммуникативные связи, собирает, формирует и анализирует информацию. Это, также и те, кто обеспечивает нормальные условия для работы офисов компаний, предприятий и организаций или так называемые технические работники.

Чем занимаются работники офисных профессий?

Если о служебных обязанностях и важности работы некоторых «кабинетных сотрудников» уже упоминалось, то для того, чтобы сделать успешную офисную карьеру помимо знаний и навыков по собственной специальности, необходимо освоить хотя бы основные обязанности смежных кабинетных специальностей. Овладеть основным набором навыков современной методологии администрирования. Знать, как инструментарии, так и механизмы управления, а также обладать умением взаимодействовать с людьми.

Собственно, всем этим и должны обладать представители, имеющие такие офисные профессии или должности:

• начальников отделов;
• руководителей проектов;
• менеджеров;
• ассистентов руководителей подразделений;
• помощников руководителей проектов;
• администраторов;
• секретарей-референтов;
• операторов call-центров;
• работников служб безопасности;
• а также сотрудников технических служб.

Следует иметь в виду, что технический прогресс охватывает не только сферу производства, а, прежде всего, сферу управления, которая все больше уходит в Интернет. Например, осуществлять контроль производства, подбирать кадровый резерв, осуществлять финансовые операции можно наиболее быстро и максимально комфортно с помощью глобальных сетей и диджитализации.

Важно! Поэтому выходит, что современному «кабинетному планктону» необходимо постоянно совершенствовать свои, как профессиональные навыки, так и осваивать новые рабочие механизмы цифровых технологий.

Относительно привлекательности той или иной офисной профессии для детей, то им следует разъяснять, что любая «кабинетная» работа является неплохой стартовой позицией для будущей успешной карьеры.

Возможно Вас заинтересуют:

• Кто работает в выставочном зале?
• Кто работает в университете?
• Кто работает в музее?
• Кто работает в библиотеке?
• Кто работает в театре?
• Кто работает в культуре?
• Кто работает в банке?
• Кто работает на транспорте?
• Кто работает в типографии?
• Кто работает в торговле?
• Кто работает в строительстве?
• Кто работает в школе?
• Кто работает в промышленности?
• Кто работает в сельском хозяйстве?
• Кто работает в цирке?
• Кто работает в аптеке?
• Кто работает в аэропорту?

Источник: proprof.ru