Кто такой бизнес ассистент руководителя

Также данная книга доступна ещё в библиотеке. Запишись сразу в несколько библиотек и получай книги намного быстрее.

Как читать книгу после покупки
Нет времени читать книгу?
Слушать фрагмент
Купите электронную и аудиокнигу со скидкой 20%
Купить комплект за 1048 ₽ 838,40 ₽
Перейти к аудиокниге

Посоветуйте книгу друзьям! Друзьям – скидка 10%, вам – рубли

По вашей ссылке друзья получат скидку 10% на эту книгу, а вы будете получать 10% от стоимости их покупок на свой счет ЛитРес. Подробнее

Стоимость книги: 449 ₽
Ваш доход с одной покупки друга: 44,90 ₽
Чтобы посоветовать книгу друзьям, необходимо войти или зарегистрироваться Войти

• Объем: 150 стр. 10 иллюстраций
• Жанр:о рганизационный менеджмент, п оиск и подбор персонала, п оиск работы / карьера, р оссийская практика
• Теги:б изнес-ассистент, д еловая карьера, п омощник руководителя, с оветы профессионалов, э ффективное руководствоРедактировать

Идеальный бизнес-ассистент. Как найти и воспитать надежного помощника
Идеальный бизнес-ассистент. Как найти и воспитать надежного помощника
Аудиокнига

Митап: Кто такой бизнес-ассистент? Елена Шаимова

Читает Татьяна Салеева
Синхронизировано с текстом

Теперь вы можете с легкостью переключиться с электронной на аудиоверсию (или наоборот) и продолжить читать или слушать произведение с того места, на котором остановились ранее.

Идеальный бизнес-ассистент. Как найти и воспитать надежного помощника
Шрифт: Меньше Аа Больше Аа

Серия «Бизнес. Как это работает в России»

Книга Танзили Гариповой полезна как руководителям, так и их помощникам. Я почерпнула много нужной мне информации и знаний для совершенствования себя в этом направлении. А мой руководитель благодаря этой книге имеет четкое понимание, как найти ассистента на всю жизнь и правильно выстроить отношения с ним. Ведь личный ассистент – это правая рука, тень своего руководителя, сотрудник с широким СПЕКТРОМ разноплановых задач, который становится частью семьи, сохраняя при этом субординацию и строгую конфиденциальность.

Прочитав эту книгу, я будто бы прошла повышение квалификации. Книга Танзили – настоящий кладезь знаний для тех, кто хочет быть лучшим в своем деле! Это точная инструкция, открывающая вам двери к лучшей версии себя! И не важно, начинаете вы свой путь в этом направлении или уже имеете стаж, вы откроете много полезной и ценной информации.

Яна Дьяченко,

ассистент Елены Малышевой

Введение

В XXI веке особенно актуальна профессия бизнес-ассистента, одна из тех специальностей, которые никогда не умирают на рынке. Ассистент – незаменимый человек, его не уволят, что бы ни происходило в мире или в компании. Помощник – правая рука руководителя по управлению компанией в целом и бизнес-процессами – в частности. Уходят другие сотрудники, приходит и уходит топ-менеджмент, приходят и уходят, а ассистент годами продолжает работать в компании.

Даже сейчас (а книга написана в период пандемии), когда многие предприниматели «ужимаются», адаптируют затраты и увольняют большую часть персонала, в первую очередь с руководителем остается его ассистент. Ассистент – один из самых эффективных инструментов роста и поддержания бизнеса.

Бизнес-ассистент. Кто он? Почему эта профессия в тренде? Интервью с Анной Сосновой.

Эта книга как раз и расскажет о том, кто такие бизнес-ассистенты, зачем они нужны руководителю и как выстроить действительно слаженную работу тандема. Кроме того, я разберу и другие важные вопросы: сколько платить ассистенту, как его мотивировать и контролировать, каким образом сделать так, чтобы проект рос вместе с помощником.

Натолкнули меня на написание книги клиенты. Уже более пяти лет я занимаюсь подбором и обучением эффективных ассистентов, тех самых «многоруких многоногов», и воочию вижу, что, помимо наличия профессионала в команде, важно иметь еще и «инструкцию по применению», как и в любом новом приобретении. Несмотря на то что на рынке труда профессия бизнес-ассистента появилась относительно недавно, свою актуальность и важность она уже доказала.

Чтобы книга стала для вас максимально эффективной, заведите отдельный блокнот – и усаживайтесь поудобнее, заварив себе ароматный кофе. Лучше всего читать не между встречами, а выделив пару часов в тишине, чтобы полностью погрузиться в изучаемый предмет. Пошагово выполняйте приведенные задания и рекомендации, это позволит вам спланировать работу и успешно решить задачу по поиску ассистента.

Эта книга написана для вас, предприниматели, и, надеюсь, станет настольной в работе с ассистентом, благодаря чему жизнь уже не будет прежней и развернется на 180 градусов.

Моя цель – дать всю необходимую информацию, чтобы читатель почувствовал не только пользу, но наслаждение от приглашения ассистента. Не пройдет и полугода, как у вас появится потребность взять второго, третьего, четвертого помощника. Ассистент часто становится не просто правой рукой руководителя, но и активно способствует развитию бизнеса, внедрению передовых технологий. Следовательно, и сам вырастает в позиции. Я помогу выстроить эффективную работу с помощниками на всех уровнях, сколько бы их в компании ни было.

Когда появляется не один ассистент, у руководителя возникает много вопросов, ведь управление командой помощников – отдельный бизнес-процесс, требующий внимания. Как и все процессы в компании, его тоже можно один раз поставить на рельсы и запустить в далекое плавание, получая хорошие дивиденды. Уверяю вас, останетесь довольны.

Книга предназначена как для начинающих предпринимателей, так для продвинутых и даже «матерых», у которых есть, к примеру, крупный холдинг. Перед тем как перейти к делу, хочу поблагодарить за доверие, за выбор книги, за внимание и уделенное время.

I
Кто такой ассистент

Глава 1
Должность ассистента

Профессия ассистента – довольно молодая, ее до сих пор нет в реестре официальных специальностей и вакансий. Поэтому, принимая помощника на работу, в его трудовой книжке пишут либо «офис-менеджер», либо «секретарь».

Кто же такой ассистент? Ассистент – это помощник руководителя, его «тень и шея». От того, насколько грамотно человек в этой должности способен повернуть в нужное русло, зависит, куда будет смотреть руководитель. Потому как босс, как правило, не видит многих деталей внутри компании, будучи занят глобальными проблемами: развитием, масштабированием, привлечением инвестиций – крупными мазками набрасывая движение компании.

Мало кто из серьезных предпринимателей позволяет себе погрузиться в рутину. Обычно есть определенный штат сотрудников, если это крупная организация, либо текущими делами занимается ассистент, что особенно актуально для среднего и малого бизнеса. Помощник, как никто другой, видит все нюансы, плюсы и минусы в работе компании. Так что грамотному руководителю важно прислушиваться к словам ассистента, следовать рекомендациям и не отклонять его предложения.

Ассистент – «многорукий многоног», который занимается полностью всеми задачами, в наивысшей степени облегчая жизнь предпринимателя.

У любого помощника, особенно профессионального, обладающего опытом от года до трех, рука набита, и глаз – алмаз. Кажется, он просто проходит мимо, а оказывается, все видит и все слышит. Не так давно один руководитель отправил мне свою фотографию, и я заметила:

– Симпатичный у вас партнер по проекту…

– А где вы его видели? Я же на снимке один.

– Так посмотрите, он же в зеркале отразился!

Ассистент всегда видит лес за деревьями и замечает множество деталей, мимо которых обычный человек пройдет, не задумываясь. Руководитель, о котором я рассказала, был в шоке, ему и в голову не приходило, как можно рассмотреть кого-то в отражении, да и вообще – с чего бы вдруг вглядываться в отражение на фото? Между тем это все привычки моей прежней профессии ассистента – видеть то, что не дано другим.

Чуть позже в книге мы затронем и эту тему – о пути в предприниматели через позицию помощника, когда он может вырасти до руководителя направления компании, либо при холдинге открыть новый проект, работая с руководителем долгие годы. Здорово, когда вы взращиваете человека «с нуля», помогая ему развиваться. Кстати, не стоит зажимать его в зарплате, если не хотите, чтобы он ушел от вас за лучшей жизнью.

Такой вовлеченный ассистент вполне может помогать и с личными делами: с детьми посидеть, одежду выбрать, продукты купить – в зависимости от того, на какой уровень общения вы с ним вышли. Если достаточно близки, то он способен и за порядком в доме проследить, и за тем, не опустел ли холодильник, и в других бытовых вещах, не говоря уже о том, что незаменим в подготовке корпоративов. Часто такие люди вхожи в ближний круг, становясь своего рода «членами семьи».

Конечно, до такого уровня взаимного доверия нужно дорасти. Но это удивительное чувство – когда между людьми нет ни тени сомнений или подозрений, и возникает то родство душ, которое позволяет руководителю ощущать, что рядом – надежный человек, на кого можно смело положиться в любой ситуации. По факту ассистент становится даже ближе, чем семья, на которую у занятого едва ли не круглые сутки босса порой не хватает времени. А помощник не просто находится все время рядом, но снимает с шефа львиную долю рутинных забот.

Помощник – дорогой бриллиант в «короне» руководителя.

Самое главное – разобраться, нужен ли такой сотрудник и на какой стадии нанимать помощника.

Глава 2
Нужен ли помощник?

Если опираться на собственный опыт, могу сказать, что на самом деле помощник нужен всем, уже на той стадии, когда лишь пришла в голову идея открыть проект. Как раз в этот момент возникает необходимость освободить голову и руки для решения стратегических задач.

Помощник нужен каждому – неважно, идет ли речь о наемном директоре, собственнике, акционере или руководителе среднего звена внутри компании. Задача ассистента формулируется в нескольких словах – сделать жизнь начальника проще. Когда помощник заполняет документы, быстро реагирует на разные ситуации, берет на себя хлопотные дела – ему понадобятся многие умения.

По себе знаю, например, как долго и нудно заполнять таблицы. А ведь бывает, руководитель тратит по 3–4 часа, чтобы разобраться в таблицах, инструкциях, графиках. Лучший способ разгрузить себя и освободить время для более важных дел – подобрать исполнительного и внимательного ассистента. И головная боль по поводу обилия бумаг, от которой страдают практически все начальники, исчезнет как бы сама собой.

Чтобы понять, нужен ли ассистент, уместно воспользоваться «арифметическим» способом. Просто выпишите себе в ежедневнике, в таблице Exel или на листе бумаги все задачи, которые вам приходится выполнять в течение недели или месяца. И против каждого пункта укажите время, которое у вас уходит на его выполнение. Будьте внимательны, ничего не упускайте!

Вплоть до того, сколько времени у вас уходит на утренний туалет, завтрак, включая приготовление его (если готовить для вас некому), на заправку машины или замену колес, оплату коммунальных услуг и уборку… Право, вы удивитесь, как много дорогих минут и часов съедают ежедневные будничные заботы. Наверняка вам знакомо ощущение, когда вроде бы весь день чем-то занимался, а результата нет.

Для предпринимателя как для добытчика важно каждый день проводить с максимальной эффективностью. Если результата нет, падает энергия, теряется стимул и боевой настрой, когда нужно организовать что-то важное, быстро среагировать или подготовить важный доклад.

Второй шаг – все зафиксированные задачи нужно разделить на категории. Например, A – важные, функциональные, их ни на кого не переложишь. В категорию же В попадают дела, которые можно отложить либо делегировать. И, наконец, в блоке С то, что можно отложить в долгий ящик, а то и вовсе не делать.

Понятно, что задачи первой категории придется брать непосредственно на себя. А вот дела из двух других можно смело передоверить помощнику. Да, наверняка у вас были некоторые сложности с разбивкой задач на блоки. Более того, примерно 90 % списка вы отнесли к категории А, потому что уверены, будто с этими задачами не может справиться никто, кроме вас. Но, поверьте, это – миф.

Большинство задач можно делегировать. Другое дело, что это надо сделать грамотно – то есть каждое задание необходимо снабдить своего рода инструкцией, указать контакты и так далее. Когда есть четкая последовательность шагов, их легко выполнить и просчитать время. Например, поменять колеса на машине: положить колеса в багажник или в салон, если они в багажник не влезают, взять документы, захватить определенный ключ. У моего бывшего руководителя, например, был «Порше 911», где на колесах – секретный ключ, так что, собираясь на шиномонтаж, я точно помнила, какой ключ нужен и где он лежит.

В свое время я сама работала ассистентом, и хорошо помню, какой огромный пул задач решали мы оперативно с шефом. Он отправлял мне по десять рутинных заданий в день, и нетрудно понять, сколько дорогих часов это помогло ему сэкономить. Между тем я решала вопросы, как говорится, по пути, быстро – туда заехала, по дороге купила, здесь передала, там встретилась, туда завезла, что-то сложила, приклеила, разобрала… Поскольку рука у меня набита на многозадачность, на весь десяток заданий уходило у меня часа два-три, а у босса наверняка отняло бы вдвое больше времени.

Подготовка пошагового плана займет какое-то время, зато сотрудник, пользуясь инструкцией, сможет сделать все быстро и качественно.

Есть руководители, уверенные, будто даже по инструкции сотрудник все равно сделает плохо. Но вы же пользуетесь, скажем, холодильником, микроволновкой или стиральной машиной? И прежде, чем включить ее, наверняка прочли инструкцию? Здесь ситуация схожая – если инструкция написана грамотно, вашему помощнику не составит труда в ней разобраться и сделать все как надо. Кстати, шаблон инструкции вы найдете в одном из приложений – проверьте себя.

Вообще-то, в идеале своего рода инструкция должна распространяться на всю компанию. Да-да, это как раз структура предприятия, функциональные обязанности и многое другое. Для ассистента должностную инструкцию надо прописывать очень подробно. И не только общий обзор обязанностей, но и мелкие, но важные детали: как встречать босса, что он по утрам пьет – чай или кофе, какие яблоки любит, во сколько ему напоминать про обед… Иными словами, у помощника должна быть «инструкция по руководителю», как бы странно это ни звучало.

Не забудем, что, выходя на работу впервые, новый ассистент практически ничего не знает о своем шефе, кроме фамилии, имени, отчества, в лучшем случае, возраста и образования. На сайте компании никто не напишет, какой у начальника характер, не познакомит с его привычками и вкусами, не предупредит, что по утрам он бывает не в лучшем настроении. Помощнику еще предстоит узнать о его семье, о том, какие цветы он предпочитает дарить жене, запомнить дни рождения ее и детей. То есть «правая рука» босса должна знать о нем не меньше, чем тот знает о себе сам.

Профессиональный ассистент узнает всю необходимую информацию за три первых дня – ненароком, тактично, но в подробностях. Если же вы берете новичка в профессии, лучше позаботиться об этом самому и составить свое небольшое «резюме» для помощника. Это поможет избежать в ближайшем будущем недоразумений и конфликтов. И сберечь время и нервы.

Отдельный вопрос – о том, как разговаривать с помощником: на «ты» или на «вы». По опыту скажу, что вежливая форма обращения предпочтительнее. Во-первых, чтобы не выходить за дозволенные границы отношений. Во-вторых, дистанция позволяет успешно строить деловую коммуникацию. Как бы ни были близки шеф и ассистент, все же они – не друзья-приятели, а начальник и сотрудник.

Об этом важно помнить всегда.

Источник: www.litres.ru

Принципы работы помощника руководителя

Как правило, при приеме на работу с вами оговаривают, что рабочий день будет ненормированным и что вы можете быть задействованы и ночью, и в выходные. Например, начальник вдруг вызывает вас на бизнес-переговоры — и пропали ваши билеты в театр, купленные месяц назад. Лично я дважды попадал в ситуацию, когда нужно было улетать на работу в Москву прямо со свадьбы друга, будучи при этом его свидетелем. Везло только в одном: уезжать приходилось не прямо из ЗАГСа, а на второй день после регистрации брака.

Но самое запоминающееся — это когда под угрозой празднование Нового года. У меня такой случай был, когда в конце 1999 года Б.Н. Ельцин подал в отставку с поста президента России. В восемь вечера политики еще вовсю делали заявления, я готовил предложения к заявлению Ирины, а потом рассылал его по информагентствам, которым также было не до встречи Нового года. Едва успел доехать: на улицах и в метро уже никого не было, все сидели по домам.

Еще один случай, более трагический: 11 сентября 2001 года, когда произошли теракты в Америке, я находился на каком-то совещании по очередной попытке объединения демократов. Кто-то из них принес новость: «Началась война», после чего совещание без заминки продолжилось (многие из демократов считали друг друга сумасшедшими, и, возможно, поэтому на новость никто не обратил внимания). Я рванул в Думу, помощники собрались у телевизора, никто не верил своим глазам. Вечером я был приглашен на день рождения, но мне пришлось сидеть на информационных лентах.

Лучше, если при приеме на работу вы договоритесь с будущим руководителем о том, что ваше месячное вознаграждение не будет зависеть от интенсивности работы. Но если вы хотите, чтобы вас поскорей уволили, — уходите с работы в 18.00, а в пятницу — не позже 16.45, не отвечайте на звонки мобильного телефона и не перезванивайте, тем более в выходные.

У нас в штате была сотрудница, которая умело «продала» себя, представив на собеседовании толстенную папку с результатами своей предыдущей работы и даже фотографии с известными политиками. Но со временем она стала умалчивать о приглашениях прессы на эфиры, если они мешали ее личным планам на вечер. Повторюсь, что правильнее всего будет:

1. Договориться «на берегу» об оплате вашей работы независимо от ее интенсивности.
2. Когда пункт 1 будет выполнен, беречь нервы и не вести учет своего рабочего времени, а просто работать, жить и получать удовольствие.
3. Когда работы мало, воспринимать это как возможность отдохнуть или как бонус в виде маленького отпуска. Будьте уверены, что ваш руководитель именно так это и воспринимает.
4. В тех случаях, когда приходится выбирать между работой и личной жизнью, если хочется продолжать работать — выбирать работу.

Четвертый принцип: реагировать мгновенно

В органах власти и в крупных компаниях принято устанавливать сроки рассмотрения документов. Это приводит к тому, что бумага 29 дней лежит в столе, а на 30-й день исполнитель наконец берет ее в руки. И это в лучшем случае. Затем пишется проект ответа, который еще месяц согласовывается.

На переговорах с крупными корпорациями мне так прямо и говорили: «Давайте уберем такой-то пункт договора и напишем вот так-то. Иначе мы это у себя будем месяц согласовывать».

В вашем случае это не пройдет. Руководителю нужен человек, реагирующий мгновенно. Не заставляйте его дергать вас вопросами: «Ну что, сделали?», «Ну как там мое поручение? Доложите, что происходит». Вы должны опередить его в этом, быстро выполнив все, что необходимо, учитывая срочность и приоритетность, и доложить о результатах.

Бывает и так: вы могли сделать дело сразу, но оставили на потом, решив: «Мелочь, успею!» А потом у вас в доме вдруг вырубается электричество или отключают Интернет, и вы не успеваете.

1. Выполняйте поручение сразу. Не дожидайтесь окончания отведенного времени.
2. Помните о том, что вы — помощник руководителя, а не руководитель — ваш помощник. Сами следите за данными вам поручениями и своевременно докладывайте об их выполнении.

Пятый принцип: вы должны быть неравнодушны к тому, что происходит с вашим руководителем.

Хотя обратная ситуация — полнейшее равнодушие — довольно типична. Вам дается поручение сделать нечто и к определенному сроку. Вы начинаете делать, сталкиваетесь с препятствием, откладываете выполнение, но не сообщаете об этом начальству.

Например, вам поручили сделать шенгенскую визу. Вы готовите документы в посольство, но оказывается, что в справке с места работы начальника указана маленькая зарплата. Вы обращаетесь в бухгалтерию, но бухгалтер отказывается написать в справке большую сумму. И вы подаете документы в посольство, не сообщив руководителю о том, что столкнулись с проблемой. Ему отказывают в визе.

Вам все равно. Вы не взяли на себя ответственность, а ответить в результате можете своей головой. Но ведь ваша голова никому не нужна! Нужна виза. Вы вызываете справедливое раздражение начальства.

Если вы не можете решить вопрос своими силами — найдите того, кто вам поможет. Например, можно представить справку из банка о состоянии счета, и проблема будет решена. Не забывайте, что должность секретаря или помощника — это, помимо всего прочего, ступенька в вашей карьере. Как сейчас принято говорить: «Включайте мозг!»

Главное качество хорошего помощника — умение креативно мыслить. Например, вам нужны билеты на самолет. Их можно заказать по телефону. А можно подойти к делу творчески — найти и предложить различные варианты. Спросить, какие существуют тарифы, каким можно сделать маршрут, чтобы резко снизить цену, в какие сроки купить билет, чтобы цена не поднялась и бронь не слетела.

Вот пример случая, когда синергетический эффект возник на стыке креатива и чистой случайности. Я долго вынашивал идею о том, что для Ирины было бы очень неплохо поучаствовать в каком-то проекте с Аллой Пугачевой. Я знал, что Алла Борисовна приглашала Ирину на «Рождественские встречи», но Ирина отказалась петь, так как считала, что не имеет достаточных голосовых данных. В 2005 году Ирина выпустила книгу «Sex в большой политике» — о нравах, царящих в коридорах власти. Я предложил подарить эту книгу Алле Борисовне на день рождения.

В день рождения Пугачевой, 15 апреля, я приехал к Алле Борисовне, передал подарок с цветами и забыл об этом. Через полгода Ирину пригласили в программу «Субботний вечер с Максимом Галкиным», целый блок в которой был отведен под общение Максима и Ирины на тему вышедшей книги. Получилось 15 минут бесплатной рекламы книги по Первому каналу, в новогодней программе с большим рейтингом, в которой участвовали Алла Пугачева и Пьер Ришар.

1. Если вы столкнулись с проблемой, из-за которой никоим образом не можете выполнить поручение, — сообщите об этом руководителю. Но прежде все-таки перепробуйте все возможности.
2. Попытайтесь решить задачу разными способами. Со временем вы должны добиться того, чтобы руководитель знал: раз вы обратились к нему, значит, уже использовали все возможности решить вопрос самостоятельно.
3. Не бойтесь делать нестандартные вещи.

Шестой принцип: будьте профессиональны

Потратьте немного времени и усилий, чтобы быть готовыми к любой ситуации. Например, вы летите в командировку, вроде бы все в порядке. Но вы могли бы на всякий случай посмотреть, какие самолеты, кроме вашего, летят в нужный вам город. Вдруг так сложится, что вы попадете в пробку и опоздаете на рейс? Отменить поездку никак нельзя, так как у руководителя выступление, его ждут люди.

Заглянув на сайт с расписанием самолетов, вы будете знать, что через пару часов из другого терминала летит следующий рейс. Так, потратив одну минуту, вы, в случае чего, спасете весь визит.

Например, еду однажды на своей машине по делам, до самолета еще пять часов. Погода снежная, мы договорились выехать заранее, с запасом. Регистрацию я оформил по Интернету, чтобы не терять времени на очереди в аэропорту. Слушаю радио, вещающее о пробках, и понимаю, что к Ирине я уже не успеваю. Разворачиваюсь в аэропорт. И снова все встало.

По радио сообщают, что впереди пробка 9 км, до самой кольцевой дороги. Получается, что и она не сможет проехать в аэропорт на машине. Я звоню Ирине и безапелляционно заявляю, что остается только один вариант — электропоезд «Аэроэкспресс». Бросаю машину, прыгаю в метро, звоню помощнице, прошу купить по Интернету два билета бизнес-класса на этот поезд и скинуть мне их на мобильник в электронном виде (чтобы опять же не стоять в очереди в кассу). Все успели, но минута в минуту!

Эта история — только один из множества примеров, но он показателен. Ведь самолет ждать не стал бы, а у нас была намечена напряженная программа в нескольких городах. Масштабы бедствия в случае, если бы мы опоздали, можете оценить сами: три массовых выступления в трех городах по 500 человек, купивших билеты, в каждом. Все это было бы отменено с большими убытками для организаторов и с имиджевыми потерями.

Все эти детали, которые помогли нам успеть (варианты проезда, как избежать очередей в аэропорту, как купить или зарегистрировать билет с помощью современных технологий и т.д.), нужно изучать и брать на вооружение, чтобы в экстренной ситуации вы могли бы легко ими оперировать.

1. Потратьте минуту — спасите проект!
2. Окружите себя потоками информации.
3. Иногда полезно представить, что вы руководите страной: это вас как следует испугает.

Седьмой принцип: важен результат, а не процесс

Если продолжать предыдущий пример, то для вас результатом является своевременная «доставка» руководителя на мероприятие в другой город. Каким образом разрабатывалась программа его визита, кто — вы или водитель — неверно рассчитал время на дорогу до аэропорта, — все эти мелочи никого волновать не будут. Разбирайтесь с собой и своей командой сами. У руководителей существует правило: если есть возможность, чтобы конфликт разруливали подчиненные, — они и будут разруливать.

Берите ответственность на себя. Не загружайте руководителя ненужными и ничего не значащими подробностями. Неважно, каким образом вам не удалось достичь нужного результата, важен результат — а его нет. А нужно, чтобы был. Если вы пресс-секретарь судьи, логично ваше желание стать судьей.

Если вы помощник бизнесмена, скорее всего вы также хотите стать лидером в бизнесе. Ответственность — одно из главных качеств лидера.

Восьмой принцип: автономность

Разобравшись в процессе, в требованиях руководителя к вашей работе, в критериях эффективности и в оценках, вы становитесь все более и более самостоятельны. Вы сами знаете о своих обязанностях и сами инициируете и выполняете поручения. Если руководитель подает налоговую декларацию каждый год, то вы, не дожидаясь его поручения, в начале года начинаете сбор необходимой информации и бухгалтерских справок, готовите декларацию и сдаете ее. Вы понимаете, что сами должны заботиться о работоспособности его мобильного телефона, а значит, следить за балансом средств, и тому подобное.

Высший пилотаж — это когда вы можете самостоятельно и объективно оценивать себя. Вызнаете, где не доработали, где выкрутились, где нанесли ущерб, а где принесли бонус. Самостоятельно поддерживаете баланс: сами себя милуете, сами себя казните.

• личный помощник руководителя
• управление персоналом

Источник: www.klerk.ru

Конечный продукт помощника руководителя

Немаловажный минус связан с графиком работы. Работа помощника руководителя может хорошо оплачиваться, но ваш рабочий день будет никак не короче, чем у начальника, а, скорее всего, длиннее – подготовка графиков, встреч, документации, работа с корреспонденцией могут занимать значительное время. И ещё один минус – зачастую невысокое мнение окружающих о представителях этой профессии. Для большинства помощник руководителя – секретарь, «тень», девочка на побегушках, и отношение к нему соответствующее, хотя во многих случаях его функции могут быть шире, чем у руководителей отделов, и руководители обязаны ему подчиняться.
Зачастую помощниками руководителя становятся переросшие свои прямые обязанности секретари, офис-менеджеры, руководители приближенных к начальнику отделов. Очень часто помощник руководителя совмещает свои обязанности с выполнением других функций – например, переводчика или юриста.

Личный помощник руководителя: обязанности и требования

Зная основные обязанности помощника руководителя, резюме составить не сложно. Данный документ предполагает, что вы ознакомились с теоретической частью вопроса и готовы приступить к работе. Внимательно изучите требования к соискателю и приступайте к написанию текста.
В связи со спецификой деятельности помощника руководителя, к составлению его должностной инструкции надо отнестись с особым вниманием. Обязательно следует прописать особенности работы, нюансы организации времени труда и отдыха, компенсации за переработки.

Как стать хорошим помощником руководителя

В природе женщины заложено такое качество, как способность и стремление все усовершенствовать. Она считает, что если что-то существует или работает в том или ином виде, то это можно улучшить. Как правило, она старается добиться этого сама и готова сподвигнуть на это окружающих. Это чудесное качество женщины предоставляет ей большие возможности развития своих лидерских качеств и продвижения по карьерной лестнице.
Личному помощнику важно находить общий язык с окружающими. Для эффективного общения необходимо обладать такой замечательной чертой характера, как коммуникабельность, т. е. способность легко устанавливать контакты.

Замкнутому, малообщительному человеку трудно работать на должности помощника, учитывая необходимость общения с большим количеством людей абсолютно разных статусов. К ценным личным качествам помощника относятся любезность, вежливость, доброжелательность, предупредительность, внимание к собеседнику. Они всегда проявляются не только при личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. Именно эти качества создают благоприятную атмосферу в приемной руководителя, в офисе и помогают в получении поддержки, эффективном взаимодействии с людьми и выполнении посреднической миссии между руководителем и окружающими его людьми.

Обратите внимание => Тест охрана 4 разряд с изменениями 2019

Персональный ассистент: кто, зачем и почему? Записки эксперта по подбору персонала

Опыт. В большинстве случаев наличие определенного опыта критично. Указывая в требованиях продолжительность работы на аналогичной позиции, работодатель рассчитывает на определенный уровень квалификации, приобретенный кандидатом. У ассистента, работающего два года, будет недостаточно опыта для качественного выполнения требуемых задач.
Рекламируйте себя со всеми полагающимися атрибутами маркетинговой рекламы. Не нужно расписывать свои достоинства и перечислять функции (это все уже есть в резюме). Скажите о том, какую пользу вы сможете принести руководителю, говорите о победах на прежнем месте работы, с какими высокими персонами вы взаимодействовали, какие масштабные мероприятия организовывали – подтверждайте фактами свой профессионализм и достижения;

Определяем продукт главбуха, руководителя, финдиректора

1. Первый продукт менеджера по продажам — деньги на расчетном счету.
2. Продукт два любого менеджера по продажам — товар, работа или услуга предоставлены покупателю.
3. Третий продукт — покупатель остался доволен обслуживанием.

Берем, например, менеджера по продажам. Я опрашивал данных сотрудников в разных компаниях. Спрашиваю: «За что вы получаете заработную плату?» Ответ: «Я получаю заработную плату за то, что я выставил счет, за то, что я хожу на работу, за то, что я отвечаю за продажу». Я спрашиваю: «А что означает «продажа»?» — и вот тут мы начинаем «плыть».

Внимание, ценный конечный продукт менеджера по продажам — это поступление денег на расчетный счет. До тех пор, пока деньги не поступили на расчетный счет менеджер по продажам не дал своего продукта. Он может 100 счетов выставить, нас это не интересует.

Каков ваш ценный конечный продукт (ЦКП)

Исходя из многолетнего опыта работы консультантом, я неоднократно убеждался в том, что низкая эффективность связана именно с отсутствием ориентации на конечный результат как отдельных сотрудников, так и компании в целом. Для устранения данных проблем мы уже много лет используем административную технологию, которая базируется на 7 основных функциях, внедрении системы статистики и заботе о ценных конечных продуктах компании и персонала.
Ценным конечным продуктом функции управления персоналом являются сотрудники, которые в свою очередь эффективно производят свой ценный конечный продукт. Конечный продукт функции продвижения – возрастающий валовой доход компании, у отдела финансов – сохраненные активы и резервы компании, отдел производства занимается непосредственно выпуском продукции компании. Отдел контроля отвечает за качество персонала, организации и продукта, который производит компания, а связи с общественностью делают ее известной и тем самым обеспечивает новых клиентов.

Обратите внимание => Демонтаж И Монтаж Газовых Плит В Общежитии Какой Косгу

Конечный продукт помощника руководителя

Высшее профессиональное образование дает сегодня специальность 032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления», среднее профессиональное образование – специальность 0611 «Документационное обеспечение управления и архивоведение». Учебных заведений, готовящих по этим специальностям, сегодня достаточно много.
Но, несмотря на обилие и разнообразие различных учебных заведений, занимающихся профессиональной подготовкой делопроизводителей и секретарей, вопрос недостатка полноценного образования, а также повышения квалификации работников секретариата по-прежнему остается одним из самых насущных. Так, совсем недавно, 10 ноября 2007 года, обсуждению этой темы была посвящена проходившая в Санкт-Петербурге конференция «Вопросы кадрового обеспечения государственной, муниципальной службы, организаций всех форм собственности. Секретарь, референт, офис-менеджер, личный помощник». Одна из целей данной конференции была сформулирована так: «Привлечь внимание общественности к необходимости взаимодействия общества, государства и бизнеса в направлении решения проблем подготовки квалифицированных кадров».

10 видов секретарей и помощников, или кто именно Вам нужен

Очень часто на позицию бизнес-ассистента приглашают мужчин. Желательно подбирать специалиста с опытом работы личным помощником или бизнес-ассистентом от 3 до 5 лет, с представительным внешним видом и знанием иностранных языков (при необходимости). Требования к личным качествам – хорошие организаторские способности, навыки организации переговоров, умение самостоятельно принимать решения.
Личный помощник востребован руководителями крупных компаний, в которых уже есть развитый штат административного персонала (ресепшн, секретариат). В его функции входит административное обеспечение руководителя, начиная от переговоров и заканчивая бронированием путевок, авиабилетов для начальника и его семьи.

Помощник руководителя

Занимать данную должность не просто ответственно, но и весьма перспективно, поскольку после ухода начальника на повышение имеется возможность получить его место. Практический и теоретический опыт, полученный на посту помощника, станет лучшей рекомендацией для вышестоящего руководства и поможет в дальнейшем хорошо продвинуться по службе.
В случае, если речь идет о предприятии строительной, технологической и иной специфической области, помощник руководителя обязан обладать специальными знаниями и навыками. Особое внимание при выборе помощника уделяется наличию у кандидата знаний иностранных языков и навыков использования компьютерных программ.

Обратите внимание => Детские Выплаты Малоимущим В 2019 Ростов

СМИ о нас за 2019 год

Мой персональный ассистент выполняет стандартные для этой должности обязанности: составляет ежедневное деловое расписание, занимается организацией деловых поездок и т. п. Помимо профессиональных навыков для этого рода деятельности очень важны личные качества: высокая психологическая адаптивность, доброжелательность, пунктуальность, способность быть внимательным к деталям, отличные коммуникативные навыки. Ассистент всегда должен чувствовать, что еще необходимо сделать для улучшения условий работы руководителя.
После всех собеседований принимаю решение с учетом мнения директора кадрового агентства. Она рассказывает, кто, на ее взгляд, больше мотивирован, кто знает, чего хочет, а кто — нет. А еще очень важно ощущение контакта с человеком и комфорта от его присутствия. Вот пришла одна девушка, говорила вроде толково и связно, все бизнес-кейсы прошла, но я чувствую, что она меня раздражает, хочу, чтобы она побыстрее ушла. При выборе личного помощника этот субъективный фактор нельзя сбрасывать со счетов.

Персональный ассистент: кто, зачем и почему? Записки эксперта по подбору персонала

• вам подробно расскажут о компании, специфике бизнеса, личности руководителя, некоторых дополнительных требованиях;
• бесплатно проконсультируют о том, как вести себя на собеседовании с работодателем;
• помогут отредактировать и правильно оформить резюме;
• дадут ряд рекомендаций, как выглядеть на встрече.

Наиболее амбициозные улучшают свои управленческие навыки (если к этому есть способности) и намечают для своего дальнейшего развития кресло заместителя руководителя, но это единичные случаи, когда босс позволяет своему помощнику официально занять эту топовую должность.

Зачем руководителю нужен личный помощник

У Liftmarketing есть партнеры – Бизнес Академия 4SMART. Внутри нее есть Академия Превосходных Помощников Smart Assistant. Ребята ищут на рынке способных кандидатов, обучают их всему необходимому в работе помощника и отдают руководителям. Чтобы не тратить время рекрутеров и свое, можете обратиться в Бизнес Академию 4SMART. Для тех, кто пришел по нашей рекомендации, даже действует дополнительная скидка.
Если ваша компания небольшая и отдельной функции офис-менеджера нет, передайте ее помощнику. Но ни в коем случае не занимайтесь закупкой бумаги и ксероксом сами. Это золотое время, потраченное впустую. Офис-менеджер следит за тем, чтобы в офисе все работало и были закуплены все нужные материалы для работы (начиная канцелярией и заканчивая моющими средствами).

24 Дек 2018 marketur 15108

Поделитесь записью

Похожие записи

Источник: urist-market.ru