Как обычно отвечаю на всеми интересные и волнующие вопросы и сейчас поговорим о Цкп бизнес ассистента и методах решения данной ситуации. Почему я могу с уверенность отвечать на самые разные вопросы, потому что имею большой опыт в юридическом поле, более 11 лет. Если потребуется проработать более серьезные вопросы, то могу спросить у своих коллег. Некоторые сферы могут требовать немедленного ответа, по этой причине есть онлайн чат, в котором можно быстро получить нужный ответ. И как всегда лучшим решением будет для Вас узнать в комментариях у постоянных подписчиков, которые, возможно, уже раньше сталкивались и решили данный вопрос и поделятся с Вами его решением.
Предупреждаем, что данные могут быть неактуальными в момент прочтения, потому как все быстро изменяется, дополняются и видоизменяются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех интересующих вопросов.
Личный ассистент нужен для исполнения обязанностей секретаря или заместителя директора. Он корректирует календарный график начальника, его время, ведет документацию. Такой сотрудник требуется также для помощи в поддержке деловых взаимодействий с другими компаниями.
Зарплата бизнес ассистента | Сколько зарабатывает помощник руководителя
Зачем нужен бизнес-ассистент?
Некоторые руководители учитывают фактор возраста и внешности — в предпочтении лица до 35 лет без ярких элементов одежды, косметики. Чрезмерная экстравагантность во внешнем виде комично воспринимается в серьезных заседаниях.
Для того чтобы выработать необходимые качества и умения, стоит обратиться в школу подготовки бизнес ассистентов.
Как проходить собеседование?
- умение работать с документацией;
- умение планировать время (свое и директора);
- организационные навыки;
- знания финансовой системы, математические навыки;
- поддержка деловых контактов;
- знание языков – часто ассистент одновременно и переводчик;
- работа заместителем директора и офис-менеджером.
Мало обладать секретарским дипломом или уметь правильно оформлять документацию. Персональный ассистент — это отельный вид административной работы.
Такой специалист выполняет задачи не за деньги, а за идею. По сути, он второй человек в компании, барометр, по которому подчиненные и партнеры определяют состояние дел в бизнесе.
Чем занимается бизнес-ассистент и зачем он нужен?
Максимально эффективно и качественно выполняющий любые поручения начальника, эрудированный, высокоморальный, обладающий широким спектром знаний и навыков, незаменимый специалист, доверенное лицо и помощник своего босса — это и есть бизнес-ассистент.
Обязанности бизнес-ассистента
Бизнес-ассистенты знают о своих руководителях все до мелочей: привычки, расписание, семейные обстоятельства, пожелания, предпочтения, друзей, коммерческие тайны и т. д.
Если начальник не доверяет помощнику, значит они не смогут работать в надежном тандеме.
Вы, конечно, — не король, но свита вам нужна. Личный помощник, секретарь, бизнес-ассистент — все они должны обладать определенными качествами. Вот список основных требований, которые вы должны предъявить к сотруднику, приближенному к вам:
- Высшее образование. Секретарь не только приносит чай и кофе, он должен понимать, что происходит в компании и уметь поддержать беседу любого характера.
- Преданность. Это чуть ли не основное требование к сотруднику, который приближен к шефу. Вы должны быть уверены, что ваш помощник не будет разглашать секреты и тайны, имеющие отношение не только к фирме, но и к вашей личной жизни.
- Тактичность. Такой сотрудник должен уметь производить хорошее впечатление и на вас, и на своих коллег, и на клиентов с партнерами.
- Сообразительность. Помощник должен быстро решать любые возникающие вопросы и не перекладывать на плечи начальства то, что он в состоянии сделать сам.
Кто такой бизнес-ассистент и чем он занимается?
Самое главное преимущество личного помощника — он подчиняется только вам (но это не значит, что он — ваш личный раб). Его основная обязанность — освободить начальника от любых административных и организационных проблем. Такой сотрудник должен сделать вашу работу максимально комфортной.
Рекомендуем прочесть: Представитель В Суде Супруг Образец Возражений На Заявление О Взыскании Судебных Расходов
Сформулировать функции помощника руководителя в полном объёме, пожалуй, невозможно: точный список требований к соискателю на должность ассистента директора во многом определяется спецификой деятельности компании, а также зависит от субъективных предпочтений руководителя. Одно можно сказать наверняка: помощник должен стремиться к постоянному повышению своей личной продуктивности и обладать безукоризненными морально-этическими качествами, ведь он будет иметь практически неограниченный доступ не только к корпоративной, но и личной информации о высшем руководстве.
Кто такой «личный помощник руководителя» и чем он занимается?
Как любая профессия, должность личного помощника имеет свои плюсы и минусы. Мы уже упоминали ненормированный рабочей день; к недостаткам можно отнести также возрастные ограничения: многие работодатели предпочитают принимать сотрудников не моложе двадцати пяти лет.
Карьерный рост личного помощника
- обеспечение структурированного рабочего дня директора: организация встреч, поездок, составление расписания, подготовка к подписанию необходимых документов;
- забота о комфорте рабочего места руководителя: обеспечение чистоты, тишины, уюта, нормального функционирования оргтехники;
- работа с документооборотом директора: письмами, телефонограммами;
- проведение первичных переговоров, обработка и передача запросов от линейных руководителей;
- забота о психологическом комфорте руководителя: составление удобного графика, напоминание о важных мероприятиях, встречах, поиск и предоставление запрошенной информации в удобном для директора формате.
Обучаемость. То есть умение быстро находить информацию и изучать ее. Чтобы быть максимально полезным и экстремально повышать вашу эффективность, ассистент и сам должен постоянно развиваться: разбираться в метриках и бизнес-процессах, знакомиться с лучшими практиками, изучать опыт своих коллег.
Сейчас в нашей стране есть явная проблема с культурой бизнес- и персонального ассистирования. Мне кажется, это происходит, потому что российские топ-менеджеры и предприниматели не осознают, насколько полезным может быть найм BA. А те, кто все-таки решились на найм такого специалиста, не знают, как провести качественный онбординг, как познакомить его с бизнес-метриками.
Настраиваем процессы
Первое решение – нанять персонального помощника, который будет помогать справляться с рутиной. Это человек, который составит ваше расписание на день, напомнит коллеге о встрече, принесет кофе, когда вы устали, закажет цветы для мамы и найдет удобный фитнес-центр. Валерия Филатова, бизнес-ассистент и второй пилот Харитона Матвеева, основателя Skyeng, дает инструкцию, как нанять идеального помощника для руководителя.
- выполняет любые поручения руководителя;
- ставит задачи топ-менеджерам;
- контролирует работу отделов;
- готовит отчеты, принимает звонки;
- покупает авиабилеты и цветы;
- пишет статьи и ведет соцсети;
- размещает рекламу;
- ведет документооборот;
- организует мероприятия для компании;
- понимает в дизайне и разрабатывает логотипы;
- выполняет поручения членов семьи руководителя;
- на связи круглосуточно.
Как предприниматели видят помощников
Как-то я искала ассистента для бренд-шефа крупного ресторанного холдинга. Требовалось, чтобы он знал несколько языков, управлял кухней, общался с поставщиками и имел приятную внешность. Была ситуация, когда шеф опаздывал на самолет. Ассистент нашел контакты командира экипажа и руководителя авиакомпании и договорился, что самолет не улетит без шефа.
Сколько платят помощникам
Личных помощников путают с бизнес-ассистентами, поэтому на сайте вакансий часто ищут людей, которые до обеда заказывают цветы, а после — контролируют работу отдела сбыта. Разбираемся, в чем разница и сколько стоит личный помощник.
- Горизонтальное развитие. Не каждый boss захочет отпускать ценного сотрудника. Скорее всего, он повысит вам зарплату и будет как-то поощрять в работе, а не согласится отказаться уже от привычного для него человека. А новый персональный ассистент руководителя потребует много времени и сил на обучение.
- Вертикальное развитие. Один из вариантов, который может вас ждать, если хотите сами и шеф даёт «зелёный свет» — это должность руководителя проекта, подразделения, заместителя или вовсе исполнительного директора. Иногда случается, что кто-то даже открывает своё дело. К такому уровню готов не каждый, задумываясь как стать бизнес ассистентом, но если вы хотите вертикальной карьеры – то выстраивайте стратегию к достижению желаемого.
Сегодня я — персональный ассистент директора крупной компании. Когда я поступала в университет, представляла свою идеальную работу, о таком развитии событий у меня, конечно же, и мыслей не было. Несмотря на это, чувствую, что двигаюсь в правильном направлении.
Кто может стать личным ассистентом
Если вы к ним не готовы, лучше не связывать свою жизнь с этим направлением. Думаю, это единственная должность, которая совмещает в себе поручения делового и личного характера. Ещё на стадии собеседования обсуждается весь спектр вашего функционала, но не исключено, что они могут со временем расшириться. Сразу на “берегу” обсудите с непосредственным начальником, какие помощник руководителя обязанности должен исполнять, чтобы, проработав несколько месяцев не разочароваться и не потерять время обеих сторон.
- Зачем CRM-системы современным компаниям?
- Критерии выбора CRM для вашей компании. Как понять, подходит вам решение или нет?
- Функционал и преимущества систем. Какие процессы компании она может облегчить?
- Автоматизация бизнес-процессов с помощью CRM
- Контроль работы сотрудников и статистика в CRM
- Обучение штата работе в программе после внедрения: советы и лайфхаки
Рекомендуем прочесть: Продажа Квартиры Более 3 Лет За Сумму Менее Одного Миллиона
Видео на YouTube
- Показатели сайта: учимся анализировать, использовать сводки и отчеты
- Что влияет на ранжирование сайтов в интернете?
- Seo-продвижение: что это, зачем это нужно?
- Юзабилити сайта: основные постулаты удобства сайта для посетителей
- Рекламная сеть Яндекс и Гугл: как это работает? Основные элементы рекламных объявлений
- Что из интернет-маркетинга можно передать на аутсорс?
В программе курса повышения квалификации
- Основы телефонного этикета и золотые правила телефонного общения
- Работа с голосом и интонацией
- Скрипты в работе ассистента. Правила телефонного поведения в типичных ситуациях
- Чек-лист по телефонному общению
- Список фраз-табу
- Секретарь-помощник руководителя— правая рука руководителя. его обязанности закреплены в профстандарте секретаря помощника. Он занимается типичными функциями помощника, однако, зачастую также выполняет простые поручения руководителя. Основная его цель — осовободить руководителя от рутины.
- Персональный ассистент — ассистент руководителя с блоком организационных задач, работой с документами и уклоном на личные поручения.
Такой специалист, как правило, не занимается личными поручениями. Он проходит специализированные курсы бизнес-ассистентов, чтобы разбираться в бизнес-процессах и мочь выполнять бизнес-задачи. Руководитель делегирует бизнес-ассистенту часть задач по бизнесу. Это может быть:
КАЧЕСТВА АССИСТЕНТА
Профессия «Ассистент» не закреплена ни в каких стандартах и квалификационных справочниках. По сути, каждая организация сама решает, как обозначить ту или иную должность у себя, какие обязанности на нее возложить.
Помощник руководителя: какая может быть польза от бизнес-помощника
Как известно, немало стартапов в малом бизнесе начинаются с одного человека – с основателя бизнеса. Это вполне нормально для только что созданного небольшого бизнеса.
Несмотря на то, что на этапе «Проектирование организационно-функциональной структуры компании» (то есть, еще до запуска бизнеса) уже нужно продумать будущую оргструктуру, в самом начале функции всех должностей может выполнять сам предприниматель.
Затем по мере развития бизнеса основатель может столкнуться с такой проблемой. С одной стороны финансово-экономическое состояние стартапа пока еще может не позволять заполнить хотя бы один «квадратик» из организационной структуры, но с другой стороны сам предприниматель может быть уже сильно перегружен.
Это может приводить к потере трудоспособности, снижению эффективности и качества работы и возникновению большого количества проблем. В конечном итоге это может сказаться на ухудшении и финансовых показателей пока еще небольшого бизнеса.
Для того чтобы этого не произошло в подобной ситуации предприниматель может взять себе бизнес помощника. Такой помощник руководителя может избавить его от многих незначительных, рутинных операций, которые могут отнимать много времени.
Затем по мере приобретения бизнес помощником навыков ему можно поручать более сложные задачи. При увеличении объемов работ можно взять нового помощника руководителя для выполнения более простых функций. Таким образом, у предпринимателя может быть несколько бизнес-помощников.
Со временем такие помощники руководителя смогут занять те самые пустые «квадратики» в оргструктуре. Причем бывшие помощники могут стать руководителями среднего звена, когда бизнес вырастет, а потом и топ-менеджерами, если стартап перерастет в более крупную компанию.
Таким образом, помощник руководителя высвобождает ему время, которое он может теперь тратить на более важные (стратегические) вопросы. Кроме того, теперь предприниматель может больше сконцентрироваться на выполнении тех функций, которые принесут ему больше денег.
Зачем тратить свое (более дорогое) время на решение мелких вопросов, если их решение можно делегировать бизнес помощнику, стоимость труда которого значительно меньше. Это ведь вполне логично.
Безусловно, любое решение имеет как плюсы, так и минусы. Когда у предпринимателя появляется помощник, ему необходимо тратить время на постановку задач и контроль их выполнения. Но все равно работать с бизнес помощником выгоднее, чем одному.
Кроме того, наличие помощника руководителя дисциплинирует и самого предпринимателя. Когда другому поручаешь что-то сделать, то понимаешь, что за это нужно будет платить. Поэтому начинаешь более ответственно к этому относиться.
В некоторые случаях можно прийти к выводу о том, что какие-то функции возможно вообще не нужно выполнять или делать это по-другому (более эффективно).
Когда делаешь все сам, то вроде как не нужно никому за это платить. Время может тратиться неэффективно. А когда поручаешь что-то сделать другому человеку, то четко понимаешь, что время – это деньги. Поэтому начинаешь больше ценить и время бизнес-помощника, и (что более важно) свое личное время.
Основная проблема, с которой может столкнуться предприниматель, когда берет на работу помощника руководителя, связана с самым началом его работы. Речь идет о том, что помощнику руководителя потребуется какое-то время на адаптацию и обучение.
Естественно, обучение бизнес-помощника ляжет на плечи самого предпринимателя. Так что в самом начале работы помощника руководителя у предпринимателя может возникнуть ощущение, что стало только хуже, и теперь он успевает сделать даже меньше, чем раньше.
Может возникнуть парадоксальная ситуация – бизнес-мен взял себе помощника, чтобы сэкономить себе время, а получилось все наоборот. Да, такая ситуация может возникнуть потому что обучение может требовать немало времени. Причем чем сложнее бизнес-процессы, тем больше времени может потребоваться на обучение.
У предпринимателя порой могут возникнуть мысли о том, что решение о принятии на работу помощника было ошибочным. Ведь он гораздо быстрее сам все может сделать, чем бизнес помощник, который только начал работать.
Когда я принял на работу своего первого помощника руководителя, у меня тоже возникали такие же мысли. Не раз в голове промелькивало: «Да зачем он мне нужен? Столько времени уходит на то, чтобы объяснить ему элементарные вещи. Я сам все гораздо быстрее и лучше сделаю. А помощнику еще и деньги платить нужно».
В общем, предпринимателю нужно быть готовым к тому, что какое-то время уйдет на обучение и адаптацию помощника руководителя. Зато потом он почувствует, что работать с бизнес-помощником стало гораздо удобнее и эффективнее, чем раньше.
Кстати, желательно сразу же написать какие-то инструкции или даже разработать целую обучающую программу для помощника руководителя. Это нужно вот для чего.
Ведь помощник руководителя через какое-то время может покинуть ваш бизнес (или сам уйдет, или вы его уволите) или продвинуться на более высокую ступень в вашей компании. Значит, нужно будет принимать на работу нового помощника и заново заниматься его обучением. На это, естественно, опять придется потратить немало времени.
Как раз для того чтобы сэкономить время (а значит и деньги – ведь во время обучения помощнику руководителя тоже нужно будет платить зарплату) желательно иметь какую-то программу обучения.
Безусловно, процесс обучения бизнес-помощника очень сложно как-то автоматизировать. Поэтому предпринимателю все-равно придется тратить время на обучения. Но при наличии подобной программы обучения времени на этот процесс может уйти гораздо меньше.
Итак, помощник руководителя, при грамотной организации его работы, может быть очень полезен для предпринимателя. При наличии бизнес-помощника он сможет больше сконцентрироваться на выполнении более сложных и важных для бизнеса функций, что, несомненно, позволит ему заработать больше денег.
Источник: smart-venture.ru
Вся правда о персональных ассистентах. Почему рутина убивает ваш бизнес и как с этим бороться?
Ни черта не успеваю, все время, как белка в колесе. Дети скоро забудут, как папа выглядит. Пока был рядовым сотрудником, времени на все хватало, а тут столько дел одновременно навалилось. О развитии и думать боюсь, хоть бы текущие задачи осилить…
Примерно такой текст можно услышать в приватной беседе от многих «биг-боссов». Ситуация знакомая и на первый взгляд тупиковая. Ну да, работы много, времени мало, большинство так и живет. Мы отправились на поиски «волшебной пилюли» и нашли ее! Вот как дело было…
Немного теории. «Сказка о потерянном времени»
«Больше всех в колхозе работала лошадь. Правда, председателем она так и не стала»
«Работать нужно не 8 часов, а головой»
(с) Умные люди
Всем известное «правило 80/20» гласит, что 20% наших действий дают 80% результата. Перри Маршалл, один из самых дорогих и востребованных бизнес-консультантов мира, ввел интересную квалификацию задач, с которыми ежедневно сталкивается любой бизнесмен.
Он выделил 4 группы, в зависимости от того, насколько они важны для развития бизнеса и какую прибыль могут принести.
Рутинные действия, такие как совещания, составление отчетов, беседы с сотрудниками низшего звена и холодные звонки он отнес к «десятидолларовым делам», мало влияющим на итоговый результат. Они же, к сожалению, являются главными пожирателями времени руководителей. До важных задач (совершенствование своего товара, корректировка УТП) постоянно не доходят руки.
Размениваясь на мелкие вопросы, вы не только загоняете себя, но и мешаете компании зарабатывать и процветать. Да это же саботаж!
Ладно, ладно, проблему осознали. А делать-то что? Все равно кто-то должен выполнять эти задачи. Да, должен. Кто-то.
Но не руководитель.
Именно поэтому первым пунктом в перечне рекомендаций того же Маршалла стоит найм персонального ассистента, который разгрузит вас и даст возможность заниматься действительно важными вещами. На практике это выглядит так…
Невыдуманная история
Олег — владелец трех компаний, работающих в разных сферах. Бизнесмен средней руки, каких много. Прибыль хорошая, на безбедную жизнь себе, жене и троим сыновьям хватает. Квартира, загородный дом, две машины, отдых за границей несколько раз в год, частная школа для детей…В общем, все есть. А вот удовлетворенности жизнью нет.
Во-первых, времени катастрофически мало. Рано утром из дома ушел, ночью вернулся, без сил рухнул в постель. Во-вторых, особого прогресса при этом не наблюдается. Где были полгода назад, там и остались, а молодые азартные конкуренты уже на пятки наступают.
Надо бы подумать о том, как не дать им прорваться вперед, но в мыслях только горячий ужин и мягкая подушка. Не успеешь оглянуться, как уже «пасешь задних».
Встретились тут недавно со старым партнером, Сергеем, по одному деловому вопросу. Разговорились о вечной нехватке времени. Оказалось, проблема ему знакома — сам еще полгода назад жил в таком режиме.
— А потом что изменилось?
— Ассистентку нанял.
— Секретаршу, что ли? И чем она тебе помогла?
— Смейся, смейся. Не секретаршу. Персональную ассистентку.
В общем, рассказал Сергей нашему герою о Светлане, которую иначе, как правой рукой, не называет. И сводные отчеты по состоянию всех компаний она для него составляет, и работу их отслеживать помогает, и текущие вопросы решает, не дергая босса (те, которые в ее компетенции, конечно), и график его контролирует. Если нужно, то и личные вопросы он ей делегирует: билеты купить, детей в гости отвезти, отель забронировать. Золото, а не девушка.
«Мне бы такую Светлану», подумал Олег. А вслух спросил: «Слушай, а где ты ее нашел-то?».
Откуда берутся персональные ассистенты?
А действительно, откуда? Никто из нас не слышал о том, чтобы таких специалистов выпускали ВУЗы. В поисках истины мы вышли на Марину Егорову, которую многие руководители московских компаний знают, как «главную по ассистентам».
По счастливому стечению обстоятельств она оказалась участницей Клуба Директоров, и, не задумываясь, согласилась провести нам экскурс в этот загадочный мир полезных людей.
Успех любит смелых
За плечами Марины — 10 лет работы в крупных государственных и частных фирмах. Из соображений конфиденциальности мы не можем привести в статье перечень ее работодателей, но, поверьте, эти названия вам знакомы.
Однажды к ней обратились учредители российской компании по производству мебели в американском стиле. Тогда у них была, по сути, только идея бизнеса. Пригласили стать менеджером по развитию. Марина согласилась. Дело спорилось: за полгода с нуля организовали производство, нашли 5 дилеров.
Помогая другим людям строить успешный бизнес, девушка поняла, что способна создать свой и управлять им. На пике развития, когда компания уже уверенно стояла на ногах, ушла в никуда. С учетом отсутствия финансовой «подушки безопасности», затея была более чем рискованной.
Сила «сарафанного радио»
Единственным активом амбициозной бинес-вумен была страница на Фейсбуке, где Марина периодически публиковала полезные материалы — Клуб персональных помощников. Время от времени обращались руководители с просьбой помочь в поиске ассистента.
Никакой рекламы не было, бизнесмены приходили по рекомендации партнеров и друзей. «А я к тому времени была лично знакома со многими коллегами. Вот и сводила людей!», шутит Марина и заливисто смеется. «Это, кстати, сложнее, чем найти «вторую половинку». Столько всего должно совпасть, чтобы ассистент и руководитель подошли друг другу!».
И действительно, у ассистента есть доступ к личной информации о руководителе и его семье, финансовой документации, деловой переписке, данным о партнерах, результатам переговоров…Таких людей не так просто заменить, поэтому искать их предпочитают по проверенным каналам. Понимаю, почему Марине не нужна реклама.
Smart
«Я неоднократно сталкивалась с некомпетентными личными помощниками и секретарями», вспоминает Марина. «Поняла, что найти хорошего кандидата крайне сложно, зато реально его подготовить. Используя собственные знания и опыт (в том числе, понимание того, как делать не надо), создала перечень обязательных навыков ассистента (скачайте его тут), который лег в основу учебной программы.
Занятия совместно со мной проводят действующие бизнес-ассистенты крупнейших компаний, поэтому выпускницы уходят в свободное плавание с большим багажом полезных и применимых на практике знаний. За профессиональный уровень каждой из них отвечаю собственной репутацией».
Бонус для участников Клуба Директоров