В век цифровой трансформации задача многих организаций – выстроить внутреннюю систему интегрированных процессов. Такой подход позволяет определить процессы, требующие немедленного реинжиниринга. Владелец процесса выступает в качестве основной фигуры, способной создать необходимые условия для создания комплексной системы процессов организации.
485 просмотров
Владелец процесса
«Так кто же владелец процесса? Как правило никто…»
Джеймс Харрингтон, генеральный директор Harrington Institute Inc.
«В такой большой и комплексной компании, как наша, необходимость владеть каким-либо процессом жизненно важна для руководителей».
Джон Акерс, бывший глава компании IBM
Бесспорно, эти оба утверждения имеют под собой серьезные основания: традиционная функциональная система управления, когда лидеры управляют несколькими подразделениями, хорошо работает много лет. Однако, при необходимости изменений, реинжиниринге процессов, часто такая схема перестает работать. Особенное это касается организаций, где система конкуренции между подразделениями имеет большое значение. Задача оптимизировать процессы предполагает наличие владельца каждого процесса, который сможет предвидеть возможные перемены и их влияние на общий процесс.
Владелец процесса – это руководитель высшего звена, который во время реинжиниринга несет ответственность за обновляемый процесс*. При этом владелец процессов не выполняет реинжиниринг. Основная его задача состоит в привлечении квалифицированной команды процесса и обеспечения ей нормальных условий для работы над проектом.
Роль «владелец процесса» в организациях называют по-разному, в зависимости от ее специфики и задачах. Это может быть и процессный менеджер, процессный руководитель, процессный лидер. Как правило, эту роль на себя берут руководители высшего звена, которые имеют полномочия и владеют доступом к ресурсам, стратегии и бюджету. Именно руководители высшего звена могут видеть выстроить процесс, учитывая стратегию развития организации и ее цели. Как правило, роль владельца процесса такой специалист совмещает с функциональной должностью.
Довольно часто роль владельца процесса берут на себя специалисты, заинтересованные в построении сквозного процесса по всем подразделениям, одним из показателей их работы – создать эффективный ценностный процесс для потребителя. В крупных организациях могут появляться владельцы отдельных блоков сквозного процесса – они выстраивают процесс в соответствии с общей стратегией. Часто владельцами вспомогательных процессов со стороны поддерживающих подразделений: финансы, IT, HR, сервисный и административный блоки, обеспечение безопасности, являются функциональные руководители, заинтересованный в оптимизации процессов.
Оптимизация процесса включает в себя огромный блок работ. Одна из важных задач владельца процесса – эффективно встроить свой процесс в общую процессную систему организации, увязав результаты своего процесса с процессами, принадлежащими другим владельцам. Довольно часто, владельцы процессов возглавляют трансформацию организации.
Задачи и полномочия владельца процессов.
Согласно концепции Майкла Хаммера, одного из основателей управления теории бизнес – процесса реинжиниринг, обязанностями и полномочиями владельца процесса являются:
Задачи и полномочия владельца процессов
- Проектирование процесса, обеспечение его успешного внедрения и постоянное совершенствование;
- Планирование, документальное оформление и доработка обучающих материалов, необходимых инструкций, памяток и прочих средств, необходимых участникам процесса;
- Определение и отслеживание показателей эффективности процесса;
- Оценка работы участников процесса с помощью показателей эффективности и результатов аудиторских проверок. Постоянное внесение улучшение в работу участников процесса;
- Понимание показателей результата работы над совершенствованием процесса;
- Контроль понимания ролей участников процесса;
- Определение порядка изменений в процесс и решение вопросов, связанных с реализацией изменений;
- Разработка показателей оценки исправной работы процесса;
- Мониторинг показателей эффективности процесса внутри организации и в других организациях;
- Контроль соблюдения требований, накладываемых процессом;
- Разрешение всех вопросов, связанных с выполнением процесса.
Перечисленные обязанности и полномочия можно сравнить с задачами собственника бизнеса, который ведет оперативное управление – именно он лично заинтересован в эффективном выстраивании внутренних процессов. Как правило, в небольших организациях такое возможно. Но в средних и крупных организациях уже физически невозможно такое участие собственника. Поэтому именно владельца процессов доверяется эффективное построение взаимосвязанных процессов организации для обеспечения получения запланированных результатов.
Ответственность владельца процесса:
Ответственность за схему процесса. Право решающего голоса в отношении схемы процесса может разделяться между владельцем и другими менеджерами или участниками. Но только владелец процесса отвечает за целостность процесса и за его интеграцию. Схема процесса может быть как результатом итеративной работы по непрерывному совершенствованию, так и результатом перепроектирования всего сквозного процесса;
Ответственность за эффективность процесса. Владелец процесса управляет процессом, то есть способом, которым выполняется работа, но не обязательно людьми, ее выполняющими. Управление эффективностью включает разработку стратегии в отношении процесса и определение целевых показателей. Также необходимо убедиться в наличии ресурсов и квалификации исполнителей.
Фактические показатели измеряются, доводятся до сведения владельца процесса и, при необходимости, до высшего руководства, сравниваются с целевыми уровнями. Владелец процесса инициирует процессную трансформацию и обеспечивает мотивацию, необходимую для поддержания качества процесса в глазах потребителя.
Отстаивание интересов и поддержка.Чтобы процесс был обеспечен адекватными ресурсами, обучением, мотивацией и вниманием высшего руководства, владельцу процесса, вероятно, потребуется наладить коммуникации с высшим руководством, клиентами, поставщиками и другими внутренними и внешними заинтересованными сторонами. Вполне возможно, что придется действовать убеждением, а не приказом. Даже самые профессиональные и успешные команды периодически сталкиваются с внутренними проблемами, с неожиданными запросами, исключительными ситуациями, затруднениями при проектировании и изменениями требований. Помимо непрерывного мониторинга результатов, владелец процесса должен вникать в возникающие проблемы и разрешать их.
В зависимости от организационной структуры организации и задач, ответственность владельца процесса иметь разные варианты. В небольших организациях это может быть ответственность за налаживание взаимодействия между подразделениями или за управление изменениями, направленными на общее совершенствование процесса. В крупных организациях владельцу процесса необходимо быть важным элементом организационной структуры предприятия.
Для успешного выполнения задач по оптимизации процессов владельцу процессов руководство организации предоставляет дополнительные полномочия и полную поддержку. Как правило, эти полномочия больше чем у функциональных руководителей. Кроме того, руководство организации помогает владельцу процесса приспособиться к новому стилю управления, четко определить границы ответственности между владельцами процесса и начальниками отдела. Для реализации решений по оптимизации процессов владельцу процесса предоставляются необходимые ресурсы: административные, материальные и человеческие.
Компетенции владельца процесса.
Как правило, на роль владельца процесса назначается авторитетный и влиятельный сотрудник, способный организовать работу команды для реализации задач по выстраиванию процесса. Такой специалист должен видеть последствия изменений бизнес-целей организации и уметь встроить эти изменения в процесс путем изменения или внедрения новых механизмов взаимодействия. Неотъемлемый обратный процесс – это постоянное инициирование изменений в политику компании тех процедур, от которых зависит функционирование процесса. Владелец процессов несомненно должен хорошо разбираться в процессах организации, знать современные методы и инструменты управления, понимать организационную культуру организации. Владение цифровыми компетенциями – это одна из важных компетенций владельца процесса: только реализуя цифровые решения, можно выстроить эффективные внутренние и внешние процессы в организации.
Важные обстоятельством при выборе владельца процесса являются личностные качества кандидата:
Личностные качества кандидата на роль владельца процессов
- Лидерские качества: умение вызывать доверие и увлекать за своими идеями других сотрудников;
- Клиентоцентричность: умение понять запрос своего клиента и выстроить эффективный процесс в соответствии с целями организации и существующего запроса;
- Коммуникабельность: умение выстроить эффективные коммуникации со всеми участниками процесса;
- Гибкость: умение быстро принимать необходимость разных изменений;
- Развитый эмоциональный интеллект: умение преодолевать возникающие препятствия и помогать команде разбираться в последствиях сложных ситуаций;
- Креативность: умение посмотреть на процесс с разных сторон поможет найти неординарное решение, удовлетворяющее запрос всех потребителей процесса;
- Предприимчивость: умение рисковать и быть дальновидным позволяет внедрить нестандартные решения для эффективной организации процесса, умение принимать ответственность за свои решения.
Так кто же владелец процесса?
Джеймс Харрингтон в книге «Совершенство управления процессами» приводит шесть вопросов, на которые нужно ответить, подбирая владельца процесса:
- У кого из менеджеров наибольшее количество подчиненных занято в данном процессе?
- Кто из них расходует больше всего рабочего времени на этот процесс?
- Кто из них испытывает наибольшие сложности в связи со штурмовщиной, большим количеством претензий и неэффективностью процесса?
- Чья репутация укрепится сильнее всего при условии надлежащего управления процессом?
- Кто из них получит наибольшие выгоды от надлежащего функционирования процесса?
- Кто обладает наибольшими возможностями для внесения изменений в процесс?
Именно ответы на эти вопросы помогут провести оценку и определить наиболее сотрудника, вовлеченного и заинтересованного в изменениях процесса. Важно, чтобы сотрудник обладал нужными компетенциями и имел возможность заниматься операционным управлением. А руководство организации должно понимать, почему именно этот сотрудник может взять на себя ответственность за оптимизацию процесса, успешно ее реализовать и впоследствии совершенствовать.
Основная задача владельца процесса – эффективно настроить ход процесса, чтобы удовлетворить клиентов этого процесса. И кроме того, владелец должен постоянно совершенствовать процесс различными методами.
Один из наиболее популярных методов совершенствования процесса является «Метод причинно-следственных связей или бездефектности работы». Владелец процесса вместе со своей командой работают над организацией процесса таким образом, чтобы предотвращать возможные сложности, а не исправлять их. Именно это и является основным из главных запросов клиентов процесса.
Источник: vc.ru
Владелец бизнес-процесса
Владе́лец би́знес-проце́сса(англ. сapacity мanager), должностное лицо организации , наделённое правами и полномочиями для управления ресурсами определённого бизнес-процесса с целью контроля качества его результата (англ. outcome) на своём этапе производства и несущее ответственность за планирование, обеспечение, управление и улучшение этого процесса. В процессно-ориентированном предприятии основная проблема связана с обеспечением производства на стыке между разными подразделениями и этапами этого производства, ответственность за решение которой возлагается на владельца (управляющего) бизнес-процесса. Внутри подразделений владельцами протекающих в них процессов являются руководители подразделений. В местах стыковки отдельных процессов подразделений владельцем процесса является тот, кто реализует и отвечает за более общий бизнес-процесс, т. е. руководитель бизнес-процесса ( топ-менеджер или первое лицо организации). В рамках управления процессами владельцу процесса предоставляют право выставлять требования к производственным показателям на входе и выходе своего процесса; проводить специальные мероприятия (предупреждающие, корректирующие, сплачивающие) для управления задействованным в своём процессе персоналом ; запрашивать ресурсы, необходимые для обеспечения процесса, и управлять ими, а также разрабатывать и вносить изменения в управляющую процессом документацию.
Поскольку в одном бизнес-процессе могут быть задействованы сразу несколько подразделений компании, руководитель одного отдельного подразделения далеко не всегда может принять на себя роль владельца процесса. Поэтому пока руководитель подразделения отвечает за свою часть работы в рамках организационной иерархии полномочий, владельца бизнес-процесса назначают следить за эффективностью своего процесса в горизонтальной плоскости организационной структуры , например в департаменте или проекте, в котором заняты несколько подразделений. В задачи руководства компании в данном случае входят: чёткое разграничений функций руководителя подразделения и владельца процесса; предоставление владельцу процесса полномочий и поддержки, необходимых для обеспечения бесперебойной работы процесса, а также административных, материальных и человеческих ресурсов.
Для определения роли владельца процесса компания может использовать различные критерии для назначения на должность (раздельно или в сочетании друг с другом):
- по необходимости «продажи» продукта : применяется в тех случаях, когда результат производства должен быть продан потребителю или передан внутреннему клиенту (другому подразделению для дальнейшей работы); в этом случае владелец процесса несёт ответственность в первую очередь за качество продукта на выходе из производственного процесса;
- по большинству операций в процессе: по данному методу владельцем процесса назначают руководителя, в управлении которого находится бо́льшая часть процессных операций;
- по соответствию целям всего процесса его основной операционной цели: владельцем процесса становится управляющий, в чьи прямые обязанности, помимо прочего, входят (частично или полностью) те, которые соответствуют требованиям к результату всего бизнес-процесса;
- по наличию достаточных полномочий: в соответствии с данным методом заведомо широкие полномочия управляющего в рамках некоторого процесса дополняют полномочиями владельца процесса (т. е. дают дополнительную ответственность);
- по наибольшим затратам : владельцем процесса назначают того, кто несёт максимальную финансовую ответственность по ресурсному обеспечению бизнес-процесса с целью гарантии лучшей юридической защиты компании;
- по самым существенным преобразованиям: владельцем процесса становится тот, кто контролирует наиболее ответственные операции по трансформации промежуточных продуктов .
Для назначения кандидата на позицию владельца (руководителя) бизнес-процесса необходимо учитывать степень его соответствия критериям в рамках заданной роли. В частности, такой руководитель должен:
- понимать все особенности деятельности подразделений, участвующих в бизнес-процессе, и быть заинтересованным в оптимизации этого процесса;
- обладать авторитетом среди сотрудников и высокими компетенциями в области менеджмента и процессного управления, коммуникаций и командообразования;
- занимать достаточно высокую должность, чтобы уметь инициировать, утверждать и реализовывать качественные изменения в политике компании и бизнес-процессе, видеть их последствия и контролировать результативность процесса;
- обладать качествами лидера (т. е. вызывать доверие и сплочённость коллектива, иметь стратегическое видение и умение идти на риск , вести переговоры и договариваться).
Владелец процесса несёт ответственность за схему (т. е. целостность, разработку, изменения и интеграцию в деятельность компании), эффективность (включая разработку стратегии и определение целевых показателей , управление мотивацией участников), отстаивание интересов и поддержку (обеспечение согласованной бесперебойной работы, а также разрешение возникающих вопросов и споров) процесса. Кроме того, по мнению одного из основателей управленческой теории реинжиниринга бизнес-процессов Майкла Хаммера (1948–2008), к обязанностям и полномочиям владельца процесса относятся ( Хаммер. 2012. С. 38–40):
- проектирование процесса, обеспечение его успешного внедрения и постоянного совершенствования; решение вопросов, связанных с выполнением процесса и вносимыми изменениями;
- планирование, документальное оформление, адаптация и доработка обучающих материалов, регламентов, инструкций, которые потребуются участникам процесса;
- установка, оценка и мониторинг показателей эффективности и исправной работы процесса; контроль за соблюдением требований, накладываемых процессом; сравнение показателей эффективности процесса с аналогичными показателями в других компаниях;
- организация работы участников процесса и оценка эффективности их работы с помощью показателей эффективности, а также результатов аудиторских проверок и вынесение предложений по её улучшению.
Несмотря на то что эксперты по сертификации систем менеджмента качества требуют документального подтверждения назначения владельца процесса и в целом наличие соответствующего должностного лица в рамках управления процессами стало негласным правилом менеджмента, существует и критика такого подхода. Если функция совершенствования производственных процессов уже закреплена за руководителями подразделений, то непродуктивно вводить отдельную должность для человека, который следил бы за качеством протекания процесса и его совершенствованием. Тем не менее констатация того, что руководители подразделений должны самостоятельно справляться с соответствующими задачами, ещё не гарантирует успешность этого подхода на практике: вынужденные меры по исправлению случайно возникающих в процессе проблем далеки от систематической деятельности, направленной на рост качества производимых операций и устранение системных ошибок.
Кочеткова Александра Игоревна
в 23:17 (GMT+3) Нашли ошибку?
- Бизнес
- Принципы проектного менеджмента
- Управление организацией
- Управленческие решения
- Экономика предприятия
Источник: bigenc.ru
Кто понимается под владельцем процесса? Раскройте функции владельца процесса.
Владелец процесса– процессный подход вводит это понятие как одно из самых главных. У каждого процесса должен быть свой владелец.
Владелец процесса- должностное лицо организации, наделенное правами и полномочиями, имеет в своем распоряжении персонал, инфраструктуру, программное и аппаратное обеспечение, информацию о бизнес-процессе, несет ответственность за бизнес-процесс во всех его аспектах- планирование, обеспечение, управление и улучшение процесса.
Владелец процесса имеет право:
— выставлять требования к входам своего процесса и их показателям;
— проводить предупреждающие и корректирующие мероприятия для управления процессом, а также планируемые мероприятия для его улучшения;
— запрашивать ресурсы для обеспечения процесса, проведения корректирующих/предупреждающих мероприятий, а также для мероприятий по улучшению процесса;
— разрабатывать и вносить изменения в управляющую документацию процесса.
Основная обязанность владельца процесса- контроль результата (выхода) процесса.
Владелец процесса не является руководителем предприятияв традиционном смысле, несмотря на то, что на предприятии часто владельцем процесса является руководитель высшего или среднего звена. Процессная модель предприятия работает по всем звеньям оргструктуры, и бизнес-процесс функционирует, как правило, в нескольких подразделениях, соответственно, основная задача владельца процесса состоит в обеспечении результата процесса, а руководитель в структуре предприятия отвечает за работу своего подразделения.
Основная проблема владельца процесса связана с обеспечением производительной работы на стыке между разными подразделениями, т.к. именно эти зоны — зоны перехода ответственности и являются особенно проблемными на любом предприятии. Для решения конфликта владелец процесса должен обладать достаточными полномочиями, т.к. именно процессы, а не подразделения приносят результат для предприятия. Иными словами, предприятие должно быть процессно-ориентированным
12. Раскройте понятие «производственный процесс». Приведите структуру и классификацию произвПроизводственный процесс — представляет собой совокупность естественных (физических, химических и т.п.) и трудовых процессов, направленных на изготовление из исходных материалов готовой продукции. Производственный процесс на предприятии в целом можно рассматривать как совокупность цеховых производственных процессов. И так же как цехи предприятия, эти процессы можно разделить на две большие группы: основные и вспомогательные.
К основным относятся процессы, связанные с непосредственным превращением исходных предметов труда в готовую продукцию или полуфабрикат.
В ходе таких процессов изменяются форма, размеры, состояние поверхности предметов труда.
К основным процессам, в частности в машиностроении, относятся отливка, штамповка, ковка, механическая и термическая обработка, сборка узлов и изделия в целом. В металлургии — это выплавка чугуна и стали, производство проката.
К вспомогательным относятся процессы, обслуживающие основное производство: изготовление инструмента, транспортировка предметов труда, техническое и ремонтное оборудование, изготовление побочной продукции из отходов основного производства. Всякий цеховой производственный процесс можно разделить на составляющие его элементы — ступени, операции и приемы.
• Ступеньюпроизводственного процесса называется группа операций, отнесенная к определенному орудию труда, определенному исполнителю или участку.
• Операция- это часть производственного процесса, выполняемая над определенным предметом труда, определенными исполнителями (одним или несколькими) на одном рабочем месте.
• Прием– это определенные движения, при помощи которых совершается каждая операция.
• Циклические— это процессы, систематически повторяющиеся при обработке каждой единицы исходных материалов, т.е. при производстве каждого изделия
• Цикломявляется круг работ, повторяющийся с каждой единицей продукции
Простымявляется процесс, осуществляемый на одной производственной ступени (стадии), в котором каждый следующий цикл обработки предмета труда начинается не раньше окончания предыдущего.
• Сложнымявляется процесс, осуществляемый на нескольких производственных ступенях (стадиях).
Сложные процессы идут не на одном, а на двух, трех и более рабочих местах, имеющих свои орудия труда и своих рабочих.
• Процессом с перекрытиемназывается процесс, в котором цикл операций по обработке каждой следующей единицы продукции начинается раньше окончания цикла операций по обработке предыдущей единицы продукции
Одственных процессов.
Технология описания процесса может быть представлена в форме следующего шаблона:
1) наименование процесса;
2) цель выполнения процесса;
3) его границы и взаимодействие с другими процессами;
4) ответственность (кто отвечает за процесс);
6) входные величины (условия, ресурсы и средства выполнения);
7) реализация (кто что делает, почему, когда и как);
8) измеряемые показатели (управление и оценка результата);
9) контрольные операции и фиксация результата (кто, когда, как контролирует и фиксирует результат);
10) направления и перспективы улучшения. Если остановиться на этом вопросе подробно, то процесс можно систематизировать с различных точек зрения, а именно: — процесс как самостоятельную сущность; — процесс как структуру; — процесс как элемент системы процессов; — процесс как объект управления (при этом упоминаемые в стандартах функции мониторинга, измерений, анализа, контроля и улучшения процесса рассматриваются как подфункции управления процессом).
Процесс можно систематизировать с различных точек зрения:
• процесс как самостоятельную сущность;
• процесс как структуру;
• процесс как элемент системы процессов;
• процесс как объект управления (при этом функции мониторинга, измерений, анализа, контроля и улучшения процесса рассматриваются как подфункции управления процессом).
• 1. Процесс как самостоятельная сущность
• 1.1. Краткое название процесса
• Краткое название процесса должно, с одной стороны, как можно более точно его идентифицировать, а с другой — быть удобным для ссылок.
• 1.2. Код (идентификатор) процесса
• Код присваивается процессу в некоторой системе кодирования и используется, в основном, для ссылок.
• 1.3. Назначение процесса
• Используется для исчерпывающей идентификации процесса и его специфики.
• 1.4. Тип процесса
• Различаются следующие типы процессов:
• -процесс управления (управленческая деятельность руководства);
• -процесс обеспечения ресурсами;
• — процесс жизненного цикла продукции;
• — процесс внутреннего обмена информацией;
• — процесс, связанный с потребителями;
• — процесс, требующий валидации;
• — процесс, выполняемый сторонней организацией;
• — процесс контроля процесса, выполняемого сторонней организацией;
• — процесс подтверждения того, что способ мониторинга и измерения совместим с требованиями к мониторингу и измерениям
• 1.5. Ответственный за процесс
• Указывается должность или ролевая функция лица, ответственного за процесс.
• 1.6. Характеристики процесса и их метрики
• Процесс может характеризоваться как качественно, так и количественно с применением метрик.
• 1.7. Требования к процессу
• К процессу в целом могут предъявляться требования, например, относительно его (плановой) результативности и эффективности.
• 1.8. Критерии, необходимые для обеспечения результативности при осуществлении процесса
• Приводятся формулировки соответствующих критериев.
• 1.9. Методы, необходимые для обеспечения результативности при осуществлении процесса
• Приводятся перечень применяемых методов с их описанием (или ссылками на описания), а также перечень документов, необходимых организации для обеспечения эффективного осуществления процесса.
• 1.10. Создание процессом добавленной ценности
• Описывается, какие добавленные ценности создает процесс, и как происходит добавление ценности.
Процесс как структура
Источник: cyberpedia.su
