Традиционная модель управления предприятиями постепенно уходит в небытие, уступая место информатизации бизнес-процессов.
Это подход, который позволяет рационализировать буквально все: от временных затрат сотрудников до оформления и хранения документов.
Успех предприятия зависит от того, насколько эффективно организована система управления им
Несколько десятилетий назад правильность исполнения большинства операций и процедур в компании зависела, в первую очередь, от человеческого фактора. Но с развитием современных технологий стала возможной автоматизация бизнес-процессов, позволяющая избавиться от многих недостатков традиционной модели управления. Так, она позволяет решить ключевые проблемы, с которыми сталкивается любой среднестатистический руководитель:
Чрезмерная трата времени, нервов и сил руководителей
В подобных условиях менеджерам приходится прикладывать во много раз больше усилий, чтобы добиться продуктивной работы предприятия, и результат все равно оставляет желать лучшего
Автоматизация бизнес процесса в строительной компании
Рассогласованность способов взаимосвязи сотрудников
Компании, использующие традиционные системы управления, чаще всего применяют много разных инструментов для внутренних коммуникаций: электронную почту, мессенджеры, личное общение и записи на бумажных носителях. Это также влечет за собой недопонимания и промедления
Систематический перенос сроков выполнения работ и реализации проектов
Как бы ни пытались менеджеры мотивировать сотрудников на своевременное выполнение ими трудовых обязанностей, абсолютное большинство людей предпочитает лениться, если есть такая возможность.
Задержки при создании и согласовании документов
В отсутствие автоматизации бизнес-процессов составление и оформление необходимой документации превращается в бюрократическую эпопею, отнимающую драгоценное время работы предприятия
Накопление большого количества нерешенных рабочих задач
Эта проблема является следствием предыдущей: регулярный срыв сроков приводит к тому, что нереализованные проекты скапливаются, и предприятие оказывается в крайне затруднительной ситуации
Автоматизация бизнес-процессов как решение многих проблем
Автоматизация бизнес-процессов предполагает, что значительная часть бизнес-задач и типовых процедур будет переведена под контроль специально разработанного аппаратно-программного комплекса. Конечно, деятельность предприятия по-прежнему будет нуждаться в участии людей, однако все перечисленные выше проблемы удастся минимизировать или решить полностью. Это возможность оптимизировать расходование времени, финансовых средств и людских ресурсов, повысить производительность труда и добиться успешного роста и развития компании.
Комплексная автоматизация бизнеса преследует следующие цели:
Создание системы учета и контроля, позволяющей поддерживать наиболее эффективный режим работы предприятия
Быстрое и беспроблемное оформление любых понадобившихся документов. Создание единой удобной системы коммуникаций между всеми сотрудниками компании
Почему закрывается бизнес? Автоматизация бизнеса. Компания АБ
Практически мгновенное получение любых отчетов и статистических данных, необходимых для анализа работы предприятия
Минимизация влияния человеческого фактора на успешность всей работы. Оптимизация временных и денежных затрат, включая затраты на оплату труда персонала
Повышение производительности работы предприятия, улучшение качества обслуживания клиентов, рост компании и ее прибыли
Обеспечение сохранности всей корпоративной информации
Автоматизация бизнес-процессов необходима компаниям, предприятиям, фирмам, которые стремятся не только к количественному, но и к качественному росту. Добиться увеличения прибыли можно, наняв новых сотрудников и увеличив количество выпускаемых за единицу времени изделий (оказываемых услуг, продаваемых товаров и т.п.), а можно – оптимизировав функционирование уже имеющихся ресурсов. Автоматизация бизнеса – полная или частичная – нужна для реализации именно второго подхода.
Услуги по автоматизации бизнеса
Почему маленьким компаниям нужна автоматизация бизнес-процессов
На первых месяцах жизни, стартапы и небольшие компании думают о разработке продукта и поиске инвестиций. Проработка и мысли об автоматизации бизнес-процессов отходят на второй план, хотя это важный шаг в дальнейшем становлении бизнеса. Парадокс в том, что бизнес-процессы отвечают на вопросы вроде: «Как мы доставляем наш продукт клиентам?», «Как оказываем техподдержку?», «Как продаем?». Ответы на эти вопросы помогают выяснить, что и как разрабатывать дальше, как позиционировать, продвигать, монетизировать продукт и так далее.
Автоматизация бизнес-процессов нужна только большим компаниям?
Получается, что стартапам и маленьким компаниям, как и другим, требуется BPM (Business Process Management), но стартапы активнее других избегают мысли об этом. И вот почему в голове сразу возникают такие вопросы: «Мы слишком маленькие для этого!» «Это, наверное, дорого?» «Рамки не для нас.
Мы — креативные ребята!» Но ведь те компании, которые «выживают», рассказывают о том, как удачно у них получилось организовать тот или иной аспект работы. Например, запустить проактивные продажи, поддерживать контакты с прессой, нанимать лучших людей. Хотя, по факту, за этим стоит то, что они продумали и реализовали свои внешние и внутренние процессы.
Иногда продукт уже хорош, даже продается, но о процессах еще не думают, а когда вспоминают — бывает поздно. В итоге — команда не успевает обрабатывать клиентские заявки, срывает сроки релизов, забывает про активности. Чтобы этого не случилось, лучше начать работать с процессами — чем раньше, тем лучше.
Что вообще такое бизнес-процессы?
Кратко говоря, бизнес-процесс — последовательность действий, которая приводит к целевому результату.Возможно, это прозвучит неожиданно, но вы уже вовсю работаете с бизнес-процессами. Ведь задача, которая повторяется по одним и тем же шагам больше одного раза — бизнес-процесс. Простая задача с шагами типа “Назначена — В работе — Проверка — Завершена”.
Сложный процесс продажи длиной в год, с десятками согласований, написанием документации и коммерческих предложений, договоров и счетов. Все это — бизнес процессы. Учет и исправление бага, разработка нового продукта и проведение клиента по воронке, поиск нового клиента и заключение договора, закрытие заявки в техподдержку — тоже процессы.
Простое хранение учетных данных и информации о товаре тоже включает цикл : “Товар в наличии — товар на складе — товар больше не производится — в архиве”. Даже старая айтишная шутка про то, как засунуть жирафа в холодильник, описывается процессом. (Кто не знает, что за шутка: вам сюда). Добавьте к этому, что у каждой компании есть “градообразующие”, операционные процессы. Например, для контент-маркетингового агентства — написание текста для заказчика, который начинается с брифа и выбора исполнителя, а заканчивается — согласованием результата и выставлением счета. Для продуктовой компании — внутреннее согласование выпуска нового продукта, учет багов и задач для разработки, создание “дорожной карты” продукта и так далее.
Зачем процессы продумывать и какую пользу они дают?
Приведем некоторые преимущества. 1. Чтобы наглядно видеть ситуацию дел в компании Постановка задач по телефону, мессенджеру, письмами или устно — тоже работает, пока рабочих задач не станет слишком много.
В какой-то момент вы перестаете контролировать происходящее, заводите ежедневники или электронные таблицы, которые помогают некоторое время, но потом и в них появляется хаос. А вот поставленные бизнес-процессы с использованием учетных систем управления и автоматизации бизнеса, делают работу компании прозрачной и для руководителей, и для сотрудников.
Не нужно дергать подчиненных, чтобы увидеть статус отдельной задачи или посмотреть дела по всему отделу или компании. 2. Выполнять больше задач, имея меньше сотрудников Наем новых людей для решения рутинных задач раздувает штат. Это дорого и неэффективно. Когда процессы описаны и автоматизированы вы можете выполнять намного больше задач все теми же сотрудниками.
3. Для подготовки к росту Конечно, рано или поздно новые сотрудники все равно понадобятся: вы будете открывать новые филиалы, выпускать новые продукты, создавать новые направления в работе. Новые работники должны быстро адаптироваться и включаться в работу. Бизнес-процессы подразумевают под собой регламентацию.
С их помощью можно наглядно объяснить новоприбывшим, что, как и в какой последовательности делается в компании. Хорошо продуманные бизнес-процессы будут сами вести новичков от этапа к этапу, а в некоторых случаях позволяют подключить сотрудников к работе и вовсе без обучения. 4.
Для получения управленческой аналитики Когда информация по всем активностям и процессам компании хранится системно, то через некоторое время на ее основании можно получить управленческую аналитику. Вы сможете увидеть и оценить эффективность отдельных бизнес-процессов и сотрудников, найти слабые места в работе и вовремя принять правильное решение. 5.
Автоматизация Она нужна для сокращения количества операций и времени на выполнение целевого действия. Чем больше лишних телодвижений вы делаете на каждую рутинную задачу, тем больше времени на нее уходит, а, соответственно, и денег. Банально посчитайте, если каждый день вам приходит 10 заявок по почте и на перенос в систему каждой из них вам требуется 3 минуты, то сколько времени в год вы сэкономите автоматизировав это? 30 минут в день! 6% рабочего дня уходит на небольшую рутинную операцию.
С чего начать?
Если вы решили всерьез взяться за бизнес-процессы, то в первую очередь начните с основных. Операционные процессы — те, которые составляют суть бизнеса компании и отвечают за прибыль. Для начала проанализируйте, за какие действия готов платить клиент и что приносит ему ценность?
Например, когда клиент обращается в маркетинговое агентство или к копирайтеру, он хочет получить текст. Текст за копирайтера бизнес-процесс, конечно, не напишет, зато сможет полностью организовать и регламентировать всю цепочку от заполнения брифа, до согласования результата с заказчиком и получения денег на счет.
Выберите свой процесс, разделите на этапы, определите зоны ответственности и время на выполнение каждого из этапов. Когда сделаете, скорее всего уже сможете заранее просчитать, сколько стандартных задач получится выполнять в день, месяц, неделю или год. У вас может быть несколько основных или группа процессов. Например, если вы разрабатываете веб-приложение, то клиент хочет получить качественный продукт: функциональный, понятный и простой в использовании. Для этого, кроме организации продаж и продвижения, понадобится и ведение пользовательских пожеланий, баг-трекинг, грамотная организация техподдержки.
Описываем бизнес-процесс
Прочитать и изучить трехсот-страничное описание методологии построения бизнес-процессов вроде BMPN 2.0 — займет много времени и не факт, что нужно каждому рядовому пользователю. Поэтому мы напишем упрощенный чек-лист разработки бизнес-процесса, который часто практикуем с нашими клиентами. Чек-лист не совсем научный, зато работает. Если вы профи в бизнес-анализе, то этот раздел можно пропустить.
Список состоит из 5 пунктов, которые особенно помогают, когда не знаешь, с чего начать.
- Продумайте каждый из возможных этапов выполнения процесса, включая “негативные” вроде отмены, возврата на доработку или срыва срока. Выпишите этот список на листок или составьте таблицу. Чем подробнее получится, тем лучше. Лишнее убирайте или объединяйте несколько этапов в один.
- Если это возможно, то для каждого из намеченных этапов, кроме завершающих, наметьте среднее время, необходимое на выполнение. Если точное время сейчас не знаете – это дополнительная причина, почему вам нужны поставленные бизнес-процессы.
- После этого обозначьте: кто отвечает за каждый из этапов и кто контролирует весь процесс в целом или отдельные его куски.
- Определитесь, какие данные нужны для работы на каждом из шагов. Какие приходят извне, а какие — заполняются сотрудниками во время выполнения.
- Подумайте, что в процессе хотелось бы автоматизировать и как снять нагрузку с ключевых сотрудников. Например, хотите, чтобы заявки поступали в систему автоматически, письма отправлялись по шаблонам, а документы и акты создавались в пару кликов. Как правило, лучше всего поддаются автоматизации шаги по заполнению данных, переносу данных в или из другие системы, создание печатных документов.Полученный на выходе бизнес-процесс оформите в виде схемы и обсудите с ключевыми сотрудниками — они знают тонкости и пути улучшения. Как рисовать схему — все равно.
Если вы все же знакомы с BPMN методологией, то используйте ее. Вот неплохой инструмент: bpmn.io. Если с методологиями создания процессов вы не знакомы, для начала подойдет рисунок в чем-то вроде Visio или просто схема от руки на листе бумаги.
Схема может выглядеть вот так:
огда завершите подготовку, переходите к выбору инструментов для реализации бизнес-процесса и его запуску.
Что можно использовать?
В зависимости от размера команды и сложности процессов, для организации работы подходят как простые электронные таблицы Google Docs или kanban-доски, так и специализированные Business Process Management решения.
Услуга автоматизации бизнес-процессов
Программное обеспечение для автоматизации бизнеса использует специальные правила и автоматизированные задачи для выполнения процессов, направленных на достижение конкретной цели. Цель может быть, как простой, например, предоставление сотруднику права на отпуск, так и сложной, например, разработка нового продукта. Все действия, связанные с этими процессами, отслеживаются и анализируются на предмет эффективности.
Читать всё
Почему это важно? Люди совершают ошибки, но в то же время являются ключевой движущей силой в любом бизнесе, потому что программное обеспечение не может думать само за себя. Вы не получаете выгоды, когда ваши сотрудники тратят время на повторяющиеся процессы. Отсюда вытекает необходимость автоматизации, которая сокращает количество ошибок и высвобождает время и энергию ваших сотрудников.
Какие проблемы можно решить автоматизацией бизнеса
Многие компании используют новейшие информационные технологии для оптимизации работы сотрудников и увеличения прибыли. С помощью автоматизации бизнес процессов можно:
- Забыть о ручном контроле и учете
- Повысить эффективность как сотрудников, так и бизнеса в целом
- Уменьшить количество потерь из-за неэффективности или ошибок
- Тратить меньше времени на сбор аналитики и статистики
- Уменьшить количество ошибок при выполнении монотонных задач
- Преодолеть препятствия, мешающие росту компании
Услуги по автоматизации сегодня очень популярны. Компании понимают, что это один из самых быстрых способов решения их проблем.
Какой результат компания получит после автоматизации
Автоматизация может гарантировать следующие результаты:
Повышенная эффективность работы сотрудников
BPM системы хранят данные из всех отделов в одном месте. Это открывает широкие возможности для автоматизации повседневных задач и устранения повторяющихся процессов, позволяя команде сосредоточиться на основных задачах. Кроме того, автоматизация бизнеса помогает организовать взаимодействие между отделами, например, между бухгалтерией, управлением персоналом, маркетингом и другими департаментами.
Читать всё
Контроль над тем, кто может видеть информацию и управлять ею, важен. Все автоматизированные бизнес-системы имеют внутренний контроль, поэтому администраторы могут легко управлять разрешениями пользователей и выявлять несанкционированные действия. Такое программное обеспечение использует единое хранилище информации и систему ввода, что помогает поддерживать высокий уровень безопасности, а также повышает точность и согласованность данных. Системы автоматизации бизнеса создают резервные копии данных, а облачные системы обеспечивают круглосуточную защиту своих серверов.
Читать всё
Стандартизация процессов в компании
Для того чтобы принести пользу бизнесу, каждая бизнес-система должна стандартизировать процессы в компании. Стоит понимать, что деятельность отличается от бизнес-процесса тем, что порядок ее выполнения не закреплен в стандарте и при выполнении возможны отклонения в ту или иную сторону. Автоматизированные системы помогут стандартизировать процессы и улучшить работу организации, повысив ее эффективность.
Читать всё
Отчетность и планирование
Система отчетов необходима каждой организации. Когда их регулярно предоставляют многие отделы, очень удобно хранить все данные в единой системе. Автоматизированные системы могут собирать различные данные и генерировать аналитику по запросу. С помощью таких отчетов вы сможете добиться успеха в планировании, а также определить перспективные бизнес-направления.
Читать всё
Услуги по автоматизации
Наша компания предоставляет услуги по автоматизации бизнеса. Мы специализируемся в следующих областях:
- Цифровая трансформация на базе собственной Low-code платформы класса BPMS КСК.Интеллектуальный конвейер
- Автоматизация строительных процедур для органов власти и застройщиков
- Разработка и внедрение решений для «Электронного правительства»
- Система Service Desk
КСК.Интеллектуальный конвейер – это low code платформа класса BPMS для создания комплексного программного обеспечения под потребности любого бизнеса и для процессов любого уровня сложности. Позволяет внедрить процессный подход в компанию и объединить работу различных подразделений организации в единый бизнес-процесс. Воспользуйтесь широкими возможностями решения и повышайте эффективность Вашего бизнеса.
Примеры автоматизации бизнес-процессов
Есть множество примеров автоматизации бизнес-процессов, которые позволили ускорить развитие компаний. Например, процесс строительного надзора.
Автоматизация деятельности строительного надзора очень необходима для повышения качества контрольно-надзорных мероприятий. Она упрощает работу как службе государственного строительного надзора, так и застройщикам. Компания хотела внедрить удобную и простую систему, которая сократила бы время обработки запросов, обеспечила прозрачность процессов и мониторинг в режиме реального времени. В результате компания получила систему, которая:
- Экономит время сотрудников за счет интеграции со смежными системами.
- Контролирует ход выполнения работ.
- Обеспечивает удобное взаимодействие застройщика с надзорным органом — личный кабинет с широким функционалом.
- Позволяет самостоятельно конфигурировать процессы и печатные формы с помощью специального конструктора.
Другим ярким примером является внедрение Service Desk. Компания нуждалась в автоматизации коммуникации с внешним и внутренним заказчикам. Для сотрудников заказчика требовалось организовать техническую поддержку все ИТ-архитектуры, для внешних — обеспечить консультацию пользователей по всем направлениям работы предприятия. Фактические результаты внедрения:
- Высокая скорость и удобство подачи заявок внутренними и внешними пользователями.
- Автоматизированные процессы обработки инцидентов и заявок сотрудниками по всем направлениям.
- Оперативная отчетность, которая позволяет отслеживать плановые и фактические показатели времени и сроков предоставления услуг.
Полезные статьи по данной теме:
- Автоматизация бизнес-процессов
Cпособность быстро реагировать на требования рынка сегодня становится решающим фактором успеха Читать всё - КСК.Service Desk – это российское ITSM-решение на базе открытого ПО
ИТ-услуга (сервис) – это результат, несущий бизнес-ценность заказчику Читать всё - Что такое ITSM (управление ИТ-службами)
Этот подход делает акцент на постоянном совершенствовании. Читать всё
Источник: www.kck.ru