Кто занимается оптимизацией бизнес процессов

Оптимизация бизнес-процессов — один из способов повышения эффективности предприятия. Специалист, который занимается описанием, разработкой, внедрением и совершенствованием процессов, должен эффективно взаимодействовать с сотрудниками разных отделов, понимать специфику бизнеса, разбираться в экономике, технологиях, бизнес-анализе и менеджменте.

Бизнес-процессы: что это такое и зачем они нужны?

Бизнес-процесс (БП) — это инструкция для нескольких сотрудников, которая описывает конкретные задачи и предъявляет требования к результату, готовый алгоритм или пошаговое руководство. С внедрением проектного подхода работа всех участников процесса становится более четкой и понятной. Если деятельность компании основывается на документированном процессе, появляется возможность тиражировать бизнес.

По данным исследовательской компании GEM, российский бизнес развит слабо. Численность предпринимателей в РФ в несколько раз ниже, чем в государствах-членах БИТРИКС. Активность в коммерческом секторе не превышает 5,75 %. Эксперты считает, что российские предприниматели не владеют навыками построения бизнеса и не используют прогрессивные методики, например, проектный подход и оптимизацию процессов.

Мониторинг предпринимательской деятельности

Основатель проекта «Бизнес-конструктор» Кирилл Куницкий рассказывает, зачем нужны бизнес-процессы:

Что входит в аутсорсинг бизнес-процессов

Аутсорсинг БП — передача организацией непрофильных бизнес-процессов на обслуживание другой компании. Это делается с целью снижения издержек, которое достигается за счет более высокой компетенции подрядчика в переданных ему задачах. Но передача на аутсорсинг не конкретных задач, а полноценных БД — сложный в реализации процесс. Это требует серьезной подготовки, глубокого предварительного анализа при выборе подрядчика и возможной адаптации БД к передаче.

Обратите внимание! В эпоху коронавируса все ищут дополнительные возможности заработка. Удивительно, что альтернативными способами зарабатывать можно гораздо больше, вплоть до миллионов рублей в месяц. Один из наших лучших авторов написал отличную статью про заработок на играх с отзывами людей.

Виды БП

Разновидности бизнес-процессов выделяются в зависимости от того, к какой области работы предприятия они относятся. Выделяют такие БП:

Основные — производство продукции или оказание услуг, продажа товаровуслуг.
Дополнительные — процессы, которые обеспечивают дополнительную ценность, или другая деятельность предприятия, которая приносит доход.
Вспомогательные — обеспечивающие деятельность основную и дополнительную предприятия.

Вспомогательные делятся на следующие подвиды:

Обеспечивающие (бухгалтерия и кадровая служба, закупки сырья, аренда помещений, обслуживание оборудования).
БП управления, включая выработку стратегии, планирование и контроль.
БП развития (обучение сотрудников, внедрение новых технологий и подходов).

Классификация дает понимание, что является основным для предприятия (БП, который приносит прибыль), а что — вспомогательным. Вспомогательные БП можно передать на аутсорс, снизить по ним издержки собственными силами или упразднить.

Классификацию выбирают на основе целей проекта и деятельности компании

Обучение бизнес-процессам и их оптимизации

На должность специалиста по БП работодатели предпочитают брать сотрудника с высшим образованием. В вузах БП и их оптимизации не учат, но желательно экономическое или техническое образование, подготовка в области IT.

Постдипломная подготовка проводится на курсах. Обучение предназначено для младших бизнес-аналитиков, ведущих специалистов, собственников предприятий, программистов и системных аналитиков.

Коллектив авторов Гарвардской бизнес-школы предложили критерии по оценке БП

Обратите внимание! В эпоху коронавируса все ищут дополнительные возможности заработка. Удивительно, что альтернативными способами зарабатывать можно гораздо больше, вплоть до миллионов рублей в месяц. Один из наших лучших авторов написал отличную статью о том, как зарабатывают в игровой индустрии тысячи людей в интернете. Читайте материал с отзывами людей о лучших играх для выигрыша денег.

Курсы по бизнес-процессам

Существуют вводные курсы по управлению БП, на которых слушатели изучают основы процессного подхода, получают навыки описания, анализа и совершенствования БП. Есть краткие интенсивы по внедрению определенного инструмента или узкой теме, программы для продвинутых бизнес-аналитиков, в рамках которых изучается язык программирования Python и различные подходы к проведению бизнес-анализа, длительные курсы, охватывающие широкий круг тем (включая менеджмент, экономику и право. методы исследования в бизнесе).

Большинство курсов для специалистов по БП платные, но есть бесплатные вводные программы. Они подходят для получения базы, но материала, который дается в рамках бесплатных курсов по аналитике БП, недостаточно для трудоустройства.

Платные курсы есть очные и дистанционные. В последнем случае слушатели участвуют в вебинарах или получают доступ к видеоурокам. Средняя стоимость комплексных очных курсов — 50-70 тыс. руб. Обучение длится 9-12 месяцев. Онлайн-курсы стоят 20-40 тыс. руб. и длятся 4-6 месяцев.

Тренинги по управлению бизнес-процессами

Семинары и тренинги могут быть организованы руководством компании для своих сотрудников в рамках повышения квалификации или подготовки к внедрению проектного подхода. Специалист может по собственной инициативе участвовать в тренингах, которые проводятся онлайн-школами и центрами повышения квалификации. Такое обучение длится от одного дня до пары недель. На семинарах обычно рассматривается одна узкоспециализированная или несколько связанных тем.

Такой способ повышения квалификации подходит менеджерам по оптимизации БП, которые уже имеют базовые знания и работают по специальности, но стремятся научиться пользоваться новыми инструментами, изучить альтернативные подходы и получить узкие навыки.

Мария Проненко взяла интервью у коуча и бизнесмена Александра Высоцкого, в котором он рассказал об организации бизнес-процессов на предприятии:

Обучение оптимизации бизнес-процессов: пошаговое руководство

Бизнес-аналитик EPAM Ukraine Ксения Жайворонок поделилась рекомендациями о том, как стать специалистом по оптимизации БП. Она рекомендует изучать теорию в полном объеме, учить английский (чтобы претендовать на позицию Junior, нужно знать иностранный язык на уровне не ниже В1) и улучшать навыки взаимодействия с людьми.

Основные задачи специалиста по бизнес-процессам

Специалист по БП в широком понимании занимается оптимизацией деятельности компании. В обязанности такого сотрудника входит следующее:

изучение внутренних бизнес-процессов компании;
выявление узких мест (недостатков существующей системы);
рекомендация рациональных вариантов решения бизнес-задач;
описание бизнес-процессов и формулировка технических заданий.

В результате работы специалиста по оптимизации бизнес-процессов снижаются издержки и увеличивается доход компании.

Анализ основных бизнес-процессов компании

Менеджер по оптимизации БП проводит качественный и количественный анализ основных и дополнительных БП в организации. Качественный предполагает:

оценку состояния процесса к требованиям и нормативным актам;
анализ ресурсов (ПО, персонала и оборудования);
определение входоввыходов;
применение методики SWOT.

Количественный анализ — определение и измерение конкретных показателей эффективности. Ключевой показатель эффективности должен быть сформулирован для каждой цели, чтобы установить плановое и мониторить фактические результаты.

Data-driven (подход, основанный на анализе данных) становится все популярнее. По данным аналитической компании Analytics Impact Index, компании используют аналитику для принятия решений или опираются на анализ в поиске областей для максимизации прибыли.

Методика описания БП

Есть разработанные методологии и готовые схемы описания, но каждый специалист использует собственный подход. Сооснователь ecommerce-агентства Kislorod Максим Жуков рекомендует простую схему описания БП силами сотрудников компании:

Под каждый процесс выделить рабочую группу — людей, непосредственно участвующих в процессе.
Определить шаги БД и выделить только фундаментальные.
Описать полный, нормальный процесс со всеми возможными вариантами развития события. Все шаги отразить последовательно.
Процесс описывать так, как он выполняется сейчас, но учитывая, что планируется внедрить в ближайшее время.
Детализировать крупные шаги, разбить на подпроцессы. Для каждого подпроцесса разработать и использовать чек-листы, которые нужно выполнить прежде, чем перейти к следующему шагу.
Протестировать процесс и скорректировать при необходимости. Стабильную версию БП презентовать всему коллективу.

Работа над БП не заканчивается после описания. В ходе рабочего процесса участники могут выявить недочеты системы, продолжить обсуждение и совершенствование схемы. В случае если описанием занимается отдельный специалист, а не сами сотрудники, он должен поддерживать обратную связь с участниками БП.

Разработка бизнес-процессов

Разработка БП обычно предшествует внедрению проектного подхода или автоматизированной системы управления. Аналитик формирует ключевые БП, прорабатывает их с руководством или сотрудниками, моделирует и тестирует на практике. После этого результаты разработки можно внедрять с помощью контрольных карт, специализированного ПО, вовлечения сотрудников и других методов.

Выстраивание бизнес-процессов

Выстраивание и управление последовательностью действий в БП и самими процессами предполагает использование алгоритмов, схем. Эта часть работы специалиста по оптимизации бизнес-процессов предполагает обозначение связей между отдельными процессами и выстраивание общей структуры.

Трудоустройство и зарплата

На HeadHunter открыто более 1000 вакансий для специалистов по оптимизации процессов и бизнес-аналитике в России, более половины предложений приходится на столицу. А по данным HR-агрегатора Trud.com, больше всего сотрудников требуется в Республике Татарстан, Ростовской области и в Камчатском крае. Согласно статистике Trud.com, средняя зарплата специалиста по оптимизации БП в целом по России составляет 82 028 руб.мес., в Москве — 99 775 руб., в Санкт-Петербурге — 77 143 руб.

Для трудоустройства потребуется не только образование, опыт и желание работать. От будущего сотрудника HR-менеджер ожидает портфолио с несколькими кейсами. Это значительно повышает шансы на успешное собеседование.

Специалистом по анализу бизнес-процессов не стать за несколько недель, для этого потребуется планомерная работа. Учиться придется постоянно, поэтому уже на старте стоит привыкать обрабатывать большие объемы информации в короткие сроки — это понадобится в работе.

Источник: zarabativaem.com

Оптимизация процессов при участии бизнес-аналитика (Бизнес-Карьера-Психология)

Глобализация и активное распространение цифровых технологий начало диктовать новые возможности для ведения бизнеса. На рынке вроде много квалифицированных специалистов, способных находить новые пути развития компаний, но практика показывает, что уровень психологических, профессиональных компетенций требует внимания.

В частности уделим внимание должности бизнес-аналитик/системный аналитик. Кто же такой бизнес-аналитик и/или системный аналитик? Это специалист, который собирает аналитику и фиксирует, где находится бизнес клиента (по конкретно выделенной теме процесса) и собирает информацию, где и как должно быть (куда мы идем?). Работа всегда идёт совместно с заказчиком.

Обязательно формируется команда, с которой прописывается маршрут, чтобы с минимальными затратами принести максимальную пользу бизнесу. Начиная работу по направлению улучшения процесса нужно понимать, что это системная работа группы. Состав рабочей группы состоит из специалистов разных профессий участвующих в цепочке процесса и/или обеспечивающих работу процесса.

Чтобы принимать эффективные управленческие решения, нужно уметь анализировать данные и извлекать из них смысл. На основе бизнес-аналитики принимаются управленческие решения для своевременных оптимизационных мероприятий.

У каждого подхода по требованиям к оптимизационным процедурам есть свои плюсы и минусы. Если будет вопрос: «с какой скоростью надо менять бизнес-процессы?», то такого универсального ответа — нет.

Ответ будет зависеть от конкретной темы цепочки процессов компании и ситуации внутри компании. Проекты по оптимизации проводятся командами — группами, специально создаваемыми для работы над проектом.

Существуют 2 типа команд: — временные — используются для выполнения проекта по реинжинирингу бизнес-процессов; — постоянные — постоянно решаются любые задачи непрерывного совершенствования. Лидер проекта: член высшего руководства. Несёт ответственность за проект. Принимает важные решения и осуществляет общий контроль.

Назначает исполнительного директора и владельцев процессов. Руководящий комитет (совет): состоит из представителей высшего руководства. Основная цель — определение общей стратегии и контроль выполнения работ по проекту.

Исполнительный директор: оперативный руководитель всех работ по проекту. основные функции — обеспечение работы по каждому проекту (помощь в работе, в т.ч. адаптация и развитие методик и инструментариев) и координация работ по всем одновременно выполняемым работам). Владелец процесса: менеджер высшего звена, отвечающий за обновляемый процесс.

Его задача — привлечение квалифицированной команды процесса и обеспечение нормальных условий для её работы. команда по реинжинирингу: группа специалистов (сотрудники компании, а так же эксперты и разработчики, привлечённые со стороны) для проведения оптимизации определённого процесса). Обязанности участников проекта. В команде могут быть группы: группа моделирования бизнеса: создаёт бизнес-модели существующего бизнеса, нового бизнеса, занимается анализом и оценкой моделей и т.д эксперт по методу: отвечает за используемую методологию, оказывает команде помощь в её применении; группа прототипирования — создаёт компьютерные прототипы для исследования принимаемых решений; группа документирования: занимается документированием моделей бизнеса, обсуждением и проверкой моделей с работниками и клиентами компании, планирует обучение работников компании, партнёров, клиентов новым способам бизнеса; координатор: (группа координации): отвечает за повторное использование созданных моделей в нескольких проектах (управление библиотекой повторного использования); администратор проекта: — отвечает за выполнение текущих планов с учётом стоимости и сроков разработки.

Общий порядок действий по проведению мероприятий улучшения можно обозначить следующий: 1) Перед началом работ по оптимизации (улучшению) надо иметь описания операционных тем процесса (алгоритм/ы работ по существующим в компании бизнес-процессам) — это означает модель «Как есть». Описания должны быть четкими и однозначными. Чаще доходить до уровня на котором по описанию понятна конкретная работа сотрудников (конкретных должностей в цепочке исследуемой темы процесса и цепочки бизнес-процесса в целом).
Объем моделей может быть разным, как по отдельно выделенной операционной теме бизнес-процесса, так и по взаимосвязанной группе тем (чем больше процессов описано в модели, тем глубже и шире можно оценить текущую оптимальность). 2) При оценке оптимальности в первую очередь надо анализировать каждую часть бизнес-процесса, которую выполняет конкретный исполнитель. При оценке данной части пропускаем через фильтр бизнес-аналитики:

какие данные или материалы исполнитель получает на входе?
что является результатом правильного выполнения?
что он с ними делает?
насколько оптимальны его действия, время работы и продолжительность выполнения процедуры?
и т.д.

3) Проанализировав каждую процедуру и выявив явные недостатки (по утверждённым ранее метрикам процесса или их отсутствую) можно оценивать оптимальность управления бизнес-процессом и оптимальность в целом группы процессов.

Результатами оценки оптимальности должны стать выявленные недостатки в процессе и/или группе процессов на основании проанализированных данных аналитики.

4) По выявленным недостаткам надо проработать и разработать к рассмотрению:

предложения по корректировке алгоритма работ или требований к цепочке процесса (участники рабочей группы).
перерисовать схемы с учетом новых требований модели процесса («Как будет» или «Как должно быть»),
пересмотреть состав действий исполнителей и самих исполнителей (там, где это нужно), а самое главное — улучшить и/или упростить средства труда. Улучшение средств труда заключается, конечно, не в разработке экспертных систем (это для реинжиниринга), а в улучшении форм фиксации, хранения и первичной обработки данных, используемых при выполнении конкретной процедуры. Например, при делегировании правил предоставления скидок менеджеру по продажам можно вставить в электронную форму Бланка-Заказа поля, при заполнении которых расчет скидки производится автоматически (программой может быть и обычный Excel).

5) На завершающем шаге надо оценить возможные ухудшения от предлагаемых улучшений в других местах процесса, в том числе и возможное сопротивление сотрудников и причины (психологические факторы).

Том Давенпорт заслуженный профессор менеджмента и IT в Babson College, соучредитель Международного института аналитики. Он возглавляет спонсорские исследовательские программы на темы аналитики, управления знаниями, управления процессами и инноваций. Том Давенпорт выделяет следующие различия между реинжинирингом и оптимизацией (усовершенствованием) бизнес-процессов:

Какие могут быть требования к навыкам бизнес-аналитика:

формулировать гипотезы и проверять их на основании данных (метрик процесса);
эффективно взаимодействовать с предметными аналитиками внутри компании;
интерпретировать и формулировать результаты анализа;
развивать количественное мышление.

Что для этого необходимо развивать и совершенствовать:

Широкий профессиональный кругозор (мультипотенциальность). Знание предметных областей, узкой специфики разных видов и форм деятельности позволяет быстрее погрузиться в тему исследования и говорить с клиентом на одном предметом языке. Так же своевременно «доставать» из головы паттерны решения задач, которые можно переиспользовать в бизнес-анализе (предыдущий опыт работы).

Аналитический склад ума. Умение генерировать разные варианты гипотез решения бизнес-задачи.

Эмпатия. Умение посмотреть на анализируем бизнес проблему многогранно, то есть с разных точек зрения. Это значит выстроить гипотезы потенциальных сложностей, учитывая вопросы и пожелания заказчика. Понять, что чувствуют заказчик и конечный пользователь. Посмотреть на постановку задачи глазами команды: разработчиков, тестировщиков.

Коммуникативные навыки. Если есть сложности общаться с людьми и доносить информацию в понятном и доступном виде, то предварительно эту тему проработать с психологом, что бы исключить казусы коммуникаций.

Аналитиков классифицируют: бизнес-аналитики и системные аналитики.

В целом термин не имеет устойчивой трактовки и в организациях различного класса (научных, исследовательских, коммерческих) он получает несколько различную смысловую нагрузку. В некоторых организациях его понимают как специалиста широкого профиля, способного искать решения нетривиальных, многоаспектных задач, в других — как специалиста по описанию правил организации деятельности (бизнес-аналитика, методолога), в третьих — как технического специалиста высокой квалификации, способного ставить задачу проектно-производственным командам. Считается, что бизнес-аналитики больше общаются с людьми и навыки коммуникативных компетенций очень важны.

Системные аналитики работают больше с документами, и им может быть свойственна интровертность. Практика работы внутри компании и /или консалтинговых структур показывает, что чаще идёт совмещение функций.

Твёрдость и решительность. Способность и желание активно высказываться и по конструктивным и здоровым причинам, и не отступать.

Гибкость. Способность изменяться в связи с изменяющимися условиями или обстоятельствами. Умение «взвешивать» все перед тем, как начать действовать. Уметь обсуждать.

Ассертивность. Целый комплекс важных навыков, которые помогают в рабочей жизни бизнес-среды. Это умение чувствовать себя уверенно вне зависимости от мнения окружающих и при этом быть в гармонии с другими людьми.

Чувство юмора. Способность помечать в явлениях комическую сторону, эмоционально откликается на них.

Источник: www.b17.ru

Оптимизация бизнес-процессов: где учиться, как искать работу, сколько можно заработать

Работодатели ожидают, что специалист по оптимизации бизнес-процессов — это коммуникабельный экономист с техническими знаниями и повышенным уровнем ответственности. Беглый анализ вакансий показывает, что руководство многих компаний пока что не очень понимает, кто такой специалист по управлению процессами, отсюда — разные требования и даже названия должностей.

Зачем нужна оптимизация бизнес-процессов в организации?

Говоря простыми словами, бизнес-процесс (БП) — последовательность действий. Если рассматривать понятие близко к должностной инструкции, определение для которой закреплено в ТК, то бизнес-процесс — такая же инструкция, только предназначенная для нескольких человек, выполняющих конкретную работу. Еще одно отличие состоит в том, что БП описывает конкретные задачи для достижения результата и предъявляет к нему измеримые требования.

Бизнес-процесс не существует без описания — перечисления последовательности действий в графическом или текстовом виде, понятного пошагового руководства. Схема показывает, какие шаги нужно предпринять для выполнения определенной задачи, в каких случаях и к кому обращаться. Готовое описание служит для регламентации действий сотрудников, анализа, оптимизации.

Чем быстрее будут осуществлены первые 4 действия — тем быстрее можно выставить товар на продажу и получить прибыль

Оптимизация необходима, чтобы исключить из БП лишние шаги или объединить похожие этапы, изменить последовательность шагов, раздробить операции, которые требуют наибольшей квалификации исполнителя, автоматизировать части процесса. Оптимизация применяется, если нужно улучшить работу предприятия, усовершенствовать БП.

Классификация бизнес-процессов

БП можно классифицировать по месту расположения в структуре организации на вертикальные, горизонтальные и интегрированные, по отношению к организации — на внутренние бизнес-процессы и внешние, по степени сложности — на моно-процессы, вложенные и связанные. По назначению бизнес-процессы бывают:

основные бизнес-процессы, имеющие стратегическое значение;
обеспечивающие, поддерживающие инфраструктуру предприятия;
управляющие, то есть стратегический менеджмент, контроль качества, распределение финансов;
операционные, которые предпринимаются в ходе производства продукта или услуги.

Типовых проектных моделей практически не существует. Даже для компаний в одной и той же отрасли классификация и описание БП не будут соответствовать.