Бизнес-ассистент — личный помощник руководителя компании. Это не секретарь и не офис-менеджер, хороший ассистент организует ваше время так, что вы не будете никуда опаздывать, запланирует поездки, возьмет на себя все формальности и рутину. Вы будете тратить время только на стратегически важные задачи.
Академия бизнес ассистентов Агентство обучения и подбора ассистентов
Зачем нужен ассистент
Личный ассистент выполняет разные рутинные и часто повторяющиеся задачи руководителя. Делегируйте ему все, с чем он сможет справиться:
- Ведение социальных сетей (Facebook, Вконтакте, Instagram), выгрузку видео на YouTube
- Написание небольших постов
- Фиксирование финансов в проекте
- Поиск, анализ и организацию информации
- Клиентскую поддержку
- Поиск и найм сотрудников
- Поиск фрилансеров: копирайтеров, дизайнеров, таргетологов
- Ведение календаря
- Назначение встреч
- Поиск информации
- Проверку почты
- Наполнение сайта новым контентом
- Email-рассылку
- Бронь билетов и отелей
- Контакты с клиентами
- Мониторинг состояния проекта, организацию процесса в команде
Обязанности ассистентов могут быть разными, но основная функция такого сотрудника одна: разгрузить руководителя, взять на себя рутинные задачи и организационные моменты.
Как выбрать персонального помощника? Функции персонального помощника
Как передавать пароли
Ассистенту будет нужен доступ к вашим соцсетям, электронной почте, сервисам и даже к банковской карте. Полностью доверять сотруднику нестоит, для информационной безопасности и вашего спокойствия, соблюдайте меры предосторожности:
- Попросите ассистента создать бесплатный аккаунт в менеджере паролей LastPass и пригласить вас в этот аккаунт. У сотрудника будет доступ к вашим паролям, но вы в любой момент вы сможете его ограничить.
- Ставьте двойную авторизацию по телефону на всех сервисах, где это возможно.
- В качестве телефона можно использовать бесплатный номер Google Voice, тогда все коды подтверждения будут приходить на ваш компьютер.
- Заведите виртуальную кредитную карту и пополняйте ее по мере необходимости. Такие карты выпускают некоторые банки, еще ее можно оформить на специальных сервисах вроде Privacy.com.
Где найти ассистента
Система такая же, как с другими сотрудниками: пишем привлекательный текст вакансии и размещаем информацию на сайтах-агрегаторах. Подойдут Headhunter, SuperJob и Upwork.
Нужно быть готовым к тому, что придется созваниваться с кандидатами и рассказывать о вакансии и задачах. На телефонном интервью важно понять, сможет ли он быстро учиться новому. Если имеет значение знание иностранного языка, протестировать его. Постарайтесь перед звонком узнать бэкграунд ассистента и понять, какие вопросы ему стоит задать. Если интервью прошло удачно, отправьте тестовое задание и посмотрите на навыки кандидата.
Закрепим
Посчитайте, сколько времени за день вы тратите на операционные задачи: проверить почту, выложить пост в соцсети, договориться о встрече, забронировать билеты, занести показатели в финансовую отчетность. Если простые задачи занимают почти весь день, вы неэффективно используйте свои ресурсы. Подумайте о том, чтобы нанять ассистента: он разгрузит вас, и вы сможете грамотно инвестировать свое время.
Бизнес-ассистент. Кто он? Почему эта профессия в тренде? Интервью с Анной Сосновой.
- Составьте список задач, которые занимают больше всего времени и которые можно легко делегировать.
- Составьте привлекательный текст, выложите вакансию на Headhunter, SuperJob и Upwork.
- Подберите сотрудника, который обладает нужными навыками и быстро учится.
- Не забывайте про информационную безопасность: не передавайте ассистенту пароли от своих соцсетей и банковских карт.
Источник: dasreda.ru
Почему твой бизнес не растет: удаленный личный помощник, как лекарство от рутины
Разбираем 7 основных заблуждений, которые мешают предпринимателям начать делегировать и сфокусироваться на стратегических задачах. Делимся честным опытом, делаем выводы.
Я основатель компании «Help Hunters» и сегодня поделюсь собственным опытом, как пришел к выводу, что удаленный личный помощник — must have для предпринимателя. Мы поговорим о 7 заблуждениях, которые мешают владельцам бизнеса делегировать и сфокусироваться на стратегических задачах.
Статья подходит начинающим предпринимателям, с графиком работы 24/7 и поможет избежать типовой ошибки начинающих бизнесменов — взваливать все на свои плечи. В далеком 2016 году я развивал IT-компанию «Простые интеграции». Мы разрабатывали Landing Page, внедряли CRM-системы, настраивали сквозную аналитику и т.д. Задачи, как стратегические, так и большинство линейных лежали на мне.
Штат сотрудников на тот момент составлял 8 человек, но я постоянно зашивался в ежедневных делах. Я сводил таблицы, настраивал аналитику, фин.отчеты, маркетинг, рекламу. Я вел социальные сети, выставлял счета и акты, искал новых партнеров и нужную информацию в сети. Вместо того, чтобы сосредоточиться на стратегических задачах, 80% времени ежедневно уходило на не большие задачки.
2 дня в неделю регулярно оставался ночевать в офисе. В результате я довел себя до состояния полного изнеможения и со словами: «Черт с этим бизнесом, развалится без меня так развалится, я так больше не могу», собрал вещи и поехал на 2 недели в Москву к давнему знакомому. В то время я жил в Санкт-Петербурге.
Товарищ зарабатывал больше 1 млн. руб. / мес. «чистыми» и я посчитал, что он даст полезный совет, как выбраться из той ямы, в которую угодил. Не буду отягощать, дорогой читатель, подробностями дружественной «терапии», расскажу об 1 совете, который изменил подход к ведению дел и позволил выйти из операционки — НАНЯТЬ УДАЛЕННОГО ПОМОЩНИКА. Тогда я так не считал и придумал достаточное количество ложных убеждений. Не буду отнимать у тебя много времени, я выписал частые, чтобы ты понял насколько заблуждения напрасны.
1. Удаленные сотрудники не эффективны!
Давай договоримся не летать в иллюзиях! Важно понимать, что штатный специалист не всегда будет загружен. Примерно половину своего времени он будет просиживать в интернете, а значит тратить твои деньги впустую. Не веришь? Ежемесячно, к нам обращается от 650 до 900 кандидатов в поиске работы удаленным ассистентом. Из них, согласно нашей внутренней аналитике, 31,1% уже работают в офисе.
А теперь самое интересное, сколько же времени они готовы уделять посторонней работе?
2. Это дорого. Только успешные предприниматели с большим бизнесом могут позволить себе личного помощника
Пеппер Поттс — Лучший ассистент всех времен и народов))
Согласно данным job ресурсов, средняя зарплата офисного ассистента по Москве 40 — 60 тыс. руб., по Санкт-Петербургу 30 — 45 тыс. руб., в провинции 20 — 30 тыс. руб. Так же следует учитывать налоги, оборудование рабочего места и т.д. Будем откровенны, не у всех начинающих бизнесменов хватает денег даже на офис, а уж брать в штат ассистента тем более.
В результате получается замкнутый круг: я найму помощника когда будут деньги, а деньги будут когда рутинные задачи начнут выполняться своевременно по всем фронтам. Сколько же стоят услуги удаленного помощника? Порядок цен складывается из дневной загрузки, необходимых навыков и работы в выходные: — 1-2 часа / день — 10 тыс. руб. — 3-4 часа / день — 15 тыс. руб. — 5-6 часов / день — 20-25 тыс. руб. — Полный день — 30-40 тыс. руб. Вывод:
Всего за 10-15 тыс. руб. / мес. любой предприниматель может делегировать большинство своих рутинных задач на удаленного личного помощника.
3. Кто будет работать за такие копейки? Это не реально
Прежде всего, не стоит судить по себе! Если для тебя 10 тыс. руб. это уже не деньги — отлично, но мы живем в России, где средняя ЗП в регионах это 15 тыс. руб. Поэтому прибавка в 10-15 тыс. руб. выглядит очень солидно. Давай вернемся к нашей статистике, собранной из нескольких тысяч кандидатов.
31,1% — Работаю, ищу подработку 24,9% — Временно безработный 22,6% — Нахожусь в декрете / отпуск по уходу за ребенком 19,5% — Студент, ищу подработку Каждый из этих людей имеет свою квалификацию, определенный опыт и навыки, и готов уделять твоему бизнесу от 2 до 8 часов в день. Только за новогодние праздники нам написало более 50 человек, которые ищут работу, а ты не знаешь как все успевать. Кстати, в настоящий момент моим ассистентом является студент маркетолог, который ежедневно работает по 3-4 часа и делает это великолепно! Влад, привет)) Вывод:
Есть множество квалифицированных специалистов, которые готовы работать за указанные выше деньги. Кто-то живет в провинции, у кого-то много свободного времени, кто-то не может выходить из дома по состоянию здоровья.
4. У меня не так много задач чтобы загружать ассистента постоянно. Чем он будет заниматься, когда закроет все дела?
Для того, чтобы оценить масштаб этого заблуждения, рекомендую тебе взять лист бумаги и выписать все, чем тебе приходилось заниматься за последний месяц. Ты ужаснешься от количества микрозадач. У меня на тот момент получилось порядка 50 штук. Далее, выдели повторяющиеся и объедини в блоки (бухгалтерия, smm, бронирование билетов, поиск поставщиков и т.д.). Получится до 10 блоков. И начни отдавать в работу менее сложные и приоритетные (например найти информацию по поставщикам в интернете, забронировать билет на самолет, отвечать на комментарии в соц.сетях, разместить объявления на Avito, найти адрес ближайшего нотариуса и т.д.) Вывод:
В первые 2 месяца ты закроешь максимальное количество микрозадач, научишься правильному делегированию и высвободишь на себя до 80% времени. Далее сможешь перевести ассистента на 1-2 часа работы в день.
5. Как я могу доверить конфиденциальную информацию по компании незнакомому человеку (доступы к сайту, клиентской базе, бухгалтерии и т.д.)?
В большинстве своем, все сомнительные кандидаты отсеиваются еще на этапах собеседования. Например мы проводим отбор в 8 этапов:
- Скриннинг резюме
- Прохождение теста на определение типа личности «Соционика»
- Заполнение брифинга
- Телефонное интервью с hr специалистом
- Выполнение тестового задания
- 2-ое интервью с будущим руководителем
- 3 тестовых дня с руководителем
- Принятие решения
Как показывает практика, недобросовестные люди сами отсеиваются и просто не доходят до конца. Но не стоит забывать и о стандартных процедурах:
— Позвонить на предыдущее место работы
— Получить ксерокопию паспорта и трудовой книжки
— Проверить на судимости, приводы и долги
— Заключить договор о неразглашении коммерческой тайны
И самое главное, обдуманно давать доступы к рабочим файлам (без возможности копирования и скачивания). А все регистрации в личных кабинетах (рекламные аккаунты и т.д.) создавать на личную почту и уже выдавать доступы.
Вывод:
Действия при найме удаленного сотрудника мало чем отличаются от найма специалиста в штат, а зачастую имеют меньше бумажной волокиты и затрат, если ты понимаешь о чем я))
6. Мой бизнес слишком уникальный. Где я найду квалифицированных специалистов?
У всех «Слишком уникальный бизнес. »))
Нужно трезво оценивать данную должность и объем задач, которые ты можешь возложить на человека. Ассистент — это твои вторые руки, он понимает во всем, но на 10% и лишь помогает тебе быть одновременно в разных местах.
У всех ассистентов свои навыки и опыт, кто-то бог фотошопа, другой продавец от бога, третий круто настраивает таргетированную рекламу, но как не крути — это лишь помощники.
Если тебе нужен профессиональный рекламщик директолог — обратись к профессионалу, заплати 15-50 тыс. руб. и тебе настроят рекламу на должном уровне.
Нужен менеджер по продажам — посади в штат продавана, проработай KPI и систему мотивации — 50-150 тыс. руб.
Сотрудник тендерного отдела — бери в штат человека с большим соответствующим опытом.
Вывод:
Удаленный бизнес-ассистент — это многорукий многоног, который будет выполнять разноплановые задачи (выставить счет, ответить на комментарии в соц.сетях, забронировать столик в ресторане, внести правки на сайт, прозвонить поставщиков и т.д.). Не стоит видеть в нем мессию.
7. Я уже пробовал искать, ничего не получилось. Только время зря потратил. Где такого найти?
Действительно, подобрать хорошего удаленного помощника — задача не из простых.
Если ты решил заняться этим самостоятельно, запасись терпением.
Размести вакансию на hh и добейся большого количества откликов, чтобы было из кого выбирать. Как это сделать мы уже писали в другом нашем посте «Как типовых ошибок при подборе удаленного ассистента»
Также я настоятельно рекомендую пройти тест на определение типа личности и узнать свой социотип. Это поможет тебе понять свои сильные и слабые стороны, как руководителя, а так же понять какой сотрудник тебе идеально подходит по совместимости. Ссылка не тест
Очень часто случается, что сотрудник замечательный, но из-за разных типов личности (всего 16 типов) никак не возможно с ним работать.
Ну и обязательно давай кандидатам тестовое задание, не сложное но разноплановое и понятное об этом тоже есть в нашей статье.
Вывод:
Подобрать удаленного помощника — задача не простая, но решаемая. Мы осуществляем подбор в среднем от 5 рабочих дней, в зависимости от сложности задачи, квалификации специалиста, дневной загрузки и часового пояса.
Подведем итог
— Всего за 10-15 тыс. руб. / мес. любой предприниматель может делегировать большинство своих рутинных задач на удаленного личного помощника.
— Есть множество квалифицированных специалистов, которые готовы работать за сравнительно не большие деньги. Кто-то живет в провинции, у кого-то много свободного времени, кто-то не может выходить из дома по состоянию здоровья.
— В первые 2 месяца можно закрыть максимальное количество микрозадач, научиться правильному делегированию и высвободить на себя до 80% времени. Далее перевести ассистента на 1-2 часа работы в день.
— Работа с удаленными сотрудниками не представляет для бизнеса никакой угрозы и мало чем отличается от найма специалиста в штат, при соблюдении простых правил. А также имеет меньше бумажной волокиты и затрат.
— Удаленный бизнес-ассистент — это многорукий многоног, который будет выполнять разноплановые задачи. Не стоит видеть в нем мессию.
— Подобрать хорошего удаленного помощника — задача не простая, но решаемая. Которая, при правильном подходе, занимает в среднем от 5 рабочих дней, в зависимости от сложности задачи, квалификации специалиста, дневной загрузки и часового пояса.
Обратная связь
Напиши в комментариях есть ли у тебя удаленный помощник и если нет, почему? Очень интересно была ли полезна данная статья и получилось ли у меня развеять самые частые заблуждения))
А если тебе требуется профессиональная помощь в быстром подборе удаленного помощника переходи на наш сайт и оставляй заявку. Удачи!
Источник: spark.ru
Как найти ассистента руководителя и чем он отличается от личного помощника
Делегирование поручений ассистенту позволяет уделять больше времени стратегическим задачам компании или наконец-то высвободить час-другой для личных дел. 3 шага по поиску ассистента руководителя.
Ассистент, или личный помощник, успешно выполняет часть задач, которые отнимают у руководителя бесценное время и отвлекают от более важных вопросов. Востребованность таких специалистов в Екатеринбурге, по данным Авито Работы , за год выросла в три раза. Вакансии ассистентов пользуются спросом и среди соискателей — их интерес к этой должности увеличился более чем в 3,5 раза. Как и где найти личного помощника, на что при этом обратить внимание? Об этом DK.RU рассказала Елизавета Чурина, региональный представитель Авито Работы на Урале.
Бизнес-ассистент или личный помощник: в чем разница
— У руководителя или владельца бизнеса, независимо от масштабов компании, рано или поздно возникает потребность переложить часть обязанностей на плечи помощника. Делегирование простых поручений ассистенту позволяет уделять больше времени стратегическим задачам компании или наконец-то высвободить час-другой для личных дел. Но прежде чем приступать к поискам, руководителю самому нужно четко понять, какие вопросы будет решать помощник и какие задачи ему можно делегировать.
Исходя из описания вакансий бизнес-ассистентов, размещенных на Авито, им поручают планировать рабочий день начальника, вести деловую переписку, участвовать в рабочих совещаниях, готовить документы на подпись и выполнять другие обязанности вплоть до самостоятельного принятия деловых решений.
А персональному помощнику обычно передают личные дела вроде покупки подарков родственникам и коллегам, организации трансфера из аэропорта или бронирования столика в ресторане. Однако и он следит за расписанием шефа и тоже принимает участие в бизнес-процессах.
Чаще руководители предпочитают видеть в качестве помощника настоящую «палочку-выручалочку» — человека, которому можно полностью доверить часть своей жизни, как личной, так и рабочей. Однако лучше сразу четко разграничить эти роли и не поручать бизнес-ассистенту покупку билетов в театр, а личному помощнику — сведение бюджета.
Где подыскать помощника
Вакансию ассистента руководителя, как и любого другого специалиста, можно разместить на сайтах по поиску персонала. Описание должно включать обязательную информацию об условиях работы, обязанностях сотрудника, требованиях к его опыту и навыкам, о зарплатной вилке с учетом премий и других бонусах. Стоит добавить в него подробности о компании и задачах, которые предстоит решать ассистенту.
Если текст будет написан от имени самого директора, он станет более привлекательным, чем шаблонное описание должности. И такую «личную» вакансию можно опубликовать в соцсетях руководителя.
Этот вариант может показаться даже более подходящим, но нужно обязательно учитывать количество подписчиков и их соответствие целевой аудитории. Иначе можно получить тысячи откликов, а релевантной окажется всего десятая часть из них.
Поисками личного ассистента можно заняться и в собственной компании — достойные кандидаты, возможно, уже есть среди действующих сотрудников. Например, если открывается вакансия ассистента, можно рассмотреть сотрудника с позиции секретаря-референта Преимущество такого подхода в том, что помощник будет знаком с деятельностью предприятия и сможет сразу включиться в процесс, не проходя период адаптации.
Еще один вариант — рекомендации коллег из профессионального сообщества. Правда, в этом случае подбор может затянуться, хотя среди рекомендованных специалистов может найтись тот самый, единственный.
Как выбрать одного ассистента из числа многих
После публикации вакансии на job-сервисе придется просмотреть большое количество откликов. Первичный отсев нерелевантных кандидатов помогут осуществить фильтры сервисов, например, конкретный стаж работы, наличие высшего образования или уверенное владение иностранным языком. Сэкономит время наличие сопроводительного письма.
Если кандидат не ограничился шаблонной отпиской, а составил текст непосредственно под указанную вакансию, значит, он действительно заинтересовался должностью, а не откликается на все объявления подряд.
На собеседовании стоит подробнее расспросить кандидата о профессиональных навыках, его достижениях на предыдущих местах, смоделировать проблемные ситуации и узнать, как он будет их решать. Тестовое задание помогает понять, как мыслит потенциальный сотрудник, и выбрать наиболее подходящего по типу личности и мышления.
На этапе индивидуального интервью принимать участие в подборе ассистента должен уже сам руководитель, если он еще раньше не подключился к поиску. Будет ли комфортно работать с помощником, возникнет ли с ним взаимопонимание, легко ли установится определенная степень доверия — это может понять только сам глава компании.
И в завершение несколько слов о заработках личного помощника. По данным аналитиков Авито, в Екатеринбурге медианная зарплата* ассистентов руководителей составляет 30 тыс. руб. В базе сервиса встречаются вакансии и с более высокой оплатой — от 60 до 100 тыс. руб., что, в первую очередь, зависит от навыков и опыта специалиста.
Особенно ценят кандидатов, которые трудились на одном месте по несколько лет, а не меняли работу каждые полгода. От «правой руки» руководителя также ожидают умения работать в режиме многозадачности и готовности быть на связи 24/7.
*Медианная зарплата — сумма, больше и меньше которой получают по 50% работников.
Источник: www.dk.ru
