Лучшие программы для ведения бизнеса

Автоматизировать процессы, качественнее решать бизнес-задачи, быстрее проводить расчеты с сотрудниками и посредниками, минимизировать влияние человеческого фактора там, где это возможно — во всем этом помогают программы для управления бизнесом.

Главное — знать, чего вы хотите добиться и подбирать систему для организации бизнеса с учетом потребностей и возможностей компании.

Мы составили свой ТОП 21 полезных продуктов, которые помогут вашей команде стать эффективнее.

Что такое управление бизнесом

Управление бизнесом – это процесс формирования и распределения ресурсов компании так, чтобы работа была продуктивной, а сам бизнес – конкурентоспособным.

Чтобы этого достичь, стратегия развития должна сочетаться с административной деятельностью и эффективным контролем.

Пока бизнес на начальной стадии развития, управление им не кажется сложным. Вам может хватить и инструментов типа Google Docs и Google Sheets.

Но как только начинается рост, владельцу приходится выбирать: погрузиться в рутину или сделать так, чтобы большинство задач было оцифровано, автоматизировано и стандартизировано. Лишь второй подход к управлению бизнесом позволяет видеть компанию в целом и при этом иметь возможность принимать верные стратегические решения. Именно для этого и требуются системы для управления бизнесом.

Виды продуктов для управления малым бизнесом и не только

Программы и сервисы, которые упрощают работу в команде, используют как руководители и менеджеры, так и рядовые сотрудники. Все виды программ, используемых для таких целей, можно разделить на такие группы.

Таск-менеджеры для бизнеса

Сервисы такого вида используют для создания задач, их приоритезации, делегирования и мониторинга прогресса.

Что они дают:

наглядный обзор задач и подзадач, которые надо выполнить, в виде списка для каждого члена команды;
эффективное планирование рабочего дня;
уведомления о новых заданиях и внесенных в текущие задачи изменениях, скором дедлайне и так далее;
отслеживаниезагруженности команды в целом и каждого из участников;
контроль прогресса по каждой задаче;
анализ эффективности работы над проектом.

Говорить о недостатках такого типа программ в целом не совсем корректно, потому что чаще всего проблемы могут быть с каким-либо конкретным продуктом или функцией. Иногда члены команды в начале работы с этим инструментом недовольны тем, что на ознакомление нужно тратить время.

Файловые менеджеры для управления бизнесом

Значительную часть рабочего дня сотрудники тратят на поиск информации. Чтобы упростить процесс и рациональнее использовать время, внедряют такие сервисы.

Эти продукты и сервисы позволяют:

организовать хранение текстовых документов, видео-, аудиофайлов и других данных таким образом, чтобы их легко находил даже новичок, пришедший в команду;
работать с документами – создавать, изменять, редактировать, оставлять комментарии, конвертировать их в разные форматы;
выполнять резервное копирование данных, восстановление;
пересылать файлы, архивировать и удалять их.

Одно из главных достоинств таких программ для бизнеса – совместный доступ к файлам. Это особенно актуально в условиях удаленной работы. Что касается недостатков, то основным является то, что такие продукты почти не выполняют других функций.

Программы для тайм-менеджмента в бизнесе

Фраза о том, что время – деньги, давно стала аксиомой. Соответственно, популярность тайм-трекеров только растет.

Что они умеют:

фиксировать время, которое сотрудники тратят на работу над разными задачами и проектами, как типовыми, так и нестандартными, в дальнейшем это помогает планировать рабочий процесс и нагрузку для каждого сотрудника;
оптимизировать работу, отслеживая самые затратные по времени процессы, чтобы усовершенствовать их или, если это оправдано, делегировать;
автоматизировать часть работы с финансами, например, выплачивать заработную плату людям, работающим по почасовой оплате, с учетом затраченного ими времени; эти же данные можно использовать и для выставления счетов клиентам, с которыми работа ведется на основе оплаты за фактически отработанное время.

Возможно, в начале пользования такими программами сотрудники будут несколько саботировать нововведения. Кроме того, не все легко привыкают к тому, что таймер нужно запускать и выключать.

Трекеры прогресса

Системы такого вида отслеживают выполненные задачи как по проектам или сотрудникам, так и по команде в целом. Так руководитель видит, укладывается ли команда в плановые сроки или отстает от них.

Что делают такие программы:

собирают данные о статусе задач;
строят на их основе диаграммы для отображения общего прогресса проекта.

Найти трекеры прогресса в чистом виде достаточно сложно, чаще они встроены в системы для управления проектами.

Среди недостатков такого инструмента можно отметить, что их не так просто настроить. Если этот шаг выполнен не идеально, трекеры прогресса покажут ложные данные.

Программы для работы с финансами

Такие системы для бизнеса используют, чтобы мониторить транзакции и анализировать текущее положение дел.

Обычно функционал таких программ позволяет:

отслеживать расходы, доходы, вести учет активов, остатков по счетам и показывать полную картину финансового состояния бизнеса;
создавать отчетность, подавать налоговые декларации;
выставлять счета, показывать задолженность;
вести табели учета рабочего времени и начислять зарплату;
проводить инвентаризацию.

Выбирая решение для работы с финансами, учитывайте сферу своей деятельности. Например, для магазинов существуют продукты, которые без проблем интегрируются с системами учета продаж. Чтобы не столкнуться с недостатками таких продуктов, стоит сначала протестировать их и уточнить у техподдержки, подойдет ли система именно вашей компании. Для этого нужно подробно описать специфику вашей деятельности и приложения, которыми вы уже пользуетесь и планируете синхронизировать их с новым продуктом.

CRM-системы

CRM (customer relationship management) – это системы для управления взаимоотношениями с клиентами.

собирать и упорядочивать информацию обо всех клиентах, например, историю их покупок;
хранить контакты и историю общения с менеджерами по продажам, консультантами, службой поддержки;
показывать путь от первого контакта с клиентом до сделки;
информировать менеджеров о задачах, которые надо выполнить в ближайшее время, например, перезвонить по пропущенному звонку.

CRM нужны как отделу продаж, так и маркетологам. Данные, которые систематизируют эти системы, нужны, чтобы анализировать клиентов, сегментировать их, отслеживать эффективность акций, совершенствовать воронки продаж.

Цена качественной CRM редко бывает низкой, поэтому нужно заранее рассчитать, будет ли такое нововведение рациональным вложением денег.

Продукты для совместной работы

Такие продукты и решения для управления бизнесом могут объединять в себе сразу несколько инструментов:

тайм-трекер;
таск-менеджер;
систему для обмена файлами;
сервис для финансовых операций;
CRM;
модуль для работы с персоналом;
инструменты для коммуникации между членами команды и др.

Обычно такие многофункциональные системы стоят дороже более простых программ, поэтому во время миграции на подобные сервисы стоит объективно оценить финансовые возможности компании.

Как выбрать нужный продукт

В чистом виде сервисы каждого из видов встречается не так уж часто. Это обусловлено тем, что разработчики создают продукты под требования рынка и чаще всего компании ищут многофункциональные инструменты бизнес-менеджмента.

Очевидно, что команде проще использовать один продукт, который решит несколько задач, чем устанавливать несколько программ, разбираться в каждой из них, а потом тратить время на то, чтобы объединить информацию, полученную из разных источников, проанализировать ее и сделать выводы.

В связи с этим, например, программы для тайм-менеджмента могут иметь чаты для общения команды между собой, инструменты для повышения эффективности работы (техники типа Pomodoro, Forest), сохранять данные за предыдущие периоды. А таск-трекеры часто позволяют не только создавать задачи и подзадачи, но и прикреплять файлы, получать уведомления о дедлайнах и отслеживать, сколько времени занимают те или иные виды работы.

Для малого бизнеса может быть достаточно и самых простых инструментов, но по мере роста и масштабирования, скорее всего, придется искать более функциональные варианты.

Поэтому часто самый рациональный вариант выглядит так:

составить список потребностей в продуктах «на сегодня»;
продумать, в каком направлении вы будете развиваться, составить хотя бы приблизительный стратегический план;
представить, какие инструменты понадобятся на каждом из этапов масштабирования;
изучить, какой многофункциональный сервис представлен на рынке с учетом ваших базовых потребностей и перспективных планов;
подписаться на тестовые версии приглянувшихся продуктов и выбрать тот, который больше всего понравился руководителю и команде.

При этом надо понимать: если изначально вы пользуетесь какими-то совсем простыми сервисами, то со временем их функционала станет недостаточно. И чем быстрее вы развиваетесь, тем скорее наступит этот момент. А перенести данные с одной платформы на другую так, чтобы ничего не потерять, не всегда просто.

Поэтому гораздо логичнее купить базовый тариф многофункциональной системы, а затем, по мере роста компании, апгрейдить его. Таким образом вы:

сэкономите время на изучение новых сервисов и адаптацию команды работы с ними;
избавитесь от риска утратить важные данные в процессе миграции между системами.

ТОП 21 продуктов для вашего бизнеса

Таск-менеджеры

Trello

Платформы
Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Особенности
Удобный инструмент для управления проектами. В нем есть:

Канбан-доски для работы с задачами;
инструменты для командного брейншторминга;
интеграции с другими сервисами.

Это оптимальный для многих таск-менеджер и канал общения между членами команды. Его можно применять для отслеживания прогресса по задачам, тайм-трекер.

Недостатки

С ростом количества задач доски, по мнению некоторых пользователей, становятся неудобными для просмотра. Кроме того, в отзывах о сервисе есть пожелания к разработчикам усовершенствовать функции работы со счетами и отслеживания времени.

Тарифы

Если платить за продукт каждый месяц, то цена стартует от $6. При оплате на год пользование Trello обойдется вам в $5-$17,5 за пользователя в месяц.

Чтобы понять, какой тариф вам нужен, стоит подключить бесплатный тестовый период. На это время дается доступ к премиум-версии, то есть можно опробовать все функции, и решить, все ли они нужны именно вам.

Так, в стандартном тарифе сильно ограничены возможности аналитики и создания отчетов. Если они вам нужны, стоит подключить премиальный тариф, в котором, к тому же, есть функции объединения досок в коллекции, администрирования команд.

Существует и бесплатная версия продукта, она подойдет скорее для совсем небольших команд с минимумом задач. В ней нет календаря, хронологии проектов.

Источник: worksection.com

Топ-5 программ для управленческого учета

Половина успеха при построении эффективного менеджмента в компании в использовании удобной программы для управленческого учета. Хороший софт помогает снизить время на ведение бухгалтерии, собирать отчеты по показателям и анализировать состояние бизнеса. Он становится помощником не только для руководителя, но и для подчиненных, потому что рядовые сотрудники тоже найдут пользу в таких программах, в частности им будет проще вносить информацию о сделках, продажах, полученной прибыли и расходах.

Зачем нужны программы для финансового и управленческого учета

Ведение управленческого учета в организации требуется для того, чтобы руководитель в любой момент мог точно знать, в каком состоянии финансовые дела компании. Управленческий учет дает возможность ответить на вопросы:

Какова прибыль и доход компании?
Какую сумму можно взять из оборота, чтобы это не навредило организации?
Ожидает ли фирму кассовый разрыв?
Какова общая рентабельность предприятия?
Насколько перспективно инвестирование в расширение бизнеса?
В какой области расходы превышают запланированные издержки?
Как оптимизировать расходы?

Таблица для расчета финансовых показателей

Собрали важнейшие показатели эффективности бизнеса в одной таблице с пояснениями и готовыми формулами.

Обычно для управленческого учета берутся те же данные, что и для бухучета, но бухгалтерия дает ретроспективный взгляд на финансовую ситуацию предприятия. Это подходит для налоговой службы и ПФР, но не годится для внутреннего документооборота. Если нужно получить свежие данные о компании, намного удобнее сформировать отчет о движении денежных средств в программе для ведения управленческого учета на предприятии. Использование специализированного софта:

упрощает документооборот внутри компании;
экономит время сотрудников;
позволяет формировать отчеты в нужном формате;
дает увидеть актуальную финансовую ситуацию предприятия в режиме онлайн.

Ниже предложим вам Топ-5 лучших управленческих программ, их характеристики и преимущества.

Аспро.Cloud

Программа Аспро.Cloud предлагает полный функционал для ведения управленческого и финансового учета предприятия. Сервис хорошо интегрируется с программами по ведению бухгалтерского учета, а также с ведущими банками. Что позволяет система:

предотвратить возможные кассовые разрывы;
определить права доступа для безопасности данных;
прекратить работу со множеством таблиц и файлов;
быстро формировать отчетность;
контролировать все денежные средства в одном приложении, сделать финансовый оборот прозрачным;
упростить работу со счетами, актами и коммерческими предложениями;
определить точки роста бизнеса и проблемные стороны;
хранить всю финансовую информацию о компании в одном месте.

Пользователей приятно удивит понятный русскоязычный интерфейс, доступная стоимость в нескольких ценовых сегментах, а также помощь во внедрении управленческого учета от специалистов компании.

Система управленческого учета Аспро.Cloud

Каждому покупателю программы для управленческого учета бесплатно предлагается консультация, на которой можно подробно обсудить все нюансы внедрения софта. Специалисты компании Аспро.Cloud настроят шаблоны счетов и актов, отчетов о движении денежных средств, а также введут все данные о вашей организации в софт. Таким образом, Аспро.Cloud полностью организует управленческий и финансовый учет на вашем предприятии. Программа подходит как для крупных компаний, так и для небольших организаций.

Отдельный плюс в том, что помимо финансового учета, в системе есть и другие модули. В Аспро.Cloud есть также CRM и инструменты управления проектами. Благодаря этому, система может заменить сразу несколько сервисов и стать единым рабочим пространством для всей компании.

Узнать больше об Аспро.Cloud

Финансы+

Это приложение по управленческому учету специально разработано для СRM-системы Битрикс24, что дает максимальную интеграцию с ней. Софт подходит для сквозной аналитики, а также для полноценного ведения бухучета как в связке с 1С, так и без нее.

Задачи, которые можно решить с Финансы+:

учет доходов и расходов;
финансовое планирование, бюджетирование доходов;
учет наличности и инкассация, если клиенты платят наличными;
встроенные аналитические дашборды позволяют следить за финансовыми показателями в динамике;
интеграция с системами эквайринга.

Несомненный плюс программы в том, что она может быть установлена как в облаке, так и на сервере.

Adesk

Софт для управленческого учета Adesk больше подходит для малого и среднего бизнеса, самозанятых, индивидуальных предпринимателей, чем для крупных предприятий. Отличительные черты:

понятный интерфейс и возможность презентовать данные в нескольких видах: диаграммы, таблицы, календарь;
интеграция с разными банками, а также с программами для бухучета и несколькими CRM;
выгрузка данных из таблиц Excel и выписок 1С.

Mr.Doc

Это облачная система, которая подходит для торговли и складского учета. Причем она одинаково эффективна как для интернет-магазинов, таки для розничных точек. Сервис подходит не только для управления финансами, его стоит использовать как комплексную программу для бизнеса. Возможности:

оформление документов для закупок;
большой ассортимент инструментов для ценообразования;
контроль денежных средств по нескольким счетам и кассам;
регулярное обновление печатных форм установленного образца;
формирование документов для продаж: договор, счет на оплату, накладные по заказу;
складской учет;
обмен данными с 1С и другими программами.

Planior

Planior — простое приложение для управленческого учета. Оно совмещает в себе стандартный функционал программы для планирования бюджета с интерактивной обучающей инструкцей и готовыми шаблонами. Таким образом, это не просто софт, а целая система, которая учит руководителя и помогает вести управленческий учет наиболее эффективно.

готовый набор бюджетов, статей и KPI — это очень важно новичку, потому что он видит показатели, с которыми работают в реальном бизнесе;
удобные инструменты анализа и прогнозирования;
интеграция с банками;
мультивалютность;
совместная работа нескольких сотрудников в команде.

Все представленные программы для управленческого учета имеют широкий функционал и возможность интеграции с внешними сервисами и документами. Выбирайте наиболее удобный софт под запросы вашей компании!

Источник: aspro.cloud