В компании, нацеленной на успех, корпоративные мероприятия давно перестали быть самодеятельностью или обычным застольем. Как организовать корпоративное мероприятие, чтобы оно стало шагом на пути к развитию и процветанию?
Постановка цели
Каждый корпоратив должен работать на одну или несколько особенно актуальных целей:
— нацеленность на результат;
— формирование корпоративной культуры;
— формирование положительного образа компании в умах собственных сотрудников, партнёров, вышестоящего руководства (для отраслевых подразделений, филиалов);
— реклама, продвижение продукции;
— получение важных навыков, знаний;
— постановка целей и задач по развитию.
Чтобы правильно определить цель, нужно хорошо понимать, что именно в данный конкретный момент важно для компании или коллектива. Потому над целью работает руководство совместно с HR-менеджером, маркетологами, аналитиками.
Когда насущные проблемы определены, выбирается организатор корпоративных мероприятий — из работников или сторонний.
Стоит отметить, что организация мероприятия собственными связана с определенными рисками. Даже на обычном празднике гостям бывает скучно, они ссорятся, могут позволить себе выпить лишнего, приглашённые собираются в отдельные группы. Корпоратив же может превратиться во встречу, которая не объединит, а разделит коллектив, между коллегами возникнет напряженность, у сотрудников сформируется отрицательное отношения друг к другу и к компании в целом.
Важно! По исследованию портала HeadHunter, около 22% (!) работников ненавидят корпоративы. Как выяснилось, у 20% из этих 22% корпоративы проводят сотрудники компаний, у 19 % — за счёт нерабочего времени или выходного.
Стоит ли так рисковать, или лучше пригласить того, кто не даст заскучать гостям, составит развлекательную программу в соответствии с разными интересами и не допустит негатива на торжестве?
Важно! Ни одна цель мероприятия не будет достигнута, если вы проводите его в выходной или после трудового дня. Исключение — туристические походы, совместные поездки, но только по искреннему желанию сотрудников.
В зависимости от цели выбирается форма корпоративного мероприятия, круг приглашённых, ответственные, выделяются средства на проведение.
Организатор корпоративного мероприятия — как выбрать достойного
Все без исключения event-агентства рекламируют себя как непревзойдённых мастеров по организации праздников. Чтобы не ошибиться в выборе, обращайте внимание на следующие моменты:
- возраст компании: безусловно, иногда возраст приходит без опыта, но в условиях жёсткой конкуренции плохая компания просто не выживет;
- рекомендации, портфолио: отлично, если вы сможете побеседовать с одним-двумя клиентами компании, а не просто прочитать отзывы на сайте. О многом говорит и портфолио — с фотографиями, кратким описанием сценариев. Показателен сайт: если потенциальный организатор рассказывает о разных сторонах подготовки корпоративных мероприятий, нюансах, максимально полно освещает тему, это свидетельствует о серьёзности агентства;
- лицензия: она необходима, если агентство предоставляет транспорт (транспортная), организует питание, аттракционы, тренинги и другие мероприятия, проведение которых связано с обеспечением безопасности участников;
- прайс-лист: доверие вызывает компания, которая не скрывает цены на услуги. Разумеется, в зависимости от сценария и других моментов праздника, цены могут варьироваться — в пределах разумного.
Важно! При заключении договора с агентством максимально подробно пропишите все пункты сотрудничества, область ответственности и, по возможности, действия на случай форс-мажора.
Как цель определяет форму корпоративного мероприятия
В принципе, любую форму можно адаптировать под цель. Но есть наиболее выгодные сочетания.
Какие корпоративные мероприятия можно провести, руководствуясь той или иной целью?
- объединению команды, коллектива отлично служат, кроме тимбилдинга, юбилейные корпоративы, события, приуроченные к государственным и корпоративным праздникам — 23 Февраля, 8 Марта, Новому году, а также совместные походы, выезды на природу, квесты, тематические вечеринки и т. д.;
- нацеленности на результат, формированию корпоративной культуры способствуют торжественные конференции/собрания, проведённые в живом, неформальном стиле — с подведением итогов и рассказом о работниках, внёсших особый вклад в успех компании, музыкальными номерами, вручением ценных брендированных подарков, приглашением членов семей сотрудников;
- положительный имидж компании успешно создают форумы, промоакции, презентации, юбилейные встречи с участием партнёров, руководства, клиентов — они же работают и на рекламу;
- обучение команды, развитие необходимых навыков происходит во время тренингов, семинаров.
Подготовка корпоративных мероприятий
Создание концепции
Концепция — это внешнее оформление праздника, события, которое продиктует его программу.
Опытные тренеры, организаторы рекомендуют проводить корпоративы по тематическим/сюжетным сценариям, например — «Оскар», Come back to the USSR, Бал (тут возможно множество вариантов), национальная вечеринка, «Пионерский лагерь», Карнавал, Дискотека (80-х, 90-х…), по мотивам телепередач, любимых/популярных фильмов и т. д.
Важно! Чтобы учесть интересы максимального количества работников, можно провести анкетирование. Если результаты будут слишком разобщены, можно построить новую концепцию с учётом предпочтений больших групп.
Написание сценария
Когда концепция одобрена и разработана, пишут сценарий или адаптируют готовый. Этим занимаются работники event-агентства, но с обязательным (!) участием HR-менеджера или другого человека, хорошо знающего коллектив.
Важно! В сценарии нужно задействовать максимальное количество приглашённых, учитывая их интересы, возраст, физические возможности. И обязательно — руководство разного звена, если вы хотите действительно сплотить коллектив.
Не стоит опасаться, что топ-менеджеры в костюмах снежинок или зайчиков потеряют свой авторитет: если они настоящие профессионалы, строгие, но справедливые руководители, их авторитет только возрастёт. А если упадёт — руководству впору задуматься о профессиональных качествах менеджера.
Выбор места
На него влияет множество факторов — статус, бюджет, количество приглашённых, сезон, задачи.
Кроме традиционных банкетных залов, ресторанов, ночных клубов и развлекательных центров, можно выбрать оригинальные места — производственные цеха, заброшенные здания (при возможности их использования и соответствующей концепции), скалодромы, поля для пейнтбола и лазертага и т. п.
Если вы останавливаетесь на закрытом помещении (ресторане, клубе), нужно убедиться, что:
- все приглашённые с комфортом смогут расположиться в зале;
- заведение имеет презентабельный вид;
- есть гардероб, туалетные комнаты, они хорошо обслуживаются и удобны;
- есть свето-музыкальное оборудование или можно его оперативно подключить (своё или арендованное);
- есть танцпол;
- заведение охраняется, оборудовано видеокамерами;
- к заведению удобно добираться общественным транспортом, а для личных авто есть стоянка.
Выбор меню
Меню, как и место, зависит от бюджета, а также от формы мероприятия.
- Коктейльный стол уместен на презентациях, торжественных церемониях (перед их началом или в конце);
- Фуршет организуют при большом количестве гостей с развёрнутой культурной, торжественной программой. Часто это рекламные акции, собрания-подведения итогов, юбилеи и т. д.;
- Банкет предусматривает торжественную сервировку и подходит для статусных мероприятий или, напротив, «семейных» (банкет в упрощённом виде);
- Барбекю подходит для мероприятий на свежем воздухе — в парках, садах, на летних террасах. Само приготовление блюд может стать частью шоу.
Важно! При планировании меню нужно учитывать, что на одного приглашённого требуется примерно один килограмм еды. Еда должна поступать в зал (на площадку) не одномоментно, а порциями, чтобы в самом начале угощение не было съедено подчистую.
При проведении банкета на одного человека потребуется:
- мясного ассорти – 100 гр.;
- рыбного ассорти – 100 гр.;
- салатов — 300 гр.;
- маринадов – 70 гр.;
- горячих закусок – 100 гр.;
- горячего – 200-300 гр.;
- десертов – 70-100 гр.;
- фруктов — 200-300 гр.;
- напитков: водки – 100 гр., шампанского – 150 гр., вина красного – 250 гр., вина белого — 150 гр., сока — 0,3 л, минеральной воды – 0,3 л.
Приглашение на праздник
Даже если у вас не будет гостей «со стороны», необходимо заранее — за 1 – 2 недели — пригласить своих работников. Они смогут спланировать своё время и «нагуляют» настроение.
Важно! Чтобы заинтересовать сотрудников, клиентов, партнёров, анонсируйте мероприятие — объявите его концепцию, некоторые моменты программы. Хороший образец для этого — цирковые и театральные афиши.
Подарки
Подарки необходимы при проведении большинства мероприятий, даже просто как знак уважения руководства к своим сотрудникам. Поэтому следует заранее, задолго до события, приобрести сувениры для конкурсов, партнёров, именные — в связи с событием или юбилеем.
Важно! Если на подарок будет нанесён логотип компании, его можно оформить по статье расходы на рекламу, и таким образом уменьшить налоговую базу. Однако стоимость подарка в этом случае не должна превышать 4 тысяч рублей.
Как проводить корпоративные мероприятия большого формата — форумы, конференции, выставки и подобные
В случае организации таких событий необходимо обратиться к профессиональному организатору корпоративных мероприятий.
Тут как никогда верна пословица «Скупой платит дважды». Вы не сможете самостоятельно провести на высоком уровне столь статусное мероприятие, а потому компания однозначно проиграет — и в имидже, и в популярности, и в прибыли.
Чем заканчивается корпоративное мероприятие
Отчётами, учётами, обратной связью с коллективом. Последняя обязательна, так как поможет избежать ошибок в дальнейшем и покажет, насколько достигнута поставленная цель.
Не факт, что самый лучший день — тот, когда ты разрезаешь ленточку и задуваешь свечи. Иногда самый лучший — тот, который несет с собой вызов, ставит перед тобой вопрос выбора: куда идти, с кем и что делать или не делать. Алексей Крылов, UTS Group
Контактная информация
Все материалы данного сайта являются объектами авторского права (в том числе дизайн). Запрещается копирование, распространение (в том числе путем копирования на другие сайты и ресурсы в сети «Интернет») или иное использование объектов и информации любым образом и на любом языке без предварительного согласия правообладателя.
Сетевое издание Электронный журнал “Buying Business Travel Russia” зарегистрирован Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций, Свидетельство о регистрации СМИ Эл№ ФС77-59734 от 30.10.2014 г.
Источник: buyingbusinesstravel.com.ru
Актуальность деловых мероприятий
Грамотно спланированная коммуникация всегда способствует приближению к поставленным целям. В мире бизнеса невозможно быть успешным и жить изолированно от потенциальных и реальных партнеров или клиентов. Часто одна встреча позволяет решить ряд ключевых задач и вывести компанию на принципиально новый уровень.
Однако чтобы эти позитивные изменения произошли, нередко нужно приложить немало усилий, а порой – и вложить немало средств. Ускорить многие процессы и обеспечить качественные изменения в деятельности организации без неоправданных финансовых вложений помогают деловые мероприятия. Ведь именно они ориентированы на создание возможности встречи с нужными людьми в нужное время.
Цели и задачи проведения
Деловые мероприятия организуют для решения самых разных задач и приближения к самым разноплановым ориентирам. Наиболее часто такие бизнес-коммуникации проводятся для достижения следующих целей:
- ривлечение клиентов;
- формирование заинтересованности в сотрудничестве у потенциальных партнеров;
- создание и поддержание положительного имиджа компании;
- обеспечение успешного вывода на рынок нового продукта;
- увеличение узнаваемости торговой марки.
Задачи, которые должны быть реализованы в процессе деловых мероприятий, обычно детализируют процесс по достижению цели. Один из примеров такой конкретизации приведен на схеме.
- Концентрация внимания на одном объекте (компания, продукт) за счет роли ведущего спикера.
- Донесение информации в виде монолога.
- Отсутствие необходимости в предоставлении посетителям информации в формате обучения.
Презентация
- Участие в мероприятии на равных правах с другими спикерами.
- Заинтересованность в диалоге и обмене мнениями.
- Отсутствие необходимости в обучении присутствующих.
Конференция
- Сконцентрированность на ключевом объекте за счет наличия ведущего спикера.
- Ориентация на монолог с элементами диалога (вопросы для активизации внимания типа приведения примеров из жизни и др.).
- Нацеленность на детализированное (в рамках заданной темы) изложение материала в формате тренингов, ролевых игр, бизнес-кейсов и т. д.
Семинар
- Отсутствие ведущего спикера.
- Ориентация на обмен знаниями и опытом.
- Отсутствие четкой цели по явному обучению участников, но заинтересованность в продуктивной передаче знаний, умений и навыков косвенными методами типа мастер-класса и др.
Форум
Этапы организации
Детальный план мероприятия необходимо разрабатывать и реализовывать после формулирования целей его проведения и понимания глобальной концепции. В основном подготовка любого мероприятия включает в себя такие стадии:
1. Постановка цели.
2. Согласование бюджета.
3. Разработка идеи и концепции мероприятия.
4. Подготовка плана.
5. Составление графика работ и распределение зон ответственности между представителями компании-организатора.
6. Информирование о запланированном мероприятии.
7. Проведение организационно-подготовительных работ в зависимости от типа мероприятия, целей, продолжительности, бюджета и количества участников (подбор помещения, определение времени проведения, отбор приглашенных и спикеров, продумывание развлекательной программы, организация кофе-брейков и фуршетов, обеспечение безопасности и т. д.).
8. Работа с потенциальными участниками (отправление приглашений, получение подтверждения участия, уточнение условий приезда и проживания и др.).
9. Техническая подготовка помещения (украшение зала, доставка необходимого оборудования и материалов, по возможности устранение факторов, препятствующих продуктивной коммуникации).
10. Обеспечение приезда участников (организация трансфера, размещения и регистрации участников).
Ключевые нюансы подготовки
Вопрос качественной подготовки к деловому мероприятию заслуживает освещения в отдельной статье. Именно от правильности выполнения подготовительных работ в большой мере зависит результативность всей бизнес-коммуникации. Универсальных советов по проведению любого делового мероприятия нет. Однако есть несколько правил, которые целесообразно соблюдать. Для достижения максимального эффекта важно:
- Создавать концепцию интересного целевой аудитории мероприятия (анонсировать доклады авторитетных спикеров, продумать систему поощрения участников предоставления скидки или обнародования эксклюзивной информации).
- Своевременно оповещать о событии (имеет смысл привлечь внимание к мероприятию всеми доступными средствами на этапе подготовки и обеспечить донесение до целевой аудитории его результатов с правильной расстановкой акцентов).
- Подбирать соответствующее формату помещение (целесообразно найти зал с подходящей площадью, планировкой, акустическими особенностями).
- Вкладывать средства в продвижение торговой марки (оформить интерьер в корпоративном стиле, разместить брендированные промо стойки с тематическим материалом, раздать сувенирную продукцию с корпоративной символикой).
- Правильно выбирать время проведения (необходимо учесть время проведения других мероприятий аналогичного формата, объективно оценить продолжительность запланированного события, подобрать оптимальное расписание мероприятия с учетом времени приезда и отъезда большинства участников).
- Обеспечивать достойные технические условия для проведения мероприятия (стоит завезти нужное оборудование, проверить его работоспособность в конкретном помещении, продумать систему идентификации участников с целью предотвращения присутствия на мероприятии посторонних).
- Качественно администрировать мероприятие (нужно проследить за соблюдением регламента и формата мероприятия, обеспечить безопасность участников, организовать необходимые перерывы для кофе-брейков и перемещений).
Источник: advertiset.ru