Методы постановки задач в бизнесе

Когда задачи не выполняются, виноват часто не только тот, кто их делал, но и тот, кто ставил. Ведь от правильной постановки напрямую зависит качество и эффективность выполнения. Не приложили инструкций, не объяснили целей и ожидаемых результатов, не дали инструментов – вот у сотрудника или подрядчика и не получилось сделать все, как нужно.

Сложность еще и в том, что часто с позиции постановщика сложно оценить, какая именно информация, данные и инструменты нужны исполнителю. Первому кажется, что все очевидно, а для второго это не так. Чтобы этого избежать, можно использовать методы постановки задач, которые помогают разложить все по полочкам, не упустить ничего важного и повысить шансы на успех. В статье рассмотрим 5 таких методов с примерами.

SMART

Один из самых популярных подходов, который позволяет собрать воедино всю необходимую информацию и сформулировать задачу максимально четко и понятно. Изначально использовался для постановки целей, но подходит и для задач.

SMART методика постановка целей

Буквы аббревиатуры обозначают критерии правильно поставленной задачи:

• Specific – конкретная;
• Measurable – измеримая;
• Achievable – достижимая;
• Relevant – значимая;
• Time bound – ограниченная во времени.

Пример. Допустим, заказчику нужно получить больше трафика из контекстной рекламы в высокий сезон – с июня по август. Для этого он ставит задачу исполнителю – подрядчику по контекстной рекламе. Чтобы она соответствовала SMART-критериям, ее можно сформулировать так:

Увеличить трафик с контекстной рекламы на 20% к 1.06.2020 за счет запуска РСЯ, Google Ads и YouTube.

В такой формулировке задача:

• конкретная – показывает, какой нужно получить результат и каким способом;
• измеримая – указан процент, на который нужно увеличить трафик;
• достижимая – учитывая, что РСЯ, Google Ads и YouTube еще даже не запускали;
• значимая – компании важно получить больше трафика в сезон, чтобы максимизировать прибыль;
• ограниченная во времени – указан срок.

TOTE

Модель ориентирована на постановку задач программистам, так как работает по принципам алгоритма, но и для взаимодействия с сотрудниками и подрядчиками других специальностей тоже подойдет. Особенно полезна для работы с новичками, так как раскладывает задачу и процесс работы над ней по полочкам.

В отличие от метода SMART, здесь буквы аббревиатуры обозначают не критерии, а главы ТЗ и отчасти этапы работы над задачей:

• Test1 – какой результат нужно получить или что конкретно сделать;
• Operation – какие действия нужно выполнить, чтобы получить результат;
• Test2 – как мы поймем, что двигаемся к результату;
• Exit – как мы поймем, что достигли результата.

Такой подход помогает исполнителю лучше понять задачу, потому что показывает, как достигнуть результата и убедиться, что получили именно то, что нужно.

4 формата постановки задач сотрудникам

Пример. Специалист по контекстной рекламе взял в помощники новичка и решил начать практику с самого простого, например с составления объявлений. Такая задача, поставленная по TOTE, может выглядеть так:

Подготовить объявления для рекламной кампании Ателье

T1: Нужно составить объявления в соответствии с согласованной с клиентом концепцией (в файле) по шаблону (прилагаю) и нашим правилам (в чек-листе). Объявления должны содержать по два заголовка, тексты, быстрые и отображаемые ссылки.

O: Чек-лист задачи:

1.

Изучить концепцию и чек-лист по созданию объявлений;

2. Скопировать в шаблон ключевые фразы и заполнить все поля для каждой;

3. Проверить объявление по чек-листу и на соответствие ограничениям Директа;

4. Согласовать результат.

T2: Чтобы не переделывать, делай все в этой последовательности.

E: Результатом будет заполненный и согласованный шаблон, готовый к загрузке в Яндекс.Директ.

HD-RW-RM

Способ позволяет дать исполнителю всю необходимую информацию, не забыв ничего важного. Отчасти пересекается со SMART, но учитывает не критерии, а информационные блоки ТЗ.

Буквы аббревиатуры обозначают разделы шаблона, по которому удобно заполнять задачу:

• Header – заголовок, отвечает на вопрос «Что нужно сделать»;
• Description – описание, погружает в контекст задачи и детали;
• Result – результат, описывает критерии, по которым будем определять, что задача выполнена;
• Way – путь, может показывать, с чего начать, или содержать четкий алгоритм с точками контроля;
• Redline – время и приоритет, выставляет сроки и показывает, насколько задача важна;
• Motivation – мотивация, объясняет, зачем результат нужен поставщику, исполнителю и другим заинтересованным сотрудникам.

Главное отличие от других методов – в блоке «Мотивация». Понимая, зачем это нужно, исполнитель может более ответственно подойти к выполнению задачи.

Пример. Небольшая команда специалистов по контекстной рекламе растет, и, чтобы масштабироваться безболезненно и поддерживать уровень качества на каждом проекте, нужно стандартизировать процессы. Руководитель ставит одному из самых опытных членов команды задачу описать процесс настройки кампании в Яндекс.Директе. Важно учесть все нюансы, ведь от четкости процессов может зависеть доход всей команды в целом и каждого специалиста в отдельности.

Поставленная по методу HD-RW-RM, задача может выглядеть так:

Стандартизировать настройку кампаний в Яндекс.Директе

Описать процесс настройки кампании в Яндекс.Директе

Нам нужно стандартизировать все процессы работы над проектами. Начать решили с настройки кампаний в Директе, так как таких задач сейчас в работе больше всего. Нужен четкий алгоритм, по которому смогут работать и опытные сотрудники, и новички.

Результатом станет пошаговая инструкция в Google Docs и чек-лист, который мы сможем прикладывать к таким задачам в таск-менеджере.

Начни со своего опыта – опиши алгоритм, по которому настраиваешь сам. Собери все моменты, в которых можно ошибиться. Потом обсуди с парой опытных ребят. Возможно, они подскажут, как сделать эффективнее какие-то этапы. Покажи 2-3 новичкам, чтобы собрать их вопросы.

Доработай и согласуем.

Время и приоритет

У задачи первый приоритет после клиентских проектов. Будет здорово, если сможем запустить работу по новому процессу через месяц, 25 июля.

Как правильно ставить задачи, чтобы их выполняли: правила, методики и рекомендации

У постановки задач есть свои принципы, которых необходимо придерживаться, если вы хотите добиться положительного результата. В этой статье дадим четкие рекомендации по постановке задач.

Умная, ясная и быстрая задача: SMART, CLEAR, FAST

Существует множество методов постановки задач. Они помогают разложить цели по полочкам, сделать конечный результат более доступным и понятным исполнителю, мотивировать его на выполнение и не позволяют упустить ничего важного. Самый известный метод — SMART. Аббревиатура образована от пяти слов-характеристик, которыми должна обладать грамотно поставленная задача.

Метод постановки задач по SMART

Схема создана с помощью ментальных карт в Аспро.Cloud. Подробнее тут. Например, вам нужно поставить задачу отделу продаж и обозначаете ее следующим образом: — Повысить конверсию продаж.

Как будет звучать она же, но правильно поставленная по SMART: — Повысить конверсию продаж на 15% к 18.06.2022 по сравнению с прошлым периодом за счет специального ограниченного предложения на скидку постоянным клиентам. При достижении результата отделу будет выписана премия.

Задача развернуто описывает методы и цель, что делает ее конкретной, измерима за счет четкого процентного показателя, достижима, так как предлагается введение специального предложения, значима для отдела и компании, ограничена во времени четким дедлайном. В сравнении этих двух задач становится очевидно какая формулировка не вызовет вопросов исполнителя и поможет прийти к четкому результату.

Метод CLEAR Эту методику разработал Адам Кри — бизнес-тренер и гребец из Канады. CLEAR стала альтернативой модели SMART. Ее принципиальное отличие в том, что с CLEAR возможно ставить более гибкие задачи, которые легко видоизменить в зависимости от обстоятельств. А также — использовать CLEAR лучше всего для регулярных задач и командной работы, когда в работе задействованы несколько сотрудников. Это отражено в описании и расшифровке методики.

Метод CLEAR

1. Командная или коллективная задача выполняется в сотрудничестве, может обращаться к опыту нескольких отделов компании и способствовать их коллаборации.
2. Ограничения, например, на продолжительность и/или масштаб вашей задачи, сделают ее более ясной и достижимой.
3. Эмоциональный аспект часто очень важен, особенно в командной работе, и впечатления могут влиять на то, как сотрудник подходит к выполнению задачи. В CLEAR значительная часть успеха зависит от того, как «зарядить» команду на выполнение задачи, задействовать их энергию и энтузиазм.
4. Разделение больших задач на более мелкие и легкие помогут команде чувствовать прогресс и позитивное движение к конечной цели.
5. Гибкость задачи необходима особенно для долгосрочных целей, так как по мере возникновения изменений рынка или курса компании, необходимо менять задачи соответственно.

Методика за авторством Массачусетского технологического института. Она, как и CLEAR, больше ориентирована на командную работу и желание исполнителей участвовать в задаче. FAST помогает фокусироваться на важных для компании задачах и качественно их выполнять. FAST предполагает следующие критерии:

Метод FAST

1. Часто обсуждаемые. Это значит, что в момент постановки задачи вы не забываете о ней, постоянно даете обратную связь и при необходимости корректируете в зависимости от обстоятельств. Кроме того, обсуждения задач способствует более глубокому пониманию у исполнителя.
2. Амбициозные. Методика FAST предполагает, что цели могут быть трудными, но в то же время — достижимыми. Амбициозность задач может подтолкнуть сотрудников к смелым решениям, креативности и новым идеям.
3. Конкретные задачи уточняют, разъясняют, что ожидается от сотрудников, помогают определить эффективные элементы в работе. Кроме того, дают понимание, как достичь результата и измерить прогресс.
4. Прозрачные. Когда команда может видеть стоящие за задачей более крупные достижения, то могут направлять для их реализации больше сил. Более того, прозрачность целей и понимание как задача способствует успеху организации в целом может стать одним из главных факторов вовлеченности и энтузиазма сотрудников.

Важные правила хороших задач

Работая по одной из методик построения цели, стоит помнить и о других важных правилах постановки задач. Они носят характер общих рекомендаций и хорошо интегрируются в любую из методик, приведенных в нашей статье (а также других). Итак, ключевые моменты, которые способствуют работе.

Задача зафиксирована в таск-менеджере

Можно долго и подробно обсуждать задачи на словах с исполнителем, полагая, что информация усвоена, а задача будет сделана. Но в рабочем дне незафиксированные задачи просто потеряются в общем потоке информации, всегда присутствует человеческий фактор, сотрудник может просто забыть о чем вы говорили несколько часов назад. Именно поэтому задачи должны быть зафиксированы. А таск-менеджер позволяет не только записать необходимые дела, но и следить за их выполнением, хранить релевантные документы непосредственно в задаче.

Таск-менеджер, карточка задачи

В первую очередь сформируйте название четко и развернуто — оно должно отражать смысл задачи. Хорошее название будет описывать не процесс, а результат, и отвечать запросу «Что делать»: не «Ищем варианты для рекламы», а «Разработать предложения с вариантами размещения рекламы». Также не используйте узкоспециализированный сленг, если не уверены, что все коллеги вас поймут. Это может усложнить и затянуть выполнение задачи как минимум потому, что сначала сотрудник пойдет гуглить непонятные ему слова или аббревиатуры.

Задача описана детально

Убедитесь, что вы описали все необходимые моменты, прикрепили требуемые материалы. Это значительно сэкономит вам время как постановщику, избавив от лишних вопросов ответственного за выполнение. Вам может казаться что-то очевидным, а для сотрудника — нет. Поэтому постарайтесь как можно конкретнее и подробнее описать какими средствами и какого результата вы хотите добиться.

Кроме того, погружайте исполнителя в контекст, расскажите почему выполнение задания важно для него лично или для компании, это добавит мотивации к труду в соответствии с рассмотренными ранее методами. Для гарантированного результата, создайте специальное руководство с правилами как создавать задачу — в Аспро.Cloud вы можете закрепить эти внутренние рекомендации компании в корпоративной базе знаний.

Определены дедлайн и приоритет

Задача без сроков больше похожа на вольную рекомендацию, чем на важный элемент в работе. Определите приоритет задания (низкий, средний или высокий). А также узнайте, сколько времени может понадобиться специалисту, чтобы закончить, и выставите адекватные сроки выполнения.

Узнать о необходимом для выполнения времени можно двумя способами: спросить сотрудника (понимая, что эти данные могут быть очень субъективными) или ввести в компании культуру записи времени. Запись времени с тайм-трекером в Аспро.Cloud поможет вам как руководителю сориентироваться в сроках и возможностях отдельных членов команды и всего коллектива. Кроме того, на основании данных тайм-трекера возможно назначать выплаты сотрудникам.

Назначен ответственный

К тому же, личная ответственность аккумулирует личную заинтересованность сотрудника в выполнении задания. Кроме определения ответственного важно понимать, что задача поручена тому, кто с ней справится. Если в нагрузку к основной работе менеджера по продажам вы поручите ему нанять нового программиста, результат может разочаровать. Если в компании нет нужного работника, то необходимо убедиться в компетентности ответственного за задачу заблаговременно.

Отражен результат

По окончанию задачи, если вы оставите комментарий с полезными ресурсами или использованные контакты, а также опишете, что помогло вам выполнить задание быстрее или комплекснее, то это станет бонусом в будущем: ускорит выполнение повторяющихся задач, а делегировать их будет гораздо проще.

Как проверить выполнение задачи — инструменты CRM

Статусы задач

Самый очевидный способ — посмотреть на канбан-доске какие задачи на каких этапах находятся. Это удобно, если вам необходимо быстро и без погружения в детали определить, чем занята команда на данный момент. В стандартных настройках рабочий процесс содержит четыре этапа: сделать, в работе, сделано, завершено. Однако в зависимости от сферы бизнеса, гибкие рабочие процессы можно дополнить собственными этапами.

Статусы задач

Чек-листы и подзадачи

Пользуйтесь чек-листами при описании шагов в достижении цели или подзадачами, чтобы разбить одну крупную задачу — тогда вам будут доступны детальные данные о прогрессе выполнения. Достаточно будет открыть задачу и проверить на каком пункте остановился исполнитель.

Отчет исполнителя

В Аспро.Cloud предусмотрена специальная вкладка, где по завершению задачи исполнитель может прикрепить комплексный отчет о проделанной работе. А с помощью графического редактора, возможно акцентировать внимание на различных элементах отчета, прикрепить изображения или видео, таблицы, ссылки.

Отчет по задаче

Как только внесены важные изменения в рабочий процесс, например, задача, где вы постановщик, отправлена на проверку или завершена, вы узнаете об этом моментально благодаря оповещениям системы. Получайте уведомления в браузере, на телефон или по e-mail, активировав нужные опции в настройках. Кроме того, во вкладке уведомлений Аспро.Cloud предусмотрено разделение по важности, которое позволит вам выделить суть из общего потока, отсеять важные события, где требуется ваша реакция или действие.

Уведомления в Аспро.Cloud

Источник: spark.ru

Как правильно сформулировать цель и задачи

Казалось бы, нет ничего проще — вот цель, вот задачи, которые нужно реализовать для достижения необходимого результата. Заносим всё в план и поехали к стадии исполнения… Но всё может пойти не так буквально с самого начала. Кто будет реализовывать задачу? Какие инструменты и материалы для этого могут потребоваться, не сдвинутся ли сроки по другим проектам, в которых участвуют исполнители, кто и как будет принимать результат, что в конечном итоге можно/нужно получить, какие могут быть форс-мажоры? И т.д.

Ниже постараемся рассказать, как формулировать цели и задачи так, чтобы потом не было мучительно больно и не нужно было всё переделывать с нуля.

О методиках постановки целей

Для начала стоит отметить, что существует огромное количество устоявшихся и не очень методик планирования и ведения проектов: матрица Эйзенхауэра, метод Парето, OKR (по ключевым показателям/результатам), декомпозиция (разложение сложных задач на простые), графоаналитический метод (сюда же можно отнести сетевые графики) и т.д. Но всё это относится больше к планированию. А что общего между планом и целями/задачами?

Если коротко, то всё. Одно не может существовать без другого.

Но главное — не методика планирования, а выбор правильной стратегии действий. Дело в том, что каждая из моделей эффективна в своей нише.

Соответственно, сначала нужно определиться с масштабом работ, степенью детализации плана и охватом им временного промежутка.

В зависимости от времени охвата планы (как и задачи) могут быть:

• Краткосрочными или оперативными (тактическими). Обычно это планы работы на день, неделю, смену, месяц или декаду.
• Среднесрочными. Сюда относятся текущие планы или ежегодное планирование работы всего предприятия, реже – работа на тот же период, но для конкретных подразделений (отделов, цехов, служб).
• Долгосрочными. Долгосрочное планирование – это уже стратегия и перспективы развития. Тут речь о сроках 3-5-10 лет и более.

В соответствии с этими планами и должны коррелироваться цели / задачи.

Например, как нужно ставить задачи по развитию предприятия на ближайшие 5-10 лет?

Раз это стратегическое планирование, то задачи и цели здесь могут быть общими, без сильной детализации. Не факт, что эти цели будут реализованы на все 100%. И это будет нормально, ведь стратегия отражает общие тенденции, общее движение / направление развития предприятия. А значит, и задачи должны быть соответствующими плану. Не нужно планировать наращивание вывоза бытового мусора для отдела, если вы даже не можете предположить хотя бы примерный объём отходов на ближайшие 3-5 лет.

Если вам нужно сформулировать список задач на день, то здесь уже речь о другом. Тут важна высокая детализация и конкретика. Точно не стоит писать невыполнимые пункты. То есть те, задачи, которые вы даже физически не успеете выполнить за этот день. Это могут быть только те цели, которые могут быть достигнуты в заданном временном промежутке.

Примеры задач на день: закончить составление отчёта, провести переоценку конкретной группы товаров и т.п.

Важно понимать, что отдельные задачи могут быть частью чего-то большего. Тогда вам нужно формулировать выполнение глобальных проектов в рамках оперативного планирования с привязкой к небольшому промежутку времени.

Например, в стратегическом плане задача звучит как «Наращивание оборотов сбыта на 10% по итогам 3-х лет». Тогда в ежемесячном планировании это будет преобразовываться в перечень конкретных мероприятий: увеличение персонала отдела сбыта на 1 специалиста, затем его обучение и адаптация, потом наращивание клиентской базы. Параллельно будут наращиваться объёмы производства, если они не покрывают спрос отдела сбыта для выполнения плана и т.п. А в ежедневном списке задач у менеджеров будет стоять пункт обзвона по «заснувшим» клиентам или запуск рекламной кампании в конкретной рекламной сети и т.п.

SMART-планирование

Большое количество небольших проектов и команд придерживаются принципов SMART (в реальности это типовые задачи любого руководителя, переформатированные в бизнес-процесс, об этом ниже).

Методология SMART говорит о том, что задачи должны быть:

• Конкретными, то есть без расплывчатых формулировок.
• Измеримыми, сами критерии оценки измеримости будут зависеть от разных условий.
• Достижимыми, тут всё понятно без пояснений.
• Актуальными, логичнее интерпретировать как «нужными», то есть полезными.
• Ограниченными по времени, то есть с конкретными сроками или периодичностью.

Есть даже конструктор задач по SMART: глагол (действие), существительное (объект, на который это действие направлено), число (ключевой показатель, который нужно получить или достичь), временные рамки (дата, временной период и т.п., в течение которого действие должно быть завершено). Опционально можно прямо в задаче коротко описать цель (рассказать, для чего это действие делается).

Чтобы не повторяться, максимум подробностей вы можете найти в нашем отдельном материале «Как работать по SMART?».

Цели по SMARTER

SMARTER – это методика, которая предусматривает расширение принципов SMART ещё двумя критериями:

• Оцениваемость (Evaluate).
• Изменяемость (Readjust).

То есть при постановке задач и целей нужно учитывать, что результат надо будет оценивать с определённой периодичностью, ведь не все задачи строго однонаправленные и могут иметь чёткие критерии выполнимости.

На практике методика мало чем отличается от простого SMART-подхода.

Другие методики постановки целей

Как и упоминалось выше, методов постановки задач, применяемых в разных проектах, множество. Например:

• PACT – для постановки задач с привязкой к цели, действиям, их продолжительности и с акцентом на то, что задачи могут быть отслеживаемыми (меняющимися, чтобы вовремя провести переоценку действий и критериев).
• CLEAR – методика эффективна при работе с большими группами (с крупными коллективами) и для определённых типов проектов. В качестве критериев заявляет вовлечённость, эмоциональные отзывы, ограничения времени и бюджета, оценимость и возможность корректировки.
• DUMB – постановка задач на основе движения к мечте, так чтобы она вдохновляла, управлялась привычкой и была дружелюбной.
• HARD – нестандартная методика для постановки и достижения сложных целей на пределе ваших возможностей, подходит скорее для стратегического планирования.
• WISE – основная идея в том, что задачи и цели нужно записывать, интегрировать с другими и расширять.
• FAST – задачи должны быть прозрачными, амбициозными и проходить обсуждение коллективом, в конечном счёте их нужно конкретизировать.
• OKRs – объективные цели с определением ключевых показателей/результатов.
• KPI – в задачах и целях обязательно используются конкретные числовые метрики, соотносимые с процессом.

Своя методика

Никто не запрещает вам работать (формулировать задачи и цели) по какой-либо своей уникальной методике. Как бы вы её ни назвали, какие бы принципы не поставили во главу угла, главное, чтобы методика не противоречила здравому смыслу и актуальной теории менеджмента.

И вот тут кроется основной секрет.

Что в итоге, так как правильно формулировать задачи?

Если бегло пройтись по принципам всех обозначенных методик, можно выяснить, что они во многих аспектах совпадают. Просто подводные камни, которых не видно сразу, начинают появляться по мере углубления в теорию, которая стоит за той или иной методикой.

А в реальности все они описывают одно и то же, но разными словами.

В теории менеджмента на управленцев возлагаются следующие задачи:

• Планирование работы.
• Формулирование/постановка задач.
• Доведение их до подчинённых (с выбором исполнителя/исполнителей).
• Обеспечение их необходимыми материалами и ресурсами (в том числе знаниями, если это необходимо).
• Мотивация.
• Контроль.
• Анализ для улучшения показателей.

Заметьте, как они перекликаются с тем, что упоминается во всех обозначенных методиках. Многие из этих функций просто включаются в состав задач при постановке. Исключаются только: планирование (ведь это функция непосредственно того, кто придумывает задачу) и выбор подчинённого с доведением задачи до него.

В том же SMART-подходе при постановке задачи менеджер сразу обозначает, что он хочет от подчинённого и когда, с какими показателями (для простоты контроля и анализа).

От себя вы можете добавлять всё, что угодно:

• Амбициозность задачи/цели.
• Креатив (степень свободы исполнителя).
• Вовлечённость.
• И т.п.

Дополнительные критерии будут зависеть только от особенностей вашей деятельности (от предметной её части) и сложившегося менталитета в коллективе (тут смешиваются используемые модели поведения управленцев и профессионализм/эмоциональные модели подчинённых).

Итак, чтобы задача была выполнена так, как вы этого хотите, нужно её максимально конкретизировать. Из мечты её нужно превратить в практически реальную модель: сроки, ключевые показатели, цели и т.п. Вы можете даже визуализировать её и сказать подчинённому – «Хочу вот так».

А чтобы ничего не потерялось в процессе исполнения и не сломалось, если над работой задействовано много людей, нужно правильно расставить точки контроля и проверять результат в динамике – по мере его появления. И вот в этом вам может помочь Projecto.

Источник: projecto.pro