Методы регламентации бизнес процессов

Регламентация процесса может быть выполнена с помощью различных документов как непосредственно относящихся к рассматриваемому процессу, так и определяющих общие требования для нескольких процессов компании.

При регламентации процесса следует учитывать его основные элементы:

• деятельность по управлению процессом:

владелец процесса и его полномочия;

технология управления процессом (как минимум — планирование и отчетность);

система показателей для управления процессом;

• входы процесса, в том числе:

требования, к входам;

события, инициирующие начало процесса;

• выходы процесса, в том числе:

требования к выходам (результатам);

события, завершающие процесс;

• деятельность по преобразованию входов в выходы (технология выполнения процесса):

выполнение операций (структура и взаимосвязь операций);

• ресурсы, необходимые для выполнения процесса, в том числе:

1. Базовые принципы регламентации процессов.

Принцип 1. Регламентировать нужно только то, что действительно необходимо.

Регламентация бизнес-процессов

Многие компании погрязли в куче ненужных бумаг, которые по большей части устарели и не имеют связи с реальностью. Часто пытаются описывать и регламентировать процессы, не разобравшись с существующей базой документов, что порождает в дальнейшем еще большие проблемы.

Принцип 2. Стремиться к простоте.

Когда в компании создают нормативно-методические документы по процессам, эти документы, как правило, получаются чрезмерно объемными, сложными по структуре и содержат много «воды».

1. те, кто пишет документы, сами их не исполняют;
2. нехватка времени на подготовку хорошо проработанного документа;
3. руководители не заинтересованы в реальных изменениях процессов;
4. непонимание того, что действительно важно для регламентации деятельности.

Принцип 3. Лучше толще, но меньше.

Нормативно-методические документы нужно поддерживать в актуальном состоянии. Это непростая задача, если их количество велико, а сами документы изобилуют перекрестными ссылками. Сотрудники, на которых распространяется область действия этих документов, должны быть в курсе последних изменений и иметь доступ к последним версиям. При достаточной квалификации анализ одного объемного документа не составляет труда.

Принцип 4 Учет квалификации персонала и культуры компании.

При выполнении регламентации следует учитывать как квалификацию персонала, так и общую корпоративную культуру организации. Если в компании высоко квалифицированные, ответственные за свою работу сотрудники, то документы не потребуется слишком детализировать. В противном случае придется описывать деятельность, подробно «разжевывая» процессы по каждой операции.

Корпоративную культуру также необходимо учитывать при выполнении регламентации. К сожалению, во многих компаниях элементом «культуры» является пренебрежительное отношение к нормативным документам, неисполнение приказов, неуважительное отношение к руководителям. Все это препятствует эффективному использованию регламентов для повышения эффективности деятельности.

Построение реестра бизнес-процессов компании: методика и опыт

Принцип 5. Перенесение акцента при детализации процессов с описания управления на детальное описание технологии выполнения процесса.

При регламентации процессов на верхнем уровне не только нецелесообразно, но и невозможно в деталях описать технологию выполнения рассматриваемого процесса. Причин несколько, в том числе следующие:

• детальное описание потребует слишком много времени и вряд ли будет закончено в заданный срок;
• детализация процесса может не требоваться*;
• регламент процесса верхнего уровня — документ, предназначенный для руководителей, а не для исполнителей нижнего уровня.

Что же нужно описывать и регламентах процессов верхнего уровня (т. е. дли крупных, масштабных процессов)? В первую очередь деятельность руководителей по управлению процессом. Такое описание должно включать:

• ответственность и полномочия руководителей;
• технологию управления процессом (планирование, организацию, контроль и принятие решений по процессу);
• систему показателей, используемых для управления процессом и отчетности перед вышестоящим руководством.

Технология выполнения процесса на верхнем уровне должна быть показана в виде крупных блоков деятельности. Основная задача в данном случае состоит в том, чтобы отобразить структуру подпроцессов и распределение ответственности за них между руководителями более низкого уровня.

Необходимо отметить, что процессный подход означает не столько регламентацию процессов, сколько создание системы управления ими. А управление невозможно без системы показателей, по которым мы оцениваем процессы — объекты этого управления. Для организации управления процессами не обязательно детально описывать технологии их выполнения. Важно создать систему процессов, закрепить ответственность руководителей за их выполнение, создать механизмы управления (включая систему показателей).

Технология (от греч. techne — искусство, мастерство, умение) — совокупность методов обработки, изготовления, изменения состояния, свойств, формы сырья, материала или полуфабриката, осуществляемых в процессе производства продукции». Согласно этому определению, любой документ, руководствуясь которым можно выполнить процесс и получить на выходе заданные результаты, является описанием технологии выполнения процесса. Очевидно, что пытаться полностью описать такую технологию в документе верхнего уровня практиче­ски невозможно.

Таким образом, при переходе от процессов верхнего уровня к процессам нижнего уровня акценты в части регламентации смещаются.

При переходе от описания процессов на верхнем уровне к детальному описанию процессов акцент смещается с регламентации управления на регламентацию технологии выполнения процесса.

Шаблон регламента процесса представлен в приложении 1.

Источник: studfile.net

МОДЕЛИРОВАНИЕ, ОПТИМИЗАЦИЯ И РЕГЛАМЕНТАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ.

то Вы неизбежно столкнетесь с вопросами, а как в действительности работают различные аспекты бизнеса , можно ли что-то улучшить, как и на сколько?

Все это вопросы описания бизнес-системы в терминах бизнес-процессов их взаимосвязи, это анализ барьеров, стоимостной анализ, исследование устойчивости бизнес-процессов к отклонениям, времени исполнения, степени загрузки персонала.

Как решить эти задачи? Мы предлагаем три варианта:

Вариант А: «Мы решаем задачу для вас»

Наша компания решает эту задачу силами своих сотрудников.

Порядок работы:

• Постановка цели
• Определение объема, примерного графика и стоимости работ
• Выделение ответственного со стороны Заказчика
• Начало работ по графику
• Сдача работ

Вариант Б: «Мы решаем вместе с вами»

Наша компания решает эту задачу силами своих сотрудников.

Порядок работы:

• Постановка цели
• Определение объема и стоимости работ
• Выделение ответственного со стороны Заказчика
• Выделение сотрудников для совместной рабочей группы
• Подготовка ваших сотрудников к работе
• Формирование графика работ
• Начало работ по графику
• Сдача работ

Вариант В: «Мы помогаем решить вашу задачу»

Наша компания решает эту задачу силами своих сотрудников.

Порядок работы:

• Выделение сотрудников для самостоятельной рабочей группы
• Подготовка ваших сотрудников к работе, отработка навыков
• Формирование внутреннего проекта
• Согласование с нами точек участия (курирование, анализ, коррекция, замечания, предложения)
• Осуществление работ собственными силами, наши сотрудники выступают как наставники и консультанты.

Свяжитесь с нами, чтобы узнать больше о возможных способах решения задач оптимизации бизнес-процессов.

Поделитесь с друзьями интересным материалом
Остались вопросы? Звоните +7 (342) 211-43-53
или заполните заявку на консультацию специалиста:

Контактный телефон +7 (342) 211 43 53.
Вы можете оставить свои конатктные данные и мы вам перезвоним в ближайшее время.

Информация

Источник: protect-br.ru

Библиотека

Доклад Владимира Репина на XVIII научно-практической конференции «Инжиниринг предприятий и управление знаниями» 21 апреля 2015 г.

Методы контроля исполнения требований регламентов

В статье Владимира Репина рассматриваются различные методы оперативного контроля исполнения требований регламентов по бизнес-процессам. Приводится классификация методов. Статья может быть полезной при разработке системы контроля в рамках общей системы стандартизации процессов компании.

Регламент бизнес-процесса: бенчмаркинг структуры

Регламент бизнес-процесса – основной документ, содержащий необходимые для исполнителя требования. Как сделать его информативным? Какие разделы он должен содержать? В статье Владимира Репина приводится типовая структура регламента. Вы можете использовать ее для бенчмаркинга со структурой регламентов, используемых в вашей организации.

«Минусы» от регламентации бизнес-процессов?

Статья является первой в серии статей Владимира Репина, посвященных вопросам регламентации бизнес-процессов:
1. «Минусы» от регламентации бизнес-процессов?
2. «Плюсы» от регламентации бизнес-процессов.
3. Методы контроля исполнения регламентов по бизнес-процессам.
Регламентация бизнес-процессов не является чем-то абсолютно или безусловно полезным для организации. Точно так же, как витамины полезны живому организму лишь до известной степени. В статье В.В. Репина рассматриваются некоторые «минусы» от регламентации. Выявление и обсуждение этих «минусов» дает информацию для понимания, а значит и возможности минимизации рисков при создании системы регламентирующих документов в масштабах компании.

Система стандартизации бизнес-процессов

В настоящее время на многих российских предприятиях активно применяются системы моделирования бизнес-процессов. Однако практический эффект от их внедрения не всегда соответствует ожиданиям собственников и руководителей бизнеса. Проблема заключается в том, что при внедрении отсутствует комплексный, системный подход. В статье В.В. Репина представлено видение структуры и описание элементов системы стандартизации бизнес-процессов компании.

Развитие системы управления компании через НМД

Отношение к нормативно-методическим документам (НМД) Компании всегда амбивалентное, – противоречивое, одновременно и позитивное, и негативное. Неоднозначность работы с НМД, для примера, можно выразить в радикальных и стереотипных позициях, – 1 вариант – “непонятно, кто чем занимается, бардак, надо все расписать”, 2 вариант, – “не продыхнуть, все зарегламентировано, бюрократы несчастные, время теряем зря…”, самый интересный 3 вариант, – правила в регламентах зафиксированы, но собственник себя позиционирует “над системой”, поэтому правила в регламентах не работают, и каждый раз нужен персональный импульс от 1 лица.

Базовые принципы регламентации бизнес-процессов

Публикуем отрывок из Главы 5 книги В.В. Репина Бизнес-процессы компании. Определение, анализ, регламентация.
В данном разделе рассматриваются базовые принципы регламентации процессов. Их нельзя назвать всеобщими или универсальными, но при решении практических задач регламентации они могут оказаться полезными.

Методика разработки положений о подразделениях

Положения о структурных подразделениях являются юридическими документами и предусматривают принцип однозначной ответственности за невыполнение обязанностей. В методике указано какие разделы должны включать положения о подразделениях и какая информация должна быть указана.

Регламентация бизнес-процесса (пример методики)

В материале представлен пример методики регламентации бизнес-процесса.

Два способа регламентации бизнес-процессов

В статье рассмотрено два различных подхода к регламентации (стандартизации) бизнес-процессов. В первом подходе приоритет отдается сначала оптимизации процесса, а уже потом его регламентации. Второй подход предполагает разработку регламента и последующее «жесткое» его внедрение.
Статья В.В.Репина. Октябрь 2007 г.

1 2 3

Все права защищены. Частичное или полное копирование информации данного ресурса возможно только с разрешения владельца.

Источник: www.finexpert.ru