Методы внедрения бизнес системы

ERP система – гибкое решение для автоматизации сложных, многоступенчатых бизнес-процессов. Это универсальная единая информационная система, целью внедрения которой является оптимизация бизнес-процессов компании и получение конкурентного преимущества. Так как проекты по внедрению ERP требуют больших временных и денежных ресурсов, важно точно определить цели еще до старта проекта. Такой целью могут быть, например, улучшение показателя окупаемости инвестиций.

Кому подходит? Работа в ERP-системах востребована в таких сферах как, производство, ритейл, финансовый сектор, услуги, госсектр, строительство и многие другие.

Есть разные варианты реализации проектов на базе ERP. Это зависит от выявленных сложностей, поставленных задач и технологий внедрения. Минимальные сроки внедрения до точки промышленного старта составляет, не менее 9 месяцев. Окончательная стоимость внедрения зависит от многих факторов и рассчитывается индивидуально для каждого конкретного проекта.

Внедрение такой системы – это непростой процесс, и бизнес должен быть готов к этому мероприятию: иметь отлаженные процессы, и сотрудников, готовых к обучению.

Внедрение CRM в бизнес. Что должно быть в CRM-системе? // 18+

Цели и задачи

Для того чтобы получить максимум выгоды при внедрении ERP, необходимо тщательно спланировать каждый этап проекта. Для начала важно поставить цели и задачи.

Основными целями являются:

• автоматизация бизнес-процессов, производства, учета и управления;
• оптимизация бизнес-процессов, использования всех ресурсов предприятия и затрат;
• повышение эффективности бизнес-процессов и качества обслуживания клиентов;
• увеличение темпов роста и прибыли;
• улучшение показателя окупаемости инвестиций (ROI);
• уменьшение оборотного капитала;
• облегчение работы сотрудников;
• получение расширенных аналитических данных;
• интеграция с различными программами и оборудованием;
• безболезненный переход со старой системы.

Подготовка к внедрению

Первым шагом может стать составление технического задания. В нем прописываются задачи, планирование, постановка целей, аудит, карта, архитектура, бюджет и сроки. Благодаря техническому заданию можно определить, как процессы, требующие автоматизации, так и показатели, требующие улучшения. Команду экспертов со стороны заказчика должны составлять: руководитель, руководители отделов, начальники подразделений, ит-специалисты.

Первичным этапом является подбор исполнителя и решения. Когда продукт и подрядчик определены, составляется план внедрения, учитывающий цели, задачи, требования и возможности конкретного предприятия. А также проводится финансовая оценка: вложения, получение экономии, окупаемость.

Важным пунктом является и обучение сотрудников. Часто руководству приходится сталкиваться с сопротивлением пользователей, которые неохотно идут на принятие нововведений. Необходимо провести работу с сотрудниками по переходу на новое ПО, а также по предотвращению саботажа. Для этого после внедрения всегда проходит этап поддержки пользователей.

Как внедрять системы экономического стимулирования? Какую методику внедрения системы использовать?

Подходы к внедрению

Проектный подход

В виду сложности системы подход можно считать наиболее эффективным. Проектный подход включает в себя такие этапы как, обследование, моделирование, проектирование, разработка, внедрение и опытная эксплуатация.

• Обследование может проводиться посредством анкетирования ключевых пользователей. По итогу обследования должен быть получен перечень требований, эскиз предлагаемой будущей модели, а также составлена архитектура ИТ-решений.
• На этапе моделирования происходит тестовая реализация процессов и анализ функциональных разрывов. Вырабатывается методика реализации процессов, определяются участки проектирования.
• На этапе проектирования функциональные разрывы анализируются и происходит проектирование будущей системы. Составляются задания на разработку по каждому блоку, форме, отчету. Первичное тестирование также является неотъемлемой частью данного этапа.
• На этапе внедрения построенной и разработанной системы производится обучение по модифицированному функционалу. При необходимости пишутся пользовательские инструкции. По результатам этапа выносится решение о готовности системы к вводу в промышленную эксплуатацию.
• Опытная эксплуатация проходит с организацией готовности всех блоков к работе в оперативном режиме. Решение периодически возникающих задач происходит в период промышленной оперативной эксплуатации системы.

Плюс подхода состоит в том, что он подходит практически к любым проектам внедрения ERP-систем. Он предполагает точность и цельность, но при этом здесь не возможно все предусмотреть, а также одна ошибка, может повлиять на изменение в тз и другие части проекта.

Поэтапное внедрение

В данном подходе проект рассматривается не как единый массив действий, а как последовательность отдельных задач. Подразумевает внедрение отдельных частей и модулей, а также полное обследование предприятия и определение всех автоматизируемых бизнес-процессов с последующей разработкой тз, в котором указывается: количество необходимых доработок, развернутый план работ с разбивкой на этапы, сроки и стоимость проведения каждого этапа внедрения системы ERP.

Плюсы подхода заключаются в снижении ошибок и их влияния на весь проект, а также быстрые первые результаты. Недостаток данной технологии заключается в более длинных сроках и отсутствии точных сроков и стоимости всего проекта. Внесение даже самых незначительных изменений повлечет за собой корректировку ТЗ, сроков и итоговой стоимости.

Agile

В этом случае внедрение начинается сразу, без какого-то предварительного плана. Уточнение и доработка плана происходят в процессе. Agile базируется на принципах сотрудничества, постоянной обратной связи от заказчика и непрерывного совершенствования. Подобный метод работы используется во внедрении коробок.

Основной плюс такого метода – работа по внедрению начинается быстро. Минусы – частые ошибки и переделки из-за отсутствия комплексного плана для всех частей, слабая вовлеченность сотрудников заказчика к тестированию и использованию и неопределенность результата.

Внедрение в рамках абонентского обслуживания (time and material)

Это подход, при котором проект оформляется на часы работы занятых на проекте специалистов и их разработки за эти сроки. Проводится экспресс-обследование организации, формируется план проекта внедрения ERP-системы и рассчитывается максимальная стоимость работ. Данная цифра прописывается в договоре, так же, как и стоимость часа работы специалиста, интегрирующего программу. План работ по внедрению системы ERP разбивается на несколько месяцев. В зависимости от общего объема рабочих часов определяется количество ежемесячных оплат.

Планирование бюджета

Теперь можно приступать к формированию бюджета. Затраты должны окупаться в четко установленные сроки. Важно заранее оценить задачи, их стоимость и выбрать такой комплекс, который и будет помогать в достижении целей, и не требовать излишних вложений.

При подсчете бюджета следует заложить дополнительную сумму к бюджету на непредвиденные случаи. Эти средства могут потребоваться при возникновении сложностей — организации обмена данными с ПО, которая не поддерживает существующий API, доработке базовых справочников, сложностях при переносе данных, реализации необходимых для успешного внедрения функций.

Окончательная стоимость внедрения ERP зависит от многих факторов и рассчитывается индивидуально для каждого конкретного проекта. Состоит она из стоимости программного продукта и лицензий, а также стоимости внедрения и поддержки. При расчете стоимости проекта учитывается: количество АРМ, трудозатраты, сложность проекта, доработки, интеграция с другими системами и т.д.

Эффект от внедрения

• Увеличение выручки и сокращение затрат.
• Оптимизация бизнес-процессов, увеличение их прозрачности и усиление контроля.
• Повышение рентабельности производства.
• Улучшение показателя окупаемости.
• Повышение эффективности бизнес-процессов.

Преимущества внедрения

Проблемы при внедрении

Успешное внедрение зависит от большого количества факторов. В ходе проекта компании могут столкнуться с рядом проблем:

• нецелесообразность внедрения;
• нет цели внедрения;
• плохой план внедрения или его отсутствие;
• плохое управление проектом;
• нехватка ресурсов;
• много доработок;
• плохой контроль подрядчика;
• мало опыта исполнителя;
• плохое тестирование;
• плохое обучение конечных пользователей.

Распространённые риски и проблемы проекта по внедрению ERP-системы:

• недооценка масштаба, сроков, стоимости
• срыв сроков и превышение бюджета
• плохая информационная инфраструктура
• саботаж сотрудников-пользователей
• невовлеченность заказчика
• неправильный выбор решения
• отсутствие ожидаемого эффекта в срок
• проблемы с интеграцией сторонних систем;
• слабые инструменты аналитики.

В заключение отметим, что внедрение ERP-системы – дорогой и сложный процесс, который требует значительных временных затрат. Внедрение надо тщательно планировать, оценивать, контролировать и впоследствии грамотно использовать.

Источник: habr.com

Методы внедрения бизнес системы

Аннотация: работа содержит обзор базовых схем внедрения корпоративных информационных систем, заданных каскадной, итерационной и спиралевидной моделями, определяются области их применения и демонстрируются примеры современных методологий.
Скачать : PDF (статья) , PDF (база знаний) .
Ключевые слова: waterfall model, spiral model, iterative model, жизненный цикл каскадная модель, инкрементная модель жизненного цикла, спиральная модель жизненного цикла, жизненный цикл продукта, жизненный цикл программного продукта, жизненный цикл программного обеспечения, этапы создания программного обеспечения, ЖЦ информационных систем, жизненный цикл информационных систем, модель жизненного цикла, жизненный цикл проекта, эволюционная модель жизненного цикла, модели жизненного цикла для разработки программных систем, модель жизненного цикла ПО.

1. Каскадная модель внедрения

Каскадная модель или модель водопад была предложена еще в 1970 г. Реализация проекта внедрения, следуя этой модели, ведётся путём строгого выполнения задач каждого из этапов, переход к последующему этапу возможен лишь в случае успешного завершения предыдущего. Пропуск этапов, возврат к предыдущим и повторение запрещены (рис.1).

Проект внедрения КИС на основе данной модели состоит из активностей:

• подготовка проекта;
• идентификация, анализ и приоритизация требований;
• формирование проектных решений и спецификаций на разработку;
• настройка и доработка системы;
• проведение функционально-модульного, интеграционного и приёмочного тестирований;
• миграция данных и обучение пользователей;
• переход к продуктивной эксплуатации и поддержка.

Каскадная модель хорошо подходит для проектов внедрения многофункциональных КИС, интегрированных с множеством как внешних, так и внутренних подсистем, где даже самые незначительные обновления требований могут привести к изменениям сроков, работ и затрат. Именно поэтому водопадную модель часто применяют на проектах имплементации «с нуля» и «тиражирования», в которых объём трудозатрат достаточно велик. Примерам каскадной модели служат методологии внедрения ASAP (Accelerated SAP) компании SAP AG, MDSS (Microsoft Dynamics Sure Steps) от Microsoft и AIM (Application Implementation Method) как часть концепции Oracle Unified Method.

Рис. 1. Каскадная методология внедрения КИС

2. Итерационная модель внедрения

Итерационная модель обеспечивает контур обратной связи между этапами проекта, возможность возврата на предыдущие стадии, многократное выполнение этапов, а также является многопроходной (рис.2). Была изначально предложена еще в 1957 г. Разработка программного обеспечения согласно данной модели сводится к разбиению этапа реализации на серию быстрых, лёгких и адаптивных итераций, оперативно приносящих результаты. Каждая итерация завершается демонстрацией заказчику полученного промежуточного продукта с целью скорейшего выявления потенциальных ошибок. В ходе выполнения итераций понимание содержания конечного продукта может меняться, поэтому добавляются все новые и новые функциональные возможности. Продолжительность каждой итерации варьируется в пределах 1-6 недель, а число таких итераций рассчитывается на основе заранее определенных сроков завершения или бюджета проекта.

Проект имплементации КИС согласно предлагаемой модели состоит из шагов:

• идентификация, анализ и приоритизация изначальных требований;
• определение числа и продолжительности итераций разработки;
• доработка и кастомизация КИС, функциональное и интеграционное тестирование с последующей демонстрацией полученного продукта заказчику для уточнения требований, реализуемых на последующих итерациях, перенос решения в продуктивную среду (для каждой итерации);
• проведение приёмочного тестирования;
• миграция данных и обучение пользователей;
• переход к продуктивной эксплуатации и поддержка.

Из приведенного списка легко заметить, что шаги проектирования и документирования решения отсутствует, это действительно так. Однако поскольку окончание этапа продуктивного запуска завершается передачей системы службе поддержки, на практике документацию все же приходится готовить. В отличие от каскадной модели внедрения итерационная схема нашла свое применение в проектах по доработке уже реализованного решения новыми функциями, требования к которым до конца могут быть не сформулированы бизнес пользователями. Семейство гибких методов разработки Agile служит примером использования итерационной модели, в частности: Scrum, Kanban и Feature Driven Development.

Рис. 2. Итерационная методология внедрения КИС

3. Спиралевидная модель внедрения

В 1986 г. была предложена спиралевидная модель внедрения (рис.3). Данная модель сочетает в себе подходы как последовательной, так и многопроходной моделей. Основной акцент в спиралевидной схеме сделан на обработке рисков и оценивании степени готовности решения. Спиралевидную модель нередко рассматривают как частный случай итерационной, поэтому каждый виток спирали сравним с итерацией одноимённой модели внедрения и характеризуется:

• определением цели и задач;
• обработкой рисков;
• разработкой, настройкой и тестированием решения;
• оцениванием результатов и планированием следующего витка разработки.

Проект внедрения КИС на основе спиралевидной схемы сопоставим с итерационной с той лишь разницей, что каждый виток спирали помимо обработки рисков должен включать:

• оценку необходимости выполнения ещё одного витка спирали;
• оценку уровня понимания требований к системе;
• анализ целесообразности завершения проекта.

Обработка сроков, ресурсов, бюджета, качества, коммуникаций и прочих параметров проекта, а также оценивание необходимости выполнения следующих витков разработки требуют значительных трудозатрат. Поэтому применение данной модели целесообразно в больших проектах развития КИС. Для небольших подпроектов время, потраченное на обработку и оценивание параметров проекта, будет несопоставимо больше самого процесса доработки системы [2]. Примерами использования спиралевидной модели внедрения служат методологии RAD (Rapid Application Development) и XP (eXtreme Programming).

Рис. 3. Спиралевидная методология внедрения КИС

Литература

1. Гвоздева Т.В., Баллод Б.А. Проектирование информационных систем. – Ростов н/Д.: Феникс, 2009. – 508 с.
2. Гудков Е.А., Деревнина А.М., Катасонова Н.С. Анализ каскадной, итерационной и спиралевидной моделей внедрения корпоративных информационных систем // Корпоративные информационные системы. – 2018. – №1. – C. 18-29. – URL: http://corpinfosys.ru/archive/issue-1/48-2018-1-models.

Выходные данные статьи

Методологии внедрения корпоративных информационных систем [Электронный ресурс] // База знаний научно-популярного сетевого журнала Корпоративные информационные системы. – Режим доступа: http://corpinfosys.ru/knowledgebase/methodologies

Содержание базы знаний

1. Стандарты;
2. Современные системы;
3. Методологии внедрения;
4. Нормативы;
5. Документирование;
6. Словарь.

Источник: corpinfosys.ru

Чек-лист внедрения управления бизнес-процессами

Хорошо реализованная методология управления бизнес-процессами может сильно повлиять на работу вашей организации. Положительный эффект от внедрения BPM может выражаться в повышении прибыли и производительности, а также общего уровня удовлетворенности клиентов и сотрудников. Преимущества очевидны, однако, чтобы их получить, нужно убедиться, что в вашей компании соблюдается последовательность шагов внедрения системы по управлению бизнес-процессами.

В этой статье мы подготовили чек-лист, в котором представили порядок действий по внедрению BPM. Следуя инструкции, вы можете быть уверены, что на используемом программном обеспечении для управления архитектурой предприятия процессы вашей компании работают с полной отдачей.

Кому и для чего полезен чек-лист по внедрению BPM

Основная задача экспертов по процессам — внедрение системы управления бизнес-процессами (BPM). Чтобы проект не затянулся и руководство не начало беспокоиться, специалисты по внедрению должны предложить оптимальный вариант реализации по срокам и качеству, удовлетворяющий все заинтересованные стороны.

Эффективное внедрение BPM требует вдумчивого подхода и усилий. Попытка ускорить процесс приведет к низкому уровню качества проекта, неэффективности и общему хаосу. Поспешное внедрение процессного управления может привести к задержке проектов, нарушению работы существующих информационных систем и трате ресурсов вашей компании.

Чек-лист внедрения управления бизнес-процессами

Ниже представлен контрольный список внедрения системы управления корпоративными процессами, состоящий из 10 пунктов:

1. Разумно выбирайте платформу BPM

Прежде чем приступить к проектированию процессов, убедитесь, что вы выбрали подходящее под запросы вашей компании программное обеспечение для управления бизнес-процессами. На рынке представлено большое количество платформ BPM и инструментов автоматизации, которые заявляют функции от автоматической совместной работы до исправления нарушенных процессов. Убедитесь, что выбранный инструмент обладает всеми наиболее важными функциями BPM.

Ранее мы уже размещали большой материал, посвященный обзору ключевых функций ПО для эффективного управления бизнес-процессами. Вы можете ознакомиться с ним здесь .

Также учитывайте специализацию: некоторые инструменты BPM предназначены для предоставления возможностей разработки приложений, в то время как другие созданы для отображения и отслеживания процессов. Ищите решение, которым смогут пользоваться все члены команды, включая нетехнических пользователей. Выбор программного обеспечения с удобным интерфейсом может избавить вас от необходимости привлекать дорогостоящих консультантов для устранения проблем интеграции и эксплуатации.

2. Выберите процесс для тестирования

Даже если у вас есть объективная необходимость оптимизировать объемный процесс, наносящий наибольший ущерб и содержащий ошибки, начните с малого. Выберите процесс, которым намного легче управлять и существенно ниже риски.

Пока ваши команды не освоят инструмент BPM, воздержитесь от его внедрения в критически важных процессах. Сначала протестируйте его на небольших процессах, таких как заказы на покупку, возмещение расходов на проезд или других легко управляемых процессах. Как только владельцы процессов уверенно освоят инструмент BPM и смогут лучше контролировать процессы, постепенно расширяйте и включайте более крупные проекты.

3. Определите владельца процесса

При интеграции нового программного обеспечения в ИТ-систему вашего предприятия оно вскоре может стать предметом споров для всех команд, если не будет ответственного за процесс внедрения BPM.

Для внедрения BPM важно, чтобы был определен владелец процесса, отвечающий за эту операцию. Этот сотрудник несет ответственность за бесперебойное функционирование и организацию процесса и данных. Наладьте прямую коммуникацию с владельцем процесса и обсудите текущее управление процессом и ожидаемые результаты.

4. Установите контрольные показатели

Если у вас нет корпоративных целей, связанных с внедрением BPM, это будет бессмысленным занятием и пустой тратой ресурсов. Прежде чем запускать какой-либо рабочий процесс, имейте в виду, ради чего выполняется эта операция и какой результат должен получиться на выходе. Некоторые процессы предназначены для сокращения времени и расходов, другие — настраиваются для лучшего отслеживания или избавления от ручных операций.

Определите наиболее важную цель в процессе и не пытайтесь достичь нескольких целей одновременно. Привяжите процесс к конкретной цели, которую вы планируете достичь, и к ожидаемым срокам.

Переосмыслите свои процессы — изучите данные, например, из электронных писем, телефонных звонков, чатов с клиентами. Четко определите оптимальное время, затрачиваемое на выполнение каждой задачи в нормальных условиях, и используйте эту информацию для постановки разумных целей.

5. Создайте карту рабочего процесса

Один из ключевых моментов при внедрении системы управления бизнес-процессами – графическое отображение того, как будет работать процесс. Можно схематично изобразить шаги процесса на листе бумаги, а затем перенести в специальный инструмент для проектирования бизнес-процессов.

Пообщайтесь с коллегами, наиболее близкими к процессу, и спросите, как решались задачи ранее. Важно понимать историю процесса и любые серьезные изменения в процессе, а не основывать свои решения на предположениях.

На этом этапе уже можно определить избыточные элементы процесса и понять, что можно улучшить. Снижайте сложность процесса, чтобы избежать недопонимания участниками процесса и ошибок. Чем проще и понятнее процесс, тем выше шансы на успех BPM.

Также советуем вам изучить материал “Карта бизнес-процессов: полное руководство” , в котором мы подробно рассказали про карты бизнес-процессов, как их построить и как можно использовать моделирование процессов для оптимизации бизнес-операций компании.

6. Вовлеките все заинтересованные стороны

Система BPM управляется двумя группами: технические специалисты, которые знают, как использовать платформу BPM, и владельцы процесса, которые знают, как должен работать процесс.

Чтобы стимулировать сотрудничество в системе BPM, вовлеките в процесс все заинтересованные стороны на ранних этапах. Встретьтесь с каждым участником процесса и выясните, какие данные им нужны. Получите обратную связь от конечных пользователей, чтобы понять болевые точки.

7. Протестируйте процесс

Лучший способ оценить влияние внедренной системы на ваш процесс, не вмешиваясь в текущие процессы, — это запустить его пилотное тестирование. Воспользуйтесь этой возможностью, чтобы наладить функции программного решения BPM с минимальными рисками.

Тестирование инструмента BPM поможет выяснить его фактическую производительность, пропускную способность для обработки рабочих нагрузок процессов, гибкость и выходные данные. После успешного тестирования более крупные проекты, требующие детального контроля, могут быть смоделированы с учетом этих данных.

8. Учитывайте необходимость интеграции

С быстрым распространением облачных вычислений и программного обеспечения как услуги (SaaS) предприятиям сегодня требуется программное обеспечение BPM, легко встраиваемое в существующую ИТ-архитектуру компании. Программный продукт BPM должен иметь возможности полной интеграции с другими информационными системами компании. Проблемы с интеграцией могут стать наиболее болезненным вопросом при проектировании и реализации бизнес-процессов и препятствовать достижению целей.

Выберите решение BPM с гибкими возможностями интеграции, чтобы повысить ценность текущих процессов и обеспечить бесперебойный обмен данными между системами.

Какие именно возможности дает интеграция системы BPM и как реализована интеграция в ПО SILA Union — рассказали в статье .

9. Обучайте пользователей

Успех внедрения BPM в огромной степени зависит от того, как сотрудники на этапе реализации взаимодействуют с системой. Процессный подход требует, чтобы каждый участник нес ответственность за выполняемый процесс, и лучший способ достичь этой цели — обучить свой персонал.

Вы можете, например, провести семинар, посвященный изучению основ платформы BPM, обоснованию ее внедрения и ожидаемым результатам.

10. Измерьте и отрегулируйте

Чтобы понять, действительно ли управление бизнес-процессами влияет на результаты работы компании, оцените рентабельность инвестиций в программное решение BPM. Используйте ключевые показатели эффективности (KPI), чтобы измерить результаты и внести корректировки.

Если вы видите, что оптимальные цели не достигнуты, проведите реинжиниринг BPM, чтобы определить ожидаемые цели. Требуется некоторое время, чтобы инструмент BPM эволюционировал и хорошо вписался в корпоративные процессы. До тех пор вам следует переосмыслить систему и повторить процедуру, чтобы извлечь из нее максимальную пользу.

Вывод

Внедрение BPM может быть заведомо долгим и сложным процессом, в котором задействовано слишком много людей и ресурсов. Однако, если вы начинаете свой путь в мир процессного управления с выбора правильной платформы BPM — реализация проекта окажется несложным и будет иметь успех.

С системой управления бизнес-процессами SILA Union вы можете быть уверены в операционной эффективности и производительности. Вы можете использовать функционал из коробки или адаптировать его под свои задачи.

По результатам опроса пользователей SILA Union, 75% отметили улучшение качества взаимодействия подразделений, 57% — сокращение временных затрат на процесс, 47% — повышение качества управления, 38% — сокращение издержек на выполнение процессов, 29% — повышение качества исполнения процессов.

Источник: silaunion.ru