Мониторинг бизнес процессов это

Быть отлаженным, прозрачным и гибким – сегодняшнее требование к любому бизнесу. А чтобы его таким сделать, в большинстве случаев требуется трансформация.

Интересно при этом, что в английском языке слово «transformation» предполагает не постепенные, а резкие изменения. Поэтому цифровая трансформация бизнеса в основном означает, что нужно не просто где-то что-то «подкрутить», а полностью пересмотреть и принципы, на которых строится бизнес, и то, как он выстроен.

Наиболее прогрессивным с точки зрения предоставляемых возможностей сегодня можно назвать процессный подход к управлению бизнесом и BPM-системы, как инструмент для реализации данного подхода.

Что такое BPM и BPMS?

Концепция BPM (Business Process Management) — органичное сочетание процессной методологии управления предприятием и технологий для её реализации. Проще говоря, BPM отвечает на все вопросы касательно исполняемой работы — где, когда, зачем и как исполняется работа и кто отвечает за ее выполнение.

BPMS (Business Process Management System) — ПО для поддержки концепции BPM. BPM-системы отличаются от других систем, в частности ERP и систем электронного документооборота, тем, что сфокусированы на бизнес-процессах, не привязываясь при этом к документации или работе конкретных специалистов.

Бизнес-процессом можно назвать, например, всю последовательной действий от получения заказа до доставки клиенту заказанной продукции. Как видим, BPM-системы предполагают максимально широкое мышление, не зацикленное на работе определённого отдела предприятия или создании электронного документа. Всё это входит в бизнес-процесс, но имеет для него второстепенное значение. Если BPM-система, с которой работает предприятие, привязана к второстепенному, то есть риск, что самое главное – сами бизнес-процессы и потребности клиентов – останутся незамеченными.

Ключевые достоинства BPM-систем

BPM-системы способны обеспечивать непрерывный мониторинг всех бизнес-процессов, происходящих в компании, а также поиск проблем и их возможных решений.

Мониторинг бизнес-процессов

Структура BPM-систем такова, что позволяет «вести» каждый отдельный процесс от момента его начала до логического завершения.

Например, если клиент А прислал заявку, то его заявка не может потеряться: в каждый момент времени она будет находиться на определённом этапе активного цикла до самого момента её завершения.

Мониторинг означает, что у руководства всегда имеется возможность всегда видеть и контролировать:

На какой стадии выполнения находится процесс.
Кто из сотрудников ответственен за данную задачу.
Как долго процесс «висит» именно на этом этапе.

Самая главная возможность, которую предоставляют BPM-системы – это возможность видеть одновременно все актуальные задачи, стоящие перед компанией, при этом имеется возможность классифицировать их разными способами: задачи, исходящие от клиентов; задачи по развитию бизнеса; задачи по решению текущих проблем предприятия.

Мониторинг бизнес-процессов

Суммарно BPMS помогает в том, чтобы не терять никаких бизнес-процессов и не допускать их «зависания», а всё время контролировать, как они продвигаются.

Не менее важной функцией BPM-систем можно назвать создание единой информационной базы, куда заносятся все данные, касающиеся работы компании, и предоставляются всем сотрудникам, с учётом их уровней доступа. Это позволяет значительно ускорить большинство бизнес-процессов, включая тот же документооборот и даже простой обмен информацией между сотрудниками.

Наконец, внедрение BPMS во всех случаях предполагает создание регламента действий, по которому будет проходить обработка бизнес-процесса. Например: менеджер принимает по телефону звонок клиента, которому нужна техника; перенаправляет клиента на консультанта по подбору; после выбора конкретной модели техники заказ направляется на склад; в случае отсутствия нужной модели информация поступает в производственный цех; и так далее.

При этом отдельные отрасли деятельности легко поддаются такой регламентации, другие (связанные с творчеством) в меньшей мере. Но плюс BPM-систем состоит именно в том, что они, благодаря своей гибкости, позволяют регламентировать даже те отрасли, которые, на первый взгляд, с трудом этому подвержены.

Поиск проблем и возможных решений

Помимо обеспечения текущей деятельности предприятия в соответствии с регламентом бизнес-процессов, постоянной функцией систем BPM является поиск проблем и «узких мест бизнеса». К ним могут относиться, например, избыточные или ненужные процессы, которые тратят ресурсы компании, но не приносят ощутимой пользы, в то время как перестройка регламента могла бы помочь эту проблему снять. Также бывает так, что чаще всего отдельная группа бизнес-процессов замедляется на конкретном этапе или конкретном сотруднике. Зная это, можно разобрать ситуацию и выработать решения, которые помогут преодолеть существующие трудности.

Может показаться, что это всё довольно просто, но именно BPMS часто становится хорошей возможностью найти такие «узкие места» в деятельности компании. Порой такие места находятся на стыке работы разных подразделений и отделов компании, и в то время как каждое из них работает безупречно, в сумме появляются проблемы.

Поскольку BPM-системы позволяют окинуть работу предприятия «широким взглядом» и увидеть на практике, где имеются проблемы, то внедрение BPMS действительно может стать хорошим шансом для того, чтобы оптимизировать работу предприятия.

Анализ в BPMS

В структуре BPM-систем огромное место занимает анализ. Благодаря им появляется возможность проанализировать множество показателей:

Какие бизнес-процессы наиболее распространены.
Сколько времени в среднем занимает один бизнес-процесс и каждый его этап.
Кто из сотрудников обрабатывает свои задачи быстрее всего, кто наоборот.
Сколько задач обработал каждый сотрудник в течение дня, недели, месяца.
Где чаще всего возникают трудности.

Такой анализ предоставляет действительно много возможностей для того, чтобы всё оптимизировать. Например, вычислить сотрудников, которые обрабатывают небольшое количество задач, и перевести на них дополнительные, а также разобраться с причинами медленной и неудовлетворительной работы отдельных людей. Сотрудник может работать на устаревшем ПО или не до конца разбираться в новых функциях. Тогда небольшая модернизация программ или короткий курс обучения может оказаться крайне эффективным средством, чтобы устранить несколько «узких мест» и серьёзно ускорить протекание бизнес-процессов.

Пользователи часто как раз и ценят BPMS за то, что удаётся решить проблемы с относительно небольшими затратами. Например, установить новое дорогое ПО только на компьютеры тех сотрудников, которые действительно обслуживают важнейшие этапы бизнес-процессов и имеют большую загрузку, вместо того чтобы модернизировать весь отдел из полусотни машин.

Структура BPM-систем

Те функции, о которых мы рассказали выше, определяют и структуру каждой BPMS.

Инструмент для моделирования бизнес-процессов компании.
Инструменты для создания регламента (набора правил).
Специальные модули для интеграции решений в существующую среду.
Инструменты для формирования документов.
Модули, отвечающие за анализ и мониторинг.

В большинстве случаев внедрение BPMS предполагает использование сразу всех этих составляющих, потому что это в максимальной степени помогает обеспечить успех.

Три варианта внедрения систем BPM

Чтобы добиться успеха в проекте внедрения, потребуется не только закупить ПО, но и тщательно продумать схемы, по которым проходят бизнес-процессы на предприятии, а также обеспечить готовность сотрудников к необходимым изменениям их работы. Как мы помним, слово «трансформация» подразумевает значительное изменение, и готовностью сотрудников нельзя пренебрегать.

Практически во всех случаях внедрение BPMS проходит по одному из трёх путей.

1. Разработка собственными силами или заказ у подрядчика

Сегодня такой подход для внедрения систем BPM используют редко, его можно отнести к устаревшим. Всё дело в том, что поменялась логика рынка: если несколько лет назад разработчики ПО убеждали клиентов в необходимости использовать новые решения, то теперь сами клиенты настойчиво ждут от разработчиков решений.

Именно поэтому самый распространённый сегодня подход – это обратиться к разработчику (интегратору) с вопросом о том, какие решения стоит использовать данной конкретной фирме, чтобы добиться нужного результата.

2. Внедрение интегратором с последующей кастомизацией

Этот путь на сегодняшний день наиболее распространённый. Если компания пошла по данному пути, то привлекается интегратор, специализирующийся именно на внедрении BPM-систем, а зачастую и разрабатывающий их.

Плюсом работы с интегратором можно назвать то, что он практически всё делает сам, компании остаётся только начать работать по новым принципам. Но это же можно назвать и самым главным недостатком. Кастомизация (адаптация систем под конкретно данное предприятие) зачастую оказывается очень ограниченной. По больше же части, всем сотрудникам приходится приспосабливаться к тем условиям работы, которые возникли после трансформации. И хорошо ещё, если она сама была обговорена с персоналом, который понял и признал её необходимость, а не проводилась императивно по указке «сверху».

Кстати, данный вариант внедрения BPMS часто предполагает зависимость от интегратора: в будущем для решения даже самых малых задач приходится выходить с ним на связь, составлять список желаемых изменений и ждать, когда они будут готовы, а затем использовать их для модернизации ПО. Это неудобно, долго и часто вызывает необходимость переплачивать интегратору, однако без него порой оказывается невозможным сделать с BPM-системой что-либо вообще.

3. Самостоятельная разработка BPM на базе Low-code платформы

Данный вариант подразумевает, что компания также обходится без участия интеграторов/разработчиков, или сводит такое участие к минимуму.

Платформа Low-code в силу своей специфики обладает несколькими особенностями:

Позволяет обойтись силами собственного IT-отдела.
Многие изменения вносятся самими участниками бизнес-процессов.
Легко адаптируется под конкретный бизнес.
Разворачивается до полноценной BPM-системы постепенно, а не мгновенно.

Одним из главных отличий разработок на платформе Low-code является их повышенная гибкость и адаптивность, а это именно то, на что делает ставку современный бизнес. Пока компания X два месяца ждёт от интегратора новых функций, компания Y уже обошла её в конкурентной борьбе! Чтобы не отстать от прогресса и других участников рынка, нужно быстрее реагировать на изменения. Например – использовать новые методы общения с клиентом (чаты, мессенджеры). Если предприятию требуется полгода на то, чтобы «допилить» свою систему BPM для работы по новым принципам, можно не сомневаться: оно безнадёжно отстанет.

Имея характерную для BPMS структуру и тот же набор функций, решения на базе Low-code платформы позволяют «перезаряжать автомат на бегу», то есть не отставать от развития и быстро принимать новые условия работы. По этой причине во многом справедливо мнение, которое высказывается некоторыми экспертами по поводу классических BPMS: если они не предполагают возможности быстрого изменения, то они устарели даже раньше, чем были до конца разработаны.

Как развивалась идея BPM-систем?

Впервые идея построения системы управления бизнесом на базе именно бизнес-процессов появилась примерно в 2003 году. Многие компании тогда с энтузиазмом восприняли этот продукт, но вот что интересно: уже через короткое время оказалось, что спрос значительно проигрывает предложению. Почему такая ситуация сложилась? Возможных ответов несколько, наиболее вероятные из них:

Не все компании были готовы нести большие затраты на внедрение и постоянные доработки.
Не все позитивно восприняли идею полной перестройки бизнеса на основе бизнес-процессов.
Система BPM идеальна для регламентирования работы клерков, но чем больше творчества в работе сотрудников, тем труднее составить для них регламент, в таких случаях чаще используют кейсы.

В 2010 году появились так называемые «интеллектуальные BPM» (iBPMS), которые базировались на принципах мобильности, развёрнутой аналитики, а также активного использования облачных хранилищ. На какое-то время они вызвали всплеск интереса, но он был недолгим. Фактически, это новое поколение BPM всё же не так сильно отличалось от прежнего.

Революция произошла в 2016 году, когда на рынке появились первые системы Low-code. Их основным принципом стала идея минимального количества кода – а значит, и незначительного участия интеграторов и разработчиков. Кроме того, в отличие от BPMS, системы Low-code не зациклены на бизнес-процессах и позволяют работать в обход их, если это требуется.

Наконец, подобные системы значительно смещают фокус от разработчиков/интеграторов в сторону пользователей, в том числе – и это особенно важно! – за пределами фирмы, то есть её клиентов, поставщиков и так далее.

Такая ситуация предполагает совсем иные требования к оформлению, интерфейсу и удобству программы как для клиента, так и для сотрудника компании. Клиент уже не захочет оформлять заявку на бумаге, а бизнес-аналитик компании предпочёл бы не лезть в код каждый раз, когда нужно незначительно изменить логику обработки запросов от клиентов, которым нужно, чтобы всё было просто и легко. Именно такие требования и предъявляются к системам Low-code, которые многие называют «ренессансом самостоятельной разработки».

Да, действительно: это очень похоже на самостоятельную разработку в части того, что можно наделить ПО нужным набором функций. Однако «построение» этого решения ведётся на базе специализированной платформы — современной, интеллектуальной и гибкой – преимущественно силами бизнес-аналитиков компании, без навыков программирования.

Ключевые достоинства BPM-системы на базе Low-code платформы от Comindware

Платформа от Comindware воплощает в себе все возможности платформ класс Low-code.

В первую очередь, bpm система предполагает минимум кода и максимум графической разработки. Почти все те настройки, которые могут потребоваться пользователям, вносятся через пользовательский интерфейс с помощью мыши и клавиатуры.

Дополнительные преимущества данной платформы:

Простое обновление без остановки работы.
Возможность активно использовать «облако».
Простое социальное взаимодействие сотрудников.
Возможность подключать и отключать функции по мере необходимости.

И самое главное: внедрив BPM-систему на базе платформы от Comindware, её можно сначала использовать для цифровой трансформации одного или нескольких отделов компании, чтобы оценить результат и подготовиться к более масштабному развёртыванию на уровне предприятия или холдинга. Это позволяет избежать ненужной «революционности» и чрезмерных потрясений при резкой смене принципов работы.

Закажите демо-презентацию Low-code платформы от Comindware, чтобы самостоятельно убедиться, насколько она полнофункциональная и удобная.

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

Полезные страницы

Современная BPM система
Преимущества системы автоматизации бизнес-процессов
CRM система с функционалом BPMS
Карта Блога

Источник: www.comindware.ru

Мониторинг процессов как основа диагностики предприятия

Мониторинг — составная часть процесса диагностики предприятия, необходимая для отслеживания «финансового здоровья» (Financial Health) предприятия. Классическая диагностика предприятия состоит из первичной диагностики — на этой стадии выявляются критические «болевые точки» бизнеса, и, соответственно, определяются показатели, по которым на следующей стадии проводится регулярная диагностика состояния «финансового здоровья». При этом в регулярной диагностике предприятия существуют два основных объекта анализа:

• результаты деятельности предприятия за период и его состояние на текущий момент времени;
• основные бизнес-процессы предприятия.

Особенность оценки по результатам деятельности, имеющим финансовое отражение, состоит в периодичности снятия параметров — финансовые показатели должны появляться на конечной стадии диагностики. Они, по своей сути, являются замыкающими: работа велась в течение определённого периода — месяц, квартал, иной отрезок времени, принятый в среде, где осуществляется мониторинг, в качестве отчетного. Но финансовые результаты, при всей своей важности для руководителя верхнего звена и безусловной наглядности, отражают но большей части уже свершившиеся факты.

Актуальная информация для принятия оперативных управленческих решений может быть получена из мониторинга бизнес-процессов предприятия.

Мониторинг бизнес-процессов предприятия — диагностика основных бизнес-процессов предприятия, как напрямую обеспечивающих «финансовую функцию» предприятия, так и вспомогательных. Структурная модель процесса мониторинга предприятия представлена на рис. 11.5.

Назначение мониторинга деятельности предприятия — это возможность визуальной оценки в режиме реального времени таких параметров, как своевременность, продолжительность и количество одновременно выполняемых бизнсс-процсссов по подразделениям и по предприятию в целом, а также соотношение этих параметров к заранее запланированным показателям.

В настоящее время довольно широко растиражировано следующее утверждение Дэвида Маккоя, вице-президента Gartner: «Если что-то происходит в вашем автомобиле, то загорается контрольная лампа, и вам не нужно ждать две недели до появления сообщения о неисправности. Однако сколько же бизнес-процессов требуют отнюдь не меньшей оперативности реагирования на потенциальные угрозы, но не имеют соответствующих средств информирования о них? Предприятиям нужны системы мониторинга бизнес-процессов, подобные тем, которые можно обнаружить в современном автомобиле. Но они должны выдавать не просто сигналы об опасности, а сообщения, передаваемые в соответствии с определенными сценариями и с рекомендациями о том, как их следует интерпретировать».

Рис. 11.5. Структурная модель процесса мониторинга предприятия

Концепцию мониторинга бизнес-процессов (ВАМ — Business Activity Monitoring) предполагает выход из сложившейся ситуации. ВАМ определяется как технология, действующая в режиме реального времени и обеспечивающая регулярное информирование, текущий анализ и выработку аварийных сигналов. ВАМ поддерживает вес это, базируясь на сведениях от «датчиков», которые в данном случае называют ключевыми индикаторами производительности. Технологическая возможность создания ВАМ появилась в связи с развитием программного обеспечения промежуточного слоя, основанного на обмене сообщениями, а также интеграционных брокеров и архитектур, ориентированных на сервисы.

При этом, по мнению специалистов международной организации Gartner, для построения эффективной системы ВАМ понадобится создать комбинацию данных, поступающих в режиме реального времени, и накопленных (исторических) сведений. Решение этой задачи потребует интеграции разнородной информации, источниками которой могут быть хранилища данных (data warehouse), хранилища оперативных сведений (operational data store) и базы данных приложений (application database).

Следует опасаться тех вендоров, которые предлагают безразмерные решения «из одной коробки». «Концепция ВАМ — это BI, отражающая события, которые происходят в режиме реального времени».

Мониторинг активности бизнеса можно рассматривать как следующий эволюционный шаг в развитии средств бизнес-аналитики, увеличивающий оперативность этой технологии. Поэтому и технологию ВАМ схематично можно представить (рис. 11.6) почти так же как бизнес- аналитику, но с тем существенным отличием, что здесь появляется новый элемент — хранилище данных реального времени (Real-Time Store). Оно может захватывать события, которые происходят в аппаратном обеспечении и приложениях, и другие данные, непосредственно связанные с течением бизнес-процессов. Сервер ВАМ хранит эти данные в кэш-памяти и делает их доступными для аналитических инструментов и средств подготовки отчетов.

Рис. 11.6. Схема ВАМ

Системы управления предприятиями и условия, в которых они работают, как правило, на порядки сложнее самых сложных технических систем из-за значительных объемов данных, в которых достаточно сложно выделить события.

Действие существующих систем ВАМ и тех, которые могут появиться в недалеком будущем, распространяется пока только на две категории событий:

• единичные важные события. Такого рода события (например, аварийные сигналы) могут поступать от выделенных датчиков KPI или в форме какого-то документа. Для их обработки может быть подготовлен специализированный инструмент, действующий по заранее определенным планам и правилам;
• вычисляемые события, поступающие в режиме реального времени. Это означает, что есть детерминированный источник данных, снабженный датчиком KPI, и что данные могут быть измерены, обработаны и без излишних проблем представлены в графической форме.

Эти две категории событий имеют полную аналогию с сигналами в технических системах. Тем не менее, это нисколько не умаляет достоинств ВАМ-систем, они могут быть чрезвычайно полезными, но они охватывают лишь часть деятельности предприятия. До создания полноценных методов обработки сложных событий не следует преувеличивать значимость ВАМ.

Обработка нештатных ситуаций в управлении бизнес-процессами

Управление процессом в штатной ситуации на предприятии начинается с регулярного получения «владельцем» процесса данных о ходе процесса в форме, установленной «владельцем» (рис. 11.7).

Владелец организовывает фиксирование и хранение информации (данных) для того, чтобы при необходимости можно было к ним вернуться и проверить правильность решений, принятых на основе этой информации. Затем владелец процесса производит анализ данных, сравнивая получившийся результат с плановыми показателями и указаниями руководителя.

Рис. 11.7. Блок-схема алгоритма действий владельца процесса по управлению процессом

В случае если отклонение полученных результатов от плановых показателей превышает установленные для этого показателя границы, владелец процесса обязан:

• зафиксировать факт отклонения;
• выявить и провести анализ причин отклонения;
• оценить экономическую целесообразность устранения причин отклонения;
• если устранение причины отклонения целесообразно, то владелец обязан организовать разработку и внедрение мероприятий по устранению причин произошедшего отклонения;
• устранение причин отклонения требует перераспределения ресурсов или получения дополнительных ресурсов от вышестоящего руководителя;
• о своих действиях владелец процесса обязан сообщить вышестоящему руководителю.

Вопросы для самоконтроля

1. Раскройте понятия ERP, SCM и CRM.
2. Как Вы понимаете суть концепции CSRP?
3. Опишите концептуальную модель Workflow-системы.
4. В какие режимах функционирует любая Workflow-система?
5. Расскажите о разновидностях систем управления рабочими процессами.
6. Каковы особенности методологии PDCA?
7. В чем суть концепции ВРМ?
8. Каковы элементы ВРМ-систсмы?
9. Кратко охарактеризуйте концепцию мониторинга бизнес- процессов предприятия.
10. Как осуществляется обработка нештатных ситуаций при управлении бизнес-процессами?

Источник: bstudy.net

Как работает BPM-система

Системы управления бизнес-процессами пришли в Россию с Запада, где этот класс решений называют BPM-системами или BPMS (Business Process Management System). Их основная цель — осуществлять программную поддержку процессного управления в организациях.

Здесь следует сразу определиться с двумя ключевыми понятиями. Во-первых, существует управленческая концепция BPM. Это определенный этап в менеджменте, при котором работа компании выстраивается и развивается как система взаимосвязанных бизнес-процессов. Департаменты и подразделения по-прежнему отвечают за выполнение конкретных бизнес-функций (процессный менеджмент дополняет, а не заменяет функциональный подход к управлению). В свою очередь BPM нацелен на эффективное взаимодействие различных бизнес-функций за счет выстраивания и управления бизнес-процессами.

Что касается BPMS — это основная технология, которая помогает реализовывать концепцию процессного управления в реальной практике работы компаний. BPM может существовать и без ИТ, однако с помощью специализированного инструмента работать становится проще и быстрее. Система управления бизнес-процессами позволяет моделировать процессы компании и автоматизировать их исполнение. Предоставляет возможность контролировать работу на всех этапах и быстро вносить улучшения.

Основные стадии внедрения процессов

Работа BPMS основана на простой идее. На этапе внедрения решения осуществляется моделирование бизнес-процессов с помощью наглядных диаграмм. Процессы сразу становятся исполнимыми в системе. Это означает, что система будет автоматически отправлять задачи ответственным сотрудникам — в точном соответствии с тем порядком выполнения операций, который определен в модели данного процесса.

Такой подход позволяет выстроить бизнес-процессы компании и максимально приблизить их реальное выполнение к той идеальной модели, которая изначально разрабатывалась.

Благодаря использованию BPM-системы работа организации становится прозрачной. Компания получает широкие возможности мониторинга и контроля исполнительской дисциплины. Может в любое время изменять и улучшать бизнес-процессы для достижения большей эффективности.

ELMA BPM позволяет автоматизировать:

Основной бизнес-процесс компании, в рамках которого генерируется прибыль. В организации может быть один или несколько таких процессов.
Поддерживающие бизнес-процессы — их также называют обеспечивающими или сервисными. Они поддерживают стабильную работу основных процессов.
Процессы управления, связанные с разработкой целей и стратегии компании, оптимизацией и развитием ее работы.

Узнайте подробнее о том, какие бывают процессы в организации. Смотрите универсальную классификацию бизнес-процессов APQC PCF (Process Classification Framework)

Узнайте, как работает ELMA BPM. Оцените возможности и интерфейс BPM-системы прямо в браузере

Проектирование (моделирование) бизнес-процессов

VestaBank: Стоимость процессов — конкурентное преимущество банка

Павел Овчинников

Работа с процессами в системе ELMA BPM начинается с их моделирования. Моделирование осуществляется в программе Дизайнер ELMA, которая входит в комплект системы. Это простой графический редактор для построения бизнес-процессов.

Создавать процессы и выполнять их моделирование в системе могут бизнес-аналитики без участия программистов. Для этого используется распространенная нотация BPMN 2.0 — набор простых условных обозначений. Нотация переведена на русский язык специалистами компании ELMA. Создаваемые с ее помощью модели процессов привычны для аналитиков и понятны высшему руководству компании.

Скачайте полную классификацию бизнес-процессов коммерческих компаний. Это межотраслевая модель. Она разработана Американским центром производительности и качества APQC. И переведена на русский язык компанией ELMA.

Управленческая концепция BPM определяет бизнес-процессы компании — какова архитектура процессов в организации, какие стадии процесса определяют технологию создания большей ценности для потребителей. В свою очередь система ELMA облегчает выстраивание данных бизнес-процессов, позволяя создавать наглядные схемы работы.

На диаграммах бизнес-процессов обозначаются их участники, перечень и последовательность выполняемых ими действий. Графические модели строятся путем размещения нужных блоков операций на дорожках, обозначающих зоны ответственности разных исполнителей. Затем операции соединяются переходами.

Когда модель процесса создана, проводится настройка операций (задается контекст работы). Например, организация определяет способ выполнения пользовательских задач — с какими данными будут работать исполнители, какие действия от них потребуется выполнить и какие результаты предоставить.

Моделирование процесса заканчивается его публикацией, после чего бизнес-процесс компилируется и становится доступным для запуска в веб-приложении ELMA.

Исполнение бизнес-процессов

Внедрение BPMS — не просто автоматизация, это качественная трансформация бизнеса

Алексей Трефилов

В BPM-системе можно одновременно запускать сколько угодно экземпляров одного бизнес-процесса. Все они будут исполняться независимо, используя в своей основе одну и ту же модель. Сотрудники компании работают по процессам в веб-интерфейсе пользователя ELMA — заходят в систему через браузер по логину и паролю.

Работа по бизнес-процессу осуществляется в соответствии с его графической моделью — начиная со стартового события, следуя по цепочке переходов, до конечного события. ELMA позволяет поддерживать выполнение правильной очередности операций. Она автоматически ставит задачи разным исполнителям, когда процесс доходит до соответствующего шага.

Поручения, которые получают сотрудники в системе ELMA, оформлены в виде карточек задач. В них уже есть вся нужная информация для работы и принятия решений. От исполнителей может требоваться ввод некоторых данных — в этом случае карточка задачи будет содержать соответствующие поля, заполнение которых можно сделать обязательным.

После завершения задачи, сотруднику не нужно задумываться о том, кто и какие действия должен выполнять дальше — ELMA BPM берет эти вопросы на себя. Каждый бизнес-процесс компании имеет четкий регламент исполнения. Система обеспечивает соблюдение верного порядка работы.

Те задачи, которые не требуют участия реальных сотрудников, автоматически выполняются системой. Например, сценарии и отправка сообщений.

Узнайте, как работает ELMA BPM. Оцените возможности и интерфейс BPM-системы прямо в браузере

Контроль и мониторинг бизнес-процессов

Для каждого экземпляра запущенного процесса создается карточка в системе ELMA. Она содержит подробную информацию: текущие значения параметров, задачи, статусы их выполнения и комментарии сотрудников. Имея соответствующие права доступа, с карточки можно управлять ходом работы — например, изменить ряд параметров или вовсе прекратить исполнение.

Организация бизнес-процессов в системе ELMA открывает широкие возможности мониторинга их выполнения. В распоряжении пользователей есть несколько инструментов:

Страница «Мои процессы» содержит список всех экземпляров бизнес-процессов, в которых сотрудник является инициатором, ответственным или исполнителем. Есть удобный фильтр для поиска. Выбрав определенный экземпляр процесса из списка, можно перейти на его карточку в системе.
Страница «Монитор процессов» позволяет анализировать работу по процессам, в которых пользователь выступает в роли владельца, куратора или информируемого. На этой стадии управления сотруднику не обязательно являться исполнителем какой-либо из операций. Со страницы «Монитор процессов» можно перейти на карточку любого из отображаемых процессов, чтобы получить подробную информацию.
Карта процесса — еще один удобный способ мониторинга. Она выглядит так же, как и графическая модель процесса в Дизайнере ELMA. При этом на карте отображается уже запущенный в системе экземпляр конкретного бизнес-процесса, что позволяет отслеживать дополнительные метки. Здесь обозначаются уже выполненные операции и текущая стадия работы. Открыть карту процесса можно из его карточки в системе.

Мы рассмотрели несколько инструментов мониторинга. При этом, управление бизнес-процессами bpm в системе ELMA не требует от руководителей ручного отслеживания каждой операции. Так как для любого действия в BPMS можно указать временной регламент, в случае просрочки задач исполнителями система пришлет уведомления. Кроме этого, контролировать задачи по процессам можно с помощью стандартных отчетов по исполнительской дисциплине, которые автоматически составляет BPMS.

Оптимизация бизнес-процессов

На основании мониторинга работы, а также в ходе развития компании часто возникает потребность в изменении бизнес-процессов. Рациональные идеи по оптимизации могут предложить исполнители операций. Благодаря использованию BPM-системы любой бизнес-процесс остается гибким к изменениям. Компания может в любое время корректировать порядок работы и создавать новые процессы.

Технология BPM поддерживает идею непрерывного развития бизнес-процессов. Не получится выстроить работу один раз и тем самым обеспечить постоянную эффективность предприятия. С развитием компании, увеличением штата сотрудников, новыми реалиями в рынке возникает необходимость изменять процессы. В ELMA оптимизация проводится на лету без остановки системы.

Например, проанализировав работу, связанную с обслуживанием клиентов, компания решает, что операции по составлению смет лучше выполнять коммерческому директору, а не менеджерам по продажам (это может быть связано с особенностями деятельности организации). Чтобы изменить данный порядок работы, достаточно внести нужные изменения в графическую модель соответствующего процесса в Дизайнере ELMA.

Когда вы изменяете bpm процесс в компании, это никаким образом не влияет и не прерывает текущую работу предприятия. Все экземпляры данного процесса, которые уже были запущены в системе на момент внесения изменений, завершатся в соответствии с первоначальной схемой. А каждый новый запущенный процесс будет работать уже согласно улучшенной модели.

Посомтрите запись вебинара о BPM-системе ELMA и её возможностях

FAQ о BPM

Что такое BPM-система?

BPM-система (англ. BPMS, Business Process Management System) — это система управления бизнес-процессами, которая помогает реализовывать концепцию процессного управления в реальной практике работы компаний. BPM-система позволяет моделировать процессы компании и автоматизировать их исполнение. Предоставляет возможность контролировать работу на всех этапах и быстро вносить улучшения.

Что такое управление бизнес-процессами (BPM)?

Управление бизнес-процессами (англ. BPM, Business Process Management) — это управленческая концепция, при которой работа компании выстраивается и развивается как система взаимосвязанных бизнес-процессов. BPM может существовать и без ИТ, однако с помощью специализированного инструмента работать становится проще и быстрее.

Как работает ELMA BPM?

Система ELMA BPM обладает широкими возможностями, которые обеспечивают выполнение и поддержание бизнес-процессов. При этом все функции системы можно условно разделить на 4 группы в соответствии со стадиями жизненного цикла процесса PDCA (цикл Деминга) — планирование (plan), выполнение (do), контроль (check), улучшение (act).

В чем суть концепции процессного управления BPM?

Суть процессного управления BPM заключается в объединении моделирования бизнес-процессов и их автоматизации (исполнении).

Что такое BPMN?

BPMN (англ. Business Process Modeling Notation) — это нотация (стандарт, язык) для моделирования бизнес-процессов. Она состоит из набора символов и блок-схем, которые позволяют наглядно отобразить последовательность выполнения задач и взаимосвязь рабочих операций в формате, понятном разной аудитории — разработчикам, бизнес-аналитикам и топ-менеджерам компаний.

Как происходит выполнение бизнес-процесса в BPMS?

В BPM-системе ELMA можно одновременно запускать сколько угодно экземпляров одного бизнес-процесса. Все они будут исполняться независимо, используя в своей основе одну и ту же модель.

Узнайте, как работает ELMA BPM. Оцените возможности и интерфейс BPM-системы прямо в браузере

Читайте далее BPMN 2.0

Как работает BPM-система
BPMN 2.0
Цены
Системные требования
Профессиональный инструмент
Большие процессы/Отладка
Показатели процессов
Визуальный редактор сценариев
Интеграция ELMA
1С/ERP-системы
Шины данных
ELMA Framework
Интерфейсы
Мобильные приложения
E-mail интерфейс
ELMA Agent
Моделирование бизнес-процессов
Реинжиниринг бизнес-процессов
Примеры бизнес-процессов
Автоматизация бизнес-процессов
Оптимизация бизнес-процессов
Анализ бизнес-процессов
Цифровая трансформация
ELMA и RPA
Low-сode

Главная
Продукты
Система управления бизнес-процессами ELMA BPM
Как работает BPM-система

Источник: www.elma-bpm.ru

Мониторинг бизнес процессов это

Что такое BPM и BPMS?