Оргструктура компании помогает строить системный, управляемый бизнес. Такой, что не утонет в хаосе, сможет эффективно масштабироваться и не доведет собственника до нервного срыва. Как это выглядит и работает, рассказываем в статье.
Что такое оргструктура и какие задачи она решает
Оргструктура— это схема компании, которая отражает функции внутри бизнеса. Те, что уже есть, и те, что будут нужны в будущем для стабильной работы и развития. Именно функции, а не конкретных сотрудников.
Оргструктура решает несколько задач ↓
Оргструктура описывает функции. Функция — это некая область деятельности, которая обеспечивает работу компании. Например, наем персонала — это функция, а Игорь, наш эйчар, — это сотрудник. Сотрудники могут меняться, функции же чаще всего неизменны.
Глобально мы выделяем 7 важнейших областей деятельности компании — в том или ином виде они есть в любом бизнесе:
- Стратегия — это и о развитии компании, и о стратегическом маркетинге, и о технологиях. Эту функцию закрывает собственник бизнеса.
- Персонал — поиск сотрудников, их наем, введение в должность, адаптация, работа с продуктивностью. Обеспечение всем необходимым для работы, создание корпоративной культуры.
- Коммерция — это маркетинг и продажи. Иногда эту область называют дистрибуцией. Включает продвижение продукта, создание маркетинговых материалов, запуск рекламных кампаний, общение с клиентами, продажи, заключение договоров с клиентами.
- Финансы — финансовый и управленческий учет, бухучет, цифры, налоги и вот это всё.
- Производство — предоставление продукта. У одних компаний сюда относится производство напольной плитки, у других — услуга финансового директора на аутсорсе. Всё зависит от специфики бизнеса.
- Качество — контроль качества производимого продукта, опросы клиентов, улучшение продукта и усиление компетенций сотрудников по результатам опросов клиентов.
- PR — работа над репутацией, узнаваемостью компании. Отличается от маркетинга непрямым влиянием на продажи. Усиливает работу всех областей компании. Например, в более известную компанию проще нанять сотрудников; ее продукты чаще покупают; партнеры быстрее принимают решение о сотрудничестве с такой компаний и так далее.
Отражает иерархию. С оргструктурой сотрудники знают, кто их руководитель, в каком департаменте они работают, кто им подчиняется.
Бизнес-процессы онлайн-школы / организационная структура / роли в компании, кто и за что отвечает
Определяет результат работы функции. Чтобы каждый в компании понимал, что он делает и чего от него ждут, в оргструктуре прописывают ценный конечный продукт (ЦКП) для каждой функции.
Например, для маркетинга конечным продуктом могут быть квалифицированные лиды — те заявки, что подходят под определенные критерии.
Конечный продукт помогает избежать споров между функциями. Например, когда отдел маркетинга говорит: вот у нас было 500 звонков, 1 000 заявок и 2 000 обращений из соцсетей! Мы хорошо работаем, это отдел продаж лажает. Отдел продаж валит всё на маркетинг. А руководитель мечется между ними и не получает прибыль.
Какая оргструктура подойдет вашей компании | Часть 1
С четкими ЦКП для каждой функции такого не будет. Руководитель сможет проверить, выполнил ли отдел маркетинга свой ЦКП. Например, если ЦКП маркетинга — своевременно переданные отделу продаж квалифицированные лиды в определенном объеме.
И всегда можно проверить: были ли переданы лиды? вовремя ли? в нужном ли объеме? и соответствовали ли они критериям квалификации?
Если ответ на все вопросы да, идем искать проблему в отделе продаж. Если на какой-то вопрос отвечаем нет, значит, что-то пошло не так в отделе маркетинга.
А еще — с оргструктурой сотрудники знают, к кому с какой задачей обращаться. И не используют своих руководителей в качестве Википедии: «А с этим вопросом мне к кому?»
Короче, оргструктура: описывает функции, необходимые бизнесу, иерархию внутри компании, конечный продукт каждой функции и показывает, кто из сотрудников к какой функции относится.
Но зачем всё это делать, если бизнес и так работает?
Оргструктура помогает управлять
Бизнес может работать и без оргструктуры — это факт. Но будет ли он при этом эффективен, будет ли управляем — это уже вопрос.
Часто видим такую ситуацию: вроде люди на местах хорошие, молодцы все, а бизнес почему-то работает не так, как хотелось бы собственнику.
Или есть какая-то структура, но сотрудники не берут на себя ответственность, перекидывают ее друг другу как горячую картошку. А собственник не понимает, кто на самом деле за что отвечает.
С оргструктурой же таких вопросов не возникает: открываете ее, смотрите функции каждого сотрудника, его конечный продукт, сверяете с тем что есть и понимаете, эффективен ли он.
С оргструктурой проще находить проблемы
Если сравнить компанию с организмом, то оргструктура — это анатомический атлас. Пока ничего не болит, атлас, может, и не нужен. Но если болезнь уже появилась, с атласом ее будет проще обнаружить.
Оргструктура позволяет проводить диагностику бизнеса: не ой-ой-ой, как всё плохо, ничего не работает. А последовательно, шаг за шагом идти по схеме и находить проблему.
Допустим, видим, что поступления снижаются. Почему? Смотрим производство — всё хорошо, смотрим персонал — всех хватает, смотрим продажи — оп, а мы, оказывается, просели на 40%. Углубляемся в отдел продаж и смотрим, что у нас тут: заявки есть, звонки по плану, а вот функция проведения встреч стала работать хуже. Ищем причину, устраняем ее и исправляем просадку по поступлениям.
Однажды мы работали с компанией, собственники которой уволили гендиректора за профнепригодность. У компании не было оргструктуры, а развивалась она бессистемно — как получится.
Там было много работы, но нас сейчас интересует оргструктура. Собственники не знали, какие функции есть в компании и кто за что отвечает. Валили всё на гендира и думали, что тот не справляется, потому что профнепригоден. Когда собрали структуру, оказалось, что гендиректор просто перегружен:
— он контролировал магазины, хотя это должен делать супервайзер;
— следил за бухгалтерией и тремя отделами, хотя это должен делать другой специалист;
— нанимал сотрудников, хотя… ну вы поняли.
Собственники не знали, как устроена их компания, и не понимали, что нужно спрашивать с гендиректора, а что — поручить другим сотрудникам. В результате уволили полезного в общем-то человека.
И пожалели об этом.
И нанимать людей
Если нам необходим новый сотрудник или мы запускаем департамент, то со структурой и пониманием ценного конечного продукта специалиста или отдела будет проще выяснить, кого мы ищем. И составить портрет идеального кандидата.
А еще — донести до кандидата, что мы от него ждем. Прямо на собеседовании показываем ему структуру, например, вот мы хотим создать департамент качества, вот такие в нем будут отделы. И нам нужно, чтобы в компании регулярно проводились опросы клиентов, совершенствовался продукт и повышалась квалификация сотрудников, участвующих в производстве. Можешь такое?
Оргструктура нужна, чтобы расти
Организационная структура — это крепкий скелет, фундамент, который позволяет наращивать мяско.
Например, бывает такое: производство выполняет функцию контроля качества. Сами произвели, сами себя проверили, поставили себе «отлично» и выписали премию. Звучит абсурдно, встречается регулярно. И, конечно, вредит качеству продукции.
Другой пример — за область производства и коммерции отвечает один человек. Будет ли он производить 100 пирожков, если умеет продавать только 50? Будет ли он продавать 150 пирожков под заказ, если умеет производить только 100? Ответ очевиден — нет. Никто не будет сам себе создавать проблемы.
Когда же функции контроля и производства или производства и продаж в компании разделяются, возникает мягкая конфронтация: продажи ставят планы, а производству нужно за ними поспевать. Или наоборот: производство выпускает больше и продажам приходится учиться продавать больше. Эта конфронтация подталкивает компанию к росту.
А еще оргструктура помогает выйти из операционки
Чтобы выйти из операционки, ее сначала нужно построить. Оргструктура помогает это сделать.
Если на старте собственник обычно сам выполняет все функции: разрабатывает стратегию, нанимает людей, производит услугу, контролирует качество и пиарит проект среди друзей, то со временем часть функций он передает другим людям. И оргструктура помогает сделать это без потери качества.
В какой-то момент собственнику нужно полностью выходить и передавать всю операционку генеральному директору. Потому что функция собственника — ставить бизнесу амбициозные задачи, думать о будущем. А делать это, когда с головой погружен в текучку, сложно.
Когда же есть четкая картинка, как работает бизнес с точки зрения функций, когда люди расставлены по местам, каждый знает свой ценный конечный продукт и общую цель бизнеса, намного проще выйти из текучки и заниматься только стратегией.
Поможем с оргструктурой
Вы можете разработать оргструктуру сами. Для этого нужно:
- забыть о людях и сфокусироваться на функциях без привязки к личностям;
- определить, какие функции есть в компании сейчас;
- какие функции понадобятся в будущем;
- прописать ЦКП для каждой функции;
- сформировать ключевые области деятельности и расставить функции внутри них согласно потоку — последовательности выполнения функций;
- привязать людей к функциям согласно структуре;
- презентовать структуру команде;
- сделать так, чтобы команда обращалась к этому инструменту;
- периодически пересматривать оргструктуру и менять ее, если это необходимо.
А можете разработать ее с нашей помощью за месяц. С нас — опрос по функциям, уточнение задач сотрудников, разработка структуры, обучение собственника и топов.
Объясняем, что такое оргструктура, зачем она нужна, какими бывают функции, что такое ценный конечный продукт и как определить его для каждого сотрудника.
От собственника понадобятся: вовлеченность в процесс и 8−10 онлайн-встреч по 2−3 часа с директором по развитию. Встречи проходят один-два раза в неделю, а весь процесс занимает около месяца.
Чтобы заказать разработку оргструктуры для своей компании, напишите нашему специалисту Константину в телеграм или позвоните +7 (926) 152-62-26
Источник: noboring-finance.ru
Ваш бизнес умрёт без организационной структуры!
Организационная структура — это схема, которая показывает, какие функции есть в компании, кто за них отвечает и по каким командным линиям взаимодействуют сотрудники.
Если чёткой структуры нет, в компании царит хаос:
- сотрудники не знают своих обязанностей, а соответственно, не могут их выполнять;
- руководитель не видит слабые и сильные стороны бизнеса и не может оперативно вносить изменения в работу, чтобы избегать проблем;
- многие сотрудники перегружены, из-за этого качество их работы снижается;
- функции, которые никто не выполняет, переходят к владельцу, в итоге он загружен рутинными задачами и не может выполнять свои прямые обязанности: разрабатывать стратегию развития бизнеса, совершенствовать технологию создания продуктов, ставить цели и т. д.
Как построить организационную структуру
Прежде чем строить оргструктуру, вы должны определиться с целями компании и понять, к чему хотите прийти. А после этого нужно выстраивать схему компании так, чтобы с её помощью удовлетворить все потребности и достичь результата.
Пропишите все функции, которые должны существовать в компании, чтобы она успешно производила, продвигала и предоставляла свой продукт. А затем расставьте ответственных на каждый пост и разъясните им обязанности.
Время от времени проводите анализ, чтобы убедиться, что структура не устарела и всё ещё соответствует целям компании. Если вы не будете этого делать, то упустите момент, когда нужно расширять штат для усиления компании.
Что даёт бизнесу организационная структура управления
Оргструктура создаёт непрерывный поток частиц, который идёт от одной функции к другой и позволяет создать продукт для предоставления клиентам. Например, в компании есть сотрудник, который занимается рекламой и привлекает аудиторию. Дальше включаются продавцы: они принимают звонки, проводят презентацию товара, заключают договоры. Потом специалисты производственного отдела создают продукт и передают его клиенту. Если компания организована таким образом, каждый знает свою роль и может управлять потоком производства продукта.
Одновременно с разработкой оргструктуры нужно прописывать регламенты и должностные инструкции, потому что командная работа подразумевает взаимную ответственность и вклад каждого участника. Если хотя бы один человек не выполняет свои обязанности, он ставит под угрозу весь коллектив. Например, если продавец не ответит на звонок клиента и не обработает его заявку, то все усилия менеджера по рекламе будут напрасны, а отдел производства останется без работы вообще. Компания может получить деньги, только если все члены команды эффективно выполняют свою работу.
Без организационной структуры компания не может расширяться: владелец не видит полной картины, не знает, как обстоят дела, и не понимает, какую область усиливать, чтобы расти.
О том, как масштабировать компанию в кризисные времена и повысить эффективность бизнеса, я рассказываю на своем бесплатном мастер-классе. Регистрируйтесь .
Из чего состоит организационная структура?
Любая организация состоит из 7 основных функций. Каждая из них производит определённый продукт, и все вместе они обеспечивают успешную деятельность компании. За выполнение каждой функции отвечают отделения, или же департаменты.
Административное отделение
Это офис владельца и топ-менеджеров, которые определяют цели компании, вектор развития и стратегию. От идей, разработанных здесь, зависит успех бизнеса.
Отделение построения
Одна из функций этого отделения — найм и адаптация новых сотрудников. Также оно отвечает за анализ работы всей компании и выявление узких мест, которые тормозят развитие бизнеса. Ещё одна функция — обеспечение сотрудников всем необходимым для выполнения задач: рабочие места, исправная работа средств коммуникации, папки с должностными инструкциями и т. д.
Отделение распространения
Здесь создают рекламу и продвигают продукт потенциальным клиентам. Это отделение отвечает за обеспечение компании доходом, который нужен для успешной деятельности и развития. Тут разрабатывают рекламные материалы и поддерживают клиентскую базу.
Финансовое отделение
Оно управляет всеми активами компании: деньгами, запасами материалов, товарами на складе, оборудованием и имуществом компании. Специалисты финансового отделения собирают и ведут учёт всех денежных поступлений и расходов и разумно распределяют их.
Техническое отделение
Здесь производят продукт, который предоставляет компания.
Отделение квалификации
Когда продукт произведён, нужно понять, насколько он качественный, соответствует ли стандартам компании и что можно улучшить. Это отделение поддерживает и повышает уровень способности компании производить продукт и предоставлять его клиентам.
Отделение по работе с публикой
Это отделение формирует привлекательный имидж в глазах потенциальной аудитории. Специалисты привлекают партнёров, ведут социальные сети компании, работают со СМИ. Благодаря этому у публики возникает положительное отношение к компании ещё до того, как люди воспользуются её услугами или приобретут её продукты.
Выводы
Если в компании нет организационной структуры, царит хаос: сотрудники не знают своих областей ответственности, не могут давать результат, а владелец перегружен рутинной работой. Оргструктура расставляет сотрудников по функциям и создаёт непрерывный поток частиц. Благодаря этому каждый человек создаёт свой продукт, и компания непрерывно расширяется.
Организационная структура управления состоит из 7 отделений:
- административное;
- построения;
- распространения;
- финансовое;
- техническое;
- квалификации;
- по работе с публикой.
Источник: dzen.ru
Организационная структура управления в бизнес плане
именно организационный план описывает персонал проекта, инициаторов, их доли в управлении проектом, квалификацию и оплату менеджеров проекта, а также мотивацию персонала.
Если вы пишете бизнес-план для получения инвестиций на развитие уже функционирующего предприятия, вам нужно будет доказать потенциальным партнерам, что его организационная структура является максимально эффективной. Если же вы только планируете открытие фирмы, производства или торговой точки, вам необходимо будет подробно изложить, как вы собираетесь обеспечивать работу нового бизнеса.
Вся информация, касающаяся управления предприятием должна быть изложена в разделе под названием «Организационный план». Более того, именно этот пункт бизнес-плана подготовит почву для написания финансового раздела проекта.
Структура организационного плана бизнес-плана
1. Правовая форма
Прежде всего, в данном разделе необходимо обосновать выбор формы деятельности. Укажите, являетесь ли вы физическим лицом – ИП, или же основателем организации – ООО или АО. В последнем случае обязательно нужно перечислить органы управления и их полномочия, состав учредителей и их права и обязанности. После этого необходимо описать организационную структуру предприятия.
2. Организационная структура
Организационная структура – это состав, система взаимоотношений и функций между различными отделениями предприятия, каждое из которых несет ответственность за свою сферу деятельности и является частью иерархической системы организации.
Существует несколько видов организационных структур, а именно, линейная, функциональная, линейно-функциональная и т.д. Однако каким бы ни был тип структуры, ваша задача заключается в том, что бы подчеркнуть, что она является максимально эффективной, а именно:
- Позволяет наладить взаимодействие между всеми отделами и сотрудниками;
- Создает благоприятные условия для изготовления высококачественной продукции или оказания услуг;
- Способствует развитию предприятия, его товаров и услуг.
Как правило, авторы бизнес-плана изображают организационную систему максимально наглядно, при помощи диаграммы или органограммы. Для создания последней вам нужно будет скачать специальное приложения, тогда как диаграмму можно создать и обычном документе Microsoft Word. Если по каким-либо причинам не можете изобразить систему графически, вы можете описать структуру вашего предприятия текстом.
При помощи данной схемы вы наглядно покажете состав подразделений организации. Однако вам также необходимо описать, как они связаны между собой, каковы обязанности каждого из них, а также каковы полномочия и функции руководителей отделов. Это также делается для того, чтобы показать инвесторам, что вы способны организовать или уже организовали нормальные условия работы и дальнейшего развития предприятия.
3. Описание штата сотрудников
После того, как вы определите структуру организации, вам нужно описать штаб своих сотрудников. Иными словами, вам нужно указать, специалисты какого профиля потребуются вам для нормальной работы, при этом упомянув необходимый опыт и образование, планируемую заработную плату и систему премирования.
Отдельное внимание стоит уделить так называемой управленческой команде. В нее входят те люди, которые фактически будут осуществлять управлением фирмой, учреждением или торговой точкой. Так, к примеру, если вы являетесь владельцем магазина, в команду могут входить директор, администратор, заместитель администратора.
Стоит также описать квалификацию, опыт и образование каждого из управленцев, если персоналии на эти должности уже определены, так как на это нередко обращают особое внимание ваши потенциальные инвесторы. Однако не стоит быть и слишком оптимистичными – если вы считаете, что в составе управляющих необходимо будет провести необходимые модификации, стоит упомянуть и об этом. Это вряд ли отпугнет партнеров, скорее покажет, что вы тщательно проанализировали все стороны проекта.
Помимо управляющих, вам нужно будет перечислить и рядовых сотрудников. Уровень сложности этой задачи будет напрямую зависеть от того, планируете ли вы открыть небольшую торговую точку или завод с тысячами работников. Однако в обоих случаях схема описания персонала одна. Вам нужно указать:
- Должность сотрудника или сотрудников;
- Количество работников в этой должности (Например, 1 Администратор; 4 Кассира);
- Ежемесячную заработную плату работника по каждой специальности, окладную часть, премиальную часть и систему премирования.
- Ежегодную заработную плату работника по каждой специальности.
Также постарайтесь подумать, необходимо ли вам будет проводить дополнительные обучающие курсы (как правило, это требуется на узкоспециализированных предприятиях). Если таковая необходимость имеется, обязательно укажите это в организационном плане.
Если вам придется как-либо изменять штат в процессе деятельности предприятия, опишите в каких условиях и как именно это будет осуществляться. Если планируется найм новых работников или других специалистов, обязательно упомяните это, даже если подобные перемены могут стать необходимостью только через несколько лет.
Пример организационного плана магазина одежды
Предприятие «Beautiful clothes» является Обществом с ограниченной ответственностью и осуществляет деятельность в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации. Предприятие является юридическим лицом, действующим в строгом соответствии с принятым Уставом и Учредительным договором, имеет уставной капитал, производственные площади и баланс.
Учредителями предприятия являются:
- Общество с ограниченной ответственностью «Фабрика Одежды»;
- индивидуальный предприниматель Иванов А.А.;
- Общество с ограниченной ответственностью «Glamorous».
Уставной капитал организации разделен на доли: ООО «Фабрика Одежды» — 60%; ИП Иванов А.А. — 20%; ООО «Glamorous» — 20%.
Управление ООО осуществляется Советом директоров, члены которого ответственны за определения главных направлений развития, разработку и воплощение планов. Прибыль предприятия распределяется между учредителями пропорционально их долям.
Инициатором создания магазина стало ООО Фабрика одежды. На сегодняшний день основная часть прибыли этого предприятия поступает за счет производства одежды и ее реализации закупщикам, однако данный проект предполагает дальнейшее развитие предприятия и открытие фирменного магазина «Beautiful clothes».
Руководство деятельностью осуществляется генеральным директором, которого назначает Совет директоров. В круг его обязанностей входит: решения главных вопросов деятельности организации, подписание официальных документов, распоряжение имуществом компании, осуществление найма и увольнения персонала, назначение коммерческого директора. Директор также несет ответственность за правильность данных бухгалтерского учета.
Коммерческий директор, в свою очередь, осуществляет следующие функции: руководит организацией маркетинговых исследований и рекламных кампаний, а также сбытом товара.
Бухгалтерия и главный бухгалтер отвечает за расчеты с поставщиками, учет товарооборота, поступающих прибылей, расходов, выплату заработных плат, составление бухгалтерских отчетов.
Главный дизайнер руководит дизайнерами, которые занимаются созданием новых коллекций одежды и их пошивом.
Организационная структура предприятия «Beautiful Clothes»
Состав и численность персонала предприятия Табл. 1.
Заработная плата (ежемесячно)
Источник: oroalbero.ru
