Необходимость использования систем управления бизнесом в последние годы стала очевидной для большинства руководителей организаций в нашей стране. Все большее количество организаций внедряют системы управления бизнес-процессами (BPMS), системы управления проектами (ИСУП), системы электронного документооборота (СЭД), системы учета ключевых показателей эффективности (KPI) и системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM).
Стоит отметить, что функции данных систем нередко выполнены в составе единого программного комплекса, что значительно повышает удобство их использования и эффективность работы: пользователь может выполнять самые различные задачи из единого интерфейса. Однако наиболее важным преимуществом интегрированных решений является возможность совместного использования некоторых ресурсов и данных. Например, некоторые системы при исполнении бизнес-процессов позволяют использовать данные из системы электронного документооборота (СЭД) и обращаться к базе клиентов из системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). Это действительно очень удобно, так как исполнителям бизнес-процесса не только не приходится вручную переносить данные (а значит, экономится время сотрудников и исключается риск ошибок вследствие человеческого фактора), но и в целом не приходится задумываться, откуда необходимо получить те или иные данные.
Создание шаблона бизнес процесса в CRM Битрикс24: Автоматическое переименование лида сделки в CRM
В большинстве случаев стержнем становятся BPMS-системы, на который затем крепятся системы электронного документооборота, системы управления взаимоотношениями с клиентами и другие (рис. 1а). В целом наблюдается тенденция к все большему расширению возможностей BPMS-систем. Если изначальная идея заключалась в возможности моделирования и исполнения бизнес-процессов, то многие современные BPMS-системы начинают напоминать своего рода социальные сети для сотрудников организации: сотрудники имеют личные кабинеты, используют фотографии-аватарки, посылают друг другу сообщения, общаются на рабочие темы в чатах и в целом выполняют практически все свои должностные функции, не выходя из системы.
Рис. 1. Взаимодействие различных систем автоматизации в информационном пространстве организации
В целом такой подход удобен для всех: и для сотрудников, которые могут с удобством заниматься всеми делами на работе в одном месте через единый интерфейс, абсолютно не задумываясь, что и где у них храниться, и какие программы нужны для решения тех или иных задач, и для начальства, которое может отслеживать и контролировать всю деятельность сотрудников.
К сожалению, ограничиться только лишь программным обеспечением, предоставленным разработчиком BPMS-системы, удается далеко не всегда: должностные обязанности многих сотрудников обязывают их прибегать к использованию ПО сторонних разработчиков. При этом стоит особенно выделить офисное ПО (в нашей стране это преимущественно продукты Microsoft Office) и уже существующие системы автоматизации деятельности на предприятии. Под последними я подразумеваю в первую очередь систему 1С: Предприятие – систему, которая используется почти в каждой организации для решения задач управленческого и бухгалтерского учета. Именно о взаимодействии BPMS-систем с программой 1С: Предприятие мне и хочется поговорить в этой статье.
Калькулятор стоимости услуг или товаров на бизнес-процессах. Видеоурок Битрикс24.
Конечно, многие современные BPMS-системы могут взять на себя значительную часть функций системы 1С: Предприятие: например, ведение клиентской базы, учет ресурсов, создание отчетов и т. д. Однако такой подход не совсем рационален, так как для подобного рода действий, во-первых, требуется очень много усилий, ввиду того, что накопленные годами базы и конфигурации придется переносить на «новые рельсы». Процесс этот может пройти не так гладко ввиду различия и специфических особенностей систем, поэтому результат может оказаться не самым удобоваримым. Во-вторых, система 1С: Предприятие, которая разрабатывается и сопровождается уже не одно десятилетие, прекрасно справляется со своими функциями, под выполнение которых она и писалась, ее авторитет в этой области неоспорим. Совершенно не гарантировано, что BPMS-система, основная цель которой заключается в решении совершенно иных задач (а именно в моделировании и исполнении бизнес-процессов), будет в данной области хорошей заменой проверенной системе 1С: Предприятие.
Конечно, иногда применение BPMS-систем для решения задач, которые ранее лежали на системе 1С: Предприятие, может иметь смысл, но в большинстве случаев стоит предпочесть параллельное использование обеих программ. Большинство организаций, в которых была внедрена BPMS-система, идут именно по этому пути, однако простое параллельное использование программ (рис. 1б) не совсем рационально – логичнее настроить интеграцию BPMS-системы с системой 1С: Предприятие (рис. 1в), что позволит получить максимум эффективности за счет использования сильных сторон обеих систем.
Рассмотрим взаимное использование системы 1С: Предприятие и BPMS-системы. В качестве примера возьмем российскую BPMS-систему ELMA 3, которая была выбрана не случайно – программа имеет богатые возможности интеграции с системой 1С: Предприятие. В целом, интеграция с системой 1С: Предприятие является достаточно популярным решением для российских BPMS-систем, однако, в случае ELMA этот процесс отлажен очень хорошо: пользователь имеет возможность работать с объектной моделью системы 1С напрямую из ELMA, может подгружать необходимые справочники и документы, а также имеет возможность запускать из ELMA процедуры системы 1C: Предприятие. Кроме того, ELMA может работать с самыми различными версиями системы 1С: 7.7, 8.0, 8.1 и 8.2 – это немаловажно, так как на сегодняшний день активно используются самые различные версии системы, нередко разные версии можно встретить даже внутри одной организации.
В качестве примера возьмем несколько популярных бизнес-процессов, которые характерны почти для любой организации. Приведенные примеры для наглядности сильно упрощены, поэтому рассматривать их как реальные «боевые »примеры бизнес-процессов не стоит.
Первый из рассмотренных бизнес-процессов (рис. 2) – согласование договора. Как видно из диаграммы процесса, договор проходит согласование у двух директоров, и если все согласующие утверждают договор, менеджер заносит договор в соответствующий справочник системы 1С: Предприятие. Схема, знакомая многим организациям.
Рис. 2. Бизнес-процесс согласования договора
Выполнение бизнес-процесса в таком виде не совсем целесообразно: данные о договоре уже ранее были введены в BPMS-систему, повторный ввод данных не просто является лишней механической работой, которая отвлекает сотрудника от выполнения остальных его должностных обязанностей – необходимость переноса данных вручную может приводить к ошибкам, если сотрудник ошибется или опечатается.
На следующем рисунке (рис. 3) приведена диаграмма этого же бизнес-процесса, однако, как можно заметить, используется взаимодействие с системой 1С: Предприятие. Взаимодействие используется всего на одном шаге и заключается в автоматической записи сведений о согласованном договоре в справочник «Договоры» системы 1С: Предприятие.
Рис. 3. Измененный бизнес-процесс согласования договора
Таким образом, логика выполнения бизнес-процесса коренным образом поменяется: после согласования договора последним исполнителем, договор автоматически заносится в систему 1С: Предприятие и выполнение процесса завершается. При этом участие менеджера, ранее выполнявшего перенос данных, не требуется – ему даже не нужно будет выполнять каких-либо действий для запуска процесса переноса данных – система сделает всю работу за него. Фактически, роль менеджера в данном бизнес-процессе заканчивается на первом же его этапе, а именно на выборе договора и отправке его на согласование. При пересмотре некоторых бизнес-процессов после настройки интеграции BPMS-системы с системой 1С: Предприятие может оказаться, что участие некоторых сотрудников в бизнес-процессе совершенно не требуется.
Можно сделать вывод, что даже при таком минимальном использовании возможностей интеграции ELMA с системой 1С: Предприятие, удается добиться очень хороших результатов: использование автоматической записи данных в справочники позволило оградиться от возможных ошибок менеджера и сэкономить его время. При этом стоит учитывать не только время, необходимое менеджеру на непосредственно выполнение задания, но и время реакции менеджера на задачу, то есть время, когда задача уже закрепилась за исполнителем, но он пока не начал ее исполнение. Ранее, судя по диаграмме бизнес-процесса, в это время осуществлялся простой бизнес-процесс. Теперь же реакция живого пользователя системы вовсе не требуется – выполнение этапа происходит практически мгновенно.
Следующий рассмотренный бизнес-процесс (рис. 4) будет более комплексным в плане использования возможностей взаимодействия систем ELMA и 1C: Предприятие: здесь используется не только запись данных в справочники 1С, но и получение документов, сгенерированных в 1С. Рассмотрим на примере бизнес-процесса приема нового сотрудника на работу.
Общая идея бизнес-процесса такова: HR вводит в BPMS-систему данные о новом сотруднике, после чего секретарь проверяет наличие и правильность всех документов сотрудника. Если все в порядке, данные о новом сотруднике переносятся в систему 1С: Предприятие: в справочники «Сотрудники» или «Физические лица» в конфигурацию «Камин» заносятся все вновь поступившие сотрудники организации, в конфигурацию «Управление торговлей» заносятся только сотрудники, которым в соответствии с их должностными обязанностями это необходимо (например, менеджерам по продажам). Кроме того, в конфигурации «Зарплаты и кадры» необходимо сформировать пакет документов для нового сотрудника: например, трудовой договор, приказ о трудоустройстве, ДМО, соглашение о неразглашении коммерческой тайны, соглашение на обработку персональных данных и другие.
Рис. 4. Бизнес-процесс приема нового сотрудника на работу
Как не трудно заметить, почти каждый этап данного бизнес-процесса так или иначе связан с работой со справочниками и документами системы 1С: Предприятие, поэтому при его выполнении возникнут те же самые проблемы, что и в предыдущем примере: необходимость ручного переноса данных из системы в систему и трата ценного времени сотрудников. За счет использования возможностей интеграции ELMA с системой 1С: Предприятие можно сделать данный бизнес-процесс значительно эффективнее. Схема интеграции приведена на рисунке (рис. 5).
Рис. 5. Измененный бизнес-процесс приема нового сотрудника на работу
Теперь все операции по переносу данных в систему 1С: Предприятие будут выполняться автоматически без привлечения живых пользователей – ранее этими задачами, согласно диаграмме бизнес-процесса, занимался секретарь. Так как процессы переноса данных между системами для пользователя ELMA выполняются прозрачно, то сразу после проверки документов нового сотрудника, секретарь увидит окно (рис.
6) со списком сгенерированных документов, автоматически подгруженных из системы 1С: Предприятие. После получения секретарем пакета документов, выполнение бизнес-процесса для сотрудников фактически заканчивается – система самостоятельно проверит, не является ли новый сотрудник менеджером по продажам, если это так, то добавит его в справочник сотрудников конфигурации «Управление торговлей». Этот этап проходит прозрачно для пользователей системы ELMA. Выполнение бизнес-процесса завершено.
Рис. 6. Задача Получение документов из 1С в окне веб-интерфейса системы ELMA
Рис.7. Диаграмма бизнес-процесса «Реализация товара»
Напоследок рассмотрим еще один комплексный пример, в котором к тому же осуществляется подкачка данных из 1С: Предприятие: бизнес-процесс реализации товара. В базовом случае (рис.
7) данный бизнес-процесс состоит из четырех этапов: на первом этапе менеджер ищет в базе данных организации данные о контрагенте и соответствующий контрагенту договор; если такого контрагента или договора нет, он заносит данные о новом контрагенте в систему. На втором этапе происходит непосредственно принятие заявки. На третьем этапе контрагенту выставляется счет на оплату товара. Четвертый, заключительный, этап заключается, собственно, в отгрузке товара.
В BPMS-системе данный пример кажется очень простым и прозрачным в исполнении: исполнитель должен выполнить цепочку простых пользовательских задач и отчитаться перед системой об их выполнении. Однако стоит заметить, что в данном бизнес-процессе не учтено несколько действий, которые выполнит исполнитель вне BPMS-системы, а именно различные операции с системой 1С: Предприятие. Во-первых, в большинстве случаев в системе1С: Предприятие хранится база контрагентов и договоров, а это значит, что исполнителю задачи потребуется открыть систему, вручную найти нужные данные, а затем так же вручную перенести их в BPMS-систему. Кроме того, в ходе выполнения процесса исполнителю нужно будет создать на основании некоторого шаблона счет на оплату и некоторые товарно-сопроводительные документы – генерация этих документов, как правило, также осуществляется при помощи 1С: Предприятие. Рассмотрим, как можно пересмотреть данный бизнес-процесс, чтобы автоматизировать всю механическую работу за счет эффективного взаимодействия систем ELMA и 1С: Предприятие (рис. 8.)
Рис.8. Взаимодействие между BPMS-системой ELMA и системой 1С: Предприятие
На первом шаге процесса в BPMS-систему ELMA происходит автоматическая загрузка справочников контрагентов и договоров из системы 1С: Предприятие. Исполнителю не потребуется вручную переносить данные или запускать внешние программы – вся работа со списками контрагентов и договоров, а также добавление новых записей в справочники будут выполняться в едином привычном для пользователя интерфейсе BPMS-системы. В момент выставления счета и отгрузки товара исполнитель будет иметь готовые документы, сгенерированные в 1С: Предприятие и автоматически полученные BPMS-системой. При этом генерация всех документов происходит без участия пользователя: системы автоматически обмениваются необходимыми данными и производят генерацию необходимых документов в соответствии с определенными в бизнес-процессе требованиями.
Как видно на рисунке, для пользователя работа со справочником, подгруженным в ELMA из 1С: Предприятие, проходит прозрачно – ему даже не нужно задумываться, откуда изначально были получены данные. В случае же работы со сгенерированными документами, пользователь просто получает уже полностью готовые файлы, при этом, непосредственно не приложив к их созданию никаких дополнительных усилий.
Реализация приведенных примеров в BPMS-системе ELMA является несложной задачей: после настройки взаимодействия между программами (настройка подключения ELMA-1С), моделирование бизнес-процесса осуществляется полностью в графическом интерфейсе (рис. 9). При этом для решения подавляющего большинства задач не требуется навыков программирования, однако при наличии таковых, можно значительно расширить сферу возможностей взаимодействия систем 1С: Предприятие и ELMA.
Рис. 9. Бизнес-процесс «Реализация товара» в окне Дизайнера ELMA
Подводя итоги, можно сказать, что преимущество использования интегрированного решения на базе BPMS-системы ELMA и системы 1С: Предприятие очевидно. Даже в простейших бизнес-процессах, которые, казалось бы, и так протекают просто и гладко, удается повысить эффективность за счет минимизации или полного исключения ручной работы переноса данных, а также полностью избежать потенциально возможных ошибок вследствие человеческого фактора. Еще одним неочевидным преимуществом интеграции BPMN-систем с системой ELMA является возможность сделать бизнес-процессы, использующие данные системы 1С: Предприятие, более доступными для большего количества сотрудников. Это достигается за счет того, что работа пользователей с данными системы 1С: Предприятие осуществляется прозрачно через интерфейс BPMN-системы (по крайней мере, в случае ELMA это осуществляется именно так), а это значит, что сотрудник может не иметь даже минимальных навыков работы с 1С: Предприятие. Конечно, в случае секретарей и бухгалтеров это преимущество может показаться сомнительным – специалисты данных профессий просто обязаны свободно владеть данным ПО – но для других сотрудников организации это может быть действительно очень важно: используя знакомый интерфейс BPMN-системы они смогут полноценно работать со справочниками и документами 1С: Предприятие, не тратя при этом время на обучение и освоение системы.
Таким образом, BPMS-системы и 1С: Предприятие не только неплохо уживаются вместе, но при правильном использовании и активном взаимодействии могут сделать работу более эффективной. В целом, BPMS-системы становятся все более комплексными инструментами, и, если сегодня некоторые из них напоминают своего рода социальные сети для работы, то в недалеком будущем можно рассчитывать, что они перерастут в нечто большее, связав в единую рабочую среду все программное обеспечение, необходимое для работы.
Источник: www.elma-bpm.ru
Процесс согласования заказов в Управление торговлей ред. 10.3
Если провести анализ любого современного предприятия, начиная от небольшого магазина и заканчивая огромными компаниями с холдинговыми структурами, вся их финансово-хозяйственная деятельность состоит из определенного количества повторяющихся процессов. Назовем их бизнес-процессами.
Бизнес-процесс – это последовательность конкретных действий и решений, которая позволяет достичь определенной цели. Очевидно, что деятельность и финансовый результат компании напрямую зависит от оптимизации и эффективности бизнес-процессов. Деятельность компании становится прозрачной, повышается управляемость и качество оказания услуг и производства товаров.
Примеры бизнес-процессов: прием заказа клиента, согласование заказа, доставка товара и прочее. В типовом решении 1С:Управление торговлей 10.3 имеется шаблон бизнес-процесса согласования заказа. В данной статье рассмотрим возможность его использования в рамках в текущей деятельности.
Возможности решения по согласованию заказов рассмотрим на примере демонстрационной базы «1С:Управление торговлей ред. 10.3» версии 10.3.20.2. Считаем, что все документы и элементы справочников вводятся в полном интерфейсе.
Предварительные настройки бизнес-процесса
- согласование заказа
- подведение итогов согласования
- ознакомление с итогами согласования
- начало выполнения заказа
Для каждой точки маршрута устанавливается описание задачи и ответственный исполнитель (исполнители). Также можно указать необходимый период выполнения (дней, часов, минут) и период оповещения пользователей о необходимости выполнения задачи согласно карте маршрута бизнес-процесса.
Внимание: после того, как созданная настройка использовалась в одном из процессов, параметры настройки будут недоступны для изменения.
Создание и просмотр бизнес-процессов согласования заказа
Для создания или просмотра всех согласований заказов необходимо войти в список бизнес-процессов (Операции -> Бизнес-процессы -> Согласование заказа покупателя)
В открывающейся форме списка указаны все бизнес-процессы согласования заказа, которые были инициированы на данный момент. По каждому бизнес-процессу мы можем отследить объект согласования – документ вида «Заказ покупателя». В колонке «Состояние» указывается текущее состояние бизнес-процесса (может принимать значения: «На согласовании», «Согласован», «Не согласован»).
Состояние «На согласовании» присваивается при создании и запуске бизнес-процесса. Состояние «Согласован» включает бизнес-процессы, которые прошли согласование по всей карте маршрута. Состояние «Не согласован» присваивается бизнес-процессам, которые получили отказ в согласовании на определенной точке маршрута и не проводилось повторное согласование.
При нажатии на кнопку «Старт бизнес процесса» выполняется запуск процесса согласования. По кнопке «Завершить» осуществляется принудительное завершение бизнес-процесса. Используется для принудительного прекращения процесса согласования, когда по каким либо причинам дальнейшее согласование не требуется. В ходе операции завершения бизнес-процессу будет установлено состояние «Завершен», при этом все невыполненные задачи согласно карте маршрута бизнес-процесса будут отмечены как выполненные. В случае принудительного завершения бизнес-процесса согласования результат согласования будет установлен как «Не согласован», при необходимости это значение можно изменить на значение «Согласован».
В форме списка бизнес-процессов согласования заказов покупателей можно просмотреть карту маршрута бизнес-процесса нажатием соответствующей кнопка на командной панели.
Карта маршрута предназначена для схематического описания бизнес-процесса и отражения его текущего состояния. Каждая точка карты маршрута представляется в виде соответствующего элемента схемы.
- Элемент схемы выделяется красной пунктирной рамкой, если в данной точке маршрута есть невыполненные задачи
- Элемент схемы будет заштрихован, если в данной точке выполнены все задачи
- Отключенные в данной настройке бизнес-процесса точки выделяются серым цветом
- Светлым цветом выделяются точки, в которых отсутствуют задачи
При необходимости просмотреть список задач по каждой точке маршрута или получить только активные (невыполненные) задачи, можно нажатием правой кнопкой мыши на необходимую точку маршрута и выбрать соответствующий пункт контекстного меню.
В нашем примере для менеджера Гладилиной Веры активной задачей является следующая:
В форме списка задач пользователя отражается задача, исполнитель, крайний срок исполнения (если он указан в настройках бизнес-процесса для данной точки маршрута), а также объект согласования.
Подобная картина будет отражена, если зайти в систему под пользователем Гладилина Вера.
Согласование бизнес-процесса в определенной точке маршрута, анализ бизнес-процесса
При входе в систему у пользователя отображается список активных задач. Ниже списка по текущей задаче приводится более детальное описание и ссылка на объект согласования.
Форма текущих задач пользователя может автоматически открываться при входе в программу – для этого необходимо установить флажок «Отображать форму при запуске системы» в форме списка задач.
Открыть список задач пользователя можно через меню (Сервис -> Задачи с оповещением -> Открыть список) или нажатием соответствующей иконки на панели инструментов программы.
Для обработки задачи двойным нажатием открываем текущую задачу в рамках бизнес-процесса согласования заказа покупателя.
В окне задачи содержится информация о заказе покупателя, который необходимо согласовать, при необходимости указано время, до которого необходимо обработать задачу. Пользователь может как утвердить так и отклонить согласование на текущем этапе, указав соответствующий комментарий и процесс согласования продолжится в соответствии с настройками карты маршрута.
Утвердим данный заказ покупателя со сниженными ценами и проследим его дальнейшее движение по карте маршрута. После указания комментария нажимаем кнопку «Выполнить задачу».
Если вернуться в список бизнес-процессов согласования заказа и открыть карту маршрута текущего бизнес-процессов по соответствующей кнопке на панели инструментов, то карта маршрута будет выглядеть следующим образом:
Текущей точкой маршрута на данный момент является точка, обведенная красной пунктирной линией, т.е. ожидается подведение итогов согласования от Федорова Бориса Михайловича. При этом предыдущая точка маршрута отражается заштриховано, как точка с выполненными задачами в рамках бизнес-процесса согласования.
При нажатии на кнопку «Анализ» командной панели можно просмотреть отчет «Анализ согласования заказов покупателей». В данном отчете можно получить информацию о текущем состоянии бизнес-процесса согласования, визах и рецензиях пользователей по точкам маршрута и циклам согласования.
Согласно карте маршрута бизнес-процесса следующей задачей будет задача пользователя Федоров Борис Михайлович о подведении итогов согласования (в согласовании по карте маршрута участвует только пользователь Гладилина Вера).
При открытии задачи пользователь может просмотреть результаты выполнения задач на предыдущих этапах карты маршрута на закладке «Результаты».
В нашем случае видим, что пользователь Гладилина Вера Михайловна согласовала снижение цены по заказу покупателя. На предыдущей точке карты маршрута бизнес-процесса установлена виза «Утвердить» и указан комментарий в поле «Рецензия».
Остается только добавить, что использование бизнес-процессов в деятельности компании, безусловно, позволяет в кратчайшие сроки выйти на новый уровень управления, контроля, и ответственности сотрудников. При этом маршруты бизнес-процессов можно настраивать в произвольной форме, добавлять циклические согласования (в случае получения отказа на определенном этапе запуск процесса с другими условиями), указывать необходимое количество ответственных на каждом этапе, включать и отключать определенные точки маршрута в зависимости от условий бизнес-процесса.
Примером более детальной карты маршрута бизнес-процесса согласования заказа покупателя может служить следующая карта маршрута:
- 1С
- 1С: Управление торговлей
- согласование сделок
Источник: www.klerk.ru
Можно ли в процессе работы со сделкой изменить способ управления сделкой: сделку, которая управляется бизнес-процессом, перевести на ручное управление?
При работе со сделкой, которая управляется бизнес-процессом, ее можно перевести на ручное управление. Для этого в форме сделки следует нажать соответствующую пиктограмму.
Менеджер должен подтвердить перевод сделки на ручное управление. При этом следует помнить о том, что данная операция является необратимой. То есть менеджер не сможет вернуться к управлению сделкой с помощью бизнес-процесса, и все те текущие задачи, которые были сформированы и не выполнены в рамках бизнес-процесса, будут удалены.
После перевода сделки на ручное управление будет сохранен список тех этапов, которые были определены в бизнес-процессе. При этом будут отмечены те этапы, которые уже были завершены в процессе работы сделки под управлением бизнес-процесса.
Дальнейшая работа по сделке будет происходить аналогично тому, как она происходит по любой сделке с ручным переходом по этапам.
Выберите раздел
- Все вопросы 94
- 1С:Бухгалтерия 8 425
- 1С:Управление нашей фирмой 8 17
- 1С:Управление Торговлей 8 179
- 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8 219
- 1С:Комплексная Автоматизация 8 82
- Бюджетная учет 5
- 1С:Бухгалтерия 7.7 41
- Другие конфигурации 32
Все разделы
- Все вопросы 94
- 1С:Бухгалтерия 8 425
- 1С:Управление нашей фирмой 8 17
- 1С:Управление Торговлей 8 179
- 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8 219
- 1С:Комплексная Автоматизация 8 82
- Бюджетная учет 5
- 1С:Бухгалтерия 7.7 41
- Другие конфигурации 32
Источник: www.1c-victory.ru
