Часто случается так, что на этапе роста компании количество проблем все время растет. И собственник не успевает их решать, находясь в постоянной гонке. В таком случае каждое неверное решение чревато для бизнеса катастрофой.
Причем, даже при наличии денег, недостаток профессионалов на ключевых постах, нехватка времени на то, чтобы их найти и нанять, может оказаться для бизнеса критическим фактором. Отсутствие грамотно выстроенных бизнес-процессов тормозит развитие дела и мешает его успешному масштабированию.
Поэтому, если вы узнаете себя в том «технаре», которого мы описывали выше, и при этом чувствуете, что ваш бизнес уперся в потолок, – необходимо немедленно снимать с себя «текучку» и заниматься автоматизацией и оптимизацией бизнеса (рекомендуем дополнительно пройти бесплатный видеокурс «Как навести порядок в своем бизнесе за 7 простых шагов?» (http://ultrasales.ru/videocourse.html).
Проблемы типичного владельца бизнеса
Для того чтобы заниматься оптимизацией бизнес-процесса, в первую очередь необходимо понимать, как и для чего он осуществляется. Необходимо перестроить не только сам бизнес, но и собственную систему мышления.
Бизнес-процессы: что это, зачем нужны, как использовать на практике.
Лучший бизнес получается у тех, кто не умеет делать ничего «технарского», – поэтому они вынуждены нанимать специалистов. Отличники всегда работают на троечников. Это положение заложено в нашем традиционном воспитании. Школа учит, что чем лучше человек выполняет свои профессиональные обязанности, тем более успешным он будет в финансовой сфере и в целом в жизни.
На практике же это выливается в такую проблему:
Чем лучше вы что-то делаете сами, тем труднее вам передать эти функции другому человеку. Вам легче и быстрее сделать самому, чем объяснить кому-то, как выполняется данная задача.
В результате – поручить управление бизнесом наемному работнику и освободиться от «текучки» такому человеку не удастся никогда.
Замкнутый круг
Если руководитель лично контролирует все, что происходит в компании, многие проблемы поначалу решаются на уровне личных связей. Но только до тех пор, пока компания маленькая. Если же фирма переживает этап неконтролируемого взрывного роста, все плюсы, которые были на первом этапе, все, что наработано на налаженных связях с клиентами, начинает тормозить развитие.
Бизнес доходит до своего физического потолка и перестает развиваться. И в первую очередь это происходит потому, что производство товаров или оказание услуг и контроль над этим сконцентрированы на собственнике.
Владелец бизнеса оказывается в замкнутом кругу: он хочет стать более успешным, но чтобы добиться этого, нужно больше времени. И если бизнес становится менее успешным, он также требует временных затрат. Поэтому очень многие собственники годами не могут себе позволить уехать в отпуск, а самые важные события в их жизни проходят мимо.
Бизнес, завязанный на собственнике, невозможно масштабировать. Именно поэтому такой бизнес не продается. Как правило, его владелец «сгорает» за 3–5 лет, по прошествии которых готов продать его за любые деньги. Если очень повезет (находится человек, который совершенно «не в теме» и не понимает, что покупает) – это удастся. Однако неправильно делать на это главную ставку.
Бизнес-процессы. Что это, как описывать, зачем это нужно?
В казино игроки выигрывают редко и только благодаря везению – казино же выигрывает всегда.
Задача оптимизации и автоматизации бизнеса – создать модель, которая не только будет прозрачной, но и станет приносить нужные вам результаты.
Стресс владельца
Знаете, владельца мелкого бизнеса можно определить по телефону в каждой руке. Он не может их выключить и пойти заняться своими делами!
Большая проблема в том, что многие не умеют отключаться от забот. И еще компании мобильной связи торжественно заявляют в рекламе: «У вас, наконец, есть возможность взять бизнес с собой! У вас в коммуникаторе есть Интернет!» Какое счастье…
Если вы в отпуске, лежа в кровати, пристроили на живот ноутбук и целыми днями рассекаете просторы Интернета с деловыми целями – это болезнь.
Если бизнес достаточно сложный, и функции «технаря», менеджера или директора завязаны на владельце, то обычно все именно так. Собственник, просыпаясь и продирая глаза, первым делом открывает электронную почту – а не случилось ли чего?
И все эти мелочи, вроде просмотра почты, реплик в ICQ и прочего, начинают расползаться на 24 часа в сутки, так что отключать телефон и Интернет приходится волевым усилием.
Когда вы впервые возьмете среди недели выходной и проведете его там, где до вас не достучаться, вы ощутите то, что я называю «стресс владельца». У меня в офисе раньше говорили, что показатель того, что я в отъезде – мои звонки каждые 15 минут и детальные расспросы в стиле «не случилось ли чего?»
Раньше я говорил: «Бизнес стал настолько хорошо работать, что, уезжая куда-то, я могу через смартфон связаться с клиентом, когда у него проблемы. Он звонит мне, и я, стоя в очереди за кофе, могу перенастроить сервер и все такое».
Это говорил во мне как раз «технарь», который сидит внутри и пытается делать все сам! Но «технарю» нужен выход, нужна система перехода от просто технических действий к креативу.
Для меня лично была важна задача генерации идей на бумаге и перевода их в процесс, который затем управлялся бы чужими руками. На первом этапе идет освобождение денежных и временных ресурсов, чтобы вы могли работать над своим бизнесом, а не в своем бизнесе.
Примечание Андрея Парабеллума
Что означает «утонуть в текучке»? Это значит, что нерациональное реагирование на поступающие извне проблемы уже вошло в привычку. И пока вы от нее не избавитесь, вы не сможете продвинуться в своем развитии. Итак, вперед, – к организации вашего бизнеса!
Необходимо строить бизнес для поддержания собственного стиля жизни, чтобы он работал, как отлаженная машина. Но от того, как он будет построен, зависит, насколько долго он будет существовать – и оставаться вашим бизнесом.
Источник: cyberpedia.su
Диаграммы и поиск потерь в бизнес-процессах
Поиск потерь в процессах может начинаться с анализа диаграмм. С точки зрения управления бизнес-процессами, потеря – то, что не создает ценности для внешнего или внутреннего клиента. Потери приводят к нерациональному использованию ресурсов и, как следствие, снижают эффективность процессов.
Я подготовила список потерь, которые легко можно обнаружить при анализе диаграмм бизнес-процессов.
Ожидания
В определенных ситуациях, невозможно выполнить действия в процессе до тех пор, пока не произойдет определенное событие. А так, как событие является результатом действия, даже если мы его не видим, такая ситуация формирует ожидание. Еще раз — если развитие процесса зависит от события, которое является следствием другого процесса, или операции внутри процесса, формируется ожидание.
Поиск потерь, типа «ожидание» происходит через поиск событий, наступление которых не зависит от действий исполнителя. Например: завершение действия программы, наступление определенной даты, действия другого человека.
В представленном ниже примере, администратор не может составить отчет, до тех пор, пока не получены данные. При этом, данные будут получены не сразу после запроса. С точки зрения управления бизнес-процессами, такая ситуация является ожиданием и является потенциальной потерей, так как снижает непрерывность процесса.
Ожидание в процессе
Незавершенное окончание
Каждый сценарий процесса должен иметь логическое завершение — результат, который будет использован дальше. Однако, бывает и так, что действия выполнены, ресурсы потрачены, а результат никому не нужен. Незавершенное окончание появляется тогда, когда вы не можете ответить на вопрос, что делать дальше.
Для того чтобы найти незавершенное окончание, необходимо проверить все сценарии на наличие событий окончания. Если вы нашли сценарий без события окончания, вы нашли незавершенное окончание.
Незавершенное окончание в процессе
Пример. При изготовлении детали, могут остаться отходы и сотрудник выполняет их переработку. Но что происходит с переработанными отходами? Куда процесс движется дальше? Если ответа на этот вопрос, ситуация потенциально говорит о незавершенном окончании.
Бесполезные операции
Бесполезные операции – операции которые не имеют пользы, т.е. не создают ценности ни для клиента, ни для компании. Например: формальное согласование. Когда согласующий, который не имеет отношения к работе, ставит подпись.
Для поиска бесполезной операции, придется внимательно пройти по всем операциям и к каждой задать следующие вопросы:
- Приносит ли операция пользу внешнему клиенту?
- Приносит ли операция пользу какому-то внутреннему клиенту?
- Приносит ли операция пользу компании?
И если на все вопросы вы ответили «нет», значит операция является бесполезной. Да, поиск потерь может быть весьма простым. В примере ниже, под вопросы попала операция «Внести информацию о несогласованном предложении в журнал».
Бесполезная операция
Возможно неочевидно, но данная операция не приносит пользы внешним и внутренним клиентам, да и компании от нее нет пользы. В таком случае операция может считаться бесполезной и необходимо рассмотреть возможность ее исключения из процесса.
Неправильный порядок операций
Иногда, для более эффективной работы процесса, требуется поменять операции местами. От того, где стоит операция, может зависеть длительность и стоимость процесса. Попробуйте изменить порядок выполнения операций. Если одна из комбинаций приводит к уменьшению длительности, или стоимости процесса, вероятно вы нашли возможность сделать процесс эффективнее. Пример.
Обычный процесс согласования закупки. Для покупки необходимо найти поставщика, составить договор и согласовать его со специалистом внутреннего контроля.
Неправильный порядок операций в процессе
На диаграмме видно, что согласование поставщика происходит после выяснения информации и составления договора. Если специалист внутреннего контроля не согласует поставщика, то предыдущая работа была выполнена зря. Придется вернуться в начало. Этого не произойдет, если произвести согласование сразу после выбора поставщика.
Лишние перемещения
Чем меньше перемещений в процессе, тем лучше. Каждое перемещение увеличивает риск повреждения, задержки и т.д. На перемещения тратятся ресурсы.
Чтобы найти лишние, необходимо определить все места в процессе, где происходят перемещения. Это может быть передача документов, передвижение товаров и т.д. Потом нужно выяснить, кто является изначальным отправителем, а кто конечным адресатом. Далее определить, есть ли промежуточные передвижения. Если да, то оценить его целесообразность.
Если перемещений можно избежать, то они являются лишними.
Например. Сотрудник создает документ и отправляет его начальнику отдела. Начальник отдела пересылает документ руководителю подразделения.
Лишнее перемещение
Зачем в данной цепочке начальник отдела? Сотрудник может напрямую отправить документ руководителю подразделения. Типичный пример лишнего перемещения.
Дублирование операций
Очень часто, поиск потерь сводится к поиску дублирующих операций. Дублирование возникает, когда операция выполняется несколько раз в разных местах. Причем у операций может быть, разное название, их могут выполнять разные сотрудники, но у таких операций будет общая цель и смысл.
Для того чтобы найти дублирование, необходимо сравнить операции друг с другом. Если операции выполняются ради одного и того же результата, то, скорее всего, они являются дублирующими.
К примеру, в процессе «Контроль выполнения стандартов обслуживания», контролер повторно выполняет одну и ту же операцию: «Выложить аналитическую справку на ресурс» и «Передача аналитической справки зам. начальнику, лично».
Дублирование операции
Зам. начальника может зайти на корпоративный ресурс и увидеть справку, зачем передавать её лично?
Отклонения
При выполнении процесса, могут возникать поломки, ошибки, недоработки и т.д. Это ситуации, которые препятствуют выполнению процесса. Возникают в случае: низкой квалификации работника, плохой работы оборудования, некачественных материалов и т.д.
Отклонение – нарушение нормальной работы процесса. Поиск потерь такого типа может быть весьма затруднительным. Чтобы найти отклонение в процессе, необходимо найти события, которые формируют ответвления от основных сценариев. То есть, они формируют сценарии, в которых часть операций не имеет отношения к получению продуктов процесса. Можно сказать, что это события, которые создают «проблемы» процессу.
Например, поломка принтера. Конструкция типа «компенсация», также может служить хорошим индикатором потенциального отклонения.
Отклонение в процессе. Пример 1
В данном примере, есть событие на границе операций «Не указан номер телефона». Это событие является отклонением, так как порождает дополнительные, нежелательные операции для процесса, и для его устранения понадобятся компенсирующие действие «Связаться с клиентом по электронной почте».
Еще пример. Специалист ежемесячно готовит отчет и отправляет руководителю на проверку. Руководитель проверяет и возвращает на корректировку по необходимости.
Отклонение в процессе. Пример 2
В процессе присутствует ветвление. У него два варианта «Отчет принят» и «Необходима корректировка». Событие «Необходима корректировка» мешает завершить процесс, оно возвращает процесс назад. В данной ситуации, это является отклонением.
Поиск потерь необходимо производить периодически. Старайтесь уменьшать время выполнения процессов, количество бесполезных операций, отклонений. Убирайте повторы и лишние перемещения.
Эти простые примеры помогут вам найти потери, без сложных аналитических подходов, а лишь с помощью диаграмм процессов.
Источник: deep-vision.one
Нарушение бизнес процессов это
Организация, работающая как часы, собственник и директор занимаются стратегическими вопросами, сотрудники с удовольствием приходят в офис и на производство, при этом с максимальной включенностью выполняют свои функции. Разве не это мечта каждого руководителя и собственника?
У вас пока не так?
Одной из существенных проблем каждой организации являются неэффективные бизнес-процессы. Чтобы в этом убедиться предлагаю по внешним признакам провести экспресс-аудит.
1) Перегружены руководители: выполняют множество оперативной работы, являются трансляторами информации, не успевают осуществлять свои основные обязанности.
2) Беспорядок в офисе: на столах сотрудников лежат кучи неподшитых документов и множество лишних предметов.
3) Беспорядок на складах и в производственных помещениях.
4) Неравномерно распределена нагрузка на сотрудников: одни прохлаждаются на рабочем месте и занимаются личными делами, другие задерживаются после рабочего дня и выходят в выходные.
5) Конфликты между сотрудниками.
6) Сорванные сроки по договорным обязательствам.
8) Перепроизводство, переполненный склад.
Если вы обнаружили хотя бы 2 признака из вышеперечисленных в своей компании, то бизнес-процессы организации нуждаются в изменении.
Если копнуть глубже, непосредственно в анализ бизнес-процессов, можно выявить истинные причины их неэффективности, которые приводят к внешним вышеописанным проявлениям.
Часто, проводя аудит бизнес-процессов, выявляются следующие проблемы:
1) Сотрудники выполняют те задачи, у которых нет дальнейших потребителей, тем самым работая впустую за ваш счёт.
2) Разрывы в бизнес-процессах: нет отлаженной передачи информации от сотрудника к сотруднику, сигнализирующей о необходимости продолжить работу над задачей.
3) Дублирующие бизнес-процессы: разные сотрудники выполняют одну и ту же задачу.
4) Нет ответственных или несколько ответственных за один и тот же процесс.
5) Отсутствие бизнес-процессов как процессов в принципе. Ручное управление и, как результат, хаос вокруг.
Помочь с изменениями может внутренняя проектная группа или внешние консультанты. В зависимости от ситуации также может потребоваться оптимизация или реинжиниринг бизнес-процессов. В следующих статьях мы рассмотрим разницу между ними, а также преимущества и недостатки этих подходов.
Запросить экспресс-аудит бизнес-процессов в вашей компании:
Источник: in-reality.ru