Назовите виды компьютерных офисных средств для малого и крупного бизнеса тест

Оргтехника (расшифровывается как «организационная техника») – это оборудование, которое обеспечивает работу офиса, начиная от мелких фирм и крупных корпораций, заканчивая госучреждениями.

Что относится к оргтехнике

В перечень входит всё, что может оптимизировать, облегчить и ускорить работу офисного сотрудника:

множительная, копировальная техника;
телефонные станции и средства связи;
печатающие устройства;
счётчики купюр;
электронно-цифровые аппараты;
офисное оборудование.

На большинстве предприятий по бухгалтерским ведомостям входят в оргтехнику не только компьютеры и сопутствующая техника, но и электрочайники, микроволновки, кофеварки, другая бытовая техника. Перечисленные электроприборы облегчают быт, но не влияют на производительность труда.

Компьютеры

ПК сохраняют и обрабатывают информацию любого содержания, объёма и сложности. Через клавиатуру можно вводить информацию на компьютер, создавать документы с текстом, таблицами, картинками, делать презентации, работать с электронной почтой, просматривать видеоматериалы. Компьютер используется не только дома и в офисах.

Он есть внутри банкоматов, в учебных заведениях, на кассах магазинов. Стационарные или настольные компьютеры состоят из монитора, системного блока, клавиатуры и мышки. Для воспроизведения и записи звука можно дополнительно подключить колонки и микрофон, а для работы с изображением – веб-камеру.

Ноутбуки

Ноутбук может работать от сети или от батареи. Для бесперебойной работы зарядку делают регулярно. По функциям ноутбук ничем не отличается от компьютера. Портативная техника сохраняется и переносится в сумке. При достаточном заряде батареи или доступе к электросети используется в любом месте.

Планшеты

Планшет меньше ноутбука и не имеет физической клавиатуры, может переноситься в дамской сумке или глубоком кармане. Пользователь вводит данные с помощью её виртуального аналога через сенсорный экран.

Обычно работают на операционной системе Android или Windows Mobile, а техника Apple — iOS.

Серверы

Сервер – очень мощная компьютерная техника с высокочастотным процессором или большим количеством ядер. У сервера огромная оперативная память, увеличенный объём винчестера. Другие параметры также превышают стандартные для обычного компьютера значения. На сервере хранится и обрабатывается информация, его можно использовать для управления печатающей техникой или другими рабочими станциями.

Принтеры

Предназначен для переноса текстовых или графических документов, созданных на компьютере, на физический носитель. В зависимости от принципа действия и типа краски принтер может быть лазерным или струйным. В лазерном используется порошковый краситель – тонер, в струйном – чернила.

Статьи по теме:

принцип печати лазерных принтеров;
принцип работы струйных принтеров;
виды принтеров и их характеристики.

Сканеры

Оборудование создаёт цифровую копию бумажного документа. Информация с физ. носителя переносится на компьютер. После создания и обработки оцифрованной копии в программах можно изменять и редактировать данные. Скан-копия документа хранится на компьютере файлом, который легко размножить или передать по e-mail.

Если вам нужно сканировать любые документы, тогда читайте статью: как сканировать документы с принтера на компьютер.

Копиры

Задача копира или ксерокса – размножать готовые листы с текстом или картинками. Принцип работы копира аналогичен сканеру, но в результате получается не файл, а бумажная копия оригинала. Копировальная аппаратура может делать чёрно-белые и цветные копии.

МФУ

МФУ – многофункциональное устройство, соединяющее в себе функции нескольких представителей офисной техники.

Список оргтехники, которую в офисе можно заметить одним МФУ:

Преимущества перечислены ниже.

Экономия средств. Нет необходимости покупать каждое оборудование отдельно.
Экономия места. МФУ заменяют сразу несколько устройств, идеальны для офисов небольшой площади.
Экономия на обслуживании. Ремонтировать и покупать расходные материалы необходимо только для единицы техники.
Простота эксплуатации.

Шредеры

Предназначен для уничтожения бумажных носителей информации. Используют, чтобы документы не попали в руки конкурентов или злоумышленников.

Машина разрезает лист на тонкие полоски, которые отправляются в корзину для мусора. Физически собрать разрезанную шредером бумагу в один документ невозможно.

Группы оргтехники: таблица с полным перечнем

Компьютеры;
ноутбуки;
планшеты;
калькуляторы;
электронные записные книжки.

Печатные машинки;
принтеры;
сканеры;
ксероксы.

Графические дисплеи;
трафареты;
чертежные приборы; штриховальное оборудование.

Читающие автоматы;
считыватели штрих кодов; оборудования для уничтожения документов;
нумераторы.

Телефон;
переговорное устройство;
приборы поисково-взрывной сигнализации и т. п.

Правила работы

Личная гигиена. Любая офисная оргтехника нуждается в аккуратной эксплуатации. Работают с оргтехникой чистыми руками.
Чистота. Рабочее место, стационарный или портативный компьютер, мышка, клавиатура и печатающие аппараты должны содержаться в чистоте, поскольку техника восприимчива к скоплению пыли. Нельзя есть вблизи оргтехники, т. к. остатки еды могут попасть внутрь и стать причиной поломки.
Замена расходников. Смена картриджа в лазерном принтере проводится в защитных рукавицах. Внутри картриджа находится тонер, изготовленный из нефтепродуктов, нужно избегать его попадания на одежду, руки и в дыхательные пути.
Электробезопасность. При любой неисправности или повреждении проводов оргтехнику надо обесточить и отдать на ремонт в сервисный центр.

Источник: poprinteram.ru

Современные технологии офисной автоматизации

Автоматизация офиса – это способ повысить эффективность деятельности фирмы за счет внедрения новых технологий из сферы ИТ в канцелярскую деятельность. Рассмотрим подробнее возможности.

Интеграция информационных продуктов не влечет за собой замену традиционной офисной структуры, она всего лишь дополняет существующий режим компании:

во внутрифирменном взаимодействии персонала;
в отношении различных методов коммуникаций с внешним миром и муниципальными департаментами.

Компьютерные сети, программное оборудование и прочие средства передачи, статистики и обработки информации помогают организовывать и поддерживать коммуникативные офисные процессы.

Главные задачи офиса

Офис компании – это связующее звено отделов в составе предприятия вне зависимости от его размера. Если кратко, то к главным конторским функциям относятся:

профессиональное делопроизводство и документооборот (в случае применения IT-технологий и программных компонентов идет речь о системе автоматизированного делопроизводства OAS);
контроль исполнения промежуточных (в т. ч. ежедневных) и генеральных целей фирмы;
составление и оформление квартальных, годовых и прочих отчетов (например, для налоговой инспекции);
поиск необходимых сведений и эффективного инструментария;
контролирование бэк-офиса;
обновление информации, замена старых идентификационных данных на новые;
финансовое и производственное планирование;
упорядоченность деятельности ( САО – система автоматической оптимизации, структурирования и координирования);
специализированная техническая поддержка производственных объектов в удаленном режиме;
автоматическая организация совместного и синхронного функционирования подразделений (складов, магазинов и т. д.).

Компоненты генеральной системы комплексной автоматизации офиса

Единое информационное пространство, полученное в результате развития автоматизации фирмы, представляет собой базу:

оперативных детальных сведений, получаемых в режиме реального времени по каждому конкретному процессу;
накопленной аналитической информации о деятельности организации;
личных дел персонала;
разработок на производстве;
данных о партнерах и клиентах.

Оно предназначено для повышения эффективности функционирования предприятия и автоматизации рабочего места ( АРМ ) каждого сотрудника.

Классификация и функции базы данных

База данных – это ядро автоматической идентификационной системы ( АИС ) офиса. Вне зависимости от структуры и направления деятельности предприятия она выполняет следующие характерные функции:

сбор информации из разных источников, включая лаборатории об оценке качества и статей независимых аналитиков;
интеграцию известных сведений в упорядоченные модели;
структурирование, защита и хранение данных.

Поскольку сегодня в офисах приходится структурировать большое количество информации, работа с бумажными носителями сводится к минимуму, уступая место интегрированным автоматизированным информационным технологиям (АИТ).

Компьютерные средства

Технология автоматизации современного офиса базируется внедрение компьютерных сетей и IT-технологий в повседневную работу фирм. Именно они решают большинство проблем конторских служащих.

Виды компьютерных офисных средств для малого и крупного бизнесов:

табличный и текстовый процессоры;
электронная почта (внутренняя и расположенная на внешних почтовых сервисах);
аудиопочта и видеотекст;
хранение большого объема информации;
программы для управленческой деятельности и т. д.

Некомпьютерные офисные средства

Современные информационные технологии автоматизации офиса предполагает использование различного некомпьютерного оборудования.

Внимание: самым простым средством такого плана является всем известный телефон, который позволяет одновременно участвовать в разговоре сразу нескольким абонентам.

Предназначение конференц-связи заключается в поддержании коммуникации для территориально удаленных сотрудников одного предприятия. Осуществляется в форматах аудио и видео. А также важную роль в документообороте офиса играет оргтехника и различные элементы ремонта (к примеру, дополнительная звукоизоляция).

Характеристика программного обеспечения

Чтобы продуктивно и эффективно выполнять ежедневные задачи, офис должен быть оборудован только платными программами. В случае скачивания «пиратской» версии (бесплатно) может нарушиться деятельность всего сервера. Комплексная офисная автоматизация заключается в использовании только лицензионной IT-продукции.

К основным программам для бизнеса относятся:

операционная система:

Microsoft Windows (бюджетный вариант);
Apple;
Linux;

Microsoft Office (в т. ч. для Mac);
Siag Office для Unix;
iWork и т. д.;

Adobe Acrobat;
Photoshop;
LeaderTask (для составления планов для бизнеса);
Autocad;
Coreldraw;
TestXML (полезна для строителей и кадастровых инженеров);
Finereader;
Brotherhood of Steel Compressed File (для открытия файлов типа bos)
Expert-Ease;
Eng-Lang-Trainer (и прочие программы для изучения английского языка);
логистические программы системы ЭТРАН (актуально для оформления заявок по перевозкам грузов на железной дороге);
Columbis (для турбизнеса);
Ventura Publisher;
Lexicon и т. д.;

Kaspersky;
Webroot;
Norton;
Avast;
McAfee;
Panda и т. д.

Далеко не каждый офис нуждается в специализированных программах из-за небольшого количества задач, но для ведения стандартной канцелярской деятельности (хотя бы для элементарного бухгалтерского учета) требуется иметь операционную систему Windows с пакетом стандартных офисных программ (Excel, Word).

Информационные облачные технологии автоматизации офиса. Сущность, методы и инструментарий

Возможность работы в дистанционном режиме характерна не только для творческо-креативных и технических профессий. Сегодня в удаленном режиме могут функционировать многие работники, в т. ч. менеджеры по продажам и PR-специалисты.

Важно: с развитием всеобщей компьютеризации теряется необходимость в постоянном нахождении сотрудника на рабочем месте, а потому все большее количество предприятий интегрируют систему облачных технологий в свою деятельность.

Набор полезных инструментов для успешной дистанционной работы автоматизированной системы управления (АСУП)

Облачные технологии позволяют оптимизировать финансовую составляющую офиса лишь в случае полной автоматизации и четкой структуры. Удаленная работа предполагает доступ к:

корпоративной почте с домашнего компьютера;
офисной сети CRM (обеспечивает продуктивное сотрудничество с клиентами);
внутреннему комплексу ERP (ее главное назначение – построение отношений с коллегами).

Автоматизированные виртуальные офисы пользуются популярностью во всем мире, поскольку помогают привлекать к проектам профессионалов из разных стран, оптимизируя расходы на их перемещение в нужное место. Современные автоматизированные информационные технологии и программы управления позволяют обустроить рабочее пространство в удаленном режиме:

виртуальная АТС на основе IP-телефонии помогает общаться с коллегами и клиентами вне зависимости от физического местонахождения (записываются телефонные разговоры и собирается аналитическая статистика об их продолжительности, игнорировании звонков сотрудником, а также об использовании рабочего номера в личных целях);
технология автоматизированного облачного офиса типа Mango Office позволяют переключать звонки со стационарных телефонов на компьютерные номера без последствий для абонентов с моментальным оповещением удаленных специалистов;
Remote Expert от Cisco – профессиональная альтернатива Skype, которая обеспечивает высокое качество изображения и звукового ряда;
программа WebEx дает возможность провести совещание любого масштаба (конференция может содержать до 500 участников);
Zoho Project и Wrike – примеры программ для совместной синхронной правки текстовых документов и графических изображений (картинок, схем, таблиц, графиков и т. д.) различными способами в режиме реального времени и закрепления промежуточного результата;
Realtime Board – оцифрованная маркерная доска, необходимая для совещания в удаленном режиме;
базовые программы учета рабочего времени (ОфисМетрика, ManicTime) для слежения за подчиненными (с элементами шпионского ПО), которые призваны контролировать персонал;
Yaware.Online позволяет включать веб-камеры сотрудников, чтобы узнать, чем они занимаются в рабочее время;
служба vPro от Intel обеспечивает круглосуточную техническую поддержку для удаленных сотрудников (ведь при неполадках с компьютером они не могут обратиться к штатному системному администратору);
новая технология защиты данных от Intel «Я и есть пароль», которая сканирует биометрические данные пользователя и только после этого запускает компьютер (в 2018 году подобных информационных решений для идентификации пользователя по звуку голоса, особенностям мимики или рисунку сетчатки глаза в перспективе будет еще больше);
GPS-трекеры относятся не напрямую к офисным разработкам, но позволяют отследить на карте передвижения сотрудника, выехавшего на какой-либо заказ.

Недостатки менеджмента виртуального офиса подразделения

К сожалению, пока невозможен полный переход деятельности всех компаний в удаленный режим, поскольку облачные технологии имеют ряд следующих недостатков:

трудности в управлении и контролировании надомных работников (особенно если их число постоянно растет);
возможность утечки коммерческой тайны вне зависимости от подписанных обязательств сотрудниками (списывается на некачественные электронные каналы связи);
элементарное снижение оперативности, поскольку удаленный сотрудник может находиться не на рабочем месте, когда его понадобится вызвать при появлении новой заявки;
снижение эффективности работы (не все способны трудиться вне коллектива из-за слабой самоорганизации, некоторые нуждаются в удовлетворении коммуникативных потребностей);
актуальные законодательные ограничения для удаленной трудовой деятельности (особенно в случае необходимости сотрудничества с иностранными специалистами).

Информационные технологии автоматизации управления в режиме удаленного доступа будут успешны в том случае, если руководитель осознает, что структура виртуального офиса существенно отличается от традиционного. Эффективная управленческая деятельность предполагает иное координирование и функционирование: сейчас топ-менеджер должен ставить себя не начальником-распорядителем технических заданий, а заказчиком-координатором проекта.

Источник: arprime.ru

ИТ на малых, средних и крупных предприятиях

Основным критерием для внедрения современной автоматизированной информационной технологии является мощность производственного потенциала, в соответствии с которой предприятия можно разделить на три группы — малые, средние и большие.

На малых предприятиях различных сфер деятельности автоматизация информационной технологии, как правило, связана с автоматизацией задач бухгалтерского учета, накоплением информации по отдельным видам бизнес-процессов, созданием информационных баз данных по направленности деятельности фирмы и организации телекоммуникационной среды для связи пользователей между собой и с другими предприятиями и организациями.

В средних предприятиях большое значение для управленческого звена играет организация электронного документооборота и привязка его к конкретным бизнес-процессам. Для таких предприятий характерно расширение _ круга решаемых функциональных задач, связанных с деятельностью фирмы, организация автоматизированных хранилищ и архивов информации, которые позволяют накапливать документы в различных форматах, предполагают наличие их структуризации, возможностей поиска, защиты информации от несанкционированного доступа и т. д.

На крупных предприятиях автоматизированная информационная технология строится на базе современного программно-аппаратного комплекса, включающего телекоммуникационные средства связи, многомашинные комплексы, развитую архитектуру «клиент-сервер», применение высокоскоростных корпоративных вычислительных сетей.

Корпоративная автоматизированная информационная технология, организованная на крупном предприятии, имеет трехуровневую иерархическую структуру, организованную в соответствии со структурой территориально разобщенных подразделений предприятия: центральный сервер системы устанавливается в центральном офисе, локальные серверы — в подразделениях и филиалах, станции-клиенты, организованные в локальные вычислительные сети структурного подразделения, филиала или отделения — у персонала компании.

Непременным условием повышения эффективности производственных, экономических, управленческих и других процессов, происходящих на предприятиях, в учреждениях и организациях, является информационная технология, обладающая гибкостью, мобильностью и адаптивностью к внешним воздействиям.

Источник: mydocx.ru