Пару лет назад я был уверен, что бизнес-ассистент — это то же самое, что и личный помощник. Его задача — организовывать работу шефа, договариваться о встречах, заказывать билеты, бронировать гостиницы и приносить кофе. Но оказалось, всё намного круче. Грамотный ассистент — это бизнес-партнёр, коуч, мотиватор и секретарь в одном лице.
Задача ассистента — уменьшение когнитивной нагрузки руководителя для того, чтобы он мог больше внимания уделять важным стратегическим задачам. Это не то же самое, что секретарь. Секретарь просто группирует входящие задачи и передаёт их руководителю. Бизнес-ассистент решает большинство из них самостоятельно.
Работа секретаря рутинная и организаторская, но не требующая принятия самостоятельных решений. Бизнес-ассистент — проектный или, как в нашем случае, продуктовый менеджер, которому можно поставить задачу любого уровня и знать, что он найдёт необходимые ресурсы, чтобы её решить.
Что делает мой бизнес-ассистент?
Маршрутизирует задачи
С появлением ассистента я уменьшил количество людей, с которыми необходимо коммуницировать. Теперь, если я не хочу тратить время на какую-то задачу, просто зову ассистента. Это может быть подготовка презентации или сбор данных о конкуренте — неважно. Он сам примет решение, как будет её выполнять: самостоятельно, наймёт подрядчиков или передаст другому сотруднику.
Трекает время
Благодаря ассистенту я контролирую каждую секунду своего времени. Наши телефоны синхронизированы, он видит, где я нахожусь и что делаю. Моё время трекается по блокам: проекты, планирование, регулярный менеджмент, SMM, образование, здоровье, рутина (в том числе отдых — эта категория приватная, ассистент видит только потраченное время без детализации), бизнес-рутина, встреча.
Таким образом, у меня есть понимание, сколько времени я провожу на работе, сколько — на встречах, сколько сплю и т. д. Отчёты тоже анализирует ассистент. В конце недели он просто говорит мне: «Вот на это и это время было потрачено зря». А я уже принимаю решения.
Готовит меня ко встречам
На какую бы встречу я ни ехал, мой бизнес-ассистент уже знает всех участников. И на каждого из них уже готово личное дело: в нём около 20 составленных мною вопросов — от бизнес-показателей до имени мужа или жены. Есть даже люди, которые по поручению ассистента смотрят интервью и рейтингуют их, чтобы в такси перед встречей я мог быстро посмотреть самые важные моменты.
Обычно на встречах я гораздо лучше осведомлён о человеке, нежели он обо мне. А когда располагаешь информацией о человеке, найти с ним контакт намного проще. На бизнес-конференциях то же самое — я всегда знаю всех спикеров и VIP-гостей.
Ещё пример. Недавно вместе с партнёром мы летали на конференцию в Китай, и нам было необходимо свежее исследование местного рынка образования. Это довольно сложно, одним запросом в Google не обойдёшься. Нужно отобрать компании, найти их финансовые отчёты, узнать инвесторов, сопоставить цифры. Очевидно, что значительная часть информации на китайском языке.
Обычный секретарь с подобной задачей бы не справился, а просить аналитиков компании в данном случае неэффективно. Во-первых, у них уже есть утверждённый план работ, достаточно плотный, отрывать их от него слишком дорого для компании. Во-вторых, часто мне нужна какая-то детальная информация очень срочно, и никто, кроме моего ассистента, не сможет её подготовить. Конечно, ассистент не робот, а потому, если задача большая, он может самостоятельно нанять сторонних аналитиков или любых других специалистов для решения.
Организовывает публичные выступления
Раньше мне приходилось самому искать тренеров, дизайнеров и заниматься подготовкой выступлений. Эти люди часто менялись, поэтому надо было вводить в курс дела новых исполнителей. Это отнимает кучу времени. Всю эту работу забрал бизнес-ассистент. Он уже знает, как и о чём я хочу рассказать на конференции, понимает, каких исполнителей нужно привлечь и в какие сроки сделать.
Я вообще не думаю о том, кто рисует презентацию или откуда появляется тренер. Для меня это происходит незаметно.
Повышает эффективность моей работы
Я давно хотел заставить себя выполнять чек-листы по каждой задаче и оценивать качество её выполнения. Но на это нужно время. Благодаря бизнес-ассистенту у меня теперь есть метрика регулярного менеджмента.
Я сторонник теории опережающих показателей: мы оцифровываем каждый бизнес-процесс и придумываем на него определённое количество метрик, которые показывают, что он эффективен. Даже регулярные встречи, которые я провожу с сотрудниками, можно оцифровать: часто ли приходится их отменять, опаздываю ли я на них, обмениваемся ли мы заранее планом встречи или резюме после и т. д. За каждый выполненный пункт я начисляю себе баллы, за невыполненный — снимаю. В конце недели бизнес-ассистент считает все мои баллы, а я вижу, что сделал хорошо, а что — не очень. И это очень помогает улучшать качество собственной работы в долгосрочной перспективе.
Как я искал ассистента
Мой бизнес-ассистент — Лера, ей 27 лет. У неё хороший опыт работы в проектном менеджменте: Лера была помощницей руководителя в небольших компаниях, а потому ей приходилось решать много задач, таких как закупки, логистика или даже открытие франшизы. В среднем бизнес-ассистенты на рынке получают от 80 000 до 150 000 в зависимости от опыта и от компании, в которой они работают.
Поиск подходящего человека был долгим и сложным. Я понимал, что вместе с бизнес-ассистентом нам предстоит проводить гораздо больше времени, чем с кем бы то ни было из компании. Так что, кроме рационального, в этом были моменты и личной симпатии. Что мне было важно?
Умение искать и упаковывать информацию
Для этого в тестовом задании я просил составить список конференций (как российских, так и зарубежных), которые могут быть мне интересны. На выходе мне нужно было два списка: что посетить и где выступить. Причём в идеале данные нужно было расположить по дате, чтобы мне не пришлось сортировать их самостоятельно. Но этих условий я в задаче не ставил — ждал, что кандидат сам догадается.
Умение выходить на нужных людей
Здесь я просил связаться с моим партнёром и узнать у него имена пяти лучших продуктовых менеджеров страны. Надо понимать, что дописаться ему очень сложно даже для сотрудников Skyeng. А уж кому-то со стороны — это вообще нонсенс. Я был уверен, что задание никто не выполнит, но хотел понять, на каком моменте люди сольются.
Была одна девушка, которая сказала: «Я не обязана искать его номер телефона». Мой нынешний ассистент это задание выполнил.
Умение планировать
Мне важно, насколько человек организован. Я просил всех на собеседовании открыть ноутбук или смартфон и показать свой Google-календарь. А дальше детально изучал записи. На этом этапе сливались 60–70% соискателей.
Умение анализировать
Важно понимать, как человек мыслит, может ли увидеть потребность клиента (в данном случае — мою) и решить её. Проще всего проверить это вопросом: «А что бы ты сам делал на моём месте?» Обычно, если человек об этом думал, он достаточно быстро начинает говорить. А если нет, либо ответит какую-нибудь ерунду, либо начнёт анализировать вслух. Все три варианта для меня показательны.
Знание компании
Если человек устраивается на работу бизнес-ассистентом, но не знает компанию, с ним явно что-то не так. Он будет плотно работать с руководителем, поэтому в некотором смысле от него зависит вектор развития бизнеса на ближайшие несколько лет. Так что он просто обязан послушать все интервью своего будущего начальника и почитать информацию о компании перед тем, как идти на собеседование.
Profit
У меня в подчинении есть команда высокопрофессиональных топ-менеджеров, которым я не могу делегировать свои мелкие задачи. Поэтому раньше мне приходилось выполнять их самому: к примеру, готовить презентации, составлять планы и резюме встреч, заниматься документооборотом. Я считаю, что это не моя работа как генерального директора: моя задача — принимать стратегические решения, собирать крутую команду и обеспечивать её необходимыми ресурсами.
Бизнес-ассистент снял с меня всю мелкую работу, поэтому теперь я могу сфокусироваться на основных задачах. Если приводить конкретный пример, то с приходом бизнес-ассистента у меня на 40% сократилось количество отменённых встреч, что очень важно для наших бизнес-процессов. До 100% дошла оцифровка моего времени: я анализирую каждую прошедшую неделю и понимаю, какие процессы идут медленно, как можно их менять, чтобы развитие компании было ещё эффективнее.
Подписывайтесь на «Секрет фирмы» в «Яндекс.Дзене».
Фотография на обложке: Oliver Burston / Alamy
Источник: secretmag.ru
Зачем предпринимателю личный помощник: опыт руководителя IT-компании
Предприниматели довольно часто жалуются на то, что не успевают справляться со всеми рабочими задачами и вопросами, не говоря уже о личных делах. Такая ситуация чревата стрессами, срывами дедлайнов и договорённостей, выгоранием. Одно из возможных решений этой проблемы – взять личного помощника, который будет разруливать всю рутину. О том, что дало появление такого специалиста и какие задачи выполняет личный ассистент, в своей авторской статье для портала Biz360.ru рассказал директор компании «Корада Консалтинг» Алексей Бояршинов.
Алексей Бояршинов – 42 года, предприниматель из Москвы, основатель и директор компании «Корада Консалтинг» . Окончил МГТУ им. Баумана по специальности «Программное обеспечение ЭВМ и информационные технологии». После вуза работал в отделе автоматизации учёта аудиторской компании, затем – в крупном алкогольном холдинге. Ушёл из найма в 2010 году и основал компанию «Корада Консалтинг», которая специализируется на автоматизации учёта и бизнес-процессов.
Зачем мне понадобился ассистент
Одно из лучших решений, которые я принял в этом году – появление личного помощника.
Впервые мысль о том, что неплохо было бы нанять такого сотрудника, появилась года три-четыре назад. Почти из каждого учебного видео, созданного бизнес-тренером или предпринимателем, я слышал совет: «Первое, что необходимо сделать руководителю – нанять персонального ассистента».
Тогда у меня родилась мысль: «Может быть, отсутствие ассистента действительно мешает мне расти и развиваться?». Тем не менее, в то время я так и не решился нанять личного помощника. Наверное, потому что просто не ощущал в нём потребности. Думал, что у меня нет столько задач, в которых он мне мог бы помочь.
Для ассистента в тот момент я видел лишь одну область применения – ту, что связана с организацией командировок и путешествий. А поскольку поездок у меня не так много, я мог самостоятельно справиться с покупкой билетов или же обратиться за помощью к администратору офиса.
Только спустя несколько лет я окончательно осознал, что помощник мне действительно необходим, и нанял его, а если точнее, её – это девушка. В этом году наш замечательный администратор офиса попросила расширить круг обязанностей, ну и оплату труда, конечно, тоже увеличить. При этом сказала, что ей нравится помогать мне в разных задачках, которые я иногда ей поручаю. Довольно редко я просил её купить билеты мне и моей семье, забронировать для нас гостиницу и т.д. Каждый раз, когда я давал подобное задание, у меня возникало ощущение, что это «использование служебного положения в личных целях».
Чем занимается мой помощник
Я был доволен тем, как наш администратор офиса выполняла разовые личные поручения, поэтому в ответ на её просьбу о расширении круга задач предложил попробовать себя в роли моего персонального ассистента. Мы установили небольшой испытательный срок, можно сказать, тест-драйв. В течение месяца я давал больше разных личных задач и смотрел, как она справляется. А наш администратор, в свою очередь, думала, насколько ей интересна такая работа. Тут всё совпало – её желание и моя потребность в помощнике.
Мы стартовали с той же самой работы, что уже делали раньше – организации поездок и досуга. Со временем я начал передавать ассистенту всё новые и новые задачи. Например, поиск, выбор и покупку самых различных предметов – подарков, сертификатов, вещей для дома и работы. А также задачи, связанные с контентом.
Да-да, сегодня мой помощник занимается подготовкой статей и кейсов для сайта нашей компании. Мне повезло, что у неё есть интерес к такой деятельности, и она умеет писать.
Вот круг обязанностей моего ассистента сегодня:
- Проанализировать данные CRM, собрать статистику;
- Провести интервью со мной и оформить в виде текста;
- Превратить надиктованные мною тезисы в статью;
- Найти, забронировать и оплатить обучение для сотрудников компании;
- В корпоративном «Яндексе» проверять и выдавать сотрудникам доступы к книгам, проектам, создавать и блокировать аккаунты;
- Находить книги для нашей корпоративной библиотеки;
- Покупать и организовывать доставку нужных бытовых мелочей, подарков, заказов из интернет магазинов;
- Подготовить/собрать документы (для страховки, льготной IT-ипотеки и т.д.);
- Организовать отпуск или поездку куда-то (билеты, развлечения, брони);
- Находить необычные виды отдыха для моей семьи – организовывать поездки, экскурсии и т.д.
Уверен, что со временем этих задач станет больше.
Как выстроить работу с личным помощником
Мой помощник решает и личные, и офисные задачи в течение рабочего дня. Наша команда всегда была распределённой, но сейчас из офиса и вовсе работают единицы московских сотрудников. Бывает такое, что в течение недели там никто вообще не появляется. Поэтому я могу с уверенностью сказать, что сейчас офисных дел у нашего администратора и моего личного помощника по совместительству стало гораздо меньше.
Она работает в гибридном режиме. В те дни, когда нужно подписать документы или встретить курьера, приезжает в офис. В остальные – работает удалённо из дома. График ассистента достаточно гибкий. В утреннее или дневное время она может отлучиться по личным делам, если это необходимо.
Главное, чтобы задачи выполнялись в обозначенные сроки.
Ежедневного контроля за её деятельностью нет. Я не прихожу к моему ассистенту каждое рабочее утро с вопросом: «А что ты собираешься сегодня делать? Распиши час за часом». Просто не вижу в этом смысла. Если контролировать работу помощника таким образом, то в чём тогда будет облегчение для меня как руководителя?
Однако контроль всё же существует. Мы сделали канбан-доску в общей группе в «Битрикс24», где видны:
- новые задачи;
- задачи, находящиеся в работе;
- задачи, ожидающие моей проверки или приёмки;
- выполненные задачи.
Помощник, получая задачу, ставит себе её в «Битрикс24». И я могу в любой момент взглянуть на нашу канбан-доску и оценить ситуацию. Где это требуется, ассистент делает вложение к задачам в виде ссылок на таблицы или другие документы. Я часто ими пользуюсь, так как это очень удобно. Кликаешь на ссылку – и перед глазами вся нужная информация.
Мы наладили этот контроль, чтобы ничего не забывать и следить за статусами задач.
Если говорить о задачах, связанных с отдыхом для моей семьи, то при их выполнении ассистент руководствуется нашими предпочтениями. В первый раз она прислала варианты на свой вкус. Среди них я выбрал те, которые меня особенно увлекли. Помощница частично знала о моих предпочтениях ещё до вступления в новую должность.
Мы внутри компании общаемся открыто, делимся историями с уикендов и отпусков. Сегодня у нас с ассистентом единый взгляд на то, что интересно мне и моей семье.
Учиться делегировать
Для меня пока самое сложное в работе с ассистентом – находить задачи, которые можно делегировать. Я понял, что это прямо-таки навык, который надо развивать. До сих пор, хотя мы работаем уже не первый месяц в таком режиме, временами при выполнении какой-то задачи я ловлю себя на мысли: «Зачем я это сам делаю? Это же можно отдать помощнику. Она справится ничуть не хуже, чем я».
Например, совсем недавно я искал для работы трипод (гибкий штатив для съёмок телефоном). Спустя час от начала поиска я «очнулся» на сайте магазина, продающего квадрокоптеры. Спрашивается, почему я сразу не дал помощнику поручение найти, купить и привезти в офис эту вещь?
Часто мне сложно понять, что задачу можно отдать. И не потому, что не доверяю своему личному помощнику. Я просто ещё не привык делегировать задачи, а по-прежнему пытаюсь выполнить их сам.
Полученный эффект
Во-первых, у меня высвободилось немного личного времени. Теперь я могу потратить его на выполнение тех задач, до которых раньше не доходили руки.
Во-вторых, я избавился от той работы, которой мне всегда было сложно и утомительно заниматься. До кого-то дозвониться, о чём-то договориться и тому подобное. Недавно моя помощница собирала документы для оформления ипотечного кредита. Сначала она выяснила все детали у представителя банка, отправила сканы документов с нашей стороны, потом запросила часть документации со стороны строительного подрядчика, передала их в банк и убедилась, что всё было получено. Задача не сложная, но требует выполнения многих шагов – созвониться, написать письма, уточнить и так далее.
Такого рода дела у меня всегда плохо получаются. Я нахожу время, чтобы позвонить, с той стороны не берут трубку. Когда же перезванивают мне, я чаще всего на деловой встрече и не могу ответить. Так выполнение задачи занимает не день, а целую неделю. Поэтому, могу отметить, что благодаря появлению помощника произошло не только высвобождение часов, но и ускорение выполнения заданий.
И, в-третьих, я стал делать контент гораздо быстрее. Раньше подготовкой материалов занимался исключительно я. И в силу моей занятости выпуск статей и кейсов – на нашем сайте и на сторонних ресурсах – был не таким частым, как хотелось бы. Сейчас же мы работаем в паре с моим помощником, а потому нам удаётся создавать больше контента.
Могу с уверенностью заявить, что записать аудио с ответами, а потом пробежаться по готовому тексту и поправить его – это не то же самое, что сесть и полностью самому его написать. Это совершенно разные объёмы работ, даже если требуются существенные правки.
Сколько удалось сэкономить времени
Мне сложно сказать, какое количество часов конкретно у меня освободилось благодаря личному помощнику. Но давайте попробуем посчитать.
Возьмём задачу по организации моей поездки с детьми в Калугу. Если бы это задание выполняла моя помощница, я бы потратил на него минут 10 своего времени – 5 минут на формулировку пожеланий и 5 минут на то, чтобы выбрать подходящие варианты билетов, отеля и развлечений. Однако в этот раз наш семейный отдых пришлось организовывать именно мне.
Выбрав отель, я сразу же столкнулся с проблемой – в нём не оказалось трёхместных номеров. Тогда я написал менеджеру на почту (звонить-то мне некогда), письменно сформулировал своё пожелание и ждал ответа. Спустя время мне пришло письмо с вариантами заселения. Я выбрал наиболее подходящий и оплатил его.
После этого начать искать экскурсии и мероприятия на Tripster, почитал отзывы и принял решение, куда мы пойдём с детьми в Калуге. Всё вместе это заняло у меня часа полтора.
Таких задач на неделе бывает несколько. Предположу, что за рабочую неделю в среднем экономлю часа четыре. Отмечу, что я никогда не задавался целью посчитать, сколько времени у меня освободилось с появлением помощника. Поэтому мои подсчёты носят приблизительный характер.
Для меня главное не количество часов, а сам факт того, что это время действительно у меня появилось. Сейчас я сконцентрировался на развитии руководителей проектов и увеличении продаж компании. Стал чаще ходить на пресейл-встречи, больше работать и общаться с людьми. То есть делать то, на что раньше катастрофически не хватало времени.
Цена вопроса
Сложно сказать, дорого это или нет – иметь своего помощника. Ведь персональные ассистенты бывают разные. Вы можете найти помощника, проживающего в каком-нибудь небольшом городке и работающего на вас удалённо несколько часов в день – это будет бюджетно. Или же наймёте специалиста из Москвы, который имеет знания и навыки бизнес-ассистента – он вам будет стоить как директор.
Надо понимать, что величина зарплаты помощника зависит от ваших требований к нему. Если нужно, чтобы он был доступен 24 часа 7 дней в неделю, имел водительские права и мог отвезти вашу машину в сервис или на мойку, знал английский и итальянский, то за это придётся серьёзно заплатить.
Бывают ассистенты, например, которые вырастают в директоров. Вот вы взяли себе помощника, а уже через несколько лет он стал в вашей компании исполнительным директором, потому что знает, как всё в ней устроено. В общем, как вы поняли, ассистенты разные. Я уверен, что помощника можно найти как за 25, так и за 250 тысяч рублей в месяц.
Тут уместнее рассуждать о том, какую зарплату можно предложить, как оценить «пользу» этого сотрудника. Давайте попробуем решить вопрос рентабельности на примере несложной задачи. Вы – собственник компании и хотите в обозримом будущем лично зарабатывать 1 миллион рублей. Круглая и приятная цифра.
- Возьмём нормальный график (не круглосуточную работу). Тогда у вас есть примерно 160 часов в месяц на рабочие задачи. Недавно вы наняли себе персонального ассистента за 80 000 рублей в месяц и делегировали ему некоторые свои задачи. Теперь у вас освободилось 4 рабочих часа в неделю.
Вопрос – рентабельно ли это?
Если у вас уже есть помощник или вы только задумываетесь о его найме, попробуйте рассчитать рентабельность. Идите от величины желаемого дохода и времени, которое у вас дополнительно освободится (или уже освободилось) после появления ассистента.
Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал , страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен» .
biz360
02 сентября 2022
Хотите автоматизировать бизнес?
Оставьте заявку — и получите доступ к 1С
Спасибо, в ближайшее время наши партнёры свяжутся с вами
Источник: biz360.ru
