При отправке и получении товаров важно предупредить продавца о ваших намерениях и вести учет продажи. Письмо с заказом на покупку дает покупателю и продавцу документ, в котором излагаются условия соглашения. Понимание того, как правильно форматировать и составлять такое письмо, может помочь вам вести точную учетную запись и обеспечить профессиональное общение. В этой статье мы объясним, как написать письмо с заказом на покупку с помощью шаблона и примера, чтобы помочь вам создать свое собственное.
Что такое письмо-заказ на покупку?
Заказ на покупку — это документ, написанный для подтверждения продажи или обещания продажи между покупателем и продавцом. Письма с заказами на покупку содержат подробную информацию о проданных товарах. Их можно использовать для подтверждения продажи или в качестве сопроводительного письма к более конкретному заказу на покупку, в котором перечислены товары и цены. Эти письма помогают компаниям идентифицировать и отслеживать, когда заказ утвержден или готов к отправке. Они также могут помочь специалистам по бухгалтерскому учету отслеживать расходы организации.
Классический обман при покупке бизнеса
Письмо с заказом на покупку и счет-фактура
Основное различие между заказом на покупку и счетом-фактурой заключается в назначении документа. Письмо с заказом на покупку отправляется для информирования продавца о намерениях покупателя и подтверждения деталей покупки. Компании используют счет-фактуру, чтобы уведомить покупателя о том, что он готов получить оплату после выполнения заказа. Еще одно отличие состоит в том, что письмо с заказом на покупку отправляется продавцом, а счет-фактура — покупателем.
Программы для Windows, мобильные приложения, игры — ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале — Подписывайтесь:)
Как написать письмо с заказом на покупку
Выполните следующие действия, чтобы подготовить письмо с заказом на покупку для вашего бизнеса:
1. Определите предметы покупки
Определите, какие товары вы планируете приобрести у продавца. Чтобы завершить эту подготовку, вам может потребоваться связаться с другими членами команды, участвующими в закупке материалов или предоставлении спецификаций для предметов. Если вы часто пополняете запасы одних и тех же товаров, подумайте о том, чтобы сохранить шаблон или электронную таблицу этих товаров наготове, чтобы добавить их в письмо с заказом на покупку.
2. Подготовьте необходимые детали
Укажите контактную информацию продавца и подтвердите количество необходимых вам товаров. Настройте шаблон, который включает логотип вашей компании. Подготовьте любые другие приложения или спецификации, которыми вы хотите поделиться с продавцом. Перед отправкой письма вам также может потребоваться связаться с продавцом, чтобы подтвердить некоторые детали, которые вы хотите включить.
3. Перечислите и детализируйте элементы
Вставьте таблицу или перечислите товар, который вы планируете приобрести. Включите конкретные предметы, которые вы хотите купить, особенно если предмет определенного размера или из нескольких версий. Включите цены для каждого элемента, включая общую сумму для каждой покупки. Перечислите любые другие важные детали о покупке, например количество, которое вы планируете купить. Этот раздел можно вставить в виде таблицы вместо списка элементов.
ПОКУПКА ГОТОВОГО БИЗНЕСА | Оценка бизнеса и как понять, стоит ли он денег?
4. Используйте закрытие бизнеса
Из-за формального характера письма с заказом на поставку включите информацию, которая идентифицирует ваш бизнес и вашу конкретную роль. После закрытия напишите свое имя и должность. Затем укажите название вашей компании и свой адрес в отдельной строке. Предприятия обычно включают логотип компании или водяной знак в нижней части письма с заказом на покупку.
5. Просмотрите свое письмо
После того, как вы закончите черновик письма, перечитайте его слова, чтобы убедиться в отсутствии орфографических или грамматических ошибок. Убедитесь, что ваша информация верна, включая количество предметов, которые вы планируете приобрести, и цену, согласованную с продавцом. Вы можете попросить другого специалиста из вашей компании прочитать письмо, прежде чем отправить окончательный вариант.
Образец письма о заказе на покупку
Вот шаблон, который даст вам представление о том, как составить письмо с заказом на покупку:
[Date]
[Name of contact]
[Street address]
[City, state]
[Zip code]
Тема: Письмо с заказом на покупку
дорогая [Name of contact]
Вот краткое описание продуктов, которые мы хотели бы приобрести у вашего предприятия.
Пункт 1
Количество
Описание
цена за единицу товара
Общая стоимость покупки
Пункт 2
Количество
Описание
цена за единицу товара
Общая стоимость покупки
Пункт 3
Количество
Описание
цена за единицу товара
Общая стоимость покупки
Пожалуйста, отправьте товар по [insert date] через [name of shipping method]. Мы отправим оплату после получения вашего счета за отгруженные товары.
По любым вопросам, связанным с этим заказом, обращайтесь [name of internal contact and contact info]. Спасибо.
[Your name]
[Your title]
[Your business name]
[Your business phone number]
[Your business email address]
Образец письма с заказом на покупку
Следуйте этому примеру при составлении собственного письма с заказом на покупку:
10.12.2021 Шерил Уитмайер
12 Дубовый пр.
Чарльстон, Южная Каролина
45607
Тема: Письмо о заказе
Вот краткое описание продуктов, которые мы хотели бы приобрести у вашего предприятия:
Пункт 1: Коричневая брусчатка
Количество: 1200
Описание: Кирпичи 4×8 для строительства патио и подъездной дороги.
Цена за штуку: $1,46
Общая стоимость: 1752 доллара США.
Пункт 2: песок
Количество: 100 мешков
Описание: Насыпной песок для жилищного строительства в мешках по 5 фунтов.
Цена за штуку: 2,58 доллара США.
Общая стоимость: $258
Пункт 3: Жилой цемент
Количество: 50 мешков
Описание: 10-фунтовые пакеты с готовым к смешиванию порошком.
Цена за штуку: $8,16
Общая стоимость покупки: $408
Пожалуйста, отправьте товар до 14 декабря 2021 г. стандартной доставкой в США. Мы отправим оплату после получения вашего счета за отгруженные товары.
По любым вопросам, касающимся этого заказа, обращайтесь к Полу Снайдеру по телефону 333-333-3333. Спасибо.
Советы по написанию письма с заказом на покупку
Ниже приведены несколько идей, которые помогут вам подготовить письмо с заказом на покупку:
- Сделайте это своевременно. Обязательно отправьте письмо, как только вы подтвердите детали предполагаемой покупки.
- Включите детали платежа. Предупредите покупателя о любой необходимой информации относительно деталей того, как вы планируете оплатить товар.
- Упомяните предыдущие сообщения. Предупредите получателя обо всех важных сообщениях, которыми вы обменялись до отправки этого письма.
- Указать спецификацию заказа. Включите в свое письмо подробную информацию о том, как и когда вы хотите, чтобы заказы были доставлены.
- Используйте профессиональный язык. В письме с заказом на покупку используется официальный язык без сленга или других речевых выражений.
- Работа по шаблону. Создав письмо с заказом на покупку, сохраните его для последующего использования, чтобы вам не приходилось начинать все сначала при отправке письма.
- Сделайте это коротким. Письмо с заказом на покупку обычно содержит достаточно информации, чтобы заполнить одну страницу или меньше.
Источник: buom.ru
Как создать письмо о намерениях для деловых сделок
Вот образец сопроводительного письма писатель-фантаст и отправленный агенту, которого они не знают. Однако автор и агент имеют взаимный контакт.
Практические решения для сделок с недобросовестными сборщиками долгов
Нет ничего более эффективного, чем работа с сборщиками долгов. Вот некоторые практические решения, когда они выходят из-под контроля.
Что такое Письмо о намерениях для работы?
Что такое письмо о намерениях для работы, что включать, когда вы пишете письмо, письма и советы по составу, и как подать письмо о намерениях.
Источник: ru.travelcashinc.com
Как правильно составить запрос коммерческого предложения и запрос цены
Запрос коммерческого предложения – это особый тип делового письма. В большинстве случаев в письме содержится запрос на предоставление каких-либо сведений о товаре. Зачастую такие запросы делаются для уточнения информации. В этой статье вы найдете информацию о том, как правильно составить письмо — образец коммерческого предложения, сделать его более привлекательным для получателя и увеличить шансы на положительный ответ.
- 1. План составления запроса коммерческого предложения
- 2. Письмо-образец запроса коммерческого предложения
- 3. Возможные сценарии составления запроса
- 4. А как же составить хороший запрос цены?
- 5. Образец письма с ценовым предложением
- 6. Заключение
- 7. Видео
Не стоит путать запрос коммерческого предложения с офертой. Это абсолютно разные понятия. Цель оферты – предложение заключить сделку. Адресант сам указывает все условия, а адресат либо принимает, либо отвергает их. Целью коммерческого запроса же может являться лишь просьба о предоставлении необходимой информации.
Запрос создается на основе разнообразных буклетов, каталогов и объявлений. Этот вид делового письма в принципе имеет свободную форму, но при составлении нельзя опустить следующие моменты:
- Повод, по которому совершен запрос;
- Товар, о котором хочет узнать адресант;
- Сроки и условия выплат.
Ниже приведен план, по которому можно составить запрос коммерческого предложения. Стоит повторить, что этот вид письма имеет свободную форму, поэтому соблюдать план на 100% необязательно.
План составления запроса коммерческого предложения
Вашему вниманию предлагается план, которому принято следовать при составлении данного документа.
Письмо-образец запроса коммерческого предложения
Предлагаем наглядно продемонстрировать образец запроса коммерческого предложения. В реальности, текст может быть более подробным, с указанием большего количества деталей. Образцов существует много, вот один из них:
Уважаемые господа,
Наша фирма – крупный производитель модных аксессуаров на отечественном рынке. В связи с нашими производственными нуждами, мы бы хотели приобрести у вас крупную партию фурнитуры.
Можете ли вы оформить на нашу фирму коммерческое предложение на закупку? Нашей компании нужно (необходимое количество) молний и застежек для производства.
Пожалуйста, не могли бы вы дополнительно сообщить цену доставки.
С нетерпением ждем ответа.
Должность, подпись, ФИО.
Этот пример запроса коммерческого предложения можно взять за основу своего письма и оформлять его на фирменном бланке.
Возможные сценарии составления запроса
Запрос коммерческого предложения – не просто письмо, это первый шаг к успешному сотрудничеству. Сначала стоит все хорошо продумать, а уже потом переносить на бумагу. Хотя в современном мире высоко ценятся хорошее чувство юмора и оригинальность, не стоит использовать их в деловом письме.
Существуют пять сценариев, по которым можно составить такой документ. Но помните, какой бы вы сценарий не выбрали, четкие и понятные формулировки будут приветствоваться везде.
- Запрос, совершаемый после разговора по телефону с заказчиком. Можно использовать такие фразы, как: «как мы и обещали по телефону/во время разговора с вами». Ведь вы делаете то, что обещали, не так ли? Значит, фирма заслуживает доверия. Этот прием довольно прост, но в большинстве случаев он работает.
- Упор на главную проблему. Вы можете предложить вашему потенциальному партнеру решение его проблемы. Хорошо, если вы укажете, как ваше предложение позволит повысить производительность и доход. Вероятность того, что такое письмо заинтересует адресата, весьма велика.
- Эффект неожиданности. Следуя этому сценарию необходимо зацепить клиента. Вы должны сделать такое предложение, отказаться от которого будет просто невозможно, так что придется подключить креативное мышление. Но нужно помнить о соблюдении делового стиля, во избежание недопонимания и конфликтной ситуации. Пожалуй, это наиболее опасный вариант сценария. Во-первых, нужно помнить о грани между креативностью и фамильярностью, а во-вторых, такой стиль может не понравиться адресату. Не стоит забывать, что все люди разные.
- Презентация товара. К письму вы можете прикрепить несколько изображений того, что вы хотите предложить клиенту. Так он может четко представить себе, с чем он будет работать. Конечно же, чтобы повлиять на решение адресата, товар стоит представить с наиболее выгодной стороны.
- Демонстрация предложения. Используя эту тактику лучше сразу перейти к основному вопросу. Выражаться нужно сдержанным и сухим языком, но при этом сохранять доброжелательность. Нужно дать понять клиенту, что вы заинтересованы в сотрудничестве с ним.
А как же составить хороший запрос цены?
Запрос цены составляется в том случае, когда юридическое лицо желает приобрести товары или услуги, но предварительно хочет узнать точную цену. Иногда это также называют запросом котировок. Составляя его, адресат имеет право запросить цены и в дальнейшем предложить сотрудничество нескольким компаниям.
Составляя такое письмо, следует указать точно объем товаров, которые бы вы хотели приобрести. Также можно сказать, что количество закупаемых товаров будет напрямую зависеть от предложенной цены.
Также при составлении запроса можно запросить информацию о доставке и ее стоимости, условиях оплаты и объеме контракта. В интересах поставщика — не медлить с ответом на запрос, но чтобы подстраховаться, вы можете запросить дату, когда должен быть предоставлен ответ. По сути, форма запроса цены не отличается от формы коммерческого предложения.
Не забудьте о проверке контрагента! Это, в первую очередь, нужно вам! Предварительная проверка контрагента позволяет минимизировать риски, связанные с таможней, налоговой инспекцией и банками.
В запросе котировок должны содержаться такие сведения:
- Контактные данные лица, ответственного за тендер;
- Кратно, но четко изложенные условия контракта;
- Полный список документов, которые должен предоставить потенциальный партнер;
- Код закупки;
- Необходимо также дать обоснование цены;
- Условия, на которых происходит подача заявок для участия в запросе котировок;
- По желанию можно потребовать отсутствия в списке компаний, зарекомендовавших себя как недобросовестных.
Образец письма с ценовым предложением
Письмо образец ценового предложения не сильно отличается от запроса коммерческого предложения. Но в нем обычно больше конкретики и пожеланий. Вот пример письма коммерческого предложения:
Уважаемые господа,
На протяжении трех лет наша фирма успешно занималась продажами в (необходимо указать место) в сфере одежды, как отечественных марок, так и зарубежных. В этом месяце сотрудники нашей фирмы посетили выставку (укажите дату и место), и нас очень заинтересовала представленная продукция.