Отсутствие у работодателя обязательных кадровых документов или несвоевременное их оформление может стать причиной привлечения к административной ответственности. Какие документы должны присутствовать в кадровом документообороте в обязательном порядке, рассмотрим в этой статье.
Обязательные документы кадрового делопроизводства – 2020
Необходимость наличия на предприятии кадровой документации следует из положений трудового законодательства. В целом можно выделить документы по кадрам, которые рекомендованы к ведению, но необязательны, и обязательные документы, без которых не может полноценно работать кадровая служба предприятия. Обязательные кадровые документы могут быть затребованы для изучения сотрудниками Гострудинспекции, ИФНС, ПФР и других ведомств в ходе проводимых ими проверок.
В состав обязательных входят как документы, регулирующие трудовые отношения между работодателем и конкретным сотрудником (трудовые договоры, приказы о приеме/увольнении и т.д.), так и распространяющиеся на трудовой коллектив в целом (правила внутреннего распорядка, штатное расписание и др.).
Что нужно знать при регистрации ООО в 2022 году? 5 основных позиций для создания ООО
Рассмотрим, какие обязательные документы кадровой службы должны присутствовать в организации, на микропредприятии и у ИП с работниками.
ООО: обязательные кадровые документы
Кадровикам компаний приходится обеспечивать наличие документов из весьма широкого перечня обязательных кадровых документов организации. Заметим, что привести абсолютно исчерпывающий список такой документации сложно, поскольку некоторые документы могут стать обязательными лишь при наступлении определенных обстоятельств.
Перечень кадровых документов, обязательных для организации в 2020 году включает:
- штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ);
- правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);
- приказы по основной деятельности и по личному составу – о приеме/увольнении, переводах сотрудников, о предоставлении отпусков, о применении дисциплинарных взысканий и т.д. и документы — основания для их издания (ст. 68, 84.1 и др. ТК РФ);
- трудовые договоры с работниками (ст. 16, 56-59 ТК РФ);
- трудовые книжки сотрудников, которые не перешли на электронный формат ведения документа; на сотрудников, перешедших на электронные ТК, ведутся «Сведения о трудовой деятельности» в электронном виде (ст. 66, 66.1 ТК РФ);
- «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним» и «Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним» (п. 40-44 Правил ведения и хранения ТК, утв. Постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003, приложения № 2, 3 к Постановлению Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003);
- табель учета рабочего времени (ст. 91 ТК РФ);
- ежегодно составляемый график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
- личные карточки работников формы № Т-2 (п. 12, 41 Правил ведения и хранения ТК, утв. Постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003);
- Положение об обработке и защите персональных данных сотрудников (ст. 6 закона № 152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных»; ст. 86, 87 ТК РФ);
- Инструкции и положения по охране труда на предприятии, журналы о прохождении инструктажа по технике безопасности (ст. 212 ТК РФ).
Перечисленные ниже документы кадрового учета обязательны только в том случае, если в компании сложились соответствующие обстоятельства, требующие их наличия:
Какие нужны документы для открытия бизнеса? Все подводные камни
Обстоятельство, при котором требуется наличие документа
Если колдоговор был заключен по инициативе одной из сторон трудовых отношений (работодателя или трудового коллектива)
Должностные инструкции (ст. 57 ТК РФ, письмо Роструда № 3520-6-1 от 30.11.2009)
Когда конкретные должностные обязанности не указываются в тексте трудового договора (должна быть указана ссылка на соответствующую должностную инструкцию)
Договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ, Постановление Минтруда № 85 от 31.12.2002)
В случае установления полной матответственности в отношении определенных работников
Если какие-либо условия оплаты труда/премирования не урегулированы положениями колдоговора, штатного расписания, трудовых договоров
Если работникам вменена обязанность хранить коммерческую тайну
Положение об аттестации сотрудников (ст. 49 закона «Об образовании в РФ» от 29.12.2012 г. № 273-ФЗ)
Когда на предприятии предусмотрено проведение аттестаций
Обязателен, если работа на предприятии ведется посменно. Может оформляться как приложение к колдоговору.
При наличии сотрудников с ненормированным графиком работы.
Положение о разделении рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ)
При особом характере труда, работах с неодинаковой интенсивностью в течение одной смены.
Если работодатель направляет своих сотрудников на дополнительное профобучение.
Если для работы необходимо наличие медкнижки
Возможно, компании понадобятся и иные, обязательные для определенных ситуаций, документы по кадрам — это зависит от вида деятельности, условий труда и иных факторов.
Микропредприятие: обязательные кадровые документы
Представленный выше перечень в равной мере действует как для крупных компаний, так и для предприятий – субъектов малого и среднего предпринимательства. Что касается микропредприятий, то в отношении них в части кадровой документации предусмотрен «упрощенный» документооборот.
Согласно ст 309.2 ТК РФ, некоторые обязательные кадровые документы в организации, отнесенной к микропредприятиям, могут не оформляться. Работодатель имеет право отказаться (частично или полностью) от принятия локальных актов, содержащих нормы трудового права. Например, микропредприятием могут не приниматься «Правила внутреннего трудового распорядка», Положения о премировании, оплате труда, графики сменности и т.п. Но в таком случае работодатель обязан включить условия, регулируемые такими актами, непосредственно в трудовой договор с сотрудником.
Например, если при приеме на работу в договорах работников детально прописывается размер и порядок оплаты труда, условия для начисления и размеры премий, наличие Положения об оплате труда и Положения о порядке премирования работодателю не требуется.
Напомним, что критериями отнесения к микробизнесу являются: годовой доход в пределах 120 млн. руб. и среднесписочный состав не более 15 человек (ст. 4 закона № 209-ФЗ от 24.07.2007, Постановление Правительства № 265 от 04.04.2016).
Обязательные кадровые документы для ИП
Индивидуальный предприниматель начинает вести кадровый учет с момента, когда у него появляется первый наемный работник. В частности, ИП обязан заключать трудовые договоры, издавать приказы, вести на сотрудников трудовые книжки (на бумаге или электронно), заключать коллективные договоры и принимать локальные акты, содержащие нормы трудового права.
Став работодателем, ИП, как и организации, должен соблюдать положения ТК РФ и оформлять обязательные кадровые документы, перечень которых аналогичен перечню для работодателей-юрлиц.
На работодателей — индивидуальных предпринимателей, относящихся к категории микропредприятий, распространяются те же правила упрощенного кадрового учета по ст. 309.2 ТК РФ, что и на компании в данном статусе. То есть, они могут не принимать некоторые локальные акты, если соответствующие условия будут внесены в трудовые договоры сотрудников.
Таким образом, для ИП обязательными являются кадровые документы, приведенные нами в перечне для ООО. Поскольку кадровый учет для ИП обязателен, отсутствие каких-либо документов может повлечь наложение соответствующих штрафов. Как правило, специалисты по кадрам среди работников у предпринимателей встречаются редко – в таком случае ИП должен вести кадровый учет самостоятельно, либо поручить ведение кадровой документации кому-либо из сотрудников, или же обратиться за помощью к профессионалам, оказывающим такие услуги.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Источник: spmag.ru
Какие еще документы обязательно нужны для ведения данного бизнеса?
Добрый день! Хочу создать свой бренд чая и для начала продавать на Wildberries и Ozon. Травы для чая буду брать у поставщиков. Зарегистрирую ИП. Подойдет ОКВЭД 47.91?
Или нужно выбрать другой?
Еще есть ряд вопросов:
— Нужно ли получать сертификаты или достаточно тех, которые предоставляют поставщики? И какие еще документы запрашивать у поставщиков?
— Какая информация должна быть обязательно указана на этикетке/упаковке? (видела, что некоторые указывают декларацию о соответсвии, изготовлено в соответствии с ТУ . , а многие данную информацию не указывают)
— Нужно регистрировать торговую марку?
— Какие еще документы обязательно нужны для ведения данного бизнеса?
Показать полностью
20 февраля 2022, 11:45 , Александра, г. Москва
Ответы юристов
Марина Смирнова
Общаться в чате
Добрый день! Если Вы будете продавать только через интернет, то подойдет ОКВЭД 47.91.
Но сначала Вы будете изготавливать сбор чая ( трав), поэтому необходимо, чтобы было помещение, отвечающее требованиям Технического регламента
Технический регламент Таможенного союза ТР ТС 021/2011 О безопасности пищевой продукции
Статья
14. Требования к организации производственных помещений, в которых
осуществляется процесс производства (изготовления) пищевой продукцииhttps://docs.cntd.ru/document/.
Так как сырье ( травы) Вы будет получать у поставщиков, то нужно будет оформить ИП, уведомить о начале деятельности роспотребнадзор:
Для изготовления упакованного чая Вам нужно выбрать ОКВЭД Код 82.92
82.92 — Группа «Деятельность по упаковыванию товаров»
Эта группировка включает:— деятельность по упаковке за вознаграждение или на договорной основе, независимо от того, автоматизирован или не автоматизирован этот процесс, включая: заполнение бутылок и банок жидкими продуктами, напитками и пищевыми продуктами;
— упаковку твердых товаров в прозрачную (блистерную) упаковку, в фольгу и т.п.;…
— прикрепление этикеток, нанесение маркировки и надписей на упаковку;
Нужно регистрировать торговую марку?
Товарный знак нужно зарегистрировать в порядке ст.1480 ГК РФ
Какие еще документы обязательно нужны для ведения данного бизнеса?
Так как речь идет о безопасности пищевых продуктов, то работник все должны иметь санитарные книжки
10. Работники, занятые на работах, которые связаны с хранением, перевозкой (транспортированием) и реализацией пищевой продукции и при выполнении которых осуществляются непосредственные контакты работников с продовольственным (пищевым) сырьем и (или) пищевой продукцией, проходят обязательные предварительные при поступлении на работу и периодические медицинские осмотры в соответствии с законодательством государства — члена Таможенного союза.https://docs.cntd.ru/document/.
Нужно ли получать сертификаты или достаточно тех, которые предоставляют поставщики? И какие еще документы запрашивать у поставщиков?
Достаточно будет деклараций соответствия, которые Вам предоставят поставщики.
20 февраля 2022, 19:50
Александра
Клиент, г. Москва
Добрый день! Спасибо за информацию.
Я правильно понимаю, что нужно будет указать 2 ОКВЭД: 47.91 и 82.92? И если для упаковки и фасовка чая буду обращаться в компанию, которая предоставляет данные услуги, то нужно указывать ОКВЭД 82.92?
23 февраля 2022, 10:16
Ольга Николаева
Юрист, г. Санкт-Петербург
рейтинг 7.2
Общаться в чате
Вообще, этот код, если непосредственно Вы занимаетесь упаковкой. Но если Вы его укажите как дополнительный, ничего страшного, что он будет. Кодов дополнительных можеет быть много.Основной-один.Может Вы потом и сами будете упаковывать.
23 февраля 2022, 10:38
Показать еще 1
Ольга Николаева
Юрист, г. Санкт-Петербург
рейтинг 7.2
Общаться в чате
Так как чай относится к пищевой продукции и при продаже ей в розницу, обязательную информацию на упаковке/этикетке раскрывают следующие документы
— Закон РФ от 07.02.1992 N 2300-1 «О защите прав потребителей»
Статья 10. Информация о товарах (работах, услугах)
2. Информация о товарах (работах, услугах) в обязательном порядке должна содержать:
наименование технического регламента или иное установленное законодательством Российской Федерации о техническом регулировании и свидетельствующее об обязательном подтверждении соответствия товара обозначение;
сведения об основных потребительских свойствах товаров;
цену в рублях и условия приобретения товаров;
срок службы или срок годности товаров;
адрес (место нахождения), фирменное наименование (наименование) изготовителя;
…
http://www.consultant.ru/docum. — Решение Комиссии Таможенного союза от 09.12.2011 N 881 «О принятии технического регламента Таможенного союза „Пищевая продукция в части ее маркировки“ (вместе с „ТР ТС 022/2011. Технический регламент Таможенного союза. Пищевая продукция в части ее маркировки“)
Информация о товаре должна быть представлена на русском языке непосредственно с пищевым продуктом текстом и/или маркировкой на упаковке (потребительской таре), этикетке, контрэтикетке, ярлыке, листе-вкладыше способом, принятым для отдельных видов пищевых продуктов.
Маркировка упакованной пищевой продукции должна содержать следующие сведения:
1) наименование пищевой продукции;
2) состав пищевой продукции;
3) количество пищевой продукции;
4) дату изготовления пищевой продукции;
5) срок годности пищевой продукции.
-ГОСТ Р 51074-2003. Национальный стандарт Российской Федерации. Продукты пищевые. Информация для потребителя. Общие требования»
21 февраля 2022, 01:26
Похожие вопросы
Недвижимость
Здравствуйте, на квартиру, в которой я прописан, наложили долг. В этой квартире я имею долю, но там не жил никогда. Есть ли какой то выход, чтобы не оплачивать данную сумму, потому что долг приходит на мои счета, хотя ничего к нему не имею. Спасибо
Показать полностью
Вчера в 16:38 , вопрос №3724910, Никита Кириллов, г. Курск
Предпринимательское право
Добрый день, хочу открыть мини пекарню,но как самозанятый, какие мне документы нужны для открытия?
Вчера в 11:51 , вопрос №3724495, Вагар, г. Иркутск
Автомобильное право
Авто из ОАЭ, растаможен и имеется ЭПТС в статусе действующий. Автомобиль не стоит на учете в ГИБДД РФ и СТС нет. Как проверить собственник ли продает данный автомобиль? Какие документы нужны для первой постановки такого авто на учет в РФ? В авто не предусмотрен ЭРА ГЛОНАСС, с 1 июня 2023 года вводится запрет на авто без эра глонасс, может ли быть запрет при постановке на учет авто без ЭРА ГЛОНАСС, но с действующим ЭПТС с 1 июня и позже?
Показать полностью
Вчера в 10:25 , вопрос №3724371, Евгений, г. Москва
Административное право
Сыну 17 лет. Катаясь с другом по лесу заехали в район поселковой свалки перед въездом на которую стоял бутафорский домик для сторожа. Свалка по закону должна охраняться, более 2-х лет назад была поставлена сторожка для отвода глаз, но сторожа в ней никогда небыло. За это время по нему и из ружей стреляли, выбили окно и имелось множество других повреждений.
Стоял он рядом с крупногабаритным мусором и сын с другом в полной уверенности, судя по виду этой сторожки, что ее привезли на утилизацию завалили его пиая ногами. Когда сына с другом вызвали в полицию то, в полной уверенности что с ними просто проведут беседу по поводу мелкого хулиганства покаялись и рассказали все как есть.
Участковый вполне дружелюбно их пожурил и убедил что их шалости ограничатся небольшими административными штрафами. Но уже на следующий день оказалось что у этого хлама есть хозяин который покупал его по начальной версии за 150т.р. и доставил на место свалки за 200т.р.. Счастливый заявитель оценил сумму причиненного ему ущерба в 350т.р..
Еще через день, узнав что стоимость доставки не учитывается в сумме причиненного ущерба, заявитель предоставил какую то выписку из «1С» подтверждающую сумму покупки в 170т.р. плюс НДС. Стоимость покупки чудесным образом выросла из 150т.р. до 215т.р.. Так как сын несовершеннолетний, то на составление протоколов пригласили и меня.
На высказанное мной подозрение что кто то явно пытается продать мне какой то мусор по явно завышенной цене, в полиции меня пытаются убедить что вещь действительно этих денег стоит и даже показывают какие то фотографии из интернета добротных каркасных бытовок с соразмерными ценами. Я знаю, что по факту расстрела и повреждений этой сторожки в 2022 году тоже проводилось расследование и явно была указана какая то приличная сумма ущерба, но об этом даже никто не упомянает.
Могу ли я как то потребовать дать мне ознакомиться с материалами прошлого дела, если оно пересекается и с моим? Какие документы я могу потребовать предоставить заявителя юрлицо подтверждающие факт приобретения данной сторожки? Могу ли я потребовать ( попросить) какие то документы у продавца этой сторожки? Название фирмы-продавца есть в распечатке из «1С», как сказали в полиции. И вообще является ли эта распечатка подтверждающим факт покупки документом?
Источник: pravoved.ru
Основные документы ИП: что должно быть у частного предпринимателя
Чтобы у ИП в процессе предпринимательской деятельности не возникало проблем с контролирующими органами, собственным персоналом и контрагентами, следует позаботиться о наличии пакета необходимых документов. Их конкретный перечень зависит от множества факторов, в том числе, сферы деятельности, условий ведения бизнеса и места регистрации. Однако ряд бумаг должен иметь каждый предприниматель.
Общий набор обязательных документов
- ОГРНИП.
- СНИЛС.
- ИНН.
- Паспорт предпринимателя.
- Уведомление об открытии расчетного счета в банке.
- Договор с банком об открытии счета.
- Заявление о постановке на учет в ФНС в качестве налогоплательщика.
- Договор аренды помещения, которое используется предпринимателем для ведения бизнеса.
- Договоры аренды используемого оборудования.
- Договор о применении системы «Клиент-банк» (при наличии).
- Регистрационный номер (ГРН) в ЕГРИП.
- Уведомление о праве предпринимателя работать на упрощенной системе налогообложения (при наличии).
- Документы, на основании которых ИП получил права на объекты хозяйственной деятельности.
- Документы на имущество (при наличии).
- Справка о статистических кодах из Госкомстата.
- Выписка из ЕГРИП.
- Свидетельство из Пенсионного фонда, выданное ИП как работодателю.
- Свидетельство из Фонда соцстрахования.
- Свидетельство из Фонда медстрахования.
- Бланк реквизитов.
- Акты проверок контролирующих органов.
Кадровые документы
Необходимость в тех или иных бумагах, регламентирующих трудовые отношения, обусловлена наличием у частного предпринимателя персонала. Если ИП ведет бизнес самостоятельно и не привлекает наемных работников, нет необходимости платить зарплату и оформлять дополнительные отчеты.
Предприниматель, выступающий в роли работодателя, обязан вести такие документы.
- Правила внутреннего трудового распорядка.
- Должностные инструкции.
- Штатное расписание.
- График отпусков.
- Личные карточки сотрудников (форма Т-2).
- Табель учета рабочего времени.
- Книга учета трудовых книжек.
- Расходная книга.
- Трудовые договоры.
Кроме того, необходимо подавать за своих работников отчетность об уплате страховых взносов. В налоговую службу следует подавать данные о количестве наемных сотрудников и форму 2-НДФЛ, в Фонд социального страхования – 4-ФСС, а в Пенсионный фонд подается документ формы РСВ-1.
Налоговые документы
Перечень документов, связанных с налогообложением, зависит от выбранного режима уплаты налогов.
При общей системе налогообложения
ИП, который выбрал для ведения бизнеса эту систему внесения обязательных платежей, должен оформлять и подавать в налоговую службу такие документы.
- Декларация по налогу на доходы (форма 3-НДФЛ).
- Декларация 4-НДФЛ.
- Декларация по налогу на добавленную стоимость.
- Книга покупок по НДС.
- Книга учета хозяйственных операций, расходов и доходов.
Упрощенная система (УСН)
Этот режим налогообложения наиболее популярен. Он предусматривает замену трех налогов (НДФЛ, НДС и на имущество) одним универсальным. При выборе УСН предпринимателю потребуется немного документов.
- Налоговая декларация по «упрощенке».
- Книга учета хозяйственных операций.
Патентная система (ПСН)
- Годовой патент.
- Книга учета доходов.
- Декларация по Единому налогу на вмененный доход.
- Учет количества работников и площади торгового места.
Единый сельхозналог (ЕСХН)
ИП, осуществляющий деятельность в сфере сельского хозяйства и выбравший эту специфическую систему налогообложения, должен вести такие же документы, как при УСН, то есть декларацию и книгу учета.
См. также:
Источник: www.reghelp.ru
