BPM-система, BPMS (Business Process Management System) – программное обеспечение для комплексного управления бизнес-процессом. Системы BPM открывают перед организациями широкий спектр возможностей для моделирования, проектирования, мониторинга, автоматизации, оптимизации сложных, трудоемких рабочих процессов. Рассмотрим лучшие BPM-системы и их функции.
ru.freepik.com
Функционал
Основные функции BPM-систем:
- Функциональность. Доступны системы BPM c низким кодом (функции low-code) и без кода (no-code), позволяющие пользователям разрабатывать приложения, развертывать веб-формы без кодирования (написания кода) и управлять ими без знаний в области программирования, поддержки IT.
- Интуитивно понятный пользовательский интерфейс. BPM-системы позволяют разрабатывать модели рабочих процессов, веб-формы с помощью интуитивно понятного и простого в навигации конструктора с функцией перетаскивания. Конструктор форм включает настраиваемые шаблоны, поля, параметры для вставки таблиц, разделов, вложений.
- Визуальный редактор бизнес-процессов. Системы BPM включают инструменты для визуализации потока бизнес-процессов с нотацией BPMN, такие как построение графиков, диаграмм, блок-схем, тепловых карт.
- Управление доступом на основе ролей. В системах BPM предусмотрена настройка общего доступа и пользовательских ролей для соблюдения конфиденциальности и защиты данных. Администрирование и контроль доступа к платформе обеспечивают IT-специалисты.
- Масштабируемость. Большинство BPM-систем предоставляют возможность размещения большой пользовательской базы с пропускной способностью для масштабирования бизнеса, которое адаптируется под любой рабочий процесс и операцию.
- Безопасность. Платформа BPM должна размещаться в безопасной среде, сертифицированной на соответствие требованиям безопасности, таким как ISO 27001, SoC 2 Type 2, GDPR. Для программного обеспечения корпоративного уровня предусмотрен единый вход (SSO) в соответствии с политикой конфиденциальности.
- Аналитика, отчетность. Системы BPM осуществляют сбор, обработку, хранение данных разных типов в общесистемном репозитории и предлагают настраиваемые информационные панели, интуитивно понятную навигацию для аналитики. Платформы предлагают интеллектуальный мониторинг бизнес-процессов в режиме реального времени, измерение ключевых показателей эффективности (KPI) для оперативной отчетности с возможностью экспорта.
- Совместная работа. Системы управления бизнес-процессами предоставляют возможности командной работы на корпоративном уровне. Многие платформы предлагают центральный пользовательский портал и базу знаний для коммуникации между пользователями. Возможны комментирование в контексте, ведение заметок, обмен сообщениями, документами, уведомления по электронной почте, SMS, push-уведомления.
- Развертывание. Системы управления бизнес-процессами предлагают локальное или облачное развертывание и возможность перехода от одного к другому для гибкости процессов. Облачные BPM обеспечивают полный доступ и функциональность через мобильные устройства.
- Интеграция с другими системами. Системы BPM поддерживают интеграцию с внешними программами для автоматизации, управления проектами в единую платформу. Интеграции могут включать поддержку CRM, ERP, API, веб-перехватчики и RPA, REST API, доступ к сети.
Рейтинг
Вот лучшие системы управления бизнес-процессами, ранжированные по функциональности, стоимости.
«Внедрение системы управления бизнес-процессами: с чего начать?»
Описание и автоматизация бизнес-процессов в исполняемых BPM-системах
Битрикс24
Битрикс24 – комплексная платформа для совместной работы с CRM, контакт-центром, инструментами управления задачами и проектами, разработки сайтов и интернет-магазинов, автоматизации рабочих процессов. Позволяет автоматизировать повседневные задачи, документооборот, работу со сделками, отчетность и другие бизнес-операции без программирования.
В простом конструкторе можно проложить весь путь бизнес-процесса с указанием пользовательских полей, количества стадий, ответственных за выполнение задач. Роботы автоматизируют процессы на всех стадиях жизненного цикла – от запуска до завершения. Встроен чат для всех участников. Система адаптируется под любой процесс и графически отображает потоки в визуальном редакторе. Формируется единая карточка процесса с сохранением истории.
Бесплатная пробная версия или демо: бесплатный тарифный план
Цена: тарифный план Базовый – 2490 руб./мес.
Comindware
Comindware – программное обеспечение для автоматизации, управления рабочим процессом с низким кодом. Предоставляет возможности для управления задачами, данными, документами, динамическими бизнес-процессами с помощью настраиваемого пользовательского интерфейса, персонализации рабочего пространства и более 70 функций.
Для разработки приложений встроен графический конструктор с функцией перетаскивания и настройкой дизайна электронных форм. Система поддерживает облачное и локальное развертывание, доступна на мобильных платформах. Возможен мониторинг рабочего процесса, отчетность, командное сотрудничество, интеграция с корпоративными приложениями и внешними службами через API. Система адаптируется под любые бизнес-решения и масштабируется на корпоративном уровне.
Бесплатная пробная версия или демо: бесплатная пробная версия, демоверсия по запросу
Цена: стоимость зависит от типа пользовательской лицензии. Коммерческое предложение по запросу
ELMA365
ELMA365 – Low-code платформа для автоматизации, роботизации бизнес-процессов и CRM. BPM-система предлагает моделирование в интуитивно понятном редакторе с языком BPMN 2.0, гибкой настройкой формы задачи, использованием сценариев, отладкой (эмуляцией) процессов. В модуле исполнения процессов предусмотрены ограничение сроков задач, выбор исполнителей, различные сценарии запуска процессов, замещения, рабочий календарь, интеграции с другими системами. Контроль, мониторинг позволяют отслеживать исполнение процессов, получать уведомления в случае ошибки.
Бесплатная пробная версия или демо: бесплатный тестовый доступ
Цена: Именная пользовательская лицензия ELMA365 Standard в облачном сервисе SaaS (стоимость хостинга) – 6 000 руб./год; с размещением на собственном сервере On-Premises – 10 000 руб.
Bizagi
Bizagi – платформа управления бизнес-процессами с функциями моделирования, проектирования, автоматизации на единой платформе с низким уровнем кода. Программное обеспечение BPM предоставляет инструменты для мониторинга, контроля рабочих процессов. Есть библиотека шаблонов общих бизнес-процессов и создания облачных приложений.
Доступна автоматизация динамических и сложных процессов в масштабах предприятия, совместная работа в режиме реального времени. Осуществляется мониторинг производительности рабочих процессов с отчетами по метрикам. Интегрируется с приложениями, базами данных, системами управления проектами.
Бесплатная пробная версия или демо: бесплатная пробная версия, демоверсия
Цена: коммерческое предложение по запросу
Zoho Creator
Zoho Creator – Low-code платформа управления бизнес-процессами для моделирования, визуализации, автоматизации повседневных задач. Это универсальное, адаптируемое, масштабируемое программное решение с гибкими инструментами управления. Проектирование рабочих процессов с низким кодом выполняется в редакторе с перетаскиваем фрагментов кода и 65 настраиваемыми шаблонами приложений. Разработанные приложения работают на всех устройствах и платформах с мобильными функциями, такими как push-уведомления, сканирование QR/штрихкодов. Встроены расширенная аналитика, возможности ИИ, 430 интеграций системы с другими приложениями и сторонними службами.
Бесплатная пробная версия или демо: 15-дневная бесплатная пробная версия, демоверсия по запросу
Цена: тарифный план Professional – 25 €/мес. за 1 пользователя
Oracle BPM
Oracle BPM – платформа облачной инфраструктуры для управления бизнес-процессами с набором инструментов для создания, запуска, автоматизации различных IT-проектов – от существующих корпоративных рабочих нагрузок до новых облачных приложений Saas и платформ данных. Сервис предоставляет расширенную аналитику. В пользовательские приложения и рабочие нагрузки можно добавлять интеллектуальные функции (чат-боты, модели восприятия и принятия решений) с помощью алгоритмов машинного обучения и ИИ. Есть интеграция облачных и локальных рабочих процессов с готовыми или настраиваемыми возможностями подключения с помощью API.
Бесплатная пробная версия или демо: 30-дневная пробная версия
Цена: коммерческое предложение по запросу
ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент
ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент – программа для управления эффективностью бизнеса и автоматизации системы управления финансами. Это BPM-система с механизмами моделирования бизнес-процессов, позволяющими интегрировать в единую систему инструменты управления предприятием: стратегическое планирование и KPI, корпоративный контроллинг, управление продажами, маркетингом, сервисом, ресурсами, проектами, бизнес-процессами и workflow. Функционал продукта позволяет автоматизировать любые бизнес-процессы, включая визуальное моделирование, сквозные процессы по разным службам, статистику и анализ исполнения задач.
Бесплатная пробная версия или демо: по запросу
Цена: коммерческое предложение по запросу
Первая форма
Первая форма – платформа с набором инструментов для автоматизации документооборота, управления проектами, CRM, B2B2C-решений и корпоративных коммуникаций. Позволяет автоматизировать бизнес-процессы любой сложности, вносить в них изменения, выстраивать маршруты задач через визуальный конструктор. Поддерживает локальное и облачное развертывание, есть мобильная версия. Осуществляется настройка, запуск, развертывание неограниченного количества бизнес-процессов. В интуитивно понятном интерфейсе встроены гибкие элементы управления, удобная навигация, дашборды для визуализации задач по всем этапам жизненного цикла процесса.
Бесплатная пробная версия или демо: по запросу
Цена: стоимость зависит от типа пользовательской лицензии. Лицензия On-Premises – от 7500 руб., SaaS – от 3000 руб. на 3 месяца за 1 пользователя
Pega
Источник: postium.ru
Лучшие функции 15 популярных систем управления проектами
Привет, меня зовут Екатерина Северная, я контент-маркетолог. Более 8 лет я работаю в удалённом режиме и за это время протестировала 15 систем управления проектами, которые помогают оставаться на связи с командой и наводить порядок в ежедневных задачах.
Каждая система ― это целый виртуальный офис, где есть свои особенности, свои инструменты под конкретные задачи, свои фишки и сильные стороны. В этом обзоре поделюсь самыми интересными функциями каждой системы. Выбрала 15 наиболее популярных и удобных для удалённых команд систем, в большинстве из них доступна бесплатная версия.
Екатерина Северная
1. YouGile
Система управления проектами со встроенным чатом в каждой задаче. Объединяет работу с задачами, планирование и коммуникации.
Чаще всего ею пользуются производственные компании и креативные команды. Подходит для больших команд от 100 человек. А для маленьких — до 10 человек — система бесплатна без каких-либо ограничений.
Встроенный мессенджер в каждой задаче. Эта функция помогает оперативно решать вопросы по проекту. Не нужно уходить в сторонние мессенджеры, все согласования и обсуждения хранятся в одном месте ― там же, где ставится задача.
Лента событий. Это лог всех событий в системе, всех действий с задачами. Нужен для разбора инцидентов, быстрого поиска информации, прозрачности и понимания, кто над чем работает. Есть гибкая система фильтрации. Позволяет вывести, например, загруженные файлы за неделю, выполненные задачи сотрудника за день или удалённые задачи за месяц.
Открытые доски. Если поделиться доской по ссылке, на неё смогут заходить внешние пользователи — без регистрации в системе — писать комментарии в чате и создавать новые задачи. Можно даже соорудить собственный форум для обсуждения вопросов с коллегами или друзьями.
Сводки. Уникальная фишка, которая позволяет наблюдать за всем, что происходит в системе управления. Например, собирать отдельно задачи с горящим дедлайном, мониторить появление новых файлов и документов в системе, смотреть, чем занимается каждый сотрудник.
Личный планировщик. Кроме классических agile-досок с задачами есть отдельное пространство, где можно смотреть «Задачи на мне», «Порученные мной», «Чужие задачи», «Приватные задачи», «Избранные».
Гибкая система прав. Можно создавать роли для разных пользователей, команд и отделов и настраивать для них персональные права доступа. Незаменимо для больших компаний. Всего можно разрешить или запретить около 30 действий: например, удаление задачи, перемещение доски, изменение стикеров, добавление колонки.
Примечание редакции: здесь и далее Екатерина использовала собственные скриншоты.
2. Trello
Популярный планировщик задач. Яркий и интуитивно понятный, он подходит для личного пользования и для небольших креативных команд. Есть бесплатная версия, на которой доступны многие функции, но есть ряд ограничений.
Шаблоны. Удобные готовые шаблоны досок помогают быстро начать работу в системе. Они заточены под разные задачи: например, для ведения маркетинговых проектов, для сопровождения клиентов и сделок, для создания контент-плана, для техподдержки.
Автоматизация. Можно настроить автоматические действия с задачами, которые происходят при заданных условиях. Например, каждую пятницу в 18:00 перемещать выполненные задачи в отдельную колонку.
Календарь. Карточки можно группировать по датам в виде календаря, отслеживать важные события, например, ключевые сделки или собеседования. Можно растягивать карточки до нужных дат на несколько дней или недель.
Интеграция с почтой. Можно оставлять комментарии к задачам напрямую из ящика электронной почты, не заходя в систему.
Хронология. Это представление всей командной работы и её взаимосвязей между задачами на отдельной временной шкале. Карточки отображаются в виде полос, есть даты и стрелки времени. Позволяет мониторить, как продвигается каждый этап работы, и равномерно распределять нагрузку в команде.
Визуализация информации. В «Панели» представлен большой выбор дашбордов и диаграмм, которые позволяют наглядно оценить ключевые KPI команды, увидеть, как идёт работа над проектом, эффективно ли распределяются ресурсы.
Рабочие пространства. Доски можно хранить в определённых рабочих областях. Создавать личные и деловые пространства. Раньше в досках было сложно ориентироваться, царил хаос, особенно если досок было много. Теперь наводить порядок в задачах стало гораздо легче.
3. Asana
Система управления проектами, востребованная у небольших творческих коллективов: дизайнеров, редакторов, маркетологов. Подходит для планирования работы и наведения порядка в задачах.
В бесплатной версии можно работать с задачами и файлами, но остальные функции недоступны.
Гибкие задачи. Можно присваивать им разные теги, раскрашивать в разные цвета, ставить фотографии на обложки карточек. Всё это помогает легко классифицировать задачи и наводить в них порядок.
Все варианты отображения задач. Классические agile-доски, списки, хронология (таймлайн), календарь. Правда, для этого придётся сразу перейти на платный тариф.
Вехи. Когда ведём масштабный проект, лучше разбить его на этапы и для каждого этапа установить точки контроля. Это помогает следить за ходом работы.
Панель мониторинга. Можно вывести всю информацию по всем проектам сразу на единой панели, и данные будут обновляться автоматически в режиме реального времени.
Цели. Перед началом работы выставляем цели для команды и связываем их с рабочим процессом, а затем контролируем, приближаемся ли мы к результату. Выполняя задачи, команда видит на графике, сколько ещё осталось до реализации цели, — это повышает мотивацию сотрудников.
Файлы. Вложенные в проект файлы хранятся в отдельной вкладке. Это очень удобно, ничего не пропадёт.
4. Битрикс24
Это, с одной стороны, система управления, с другой ― CRM. Лучше всего использовать программу как общее корпоративное пространство для больших команд. Есть много инструментов для отдела маркетинга и продаж.
В бесплатной версии доступны все основные функции, кроме конструктора интернет-магазинов и сквозной аналитики.
CRM-система. Позволяет отделу продаж вести клиентов с сайта, работать со сделками, собирать и систематизировать заявки.
Конструктор лендингов и email-рассылок. Маркетологи могут вести рабочие процессы в одном месте: ставить задачи, общаться в личных чатах, создавать сайты, верстать и рассылать письма.
Сквозная аналитика. Ещё одна удобная функция для маркетологов ― не надо далеко ходить, чтобы рассчитать ROMI, эффективность рекламы на разных площадках: к примеру, ВКонтакте, Facebook, Яндекс.Директ, Google Ads.
Коммуникации. Доступны аудио- и видеозвонки, в том числе совместные. Есть групповые и личные чаты.
Облачное хранилище. Можно загрузить в систему любые документы и файлы, а также редактировать их прямо в системе в режиме реального времени.
Группы. Можно создавать отдельные группы в виде папок, чтобы хранить в них файлы и обмениваться комментариями.
Контакт-центр. Интеграция с почтой, мессенджерами и социальными сетями, телефония, онлайн-чат. Ведётся учёт всех звонков и сообщений в разделе «Статистика диалогов».
5. Todoist
Эта система популярна на b2c-рынке. Её используют менеджеры и специалисты для повышения личной эффективности, составляют списки дел на день в мобильном приложении. Для управления задачами программой пользуются и команды.
В бесплатной версии доступны все функции, но можно вести не более 5 проектов.
4 уровня приоритета. Самые важные задачи выводятся на первый план.
Карма. Добавить к работе игровой элемент всегда приятно. Выполняем задачи своевременно, достигаем целей ― и получаем очки, которые плюсуются к карме. В зависимости от количества очков проходим уровни — от новичка до мастера. Это оригинальная функция, которая пока больше нигде не встречается.
Визуализация прогресса. Выставляем цели на неделю вперёд и следим за личным прогрессом.
Гибкие метки. Можно создавать любые метки и с их помощью классифицировать задачи.
Более 10 тем разного цвета и стиля на платном тарифе.
Система напоминаний о задачах. Действует на платных тарифах.
6. Wrike
Система подходит для больших команд, которые ведут масштабные проекты со множеством подпроектов, задач, подзадач и списков дел.
Большинство функций доступны на бесплатном тарифе.
Искусственный интеллект. Нейросети помогут определить, на каких задачах команде лучше акцентировать внимание. Есть функция распознавания текста в отсканированном документе или рукописных записках — на момент написания статьи только с мобильного приложения на iOS. Есть приём голосовых команд через Siri.
Готовые шаблоны проектов. Более 20 шаблонов — таких как управление маркетинговой кампанией, оказание услуг клиентам, планирование сложного многоэтапного проекта, согласование и утверждение дизайна, вывод продукта на рынок.
Массовое редактирование задач. Позволяет одновременно внести изменения в ряд задач и подзадач. Например, поменять статусы задач, назначить нового исполнителя или сдвинуть дедлайн на неделю. Это спасает, когда есть много однотипных задач: не нужно повторять одни и те же рутинные действия.
Параллельное редактирование. Вносим правки и делаем заметки в документах Microsoft Office одновременно с коллегами, не выходя из системы. Новые правки появляются мгновенно.
Конструктор отчётов. Наглядное отображение статусов проектов и всех данных. Есть шаблоны для отчётов. Также любой отчёт можно создать по любым параметрам с нуля.
Графики рабочей загрузки. Работу легко распределять в зависимости от загрузки каждого сотрудника. На графиках видно, насколько заняты сотрудники, на чём они фокусируются и сколько часов работают.
Гостевые пользователи. Опция позволяет приглашать гостевых пользователей с ограниченными правами в систему. Это удобно при взаимодействии с фрилансерами и заказчиками. Например, можно выстроить процесс, когда заказчик будет как гость заходить в проект и согласовывать результаты работы.
7. Monday
Система пользуется популярностью в отделах продаж и маркетинга. Её удобно использовать как CRM и вести в ней клиентов и сделки, строить воронки продаж.
Есть бесплатная версия, но только до двух пользователей в команде.
Свыше 200 шаблонов досок и задач. Каждый шаблон заточен под определённую цель. К примеру, спланировать рекламную кампанию и вести контроль расходов, обрабатывать запросы клиентов и передавать их в работу, составлять контент-планы, проводить адаптацию новых сотрудников. Продумана логика рабочих процессов, остаётся только адаптировать шаблоны под себя.
Доступ в систему для гостей. Подрядчикам, фрилансерам и заказчикам выдаются гостевые доступы в проекты.
Инфобоксы. Специальное пространство в карточках задач, где удобно хранить файлы и оставлять заметки, чтобы всегда держать их под рукой.
Автоматизация. Для регулярных процессов задаётся автоматическое повторение и настраиваются определённые действия, которые будут совершаться на досках. Например, когда наступает дедлайн, а задача ещё не выполнена, участникам проекта рассылаются письма-напоминания.
Дашборды. Можно свести информацию с нескольких досок на единой панели в виде графиков и диаграмм. На дорогих тарифах данные собирают одновременно с 20, 30 и более досок.
Интеграция документов с досками. Особый формат документов системы — Workdocs — позволяет встраивать в документы доски, столбики с задачами и дашборды из системы, видео и общие заметки, а также синхронизировать и обновлять их в процессе работы.
8. Jira
Cистема №1 для команд разработчиков в России. Предназначена для работы с кодом, часто её применяют как багтрекер. Также её часто используют в больших компаниях как корпоративный портал.
Бесплатная версия есть, но скорее ознакомительная, с ограниченным набором функций.
Специальные модули для разных команд. Модуль ― это отдельное направление системы, отдельное пространство, организованное по той или иной методологии работы. Для команды разработки: скрам, канбан. Для отделов продаж и маркетинга: управление процессами, управление проектами, управление задачами.
Свыше 3 000 приложений. Можно интегрировать систему с любым сторонним решением или плагином, чтобы настроить её под задачи любой команды. Например, с приложениями для дизайнеров — Invision, Adobe XD, для бизнес-команд — Excel, Outlook, Gmail, Slack.
Интеграция с хостингом исходного кода Bitbucket и привязка программного кода к задачам в системе. Разработчики могут совместно обсуждать и согласовывать фрагменты кода прямо в карточках задач.
Документооборот. Удобное ведение документации при помощи модуля Confluence. Есть много готовых шаблонов документов: например, годовой план, маркетинговая стратегия, SWOT-анализ, дорожная карта продукта.
Багтрекинг. Карточки задач можно создавать напрямую из чата техподдержки, быстро фиксировать баги и запросы пользователей.
Более 10 встроенных отчётов для контроля работы по спринтам.
Дорожные карты. С их помощью формируют детальный план работы над проектом для одной команды или для нескольких сразу.
Источник: netology.ru