За последние несколько лет офисные программы проделали большой путь от десктопных редакторов со сложным интерфейсом до многопрофильных платформ с функциями управления командой, совместного редактирования и обмена данными. При этом офисных программ стало настолько много, что выбрать подходящую из десятков опций теперь непросто. В этой статье попробуем разобраться, какими характеристиками должны обладать современные офисные пакеты для бизнеса.
1. Версии офисных программ, которые можно выбрать в зависимости от потребностей компании
Сегодня офисные редакторы для работы с документами можно приобрести в трех вариантах:
- Десктопном (коробочном). Пользователю предлагается установить программу на ПК или ноутбук.
- Облачном. Не требуют для работы установки дополнительных приложений – доступ к ним можно получить напрямую из браузера.
- Серверном. Позволяют хранить все данные на выделенных серверах, контролируемых сотрудниками предприятия. Используются крупными компаниями с развитой инфраструктурой.
При выборе офисного софта необходимо обращать внимание на предлагаемые вендорами модели дистрибуции.
Microsoft Office 365 для бизнеса
Некоторые решения, например, российский офисный пакет«Р7-Офис», позволяют выбирать из всех трех версий.
Другие, например, китайский WPS Office, предлагают только десктопную версию. Это может быть не критично для небольшой компании, но для крупного бизнеса серверная версия часто является необходимостью.
2. Возможность совместной работы с документами
Эффективность работы каждого сотрудника сегодня напрямую зависит от технологических решений, встроенных в бизнес. Применительно к офисным программам это означает возможность быстрой коммуникации между сотрудниками из разных подразделений компании.
Режим совместного редактирования поддерживают далеко не все офисные решения.
Обмениваться правками в мессенджере или присылать исправленный вариант файла на электронную почту — не самая рациональная трата времени и ресурсов.
Эти задачи уже давно успешно решают редакторы с помощью подключения к частному облачному хранилищу.
3. Наличие корпоративного мессенджера
Большим плюсом при выборе офисного редактора является поддержка внутренних чатов. Большинство сотрудников уверено, что рабочий вопрос можно обсудить в мессенджере или соцсетях, однако сторонние программы вроде Telegram или WhatsApp не гарантируют безопасности передаваемых данных.
Это может привести к утечкам информации и прямым убыткам компании.
Из-за этого использование мессенджеров и соцсетей на рабочем компьютере нередко оказывается в организациях под запретом. Поэтому важно, чтобы в офисном пакете был внутренний канал коммуникации. Встроенные чаты и даже полноценные мессенджеры все чаще включают в офисные редакторы – использование этой функции может помочь оптимизировать работу всей команды.
4. Инструменты для управления командой
Онлайн-редакторы никогда бы не вытеснили работу офлайн, если бы бизнесу не было важно оптимизировать работу смежных подразделений. Практически любая задача требует внимания многих блоков внутри компании: руководителей, ответственного сотрудника, делопроизводства, юридической службы.
Конечно, задачи между сотрудниками можно распределять на летучках и записывать их на доску, однако современные офисные программы способны предложить более эффективные методы.
Некоторые разработчики предлагают корпоративные календари и программы для управления проектами в рамках единой подписки, другие делают функционал для управления командой частью самого текстового редактора (Notion, Noteоjoy). В любом случае современный офисный софт должен как минимум поддерживать синхронизацию со сторонними органайзерами.
5. Поддержка всех популярных форматов файлов
При переходе компании на новый офисный пакет важно, чтобы он поддерживал основные форматы документов Microsoft и OpenDocument – сотрудникам присылают файлы извне. Чаще всего они создаются в Microsoft Office.
При выборе нового решения стоит обратить внимание на то, какие форматы оно поддерживает и можно ли в нем открыть старые файлы.
Некоторые текстовые редакторы (например, Notion) не позволяют это сделать в силу технических особенностей (сохранение в формате HTML-разметки).
Несмотря на то что форматы OpenDocument (odt, odp, ods) не столь распространены, как форматы Microsoft (docx, xslx, pptx), их по-прежнему используют многие редакторы с открытым исходным кодом – например, Apache или Libre Office.
Учитывая это, стоит выбирать софт с поддержкой максимального числа форматов. В некоторых продуктах («Р7-Офис») она предусмотрена по умолчанию, в других (WPS Office) может требовать установки дополнительного расширения внутри приложения.
6. Возможность интеграции с важными сервисами
Большой проблемой при смене программного обеспечения является миграция данных. Необходимость вручную переносить всю информацию нередко становится главным аргументом для того, чтобы не внедрять новое решение.
Сегодня все нужные данные можно сохранить в облаке, а после синхронизировать с новым сервисом.
Главное в этом вопросе – техническая возможность синхронизации со сторонними сервисами: Google Drive, «Яндекс.Диск», Dropbox, NextCloud. Важно обращать внимание, предлагает ли ваш редактор такую опцию.
7. Уверенность в продолжении технической поддержки
В 2022 году российский рынок ПО претерпел значительные изменения: гиганты Microsoft и Google объявили о прекращении поддержки софта в России. Программы других зарубежных разработчиков стали недоступны российским пользователям из-за ухода платежных систем Visa и Mastercard.
Наличие профессиональной пользовательской поддержки необходимо учитывать при переходе на новый софт, а самыми перспективными решениями в этом плане являются российские программные продукты, включенные в реестр отечественного ПО.
8. Адекватная стоимость решения
Ценовая политика – важный критерий при выборе офисного ПО. Некоторые вендоры не применяют гибкую ценовую политику в зависимости от потребностей конкретной компании, поэтому стоимость годовой подписки может оказаться чересчур высокой.
Здесь важно помнить, что дорого — не значит хорошо, дорого — значит не адаптировано для конкретного рынка.
Вместо того чтобы закладывать в бюджет дополнительные расходы на приобретение лицензий, стоит сравнить цены у нескольких поставщиков ПО и выбрать подходящий вариант.
9. Развитая партнерская сеть
Для бесперебойной коммуникации и работы организациям крайне важно, чтобы переход на новый офисный софт происходил максимально быстро и бесшовно.
Большим плюсом будет, если у производителя есть опытные партнеры, обладающие не только глубокими знаниями выбранного решения, но и сертифицированным инженерно-техническим составом. Они могут помочь организовать переход на новое офисное ПО – от тестирования до внедрения и эксплуатации.
- программное обеспечение
- софт
- бизнес
- управление командой
- обмен данными
- отечественное по
- Информационная безопасность
- IT-инфраструктура
- Бизнес-модели
- Софт
Источник: habr.com
17 полезных программ для офисных работников
Эти программы упрощают работу миллионов людей по всему миру. Возможно, вы ещё не знаете о некоторых приложениях или напрасно не используете их — проверьте наш список.
1. Microsoft Office
- Платформы: Windows, macOS, Android, iOS, веб.
- Цена: 5 199 рублей или от 269 рублей в месяц.
Универсальный набор приложений для работы с текстовыми файлами (Word), таблицами (Excel), презентациями (PowerPoint), почтой (Outlook), заметками (OneNote) и другими типами документов. Первая версия Microsoft Office увидела свет 27 лет назад, но благодаря постоянному развитию этот продукт до сих пор остаётся одним из самых востребованных на рынке.
Программы из пакета Microsoft Office объединяют в себе мощную функциональность и удобство использования. Поэтому отлично подходят для создания и редактирования офисных документов любой сложности. Плюс ко всему они интегрированы с облачными сервисами Microsoft: вы можете получить доступ к файлам на любом устройстве и работать над общими документами совместно с другими людьми.
Microsoft Office выходит далеко за пределы базовых функций. Например, для удобной работы с текстом в Word есть встроенный переводчик и функция распознавания речи, которая печатает надиктованные пользователем слова. А OneNote умеет распознавать текст на снимках.
2. iWork
- Платформы: macOS, iOS, веб.
- Цена: бесплатно.
Фирменный офисный пакет Apple, который бесплатно может скачать любой пользователь Mac. Приложения Pages, Numbers и Keynote почти ничем не уступают своим аналогам от Microsoft и позволяют создавать документы, таблицы и презентации, одновременно редактируя их с коллегами на macOS, iOS или в браузере.
3. Evernote
- Платформы: Windows, macOS, Android, iOS, веб.
- Цена: бесплатно или от 1 000 рублей в год.
Этот популярный цифровой блокнот — отличный инструмент для управления большой коллекцией текстовых, графических и голосовых заметок. Evernote предлагает систему тегов, которыми можно отмечать добавленные записи. Для большего удобства теги можно группировать и вкладывать друг в друга. Такой уникальный подход позволяет легко структурировать сотни и даже тысячи заметок и при необходимости быстро находить нужные из них.
Evernote поддерживает синхронизацию между устройствами и позволяет работать без подключения к Сети.
4. Spark
- Платформы: macOS, iOS, watchOS.
- Цена: бесплатно.
Никакую офисную работу нельзя представить без взаимодействия с почтой. Spark поможет разбирать завалы входящих и отвечать на письма коллег максимально быстро. Благодаря продуманному до мелочей интерфейсу, автоматической сортировке писем, умному поиску и множеству других полезных функций ваша работа с почтой превратится в настоящее удовольствие.
5. Foxit Reader
- Платформы: Windows, macOS, Linux.
- Цена: бесплатно.
Работникам офисов часто приходится иметь дело с документами в формате PDF. В таких ситуациях важно иметь под рукой удобный просмотрщик PDF-файлов. А ещё лучше — программу, с помощью которой можно не только просматривать документы, но и аннотировать их. Хорошим кандидатом на эту должность является программа Foxit Reader. Она быстрая и удобная в управлении.
С её помощью можно читать PDF-файлы, делать пометки в тексте и оставлять на страницах свои комментарии.
6. Things
- Платформы: macOS, iOS, watchOS.
- Цена: 3 790 рублей.
Поток ежедневных задач совершено невозможно удержать в голове, а потому фиксация идей и планирование дел — залог успеха в работе. В отличие от того же Todoist, Things создан скрупулёзно, с вниманием к каждой детали интерфейса и дизайна, чтобы приведение всех ваших дел в порядок было быстрым и удобным. Исповедуя философию GTD, приложение помогает организовать рабочие проекты, структурировать и планировать задачи. Всё, что вам остаётся, — это лишь выполнить их.
7. Cold Turkey Blocker
- Платформы: Windows, macOS.
- Цена: бесплатно или 25 долларов.
Если во время работы вы слишком часто отвлекаетесь на неуместные сайты и программы, вам поможет Cold Turkey Blocker. Это приложение блокирует все отвлекающие факторы на заданное вами время. Пока не истечёт срок, вы не сможете открывать внесённые в список сайты и программы. Cold Turkey Blocker умеет включать блокировку автоматически по заданному пользователем расписанию.
8. MindNode
- Платформы: macOS, iOS.
- Цена: 2 290 рублей.
MindNode пригодится всем, кто работает со сложными проектами, и позволит визуализировать развитие идеи в окончательный продукт. С этим приложением вы сможете устраивать мозговые штурмы, создавать карты мыслей любой сложности и быстро делиться ими с коллегами, а также экспортировать задачи в Things, OmniFocus и другие приложения или сервисы.
9. Pushbullet
- Платформы: Windows, Android, iOS, веб.
- Цена: бесплатно или от 3,33 доллара в месяц.
Эта небольшая утилита синхронизирует ваш компьютер со смартфоном, планшетом или другими гаджетами. Достаточно установить клиенты Pushbullet на все устройства и подключить их к общему аккаунту. После этого вы сможете видеть на компьютере все мобильные уведомления и передавать между гаджетами заметки, ссылки и небольшие файлы.
Если ваше мобильное устройство работает на Android, то вы также сможете отправлять и принимать СМС и сообщения мессенджеров прямо с компьютера. Кроме того, Pushbullet объединяет буферы обмена разных устройств: любой скопированный на смартфоне или планшете текст можно тут же вставить в текстовое поле на компьютере, и наоборот.
10. Bear
- Платформы: macOS, iOS.
- Цена: бесплатно или 949 рублей в год.
Простой и лёгкий аналог Evernote, который можно использовать для записи идей, кода и вообще любых текстов. Bear имеет мощную систему тегов с подтегами, удобный поиск и поддерживает упрощённую разметку Markdown, а также экспорт готового текста в различные форматы, включая HTML, PDF и DOCX. А ещё приложение может похвастаться лаконичным интерфейсом и красивыми темами оформления на любой вкус.
11. FocusList
- Платформы: macOS, iOS, watchOS.
- Цена: 379 рублей.
Методика Pomodoro хорошо известна своей эффективностью и повсеместно используется. Для лавины рутинных и не очень офисных задач она подходит как нельзя лучше. С таймером FocusList вы сможете не только отслеживать рабочие отрезки и перерывы на отдых, но и видеть, сколько времени занимают те или иные задачи. А это, в свою очередь, поможет проанализировать рабочий процесс и меньше прокрастинировать.
12. f.lux
- Платформы: Windows, macOS, Linux.
- Цена: бесплатно.
В течение рабочего дня освещение в офисе меняется. Но температура цветов на вашем рабочем дисплее всегда одинакова как при естественном дневном свете, так и под вечерними лампами. Из-за этой разницы экран может казаться слишком ярким и быстро утомлять глаза. Программа f.lux автоматически подстраивает цвета дисплея под условия освещения. Похожая функция встроена в Windows 10, но f.lux содержит больше настроек и позволяет добиться максимально комфорта для глаз.
13. Paste
- Платформы: macOS.
- Цена: 749 рублей.
Небольшая утилита Paste значительно расширяет возможности буфера обмена, что просто бесценно при работе с различными документами и таблицами. Приложение будет запоминать скопированный текст, файлы и ссылки, открывая удобный доступ к истории буфера обмена. В настройках можно настроить количество запоминаемых объектов, задать горячие клавиши и включить синхронизацию со всеми вашими устройствами.
14. GIMP
- Платформы: Windows, macOS, Linux.
- Цена: бесплатно.
Даже если вы не дизайнер, то всё равно наверняка редактируете изображения для различных офисных дел. К примеру, обрезаете фото и корректируете его цвета для очередной презентации или поста на корпоративном портале. Устанавливать Photoshop для таких целей глупо. Проще воспользоваться его бесплатной альтернативой — GIMP. Этот редактор, возможно, и уступает Photoshop в количестве функций.
Но для непрофессиональных задач его точно будет более чем достаточно.
15. Look Up
- Платформы: macOS.
- Цена: 229 рублей.
А вот приложение Look Up позаботится о вашем здоровье, а точнее — зрении. Оно помогает снижать напряжение глазных мышц от работы за компьютером, каждые 20 минут напоминая на несколько секунд оторваться от экрана и посмотреть вдаль. Также в Look Up есть подборка простых упражнений для растяжки затёкшей спины и других мышц.
16. TextExpander
- Платформы: macOS, iOS, Windows.
- Цена: 45 долларов 4,16 доллара в месяц.
TextExpander позволит экономить время всем, кто много работает с текстами и вынужден часто вводить одну и ту же информацию. С его помощью можно настроить клавиатурные сокращения, которые будут мгновенно разворачиваться в заранее заданный текст любого объёма. Например, с TextExpander можно в пару кликов вставлять email, ответы на письма, платёжные реквизиты и любую другую информацию, которую вы часто набираете вручную. Благодаря синхронизации сокращения будут доступны и на iOS, где ввод осуществляется через клавиатуру TextExpander.
17. Todoist
- Платформы: Windows, macOS, Android, iOS, веб.
- Цена: бесплатно или от 2 190 рублей в год.
Todoist можно использовать как обычный планировщик повседневных или рабочих дел. Всё как обычно: создаёте задачи, ставите напоминания, отмечаете выполненные дела.
Вместе с тем возможностей этого сервиса хватит для ведения сложнейших офисных проектов с многоуровневой структурой, большим количеством участников и подзадач. В Todoist есть инструменты для делегирования и настройки иерархии задач, метки, фильтры и другие продвинутые функции. Благодаря им приложение легко подстроится под ваши личные и профессиональные цели, какой бы масштаб они ни приобрели.
Установив клиент Todoist на своё устройство, вы сможете управлять задачами даже без интернета.
- 12 бесплатных программ для Windows, которые должны быть у каждого →
- Горячие клавиши Windows и macOS, которые упростят вашу жизнь →
- Как увеличить скорость интернета на компьютере или мобильном устройстве →
Источник: lifehacker.ru
