Принцип «Открытой книги» ( «Open-book») каждого логистического оператора базируется на максимально возможной открытости в вопросах предоставления информации о формировании стоимости услуг, которые он предоставляет заказчику. Иными словами, заказчик услуг должен понимать, из чего складывается стоимость работ (операций с грузом), которые предоставляет логистический оператор. Соответственно, последний должен раскрыть основные статьи доходов и расходов, связанных с работой с грузом заказчика. Такой подход в сотрудничестве помогает клиенту понять, что меньше цена у конкурентов — это не всегда хорошо, так как может привести к негативным последствиям в дальнейшем. Уместны практические примеры привел Юрий Авдыш, коммерческий директор компании УВК. Рассмотрим их для наглядности [1] .
Доходы и расходы коммерческого склада. В большинстве логистических операторов доля ответственного хранения составляет до 95% доходов от складской логистики.
В зависимости от масштаба компании и структуры бизнес-процессов эти доходы оценивают через стоимость работ по одной коробкой, паллетой, единицей негабаритного груза или кубометра объема, занимает товар в складском помещении. И в процессе переговоров с клиентами обычно озвучивается или общая сумма работ, или, при необходимости, «Постатейная» разбивка.
Стоит обращать внимание и на то, что такой статьи доходов, как погрузочно-разгрузочные работы, не будет в перечне всех работ (то есть отдельного прайса на нее не будет). Это обусловлено априорность — товар не может быть принят на склад и отгружен из него без соответствующих погрузочно-разгрузочных операций.
При этом выполняться следующие работы могут вручную (если отгружаются коробки и ящики) или механическим способом (для паллетирования грузов). Понятно, что в первом случае стоимость погрузки / разгрузки выше. Третья статья — комплектация заказов. Описывая ситуацию, стандартную при работе с торговыми сетями и распределительными центрами, представитель УВК выдвигает предположение, что примерно половина товаров отгружается монопалетамы, то есть не требует дополнительной обработки, так как груз принимается, хранится и отгружается клиентам в том виде, в котором поступает на склад логистического оператора . Другая часть заказов связана с комплектацией сборных паллет — поящичною или даже поштучной, когда речь идет об элитных или ценные товары, которые заказывают немного.
Следующее, о чем не стоит забывать — дополнительные складские услуги, формирующие добавленную стоимость товаров: стикеровка, маркировка, формирование промо и различных акционных наборов и тому подобное. Если доля таких услуг незначительна, их оплату можно отражать одной статье, иначе лучше разделить ее на сегменты, чтобы клиент четко представлял, за что платит.
Обязательно нужно обратить внимание на администрирование проектов — управление товарным потоком по системе ИРО / Ээро и документооборот, который сегодня приобретает ключевое значение в складской логистике. В отдельную статью доходов может быть вынесено и внеурочная работа склада. Ее доля в общем объеме, как правило, невелика, но если речь идет о клиентах, которые имеют нестабильные параметры товарных потоков и особые требования к режиму их обслуживания, она может значительно возрасти, и к этому нужно быть готовым. Перечисленные статьи в большинстве случаев обеспечивают 99,9% доходов складского оператора, поэтому другим, менее значимым, можно не уделять особого внимания. Так же, по основным статьям, следует учитывать и расходы.
Прежде всего это стоимость занятых под хранение и обработку товаров площадей. Ее легко обосновать, когда речь идет об аренде — достаточно назвать суммы соответствующих платежей. Если оператор является владельцем склада, подсчитать его расходы несколько сложнее — для этого необходимо учесть стоимость денег, вложенных в приобретение (строительство) состава. То есть нужно определить, какую прибыль могла бы получать компания, если бы вложила средства не в строительство или покупку недвижимости, а, скажем, положила их на депозит.
Следующая расходная статья — оплата работы персонала. Несмотря на развитие технологий, роль человеческого фактора все еще достаточно высока, поскольку человек остается ключевой фигурой в большинстве бизнес-процессов, и фонд заработной платы является одной из наиболее весомых статей расходов. Эти расходы можно разделить на постоянные и переменные. К первым относят ставки (оклады) постоянно занятого персонала, а ко вторым — различные бонусы для него, а также оплату труда временно привлеченных работников (в том числе по схеме аутсорсинга). Переменные расходы не только мотивируют складской персонал к добросовестной работе, но и позволяют сглаживать пики нагрузки на него, избегая сбоев и задержек при появлении срочных заказов.
Важной статьей является и административные расходы. К ним относятся как расходы на администрирование проектов и документооборот, так и коммунальные платежи, непосредственно зависят от класса объекта. С этой точки зрения склад класса А будет дешевым. А вот в классе С тарифы на электроэнергию и газ постоянно растут, могут играть в административных расходах почти ключевую роль.
Далее следует выделить так называемые клиринговые расходы, связанные с обслуживанием территории — уборкой, очисткой от снега, посадкой деревьев и т. Д. Если оператор заботится о своем имидже и репутации, он, как правило, выделяет на это средства.
Амортизация складской техники и оборудования — еще одна важная статья расходов состава. Ее, опять-таки, проще подсчитать, если стеллажи, погрузчики и другое оборудование взятые оператором в лизинг. Если они находятся в собственности компании, то, как и в случае с самим составом, следует оценить стоимость вложенных инвестиций.
Не стоит оставлять без внимания и стоимость расходных материалов — тары, поддонов, пленки, скотча, коробок и т. Сейчас цены на такие материалы достаточно высоки, и большинство операторов, как минимум, четко следят за тем, какие расходы они несут по этой статье. К тому же многие компании стимулируют персонал экономить расходные материалы или даже штрафуют за их перерасхода. Конечно, затраты на хранение и складскую обработку не могут быть абсолютно одинаковыми в разных компаниях, но для наглядности Юрий Авдыш ( «УВК») привел пример достаточно простого расчета (для клиента при средних рыночных ценах), в котором все описанные выше статьи доходов и расходов сведены к общему знаменателю.
Пример. Приблизительное загрузки склада составляет 80%. Стоимость хранения одной паллеты — 2,5 грн ../ сутки (75грн. / Месяц). Погрузочно-разгрузочные работы и перемещение между зонами обходятся клиенту в 50 грн . комплектация паллеты — в 40 грн .. (40 ящиков по 1 грн ..).
Плюс каждую единицу товара нужно простикеруваты 40 ящиков по 6 ед. в каждом, стоимость наклейки одного стикера — ОД грн . общая стоимость сделки — 24 грн .. В результате оператор получает 189 грн .. дохода от обработки одной паллеты. Хотя следует учитывать, что это максимальная сумма, поскольку далеко не всегда паллета хранится на складе целый месяц, а тем более, не всегда нужно стикеровка каждой единицы товара или комплектования каждой паллеты.
Для того чтобы понять, откуда именно такие цифры, попробуйте найти в Интернете, например, стоимость стретч-пленки или наклеек. С учетом того, что пленки необходимо в среднем три витка на одно ребро паллеты, можно просчитать, во сколько обойдется такая услуга.
Теперь подсчитаем средний уровень расходов: аренда 1 м2 состава обходится оператору в 55 грн ../ мес. Для простоты вычислений в эту сумму уже включены коммунальные платежи, для помещения класса А не должны превышать 10%. Далее средние затраты на обработку паллеты будут такими: разгрузка / погрузка — 18 грн ..; комплектация паллеты — 28 грн ..; перемещение в зону экспедирование и погрузки — 21,15 грн ..; стикеровка (6 коп. / ед.) — 14,4 грн .. Добавив к этому расходы на оплату труда топ-менеджмер, бренд-менеджеров, сервис-менеджеров и другие, не связанные напрямую с этим, операциями, получаем общую сумму расходов на обработку одной паллеты, которая, по подсчетам представителя УВК, составит 165,22 грн .. в результате операционная прибыль от предоставления складских услуг в расчете на паллету в приведенном примере составляет 23,78 грн . то есть 12,5%.
Транспортная логистика. Основной доход компании, предоставляющей транспортные услуги, определяют в расчете на паллету — по крайней мере, при доставке сборных грузов. При этом к дополнительным услугам можно отнести: доставку вне расписания (экстренную) доставку в точки розничной сети (когда речь идет об очередях, сдачи товара по количеству и качеству и т. д.); документооборот.
Доставка дистрибьютору и в розницу — не одинаковы услуги. Одно дело, когда водитель (экспедитор) сдает монопалеты, и совсем другое — когда раскрывают каждый ящик и товар принимают поштучно. Это и затраты времени, и более сложный документооборот, и намного выше ответственность перевозчика.
Главной статьей расходов для компаний, которые нанимают транспорт, является стоимость фрахта. Если же предприятие имеет собственный автопарк, подсчитать его расходы сложнее — к ним относят и стоимость денег, вложенных в транспорт, и топливо, и оплату труда водителей и техническое обслуживание, запчасти, ремонт и т. Но чтобы клиент понимал, из чего состоит стоимость услуги, все это нужно изучать достаточно подробно, так же, как и административные расходы, расходы на фонд оплаты труда экспедиторов, диспетчеров, координаторов и тому подобное. Не стоит забывать о страховании, которое, по мнению эксперта УВК, можно рассматривать в двух аспектах. Первый — когда груз действительно перестраховывающие, поскольку его потеря или порча грозит большими убытками для перевозчика. Второй — когда страхового полиса нет, зато предприятие формирует страховой фонд, что позволяет оперативно покрыть возможные убытки.
Пример УВК по подсчету доходов и расходов компании, предоставляющей услуги доставки. Стоимость доставки одной паллеты в пределах 500 км по Украине составляет примерно 390 грн .. Если паллету доставляют непосредственно в магазин, отправитель доплачивает еще 60 грн .. Документооборот обходится клиенту в 35 грн .. Вместе доходная часть логистического оператора — 485 грн .. Относительно расходов , то стоимость фрахта машины в 500-километровой зоне — примерно 5 тыс. грн .. Средняя загрузка — 30 паллет, то есть доставка одного палето-места обойдется в 166 грн .. На то, чтобы забрать паллету из состава, потратили 75 грн .. , а на страховку — 30 грн .. (учитывая, что стоимость паллеты с товаром — около 10 тыс. грн ..). К полученной сумме нужно добавить 50% на все накладные расходы. В итоге получаем 449,8 грн .. расходов. Итак, операционная прибыль перевозчика составит 485 — 449,8 = 35,2 грн .. (7%).
Таможенно-брокерские услуги. Рассчитываем доходы и расходы на одну паллету. Доходная часть связана с заполнением разнообразных специфических документов, сертификатов и т. Причем следует учитывать, что часто грузы растаможивают по очереди, особенно если компания не так давно работает на рынке или товар поступает на рынок впервые — чтобы не рисковать, владельцы обычно разделяют товары по категориям. Далее — использование таможенно-лицензионного склада и обработка на нем груза. Здесь доходы практически те же, что и на коммерческом складе: хранение, погрузка-разгрузка и другие дополнительные услуги.
Основные статьи расходов — оплата труда брокеров, МЛС и представительские расходы. Причем первая статья обычно достаточно весомая, поскольку таможенно-брокерское обслуживание — специфический бизнес, который живет по своим правилам, в нем множество нюансов, своя таможенная иерархия, не связанная с логистической компанией. Расходы на ТЛС рассчитывают, так же, как и по коммерческому составом: аренда помещения, оборудование и техники, коммунальные платежи, сервисные расходы, расходные материалы и оплата
Таблица 7.6.
Общий операционный доход ЗРL-оператора в расчете на одну паллету
операция
операционный
прибыль
Операционная рентабельность,%
Источник: studbooks.net
Система отчетности «Открытая книга»
Бизнес-центры класса А в Москве уже некоторое время предлагают арендаторам отчетность по эксплуатационным расходам в формате «Открытая книга». Использование данного формата уже стало неотъемлемой частью предложения от профессионального арендодателя в этом сегменте. Данное предложение возникло как ответ рынка на требование преимущественно зарубежных арендаторов иметь возможность производить аудит эксплуатационных расходов и отчитываться перед головным офисом в понятном для зарубежных специалистов формате.
Система или принцип «Открытая книга» (open book) является стандартной практикой профессиональных собственников класса А.
Зачем?
Понимание данного формата может дать вам возможность отслеживать эксплуатационные расходы и понимать, за что вы платите в рамках платежа по эксплуатационном расходам и на какой объем услуг от собственника или управляющей компании можете рассчитывать в рамках данных платежей, особенно учитывая, что в Москве они составляют, в среднем, 7 — 8 тыс. руб. за квадратный метр в год.
Открытая книга позволяет прозрачно отслеживать весь объем услуг, предоставленных арендатору в течение года аренды, а также отслеживать стоимость данных услуг.
Как реализуется?
К договору аренды идёт приложение с перечнем всех предоставляемых услуг. Арендатор может проверить его целиком, посмотреть весь список, попытаться добавить или убрать определённые пункты в ходе коммерческих переговоров. В договоре прописывается пункт о том, что расчет по эксплуатационным расходам ведётся по принципу «Открытая книга» («open book»), и в дальнейшем арендатор получает Excel-файл для проведения аудита.
Расчетные и фактические операционные расходы
В начале года арендодатель или управляющая компания предоставляет расчет на год по системе «Открытая книга» с указанием расчетной ставки за эксплуатационные расходы в год. В конце года арендодатель подводит итоги, и, в случае, если за год пришлось заплатить несколько больше суммы за эксплуатацию здания, арендатор получает фактические цифры операционных расходов, по которым, как правило, необходимо доплатить.
Конечно, может быть и так, что расчетные цифры оказались больше фактических – в этом случае арендатор в праве получить возврат части средств. Благодаря «Открытой книге» арендатору легко проверить разницу между расчетными и фактическими расходами при помощи аудита.
Из практического опыта арендаторов, в случае, если аудит обнаруживает завышенные траты – например, слишком дорогое дерево, закупленное для благоустройства территорий – выставление требований арендатору не несёт последствий, и уплаченные средства не возвращаются. Однако это не классический случай.
«Открытая книга» позволяет арендатору производить аудит эксплуатационных расходов.
Причины индексации «открытой книги»
Как правило, разница между расчетными и фактическими расходами вырастает в среднем на уровень инфляции, потому что даже те услуги по обслуживанию бизнес-центра, на которые собственник заключает договоры, могут индексироваться и, соответственно, дорожать. Так что изменение расходов по «открытой книге» на уровень инфляции – вполне допустимая практика.
На практике, расходы по «открытой книге» могут увеличиться и в том случае, если увеличатся налоги на землю и недвижимость. Соответственно, возрастание «открытой книги», которое коррелирует с ростом налогов, также можно считать объяснимым.
Эксплуатационные расходы по open book могут вырасти либо на величину инфляции, либо в соответствии с ростом налогов.
Источник: officenavigator.ru
Метод «открытой книги» – можно ли перевести закупки стройкомплекса «на хозрасчет»?
Низкое качество проектов и не актуальная себестоимость материалов – являются хроническими болезнями российского стройкомплекса. Их обсуждают из года в год, предлагая и применяя разные способы регулирования рынка. Но идея глубокой системной реформы закупок в строительной отрасли созрела впервые. Новый подход потребует переформатирования сложившейся хозяйственно-деловой этики и законодательства о закупках.
В нормативном поле хорошо заметна тенденция к устранению издержек и повышению эффективности госзаказа.
С 1 января 2022 года в стройкомплексе начнут действовать жесткие антидемпинговые правила, предусмотренные поправками в 44-ФЗ. Изменившиеся требования к обеспечению контракта и механизм предквалификации снизят шансы в торгах для недобросовестных поставщиков, переоценивающих свои силы, не готовых работать с государством качественно и в срок.
Горький опыт госзаказчиков с провалом или пробуксовкой инфраструктурных строек, регулярные срывы сроков сдачи социальных объектов, шлейф темных историй в сфере долевого строительства. Все это автоматически направляет закон к ужесточению в адрес подрядных организаций.
Крупные девелоперы, заключая договоры с подрядчиками, все чаще настаивают на ультимативных условиях контракта. Например, на строительстве без аванса или с перекрестной системой штрафов, когда за просрочку по отдельному этапу работ исполнителя лишают части вознаграждения. Однако нетрудно заметить, что такой подход не является панацеей – это борьба с симптомами без устранения причин. Побочным эффектом может стать монополизация рынка отказ от внедрения технических инноваций, банкротство мелких и средних предприятий отрасли.
В недавнем интервью «Ведомостям» руководитель комиссии по проектному финансированию общественного совета при Минстрое РФ Рифат Гарипов упомянул о возможности применения в строительных госзакупках новых динамических механизмов. Кое-что уже реализовано на практике, но самая интересная часть еще впереди. В частности, расчеты с подрядчиками теперь ведутся на основе информационной модели здания. Такой цифровой сервис есть сегодня у многих ведущих застройщиков страны.
Настоящую революцию в строительной отрасли должно произвести контрактное моделирование инвестиционно-строительных проектов с возможностью раннего начала работ до появления конечного бюджета.
– Обсуждается возможность применения в госзакупках метода «открытой книги» (его еще называют «концепцией раннего старта» строительства), – сообщил Рифат Гарипов. – Метод состоит в том, что на этапе заключения контракта не определяют конкретные технологические решения, объем, виды и сроки работ, названных в проектной документации, а также их точную стоимость и твердую цену контракта.
Основой действий заказчика в таком случае становится комплексный инжиниринговый договор, заключаемый на каждом этапе инвестиционно-строительного проекта. Такой договор подразумевает предоставление заказчику целого комплекса инженерных услуг, включающих моделирование технологических процессов, проектирование зданий и сооружений, подготовку, обеспечение и техническое сопровождение процесса строительства, надзор за возведением, монтажом, пуско-наладкой и эксплуатацией промышленных и хозяйственных объектов. Главное отличие инжиниринга от узкого проектирования состоит в том, что все эти услуги обязательно включают в себя элемент интеллектуальной новизны. Комплексный инжиниринг стимулирует заказчика внедрять в производство новые технологии, в т.ч. эксклюзивные инновации.
Метод открытой книги особенно интересен для закупки работ по строительству технически сложных и уникальных объектов. Здесь чаще всего возникают сложности на этапе реализации и эксплуатации, значительные издержки бюджета и коррупционные риски.
Наиболее полно возможность применения механизмов «открытой книги» в строительстве изложена в научном исследовании В.И. Малахова, кандидата экономических наук, доктора делового администрирования, генерального директора «Современные Технологии Генподрядного Менеджмента». Процитируем тезисы этого исследования:
– Зачастую инжиниринговой компетенцией проекта не владеет ни заказчик, ни исполнитель. Заказчик может разбираться в технологии и составе оборудования объекта, но реализовать проект он все равно будет, не вникая достаточно глубоко в суть будущих эксплуатационных проблем.
– Наиболее часто такая ситуация наблюдается в проектах, где Заказчиком выступают бюджетные государственные организации, администрации и мэрии городов и поселений, муниципальных образований и иных учреждений бюджетной сферы. В большинстве своем, все они имеют инвестиционные программы или планы капитальных ремонтов подотчетных активов, которые реализуются через тендерные процедуры, в соответствие с законодательством. (В таких случаях заказчик действует в духе «Мы не эксперты в специфике данного учреждения, а эксплуатировать его будет вообще другая организация»).
Конкурс подразумевает, что тот, кто предложит лучшее проектное решение, учитывающее все требования специфики объекта (медицинскую, научно-образовательную, культурно-досуговую, спортивно-оздоровительную, коммунально-бытовую и т.п. ), будет сам проектировать и возводить. При этом, бюджетный Заказчик проводит тендер на каждый этап работ, а в силу того, что у него нет экспертных компетенций по определению качества предложений, ценовые диапазоны намного превышают разумные рамки, в силу чего нарастают издержки. Кроме того, поскольку подрядчикам неинтересны мелкие объемы, в эту работу идут заведомые непрофессионалы, которые так же не обладают нужными инжиниринговыми компетенциями. Для получения мелких контрактов по конкурсу на каждый, не то чтобы этап, а даже подэтап ИСП (инвестиционно-строительного проекта), они демпингуют, чем увеличивают риски качества строительства в разы.
– Одно из решений – это реализации инвестиционно-строительных проектов по методике Open Book или «Открытая книга». Речь идет о контрактах, в которых оговаривается порядок ценообразования контракта по методу компенсации затрат (Cost+Fee). Основной причиной появления такой парадигмы контрактов выдвигается невозможность определения полной стоимости объекта, проекта или конкретных работ в силу незавершенности предыдущих этапов инвестиционно-строительного процесса, отсутствия ряда исходных документов и по разным другим причинам.
Проще говоря, книга затрат уже «открыта», а общая потребность в затратах и хотя бы примерные оценки потребности в ресурсах только обсуждаются.
– Конкурсные торги, проводимые в рамках концепции «Открытой Книги» (Open Book). Основной идеей таких торгов является предварительное объявление Заказчика об отсутствии времени или о его неспособности составить четкое техническое задание или даже описание объекта, или отдельных титульных сооружений, чтобы правильно выбрать победителя.
Участники конкурса предлагают не просто технические и коммерческие оферты, но и детальное описание технологии и порядка выполнения работ, а также ключевые организационные, логистические и техно-монтажные решения, которые им позволят получить результат с минимальными издержками в кратчайший срок. Эти предложения становятся доступными всем участникам и они могут быть обсуждены в широком формате с помощью специальных процедур «Открытой книги». На основании общего согласия Заказчик утверждает наилучшее решение, в том числе консолидированное из нескольких решений разных конкурсантов, и объявляет конкурс между исполнителями на выполнение работ по согласованному всеми наилучшему решению уже в традиционном формате. Вполне допустима ситуация, что исполнитель, представивший наилучшее решение, получает право получения единого генподрядного контракта с распределением работ между прочими участниками конкурса по методу «открытой книги» в рамках утвержденной Заказчиком цены и сроков.
– Партнерский подряд. Когда заказчик в условиях неопределенности затрат заключает контракт с наиболее приглянувшимся ему или отобранным подрядчиком на условиях «Открытой Книги» (Open Book). Например, объявив конкурентные переговоры на заключение работ в рамках какого-то этапа инвестиционно-строительного проекта, Заказчик просит представить не просто ценовое предложение, а реальные затраты исполнителя, его накладные расходы и непроизводственные издержки, которые он будет относить на этот проект. Тот подрядчик, кто предоставил не только самые открытые данные о компании, но и оптимальные с точки зрения «квалификация персонала – цена работ», получает право на партнерский подряд с Заказчиком
Источник: zakupki-digital.ru