Операционные задачи в бизнесе

Управление операционной деятельностью в торговле – это взаимосвязь операционных и проектных задач.

Проектные задачи – это создание нового, того, чего еще не было. У проектных задач есть начало и ожидаемый результат.

Операционные задачи – это задачи, направленные на поддержание текущей деятельности – поддержание созданных операций или бизнес-процессов. У операционных задач нет четкого начала и окончания – это регулярно повторяющиеся действия в промежутке времени.

Например, задача открытия магазина состоит из проектных задач:

• ● создание бизнес-процесса;
• ● определение критериев расчета экономики;
• ● подготовка ремонта и другие.

Эти задачи требуют креативных решений, у них есть начало и окончательный результат: магазин открыли, критерии рассчитали, ремонт сделали.

Но! Если задача – ежемесячно открывать новый магазин, то это уже операционная задача. Эта задача требует регулярного повторения одних и тех же действий.

Когда проектная работа “ставится на поток”, она становится операционной. И требуется системный подход управления, который обеспечивает операционная воронка.

Погряз в операционке — что делать в 2022 году? Операционный директор VS Инновационный менеджер задач

Создаем воронку управления операционной деятельностью

Управление операционной деятельностью через воронку обеспечит контроль и результативность выполнения задач.

Для этого шаг за шагом рассмотрим этапы, которые привели к результату. На каждом этапе отсеиваем неэффективные действия.

Вернемся к примеру: открытие нового магазина. Открытый магазин – это наш результат. Что нужно для этого сделать?

• ● Выбрать объект. Чтобы его выбрать, выносим на утверждение не менее трех объектов.
• ● Для этого находим 10 объектов, соответствующих требованиям.
• ● Чтобы найти 10, посещаем 50.
• ● Планируем посетить 50 объектов нужно просмотреть 300 объявлений.

В результате получили воронку для открытия магазина, определив этапы, на которых отсеиваются неэффективные действия.

1. Проверка объявлений – 300 объектов.
2. Посещение объектов – 50 объектов.
3. Выбрать соответствующие требованиям – 10 объектов.
4. Вынести на утверждение – 3 объекта.
5. Определить магазин для открытия – 1 объект .

Управление операционной деятельностью — определяем точки контроля

На каждом из них создаем точки контроля. Точки контроля – это количественный показатель. Определенное количество, действий, которые приведут к необходимому результату.

Бизнес-инсайт: роль операционного директора

Для управления воронкой и принятия решений необходима информация – как выполняется задача. Чем больше точек контроля, тем больше информации поступает, тем правильнее принимается управленческое решение.

Если задача не выполняется, поднимаемся по воронке на уровень и проверяем, как выполнялись предшествующие этапы. Поднимаемся по воронке до тех пор, пока не будет выявлена проблема.

В нашем примере с магазинами. Какое количество магазинов было вынесено на утверждение? Какие объекты посетили? Сколько было проверено объявлений?

Количество переходит в качество

Этот закон работает во многих сферах жизни. Операционная воронка не исключение: недовольны результатом – увеличиваем число контрольных точек. Чем больше информации будет поступать, тем понятнее будет проблема в магазине.

Давайте рассмотрим другой пример: в магазинах постоянно не хватает персонала. Наша операционная задача – обеспечить необходимое количество персонала в магазине. Определяем контрольные точки, от которых зависит численность персонала.

На первый взгляд, причина нехватки сотрудников – в увольнениях, но если мы погрузимся в проблему, то увидим, что причин может быть множество: отдел кадров не ищет новых кандидатов, магазин может быть перегружен сверх нормы, большой процент сотрудников работает через аутсорсинговые компании.

Для того чтобы выявить причину невыполнения задачи, необходимо получать как можно больше информации со всех контрольных точек:

• ● процент увольнений;
• ● сколько кандидатов предложено на вакансию;
• ● доля сотрудников работает через аутсорсинговые компании;
• ● количество сотрудников в равносильных магазинах.

Чем больше контрольных точек мы сформируем, тем правильнее будут наши управленческие решения.

Проверка выполнения контрольных точек

Контрольные точки должны проверяться с полным погружением. Определяем уровень воронки для контроля и проверяем его досконально.

Выборочная проверка создает у людей эффект лотереи – дает подчиненным ощущение, что может повезти и руководство не заметит проблемы. Точечная проверка не позволит выявить существующие проблемы.

Подчиненные не заинтересованы рассказывать о своих слабых сторонах и ошибках. Они будут давать только положительные результаты и стараться скрыть проблемы и недоработки.

Сотрудники должны знать: когда руководство будет проверять, то проверит всё.

На примере открытия магазинов. Проверяем, какое количество магазинов было представлено на утверждение. Досконально проверяем, какие это магазины и почему они отобраны.

Поднимаемся на следующий этап и понимаем, что найдено три объекта и только они были представлены на утверждение. Проработано недостаточное количество объектов, поэтому и результат не соответствует требованиям. Проверка должна быть доскональной в рамках одного уровня.

Определение целевого значения для каждой контрольной точки

Для каждой контрольной точки определяем целевое значение. Целевые значения – индикаторы сильных и слабых сторон магазина. Определив целевые значения, мы задаем стандарт, к которому магазины должны стремиться.

Существует множество методик определения целей. Рассмотрим одну из самых доступных – экспертную. Формируем целевое значение на основе экспертной оценки. Сравниваем, каких показателей достигают равносильные магазины. Выясняем, как один магазин перевыполняет плановый показатель и по каким причинам другой не выполняет.

Наша задача определить, какой уровень достаточен для достижения наших целей. Какая текучка кадров допустима в магазине. Сравниваем количество людей в равносильных магазинах. Оцениваем процент уволенных сотрудников. Выясняем, как лучшие магазины достигают поставленных целей и по какой причине не достигают другие.

Задача руководителя: определить оптимальное количество людей – оптимальное целевое значение.

Целевое значение должно быть измеримо, достижимо и контролируемо. Руководство должно выявлять причины невыполнения целевых значений и сравнивать, насколько цель ключевой точки соответствует общим целям компании.

Идеальный магазин

Как создать идеальный магазин, в котором всё работает как часы? Все процессы отлажены, покупатели довольны и продажи растут. Как обеспечить управление операционной деятельностью в торговле:

1. сформировать воронку продаж;
2. определить контрольные точки;
3. обеспечить доскональную проверку;
4. определить целевое значение для каждой контрольной точки;
5. регулярно повторять все пункты.

Всё очень просто: изо дня в день, из года в год повторяем одни и те же операции и доводим их до совершенства.

И тогда получится, как в анекдоте:

“Туристы, любуясь идеальным английским газоном, интересуются у садовника:
– В чем секрет создания такого прекрасного газона?
– Очень просто: надо всего лишь раз в неделю его косить.
– И только?
– И только. И так на протяжении 200 лет.”

Эксперт в Ритейле
Гаврилов Павел
25.05.2019 г

Поделись или поставь Like, чтобы не потерять информацию:

Источник: insoret.ru

Операционные задачи в бизнесе

Содержание:

• Кто такой операционный менеджер
• Какие инструменты и навыки использует операционный менеджер в своей работе?
• Как войти в профессию?
• Сколько зарабатывает операционный менеджер?
• Какие качества важны для операционного менеджера?
• Как понять, что эта профессия — ваша?
• Что поможет тренировать нужные навыки и качества?
• Финальное слово в пользу профессии

Кто такой операционный менеджер

Операционный менеджер — это специалист, который отвечает за выстраивание и оптимизацию ключевой для бизнеса сферы деятельности, повышая эффективность работы компании. Чаще всего его деятельность связана с оптимизацией издержек и улучшение ключевых показателей бизнеса — например, удержания клиентов, наращивания активной базы, рост продаж/производства и, конечно же, снижения затрат.

Я и моя команда отвечаем за операционную деятельность DiDi в семи городах на Волге: Казань, Пенза, Чебоксары, Ижевск, Набережные Челны, Оренбург и Йошкар-Ола. Раскажу в двух словах, как работает сервис, чтобы было понятнее, за что я отвечаю.

Это маркетплейс по заказу поездок. К нему подключено множество водителей, готовых взять заказ, и пассажиров, которым в определенный момент времени требуется такси. Цель моей команды — развивать устойчивые взаимовыгодные отношения между всеми участниками маркетплейса: сервисом , водителями, ключевыми таксопарками-партнерами и пассажирами.

Научиться эффективному управлению или прокачать свои навыки можно выбрав курс в каталоге курсов управления.

Перед моей командой стоят две основные задачи:

• Поддерживать баланс спроса и предложения

Нам нужно, чтобы максимальное число пассажиров находило в течение дня водителей, и при этом максимальное количество водителей получало заказы. Для этого мы определяем, в какое время предоставить пассажирам скидки и в каком размере, в какие моменты стоит дополнительно мотивировать водителей, как их привлечь в зоны повышенного спроса.

Иными словами, наша задача заключается в поиске оптимального распределения ресурсов между пассажирами и водителями, а также видами их вовлечения в работу платформы. От точности выбора стратегии зависит, сможет ли наш регион устойчиво наращивать активную базу водителей и пассажиров в рамках отведенных бюджетов.

Кто-то может поспорить, что в крупной компании этим вопросом должно заниматься отдельное подразделение. Но мы уверены, что на позитивный пользовательский опыт работают абсолютно все специалисты в компании.

Это и правда не совсем наша прямая задача, но ее важность сложно переоценить. Если водители и пассажиры остаются довольны, выше вероятность, что они сохранят свою активность на платформе.

Операционный менеджмент

Многие считают, что операционный менеджмент — это что-то на языке крупных корпораций. Небольшим компаниям, а тем более самозанятым или ИП это не нужно.

На самом деле оперативное управление помогает наладить рутинные процессы, которые есть внутри любого бизнеса: и большого, и маленького. Если уделить этому внимание, можно работать более результативно и получать больше прибыли.

О том, что такое оперативное управление и чем занимается операционный менеджер рассказываем в этой статье.

Что такое оперативное управление

Оперативное управление — это руководство операционной деятельностью компании, направленное на достижение максимального уровня эффективности при создании продуктов и услуг.

У каждой компании есть два вида функций:

• основные, которые приносят основной доход: это то, что компания делает изо дня в день, и то, что производит её ключевое подразделение
• вспомогательные: управленческий учёт, продажи и маркетинг, снабжение и логистика, управление персоналом, юридическое сопровождение и т.д.

Основной деятельность компании считается та, за которую компания получает деньги от клиентов. Если компания не занимается производством, а оказывает услуги, например, маркетинговое агентство, то вспомогательная деятельность для неё будет основной. Но при этом компания также будет заниматься маркетингом для продвижения своего бренда на рынке.

Чтобы качественно решать задачи оперативного управления, нужно понимать, какая деятельность является основной. Для этого нужно отметить на три вопроса:

• Как устроена операционная модель компании?
• Что компания делает каждый день?
• За что компании платят деньги, как создаётся ценность для клиента?

Процессы операционного менеджмента

Каждый клиент, покупая продукт, хочет получить его быстро, дёшево и качественно. Вот только все знают, что «быстро и качественно» будет дорого, «быстро и дёшево» получится некачественно, а «дёшево и качественно» сделают не быстро. Также дела обстоят и в оперативном управлении. Операционный менеджер руководит несколькими процессами, которые конкурируют друг с другом:

• производительность и скорость;
• разнообразие ассортимента;
• затраты и эффективность;
• качество.

Например, в ресторане есть большое меню и ассортимент блюд очень разнообразен. Но в таком случае поварам требуется хранить на кухне большое количество заготовок и знать большое число технологических карт. Поэтому при негативном сценарии работы команды, у них может падать скорость отдачи блюд или ухудшаться качество.

Основная задача специалиста оперативного управления — найти баланс между этими процессами и одновременно повышая производительность, улучшая качество, расширяя ассортимент, не расти в затратах и издержках.

Операционный менеджер: кто это?

Операционный менеджер управляет ежедневной операционной деятельностью, в том числе людьми и процессами создания ценности, отвечает за весь цикл PDCA (планирование, выполнение, контроль, анализ и разработка корректирующих действий)

По факту, операционный менеджер — это специалист, который берет на себя ответственность за рутинную работу внутренних процессов организации. Он видит, как работают бизнес-процессы в компании и предлагает решения, которые приносили бы компании максимальную прибыль.

Профессия менеджер оперативного управления с каждым днём становится всё более популярной на рынке труда. По данным HeadHunter 4687 компаний ищут операционного менеджера и предлагают среднюю зарплату в 100 000 рублей. Такие сотрудники нужны в IT-сфере, ресторанах и гостиницах, финансовым и производственным и логистическим компаниям.

Подробно о том, кто такой менеджер и чем он занимается, читайте в статье.

Задачи операционного менеджмента

Помимо основной задачи, про которую мы говорили выше, деятельность операционного менеджмента охватывает большое количество процессов. Все их контролирует менеджер. Что он делает?

Внедряет операционный менеджмент

Разрабатывает бизнес-процессы и постоянно улучшает их, анализирует их и улучшает те, которые приносят максимальный доход.

Разрабатывает бизнес-стратегию

Он ставит цели и определяет для них соответствующие метрики. Сможете расставлять приоритеты и планировать краткосрочные цели. Анализирует данные, чтобы контролировать эффективность работы отделов и сотрудников.

Управляет проектами и командой

Менеджер полностью контролирует проект: определяет его цели, просчитывает экономику, ставит сроки и задачи. Он осуществляет всё взаимодействие с командой: управляет их вовлечённостью и мотивацией.

Управляет продажами

Он понимает, что нужно сделать, чтобы прибыль росла быстрее, а отдел продаж работал лучше. Внедряет полноценные системы планирования и контроля.

Строит финансовые модели

Менеджер рассчитывает unit-экономику и определяет прибыльность компании, исходя из финансовых отчётов и ситуации на внешнем рынке. Может анализировать риски и выработать стратегию, которая поможет противодействовать им.

Пример деятельности операционного менеджмента

Представьте пиццерию, которая работает в формате Dark Kitchen. В день повара могут обеспечить 300 заготовок из теста для пиццы, сборщики пиццы могут собрать 250 пицц, а вот производительность пицца-печей составляет всего 180 единиц в сутки. Ресурсы в этих процессах не сбалансированы. Поэтому если компания увеличит мощность или количество пицца-печей, то сможет изготавливать в день больший объем продукта. Но это капитальные затраты, поэтому ресурсов на покупку дополнительных печей может не хватать.

В данном случае операционный менеджер должен проанализировать:

• производительность пицца-печи в час;
• количество мест в печи;
• рабочее время в сутки;
• общее время цикла.

Для того, чтобы сделать выводы о текущих данных, операционный менеджер должен измерить все эти показатели. Специалисты это направления говорят: мы не управляем тем, что не измеряем. Поэтому операционный менеджер должен максимально подробно изучить все производственные процессы, чтобы иметь возможность их улучшить.

Для каждого фактора можно придумать ряд инициатив, для повышения производства.

1. Количество мест в печи: добавить полки, изменить размер пиццы, купить ещё одну печь.
2. Цикл приготовления: сократить вспомогательные операции и время замены пиццы в печи.
3. Чистое время работы: подменный повар на время перерыва, переход на круглосуточный режим работы.

При этом, если работать с несколькими факторами, то будет достигаться мультипликативный эффект.

Фактор 1. Увеличение количества мест в пицца-печи.

• 4 места (вместо двух)
• 15 пицц в сутки
• 6 часов работы

Итого: 360 единиц в сутки (+180 к базовому уровню)

Фактор 2. Увеличение производительности.

• 2 места
• 20 штук в сутки (вместо 15 пицц в сутки)
• 6 часов работы

Итого: 240 единиц в сутки (+60 к базовому уровню)

Фактор 1+2. Увеличение количество мест и производительности.

• 4 места (вместо двух)
• 20 штук в сутки (вместо 30 пицц в сутки)
• 6 часов работы

Итого: 480 единиц в сутки (+300 к базовому уровню)

Таким образом, изменяя несколько факторов одновременно, можно достичь более высоких показателей, в сравнении с изменением только одного из них.

Что нужно запомнить из этой статьи

Операционный менеджмент — это управление внутренними процессами компании, направленное на повышение эффективности при создании продуктов и услуг, оптимизации бизнеса и увеличение прибыли.

Процессы операционного менеджмента контролирует менеджер. Он руководит:

• производительностью и скоростью осуществление заказов;
• разнообразием продуктовой линейки или спектром оказываемых услуг;
• затратами на производство;
• качеством выполняемой продукции.

Главная задача менеджера — оптимизировать все процессы и одновременно улучшая производительность, качество и ассортимент, не повышать расходы.

Также этот специалист решает следующие задачи операционного менеджмента:

• внедрение оперативного управления;
• создание бизнес-стратегии;
• управление проектами;
• управление командами;
• управление продажами;
• построение финансовых моделей.

Менеджеры оперативного управления говорят: «Мы не управляем тем, что не измеряем». Поэтому чтобы иметь возможность улучшить бизнес-процессы, необходимо досконально изучить каждый их них.

Источник: platrum.ru