Описание бизнес-процессов является весьма популярной темой. Немало усилий направлено на разработку методологии[1]. К сожалению, удачных внедрений не так уж много. На мой взгляд, связано это с относительной громоздкостью предлагаемых методов. Зачастую описание бизнес-процессов используют как элемент внедрения ERP-систем или при сертификации по ISO 9000.
В этих случаях описание процессов должно соответствовать определенным стандартам, и не может быть выполнено без участия соответствующих специалистов. В то же время описание бизнес-процессов является независимым важным элементом упорядочения бизнеса[2].
Предлагаю вашему вниманию простую методику[3], основанную на личном опыте внедрения подобных систем в четырех компаниях. Для внедрения не требуется, ни специальных знаний, ни программных средств. Только здравый смысл и настойчивость!
Основа идеи – использование коротких документов трех уровней:
- политика – определяет, чего мы хотим добиться и зачем;
- процедура – определяет, кто делает, что и когда (в какой последовательности);
- инструкция – определяет, как это делать.
Такая структура документов позволяет снизить нагрузку на топ-менеджеров, которые привлекаются только для разработки политик. Вместо одного или нескольких бесконечно длинных документов, от взгляда на которые становится грустно, создается масса коротких с «говорящими» заголовками. Документы организуются благодаря продуманному классификатору, повышается читабельность и интерес к ним. Доступ к Справочнику документов организуется через рубрикатор, размещенный в файле Excel. Структура, организованная в файле, позволяет «сворачивать» и «разворачивать» рубрики, искать документы по ключевым словам, автору, дате.
Как проводить описание бизнес-процесса?
По мере развития вашего Справочника, к сожалению, вы начнете ощущать и некоторые недостатки столь простого подхода. Что ж, к этому моменту, у вас уже будет накоплен опыт, и вы с бóльшим пониманием сможете выбрать, и серьезную методику, и специализированное программное обеспечение для дальнейшего развития системы документирования и оптимизации ваших бизнес-процессов.
Итак, загрузите ваш первый Справочник документов!
Скачать презентацию в формате PowerPoint 2007 Документирование бизнес-процессов
Эта презентация может быть использована для продвижения идей руководству и коллегам.
Источник: baguzin.ru
Документирование бизнес-процессов
Первым шагом на пути решения задач анализа и управления бизнес-процессами является документирование бизнес-процессов компании при помощи различных моделей и регламентных документов. Как правило, целью документирования процессов становится построение адекватной модели деятельности компании, необходимой и достаточной для реализации стратегических задач компании. К таким стратегическим задачам можно отнести:
- Повышение управляемости и прозрачности организации
- Повышение эффективности бизнес-процессов и сокращение затрат
- Оптимизация организационной структуры предприятия
- Внедрение систем управления предприятием
- •Сокращение операционных рисков и т.д.
- Взаимоувязанное описание организационной структуры и процессов компании от самого верхнего уровня до уровня рабочих мест
- Методологию поддержания описания в актуальном состоянии, настроенные отчеты для создания регламентной документации в текстовом виде
- Документированные знания о процессах в виде понятных и наглядных моделей
- Базис для проведения других проектов с использованием существующих моделей
- Взаимоувязанное описание организационной структуры и процессов компании от самого верхнего уровня до уровня рабочих мест
- Широкие возможности для обучения новых сотрудников, а также распространения информации при изменениях в существующих процессах
20.02.2016 5.17 Mб 55 Лекция 12.ppt
Документирование бизнес-процессов. Часть 1
Источник: studfile.net
Описание бизнес процесса документирования
Задача документирования бизнес-процесса может возникнуть в два разных момента времени:
- шаг за шагом в связи с проектами, включающими конкретный процесс;
- все сразу в начале общего «путешествия за совершенствованием.
Если выбран первый способ, то процесс не документируется до тех пор, пока не начат проект или иная работа по его совершенствованию. Документирование в таких случаях будет первым действием по реализации проекта. Оно служит нескольким целям:
- общему пониманию в команде совершенствования сути рассматриваемого процесса: его действий, результатов, пониманию того, кто персонально осуществляет различные шаги;
- определению масштаба процесса (его границ со смежными процессами);
- выделению, при необходимости, в процессе основных проблем.
Данный подход хорошо зарекомендовал себя на практике. Он является предпочтительным с точки зрения получения более быстрого эффекта в связи с улучшением ключевых процессов, что позволяет его эффективно применять для организаций с ограниченным бюджетом, а также для организаций с быстро меняющимися бизнес-процессами.
Второй способ документирования имеет следующие преимущества:
- В работу вовлекается большое число сотрудников. У них формируется положительное отношение к улучшениям и часто создается мотивация. Это полезно для последующих проектов.
- На основании такого опыта высшее руководство составит правильное представление об организации и о потребности в конкретных проектах по совершенствованию. Выполненная работ помогает создать требуемую базу для определения приоритетов в соответствии с общей структурной схемой совершенствования предприятия.
- Рассмотрение отдельных процессов в ходе их документирования позволяет выбелить узкие места, которые следует «расшивать».
Второй способ позволяет глубже оценить потребности во времени и в ресурсах.
Документирование процесса проводится для состояния «как есть». Данная процедура включает:
- разработку модели бизнес-процессов на верхнем уровне;
- описание атрибутов модели бизнес-процессов на верхнем уровне;
- ранжирование бизнес-процессов и выделение процессов приоритетных для улучшения;
- при необходимости, декомпозиция процессов, выбранных для улучшения и новое ранжирование;
- детальное описание процессов, выбранных для улучшения (разработка графической схемы процесса, описание атрибутов процесса — ответственных, участников, входов и выходов процесса, требований к результатам и т.д.).
Примеры документов по процессам, генерируемых системами моделирования, можно посмотреть здесь.
