В Битрикс24 есть встроенные процессы в ленте: Счет на оплату, Выдача наличных, Заявление на командировку и т.д.
Все они настроены на завершение, если согласующий отклоняет заявку.
Обычно заказчики просят настроить процесс так, чтобы у согласующего была возможность вернуть заявку инициатору на внесение корректировок.
В упрощенном примере бизнес-процесса согласования командировки покажу, как настроить цикл согласования и сделать форму внесения изменений удобной для пользователя
- Командируемый — Привязка к сотруднику
- Дата начала — Дата
- Дата окончания — Дата
- Куда — Строка
- Если он выбирает Утвердить, то Инициатору отправляется уведомление Заявка утверждена. Процесс завершается.
- Если Отклонить — уведомление Заявка отклонена и задание Внести корректировки.
При внесении корректировок у Инициатора должна быть возможность изменить исходные данные.
Схема бизнес-процесса
Командировки сотрудников в Битрикс24
Подробнее по каждому пункту:
- Запускаем цикл, который будет повторяться, пока переменная Командировка согласована (тип Да/Нет, по умолчанию Нет) установлена в Нет.
- Устанавливаем Название элемента из значений его полей. Это значение очень удобно использовать в уведомлениях и заданиях.
- Отправляем уведомление Согласующему о том, что поступила заявка на согласование.
- Ставим Согласующему задание на согласование.
- Заявка утверждена — устанавливаем переменную Командировка согласована в Да, чтобы цикл согласования при следующей проверке завершился.
- Отправляем уведомление Инициатору о том, что заявка согласована.
- Заявка отклонена — отправляем уведомление Инициатору.
- Устанавливаем значения по умолчанию для переменных, которые будут заполняться в задании из п.9. При составлении схемы бизнес-процесса сначала удобнее добавить п.9, а потом п.8.
- Ставим Инициатору задание на запрос дополнительной информации, в котором Инициатор может скорректировать исходные значения заявки.
- Перезаписываем значения полей заявки.
В итоге инициатору поступит форма для внесения изменений с уже заполненными значениями из полей заявки:
Остальные детали можно посмотреть в настройках процесса, ниже инструкция, как его подключить.
Как подключить шаблон и проверить работу бизнес-процесса
Создать новый процесс Командировка в разделе Процессы с опцией Показать в Живой ленте. Поля создавать не нужно — они автоматом создадутся после импорта шаблона.
В настройках процесса создать новый последовательный бизнес-процесс с автозапуском при создании и заимпортировать шаблон.
Бизнес процесс «Заявление на командировку» #Б24
Этот пример можно взять за основу для любых других процессов, где требуется цикличное согласование заявки.
- Получить ссылку
- Электронная почта
- Другие приложения
цепочка статусов
Последовательный бизнес-процесс, в котором по очереди запускаются бизнес-процессы для отдельных статусов. Этот процесс является контроллером, который проверяет статус документа и запускает нужный подпроцесс.
гибкость настройки
и управления
Такая архитектура бизнес-процессов даёт возможность легко перезапускать процессы отдельных этапов и добавлять какие-то особенные подпроцессы. Например, какие-то дополнительные задачи после получения скана с подписью клиента.
Процессы по статусам
С технической точки зрения каждый статус является самостоятельным бизнес-процессом, который ведёт к изменению статуса документа.
0. Командировка сотрудника
На этом этапе подается заявка на командировку
1. согласование с руководителем
На этом этапе участник согласования принимает или отклоняет приглашение в командировку.
Далее, если принял, вычисляется руководитель сотрудника и ему ставится задача на согласование командировки. он может согласовать или отклонить.
Руководитель может изменить или дополнить значения полей Цели и Задачи командировки.
Если руководитель отклонил командировку, записываем в историю и завершаем процесс.
Если руководитель согласовал, то проверяем есть ли еще руководители, с которыми требуется согласование. Если найдены, то ставим им аналогичное задание.
2. согласование с ВП
Директор согласовывает командировки не по мере поступления, а по плану, допустим, 1 раз в месяц в Дату согласования с Директором.
Все командировки, согласованные с непосредственным руководителем, будут поставлены на паузы до Даты согласования с Директором.
В назначенную дату Директору будут поставлены задания «Согласовать командировку». Директор так же может изменить или дополнить значения полей Цели и Задачи командировки.
3. ожидание
За 3 недели до даты поездки участники командировки получают напоминание и могут либо изменить командировку, либо начать её оформление. До этой даты участник командировки может в любой момент вручную запустить оформление.
4. оформляется
После начала оформления командировки, Участник командировки получает задание, в котором нужно выбрать предпочитаемый вид транспорта, указать дату и время отправления и прибытия, пожелания по гостинице и другие комментарии для оформления.
Далее создаётся задача, в которой участвуют Участник командировки, Секретарь, Руководитель, Бухгалтер. В комментариях к задаче обсуждают бюджет и прочие вопросы оформления.
После завершения задачи Секретарь получает задание: «Оформить билеты и забронировать проживание». В результатах задания прикрепляются сканы всех документов, которые сохраняются на диск и в карточку командировки.
После этого создаётся задача для бухгалтерии по выплате командировочных. В задаче видны сканы документов с предыдущего шага, а также сформированный бланк заявки на командировку. Бухгалтер завершает задачу после выплаты командировочных и оформления всех необходимых документов.
Процесс встает на паузу до Даты окончания командировки, после паузы статус командировки меняется на Отчётность.
5. отчетность
Для каждого участника ставится задача: «Предоставить в бухгалтерию оригиналы финансовых документов, подтверждающих расходы».
Также каждому сотруднику ставится задание: «Предоставить рабочий отчет о поездке».
Предоставленные отчеты прикрепляются в карточку командировки.
Рабочие отчёты согласовываются с руководителем.
После согласования отчета меняется его статус на «Согласован».
После согласования отчетов всех участников командировки и завершения всех задач по предоставлению финансовых документов статус командировки меняется на «Завершена».
Источник: bestrank.ru