Инициатор – ответственный менеджер готовит стандартный пакет документов и отправляет его на проверку и согласование в юридический отдел. Обычно такая процедура осуществляется физической передачей сопроводительного листа с заполнением обязательных полей, отмеченными действиями и комментариями следующему участнику. В случае необходимости сопроводительный лист возвращается на доработку или утверждается, после чего двигается дальше по утвержденному регламентом схеме.
Кроме юридического отдела в процедуре согласования могут принимать сотрудники бухгалтерии или других подразделений.
Завершается процедура согласования принятием положительного или отрицательного решения руководителем компании.
После чего согласованный Договор подписывается обоими сторонами, а лист согласования вместе с оригиналом передается в архив.
Какие доступные методы и инструменты есть в штатном ПО Битрикс24.CRM для решения подобной задачи?
Какими преимуществами и недостатками они обладают?
Какое решение в настоящий момент оптимальное и есть ли мобильная версия решения?
Решение №1 согласование с помощью задач и если есть + роботы:
Рекомендуется создать отдельную группу, например, «Лист согласования Договоров» и процедуру согласования проводить в ней.
Работать с задачами группы нужно в режиме «Канбан» предварительно разбив процедуру на стадии по количеству узлов или точек согласования, например, запуск инициатором, юридический отдел, руководитель и бухгалтерия.
Каждая задача согласования содержит основные параметры: крайний срок, описание, ответственного, постановщика задачи…
Первая проблема заключается в том насколько корректна ситуация, когда рядовой сотрудник или стажер будет напрямую ставить задачи провести согласования руководителям отделов и компании?
Вторая проблема уже техническая, распределение и ограничение прав доступа сотрудникам возможно только на высшем тарифе «облака» и в «коробке» Битрикс24.CRM.
Третья проблема заключается в том, что первый сотрудник после выполнения своей задачи (части процесса) должен поменять ее статус и вручную поменять на нового ответственного, и так каждый раз до завершения процедуры согласования. Все участники процедуры по мере движения задачи будут перетекать из соисполнителей в наблюдателей в ответственных и обратно. Каждое изменение статуса задачи или изменение будет сопровождаться многочисленными уведомлениями и комментариями для всех участников процесса.
Четвертая проблема в том, что в случае необходимости возврата на доработку только ответственный или постановщик задачи имеет право и техническую возможность откатить задачу на предыдущую стадию.
При работе с задачами нет возможности создать свой набор полей, который будет виден только для определенных стадий задач согласования, а не для всех задач сразу, да и еще обязательных для заполнения.
В случае если в Вашем тарифе есть роботы, то можно частично автоматизировать смену ответственных и перемещение по статусам задачи, но и в этом случае регулировать очередность исполнения или учитывать нагрузку внутри отдела не получиться.
Частичным решением проблемы может служить постановка подзадач сотрудникам, исполняющим разные роли.
Кроме всего выше указанного процедура согласования на задачах увеличивает число задач, находящихся в работе, вызывает обоснованное сопротивление менеджеров на которых возрастает нагрузка по сопровождению согласования отвлекая их от выполнения своих непосредственных обязанностей по оказанию услуг клиентам и продажам.
Решение №2 согласование с помощью бизнес-задач:
Бизнес-задачи создаются и управляются бизнес-процессами. Не нужно путать бизнес-процессы бизнес-задач с бизнес-процессами шаблонов, которыми управляются сценарии в сущностях лидов, сделок, компаний и контактов. Название и способ создания в бизнес-редактор у них как бы одинаковые, а вот назначение, интерфейс и возможности разные, кроме этого они расположены, настраиваются и стартуют из разных мест портала.
Бизнес-задачи это один из первых и самых старых модулей Битрикс24.CRM, который уже давно не обновлялся и как бы постепенно забывается. Его единственным преимуществом является то, что он позволяет описать и организовать процедуру согласования любой сложности, которая может быть ограничена только фантазией заказчика.
Где и как работают бизнес задачи?
Они работают только на высшем тарифе облака и в коробке.
По умолчанию в портале есть возможность выбора уже готовых академических бизнес-процессов согласования счетов, исходящих документов, заявления на командировку и выдачу наличных, которые легко самостоятельно можно «допилить» под собственные нужды.
При старте процесса открывается карточка с нужными полями, которые заполняет инициатор и поля, в которые потом заносятся решения и комментарии всех участников процесса согласования. Возврат на доработку, утверждения, сбор комментариев стандартизирован и позволяет реализовать любой сценарий, сопровождаемый запросом дополнительной информации, выбором исполнителя или руководителя на каждой стадии.
Что не нравится клиентам при работе с бизнес-задачами?
Бизнес-задачи расположены в отдельной вкладке интерфейса портала, он имеет старый дизайн, который и сильно отличается от наиболее часто используемого интерфейса задачи и группы, что вызывает раздражение и не понимание.
Отсутствует доступ в мобильной версии Битрикс24.CRM, что ограничивает возможности работы для руководителей компании.
Решение №3 согласование с помощью Смарт-процессов:
Это новый еще полностью не распробованный модуль надстройка появился после обновления Битрикс24.CRM в мае 2021.
С помощью модуля можно разбить процедуру согласование на собственные стадии, добавлять дополнительные поля, выбирать и назначать участников процедуры, ставить задачи…
Однако для полноценной работы и визуального отображения стадий процесса на экране придется одновременно использовать сразу два модуля смарт-процессов и модуль задачи.
Работая с смарт-сущностью, менеджеры при изменении ситуации пока не видят уведомлений.
После завершения процедуры согласования перемещение на следующую стадию осуществляется только вручную ответственным менеджером.
В смарт-сущностях отсутствуют счетчики контроля.
Весь процесс согласования привязан к одному ответственному сотруднику и отсутствует возможность согласования несколькими или одним из списка участников.
Нет возможности одновременно отправлять уведомления всем участникам процесса.
Нет удобной возможности отказа в процессе согласования согласующим сотрудником на конкретной стадии для возврата на доработку предыдущему сотруднику или инициатору процедуры с накоплением комментариев и замечаний в одном месте или поле.
Не работает отображение информационного поля, в котором отображается стадия или статус процесса.
Отсутствует мобильная версия работы смарт-сущностями.
Работа с задачами ограничивается паузой и ее закрытием, отсутствует возможность возврата задачи на доделку исполнителю.
Нет возможности использования дополнительных по запросу полей как в бизнес-заданиях.
В итоге по результатам тестирования у нас сложилось устойчивое впечатление о том, что применение смарт-сущностей для решения задачи процедуры согласования — это сырое и не оправдавшее наши ожидания решение.
Решение №4 RPA роботизация бизнес-процессов:
Этот модуль расположенный в главном левом меню портала появился в начале 2021 года и изначально планировался для решения задач процедур согласования.
Источник: vc.ru
Описание бизнес процесса согласования договора
Мы предлагаем типовую схему процесса прохождения согласования договоров.
Вы можете отредактировать схему под особенности вашей работы.
2. Бизнес-процессы
Каждое решение основано на списках и системе из нескольких бизнес-процессов.
Мы установим и настроим на вашем портале всё необходимое.
3. модули и активити
В решение входит набор дополнительных модулей и активити.
Вы сможете в дальнейшем использовать их для других задач.
4. 30 часов работ
В каждой компании есть уникальные особенности, которые нужно учесть.
Наши аналитики и разработчики адаптируют решение под вас.
ОБЩАЯ СХЕМА СОГЛАСОВАНИЯ ДОГОВОРОВ
Согласование договоров, в целом, состоит из 3 основных этапов и 6 ролей.
Этапы согласования договора
- Внутреннее согласование
- Согласование с контрагентом
- Обмен оригиналами
Роли участников процесса:
Этапы делятся на отдельные бизнес-процессы, роли можно добавлять или сокращать.
Управляющий процесс
цепочка статусов
Последовательный бизнес-процесс, в котором по очереди запускаются бизнес-процессы для отдельных статусов. Этот процесс является контроллером, который проверяет статус документа и запускает нужный подпроцесс.
гибкость настройки
и управления
Такая архитектура бизнес-процессов даёт возможность легко перезапускать процессы отдельных этапов и добавлять какие-то особенные подпроцессы. Например, какие-то дополнительные задачи после получения скана с подписью клиента.
Процессы по статусам
С технической точки зрения каждый статус является самостоятельным бизнес-процессом, который ведёт к изменению статуса документа.
1. Запуск согласования
на этом этапе выполняются автоматические проверки (заполнение обязательных полей) и вычисляются данные необходимые для дальнейшего согласования. Например, в зависимости от суммы договора могут быть подключены дополнительные согласующие и т.д.
2. согласование с экспертом
Эксперт — это сотрудник компании, который отвечает за выполнение условий договора с вашей стороны. На данном этапе он проверяет соответствуют ли условия договора возможностям компании (например, реальность указанных сроков поставки, актуальность цен, объем работ и т.д)
Эксперт может отклонить договор и вернуть на исправление Инициатору. После исправления и согласования с Экспертом договор переходит к руководителю.
3. согласование с руководителем
Руководитель инициатора проверяет договор и даёт экспертную оценку, кто должен участвовать в дальнейшем согласовании.
Например, если договор на небольшую сумму и заключается по вашей типовой форме, то руководитель под свою ответственность направляет договор на подписание.
В остальных случаях руководитель направляет договор на внутреннее согласование.
4. внутреннее согласование
Если руководитель определяет, что по договору требуется дополнительное согласование, то ставятся задачи юристу, финансисту, а также службе безопасности проверить корректность договора.
В спорных ситуациях на этом же этапе привлекается директор/руководитель.
Все участники согласования дают комментарии к документу, которые вносит в итоговый документ уполномоченный сотрудник.
После исправления запускается повторное согласование документа.
*Подробнее об инструментах для согласования ниже
5. Подписание
После успешного согласования договора для Секретаря ставится задачи «Организовать подписание» или «Сформировать версию для ЭДО».
После подписания договора с нашей стороны секретарь загружает скан подписанных документов в карточку согласования.
6. обмен оригиналами
Инициатор согласования указывает, кто первым отправляет оригинал документа: мы или контрагент, а также способ отправки, адрес получателя и т.д.
В зависимости от порядка отправки документ регистрируется в журналах Исходящей и Входящей корреспонденции и ставятся задачи для Секретаря на отправку наших документов, а для Инициатора «Проконтролировать возврат».
Бизнес-процесс завершается только после получения наших экземпляров документов.
Дополнительные процессы
В процессе согласования возникают дополнительные задачи, например, нужно внести правки в уже согласованный договор или указать, что договор не будет заключен.
В большинстве компаний добавляются еще какие-то команды, которые можно запускать из карточки согласования.
Корректировка
Если договор был уже согласован, то при внесении корректировки, он будет отправлен на повторное согласование к руководителю. Руководитель принимает решение, требуется ли дополнительное согласование с другими участниками, либо правки не являются критичными.
Отклонение
Если договор по каким-то причинам не будет согласован, то его можно Отклонить. В этом случае статус будет изменён на Отклонено, а участники согласования получат оповещения об этом.
Чтобы сделать согласования договоров удобным, мы построили свое решение на принципе «одного окна»:
всё, что относится к согласованию, доступно из карточки согласования. Для этого мы доработали существующие интерфейсы,
добавили новые инструменты, разработали собственные модули.
Какие инструменты и интерфейсы добавлены
1. чат
Для каждого согласования можно создать чат для обсуждения возникающих вопросов.
При создании чата в него автоматически добавляется Инициатор и есть возможность пригласить других участников.
2. задачи
Прямо из карточки согласования можно создать новую задачу и она будет отображаться в карточке в специальной таблице.
В этой же таблице видны все задачи, которые создаются автоматически по ходу согласования.
3. задания
Задания бизнес-процессов для участников согласования так же видны в карточке.
Не нужно переходить на другую страницу, чтобы согласовать или отклонить документ.
4. История
В карточке согласования видна вся история процесса: кому было поставлено задание на согласование, кто из сотрудников уже принял решение.
Видны комментарии участников согласования, а также все изменения статусов.
5. файлы
Файлы согласования хранятся на общем диске. Папки с ними имеют древовидную структуру и поэтому найти нужный документ очень легко.
В карточке согласования есть ссылки на папку и на документы согласования (файл договора, протокола разногласий, сканы).
6. обмен оригиналами
Процесс обмена оригиналами также отображается в карточке договора. Можно посмотреть, когда был отправлен документ, когда ждём Входящий.
Есть ссылки на Исходящий и Входящий документ в реестре договоров.
Какие модули используются в решении
При покупке решения вы получите купоны на все необходимые модули. Купон даёт право установить модуль на вашем проекте и в течение года получать все выходящие для него обновления.
На модуле в составе решения действует специальная цена, это получается выгоднее, чем покупать их по отдельности через Маркетплейс.Битрикс24.
1. Детальная карточка элемента списка
Расширенный интерфейс для детальной карточки (страницы) элемента списка:
- Детальная страница открывается в слайдере.
- Поля слайдера можно настраивать аналогично карточкам в CRM.
- В карточку встроена форма задания бизнес-процессов, поставленному по данному элементу списка для текущего пользователя.
- В списке элементов выводится счетчик заданий бизнес-процессов для текущего пользователя.
- Для каждого элемента списка можно создать чат.
- Если к элементу списка привязаны элементы инфоблоков или CRM, можно настроить их отображение в виде таблицы и выбрать, какие поля будут отображаться.
- Привязанные задачи отображаются в виде таблицы, столбцы таблицы также выбираются в настройках
- Поддерживается добавление пункта меню со счётчиком заданий бизнес-процесса.
2. Зависимые поля при создании элемента списка и запуске бизнес-процессов из живой ленты
Возможность настраивать зависимость полей при создании и редактировании элемента списка.
Два типа зависимости:
- Зависимые поля появляются, если родительское заполнено.
- Зависимые поля привязываются к значениям родительского поля (для списочных полей, полей с типом привязка, да/нет).
3. ЗАВИСИМЫЕ ПОЛЯ В ПАРАМЕТРАХ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА
Возможность настраивать зависимость параметров при запуске бизнес-процесса.
Три типа зависимости:
- Зависимые поля появляются, если родительское заполнено.
- Зависимые поля привязываются к значениям родительского поля (для списочных полей, полей с типом привязка, да/нет).
- Для зависимых полей можно указать обязательность заполнения.
4. ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКОЕ ПОЛЕ ДЛЯ ПРИВЯЗКИ ЗАДАЧ К ЭЛЕМЕНТАМ СПИСКА
Пользовательский тип поля для элементов списка и свойств инфоблока Привязка к задачам. Позволяет привязать задачу к элементу списка и в настройках поля выбрать, какие поля будут отображаться в карточке элемента.
5. ИТОГОВЫЙ КОММЕНТАРИЙ ДЛЯ ЗАДАЧ
Расширение возможностей для комментариев в задаче.
На данный момент доступны 2 типа расширенных комментариев:
- Решение, когда автор комментария выбирает из списочных значений «согласовано»/«не согласовано».
- Итоговый комментарий. Автор комментария отмечает свой комментарий, как итоговый.
- В одной задаче может быть несколько итоговых комментариев.
- Все итоговые комментарии выводятся на отдельной вкладке в задаче.
- Есть возможность выгрузить итоговые комментарии в csv.
- Есть набор активити для работы с такими комментариями из бизнес- процесса (список итоговых комментариев по задаче, данные из отдельного комментария).
6. Набор дополнительных активити для дизайнера бизнес-процессов
Для упрощения работы с бизнес-процессами разработан набор дополнительных активити, которые поставляются вместе с решением.
4. адаптация решения
при покупке решения вы получаете
После покупки решения мы проведем с вами встречу, чтобы описать особенности вашего процесса согласования и адаптировать решение под ваши задачи.
Наши специалисты установят решение на ваш Корпоративный портал Битрикс24, создадут все необходимые списки, элементы и бизнес-процессы. Всё настроят, протестируют и отладят.
Когда всё будет готово, мы проведём демонстрацию решения и обучение для ваших сотрудников, сделаем запись, обработаем её и передадим вам для дальнейшего использования в компании.
Если на эти работы и изменения потребуется меньше часов, вы сможете использовать остаток для других задач: программирование, бизнес-процессы, обучение, подготовка материалов для базы знаний.
Стоимость решения
265 000 рублей
В стоимость включены:
- Лицензии на модули, разработанные компанией Бестранк;
- 30 часов работ по настройке и адаптации решения;
- Бизнес-процессы;
Хотите убедиться перед покупкой,
что решение вам подходит?
1. Посмотрите запись вебинара
Мы демонстрировали возможности решения на вебинаре, посмотрите запись, потом закажите презентацию, чтобы задать вопросы.
2. Закажите презентацию
Закажите бесплатную демонстрацию его возможностей. Мы проведём для вас онлайн-презентацию и ответим на все вопросы.
3. Потестируйте демоверсию
После презентации мы предоставим доступ к демо-версии, на которой вы сможете самостоятельно пройти все этапы.
Источник: bestrank.ru
Электронное согласование документов и договоров в Битрикс24: Упрощаем бюрократические процедуры
Тонны бумажных документов — неотъемлемая часть жизни организации. По мере роста появляется огромное количество договоров, счетов, актов и внутренних документов. «Бумажки» начинают мешать реальной работе:
- Согласование договора с важным клиентом затягивается на месяц;
- Документы теряются внутри организации;
- Непонятно: кто, что и от кого ждёт — ответственного не найти;
- Электронные версии документов хранятся на компьютерах сотрудников и передаются друг другу по почте или на флешках;
- Чтобы найти нужный договор, надо пройти цепочку из трёх, пяти, пятнадцати человек.
Есть хотя бы два симптома из списка? Поздравляем, у вас волчанка вы страдаете от бумажной волокиты. К счастью, болезнь известна давно, и лекарство придумано. Поможет автоматизация бизнес-процессов и система электронного документооборота (СЭД). Как и многие лекарства, эти меры довольно болезненны — люди не любят перемены. Ваши сотрудники могут сопротивляться нововведениям. Понадобятся воля и настойчивость.
Хорошие лекарства обычно дороги. Автоматизация бизнес-процессов и СЭД — не исключение. Если сложить стоимость лицензий и внедрения, то для средней организации из 100 – 300 человек это суммы порядка 2 000 000 – 5 000 000 р. Срок внедрения — от 6 месяцев.
Мы знаем, как помочь быстрее и дешевле. В Битрикс24 автоматизируются бизнес-процессы и строится система электронного документооборота.
120 000 рублей в год— оставьте заявку на демонстрацию!
Наш модуль стоит всего 120 000 рублей в год. Оставить заявку можно через форму выше или в конце статьи. В этой статье мы будем говорить об электронном согласовании документов. Этот бизнес-процесс используется в каждой организации. Дальше мы расскажем, как делали согласование документов в Битрикс24 для торговой сети компании, название которой мы не можем упоминать по договору NDA.
Сеть магазинов работает в популярном сегодня в России формате магазинов фиксированных цен. В компании около 140 магазинов и 300 сотрудников.
Сначала выводы. Что получит бизнес после реализации электронного согласования документов на Битрикс24:
Снижение сроков согласования документов. Прогнозируемость. Повышение ответственности и дисциплины — всегда понятно, чей сейчас шаг. Хранение документов в одном месте. Версионируемость.
Быстрый поиск нужного документа.
Почему Битрикс24?
- В Битрикс24 замечательная система задач. Лично я считаю, что это самая удобная и продуманная часть системы. Так и хочется сделать все шаги согласования договора отдельными задачами. Со своими ответственными, наблюдателями, крайними сроками и т.д.;
- В Битрикс24 неплохие инструменты для хранения электронных версий документов и совместной работы над ними — версии, совместное редактирование, хранение, общий доступ;
- Комментарии, упоминания сотрудников, приложение файлов — простые функции, без которых никуда. Из коробки, без дополнительной оплаты;
- REST API для разработчиков — нам доступны любые сущности Битрикса и можно создавать свои. Эти методы документированы Битриксом и после обновления все продолжит работать.
Почему НЕ конструктор бизнес-процессов Битрикс24
Если честно, вначале мы так и сделали — предложили клиенту сделать согласование документов на конструкторе бизнес-процессов Битрикс24. Мало того, клиент согласился и мы, потратив 30 часов, такой бизнес-процесс сделали.
Однако, когда реальные пользователи начали тестировать бизнес-процесс, комментарии были негативные. Что не устраивало:
- Не хватало общего списка согласуемых договоров и отслеживания статусов согласования;
- Не использовались задачи. Сотрудники привыкли к ним;
- Требовалось реализовать дополнительные сценарии.
Основная претензия — неудобные интерфейс, невозможность посмотреть детальную информацию о согласовании.
По итогам обсуждения с клиентом решили, что процесс согласования легче сделать с нуля, идеально подогнав его под пожелания сотрудников.
Чтобы не обмануть ожидания клиента, надо как можно лучше их узнать.
Техническое задание на бизнес-процесс согласования договоров Битрикс24
Некоторые клиенты считают, что техническое задание это вещь в себе. Вещь, нужная только разработчикам, чтобы отмахиваться от пожеланий заказчика. Тут мы в корне не согласны.
Техническое задание нужно, чтобы заказчик понял, что именно он хочет. И тут мы, как специалисты, помогаем найти лучшее решение задачи. С точки зрения удобства, стоимости и сроков.
Техническое задание на согласование договоров мы сделали очень быстро — всего 15 часов работы.
- Блок-схема;
- Старт нового согласования договора;
- Первичное согласование;
- Страница со списком СД;
- Детальная страница СД;
- Согласование со всеми участниками;
- Согласование с арендодателем;
- Договор согласован;
- Повторное согласование с коллегами;
- Оценка
Представьте, как удобно обсуждать будущие страницы не «на пальцах», а видя, как они будут выглядеть в реальности. В итоге, всего за 15 часов проектирования (мой личный рекорд:)) клиент получил четкое понимание, как будет выглядеть и работать согласование договоров. А приятным бонусом идёт оценка реализации в часах работы специалиста. Точная, под которой мы, как разработчики, готовы подписаться. Хорошее техническое задание сделало проект предсказуемым и понятным.
Реализация — красивый и удобный бизнес-процесс согласования договоров Битрикс24
Как мы видим решение этой ситуации.
Логика бизнес-процесса согласования договоров
Тезисно, с ключевыми аспектами.
Блок-схема
Первым делом, после изучения пожеланий клиента, мы составили блок-схему. Прямо как на уроках программирования в школе.:) Схема достаточно интересная, рекомендуем подумать о ней отдельно.
Статусы согласования
Чтобы процесс согласования мог «двигаться» по блок-схеме, мы ввели статусы.
Отдельный статус согласования есть у каждого согласующего. Всего их четыре:
- Ожидает согласования;
- Согласовано;
- Согласовано с замечаниями;
- Не согласовано.
В зависимости от сочетания этих статусов, выставляется статус согласования для всего документа:
- Новый;
- Согласование;
- Ожидание;
- Согласование с арендодателем;
- Согласован;
- Не согласован.
Дополнительные статусы задач
Наш бизнес-процесс согласования договоров «построен» на задачах. По алгоритму, изображенному на блок-схеме, создаются задачи на согласующих. Автоматически указывается крайний срок — +2 рабочих дня от момента создания задачи.
За это время, согласующий должен ознакомиться с договором и принять решение, согласовать его или нет. Вот тут уже стандартных функций задач Битрикс24 недостаточно. Ведь согласующий должен при завершении задачи указать, согласует он договор или нет.
- Согласовано;
- Согласовано с комментариями;
- Не согласовано.
Эти кнопки — внешнее отражение новых, дополнительных статусов задач.
Интерфейсы бизнес-процесса согласования договора в Битрикс24
Как все это работает
Старт согласования договора
Чтобы сотрудники быстро освоились с новым бизнес-процессом, его надо сделать удобным. Мы уделили интерфейсам особое внимание. Начинается бизнес-процесс согласования договора с указания названия, приложения файла договора и назначения ответственных.
По умолчанию, при старте согласования договора уже выбраны сотрудники, наиболее часто выполняющие обязанности согласующих. Но при необходимости ответственных можно изменить.
Интересная особенность — при старте согласования можно выбрать двух руководителей. Если кто-то не согласует документ вовремя (срок задаётся), им отправляется письмо с указанием нерадивого сотрудника. Таким простым способом можно держать руководителей в курсе, а ответственных в страхе.:)
Страница со списком процессов согласования договоров
На этой странице видны все запущенные бизнес-процессы согласования договоров.
Неофициально мы называем её «светофор» — благодаря цветовой идентификации, достаточно одного взгляда, чтобы оценить ситуация в целом. Очень удобно для руководителей — погружаться и тратить время нужно, только если есть проблема.
- Кто отвечает за согласование;
- Какой крайний срок;
- Ссылка на текущую версию договора;
- Ответственные по ролям (юрисконсульт, главбух и т.д.);
- Какой комментарий оставили к согласованию.
Если же нужна вся информация о согласовании договора, можно перейти на детальную страницу.
Детальная страница согласования договора
Эта страница аккумулирует всю нужную информацию о процессе согласования.
Давайте остановимся на самых интересных моментах.
Лист согласования
Мы автоматически формируем лист согласования в формате .PDF. Его можно в любой момент скачать, распечатать и приложить к бумажной версии договора. Удобно и экономит время. Текущая версия договора
Элементарная функция, но теперь последняя версия договора всегда будет под рукой.
История версий
Вы знаете, как сильно меняется документ в процессе согласования. Часто старые версии теряются, а в них тоже находится важная информация. Для хранения электронных версий документа используется Битрикс Диск. Он поддерживает историю версий. Все копии документа будут сохранены.
По крайней мере, пока не кончится место в корпоративном портале. Комментарии к согласованию
Вся переписка по процессу согласования хранится в одном месте. Сюда же комментариями добавляются запрошенные участниками файлы. Удобная функция, которую сразу оценили пользователи — смотрите, как конструктивно идёт обсуждение. Это реальный скриншот.
Ссылки на задачи согласующих
Как мы помним, на каждого согласующего ставится отдельная задача. В них можно вести обсуждение с конкретным согласующим.
Внешний вид задачи бизнес-процесса согласование договора
Мы добрались до задач. Именно благодаря удобству этой сущности, пользователи быстро привыкли к новому бизнес-процессу. 
Все задачи по согласованию вынесены в отдельную вкладку.
Найти нужную можно за два клика — открыть список задач и выбрать вкладку Согласую. 
Название задачи формируется по шаблону — уже из заголовка понятно кто и что делает. Это удобно для руководителей — не надо открывать задачи. 
В каждой задаче на согласование есть ссылка на детальную страницу бизнес-процесса согласования и на файл договора. 
Оставить заявку на демонстрацию
Связь с другими бизнес-процессами
Вы можете спросить, где же тут система, ведь разобрали только один бизнес-процесс согласования договора.
Наша позиция в этом вопросе — кушать слона кусочками.
Например, у клиента есть большой и сложный бизнес-процесс открытия торговой точки. От старта до финиша несколько сотен этапов и задач. Продумать и сделать всё сразу, одним махом — сложно, дорого, долго.
Мы разбиваем этот процесс на несколько небольших. Выбираем наиболее болезненные (те, где потери времени и денег у клиента максимальны) и начинаем с них.
Согласование договоров в Битрикс24 в дальнейшем будет связано с другими бизнес-процессами заказчика. Так, постепенно, шаг за шагом мы получим не просто систему электронного документооборота, а целый набор инструментов, закрывающих основные бизнес-потребности клиента.
Выводы
- Меньше бюрократических препятствий для старта реальной работы — согласование договора с ключевым клиентом не затянется на месяц;
- Электронная версия любого документа всегда под рукой. Найти нужный можно за 20 секунд;
- Больше не надо терять время на поиски «крайнего». Всегда понятно, кто отвечает за конкретный документ. Контролировать время прохождения документа по организации можно автоматически. С оповещением руководства в случае задержек;
- Документ не потеряется. Также доступна вся история изменений с возможностью скачать старую версию.
А что бизнес теряет, в отсутствии системы документооборота?
Если посчитать потери от неорганизованной работы с документами в масштабах средней организации, сумма получается значительной.
Средний сотрудник тратит 30 – 60 % на работу с документами (по исследованию Siemens Business Services and IT Solutions). Допустим у вас 200 сотрудников. Возьмём минимальные 30 %. Это 7 200 часов работы в месяц (200 * 120 * 0,3).
После внедрения системы электронного документооборота, потери времени снижаются на 50 %. Пусть даже не 50 %, а всего лишь 10 %. Это 720 сэкономленных часов работы. Если средняя стоимость часа работы вашего сотрудника 400 р. (зп 50 000 р. и 120 эффективных часов работы в месяц), то за месяц вы будете экономить 290 000 р. Это без учёта эффекта от оптимизации бизнес-процессов и улучшения системы контроля и управления.
Как видите, внедрение системы электронного документооборота на основе Битрикс24 процедура выгодная. Наносит совершенно конкретную, измеримую бизнес-пользу.
Если тема заинтересовала — звоните, обсудим ваше внедрение. Или заполните форму ниже — мы сами свяжемся с вами.
- Внедрение Битрикс24
- Бизнес-процессы Битрикс24
- Универсальное согласование документов» для Битрикс24
Источник: www.intervolga.ru