Процесс увольнения сотрудника – стресс для организации. Часто это потеря каких-то документов, а также задач, которые так и остались несделанными после его ухода. Как же уволить сотрудника без сбоев в работе компании? Рассказываем в этой статье.
Допустим, организация увольняет менеджера отдела продаж. Человек всегда оставляет за собой какой-то след в компании. Задачи, которые он делал, клиенты, с которыми работал. Всё это должно перейти на других сотрудников: распределиться между существующими менеджерами.
Как происходит этот процесс, когда менеджеры работают в CRM:
Вы фильтруете все сделки данного сотрудника ещё до его увольнения и вручную перераспределяете по нужным работникам. Хорошо, если клиентов у менеджера было 10-30, тогда этот процесс не займёт у вас больше часа. Но есть компании с лидопотоком и 100-200 лидов в сутки. За время работы у сотрудника накапливается огромное количество незакрытых сделок.
В этом случае сидеть и перетаскивать всё вручную – задача не из лёгких. Если же это не сделать оперативно – клиенты уйдут.
Мастер-класс по автоматизации бизнес-процесса в ELMA BPM: увольнение сотрудника
Упростить эту работу помогает система. В Битрикс24 есть возможность создать бизнес-процесс на увольнение сотрудника, который выберет все активные сделки текущего менеджера и перераспределит их по очереди или рандомно между группой сотрудников отдела продаж.
Распределение активных сделок, контактов, компаний и задач
Помимо покупателей, которые сейчас находятся в работе менеджера, необходимо также перевести всех клиентов, с которыми он когда-то работал: сменить ответственного за контакты и компании. Это также делается с помощью данного бизнес-процесса: на нового сотрудника переназначается компания, затем все контакты этой компании, а далее все открытые сделки.
Кроме клиентской базы также необходимо перевести на работников все задачи менеджера. В ручном режиме процесс займёт намного больше времени. Но нюанс в том, что сделать это нужно до закрытия сотруднику доступа к порталу. А насколько опасно оставлять доступ надолго, зависит от того, на какой ноте вы с ним расстались. Бизнес-процесс может автоматически перенести всё, с чем работал менеджер, на других сотрудников, чтобы эти результаты не потерялись.
Сдача оборудования, расчёт и получение документов
Но и это ещё не всё. При увольнении сотрудника он должен сдать всё, что подлежит инвентаризации в компании, например, ноутбук, мышку, телефон и т.д. А также забрать документы. Для этих целей в бизнес-процесс можно «вшить» специальные задачи, которые будут представлять собой обходной лист в электронном виде.
Это поручение в системе, в котором будет отображаться, что человек должен сдать и забрать. А соисполнителями задачи будут те люди, которые принимают / отдают всё необходимое.
Это также удобно для отдела кадров и бухгалтерии. Бухгалтерия должна увидеть, что человек увольняется, и рассчитать его. А затем кадровики – собрать его документы. С бизнес-процессом всё происходит быстрее.
КАК УВОЛЬНЯТЬ ПРАВИЛЬНО
Получение отзыва о работе в компании
HR-бренд – один из основных способов улучшить доходимость кандидатов до собеседования. Он включает в себя отзывы сотрудников о вас в сети. И часто это работает не в пользу компании, ведь если человек на вас зол, он точно напишет плохой отзыв. А вот хорошие отзывы у бывших работников нужно вытягивать, выпрашивать и вымаливать. К счастью, в бизнес-процесс можно добавить задание сотруднику: по окончанию увольнения написать отзыв о работе в организации.
Обратная связь может вскрыть некоторые проблемы, которые есть в процессах компании, к чему нужно прислушиваться и принимать какие-то действия на этот счет.
Как итог, бизнес-процесс «Увольнение» помогает быстро и без потерь уволить сотрудника и легко передать все его дела другим работникам. При этом мы поделились универсальным сценарием, но автоматизацию можно и нужно настраивать индивидуально под ваш бизнес.
Хотите подробнее узнать о возможностях автоматизации с помощью Битрикс24? Обращайтесь за бесплатной консультацией к нашим специалистам!
Заказывайте разработку стратегии автоматизации
Покупайте Лицензии Битрикс24 со скидкой до 20%
Бронируйте Демонстрацию Битрикс24 от специалистов Факториум
Больше о возможностях Битрикс24
Источник: dzen.ru
Создание бизнес-процесса, регламентирующего порядок действий при увольнении сотрудника (в рамках корпоративного портала 1С-Битрикс).
В рамках бизнес-процесса «Увольнение» требовалось решить задачи: 1. Информирование сотрудников компании (отдела компании) об увольнении работника; 2. Информирование отдела кадров, постановка отделу кадров задачи о подготовке требуемых документов; 3. Информирование системного администратора, постановка администратору задач об изменение прав доступа для работника; 4. Назначение замещающего сотрудника. Решение доступно для бесплатной загрузки с marketplace . Создание бизнес-процесса начнем с задачи параметров: 
При запуске бизнес-процесса пользователь должен будет заполнить поля: — Сотрудник (обязательное для заполнения поле).
Тип поля: Привязка к пользователю — Причина (обязательное для заполнения поле). Тип поля: Список — Комментарий. Тип поля: Строка — Дата принятия решения. Тип поля: Дата — Дата фактического увольнения (обязательное для заполнения поле). Тип поля: Дата — Замещающий сотрудник (обязательное для заполнения поле). Тип поля: — — Привязка к пользователю — Комментарий для замещающего сотрудника.
Тип поля: Строка В разделе «Доступ» мы можем прописать, кто из пользователей может запускать процесс (в нашем случае только руководство компании). 
А именно: — Ознакомление с документом — Параллельное выполнение — Уведомление пользователя — Задача — Почтовое сообщение В этот раз я хотела бы начать с показа уже готовой структуры бизнес-процесса и далее разобрать каждый блок более подробно. Итак, в итоге мы должны получить структуру следующего вида: 
Первым действием после оформления заявки на увольнение нам нужно разослать информацию сотрудникам компании. Выбираем действие «почтовое сообщение»: 
В тексте сообщения мы используем информацию (операнд), которую ввел пользователь при оформлении заявки. Далее настраиваем работу параллельных процессов. 
С помощью кнопки «+» можно регулировать количество параллельно выполняемых веток. Действием «Уведомление пользователя» настраиваем рассылку сообщений в отдел кадров, системному администратору и замещающему сотруднику. 
Настраиваем действие «Задача» для отдела кадров: 
И с помощью функции «Ознакомление с документом» информируем системного администратора: 
Поделиться
Ссылка скопирована в буфер обмена
- Поделиться в Контакте
- Поделиться в Телеграм
- Скопировать ссылку
Источник: www.mcart.ru
Бизнес-процесс увольнения сотрудника
Сотрудники приходят и уходят. Одних приходится увольнять, другие сами решают выйти на новый виток карьеры. Так или иначе, это то, с чем сталкивается без исключения каждая компания. И лучшее, что может сделать организация — это грамотно, а иногда и красиво, организовать сам процесс увольнения кадров.
Конечно, увольнение — это не тот процесс, с которого в первую очередь нужно начинать внедрение процессного подхода. Но этот бизнес-процесс однозначно стоит внимания и должен быть по возможности, особенно в крупных компаниях, автоматизирован.
Автоматизация задач по увольнению помогает избежать ошибок вроде тех, что сотрудник забыл сдать ключи, ему не был закрыт доступ к конфиденциальной информации, забыли отправить письмо в центр занятости и т.д. Кроме этого, если с сотрудником расстались хорошо, то для него это еще один из поводов порекомендовать компанию вашим будущим сотрудникам, клиентам или партнерам. В данном случае, конечно, речь не про увольнение по статье со скандалом — тут уже никакой бизнес-процесс не поможет.
Увольнение как бизнес-процесс
По сути, процедура увольнения работника — это процесс, обратный процессу онбординга. В нем также множество шагов, но цель прямо противоположная — исключить сотрудника из рабочего процесса.
Все этапы увольнения можно условно разделить на две части. Сначала идет юридическая. К ней можно отнести оформление заявления и документов, выполнение обязательств перед увольняемым, вроде выплаты зарплаты или компенсации за неиспользованный отпуск.
Вторую часть можно назвать неофициальной — это действия по исключению сотрудника из рабочего процесса. Эти действия не прописаны ни в каких законодательных актах, поэтому каждая компания самостоятельно разрабатывает их порядок. Это действия из разряда забрать ключи, прекратить доступ к корпоративной системе, очистить от информации компьютер и т.д.
В совокупности и официальное оформление, и исключение из рабочей среды представляют собой единый бизнес-процесс, который проходит через многие отделы компании. Чем глубже вы интегрировали сотрудника в работу, тем больше будет задач по его увольнению. Например, чтобы уволить сотрудника, уходящего по собственному желанию, может понадобиться выполнить столько задач:
- Рассмотреть и согласовать заявление, договориться о дате увольнения;
- Издать приказ об увольнении;
- Назначить преемника или запустить процесс найма для поиска замены сотруднику;
- Организовать передачу дел и проверку этой передачи;
- Провести выплаты через бухгалтерию;
- Оформить документы: от трудовой книжки до дела сотрудника;
- Передать информацию в госучреждения или профсоюзные организации;
- Забрать ключи и/или карточки доступа;
- Забрать выданное оборудование, оргтехнику;
- Очистить компьютер сотрудника от данных, подготовить к передаче следующему владельцу;
- Закрыть доступы в учетные системы компании, файловые хранилища, порталы и мессенджеры;
- Наконец, сделать сотруднику подарок, чтобы у него остались о вас приятные воспоминания, если мы говорим о позитивном кейсе.
Список можно значительно дополнять. При этом каждый из уже перечисленных пунктов можно смело дробить еще на несколько подзадач (этапов). Мы как-то подсчитали, что при приеме сотрудника на работу может запускаться до 30 задач. Так вот и при увольнении их может быть не меньше.
Чтобы ничего не забыть, процесс увольнения работника необходимо описать и автоматизировать. Сделать это поможет BPM-система, такая как Neaktor.
Ведение процесса увольнения сотрудника в Neaktor
Все перечисленные ранее задачи объединяются в единый бизнес-процесс и запускаются последовательно, а местами и параллельно.
Правильно настроенный процесс запускается в одну кнопку.
Вы заходите в проект «кадровый учет», открываете карточку сотрудника и выбираете тип увольнения. Основания для увольнения могут быть разными, но их можно разделить на 4 группы:
- Увольнение по инициативе сотрудника;
- Увольнение по инициативе работодателя;
- Увольнение по соглашению сторон;
- Увольнение по независящим от сторон причинам.
Каждый из этих типов будет отличаться от других несколькими начальными шагами. Например, при увольнении по собственному желанию, процесс начинается с написания сотрудником заявления, а увольнение по статье или по сокращению происходит по инициативе работодателя — заявления от сотрудника не будет.
Будут и другие моменты в зависимости от того: заключен с сотрудником контракт или трудовой договор, является ли сотрудник работником, защищаемым государством, делали ли вы подчиненного материально ответственным лицом, состоит ли он в профсоюзе и так далее. Каждый из таких нюансов добавит дополнительные этапы или повлияет на сроки или вообще саму возможность увольнения.
По этой причине первая часть бизнес-процесса, связанная с юридическими вопросами, будет ветвящейся — по ветке на каждое основание для увольнения. Вторая часть, организационная, будет одинаковой для каждого увольнения. Она будет содержать шаги исключения сотрудника из рабочего процесса, которые никак не прописаны в законодательстве, но есть в каждой компании.
Автоматизация поможет скоординировать действия разных отделов, выполнить все задачи по увольнению вовремя и не пропустить ни единого шага. При этом задачи будут запускаться не все сразу, а каждая в нужную дату. Ведь решение об увольнении и само увольнение, как правило, не происходят одновременно.
К примеру, вам нельзя будет удалить сотрудника из корпоративной системы сразу же после подачи им заявления, если он будет еще месяц дорабатывать. Поэтому задача для администратора по отключению программных доступов автоматически будет поставлена на нужное число. И доступы будут закрыты в последний день работы сотрудника.
Аналогично на правильные даты будут запланированы задачи по подготовке документов, передаче дел, инвентаризации. Несмотря на то, что каждая из задач будет поставлена соответствующему отделу, их выполнение сможет контролировать и отслеживать ответственный за весь процесс сотрудник отдела кадров, что важно.
Автор статьи
Николай Сушко
Общается со многими клиентами лично, пишет про релизы, публикует мнения и расписывает бизнес-кейсы. Всегда рад обратной связи!
Источник: neaktor.com