Какие процессы используются в документообороте организации?
Существует стандартный ограниченный набор процессов документооборота, который может быть представлен в организации. В зависимости от типа компании, состава и количества основных бизнес-процессов, процессы документооборота могут быть представлены не полностью.
Условно процессы документооборота организации можно разделить на несколько основных групп. Как правило, ответственными за каждый тип процессов являются разные службы.
Это важно понимать при построении системы документооборота компании, поскольку от того, какие процессы планируется выстроить, фактические заказчики и пользователи этого проекта будут разные. Также различными будут требования к знаниям тех специалистов, которые будут выстраивать эти процессы.
Каждый процесс имеет достаточно стабильный маршрут движения, который определен принятым управленческим процессом в организации и зависит от типа, состава и содержания документов, степени регламентации функций и распределения обязанностей между руководителями и структурными подразделениями, а также от принятой в организации технологии работы с документами.
Бизнес-процессы и документооборот в среде 1С: взаимоисключение или синергия
Процессы, связанные с внешними коммуникациями (поступление в организацию документов и отправка в другие организации):
Обработка входящей информации.
Документопоток входящих документов составляют:
• Документы вышестоящих организаций или органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.
В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации, управленческой, производственной, технической и иной деятельности.
К этим документам относятся указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации.
• Документы подведомственных организаций, присылающих документацию и различного рода запросы;
Эти документы содержат сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о ходе выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности.
По видам документов этот поток состоит из отчетов, докладных записок, писем, актов.
• Документы организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;
Документы направляются с целью согласования совместных действий, с целью консультирования и получения информации.
По видам документов можно разделять: письма (информационные, рекламные, запросы и др.), договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты, счета, заявки и др.).
• Жалобы, предложения и заявления граждан и организаций.
В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:
• Приём входящих документов;
• Первоначальная обработка;
• Регистрация документа;
• Предварительное рассмотрение и распределение (внесение проекта резолюции);
• Рассмотрение документов руководством;
• Исполнение резолюций;
• Направление в архив.
Обработка исходящей информации.
Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы.
Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа.
В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных документов – письма, докладные, справки, отчеты и другие.
В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:
• Создание проекта документа;
• Согласование проекта документа;
• Утверждение проекта документа;
• Регистрация документа;
• Отправка адресату;
• Направление в архив.
Процессы, связанные с обеспечением деятельности и организационно-распорядительной деятельностью организации. Внутренний документопоток организации.
Управленческая деятельность организации фиксируется в основном организационно-распорядительными документами, которые условно можно разделить на три группы:
• организационные документы (устав организации, структура и штатное расписание, положения, инструкции, правила и др.);
• распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, решения и др.);
• справочно-информационные документы (протоколы, акты, справки, информации, сводки и др.).
Организационные документы
Организационные документы являются правовой основой деятельности организации и содержат правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее структуру, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений и работников, права и обязанности должностных лиц.
В процессе движения внутренних организационных документов в общем случае выполняются следующие операции:
• Создание проекта документа;
• Согласование проекта документа;
• Утверждение проекта документа;
• Регистрация документа;
• Направление в архив.
Разрабатывает организационные документы руководство организации или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу организации.
В процессе подготовки организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом).
Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом. Датой организационного документа является дата его утверждения.
Организационные документы в основном действуют впредь до их отмены или до утверждения новых. Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида организационных документов.
Распорядительные документы.
Распорядительные документы выполняют функции оперативного регулирования деятельности. В этих документах фиксируются решения по административным и организационным вопросам деятельности организации.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. С помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления вопросы; их адресатом являются конкретные организации, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.
В процессе движения внутренних распорядительных документов выполняются следующие операции:
• Создание проекта документа;
• Согласование проекта документа (в том числе и сторонними организациями);
• Утверждение проекта документа;
• Регистрация документа;
• Рассмотрение документов руководством;
• Исполнение резолюций;
• Направление в архив.
Информационно-справочные документы
Информационно-справочными документами являются: докладная, служебная и объяснительная записки, предложение, протокол, акт, справка и другие.
Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения. Они не содержат поручений и не обязывают выполнять поручения.
Особенностью информационно-справочных документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации т.д.
В процессе движения внутренних информационно-справочных документов выполняются следующие операции:
• Создание документа;
• Согласование документа;
• Подписание документа;
• Регистрация документа;
• Рассмотрение документа руководством;
• Исполнение резолюций;
• Направление в архив.
Источник: www.1c-kpd.ru
Процесс и документооборот
Часто бизнес-процесс смешивают с движением документа. Безусловно, любой процесс связан с некоторым документом, движение которого определяет ход исполнения процесса. Например, при выдаче кредита основным документом является заявка клиента, ее обработка участниками образует операции бизнес-процесса.
Различие между процессом и документооборотом состоит в следующем: жизненный цикл процесса шире, чем у одного документа, обычно он покрывает несколько документов. Например, процесс «от заказа до отгрузки» включает в себя работу с несколькими документами: «заявкой», содержащей пожелания клиента; «сметой», описывающей экономическую сущность заказа; «заданием», являющимся инструкцией по изготовлению заказа; «счетом», который является платежным документом; наконец, «накладной», которая сопровождает отгрузку товара или услуги. На разных этапах исполнения процесса документ становится объектом управления, определяя статус исполнения всего процесса.
В рамках так называемого распорядительного документооборота все эти документы рассматриваются по отдельности. Для контроля исполнения отдельных поручений, возникающих в рамках работы с документом, компании ведут разнообразные журналы регистрации документов, фиксируют резолюции, связанные с документами, что в конечном счете позволяет определить текущее состояния обработки, оперативно получать агрегированную информацию о состоянии исполнения документов в компании. В рамках бизнес- процесса эти документы рассматриваются во взаимосвязи, большое внимание уделяется трансформации и переносу информации из одного документа в следующий.
Стандарты описания бизнес-процессов
Существует много способов описания бизнес-процессов: для этих целей используются различные языки и нотации, но, к сожалению, большинство языков и нотаций не позволяют описывать одновременно внутри- и межорганизационные процессы. Рассмотрим некоторые из них.
BPEL Язык исполнения бизнес-процессов (Business Process Execution Language, BPEL) — индустриальный стандарт, описания выполняемых ориентированных на интеграцию моделей процессов. Выполнение бизнес-функций осуществляется путем вызова соответствующих веб-служб. Оригинальное название спецификации: Business Process Execution Language for Web Services, BPEL4WS. Нотация не поддерживает визуальное моделирование бизнес-процессов.
Первая версия стандарта, опубликованная в 2002 г., являлась совместной разработкой IBM, BEA, SAP, Siebel и Microsoft.
Текущая версия BPEL 2.0, опубликована в 2007 г.
Поддерживается организацией OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards, www.oasis-open.org).
BPMN Графическая нотация и модель бизнес-процессов (Business Process Modeling Notation) — индустриальный стандарт визуального описания исполняемых моделей процессов, ориентированных на интерактивное взаимодействие с участниками. Используется в большинстве систем BPMS в качестве основного средства для графического моделирования, имеет техническую реализацию. Модель может быть интерпретирована в исполняемый программный код.
Права принадлежат рабочей группе (консорциуму) OMG (Object Management Group, www.omg.org), занимающейся разработкой и продвижением объектно-ориентированных технологий и стандартов.
Текущая версия BPMN 2.0 опубликована в 2011 г.
ЕРС Ориентированная на событие цепочка процессов
(Event-Driven Process Chains, ЕРС) — проприетарная нотация описания бизнес-процессов. Широко используется для документирования рабочих процессов.
Правообладателем является Software AG (www.softwareag.com).
UML Унифицированный язык моделирования (Unified Modeling Language) — язык графического описания для объектного моделирования в области разработки программного обеспечения. UML является языком широкого профиля. Это открытый стандарт, использующий графические обозначения для создания абстрактной модели системы. UML не является языком программирования, но на основании UML-моделей возможна генерация программного кода.
Права принадлежат рабочей группе (консорциуму) OMG (Object Management Group, www.omg.org).
Спецификация версии UML 2.0 опубликована в 2005 г.
Последняя версия UML 2.4.1 опубликована в 2011 г.
UML 1.4.2 принят в качестве стандарта 1SO/1EC 1950
WSDL Язык описания веб-служб и доступа к ним, основанный на языке XML (Web Services Description Language). Служит для описания интерфейсов веб-служб, используется для моделирования доступных операций, включая адреса их вызова.
Права принадлежат всемирному интернет консорциуму W3C (World Wide Web Consortium, www.w4.org/Consortium).
Последняя официальная версия 2.0 опубликована в 2007 г.
XPDL Формат описания процесса на основе XML (XML Process Definition Language). Является техническим стандартом, используемым для хранения, исполнения и переноса моделей бизнес- процесса между различными BPMS средствами. Права принадлежат коалиции WfMC (Workflow Management Coalition, www.wfmc.org).
Текущая версия XPDL 2.2 опубликована в 2012 г.
XSD Язык описания структуры XML-документа (XML
Schema Definition). Это стандарт описания данных, которыми пользуются и обмениваются бизнес-процессы и веб-службы.
Спецификация XML Schema является рекомендацией всемирного интернет консорциума W3C.
Версия 1.0 была одобрена в качестве рекомендации в 2001 г.
Предметом дальнейшего рассмотрения станет нотация BPMN 2.0.
Источник: bstudy.net
10 популярных бизнес-процессов в электронном документообороте
С ручными процессами успех компании всегда будет зависеть от человеческого фактора, а замедленное время отклика на запросы непременно будет тормозить ее развитие. Автоматизация процессов в документообороте, напротив, позволяет компании стать более гибкой, эффективной и отзывчивой на любые изменения.
Более того, мы обнаружили 6 случаев, когда внедрение ЭДО (электронного документооборота) в вашей организации даст серьезное конкурентное преимущество. Если какая-либо из следующих ситуаций (на инфографике ниже) кажется вашему бизнесу знакомой, пора серьезно задуматься об оцифровке документов и автоматизации рабочих процессов.
Перечислим также 10 самых популярных бизнес-процессов в ЭДО, которые можно быстро внедрить с помощью готовых современных решений:
Согласование документов
Автоматизация процессов согласования документов является одним из самых популярных способов повышения эффективности работы с документами. Поэтому помимо регламентированного согласования внутренних и исходящих документов, этот процесс может включать и универсальное согласование произвольных документов по готовым маршрутам и создаваемым пользователями.
И если в традиционном бумажном процессе нередко случаются потери версий документа, срыв сроков и бесполезные затраты рабочего времени, то ЭДО позволяет не только сократить количество итерации, но и ограничить функции пользователей. Так, например, бухгалтер не сможет править в тексте договора условия нефинансового характера. Ему отведена конкретная область проверки в договоре, например, только порядок оплаты. На поиск и проверку статуса любого документа тратятся секунды, а цикл согласования ускоряется в несколько раз.
- Ознакомление с документами
Для оптимизации кадровой и административной работы все чаще используются электронные способы ознакомления сотрудников с нормативными или распорядительными документами. Но вместо ручной рассылки их по электронной почте или размещения на внутренних порталах, можно настроить определенные маршруты ознакомления с учетом оргструктуры и прав доступа.
- Автоматизация договорной деятельности
Тут речь может идти не только о согласовании договора, но и об автоматизации всего жизненного цикла документа, в т.ч. его исполнения. Важно, чтобы согласование договоров было связано с другими бизнес-системами (например, ERP), а также интегрировалось с внешними решениями по обмену документами со сторонними контрагентами. Автоматизация договорной деятельности также расширяет возможности совместной работы и поиска нужных документов.
- Электронное подписание документов
В последнее время возможность электронного подписания документов становится необходимостью. Ведь это значительно расширяет круг возможностей компании. Имея такую электронную подпись, можно осуществлять гражданско-правовые сделки, оказывать и получать государственные и муниципальные услуги, участвовать в электронных торгах и совершать другие юридически значимые действия через интернет. Любая современная платформа автоматизации позволяет интегрировать такую возможность в свою систему.
- Заявки на отпуска и командировки
Автоматизация этого процесса помогает разгрузить вашу HR-службу от типовых и повторяющихся запросов, сократить время отклика на них до 2-3 минут вместо дней. Автоматизация командировок может охватывать полностью весь процесс: от создания заявок, бронирования билетов и гостиниц до формирования отчетности. При этом обеспечивается коммуникация и четкое распределение задач между всеми участвующими департаментами
Автоматизация заявок на оплату помогает компании соблюдать сроки оплаты, сотрудникам — упростить рабочий процесс и снизить вероятность ошибок, а для руководства — в любой момент отследить полную картину движения денежных средств. При этом возможно создать любой сценарий согласования под задачи компании.
Обычно сотрудники запрашивают копии трудовой, справки о зарплате и периоде своей работы в организации. Такие несложные, но частые процедуры можно полностью возложить на чат-бота, интегрированного в систему документооборота, который и становится основным инструментом автоматизации этого процесса. Быстрая выдача справок никак не влияет на финансовые показатели компании, но сильно увеличивает лояльность сотрудников. Это особенно актуально для крупных компаний или режима удаленной работы, где работник ждет нужную справку стандартно около 3 дней. Вместо этого, он может получить ее в тот же день и решить оперативно свои личные вопросы: получить кредит, социальные выплаты или налоговый вычет.
- Заявки на офисное обслуживание
Автоматизация этого процесса помогает своевременно обеспечивать сотрудников необходимыми канцтоварами и оборудованием, а также планировать их закупку. Для руководства это позволяет увеличить прозрачность хозяйственной деятельности, а также оптимизировать текущие затраты.
Если в компании нет полноценного help-desk, но есть небольшие регулярные заявки в части IT, то этот процесс можно автоматизировать в рамках документооборота. Можно создать целую систему автоматизации для help-desk или же ограничиться микроавтоматизацией точечных процессов. Но как правило и то, и другое задает конкретные и сжатые сроки на исполнение стандартных заявок (заведение почты, установка ОС), что исключает их потерю или неисполнение. Остальное может быть настроено под цели компании: это может быть повышение прозрачности работы IT-отдела или же быстрое открытие дополнительных рабочих мест и филиалов.
- Консультирование сотрудников на основе базы знаний
Сам по себе документооборот является большим источником данных. Поэтому для повышения эффективности использования базы знаний, возможно расширение применения документооборота для накопления и сохранения внутренней экспертизы. Сегодня популярны решения, где не просто встроена база знаний, а предоставляется полностью автоматизированное консультирование сотрудников на ее основе. Большую часть работы в этом процессе берет на себя чат-бот, который отвечает на вопросы и предоставляет необходимую информацию под запросы.
Внедрение документооборота — трудоемкая, но вполне выполнимая задача. Предварительная подготовка со специальными чек-листам облегчит процесс и повысит вероятность эффективного использования ЭДО в дальнейшем.
Источник: vc.ru
