Описание бизнес процессов эдо

Вторым важнейшим компонентом приложения СЭД, помимо документов или карточек документов (в модели приложения, реализованной в платформе Docsvision), являются процессы. Если машина состояний, контекстно-ролевая модель и скрипты определяют поведение и логику отдельного документа в системе, то бизнес-процессы предназначены для реализации сложных сценариев маршрутизации, взаимодействия с внешними по отношению к СЭД приложениями, для обработки событий, не связанных с активностью пользователей, и другой серверной активности в отношении документов.
Например, БП может автоматически создавать новые документы в случае необходимости, обеспечивать передачу информации между документами при возникновении тех или иных событий, рассылать уведомления и т.д.

Конструктор бизнес-процессов – это дизайнер схемы процесса и возможность настроить различные его параметры и функции. По сути, это визуальный способ описать алгоритм работы приложения с объектами системы. В нем сочетаются функции как моделирования процесса (визуального представления для понимания логики и последовательности обработки), так и его имплементации (в результате получается работоспособное приложение).

1С-ЭДО: Технология перехода на электронный документооборот. Основные бизнес процессы.

Язык описания процесса

Отмеченная мною выше особенность – совмещение задач моделирования и имплементации в одном инструменте приводит к тому, что для описания процесса используется специальная нотация, ориентированная на конкретную среду исполнения и ее особенности.
С одной стороны, язык описания процесса (нотация) должен содержать элементы, которые представляют логику процесса на высоком уровне – функции для обозначения активностей пользователя и системы, логику последовательности обработки — ветвления и объединения, а также средства декомпозиции процесса (подпроцессы для организации иерархического моделирования).
С другой стороны, необходимы стандартные компоненты, которые позволяют описывать алгоритм обработки, реализовывать в процессе конструкций типа (if – then – else, do-while) работу со счетчиками, коллекциями, операторы сравнения и пр. Также необходимы низкоуровневые функции, ориентированные на работу с конкретными бизнес объектами и их данными, функции обработки специфических для системы событий, управление синхронизацией процесса.
Дополнительно необходимы инструменты для программного расширения стандартного набора функций и функции для реализации сценариев интеграции с другими приложениями.
Все это приводит к тому, что каждая реализация реальной промышленной Workflow системы и Docsvision, в частности, реализует собственную нотацию, которая может использоваться как для моделирования (визуального представления процесса для человека), так и программирования (низкоуровневого описания). При этом модель описания процессов Docsvision содержит все конструкции нотации BPMN (визуально с ней не совпадая), что позволяет импортировать в Docsvision процессы, смоделированные на языке BPMN для дальнейшей имплементации.

Как настроить электронный документооборот компании для повышения эффективности бизнес- процессов

Рис. 1. Дизайнер процессов Docsvision реализует собственную нотацию, ориентированную на создание работоспособных приложений, реализующих логику обработки документов в приложениях.

В системе реализована возможность использовать дизайнер процесса в 2 режимах – облегченном для моделирования процессов на высоком уровне (для стадии согласования структуры процесса с целевым заказчиком) и полном режиме — для реализации процесса в деталях низкоуровневого поведения.
В облегченном режиме доступны только такие функции, как задания (активности пользователей), подпроцессы (средства декомпозиции и активности по реализации в дальнейшем более сложной логики процесса) и операции ветвления процесса.
Полный режим соответственно предоставляет доступ ко всем функциям системы, в частности, шлюзов и расширения.

Структура процесса (шаблоны, экземпляры, функции, параметры, шлюзы)

Для описания (программирования) процессов Docsvision используется шаблоны. Помимо функций и связей шаблоны содержат параметры.
Параметры — это внутренние переменные процесса, используемые для хранения информации конкретного экземпляра процесса. Например, в процессе обработки договора переменные – это сам файл документа, сумма договора, имя ответственного и согласующих лиц, сроки согласования, контрагент, вид услуги или продукции и пр. Переменные процесса используются для двух целей.
• Первая очевидна – для определения логики обработки процесса и передачи информации между функциями. Например, при старте обработки процесс получает на вход файл договора, который передается между участниками в процессе согласования, а сумма договора используется в функциях условного ветвления для определения логики согласования договора – формы финансового контроля.
• Вторая функция переменных менее очевидна – это параметризация исполняемых функций. Шаблон процесса может содержать функции, которые не содержат конкретных значений параметров (например, имени исполнителя задачи, или срока выполнения). Эти параметры функций могут определяться (или даже вычисляться) по ходу выполнения процесса и на предыдущих шагах, и передаваться в функцию в момент ее инициализации. Это позволяет моделировать сложные процессы, адаптируемые к обрабатываемой в них информации и существенно сокращать количество шаблонов. Если бы данная функция отсутствовала, для каждого частного случая потребовался бы отдельный шаблон, что сильно усложнило бы сопровождение приложений.

Процесс может быть запущен вручную, из другого процесса или с использованием программного интерфейса (API).

Еще один компонент подсистемы управления процессами – шлюз. Шлюз позволяет настраивать те или иные сценарии взаимодействия с внешними приложениями, например, с электронной почтой, приложениями на базе платформ 1С или SharePoint. При установке того или иного шлюза в системе появляется дополнительный набор функций данного шлюза и соответствующие переменные.
Например, шлюз в электронную почту добавляет специфические переменные для работы с сообщениями – сообщение, получатель сообщения и аттачменты, а также дополнительный набор функций для создания и посылки сообщения, поиска новых сообщений и получения из них информации (текста, аттачментов, адресатов).
Шлюз к «1С» привносит переменные для работы с данными 1С – документ 1С, строка с документе 1С, справочник 1С и прочие, а также соответствующие функции – для поиска документа в БД 1С, создания документа, передачи и получения информации.
Разные шлюзы реализуют разные наборы функций, но типовыми являются функции поиска объекта, работы с его данными, выполнение тех или иных методов объекта и маршрутизации его в заданиях. Например, можно настроить сценарий, в котором определенный документ из «1С» будет маршрутизироваться в задании Docsvision и пользователю системы не нужно открывать «1С» и находить там документ, он будет открываться автоматически из задания.
Шлюз позволяет настраивать сценарии взаимодействия с внешними приложениями без программирования и даже без глубокого понимания того, как устроена внешняя система. К примеру, шлюз в «1С» позволяет настраивать не очень сложные сценарии взаимодействия Docsvision и «1С» даже тем, кто не является специалистом по настройке «1С», а шлюз в SharePoint позволяет настраивать интеграционные процессы без глубокого понимания архитектуры SharePoint.

Переменные

Конструктор бизнес-процессов поддерживает работу со следующими видами переменных. К простым относятся следующие типы переменных:
• целое;
• дробное;
• строка;
• да/нет;
• дата/время;
• строковые перечисления.

Большинство переменных позволяет обрабатывать в процессе различные сущности платформы Docsvision:
• карточка;
• файл;
• секция карточки;
• строка секции карточки;
• папка;
• ярлык;
• подразделение: выбирается из справочника сотрудников;
• сотрудник: выбирается из справочника сотрудников;
• группа: выбирается из справочника сотрудников;
• роль: выбирается из справочника сотрудников;
• тип карточки;
• перечисление;
• процесс;
• переменная процесса;
• значение переменной процесса;

2 шлюза — шлюз к файловой системе (ФС) и шлюз к электронной почте входят в конструктор процессов по умолчанию, они несут с собой следующие переменные:

• папка ФС: выбирается из дерева папок файловой системы;
• файл ФС: выбирается из дерева папок файловой системы;
• почтовое сообщение;
• почтовое вложение;
• почтовый адресат.

Рис.2. При настройке переменных можно указать ее тип, значение по умолчанию и другие свойства параметра.

Переменные в процесс передаются одним из следующих способов:
• Они могут быть заданы по умолчанию;
• Вводятся вручную при старте процесса;
• Переданы в подпроцесс при автоматическом запуске из родительского процесса;
• Сформированы в ходе процесса, в частности, с помощью скриптов;
• Получены из обрабатываемых процессом документов и других объектов;
• Сформированы автоматически при выполнении операции запуска процесса из интерфейса работы с конкретным документом, если процесс запускается бизнес логикой обработки документа;
• И, наконец, переданы в процесс программно с использований функций API, если процесс стартует с помощью программного кода.

При этом все варианты инициализации переменных, кроме последнего, могут быть настроены без программирования визуальными средствами конструктора.
Особая переменная — инициализирующий документ процесса, при ее настройке определяются виды документов, которые могут быть инициализирующими для конкретного процесса. В этом случае в карточках соответствующих видов документов становится доступной возможность инициализировать шаблон процесса вручную из интерфейса карточки. Ссылка на карточку документа передаётся в переменную, и процесс может ее обрабатывать, например, получать из нее данные, маршрутизировать ее в заданиях и пр.

Функции

Процесс состоит из функций.
Первая группа функций позволяет описать общую структуру процесса – это функции:

Старт – точка начала процесса;
Cтоп – остановка процесса;
Разветвление – создание параллельных веток процесса;
Объединение по И и по ИЛИ – объединение веток процесса;
Подпроцесс – функция служит для декомпозиции процесса при моделировании. Она запускает определенный шаблон и передает туда переменные из родительского процесса. Подпроцесс может быть синхронным, тогда родительский процесс ждет его окончания и получает обратно переменные, и асинхронным – родительский процесс просто запускает подпроцесс. Этот способ запуска процессов используется, в частности, для обработки различных событий. Например, родительский процесс ожидает появления новых документов в системе и запускает параллельные процессы по их обработке.

Вторая группа функций позволяет расширять логику обработки процесса:

Условное ветвление позволяет определить условия, по которым будет определяться дальнейшая логика обработки процесса. Например, в зависимости от суммы договора он может проходить по различным процедурам финансового контроля.
Счетчик — функция, которая используется для организации циклов, при каждом проходе она изменяет с определённым шагом значение переменной, которое может быть использовано для условного ветвления или в других функциях. Также с помощью этой функции можно организовать перебор и обработку коллекционных значений в цикле.
Коллекция – функция для работы с коллекцией, например, добавления элемента в коллекцию, удаления элемента, изменения значения и пр. Эта функция может работать в паре с функцией счетчик для обработки коллекций.
Удаление объекта – с её помощью можно удалить любой объект системы – документ, карточку, папку.
Расписание – позволяет инициализировать работу процесса в определенное время или с определенным периодом, а также производить временную синхронизацию процесса по времени. Например, искать новые объекты в системе с определенной периодичностью.
Сценарий — очень важная функция, которая позволяет расширить поведение системы. Она запускает произвольный скрипт .NET, а также можно подключить готовые сборки и скомпилировать итоговый текст программы.

Рис.3. Функция сценарий позволяет расширять поведение системы и реализовать произвольную обработку в рамках процесса.

Следующая группа функций предназначена для управления данными и переменными процесса, обработки данных и реализации методов внешних систем с помощью шлюзов:

Универсальный обмен – функция используется для передачи данных между переменными и объектами, обрабатываемыми в БП, в частности, между переменными различных шлюзов. При этом производится приведение типов, реализованное как для стандартных типов в сервисе БП, так и для переменных шлюзов в соответствующих шлюзах.
Например, с помощью этой функции может быть получен текст сообщения электронной почты для поиска в нем уникального идентификатора согласуемого документа и файл вложения, после чего файл может быть приложен к карточке согласования в качестве очередной версии. Такие единичные акты обмена могут объединяться в последовательности и реализоваться в одной функции обмена данными.

Универсальная функция – еще одна очень важная функция, которая используется для выполнения операций с объектами и переменными без программирования. Функции реализуются как сервисом бизнес-процессов для стандартных объектов Docsvision, так и компонентами шлюзов для внешних по отношению к Docsvision системам. При настройке функции определяется, в отношении какого типа объекта будет реализовываться действие, с помощью переменных процесса определяется указатель на объект и другие параметры функции. В системе есть несколько десятков поддерживаемых типов объектов и соответственно сотни функций по их обработке. В статье нет смысла их подробно рассматривать, в качестве примера приведу только список функций, доступных для обработки объекта типа бизнес-процесс.

Функции мониторинга шлюзов – каждый шлюз приносит с собой набор переменных, дополняющих список переменных, доступных функции универсального обмена, и дополнительные методы в универсальную функцию. Он также может привносить свои специфические функции, которые реализуют сценарии, специфичные для конкретной системы, с которой работает этот шлюз. Любой шлюз включает функцию мониторинга – ее задача обнаруживать в той или иной внешней прикладной системе новые объекты, соответствующие критериям фильтрации или следить за фактом изменения конкретного объекта. Например, функция мониторинга шлюза файловой системы позволит находить новые документы в папке, которые соответствуют критериям фильтрации (например, типу расширения и размеру), а также обнаруживать факт внесения изменения в конкретный файл, обрабатываемый в процессе, лежащий на файловой системе. Естественно в системе имеется функция мониторинга объектов Docsvision.

Есть еще одна важная группа функций, отвечающая за маршрутизацию заданий и документов в системе, но про нее мы расскажем в следующей статье.

Помимо специфических параметров функций процесса, все они имеют параметры общие, которые позволяют описывать сценарии обработки возникающих ошибок, а также сделать ту или иную функцию процесса так называемой Вехой. Если функция помечена как Веха процесса, то можно настраивать параметры её временного контроля и формировать отчеты о факте наступления вех в определенное время. Например, завершения функции через какое-то время после старта процесса, или после завершения предыдущих функций, или в привязке к абсолютным датам, которые могут предварительно рассчитываться по ходу процесса. Наличие вех процессов позволяет перекинуть мостик от автоматизации процессов к использованию конструктора бизнес-процессов для встраивания системы контроля хода и качества исполнения процессов, и отображений их в корпоративной отчетности.

• Это средство визуального моделирования процессов и их высокоуровневого описания, а также инструмент быстрого прототипирования приложений, которые могут быть использованы, скажем, для согласования технического задания с заказчиком системы.
• Это средство визуальной разработки приложений с поддержкой сложных алгоритмических функций, реализующих серверную активность, интеграционные функции и функции маршрутизации приложения. При этом инструмент позволяет реализовать большое количество функций приложения без программирования с использованием визуальных инструментов настройки. За долгие годы эволюции подсистема управления бизнес-процессами накопила большое количество удобных инструментов для настройки сложных и разнообразных сценариев.
• Инструмент для мониторинга хода исполняемых процессов и средство сбора разнообразных показателей и метрик процессов.

• электронный документооборот
• приложения
• бизнес-процессы
• конструктор
• конструкторы

• Блог компании Docsvision
• ERP-системы
• ECM/СЭД

Источник: habr.com

Азы автоматизации бизнес-процессов в системе документооборота (СЭД)

За тривиальным термином “документооборот” скрывается множество болей, которые менеджеры и управленцы во всех отраслях бизнеса испытывают ежедневно. Сегодня каждая концепция управления бизнесом диктует автоматизацию документооборота: проанализировать труднодоступные и неполноценные результаты операций практически невозможно, а управление без анализа теряет всякую смысловую нагрузку.

Основные бизнес-проблемы документооборота

Проблемы не автоматизированного бизнес-процесса документооборота организации могут повлиять как на работу отдельного сотрудника, так и в последствии на репутацию компании в целом — достаточно небольшой оплошности в виде потери документа или малейшего искажения информации. Среди подобных проблем не автоматизированного документооборота часто встречаются:

• высокая стоимость обработки каждого документа;
• частая потеря документов;
• утечка информации;
• искажение информации;
• задержки в принятии решений;
• медленное движение документов — переоцененная загрузка персонала;
• репутационные и юридические риски.

Бизнес-процессы документооборота

Практика автоматизации бизнес-процессов в системе электронного документооборота (СЭД) начинается с оценки логики документооборота компании. Логика документооборота в целом зависит от сферы бизнеса, учитывая специфику бизнес-процессов организации, однако есть общие бизнес-процессы электронного документооборота, которые применимы практически в каждом бизнесе:

• утверждение документов
• сбор отзывов по документам
• подготовки документов, согласования, исполнение (внутренние документы и документы для контрагентов)

• прием документов, поступающих в организацию;
• их первичная обработка;
• составление, согласование и оформление;
• операции с исходящими документами;
• отправка исходящих и направление в дело внутренних документов;
• предварительное рассмотрение документов;
• регистрация документов и распределение;
• информационно-справочная работа;
• составление, согласование и оформление документов;
• подобные операции с внутренними документами.

Преимущества автоматизированного документооборота

• Прозрачность работы: бизнес-процессы документооборота организации в этом случае позволяет менеджменту контролировать статусы документов на каждом этапе их изменения. Помимо контроля и существуют все возможности управления: в частности становится просто и быстро вызвать любой требуемый документ с полной информацией о его истории.
• Централизованное управление взаимоотношениями с клиентами и поставщиками за счет хранения и ведения файловой истории. Например, при возникновении инцидента достаточно пары кликов, чтобы поднять историю блока документов и проследить корреляцию.
• Возможность удаленного доступа, что позволяет избежать торможение в процессах.
• Безопасность информации и документов выводится на качественно другой уровень: поскольку управление электронным документооборотом централизованно, база данных позволяет делать резервные копии документов, что значительно снижает возможность потери информации, как случайно, так и умышленно.
• “Бережливое производство”, а также экономия времени и пространства. То есть автоматизация документооборота дает возможность избавиться от, например, бесконечных, и главное — ненужных распечаток, что есть ни что иное как потеря ресурсов. Документы и файлы могут быть безопасно удалены по истечении срока их хранения, в зависимости от статуса и актуальности информации. Автоматизация документооборота на уровне корпоративной культуры без сомнения отвечает самым эффективным и принятым по всему миру моделям стратегического управления — такие перемены в компании окажут положительное воздействие на отношение сотрудников к статусности компании, смогут выше оценить HR-бренд организации, а значит, работать с большей отдачей.
• Повышение удовлетворенности и эффективности сотрудников и руководителей: оптимизация ежедневных задач позволяет сотрудникам получать больше удовольствия от рабочего процесс, поскольку автоматизируются как правило рутинные функции. Для топ-менеджмента инвестиции в эффективную автоматизацию быстро окупаются еще и за счет освобождения времени сотрудников для более сложных и маржинальных задач.

Проверенные подходы к автоматизации документооборота

Когда компания озадачивается автоматизацией и оптимизацией элктронного документооборота, зачастую применяется одна из доступных на рынке систем электронного документооборота (СЭД), как специализированное программное решение. При этом упускаеся тот факт, что обработка документа в большинстве случаев является только элементом бизнес-процесса компании и для ощутимого улучшения эффективности бизнеса не достаточно оптимизации одного элемента, пусть и важного.

Прагматичный и компетентный подход предполагает более масштабный подходят к вопросу оптимизации и внедрение системы управления бизнес-процессами (BPMS), которая помимо хранения и поиска документов в информационной системе и автоматизации документооборота позволит автоматизировать бизнес-процессы, в которых документ не является основой процесса.

Гибкое решение для электронного документооборота на базе платформы Comindware позволяет создать единую систему для управления бизнес-процессами и документами, включая связанные дискуссии и задачи.

Узнайте больше о достоинствах платформы Comindware для специфики вашего бизнеса. Запросите звонок консультанта прямо сейчас!

Заказать звонок

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.

Источник: www.comindware.ru

Зачем бизнесу нужен электронный документооборот

Рынок электронного документооборота (ЭДО) в России уже сложился, и количество компаний, которые предпочитают обмениваться электронными документами, постоянно растет. На сегодняшний день это один из способов оптимизации бизнес-процессов, связанных с передачей и согласованием документов не только внутри компании, но и при взаимодействии с контрагентами.

Обмен электронными документами основан на принципе безбумажного документооборота. В рамках этого обмена отправка документов осуществляется в специальной системе через операторов ЭДО. На сегодняшний день крупнейшим оператором ЭДО является компания СКБ Контур, которая предлагает систему Диадок.

Документы в Диадоке подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП), благодаря чему становятся равносильными бумажным аналогам с собственноручной подписью. Дублировать их на бумаге не нужно. И в этом заключается главная цель компаний, которые делают выбор в пользу ЭДО.

Но есть и другие преимущества. Обычно компании переходят на ЭДО, когда хотят:

• оптимизировать бизнес-процессы

ЭДО может оптимизировать бизнес-процессы компании, учитывая тип документов, с которыми она имеет дело, и структуру работы с документами, которая уже существует на бумаге. Это позволяет меньше времени тратить на подготовку, обработку, доставку документов и получение платежей. В среднем документы через Диадок доставляются за 3-6 секунд. Ресурсы сотрудников, которые в результате высвобождаются, можно направить на решение более значимых задач.

Неудивительно, что ЭДО применим в разных областях – от телекома и энергетики до логистики и нефтегазовой отрасли.

• сократить финансовые затраты

После перехода на ЭДО не нужно тратиться на печать и доставку документов или тратить приходится намного меньше. При стандартной работе с документами нужно выделять в графе затрат расходы на печать, выплаты сотруднику, который согласует документы, оплату доставки курьером или сотрудниками внутри компании и расходы на хранение.

При переходе на ЭДО прямые расходы на обработку, печать, хранение и доставку документов сокращаются до 80 %. Кроме того, при ЭДО документы невозможно потерять, а расхождения в них контролировать гораздо проще.

• сохранить юридическую силу документов

Электронные документы обладают юридической силой, поэтому их не нужно дублировать на бумаге. Это преимущество обеспечивается за счет соответствия федеральным законам и приказам ФНС и других контролирующих органов. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ разрешает подписывать документы электронной подписью, благодаря этому налоговая инспекция может принимать документы в электронном виде.

• упростить взаимодействие с контролирующими органами

Контролирующие органы сами поддерживают перевод документов в электронный вид и разрабатывают форматы работы с документами в электронном виде. Так, например, несколько лет назад в электронный вид были переведены книги покупок и продаж, и сейчас работать с ними в электронном виде гораздо удобнее.

Чтобы при необходимости представить документ в контролирующий орган, нужно хранить его в течение определенного времени. На бумаге делать это не всегда удобно, потому что хранение и поиск документов требуют дополнительных затрат и ресурсов. Электронные документы легко найти по номеру документа и дате отправки.

• сократить временные затраты

При работе с бумагой документы нужно распечатывать, подписывать и согласовывать у разных руководителей. Если же их нужно отправить в другой филиал или регион, это может занять от двух недель до месяца. При работе с ЭДО находить и отправлять документы можно за несколько секунд.

Статус документа отслеживается в режиме онлайн. В личном кабинете можно видеть, получил ли контрагент документ, подписал ли он его, попросил ли уточнить детали. Такие опции позволяют компании быстрее завершать документооборот и закрывать сделку.

• улучшить сервис и повысить лояльность

Ускорение документооборота стимулирует снижение дебиторской задолженности, потому что компании с большим количеством контрагентов получают платежи раньше, а клиенты в любом регионе раньше видят акты и счета на оплату, быстрее их оплачивают и не допускают кассового разрыва.

Благодаря тому, что клиенты получают документы быстрее, бумаги не теряются, ошибки можно быстро исправить, лояльность повышается, что особенно актуально для отраслей с высокой конкуренцией, таких как телеком.

Известно, что в течение ближайших пяти лет в России будет планомерно вводиться система маркировки различных групп товаров. Эта реформа затронет огромное количество компаний, чья деятельность связана с производством, логистикой, продажами товаров, на которые планируется наносить уникальный Data Matrix код.

ЭДО — один из ключевых элементов системы маркировки товаров. Поэтому уже сегодня тем компаниям, которые в ней участвуют, нужно изучить тему электронного документооборота, чтобы определиться с оператором и обсудить с ним варианты налаживания бизнес-процессов и подключения контрагентов.

Документы, которые можно передавать через ЭДО

• счета-фактуры и УПД, формат и порядок обмена которыми утверждены ФНС и Минфином;
• акты и ТОРГ-12, форматы которых рекомендованы ФНС и подходят для представления в контролирующие органы;
• любые другие документы, подписанные электронной подписью, для которых нет утвержденного или рекомендованного ФНС формата.

Наиболее популярные документы, с которыми работают клиенты в электронном виде:

• счета-фактуры;
• первичка.

Порядок передачи счетов-фактур и других документов регламентируется Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 № 174Н.

Автоматизация документооборота

В последние годы пользователи автоматизируют и переводят в электронный вид все новые типы документов: спецификации, внутренние акты, групповые документы, нестандартные документы на согласование услуг. Часто это те документы, по которым компания несет самые большие затраты на документооборот. Например, документы МХ-1 и МХ-2 незаменимы в логистике. Это неформализованные документы, формат которых не определен налоговой инспекцией.

Любой документ можно перевести в электронный вид и сделать его стандартом работы компании или отрасли, если он не регламентируется налоговой, — например, реестр оказанных услуг для авиаотрасли, акт разногласий, отчет агента, протокол передачи.

Просто перевести документ в электронный вид можно в базовом функционале Диадока. Любой тип документа, который разрешено отправлять в электронном виде, можно отправлять в PDF или неструктурированном формате.

Чтобы автоматизировать загрузку документов в учетную систему, не перебивая данные вручную, можно создавать особые типы документов прямо в Диадоке по требованиям клиента. Если документ создан в XML и его невозможно прочитать, можно создать визуальную форму, которая позволит распознавать документ, и работать с ним в привычном виде.

Примеры нестандартных документов в ЭДО:

• экспедиторская/складская расписка
• МХ1, МХ3
• КС-2, КС-3
• заказ на работу
• заявка на проведение ремонта/услуг
• спецификация
• М15 — накладная на отпуск/передачу материалов
• реестр (актов, расходов, услуг)
• смета, ценовой лист
• протокол разногласий
• претензия
• отчет поставщика/партнера/агента

Кастомизированные документы облегчают поиск по типу документу, устраняют ошибки ручного ввода, ускоряют процесс документооборота, позволяют подгружать дополнительные данные в учетную систему и снижают нагрузку на сотрудников, которые вбивают данные в документ.

Не затрагивая структуру документа, на печатную форму можно добавить информацию о смене тарифа или адреса офиса, логотип, номер договора, имиджевую и промоинформацию, штрих-код, сроки поставки, маркировки, перевод на иностранный язык. Эти данные можно переводить в кастомную печатную форму и добавлять к печатному виду документов. Например, перевод печатной формы на английский язык можно сделать в печатной форме, не затрагивая структуру документа.

Примеры реализации кастомных веб-форм:

• срок оплаты, изменения тарифов;
• формализованные документы, для которых нет закрепленных законодательно XML-форматов (TTH, КС-2);
• штрих-код для ведения домашнего архива;
• специфические документы, которые используются в организациях по утвержденной форме (группа компаний);
• двухтитульные документы (договор, дополнительное соглашение).

Принципы работы в Диадоке

Диадок – это облачный сервис ЭДО, который позволяет компаниям обмениваться документами, согласовывать их и подписывать квалифицированной электронной подписью.

Клиенту достаточно получить доступ к документам из браузера или мобильного приложения, создать документ и подписать его. Дополнительных соглашений о переходе на электронный документооборот не требуется.

Когда документ подписан, он отправляется оператору ЭДО. Оператор фиксирует статусы и создает технологические файлы и протоколы для каждого документа.

После того, как оператор зафиксировал факт получения документа, последний поступает к контрагенту. Контрагент в свою очередь может либо подписать документ, либо запросить уточнение, либо отказать в подписании документа. Документ можно аннулировать и заменить или создать корректировочный документ и привязать его к неверному. Обе стороны мгновенно получают смену статуса документа — за 3-6 секунд.

Система электронного документооборота в Диадоке позволяет настроить интеграцию, чтобы создать привычный интерфейс и работать в знакомой учетной или биллинговой системе, например, в 1С, Oracle, SAP. Интеграция позволяет сделать так, что полученные документы автоматически отражаются, например, в 1С.

Система позволяет воссоздать иерархию обработки документов, которая уже существует в компании, в электронном виде. Это значит, что можно сохранить бизнес-процессы, которые налажены в компании, иерархию обработки документов с существующими филиалами и подразделениями и ограничением прав доступа.

Для этого в Диадоке нужно создать филиалы и подразделения и добавить туда сотрудников, которые смогут получать доступ к системе по логину и паролю. Бизнес-процессы внутри системы будут работать как обычно.

Для одних и тех же документов допускается создание стандартных цепочек согласования. Сотрудник может использовать КЭП либо для подписания документа и завершения документооборота, либо для подписания документа и отправки его на подпись дальше.

Если документы согласовываются дольше трех дней, в компании осуществляются сложные продажи, за которые отвечают два и более подразделения, или генеральный директор подписывает документы массово, поэтому требуется предварительное согласование ответственных сотрудников, могут помочь маршруты согласования — возможность настройки согласования документов по заранее определенному маршруту.

Входящий документ смогут смотреть последовательно менеджер по закупкам, менеджер по логистике, финансовый директор, бухгалтерия и генеральный директор. Это позволит высвободить сотрудников, сократить время обработки документов, увеличить скорость получения оплаты от клиентов и обеспечить прозрачность документооборота для компании.

Международный документооборот связан с более высокими временными и финансовыми издержками. В этом случае сервис позволяет снизить затраты на импорт и экспорт, быстрее закрывать сделки и быстрее выпускать доверенности, инвойсы, контракты и другие типы документов. Для этого нерезиденту выпускают неквалифицированную электронную подпись, клиенту — КЭП, а сотрудничество скрепляют трехсторонним соглашением о признании подписей и подписанных документов.

Как выглядит документ в Диадоке?

Документ в Диадоке не отличается от привычного печатного формата, но дополнен синей печатью оператора ЭДО. Также оператор фиксирует статус документов, подписантов, время подписания, действительность подписи на момент подписания документа и нумерует страницы. Это позволяет комфортно визуально работать с документом, чтобы смена формата с бумажного на электронный не чувствовалась.

Основные этапы перехода на ЭДО

• Первый шаг — это отбор документов и бизнес-процессов (1-2 недели).

Первоначально стоит выбрать приоритетные потоки документов для перевода на ЭДО и группы контрагентов, с которыми нужно начать работу в первую очередь. Как правило, это документы, с которыми связано больше всего временных и финансовых затрат.

Нужно заключить договор с оператором и подписать план проекта с основными контрольными точками и этапами запуска ЭДО, которые вы хотите контролировать.

• Второй шаг — выбор интеграционного решения (от 1 недели).

После того, как документы выбраны, нужно определиться с интеграционным решением. Стандартный модуль или коннектор можно реализовать за одну неделю, интеграция собственного решения на основе API потребует более длительных сроков.

Как правило, компании хотят работать из своей привычной среды и отправлять документы прямо из модуля 1С. После того, как интеграция налажена и бухгалтерия или административный отдел может отправлять документы, самое время перейти к подключению контрагентов.

• Третий шаг — подключение контрагентов.

Прежде чем перейти к массовой работе с контрагентами, стоит протестировать систему на нескольких лояльных партнерах, оговорить сроки, оповестить и подключить контрагентов.

Чтобы проверить, подключен ли конкретный контрагент к системе Диадок, можно вбить ИНН компании в систему и проверить, активна ли она в ней. Массовый анализ контрагентов можно проводить с помощью списка ИНН, загруженного в Excel.

Часто компании думают, что, если они подключили к Диадоку 5-10 % своих контрагентов, задача выполнена и темпы подключения будут сохраняться. Чтобы контролировать процесс, лучше сформировать план подключения контрагентов и определить ответственных за проект перехода на ЭДО.

• Четвертый шаг — измерение результата.

После подключения ЭДО полезно отслеживать, насколько быстрее отправляются документы, как меняется структура затрат на обработку документов, снижается ли нагрузка на бухгалтерию и повысилась ли лояльность клиентов.

Удобный обмен кадровыми документами между работодателем и сотрудниками в сервисе КЭДО

Источник: kontur.ru