В ходе своей работы и преподавания я сталкиваюсь с описанием бизнес-процессов организации в нотации eEPC (Extended event driven process chain), которая принята стандартом де-факто для описания процедур и регламентов после обследования деятельности организации. К сожалению, используя эту нотацию очень просто допустить ошибки моделирования, не зная правил, по которым она составляется. Эти ошибки приводят в последующем к несоответствию логики процесса, и как следствие – непониманию реальной ситуации в организации. Эта статья является некоторым обобщением моего опыта моделирования бизнес-процессов, и надеюсь, послужит некоторым читателям полезным руководством.
Для начала вспомним, что называется процессом. Определений процесса очень много, остановимся на наиболее известном и формальном из них: процесс — логически упорядоченная взаимосвязанная последовательность действий (работ, операций), выполняемых должностными лицами и подразделениями организации для получения желаемого конечного результата (достижения цели, решения задачи, реализации программы, предоставления услуги).
Моделирование бизнес-процессов с помощью методологии ARIS (версия 10.0) для начинающих
Моделирование в нотации eEPC представляет собой описание последовательности функциональных шагов (действий) в рамках одного бизнес-процесса, которые выполняются сотрудниками (отделами, департаментами) и позволяет осуществлять связь между организационной и функциональной моделями, поэтому эта нотация является идеальной для описания сценариев и процедур.
Объектов, которые можно использовать в модели, очень много, но зачастую пользуются только несколькими из них: интерфейс процесса, событие, логические правила, функция и объекты организационной схемы (должность, сотрудник, отдел).
- наступление плановой даты, времени, например, «принято решение о начале проекта»
- получение или отправка сотрудником заявки, распоряжения, формы, информации, например «поступила заявка от клиента»
Большинство ошибок в модели делается из-за неправильного использования логических операторов и их сочетаний. Их всего три: и, или, исключающее или. Я приведу несколько примеров их использования на примере простых моделей.
Самыми распространенными ошибками являются использование оператора «ИЛИ» и «исключающего ИЛИ» после события, например:
Обе эти ситуации запрещены, так как событие не может принимать решения. В данном случае единственными вариантом является использование оператора «И»:
либо добавление двух дополнительных состояний:
Еще одной ошибкой является пропуск логических операторов, когда событие имеет две исходящих связи, или функция имеет две входящих связи.
Самой распространенной ошибкой является неправильное использование обратной связи, например, как тут:
Нотации описания бизнес-процессов — IDEF0 | Naked BPM
В данном случае пропущен логический оператор, то есть нарушено правило о том, что функция может иметь только одну входящую связь. Также ошибкой будет, если в качестве логического оператора будет использован оператор «И». Единственно правильным решением в данном случае является использование логического оператора «исключающее ИЛИ»:
- Кто
- какое задание выполняет
- когда
- с помощью каких инструментов
- и каких данных (какие документы поступают на вход, какие на выходе)
- кто отвечает за успех или неудачу (владелец процесса)
- как измерить успех или неудачу (ключевые показатели результативности)
Источник: kildekode.ru
Описание нотаций ARIS
Нотация ARIS eEPC расшифровывается следующим образом: extended Event Driven Process Chain — расширенная нотация описания цепочки процесса, управляемого событиями. Нотация разработана специалистами компании IDS Scheer AG (Германия), в частности профессором Шеером. В табл. 1 приводятся основные используемые в рамках нотации объекты.
Таблица 1. Объекты нотации eEPC
| № | Наименование | Описание | Графическое представление |
| Функция | Объект «Функция» служит для описания функций (процедур, работ), выполняемых подразделениями/сотрудниками предприятия | ||
| Событие | Объект «Событие» служит для описания реальных состояний системы, влияющих и управляющих выполнением функций | ||
| Организационная единица | Объект, отражающий различные организационные звенья предприятия (например, управление или отдел) | ||
| Документ | Объект, отражающий реальные носители информации, например бумажный документ | ||
| Прикладная система | Объект отражает реальную прикладную систему, используемую в рамках технологии выполнения функции |  | |
| Кластер информации | Объект характеризует данные как набор сущностей и связей между ними. Используется для создания моделей данных |  | |
| Стрелка связи между объектами | Объект описывает тип отношений между другими объектами, например активацию выполнения функции некоторым событием | ||
| Логическое «И» | Логический оператор, определяющий связи между событиями и функциями в рамках процесса. Позволяет описать ветвление процесса | ||
| Логическое «ИЛИ» | Логический оператор, определяющий связи между событиями и функциями в рамках процесса. Позволяет описать ветвление процесса | ||
| Логическое исключающее «ИЛИ» | Логический оператор, определяющий связи между событиями и функциями в рамках процесса. Позволяет описать ветвление процесса |
Помимо указанных в табл. 1 основных объектов при построении диаграммы eEPC могут быть использованы многие другие объекты. Применение большого числа разных объектов, связанных различными типами связей, значительно увеличивает размер модели и делает ее плохо читаемой. Для понимания смысла нотации eEPC достаточно рассмотреть основные используемые типы объектов и связей. На рис.
1 представлена простейшая модель eEPC, описывающая фрагмент бизнес-процесса предприятия.
На рис. 1 видно, что связи между объектами имеют определенный смысл и отражают последовательность выполнения функций в рамках процесса. Стрелка, соединяющая Событие 1 и Функцию 1, «активирует» или инициирует выполнение Функции 1. Функция 1 «создает» Событие 2, за которым следует символ логического «И», «запускающий» выполнение Функций 2 и 3. Нотация eEPC построена на определенных семантических правилах описания:
1. каждая функция должна быть инициирована событием и должна завершаться событием;
2. в каждую функцию не может входить более одной стрелки, «запускающей» выполнение функции, и выходить не более одной стрелки, описывающей завершение выполнения функции.
Кроме этих правил, существуют и другие важные правила формирования моделей в ARIS. Эти правила можно изучить при помощи методического материала «Методы ARIS», который устанавливается на компьютер одновременно с демо-версией продукта.
На рис. 2 показано применение различных объектов ARIS при создании модели бизнес-процесса.
Каждый объект в системе ARIS Toolset, которая поддерживает метод описания бизнес-процессов ARIS, имеет определенный набор атрибутов. Пользователю предлагается воспользоваться стандартными атрибутами для описания объектов или ограниченным количеством пользовательских атрибутов.
Из рис. 1 видно, что бизнес-процесс в нотации eEPC представляет собой последовательность процедур, расположенных в порядке их выполнения. Следует отметить, что реальная длительность выполнения процедур в eEPC не может быть отражена визуально.
Это приводит к тому, что при создании моделей возможны ситуации, когда на одного исполнителя будет возложено одновременное выполнение двух задач. Используемые при построении модели символы логики позволяют отразить ветвление и слияние бизнес-процесса. Для получения информации о реальной длительности процессов необходимо использовать другие инструменты описания, например графики Ганта в системе Microsoft Project.
Таким образом, при помощи нотации eEPC ARIS можно описывать бизнес-процесс в виде потока последовательно выполняемых работ (процедур, функций). Примеры моделей, сформированных с использованием ARIS eEPC, показаны на рис. 3 и 4.
Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:
Источник: studopedia.ru
Расширение нотации собственными элементами
Как я уже говорил, eEPC является не совсем нотацией, а именно правилами описания. И эти правила не запрещают добавлять собственные элементы на схему. Главное, чтобы эти элементы были понятными, и существовал документ, где такие расширения элеметов зафиксированы. Например, я использую следующие дополнительные элементы, которые возникали постепенно в процессе описания реальных процессов для различных задач, от простого описания для постановки задач для автоматизации.
Файл с данными. Используется, если в результате выполнения операции создается файл данных, или файл используется для выполнения операции.
База данных. Используется при описании информационных потоков между автоматизированными системами.
Картотека. Используется для отображения бумажной картотеки или архива.
Материальный поток. Используется для обозначения входящих и исходящих материальных потоков, а также ресурсов, потребляемых при выполнении процесса. Материальный поток отображается слева от сопровождающих его документов.
Кластер информации. Используется для обозначения структурированной информации (представление сущности). На диаграмме может применяться для обозначения документов, сформированных программным образом при использовании пользовательских приложений. В этом случае элемент «Кластер» располагается слева от соответствующего документа. Т.е. говорит о том, что пользователь не просто создал бумажный документ, но и создал его экземпляр в программе.
Соглашения о правилах размещения фигур на схеме
Сама по себе нотация eEPC не предъявляет жестких требованиях в расположении элементов друг относительно друга, хотя принято рисовать схему сверху вниз или слева направо. Есл это не унифицировать в случае работы нескольких специалистов, то может получиться своеобразный «винегрет». Что бы этого избежать, рекомендуется выработать и утвердить свои правила расположения элементов. Я придерживаюсь (и рекомендую) следующих правил:
- Последовательность событий и функций располагают сверху вниз (лучше) или слева направо (если не хватает места);
- Элементы, обозначающие исполнителей, располагаются справа от функций;
- Входящие документы слева вверху от функций; направление стрелки от документов к функции;
- Исходящие документы слева внизу от функций; направление стрелки от функции к документам;
- Элемент «Информация» располагается внизу справа от функции. Если места недостаточно, допускается произвольное расположение, как можно ближе к функции;
- Элемент «Приложение» располагается вверху справа от функций. (если для этого используется файловые хранилища, не являющиеся отчетами, то отображаются аналогично). Связь без стрелки.
- Элементы «База данных» и «Картотека» располагаются произвольно;
- Элемент «Материальный поток» располагается слева от сопровождающих его документов с привязкой к документу линией без стрелки;
- Элемент «Кластер» в случае использования в сочетании с фигурой «Документ» для обозначения документа в электронном виде располагается слева от соответствующего документа.
Например: Расчетчик заработной платы рассчитывает заработную плату на основании предоставленных ему документов «Бригадный наряд». При этом он руководствуется документом «Положение о заработной плате», расчет производит в программе «1С: ЗиК». Результатом расчета является документ «Ведомость».
Идентификация элементов на диаграмме
Как известно, грамотный подход к описанию бизнес-процессов предусматривает их идентификацию, т.е. когда каждый процесс имеет свое кодовое название. Соответственно, отдельные функции внутри процесса также имеют свои названия и идентификаторы.
Обязательной идентификации на диаграмме подлежат фигуры «Документ» и «Функция».
Документ идентифицируется посредством указания в левом верхнем углу кода отчета или документа в соответствии с реестром. Документы, полученные от поставщиков товаров и услуг (входящие), идентифицируются только по наименованию.
Функция идентифицируется указанием порядкового номера функции для данной группы процессов. Т.е. номер функции начинается всегда с кода группы процессов. Вопросы выявления групп процессов выходят за рамки данной статьи, мы рассмотрим их отдельно. Причем, научиться выявлять процессы следует до того, как Вы начнете их описывать, иначе может возникнуть стремление описать всю деятельность компании на одной диаграмме, как иногда пытаются сделать.
Поэтому, сейчас я лишь покажу на примере, как это может быть представлено на схеме. Вернемся к примеру с обработкой звонка. Предположим, что отделу продаж мы присвоили код «04», процессу обработки входящего контакта код «ВК». Тогда схема примет следующий вид (идентификация выделена красным для наглядности). Код документа при этом указывает на порядковые номер документа в общем реестре документов (мы это тоже будем рассматривать отдельно, когда доберемся до обследования системы документооборота).
Отображение обратной связи
При построении моделей часто возникает необходимость цикличного выполнения процесса по некоторому условию или необходимость отобразить деятельность лиц, принимающих решения. В этом случае речь идет об обратной связи. Для отображения обратной связи по управлению используется принцип «прямого включения» в процесс дополнительной функции управления с последующим ветвлением (используется логический элемент «Исключающие ИЛИ»). Например:
Текстовое описание процессов
Как бы мы не старались отобразить бизнес-процесс на схеме, добиться полной детализации не получится, иначе можно погрязнуть в бесконечных цепочках элементов и условий. Чтобы этого избежать, а также добавить к описанию процесса информацию, которую нельзя отобразить графически, описание дополняют текстовым сопровождением. Для этого разрабатывают различные текстовые шаблоны, которые заполняют в процессе описания. Формы таких шаблонно могут быть разными, включать в себя отдельные разделы с описанием входов и выходов, потребляемых ресурсов, используемом программном обеспечении и пр.
Функции процесса:
Показатели процесса:
За рамками данной статьи остались такие важные темы, как сбор информации, выделение бизнес-процессов, декомпозиция, выделение показателей. Данные вопросы мы обязательно будем изучать в дальнейших выпусках.
Цитата дня:
Всякая вещь есть форма проявления беспредельного разнообразия. Козьма Прутков
Случай из практики:
Однажды на большом проекте с описанием бизнес-процессов директор решил прочитать отчет об обследовании. Отчет был очень большим, почти 600 стр. Это удивительно, когда директора читают такие документы. Наша команда была приятно удивлена, когда директор сказал «спасибо, мы узнали много нового о том, как работают наши люди и нам есть над чем подумать».
К сожалению, часто результаты описания бизнес-процессов попадают в шкаф. Надо стремиться к тому, чтобы они приносили пользу.
Практическое задание:
Попробуйте описать какой-нибудь важный для Вас процесс. Если не получится, давайте попробуем вместе.
Источник: subscribe.ru
