Под ключевыми логистическими бизнес-процессами первого уровня принято понимать следующий набор процессов:
планирование движения материалов,
закупки,
производство
поставка товаров клиентам.
Описание бизнес-процессов, как правило, начинается с определения стандарта, в котором будет осуществляться моделирование. На сегодняшний день существует достаточно большое разнообразие таких стандартов: IDEF, ARIS, SADT, DFD, UML, RUP, ABC, ФСА, кроме того, ничто не мешает принять собственные правила и ввести свои нотации. Главное, чтобы диаграммы были легко читаемы и информативны, а инструменты описания максимально просты в использовании.
Одним из стандартов, отвечающих вышеописанным требованиям, является IDEF 0.
Описание и оптимизация логистических бизнес-процессов в стандарте IDEF 0
Под ключевыми логистическими бизнес-процессами первого уровня принято понимать следующий набор процессов:
планирование движения материалов,
закупки,
производство
поставка товаров клиентам.
В большинстве белорусских компаний перечисленные процессы не формализованы и только немногим менеджерам удалось описать хотя бы несколько из них. Еще меньшему количеству руководителей удалось превратить описанные бизнес-процессы в документы, к которым регулярно обращаются сотрудники. Однако, высшим пилотажем является не только создание рабочей модели бизнес-процессов, но и постоянное ее совершенствование.
Описание бизнес-процессов, как правило, начинается с определения стандарта, в котором будет осуществляться моделирование. На сегодняшний день существует достаточно большое разнообразие таких стандартов: IDEF, ARIS, SADT, DFD, UML, RUP, ABC, ФСА, кроме того, ничто не мешает принять собственные правила и ввести свои нотации. Главное, чтобы диаграммы были легко читаемы и информативны, а инструменты описания максимально просты в использовании.
Одним из стандартов, отвечающих вышеописанным требованиям, является IDEF 0.
Исторически, IDEF0, как стандарт был разработан в 1981 году в рамках обширной программы автоматизации промышленных предприятий, которая носила обозначение ICAM (Integrated Computer Aided Manufacturing) и была предложена департаментом Военно-Воздушных Сил США.
Семейство стандартов IDEF унаследовало свое обозначение от названия этой программы (IDEF=ICAM DEFinition).
C 1981 года стандарт IDEF0 претерпел несколько незначительных изменения, в основном ограничивающего характера, и последняя его редакция была выпущена в декабре 1993 года Национальным Институтом по Стандарам и Технологиям США (NIST).
Методология IDEF 0 базируется на четырех ключевых понятиях:
1. Функциональный блок (Activity Box).
Функциональный блок графически изображается в виде прямоугольника и олицетворяет собой некоторую конкретную функцию в рамках рассматриваемой системы (рисунок 1)
Каждая из четырех сторон функционального блока имеет своё определенное значение (роль), при этом:
Верхняя часть имеет значение “Управление” (Control);
Левая часть имеет значение “Вход” (Input);
Правая часть имеет значение “Выход” (Output);
Нижняя часть имеет значение “Механизм” (Mechanism).
2. Интерфейсная дуга (Arrow)
Интерфейсные дуги часто называют потоками или стрелками. Интерфейсная дуга отображает элемент системы, который обрабатывается функциональным блоком или оказывает иное влияние на функцию, отображенную данным функциональным блоком (рисунок 2).
Графическим отображением интерфейсной дуги является однонаправленная стрелка. Каждая интерфейсная дуга должна имеет свое уникальное наименование (Arrow Label)
С помощью интерфейсных дуг отображают различные объекты, в той или иной степени определяющие процессы, происходящие в системе. Такими объектами могут быть элементы реального мира (товары, вагоны, сотрудники и т.д.) или потоки данных и информации (документы, данные, инструкции и т.д.).
В зависимости от того, к какой из сторон подходит данная интерфейсная дуга, она является “входом”, “выходом”, “механизмом” (ресурсом) или “управлением”.
3. Декомпозиция (Decomposition)
Функция декомпозиции позволяет разбить сложные процессы на составляющие его операции. При этом уровень детализации процесса определяется непосредственно разработчиком модели (рисунок 3)
Декомпозиция позволяет постепенно и структурированно представлять модель системы в виде иерархической структуры отдельных диаграмм, что делает ее менее перегруженной и легко читаемой.
4. Глоссарий (Glossary)
Для каждого из элементов IDEF0: диаграмм, функциональных блоков, интерфейсных дуг существующий стандарт подразумевает создание и поддержание набора соответствующих определений, ключевых слов, повествовательных изложений и т.д., которые характеризуют объект, отображенный данным элементом. Этот набор называется глоссарием и является описанием сущности данного элемента.
Одним из наиболее популярных программных инструментов, реализующих возможности стандарта IDEF0 является продукт компании Computer Associates – Bpwin (Bussines Process Modeling).
Достаточно широкие возможности BPwin позволяют эффективно решать задачи связанные с моделированием логистических бизнес-процессов в стандарте IDEF0. Кроме простоты моделирования, быстрой навигации и легкости чтения BPwin позволяет интегрировать в единую модель все логистические бизнес-процессы компании, обеспечив выполнение ключевых свойств системы:
целостность и членимость, т.е. возможность отображения логистических бизнес-процессов как единого целого, при этом обеспечивается возможность выделения ее отдельных элементов с применением декомпозиции;
связь, что предполагает наличие прямых или опосредованных отношений между всеми логистическими бизнес-процессами и операциями в виде интерфейсных дуг;
организации, т.е. направленности на достижение единых логистических целей посредством функционирования интегрированных в модель бизнес-процессов, что достигается за счет принципа декомпозиции.
При стандартных настройках окно BPwin состоит из двух частей: правая часть отображает диаграмму бизнес-процессов IDEF0, левая часть — иерархическое дерево бизнес-процессов, которое формируется в программе автоматически и позволяет не только определить связи между процессами, но и проводить навигацию процессов.
Описав бизнес-процессы в IDEF0, пользователь получает наглядный документ, позволяющий достаточно быстро определять логические ошибки модели и проводить их исправление. В итоге создается эффективный документ, который не “ляжет в стол” как большинство формализованных бизнес-процессов не востребованных сотрудниками компании.
В заключении имеет смыл упомянуть о том, что существует два принципиально разных подхода к оптимизации логистических бизнес-процессов.
Первый подход – классический или традиционный, который заключается в следующей последовательности действий.
Первым этапом традиционного подхода является проведение логистического аудита, призванного выявить слабые места системы бизнес-процессов .
После выявления слабых мест соответствующие изменения вносятся в модель, которую затем проверяют на отсутствие ранее выявленных во время аудита недостатков. Далее следует процесс внедрения оптимизированной модели. Ключевым недостатком классического метода является стереотипный перенос узких мест свойственных бизнес-процессам существующим до аудита в модель завтрашнего дня.
Второй подход, называемый “с чистого листа”, принципиально отличается от классического: в отличие от традиционного, метод “с чистого листа” начинается непосредственно с разработки “идеальной модели” и только после этого выполняется аудит функционирующих бизнес-процессов. Разница между существующими бизнес-процессами и разработанной моделью определяет структурные изменения, в которых нуждается компания. Данный подход максимально исключает перенос системных недостатков сегодняшнего дня в модель завтрашнего.
Источник: dzen.ru
Предложения по развитию и построению процессов в экспедиторской компании
Построение процессов в транспортно-экспедиционной компании
Предложения для развития транспортно-экспедиционной компании.
- Работа с клиентами,
- Перевозчиками,
- Бизнес-схемы,
- Структура экспедиторской компании
Построение работы с клиентом
Общий принцип работы экспедиторской компании.
- Экспедиционный бизнес является посредническим бизнесом.
Его схема следующая:
Компания (ООО, ИП) получает заявки на грузовые перевозки от грузоотправителя и подбирает под эти перевозки транспортное средство.
Общая схема работы с клиентом в транспортно-экспедиторском бизнесе (на схеме показан бизнес-процесс БП-002 только касаемый автоперевозок). Успешное развитие компании зависит от каждого подразделения т.к. они все работают на предоставляемый сервис.
- Коммерческий департамент (Отдел продаж) — является лицом компании которое первым видит клиент;
- Отдел логистики оказывает непосредственно услугу;
- Бухгалтерия — это часть сервиса ТЭК от которой зависит сроки предоставляемых счетов и чёткость в бухгалтерском документообороте.
Бизнес-процессам на сайте уделено больше внимания на этой странице.
Необходимо плотное сотрудничество производства и Коммерческого департамента.
Производство формирует заявки на привлечение клиентов в других городах, для обратных грузов, с помощью которых будут возвращаться машины.
Также необходимо привлечение новых клиентов, которые используют другой подвижной состав. Рефрижераторы, Газели, 36м3,120м3, Изотермические машины и т.д
Развитие клиентов
Коммерческий департамент по привлечению клиентов в данной статье не описывается т.к. ему посвящены другие статьи на нашем сайте.
Клиентский менеджер (КАМ) Коммерческого департамента ведёт таблицу позволяющие видеть внедрение в клиента и использование услуг транспортно-экспедиционной компании.
КАМ по транспортной логистике ведёт похожую таблицу для планов по развитию клиента
Бизнес-процесс работы управления транспортной логистики
После заключения договора с клиентом его передают в производство или лучше в отдел клиентского обслуживания. За каждым клиентом закрепляется отдельный специалист решающий его вопросы.
В целях безопасности он же может получать заявки на перевозки и передавать их безликие в информационную систему для отдела логистики.
Дополнительно такая система позволяет выявить узкие места в перевозках. Получить заявки которые не могут закрыть и тем самым принять меры к устранению вопроса нехватки транспортных средств.
Экспедиция схема
Полная схема работы экспедиторской компании с отделами и функционалом.
Естественным продолжением офисной диспетчерской службы является наличие на складах погрузки контролёров-пересчётчиков (контролёров-экспедиторов), в задачи которых входит отслеживание, и информирование логистов офиса ответственных за работу с конкретным клиентом по каждому случаю прихода и ухода машины, контроль за состоянием транспортных средств, состоянием груза, подготовленного к погрузке, качеством погрузки, пересчёт товара при погрузке.
Именно эти люди могут вовремя сообщить в диспетчерскую службу обо всех проблемах, связанных с неприбытием грузовика на погрузку, о плохой упаковке товара, неготовности его к перевозке и т.п.
Кроме данных функций может привлекать транспорт, находящийся на терминал от других компаний. Данные сотрудники работают не у всех клиентов, а по необходимости во всех остальных случаях экспедитором выступает водитель.
Отдел по работе с перевозчиками
Задача отдела по работе с перевозчиками наполнять базу экспедиторской компании компаниями исполнителями заявок.
- Этот отдел находится в постоянном поиске новых партнёров на транспортировку грузов клиентов.
Специалист по ценообразованию
Отдельная должность специалиста по ценообразованию стоит ввести для чёткой работы двух отделов:
- Продаж — для формирования цен для клиентов;
- Логистики — для формирования тарифов для перевозчиков.
Работа Call-центра
Задача колл-центра постоянно держать связь с перевозчиками которые работают с компанией.
Специалист по договорам
Специалист по договорам ведёт всю договорную работу с перевозчиками. Ведёт первичную проверку перевозчика. Проверяет на наличие арбитражных дел, сверяет учредительные документы их соответствию нормам и законодательству.
Специалисты по работе с перевозчиками
Каждый специалист может быть направлен на работу со своей категорией перевозчиков. Если компания оказывает комплексные услуги, то кроме авто перевозчиков ведёт работу с другими видами транспорта.
Региональная структура
Поиск обратных грузов – один из рычагов снижения стоимости перевозки.
Существенно облегчает эту задачу наличие собственной сети региональных представителей и филиалов.
В этом случае возможностей создания работоспособных кольцевых маршрутов значительно больше. Филиалы и представители позволят находить встречные грузы или организовывать кольцевые грузы. Там где нет в настоящее время существующих филиалов компании, целесообразно выбрать модель экспансии в регионы на основе модели внедрения регионального представителя, данная модель является самой экономичной и рентабельной моделью выхода в регионы.
Представитель будет представлять интересы компании, как у клиентов, так и будет выполнять функцию специалиста по привлечению транспорта. В дальнейшем при условии успешного развития региона, можно открывать представительство, либо филиал с арендой офиса и набор персонала.
Для привлечения клиентов в центральном офисе считаю целесообразным в коммерческом департаменте ввести должности менеджеров по продажам в регионах. Данные сотрудники будут вести поиск клиентов в регионах, и привлекать данных клиентов к работе. С последующей передачей в производство. В дальнейшем для поддержания связи с клиентом будет привлекаться местный представитель, а при открытии филиала функции по продажам услуг будут переходить менеджерам по продажам на местах.
Ввод новых представителей в регионах необходимо будет производить постепенно, анализируя собственные транспортные потоки. При потоках авто в регионы, в наиболее востребованных регионах коммерческие представители из центрального офиса привлекают клиентов и вводятся представители по логистике, которые будут вести работу с клиентом на месте (представительские функции) и привлекать местных перевозчиков для увеличения поставки машин клиентам.
В Москве и С.Петербурге представителей не будет, а будут Специалисты по привлечению транспорта, которые будут активно привлекать автоперевозчиков.
Представители на первом этапе необходимы будут в областях окружающих Москву и С. Петербург для «поднятия» местных перевозчиков для наполнения ими этих городов, также необходимо привлекать в областях «спутниках» двух столиц клиентов, для того, что бы машины шли загруженными. Кроме того машины идущие из регионов в близлежащие области будут грузиться грузами клиентов и идти в Москву( Питер) для максимального наполнения Москвы(Питера) привлечённым транспортом. Что позволит снижать дефицит транспорта, присущий автоперевозкам, особенно в пиковые сезоны.
Источник: glx.su
