9 декабря 2021
Как выстроить управление закупками в компании
Специалист департамента внутреннего контроля аудиторско-консалтинговой группы «Листик и Партнеры»
Что такое управление закупками, какие цели и задачи решаются при формировании закупочной политики, как оптимизировать эти процессы, расскажем в статье. Также поделимся распространенными типами ошибок, которые допускают руководители.
Управление закупками: понятие и необходимость
Производственные потоки обязаны быть непрерывными. Перебои в поставках, производстве и продажах ведут к снижению прибыли, оборачиваемости капитала, увеличению издержек на производство товаров, работ и услуг компании.
Управление закупками – самая важная часть материально-технического обеспечения, поскольку грамотный подход к формированию закупочной деятельности напрямую влияет на стоимость конечного продукта. Оно касается компаний, занимающихся розничной и оптовой торговлей – объемы закупок составляют в таких компаниях значительную часть хозяйственной деятельности. В крупных фирмах за закупки отвечает специализированный отдел, в компаниях с небольшим производством достаточно отдельного специалиста.
Основная цель – обеспечить поступление товаров, сырья, инвентаря для изготовления продукта. Помимо этого, отдел по управлению закупками контролирует наличие запасов, уровень цен на приобретаемые товары, регулирует выбор и взаимоотношения с поставщиками.
Для производственных предприятий стратегия закупочной деятельности является первостепенной, поскольку уже на начальном этапе производственного цикла способна обеспечить конкурентные преимущества продукта и компании на рынке за счет минимизации издержек.
Цели и задачи управления
- Обеспечить постоянные поставки сырья для непрерывного производства. Простои оборудования и персонала увеличивают издержки компании и снижают выручку за счет уменьшения объемов производства.
- Создать небольшой объем запасов сырья, который позволит продолжать производство товаров некоторый период при отсутствии поставок. Например, если ваши поставщики удалены территориально, поставки бывают редко, возможны срывы сроков по вине поставщика или в результате форс-мажорных ситуаций.
- Искать, анализировать и выбирать поставщиков с минимальными ценами при соблюдении требований по качеству сырья.
Важно понимать, что управление закупками не преследует только цель найти поставщика, способного предложить сырье по минимальным ценам среди конкурентов. Закупки сырья низкого качества с высокой долей вероятности не приведут к производству качественного продукта, что вызовет падение спроса на товар. Вы произведете конечный продукт, который не захотят купить, а это приведет к убыткам.
Задачи управления закупочной деятельностью
Для каждого предприятия руководство ставит свои задачи при управлении закупками, исходя из особенностей производства и специфики деятельности. Мы же собрали наиболее распространенные:
- анализ рынка цен на сырье;
- приобретение товаров для производства по приемлемой цене;
- контроль качества закупок;
- непрерывная работа с поставщиками (план поставок, логистика, документальное сопровождение);
- поиск новых партнеров;
- организация механизма размещения заказов исходя из современных нужд (интернет-заказы, электронный документооборот, удаленный формат работы) и т.д.
Для торговых компаний, которые занимаются перепродажей товаров в розницу, важно помимо прочего, анализировать конечный спрос потребителя, и своевременно корректировать ассортимент закупаемого товара.
Процесс организации закупки
Шаг 1. Выявление потребности. Определите требования к закупаемым товарам исходя из ожидаемых характеристик конечного продукта.
Шаг 2. Анализ запасов. Актуализируйте данные о наличии товаров на складе, при нехватке запасов – выявляем количество, необходимое закупить.
Шаг 3. Поиск и выбор поставщика. Рассмотрите коммерческие предложения, выберите одного или нескольких поставщиков, заключите контракты, определите условия и периодичность поставок.
Важно! Выбор поставщика осуществляется с учетом политики компании. Концентрация на одном поставщике позволит получать бонусы и скидки, что выгодно для оптовиков. Но при этом существуют определенные риски срыва поставок и ограничения со стороны партнера.
Шаг 4. Подготовка, размещение и контроль заказа. Автоматизация операций процесса от подготовки заказа до его оплаты и получения сокращает сроки между поставками и позволяет оптимизировать работу отдела закупок. Постоянный контроль за соблюдением сроков и выполнении обязательств поставщика.
Шаг 5. Получение и осмотр товара. Бракованная продукция подлежит возврату и замене. Данные условия необходимо предусмотреть в договоре с поставщиком на этапе подписания договора. На данном этапе также важно правильно организовать на складе хранение сырья по номенклатуре товара, соблюдая технические возможности хранения с сохранением потребительских свойств.
Шаг 6. Документальное сопровождение. Подразумевает подписание входящей документации, оплата товара и возможная претензионная работа, если имеются споры с поставщиками по поводу сроков, количества и качества приобретенного сырья.
Каждый этап закупок предполагает вовлечение большого числа исполнителей и информационных потоков. Речь идет о внешних поставщиках и потребителях, планово-производственном отделе, отделе логистики и транспортировки, отделе контроля качества. Ошибка одного из исполнителей может привести к искажению информации о закупках и возможным финансовым потерям.
Принципы управления закупками
Закупочная деятельность на любом предприятии должна строиться на 6 принципах.
Не нужно покупать товары хаотично – есть риск приобрести товар, который будет лежать мертвым грузом на складе. Закупайте товар по специально разработанному плану поставок – так не будет допущен его переизбыток или недостаток на складе, что в одинаковой мере влияет на рост издержек на хранение или простои производства.
Товары закупаются с учетом изменения спроса на конечный продукт. Предполагается ориентация на спрос и потребность конечного потребителя.
Выбор поставщика и организация поставок производятся с учетом расходов на транспортировку, минимизации сроков поставки.
Принцип технологичности и автоматизации
Применение современных методов организации и сопровождения закупок в значительной мере сокращает издержки компании.
Закупки товаров проходят на периодической основе, так формируются оптимальные условия компании, цеха и складских помещений.
Закупочная деятельность должна реализовываться и контролироваться специальным отделом. Децентрализация означает неправильный выбор поставщика, отсутствие контроля за поставками и отсутствие ведения претензионной работы.
Оптимизация процесса: как повысить эффективность
Чтобы оптимизировать процесс управления закупками, придерживайтесь нескольких нехитрых правил:
- Пошаговый процесса организации закупки. Пропуск того или иного этапа может отразиться на увеличении расходов. Так, например, если при выборе поставщика не был проведен анализ качественных характеристик закупаемого продукта, есть риск приобрести некачественное сырье, что существенно отразится на качестве конечного продукта.
- Автоматизация внутренних процессов. Применение различных программных продуктов при взаимодействии с поставщиками увеличивает экономию на расходах, способствует более быстрому оформлению заявок на поставки, упрощает контроль и складской учет при приемке товара. Ручной учет ведет к потере бумажной документации, неконтролируемым расходам и ошибкам при оформлении.
- Улучшение взаимодействия с поставщиками. Как правильно управлять взаимоотношениями с поставщиками, мы рассказали в статье [ссылка на статью Взаимоотношение с поставщиками]. Квалификация поставщиков как делового партнера, кооперация для совместного производства – ключ к успеху для большинства новичков на рынке. Слаженная работа, взаимовыгодные условия позволяют расти и наращивать объемы производства как поставщикам, так и производителям.
- Стандартизация договора и этапов его согласования и подписания. Создавайте шаблоны контракта чтобы сократить цикл заключения контракта и свести к минимуму возможные разногласия с партнером. Контролируйте сроки действия, настраивайте уведомления при ведении автоматизированного учета – для своевременного продления.
Ошибки при управлении закупками
Ошибка 1. Отсутствие новых подходов к оптимизации управления
Отдел закупок – инструмент компании, который призван не только обеспечивать необходимым сырьем для производства товаров, но и повышать конкурентоспособность компании, качество конечного продукта, снижать его стоимость. Работа по регламенту, устаревшие подходы к планированию, организации процесса формирования и отслеживания закупки – все это тормозит деятельность отдела. Не бойтесь автоматизировать часть процессов – так вы сократите сроки организации поставок.
Ошибка 2. Отсутствие мотивации
Обычно отдел логистики работает по плану закупок – это рутинный процесс, не привязанный к конечным показателям эффективности деятельности. Установите для них определенные цели в привязке к KPI – так вы замотивируете их на улучшение работы.
Ошибка 3. Нет разделения ответственности между отделами
Отсутствие регламента работы, разграничения ответственности между сотрудниками усложняет работу – работники опираются на собственные навыки и привычки, допускают ошибки при работе с поставщиками.
Ошибка 4. Закупки осуществляются хаотично, без четкого плана либо работниками других отделов
Когда служба закупок не принимает участия в выборе поставщика либо в организации и контроле закупок, велика вероятность роста затрат.
Ошибка 5. Низкая квалификация персонала отдела закупок
Отсутствие знания тонкостей закупаемого сырья рынка, услуг, умения и способностей к анализу поставщиков может быть критичным при организации закупочной политики и построении логистической цепочки.
Ошибка 6. Отсутствие закупочной стратегии
В этом случае основные силы положены на развитие направления реализации, поскольку руководство компании, в первую очередь, интересует получение прибыли и ее распределение на дальнейшее развитие. Цели, направленные на развитие закупочной деятельности, не являются основополагающими при формировании стратегии развития компании. И это большая ошибка, поскольку результаты работы отдела закупок непосредственно влияют на формирование финансовых показателей.
Ошибка 7. Длительное согласование контрактов либо же наоборот, отсутствие контроля со стороны руководства
При выборе поставщика согласование с руководителем является обязательным, поскольку положения контракта влияют на формирование себестоимости продукта, его качественные характеристики. В крупных компаниях согласование может занимать несколько месяцев, что существенно тормозит проведение закупок и обеспечение производства сырьем.
Перечень возможных ошибок не является исчерпывающим. Важно все время совершенствовать закупочную политику, работать над ее оптимизацией. Процесс формирования закупок и работы с поставщиками постоянные, требует ежедневной работы и контроля.
Чтобы оставить комментарий пожалуйста Авторизуйтесь
Источник: upr.ru
Управление закупками: оптимизируем бизнес-процессы
На закупки приходится до 70% всех расходов предприятия, поэтому оптимизация управления закупками критически важна.
Проведя такую оптимизацию, компания может сильно изменить сальдо в положительную сторону, а это равноценно увеличению дохода. Закупки включают в себя следующие этапы:
- Определение потребности компании в разных ресурсах. Потребность со временем может меняться в обе стороны.
- Определение списка необходимых ресурсов и требований к каждому из них: качество, характеристики.
- Составление списка потенциальных поставщиков для каждого вида ресурсов.
- Сбор предложений от потенциальных поставщиков с помощью переговоров, конкурсов, тендеров.
- Выбор поставщика, исходя из привлекательности предложений и репутации.
- Формирование заказов, заключение договоров.
Поскольку закупки всегда предполагают взаимоотношения компании с контрагентами, то оптимизация этой области помогает улучшить взаимодействие и получить хорошую деловую репутацию, сократив при этом и время прохождения бизнес-процесса закупки.
Типичные проблемы закупок
- Затягивание процесса. Это происходит по причине многократной отсылки документов от одного специалиста к другому, длительного согласования.
- Избыточное количество документов, требующих подписания в рамках бизнес-процесса.
- Трудности отслеживания на каком этапе находится бизнес-процесс в данный момент.
Системы для оптимизации закупок
Системы управления закупками предназначены именно для того, чтобы разобраться с перечисленными выше трудностями. Чтобы решение проблемы было полноценным и всеохватным, потребуется оптимизировать все этапы закупок.
1. Выбор и «прописка» поставщика
Планирование является самым важным этапом, потому что именно на нём принимается решение, у кого закупать и по какой цене. Система управления закупками заносит всех поставщиков, с которыми работает предприятие, в унифицированную базу, в которой также фиксируются цены и другие важные данные. Самое главное преимущество в том, что в базе отражены типичные «маршруты», по которым проходят переговоры о закупках с конкретной компанией, то есть вся цепочка лиц, принимающих решения на каждом этапе, с их контактными данными.
Знание всего этого помогает быстро пройти по цепочке и сократить время от первого обращения до получения результата.
Задача «Определить победителя конкурса» глазами пользователя в системе Comindware Управление закупками
2. Проведение закупок по графику
Система напомнит, что пришло время сделать очередные закупки, и напомнит заранее, чтобы было время согласовать и подписать документы, а купленные товары успели прибыть на склад.
Поскольку большинство систем данного типа интегрируется с другими программами, то вы будете получать уведомления не только о закупках, которые проводятся регулярно по истечении конкретного срока, но и о тех, которые проводятся каждый раз, когда нужные ресурсы подходят к концу.
Это помогает исключить срыв или задержку поставок, которые могут привести к простою предприятия или другим неприятным последствиям.
Визуализация отчетов в системе Comindware Управление закупками
3. Заключение, согласование, подписание договора
Руководитель всегда может увидеть, на каком этапе находится процесс, на ком из сотрудников он «застрял», если подобное случилось.
Системы автоматизации закупок поддерживают все возможности, которые требуются для полноценного документооборота на современном уровне. Сюда относятся системы защиты документов, такие как электронная подпись. Все документы – подписанные или находящиеся в процессе оформления – заносятся в базу и в любой момент могут быть просмотрены. Благодаря этому появляется возможность контролировать процесс закупок от начала и до конца.
Процесс согласования договора в Comindware Управление закупками
Автоматизируйте процесс закупок в вашей компании, используя решение на базе Comindware Business Application Platform. Для начала оптимизации вам потребуется всего пара часов.
Преимущества системы управления закупками
- Эффективное управление временем сотрудников. Каждый из них видит первостепенные задачи по закупкам, которые должен выполнить, и всегда знает, какие из них он должен обработать в первую очередь.
- Прозрачность маршрутизации заказов. Благодаря единой базе всегда есть информация, к кому из представителей контрагентов нужно обратиться на каждом этапе. В итоге система выстраивает единую цепочку, где участвуют и представители контрагента, и сотрудники вашего предприятия. Она создаёт последовательность действий и рассчитывает, какие сотрудники должны взаимодействовать друг с другом на каждом этапе.
- Между отделами вашей компании налаживаются оптимальные коммуникации, по которым быстро передаётся информация о задачах и затруднениях.
- Счета и другие документы обрабатываются автоматически. Информация из них также заносится в единую базу. Если необходимо подписать документ, он сразу отправляется нужному сотруднику либо руководителю.
- Если требуется скорректировать или отменить закупку, для этого тоже предусмотрены специальные инструменты.
Решение для управления закупками от Comindware
Вы можете создать свое решение на базе Comindware Business Application Platform или приобрести готовую систему управления закупками, которая разработана с учетом десятилетнего опыта цифровизации отделов снабжения в крупных российских компаниях.
- Легко подстраивается под бизнес.
- Руководство и сотрудники могут сами вносить изменения в работу программы, для этого не требуется обращаться к разработчикам или нанимать в штат IT-специалистов.
- Простая интеграция с другими программными решениями.
- Единицей, с которой работает программа, является бизнес-процесс. Всё выстраивается вокруг процесса, что позволяет пройти все этапы: от заявки до подписания договора и отгрузки товара.
- Возможность работы с документами как на уровне процессов, так и на уровне данных.
- Нет лишних функций — нет лишних расходов.
Попробуйте Comindware Business Application Platform, заказав демонстрацию возможностей продукта бесплатно.
Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.
Источник: www.comindware.ru
Задачи закупочной логистики: особенности управления логистическими процессами в закупках
Грамотная организация деятельности предприятия связана в том числе с обеспечением наличия материальных ресурсов, необходимых для производства или торговли. Понятие эффективного снабжения подразумевает поставленные на поток поступления материалов, товаров или сырья, характеризующиеся минимально доступными ценами, надлежащим качеством и точностью соблюдения временного графика, выстроенного в рамках циклов. Сформированная и отлаженная система, разработанная в соответствии с ключевыми положениями, облегчает управление рабочими процессами, и способствует повышению общей рентабельности. Каковы основные цели, функции, механизмы и задачи закупочной логистики, какие методы и схемы относятся к основам данной сферы, и как оптимизировать уже существующие подходы в рамках отдельно взятой организации? Давайте разбираться.
Общие принципы
- Планомерность — обеспечение поступлений товаров соответственно заданному графику.
- Ритмичность — соблюдение определенных временных промежутков, позволяющее выстроить торговые, производственные и складские процессы.
- Оперативность — отслеживание динамики изменений спроса и внесение соответствующих корректировок в планы.
- Экономичность — последовательное сокращение временных и финансовых издержек.
- Централизация — организация контроля за выполняемыми операциями, подразумевающая применение современных технических средств.
Этапы закупочной логистики
Последовательный подход основывается на следующем алгоритме действий.
Выявление потребности
Первичная задача отдела снабжения — работа с остальными подразделениями предприятия, нацеленная на определение позиций, необходимых для обеспечения основных и сопутствующих процессов.
Исследование рынка
Анализ существующих предложений, перечня доступных поставщиков, имеющихся в их распоряжении мощностей и ресурсов.
Выбор контрагентов
Основывается на предлагаемых коммерческих условиях, репутации, имеющемся опыте взаимодействия, а также иных факторах, которые могут быть использованы в качестве сравнительных критериев.
Закупка
Согласование договорных условий, документальное оформление правоотношений, формирование заявки и реализация цикла поставки.
Учет претензий и брака
Проверка качественных характеристик, соблюдения заявленных сроков, а также процента продукции, подлежащей возврату или замене.
Распределение ресурсов
Передача полученных товаров исходя из производственной необходимости, с сопутствующей организацией складского хранения, образующегося переходящего остатка.
Готовые решения для всех направлений
Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Управление закупочной логистикой
Координация основных процессов реализуется одним из следующих способов:
- Децентрализованный подход — допускает самостоятельную закупку подразделениями нужных ТМЦ, без дополнительного согласования, и в рамках выделенного бюджета. Позволяет максимально точно закрыть потребности на конкретный период, и сэкономить время на согласование бюрократических моментов.
- Централизованная концепция — реализуется преимущественно крупными предприятиями, где функционирует специальный отдел, либо назначается ответственный менеджер. Упрощает стандартизацию, сводит к минимуму вероятность некорректных заявок, и позволяет сократить издержки за счет увеличения объемов поставок.
Какие задачи решает закупочная логистика
Основные цели построения системы снабжения можно представить в виде следующего перечня.
Закупка необходимого товара
Приоритетный вопрос, важность которого обуславливается необходимостью наличия актуального ассортимента, удовлетворяющего производственным запросам или покупательским интересам. Закупщики должны отслеживать рыночные тенденции, ориентироваться в новых продуктах, управлять матрицей и своевременно вносить корректировки, повышая общую эффективность работы предприятия.
Обеспечение своевременных поступлений
Универсальной цикличности не существует — все зависит от объема спроса в конкретный период времени. Задача снабжения — грамотно управлять товарным запасом, обеспечивая достаточное количество продукции или сырья и удовлетворяя потребности ритейла или производства.
Поддержание складских остатков
Цель, коррелирующая с предыдущей, и подразумевающая, что на любом промежуточном этапе количество ТМЦ, имеющихся в распоряжении организации, соответствует ее потребностям. Отсутствие нужной позиции в торговой точке формирует негативную реакцию покупателей, а перебои с поставками на производственной линии ведут к полной или частичной остановке всего рабочего процесса. При этом важно не выходить за определенные лимиты, превышение которых превращает актуальный запас в неликвид, и фактически замораживает оборотные средства компании.
Грамотное распределение товаров
Для крупных торговых сетей характерно наличие магазинов разного формата, расположенных в разных регионах. Каждый объект имеет свои особенности, что обусловливает необходимость дополнительной «настройки» ассортиментной матрицы. В связи с этим особенно важно не только правильно составить номенклатуру, но и обеспечить своевременное пополнение запасов — с учетом логистических и иных аспектов.
Поиск лучших ценовых предложений
Рентабельность бизнеса определяется разницей между выручкой и издержками, необходимыми для ее формирования. Стоимость продукции, предлагаемая поставщиками — один из ключевых факторов управления, работа с которым должна вестись непрерывно. Низкие розничные цены — веское конкурентное преимущество, однако использовать его можно только при сохранении достаточной величины маржинальности. Используемая модель ценообразования должна учитывать потребительский спрос, оборачиваемость товаров и сроки их хранения, а также отталкиваться от расходов, связанных с закупкой.
Основной функционал отдела снабжения
Роль закупочной логистики в работе современных компаний, сталкивающихся с серьезной рыночной конкуренцией, сложно переоценить. В число функциональных задач, реализуемых ответственными менеджерами, входят следующие операции.
Определение точной потребности
Уточняя, что именно и в каких количествах нужно закупить, чтобы обеспечить работу компании, важно идентифицировать внутренних и внешних потребителей. При составлении ассортиментного перечня учитываются качественные характеристики товаров, включая их вес, габариты, а также иные критерии, влияющие на специфику транспортировки и хранения. Обязательное условие — создание четких план-графиков и спецификаций, позволяющих отсеять предложения, не соответствующие заявленным в рамках конкретных задач потребностям.
Формирование аналитической базы
Отчетность — неотъемлемый спутник закупок, позволяющий систематизировать и упорядочить всю найденную информацию. Даже в тех случаях, когда вся номенклатура закрыта действующими контрактами, важно иметь в запасе дополнительные варианты, к которым можно будет прибегнуть как в случае форс-мажора, так и при проведении новых торгов, нацеленных на улучшение коммерческих условий.
Исследование рынка поставщиков
Поиск контрагентов, удовлетворяющих запросам организации, предусматривает не только оценку юридического лица на предмет добросовестности и благонадежности, но и изучение существующих каналов сбыта и доставки, актуальных коммерческих и логистических условий. Необходимо охватить как можно больше потенциальных партнеров, в том числе предлагающих альтернативные решения, способные оптимизировать ключевые процессы, или принципиально новые продукты, обладающие сходными характеристиками и потенциалом развития.
Организация транспортировки
Покупка и продажа любой продукции предполагает перемещение запасов между складами, реализуемое либо собственными силами одной из сторон, либо с помощью посредника. Сопутствующие издержки также относятся к себестоимости товаров и влияют на рентабельность, что обуславливает необходимость тщательной проработки вариантов.
Контроль процессов поставки
Основными задачами, решаемыми закупочной логистикой, являются заключение договоров и сопровождение операций, основанием для которых становится подача заявки. Детальная проработка контрактов на предварительной стадии сводит к минимуму возможные издержки, связанные с нарушением обязательств. Менеджмент организации должен контролировать сроки и качество товаров, решать вопросы, связанные с несоответствием заявленных и фактических поступлений, а также добиваться компенсации убытков.
Формирование бюджетов
Закупка — многоступенчатый и многофакторный процесс, реализуемый непрерывно, и в большинстве своем связанный с проведением экономических расчетов. Грамотный финансовый анализ позволяет заранее составить представление о затратах. Бюджетная политика предприятия подразумевает выделение определенного объема денежных средств, которые могут быть использованы в предстоящем периоде для обеспечения потребностей отдельно взятого отдела.
Взаимодействие с производственными и сбытовыми структурами
Специфический аспект, актуальный для компаний, специализирующихся на самостоятельном изготовлении конечной продукции. Цикл производства подразумевает достаточность расходных материалов и сырьевых запасов, тогда как активность продаж напрямую связана с корректной оценкой потребительского спроса. Снабжение работает в кооперации с каждым из подразделений, обеспечивая их взаимосвязь и ориентируясь на повышение итоговой рентабельности.
Основные операции закупочной логистики
Говоря о функциональных задачах, решаемых менеджерским составом организации, в первую очередь выделяют следующие аспекты:
- Формирование стратегии закупок на основе прогнозирования потребности.
- Рассмотрение и оценка коммерческих предложений от потенциальных контрагентов.
- Выбор поставщиков, соответствующих установленным критериям.
- Определение объемов, сроков и графиков поставок товаров.
- Контроль за соблюдением намеченного плана.
- Согласование ценовой политики и улучшение имеющихся условий.
- Сопровождение договоров и отслеживание качества продукции.
- Поддержание и распределение складских запасов с учетом оборачиваемости.
- Взаимодействие с другими подразделениями в целях оптимизации рабочих процессов.
Стоит отметить, что в соответствии с принципами закупочной логистики все операции должны быть максимально оптимизированы. Сегодня, благодаря развитию технологий, многие задачи решаются гораздо быстрее. Так, интеграция программного обеспечения для мобильной автоматизации, разработанного компанией «Клеверенс», упрощает ведение учета на складах и в торговых точках, на 70% сокращая издержки, связанные с рутинными процессами.
Основные методы закупок
Существует несколько методик, реализуемых на практике, каждая из которых характеризуется определенными преимуществами и недостатками.
Поставка одной партией
Фактически — оптовая отгрузка, предусматривающая поступление объемного запаса продукции, достаточного для закрытия потребности на продолжительный период. Из преимуществ — простота документального оформления, а также возможность получения дополнительных скидок за выборку объема. Недостатки — сложность организации хранения, а также падение показателей оборачиваемости.
Периодические закупки
Пожалуй, наиболее распространенная практика, при которой снабжение оформляет заявки с определенной частотой, рассчитанной исходя из сроков реализации. Положительные аспекты — эффективность использования денежных средств и экономия на эксплуатации складских помещений. Из минусов — возможные перебои с наличием ассортимента и риск некорректного планирования.
Снабжение по котировочным ведомостям
Вариант, актуальный в сферах бизнеса, предполагающих закупку недорогих и востребованных товаров. Перечни котировок формируются каждую неделю или месяц, и отражают весь номенклатурный ассортимент, с указанием потребности и складских запасов. По сути, это оптимизированный аналог предыдущего метода, позволяющий выстроить оптимизированную систему.
Закупка с немедленной сдачей
Опция, применяемая в тех случаях, когда возникает потребность в материалах, используемых редко, и не предусматривающих возможности поставки по первому требованию. Неразрывно связана с ухудшением оборачиваемости и ростом издержек, что обуславливается спецификой товара или сырья.
Пополнение запасов по мере необходимости
Схема, которая не предусматривает принятия покупателем конкретных обязательств по срокам или объемам, и предполагающая оплату по факту поступления очередной партии ТМЦ.
Источник: www.cleverence.ru
