Описание ответственностей и бизнес ролей в ит подразделении матрица raci

Рано или поздно вы встретитесь с проектом, у которого много стейкхолдеров и много участников команды проекта. Большая команда помимо наличия большого трудового ресурса обременяет PM-а простым вопросом: «А как мне всё это контролировать? Я не могу постоянно быть на связи с командой и принимать важные решения в моменте». Чтобы Менеджеры Проектов в таких ситуациях не сходили с ума, были придуманы два универсальных инструмента распределить ролей и ответственности — матрица RACI и матрица DACI.

654 просмотров
Матрица RACI, что это такое и для чего используется

Матрица RACI — это инструмент управления, который помогает командам отслеживать роли и обязанности команды на проекте. Начиная со сложных кросс функциональных командных проектов и заканчивая внутренними задачами, матрица RACI позволяет определить роли и делегировать задачи, объединяя вашу команду для выполнения вашего проекта.

R — responsible — Кто является исполнителем задачи. Он должен сделать поставленную задачу. Чаще всего это линейный участник проекта.

A — accountable — Кто ответственный за выполнение задачи. Он несёт ответственность за выполнение поставленной задачи. К проекту рекомендуется обычно назначать только одно ответственное лицо. Этот человек служит контактным лицом для всех заинтересованных сторон на протяжении всего проекта. Чаще всего это PM.

С — consulted — Кто консультирует исполнителя задачи. Он предоставляет консультацию исполнителю, если они сталкиваются с проблемами. Чаще всего эксперты по вопросу внутри компании или лиды команды.

I — informed — Кого информируют о выполнении задачи. Их необходимо постоянно информировать о прогрессе реализации задачи. Это могут быть ключевые стейкхолдеры.

И далее нужно вместе с командой отметить для каждой задачи, кто будет её делать, кто ответственный за задачу, кто сможет проконсультировать и кого нужно обязательно проинформировать о выполнении.

После заполнения добавьте вашу матрицу RACI в соответствующий раздел проектной документации, чтобы ваша команда могла в любой момент вспомнить договорённости при необходимости.

Матрица DACI, что это такое и для чего используется

На первый взгляд матрица DACI похожа на RACI, но существует важное отличие, если RACI помогает определить ответственность за выполнение той или иной задачи, то DACI устанавливает ответственность за принятие решения в той или иной ситуации.

D – driver — Кто ответственен за привлечение заинтересованных сторон, сбор и изучение информации и получение решения в согласованный срок. Чаще всего это PM.

A – аpprover — Кто согласовывает и утверждает решение. Это может быть спонсор проекта или ключевой стейхолдер.

C – сontributors — Кто участвует в принятии решения, консультирует. Зачастую это члены команды или консультанты.

I — informed — Кого информируют о принятии решения. Чаще команда проекта и стейкхолдеры.

DACI разработан для того, чтобы стимулировать процесс принятия решений и сделать повседневную деятельность максимально эффективной для заинтересованных сторон проекта. DACI обеспечивает четкую цепочку полномочий, которую легко отследить как внутренним, так и внешним заинтересованным сторонам.

Как работать с DACI?

Составление DACI не сильно отличается от составление RACI, поэтому подход к заполнению, который был описан выше подходит и тут, но важно после заполнения согласовать со спонсором проекта или другими ключевыми стейкхолдерами, которые указаны в разделе A – аpprover.

Заключение

Проблемы с определением ответственности на проекте могут поджидать Менеджера Проекта за каждым углом, чтобы в разгар Реализации не столкнуться с проблемой, что команда не понимает, кто за что ответственен или кто должен принимать решение в той или иной ситуации лучше всего обратиться на берегу к простым матрицам RACI и DACI.

Источник: vc.ru

Что такое матрица RACI и как она помогает выполнить проект в срок, не растеряв задачи

Рассказываем про популярный инструмент управления проектами — матрицу ответственности RACI. Показываем на примере, как её построить.

Иллюстрация: Оля Ежак для Skillbox Media

Ксеня Шестак

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Матрица RACI, или матрица ответственности, — инструмент для управления отношениями в команде; это таблица, с помощью которой распределяют ответственность, полномочия и роли.

Матрица RACI помогает избежать ситуаций, когда непонятно, кто какими задачами занимается и кто за что отвечает.

RACI используют в управлении проектами. Матрицу строят и согласовывают на старте проекта — тогда исполнители уже не смогут перекладывать ответственность друг на друга в процессе.

В статье рассказываем главное о матрице ответственности RACI.

• Что такое матрица RACI и какие у неё бывают модификации
• Как построить матрицу RACI — разбираем на примере IT-проекта
• Какие типичные ошибки возникают при построении RACI

Что такое RACI

Матрица RACI представляет собой таблицу: по вертикали выписывают задачи проекта, по горизонтали — исполнителей.

На пересечении задач и исполнителей ставят буквы, которые обозначают роли в проекте и степень ответственности. Из этих букв состоит аббревиатура RACI:

R (responsible) — исполнитель задачи или подзадачи проекта. Тот, кто самостоятельно выполняет все работы в рамках задачи.

Важно, чтобы у одной задачи был только один ответственный. При этом сам ответственный может быть одновременно и исполнителем.

Модификации матрицы RACI

Некоторым проектам не хватает классического списка ролей. Тогда к RACI можно добавить дополнительные буквы и, соответственно, роли. Вот примеры:

• RACI-VS. Новые роли V (verifier) и S (signatory) — верификатор и подписывающий. Они проверяют, соответствует ли результат установленному стандарту, и согласовывают его. V- или S-участников может быть один или два.
• RACIQ. Новая роль Q (quality) проверяет качество результата.
• RASCI. Новая роль S (support) помогает основному исполнителю выполнять работу.

Важно помнить, что матрица RACI придумана для того, чтобы упростить взаимодействия между участниками команды и эффективнее организовать работы по проекту. Поэтому добавлять дополнительные роли лучше в случае крайней необходимости.

Как построить матрицу ответственности RACI: разбираем на примере

Разберём процесс построения матрицы RACI пошагово, на примере разработки приложения для телефонов.

Шаг 1. Определяем задачи проекта

В таблице по вертикали выписываем задачи, которые нужно выполнить, чтобы получить готовое приложение:

• написать техническое задание для разработки приложения;
• создать дизайн приложения;
• разработать приложение;
• протестировать приложение;
• опубликовать приложение в сторах.

Шаг 2. Определяем участников проекта

По горизонтали выписываем исполнителей проекта — должности либо фамилии сотрудников:

• менеджер проекта;
• дизайнер;
• разработчик;
• тестировщик;
• заказчик.

Получается таблица. На следующем этапе заполним ячейки на пересечении задач и исполнителей.

Шаг 3. Распределяем роли

О том, по какому принципу распределяют роли команды, писали выше. Определим их для участников нашего проекта:

R-участники. Это исполнители задач.

• Писать техническое задание для приложения будет заказчик.
• Заниматься дизайном — дизайнер.
• Разрабатывать и тестировать приложение — разработчик и тестировщик.
• Размещать приложение в магазинах — заказчик.

A-участники. Это ответственные за каждую задачу проекта.

В нашем примере нести ответственность за выполнение всех задач, связанных с созданием приложения, будет менеджер проекта. Все R-участники будут отчитываться ему о ходе выполнения работ и сдавать результаты.

За публикацию приложения будет отвечать заказчик. В нашем случае у него две роли в одной задаче — исполнитель и ответственный.

C-участники. Это консультанты.

В нашем примере дизайнер может проконсультировать заказчика, когда тот будет составлять техническое задание. Например, подсказать, как правильно составить ТЗ на дизайн приложения. На этом же этапе свой совет может дать и разработчик.

I-участники. Это исполнители, которых нужно информировать о ходе работ.

В нашем случае тестировщика нужно проинформировать о том, что разработчик закончил свои задачи, а заказчика — о том, что приложение готово и протестировано.

Типичные ошибки при построении матрицы ответственности RACI

Мало просто построить матрицу ответственности — важно грамотно ей пользоваться.

RACI помогает проанализировать, насколько равномерно распределили задачи и ответственность между участниками команды. Например, она может показать, что у одной задачи несколько ответственных, — так быть не должно. Или что один из участников перегружен задачами, тогда как у другого их почти нет.

Вот типичные ошибки, которые возникают при построении матрицы ответственности:

• Один участник команды — R-исполнитель сразу в нескольких задачах. В этом случае нужно проанализировать, насколько эти задачи масштабные. При необходимости — назначить на некоторые из них дополнительных людей.
• У участника проекта нет R- или A-роли. В этом случае нужно решить, действительно ли этот участник необходим проекту. Возможно, стоит пересмотреть состав команды.
• У задачи много ответственных. Могут возникнуть проблемы при согласовании результата: сколько ответственных, столько и мнений. В идеале на каждую задачу нужно назначать только одну A-роль.
• Несколько букв в одной клетке. Как правило, когда один человек отвечает за всё, это ни к чему хорошему не приводит.

Другие материалы Skillbox Media для менеджеров

• Статья — разбор структуры проекта: зачем нужна структура и как собрать её за семь шагов
• Большой гайд по управлению бизнес-процессами: главное, что должен знать каждый менеджер
• Статья об управлении рисками проекта: как найти и оценить, как составить план защиты от них
• Руководство по дорожной карте проекта: зачем она нужна и как её сделать
• Разбор метода критического пути проекта — как искать взаимосвязанные задачи, как строить критический путь и почему важно его контролировать

Источник: skillbox.ru

Как матрица RACI помогает уложиться в сроки проекта и распределить задачи

Для успешной реализации проекта очень важно, чтобы все его участники чётко понимали, за что конкретно они отвечают. Для этого используется матрица ответственности проекта RACI.

Например, предприниматель занимается открытием магазина развивающих игрушек. Он раздал всем членам команды задания. Но перед самым открытием магазина выясняется, что не заказана реклама «ВКонтакте», не готова вывеска и ассортимент продуктов закуплен не весь.

Все начинают валить вину друг на друга. Руководитель уже и сам точно не помнит, кому и что поручал. Или вообще мог забыть поставить какую-то из задач. Все переругались, отношения испорчены отношения, а магазин открыт не вовремя.

Матрица RACI позволяет избежать конфликты с перекладыванием ответственности друг на друга. При выполнении задач не приходится тратить время на поиск ответственных и исполнителей. Всё заранее расписано. Поэтому риск не завершить проект в установленные сроки снижается.

Ниже расскажем что такое матрица распределения ответственности RACI. Покажем на примере, как её сделать.

Что такое матрица RACI

Матрица RACI проекта — это таблица, в которой прописаны роли участников. Её составляют в начале пути и согласовывают со всеми членами команды.

Если кто-то недоволен зоной своей ответственности, может ещё до старта предложить внести коррективы. Или сразу отказаться от участия.

Например, при проведении соцопроса, сотрудник согласен опрашивать людей только по телефону, но не на улицах города.

Руководителю проекта будет удобнее внести все коррективы и найти замену тем, кто отказался до начала работ, чем делать это в авральном режиме во время реализации проекта.

В первом столбце вертикально прописывают задачи, в верхней строке горизонтально — членов команды.

В клеточках, где задачи пересекаются с участниками проекта, прописывают буквы. Они показывают, какую функцию в проекте исполняет конкретный участник. Четыре такие буквы вместе составляют название матрицы — RACI:

• R (responsible) — исполнитель. Тот, кто и выполняет задачу;
• A (accountable) — ответственный. Тот, кто отвечает за качественное выполнение задачи в срок. Такой ответственный обязательно должен быть только один. При этом он может выполнять задачу и не сам, назначив исполнителя;
• C (consult) — эксперт. Тот, кто консультирует участников проекта в рамках своих компетенций;
• I (informed) — участник, который должен знать, как выполняется задача. Реализация задачи влияет на его работу, в связи с этим ему необходима такая информация.

Шаблон матрицы RACI:

Вариации матрицы RACI

Иногда проекту нужны ещё некоторые роли. Тогда их добавляют и обозначают другими буквами:

• RACI-VS. V (verifier) — верификатор. S (signatori) — подписывающий. Определяют, насколько результат соответствует заданному стандарту. Не обязательно это два разных человека. Он бывает и один;
• RACIQ. Q (Quality) — проверяющий, насколько качественно выполнены работы;
• RASCI. S (support) — помогающий исполнителю выполнять задачу.

Но лучше не усложнять матрицу RACI новыми ролями. К ним стоит прибегать только если это очень нужно.

Построение матрицы RACI на конкретном примере

Рассмотрим создание матрицы RACI на примере разработки компьютерной игры. Для этого пройдём три необходимых этапа.

Этап 1. Прописываем задачи

В первый столбец таблицы записываем все основные задачи, которые нужно выполнить для создания новой компьютерной игры:

• подготовить техническое задание для создания игры;
• разработать дизайн игры;
• создать игру;
• протестировать игру;
• разместить игру в онлайн-магазинах.

Этап 2. Прописываем членов команды

В верхней строке по горизонтали прописываем члкнов команды проекта:

• руководитель проекта;
• дизайнер;
• программист;
• тестировщик;
• заказчик.

Получается такая таблица:

Этап 3. Распределяем функции

Исполнители (R-участников проекта):

• подготовка технического задания — заказчик;
• разработка дизайна — дизайнер;
• создание игры — программист;
• тестирование — тестировщик;
• размещение игры в онлайн-магазинах — заказчик.

Ответственные за выполнение задач (А-участники проекта). Ответственность за все задачи, направленные на создание игры, закрепляется за руководителем проекта. Каждый исполнитель будет информировать его об исполнении своей задачи.

А вот за размещение игры в онлайн-магазинах ответственный — заказчик. Он же будет и исполнителем этой задачи. Единственный у кого в проекте по одной задаче будет сразу две роли.

Консультанты (С-участники проекта). В нашем примере их будет двое. Это дизайнер и программист. Помимо выполнения своих задач они дадут консультации заказчику, в то время, когда он будет готовить ТЗ.

Участники, которые должны получать информацию (I-участники). В нашем примере таких двое. Тестировщику нужно сообщить, когда программист справился со своей работой. А заказчику, когда тестировщик закончит тестирование.

После распределения функций таблица принимает такой вид:

Распространённые ошибки при работе с матрицей RACI

Матрица ролей RACI отличный инструмент, но им важно пользоваться правильно. Приведём ниже самые частые ошибки при работе с матрицей RACI, чтобы их не повторять:

• участник проекта становится исполнителем нескольких задач. Если выходит так, по-возможности следует закрепить за задачами других ответственных. Чтобы участник проекта смог сосредоточиться на главном своём деле;

• участник проекта ни для одной задачи не является ни исполнителем, ни ответственным. В таком случае стоит разобраться, насколько его участие необходимо проекту;

• одна задача имеет сразу несколько ответственных за её выполнение. В итоге неизвестно, с кого и спрашивать за результат по этой задаче. Нужно оставить только одного ответственного;

• участник по одной задаче имеет несколько функций. В таблице raci не должно быть много таких ситуаций. Роли лучше распределять, чем сваливать на одного участника;

• матрица RACI имеет много консультантов, либо участников, которым необходимо сообщать сведения о выполнении задач. Такая ситуация приводит к потере времени на передачу информации. И отвлекает участников проекта от исполнения их главных функций.

Вместо послесловия

Матрица RACI помогает увидеть ошибки и слабые места проекта в распределении ролей. Причём, сделать это ещё до начала работ. Руководителю нужно лишь заглянуть в таблицу, и многое становится ясно.

Например, если программист не только разрабатывает компьютерную игру, но и сам делает для неё дизайн. Руководитель проекта увидит, что у одного человека сразу две сложные задачи, за которые он отвечает. И задумается о привлечении профессионального дизайнера. Чтобы программисту оставить только ту задачу, в которой он максимально силён.

Или некий программист выполняет лишь функцию консультанта, но сам не занимается разработкой игры. И не имеет в проекте ни одной задачи, исполнением которой он бы занимался или за которую бы отвечал. В таком случае руководитель проекта может привлечь в качестве консультанта для подготовки ТЗ того программиста, который и займётся разработкой. При этом сэкономит деньги на оплату услуг ещё одного программиста.

Поэтому матрица RACI эффективный инструмент управления проектами, который позволяет экономить время и деньги. И сохранять в команде хороший микроклимат, поскольку участникам проекта не приходится в процессе работы делить обязанности и полномочия.

Источник: platrum.ru