Случаи неудачной автоматизации предприятий встречаются достаточно часто. Поэтому прежде, чем приступить к этому весьма трудоемкому и дорогостоящему мероприятию, желательно понять, зачем вообще нужна автоматизация. И какие проблемы предполагается решить с ее помощью.
Процесс автоматизации предприятия специалисты обычно делят на несколько этапов:
1. Анализ бизнес-процессов, их адаптация или пересмотр.
2. Определение фактических потребностей в автоматизации.
3. Подборка софт-решения или разработка специализированного софта.
4. Внедрение софта на предприятии и обучение персонала его использованию.
Причем первые два этапа по важности ничем не уступают последним.
Начать стоит с определения. Бизнес-процесс представляет собой систему последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью ресурсов входы процесса преобразуются в выходы, результаты процесса, представляющие ценность для потребителей. А бизнес-процесс с точки зрения информационных технологий — это устойчивый информационный процесс (последовательность работ), относящийся к производственно-хозяйственной деятельности компании и обычно ориентированный на создание новой стоимости. Бизнес-процесс включает в себя иерархию взаимосвязанных функциональных действий, реализующих одну (или несколько) из бизнес-целей компании в информационной системе компании, например, управление и анализ выпуска продукции или ресурсное обеспечение выпуска продукции (под продукцией понимаются товары, услуги, решения, документы).
Обратите внимание: довольно часто при помощи автоматизации руководители хотят скоординировать работу фирмы. Конечно, современное управление трудно представить без информационных систем. Но автоматизация не исправит ошибки в организации бизнес-процессов.
Например, если на предприятии большой объем информации, обрабатывать которую вручную или при помощи устаревших систем стало невозможно, то автоматизация — это выход. Если же нужной информации просто нет или она недостоверна, менеджеры ошибаются, работа отделов не скоординирована, то надо менять систему управления — никакая автоматизация здесь не поможет.
Поэтому первым делом руководителю нужно трезво оценить положение вещей и понять, решит ли автоматизация те проблемы, которые его волнуют.
Автоматизация бизнес-процессов на современном этапе развития способна решать следующие задачи:
- Увеличение скорости обработки информации компании (например, более быстрое прохождение заявки от отдела продаж до склада).
- Увеличение прозрачности бизнеса (например, можно оперативно посмотреть задолженность контрагентов).
- Контроль над объемами информации (например, клиенты могут сами заносить оставлять заявки через интернет).
- Согласование действий (например, товар, уже зарезервированный для одного клиента, не уйдет к другому).
- Повышение технологичности бизнеса (например, цены и налоги считаются автоматически) и др.
На решение других задач, например, на увеличение потока клиентов, своевременную сдачу отчетности или определение перспектив развития автоматизация непосредственно не влияет!
Поэтому обычно автоматизация необходима в следующих случаях:
- переориентация на новые задачи (выпуск другой продукции, выход на новые рынки, техническое переоснащение);
- проведение реформ или изменение принципов управления;
- неспособность старой системы автоматизации удовлетворять потребности предприятия;
- подготовка фирмы к продаже (автоматизация должна увеличить ее рыночную стоимость).
Следующий важный момент: нужно четко определить, какой именно участок работы необходимо автоматизировать в данный момент. Причем, небольшим компаниям сделать это несложно. Им нужно всего лишь проанализировать, чья деятельность в фирме связана с обработкой и хранением больших объемов информации и построением отчетов.
Как правило, это подразделения, которые занимаются бухгалтерским и налоговым учетом, отвечают за движение товарно-материальных ценностей и т. п. Существуют «общепризнанные» процессы, вопроса о необходимости автоматизации которых обычно не возникает. Традиционно это бухучет, движение ТМЦ, расчет зарплаты и кадровый учет. Эти процессы автоматизируют изначально, так как повышение их эффективности вследствие автоматизации многократно доказано.
Еще один способ выяснить, что именно нужно автоматизировать: понять, что именно не устраивает руководителя в текущей работе организации. Причиной недовольства может быть время выполнения процесса, его стоимость, качество (количество ошибок и сбоев). Например, планировать производство можно и вручную, без применения средств автоматизации.
Но точность расчетов при этом, как правило, оставляет желать лучшего, а время их выполнения составляет около недели. К тому же ошибок при таком планировании возникает очень много. Да и финансовые расходы на «ручной» процесс оказываются неоправданно большими.
Только после этого можно переходить непосредственно к выбору автоматизированной системы.
Предпочтение обычно отдают той программе, которая наилучшим образом подходит под технические требования и не станет препятствием для информационного роста в будущем. К сожалению, практически невозможно найти готовую систему, которая была бы способна на сто процентов удовлетворить потребности компании. Поэтому остается выбрать наиболее подходящий по функциональности и стоимости программный продукт.
Все системы автоматизации можно разделить на два класса: жесткие, с набором типовых настроек (например, mySAP Business Suite, Oracle E-Business Suite, Галактика) и гибкие, с возможностью изменять их функции (например, 1C, Microsoft Axapta). Такое деление распространяется на все программы — от простых решений для локальных задач до комплексных систем автоматизации работы крупных предприятий.
Специалисты рекомендуют: чтобы определить, жесткая или гибкая система нужна в конкретном случае, необходимо понять, как будет меняться предприятие и его бизнес-процессы в течение ближайших двух-четырех лет. Если организация работает стабильно и в ближайшее время принципиальных изменений в ее системе управления не планируется, можно примерять жесткие системы, в том числе и западные.
У них есть неоспоримое преимущество — это законченные и отлаженные решения, которые вобрали в себя лучшие управленческие достижения. Однако, остановив выбор на такой системе, компания будет вынуждена «подстроить» свою работу под реализованную в ней модель бизнес-процессов. Для отечественных предприятий это возможно далеко не всегда.
Если же бизнес часто реформируют, а система управления в окончательном виде еще не сложилась, компании нужна гибкая система, которую можно модифицировать без крупных затрат. Такие продукты присутствуют на рынке. К тому же на их основе могут быть реализованы уже готовые решения.
А в заключение хочется отметить: для того, чтобы вывести компанию на принципиально новый уровень эффективности, необходимо получить достоверное представление о том, что в ней происходит. Если собственными силами это сделать не удается, имеет смысл обратиться к бизнес-аналитикам. Ведь стоимость их услуг окажется в итоге гораздо ниже, чем убытки от неудачной автоматизации!
Ключевые слова:
- Руководителю
- Бизнес-процессы
Источник: hr-portal.ru
Автоматизация бизнес-процессов: цели, инструменты, этапы
11 августа 2022
Автоматизация бизнес-процессов: цели, инструменты, этапы
Специалист департамента внутреннего контроля аудиторско-консалтинговой группы «Листик и Партнеры»
Системы автоматизации бизнеса становятся все более актуальными и востребованными. Они позволяют быстро и оперативно решать текущие задачи, адаптируются к изменениям в компании, минимизируют издержки и повышают эффективность работы.
Автоматизация бизнес-процессов – это…
Автоматизация бизнес- процессов – это совокупность средств, программ и приемов, помогающих оптимизировать использование ресурсов компании и минимизировать процессы, которые мешают наращивать продуктивность. Сюда можно включить и само внедрение и последующую эксплуатацию этих устройств и программ.
На практике с понятием автоматизации знакомы немногие. Большинство компаний ведут свою деятельность стихийно, не рассматривая ее как систему, которой можно и нужно управлять. В ходе работы возникают ситуации, которые не влекут за собой каких-либо улучшений, а лишь усложняют производственные процессы, приводят к ненужным тратам и расходам.
Всего этого можно избежать, если автоматизировать часть рутинной работы, упростить некоторые процедуры. Прежде всего, требуется провести глубокий анализ работы предприятия, выявить слабые места, а также процессы, нуждающиеся в доработке и оптимизации. Поэтому автоматизации предшествует большой и трудозатратный подготовительный этап.
Цели и задачи, назначение
Единственная стратегическая задача автоматизации на сегодняшний день выглядит, как стремление улучшить действующее положение компании, привести ее к идеалу, когда все работает слаженно, как часы и удается избежать финансовых, временных и иных потерь.
Далее рассмотрим цели второго уровня.
Упорядочить и ускорить бизнес-процессы
Проще говоря, лишнее – убрать, нужное – наладить. Для этого необходимо решить задачи:
- сокращения времени на операцию;
- определения и разграничения процессов на этапы, назначения ответственного, закрепление за ним обязанностей;
- определения максимальных и минимальных сроков для каждой операции.
Так все бизнес-процессы становятся прозрачными, отлаженными, имеют ответственных лиц, которые стремятся сделать свою работу максимально эффективной.
Экономия ресурсов
Если компания вкладывается в автоматизацию бизнес-процессов, это означает некоторые траты на покупку и отладку программного обеспечения и оборудования. Однако, эти расходы с лихвой покрываются за счет экономического эффекта от оптимизации – в результате сокращения времени и ресурсов на единицу операции увеличивается объем производства, сокращается себестоимость продукции – и как следствие увеличивается прибыль.
Управление предприятием
Автоматизация бизнес-процессов компании позволяет:
- заказчикам – получать в нужном количестве высококачественный продукт, своевременное и качественное обслуживание;
- работникам – повысить эффективность работы, достигать индивидуальных запланированных показателей, разграничивать уровни ответственности и минимизировать конфликтные ситуации внутри коллектива;
- работодателю – оценивать и анализировать результаты деятельности предприятия в целом и каждого из сотрудников, а также контролировать и влиять на конечный результат бизнес-процесса.
Инструменты автоматизации бизнес-процессов предприятия
Инструменты автоматизации во многом зависят от того, какие именно процессы нужно скорректировать.
Так, в сфере продаж актуальной будет разработка и внедрение CRM системы для продажников, например, 1С:CRM. Она позволит вести общение с клиентом с использованием онлайн-сервисов, документально фиксировать все переговоры, накапливать и анализировать информацию по сделкам, напоминать о сроках поставок и сроках оплаты, хранить контакты, предоставлять иную информацию о клиенте.
Автоматизированные системы складского и товарного учета позволяют быстро и в режиме реального времени оценивать остатки товара на складе, планировать поставки сырья, формировать план закупок, анализировать спрос покупателей, предоставлять сведения об объемах продаж, выявлять товары с наибольшим спросом. Пример такой системы: «1С-Логистика:Управление складом».
Маркетинг также является одной из сфер, которые можно максимально автоматизировать. Ранее приходилось досконально изучать рынок рекламы, оценивать реакцию потребителя и эффективность маркетинговых мер. Теперь повысить эффективность рекламы стало проще. Автоматические рассылки рекламной информации, целенаправленность маркетинговых мер на определенные категории покупателей и иные меры – вот ключевые инструмента автоматизации.
Все инструменты автоматизации бизнес-процессов в 1С можно разделить на несколько категорий:
Бухгалтерские
Применяются для автоматизации бухгалтерского, налогового, кадрового учета. Позволяют вести автоматизированный учет операций, доходов и расходов, составлять необходимую первичную документацию, вести бухгалтерскую и налоговую отчетность, платить налоги и взносы буквально в пару кликов. Самая известная программа – «1С:Бухгалтерия».
Для управления проектами
Существуют разработанные платформы по управлению проектами, которые позволяют анализировать загруженность работников, управлять их временем, сроками выполнения задач, анализировать и отслеживать результаты работы отделов, а также планировать их деятельность на следующие периоды. Это, например, «1С:PM Управление проектами ПРОФ».
Автоматизированные системы, позволяющие легко и быстро создавать сайты, добавлять информацию, менять структуру сайта без специального знания языков программирования. Одна из самых популярных – «1С-Битрикс: Управление сайтом».
Управление продажами
Платформы, позволяющие вести учет покупателей, организовать работу с ними, автоматизировать процессы заказа, отслеживание оплат, напоминание текущих задач. Среди них отметим, «1С:Управление торговлей 8».
Этапы автоматизации
К автоматизации бизнес-процессов нужно подходить системно. Весь процесс автоматизации включает четыре этапа.
Анализ и планирование
Этот этап предваряет всю работу по автоматизации. Для начала компания должна оценить свои возможности и определить потребности – что нужно автоматизировать, чего хотим добиться. Также важно получить представление о том, как работает тот или иной процесс. Без понимания этих моментов автоматизировать бизнес-процессы будет неэффективно – зачастую такие траты будут осуществляться впустую либо не приведут к желаемым, запланированным результатам.
На данном этапе важно определиться с инструментами воздействия, которые дадут наилучший эффект, применительно к тому или иному процессу. Также выбираем тип автоматизации – опять же, исходя их потребностей и целей конечных пользователей. Нет необходимости кардинально менять бизнес-процессы. Речь идет о модернизации уже существующих процессов, которые являются привычными – их нужно только усовершенствовать и доработать.
Внедрение
Настраиваем выбранные технологии, определяемся с функциями, распределяем доступы к системе, обучаем персонал, распределяем ответственности и т.д.
Интеграция
Автоматизированные бизнес-процессы нужно интегрировать в уже существующую систему на предприятии. Иными словами – автоматизация бизнес-процесса проходит тестирование. Как новые процессы впишутся в общую схему работы предприятия, не приведут ли к сбоям в работе – эти и другие вопросы требует оценки и анализа на данном этапе.
Сопровождение и обслуживание
Это заключительный этап – поиск «узких» мест, пробелов в работе автоматизированной системы, которые нуждаются в доработке или корректировке. Все недостатки системы подлежат исправлению. Важно! Система нуждается в периодической проверке на актуальность бизнес-процессов, корректировке, обновлении.
Поскольку предприятие развиваются, появляются новые продукты, технологии производства, рынки сбыта – все это нужно учитывать. Автоматизация бизнес-процессов – это система, которая нуждается в постоянной техподдержке и обновлении.
Преимущества
Автоматизация бизнес-процессов организации может быть одной из ключевых составляющих стратегии развития компании, обеспечивая ей достижение запланированных ключевых показателей и стабильный рост. Перечислим основные преимущества внедрения и эксплуатации различных автоматизированных программ и проектов:
Управление клиентской базой
Автоматизированная система даст возможность получить доступ к информации о любом клиенте, истории заказов, текущем состоянии расчетов с ними, а также напомнит о необходимости связаться с ним для решения текущих вопросов. Актуально для компаний, имеющих большое число заказчиков.
Сокращение ручной работы
В любой компании есть бизнес-процессы, которые совершенно никак не влияют на результаты ее работы. Фактически, без них можно обойтись – что и предлагает сделать автоматизация бизнес-процессов. Так, парой кликов можно настроить автоматическую рассылку писем, напоминаний о встрече, благодарственных писем и поздравлений к празднику.
Ускорение принятия решений по текущим вопросам
Сокращается время на обсуждение, переговоры. Теперь не нужно организовывать встречу и собрание – можно решить вопросы на онлайн-конференции или путем переписки в общем чате.
Аналитика
Автоматизированные системы позволяют быстро и с максимальной точностью отслеживать объемы продаж по отделам и работникам, корректировать их загруженность, планировать продажи в перспективе. Данные по состоянию отдела продаж можно получать в режиме реального времени, что упрощает и ускоряет процесс принятия решений по корректировке работы с покупателями.
Эффективные коммуникации
Большинство коммуникаций унифицируются – разработан алгоритм, как поступать работнику в той или иной ситуации. Меньше времени на принятие решений, меньше сбоев в работе.
Снижение ошибок
Речь о минимизации влияния человеческого фактора. Машины более точны, как при принятии решения, так и при осуществлении операций. Автоматизировать можно любой бизнес-процесс без исключения, начиная от закупок и продаж, заканчивая системой обучения, анализа данных и планирования деятельности, разработки стратегии
Есть ли исключения?
Как и в любой системе, есть процессы, которые не подлежат автоматизации. Например, ситуации, когда необходимо коллективно принять сложное решение. Машина будет искать алгоритм и выстраивать цепочку связей. Человек чаще действует интуитивно или принимает решение на основе своих умозаключений – ему проще оценить ситуацию и принять комплексное решение, чем машине. Но не стоит думать, что в этом случае машина не будет являться полезной – она предоставляет подробную отчетность, которая позволит принять решение руководству.
Также существуют процессы, которые не имеют четкой структуры или часто меняются. В этом случае автоматизировать их невозможно.
Частые ошибки при проведении автоматизации бизнес-процессов компании
После внедрения автоматизированной системы возникают нередко проблемы следующего характера:
Вид программы неинформативный или сложный для восприятия
Когда пользователю сложно воспринимать информацию с экрана монитора – часто интерфейс программы не выводит нужную информацию сразу – ее нужно искать. Возникают сложности с доступом.
Работники не готовы к новому
Персонал категорически отказывается работать по-новому, им удобнее и привычнее старый уклад. В этом случае необходимо проводить собрания, организовать обучающие курсы, стимулировать к новым методам работы.
Нет отдачи
Когда новая система не предоставляет возможности отследить эффект от ее внедрения и применения.
Жесткий алгоритм
Если система не предполагает вариативности при принятии решения или изменении процесса. Такие подходы не являются гибкими, система не адаптируется к изменениям в условиях работы и зачастую бывает бесполезна.
Чтобы оставить комментарий пожалуйста Авторизуйтесь
Источник: upr.ru
Автоматизация бизнес-процессов: из аналогового мира в будущее
Как выглядит «настройка» бизнеса, какие процессы необходимо автоматизировать, какое IT-решение подключить и зачем нужна… Впрочем, обо всем по порядку.
Что такое автоматизация бизнес-процессов?
В начале XX века прорывом в вопросе автоматизации стало широкое внедрение поточного производства на основе конвейера: к созданию продукта подключили невиданные раньше высокопроизводительные станки и другие передовые технологии того времени.
Сегодня же на первый план выходит внедрение в бизнес-процессы информационных технологий (IT) и программного обеспечения (ПО). В качестве доступного всем примера можно привести кассы самообслуживания в супермаркетах, которые появляются даже в маленьких провинциальных городах. Это есть не что иное, как автоматизация.
Автоматизировать можно самые разные бизнес-процессы, приведём самые распространенные примеры, актуальные для современного рынка:
Маркетинг и продажи. С внедрением CRM- и ERP-систем легче управлять продажами. Менеджер принимает заявку и заводит карточку клиента в специальной программе, которая сама напомнит сотруднику о незавершенной задаче по истечении определенного времени и отправит клиентам рассылку-напоминание (больше не нужно звонить или писать каждому человеку «вручную»). Примеры: amoCRM, Битрикс24.
Бухгалтерия. Современное ПО автоматически ведёт базу данных и выполняет расчеты. Нет риска перепутать «платежки» при работе с разными проектами. Пример: продукты компании 1С.
Обучение сотрудников. Нового человека не нужно «водить за ручку» и «разжевывать» тот или иной нюанс (и бояться забыть что-то важное). Новичок сразу получает доступ к программе, где может пройти вводное обучение, получить первоначальные инструкции. Другой пример — «вступительные» вебинары для новых сотрудников.
Документооборот. При большом потоке документов значительно время уходит на их согласование с юристами. При этом сотрудники могут использовать разные типовые формы, скачанные из интернета, что вносит дополнительный хаос. Добавляем сюда человеческий фактор: риск ошибок и опечаток. Некоторые IT-решения в области электронного документооборота, например, Doczilla Pro, автоматизируют работу с подготовкой и согласованием документов, помогают сократить время на составление и согласование договоров и других бумаг.
Итак, при помощи современных цифровых инструментов предприятия, желающие занять ведущие роли на российском и мировом рынке, повышают эффективность своей работы и получают конкурентные преимущества на рынке. Но какие именно?
Преимущества автоматизации
В динамично развивающемся мире цифровых технологий нерешительность может оказаться фатальной. Те, кто не успел перевести свои процессы на «новые рельсы», рискуют оказаться за бортом большого бизнеса.
Промышленные компании в 21 веке продолжают устанавливать новые станки и привлекают к производству роботов, особенно в сферах автомобилестроения и электроники. Машины производят детали для разных приборов и печатают платы и микросхемы для компьютеров. Также роботы могут выполнять более привычные конкретные задачи: заменять сборщиков клубники, погрузчиков на складе, упаковщиков еды, кассиров в супермаркетах и т.д. В крупных городах России специальные автоматы устанавливают в поликлиниках, банках и других учреждениях: они выполняют справочные функции, разгружают очереди. Использование сканеров для штрих- и QR-кодов в бизнес-процессах — тоже пример автоматизации.
Независимо от сферы бизнеса, существуют универсальные процессы, которые есть в каждой компании, например, подготовка документов. Если документооборот в организации вырастает до определенного уровня (от 50 документов в месяц), имеет смысл задуматься о его автоматизации. Недаром крупнейшие игроки российского рынка, такие как МТС, «Сбер», «Почта России» и другие уже запустили этот процесс.
Современные руководители, интересующиеся развитием технологического прогресса, осознают, сколько преимуществ дает им автоматизация. Рассмотрим эти преимущества на примере работы с документами:
- Ускорение работ на всех уровнях. Автоматизация и цифровизация бизнес-процессов значительно сокращают время, необходимое для выполнения однотипных задач. Переход на систему электронного документооборота (ЭДО) позволяет повысить эффективность предприятия. Использование современных IT-решений стандартизирует работу с закупками и договорами и освобождает время на интеллектуальный труд. Так, Абсолют Банк при поддержке Doczilla Pro сократил время создания закладной с 40 до 10 минут.
- Сведение к минимуму человеческого фактора. Никто из нас не идеален и не может выполнять рутинные задачи с точностью машины. Если вести дела по-старому, тут и там будут появляться ошибки. С введением автоматизации неточности исключаются: Doczilla Pro не допустит опечаток, не пепепутает даты и сама просклоняет имена и фамилии по падежам.
- Систематизация + прозрачность. Современное программное обеспечение «просвечивает» всю цепочку бизнес-процесса. Менеджеры могут изучить подробную статистику, отследить KPI, понять, где они «теряют» лиды и т.д.
- Улучшение микроклимата в коллективе как следствие прозрачности бизнес-процессов. Автоматизация позволяет точнее распределять обязанности между сотрудниками. У работников не остаётся причин для споров из-за «зон ответственности».
- Повышение репутации. Клиенты замечают, что в вашу работу интегрированы современные IT-технологии, благодаря чему относятся к компании с большим доверием.
Как автоматизация поможет увеличить прибыль?
Автоматизация бизнес-процессов даёт множество преимуществ, которые ведут к решению глобальных целей бизнеса:
- Экономия. C применением автоматизации высококвалифицированный персонал больше не привлекается к однотипным задачам. Заведующему складом не придётся таскать тяжести, если у вас на складе есть робот-погрузчик: лучше сосредоточиться на анализе продаж и провести инвентаризацию. Юристам и риэлторам больше не нужно тратить львиную долю своего рабочего времени на согласование и правку документов.
- Грамотное перераспределение ресурсов. Если говорить об электронном документообороте, использование таких IT-решений, как Doczilla Pro, позволяет перераздать задачи персоналу и повысить КПД на разных позициях. Если компания использует конструктор документов, юристам остается лишь поддерживать базу данных и создавать новые стандартные формы. А сами сделки (без привлечения юр. отдела) могут проводить рядовые сотрудники из разных департаментов, в том числе удаленно. Другими словами, контроль эксперта при совершении типовых сделок не требуется. Также считается, что сотрудники становятся счастливее и продуктивнее, когда их не заваливают примитивной работой.
- Увеличение дохода. Преимущества автоматизации делают бизнес-процессы более эффективными, в результате чего удается сконцентрировать «мозги» команды на задачах следующего уровня и извлечь дополнительную прибыль. В процессе интеграции новых технологий и ПО в CRM-, ERP- (или другую) систему выявляются неточности бизнес-процессов на всех уровнях. Исправив ошибки на разных уровнях, можно заключать больше сделок и повышать прибыль, не увеличивая штат предприятия.
Как Doczilla может помочь в данном направлении?
Какой бы ни была отрасль бизнеса, в делах трудно избежать работы в документами. Но если делать это по-старому, на бумаге, предприятие неизбежно столкнется с некоторыми трудностями.
Во-первых, бумажный документооборот — это громоздко. Со временем ваш бизнес накопит столько договоров, актов и заявлений, что вам придётся выделить отдельное помещение со шкафами для их складирования. Или нанять специальную компанию, оказывающие услуги хранения документов.
А ещё — закупить принтеры, картриджи, листы A4, степлеры и прочие канцелярские товары (к тому же, все эти «расходники» нужно регулярно обновлять). К тому же, эту кипу бумаг придётся как-то систематизировать: соединять в папки, подшивать, подписывать. Ваши сотрудники будут тратить время на такую «хозяйственную» работу вместо того, чтобы исполнять свои прямые обязанности. При использовании системы электронного документооборота данная проблема отпадает: все файлы хранятся в одной программе, а сам архив не ограничен никакими рамками. А при работе с интерактивными шаблонами весь документооборот можно гибко подстроить под нужды того или иного бизнеса.
В некоторых случаях использование системы электронного документооборота необходимо по закону: если компания работает с маркированными товарами, платит НДС и проч. Посмотреть, какие документы скоро станут цифровыми, и узнать о планах государства по цифровизации документооборота в России можно здесь:
Замена бумажного документооборота на электронный стал ещё более актуальным с началом эпидемии коронавируса: руководители многих предприятий заговорили о вынужденном переходе на удаленку и, как следствие, на «удаленный», то есть электронный документооборот. Одновременно с этим директора некоторых компаний осознали, что смогут сэкономить на бумаге, канцтоварах и проч., производить меньше мусора, а также позиционировать своё предприятие как экологически современное.
Далее, среди бесконечного вороха бумаг тяжело найти нужный документ. Бухгалтерам и юристам в таких компаниях порой приходится по полдня отыскивать тот или иной договор или приложение к нему. С Doczilla Pro ориентироваться среди тысячи файлов куда легче, ведь они систематизированы и находятся в одной базе. К тому же, если вы используете нашу платформу, документы никогда не сгорят, не промокнут и не потеряются. Никто извне не сможет получить доступ к вашей конфиденциальной информации.
Doczilla Pro ускорит согласование документов на всех уровнях. Теперь не нужно распечатывать или сканировать документ, идти к кабинету начальника, ждать правок и надеяться, что файл не затеряется на столе среди всего остального. Процесс происходит в электронном виде: вы получаете обратную связь и правки прямо в Doczilla Pro.
В отличие от привычных офисных программ, Doczilla Pro автоматически заполняет документ, для этого требуются только ответы на несколько вопросов: имена заказчика и контрагента, дата договора, стоимость и т. п, в зависимости от предназначения документа. Наша платформа интегрируется с ЕГРЮЛ, ЕГРИП и другими государственными реестрами , что позволяет автоматически подгружать часть данных в документ. Не нужно иметь юридическое образование, чтобы грамотно заполнить документ по шаблону, который более квалифицированный коллега подготовил на платформе Doczilla Pro.
Что делать или лучше поздно, чем никогда — вместо заключения
Как в своё время ручной труд уступил место труду машинному, так и в наше время «ручные» или «механические» бизнес-процессы уступают процессам автоматизированным и цифровым. И как в 18−19 веках фабрики, использующие современных технологии, в какой-то момент вытеснили с рынка мануфактуры, так и сегодня, предприятия, внедряющие автоматизацию бизнес-процессов и использующие современные IT-платформы, «отодвигают» своих конкурентов.
Согласно последним опросам, около 75% отечественных компаний уже пользуются системами электронного документооборота (при этом половина из них работает параллельно и с бумажными, и с цифровыми документами).
Использование таких платформ, как Doczilla Pro, позволяет в несколько раз ускорить бизнес-процессы, связанные с подготовкой документов, систематизировать работу, избежать ошибок, сократить расходы и увеличить прибыль. Система электронного документооборота придётся «ко двору» в компании любых размеров, но особенно актуальна на крупных предприятиях с большим штатом сотрудников.
Вы ведь наверняка вы уже перешли с аналогового телевидения на цифровое? А готовы сменить пыльные шкафы на современную IT-платформу и приступить к оптимизации бизнеса? Ведущие российские компании уже начали сотрудничать с Doczilla Pro. Не отставайте и вы! Присоединяйтесь к автоматизации бизнес-процессов, подключайте нашу платформу и увеличивайте свою прибыль!
- Ускорить подготовку документов в 10 раз
- Полностью исключить простые ошибки
- Забыть про неактуальные шаблоны
- Избавиться от рутины и перепроверок
Источник: doczilla.pro
