Оптимизация бизнес процессов что это

Оптимизация бизнес-процессов положительно влияет на работу компании только в том случае, если руководителем подобраны подходящие методы улучшения. Кроме того, важно понять какие бизнес-процессы требуют модернизации именно сегодня, а какие могут подождать до завтра. Только после тщательно проведенного анализа можно составлять план оптимизации.

Что такое оптимизация бизнес процессов

Оптимизацией бизнес-процессов называют комплекс мероприятий, направленный на улучшение деятельности компании, повышение результатов работы, ускорения обработки операций.

Как правило, всем организациям, независимо от организационно-правовой формы и масштабов бизнеса, рекомендовано регулярно оптимизировать бизнес-процессы. Процедура по улучшению начинается с глубокого анализа. Для того чтобы понять, какие именно операции требуют модернизации, проводят качественную и количественную оценку по приведенным критериям.

Не менее важно выбрать и метод оптимизации бизнес-процессов. Все дело в том, что каждая операция нуждается в индивидуальном подходе. Только после того, как операции, которые нуждаются в улучшении, выявлены, а способы подобраны, можно приступать к их внедрению.

Наглядным примером оптимизации бизнес-процессов является улучшение работы бухгалтера, который работает «по-старинке»: производит расчеты при помощи счетов, калькулятора, вручную заполняет платежные документы и т.д. Чтобы улучшить данный бизнес-процесс, необходимо приобрести компьютер, программное обеспечение и обучить бухгалтера работе на новом оборудовании.

Зачем нужна оптимизация бизнес-процессов

Оптимизация бизнес-процессов необходима для того, чтобы улучшить результаты деятельности компании. Повышение итогов напрямую зависит от нескольких факторов:

• скорости обработки операций;
• качества выполнения отдельных составляющих бизнес-процессов;
• уровня автоматизации производства;
• наличия у специалиста навыков, знаний и др.

Важно! Оптимизация бизнес-процессов является одной из главных операций по развитию компании в целом.

Влияние оптимизации бизнес-процессов на работу компании

Успешно проведенная оптимизация бизнес-процессов благоприятно влияет на продуктивность бизнеса.

Работа самого предприятия становится более прозрачной. Организация видит пути улучшения некоторых видов деятельности, рационального распределения ресурсов, правильные методы разработки ценовой политики и т.д.

Благодаря тому, что компания оптимизирует только те бизнес-процессы, которые требуют улучшения, производительно повышается при наименьших затратах

После проведенных мероприятий по модернизации, сотрудники фирмы начинают лучше понимать главную цель предприятия, а управлять персоналом гораздо проще.

Ну и, в конце концов, улучшается результат деятельности, повышается качество продукта, выпущенного компанией.

Пошаговый алгоритм оптимизации бизнес-процессов

Для того чтобы оптимизация бизнес-процессов прошла успешно, а результаты деятельности предприятия улучшились, рекомендуется использовать общепринятый пошаговый алгоритм действий.

1. Во-первых, нужно описать все бизнес-процессы, которые выполняются на предприятии. Важно подробно расписать каждую операцию. Это поможет провести более тщательный анализ.
2. Далее нужно оценить бизнес-процессы. Для этого используются определенные критерии, при помощи которых руководство понимает, какие операции нуждаются в улучшении.
3. На следующем этапе важно выбрать методы оптимизации. Как правило, для каждого отдельного бизнес-процесса нужны свои инструменты и варианты их внедрения.
4. После того, как операции определены, а методы выбраны, можно приступать непосредственно к оптимизации.

Важно! Внедрение модернизации осуществляется посредством издания приказа и применения на практике новой схемы работы. После ее запуска важно проанализировать показатели, а в случае необходимости, внести коррективы.

Описываем операции

Чтобы лучше понять, какие бизнес-процессы требуют оптимизации, в первую очередь необходимо подробно описать каждую операцию. Лучше всего использовать наглядную схему. То есть представить модель бизнес-процесса на бумаге в виде картинки. Но это не обязательно. Можно и письменно описать все его составляющие.

Главное, не упустить важные моменты. А для этого можно пользоваться чек-листом по изложению операций.

После того, как все бизнес-процессы описаны, их необходимо оценить на правильность составления схемы. Если она понятна даже человеку, который не разбирается в специфике бизнеса, то все сделано верно.

Оцениваем необходимости в оптимизации бизнес-процессов

Описав бизнес-процессы, необходимо провести небольшой анализ. Важно понять, какие операции требуют улучшения. Для этого используют следующие критерии:

• качество результата бизнес-процесса;
• скорость реализации всех этапов;
• квалифицированность деятельности сотрудников;
• эффективность управления процессом;
• уровень контроля.

На этапе анализа важно понять, затруднительно ли или легко выполняются операции, сколько ресурсов потребляется в процессе реализации процессов, регламентирована ли работа и контролируется ли деятельность сотрудников.

Выбираем метод оптимизации бизнес-процессов

Оптимизация бизнес-процессов выполняется различными методами. Можно применить какой-то один способ или использовать сразу комплекс вариантов.

1. Если бизнес-процесс включает в себя операции, которые, по сути, не нужны, то их следует исключить. За счет этого уменьшится срок реализации.
2. В случае возникновения сложностей с составлением документации, оформлением сделок, то рекомендуется разработать единые стандарты.
3. Автоматизация может понадобиться в том случае, если работа ведется в традиционной форме и не менялась много лет. Также предусмотрена и модернизация автоматизации, то есть внедрение новейших разработок или программного обеспечения.
4. Распределение обязанностей поможет в том случае, если работники выполняют сложные операции. Тогда целесообразно разбить составляющую на части.
5. Мотивация сотрудников является одним из главных методов оптимизации. За счет мотивирования повышается производительность труда, а срок выполнения операций сокращается.
6. Зачастую результат бизнес-процесса улучшиться, если изменить последовательность выполнения некоторых операций.
7. Ускорить выполнение операции можно не только исключением нескольких составляющих, но и их объединением.

Существуют и иные методы оптимизации бизнес-процессов. Все зависит от специфики бизнеса и конкретных составляющих операции.

Оптимизируем бизнес-процессы

Процесс оптимизации бизнес-процессов после выявления операций, требуемых улучшения и определения методов модернизации, начинается с регламентирования внедрения. Для этого руководитель издает приказ.

После документального утверждения, запускается новая схема. В процессе ее работы, нужно проводить небольшие тесты. Они помогут оценить динамику результатов.

Если после внедрения схемы оптимизации, никаких улучшений не произошло или они малозаметны, потребуется внести коррективы.

Основные правила оптимизации бизнес-процессов

Оптимизируя бизнес-процессы, будьте готовы к тому, что сотрудники с недовольством примут нововведения. Однако, это не страшно. Чтобы внедрения модернизации прошло «гладко», важно предоставить коллективу подробные инструкции, проводить регулярные консультации и помогать работникам, которые требуют поддержки.

Невозможно оптимизировать постоянно меняющиеся бизнес-процессы. Все дело в том, что составляющие таких операций нельзя предугадать, в связи с чем, изучение и описание процессов не целесообразно.

Начинать оптимизацию необходимо с самых проблемных участков. Операции, которые проходят без особых проблем, можно оставить на будущее.

Надо отметить, что модернизация отдельных этапов, может привести к динамике результативности других операций. Это нормально, так как все бизнес-процессы, реализуемые на предприятии, взаимосвязаны между собой.

Источник: finzz.ru

Как эффективно оптимизировать производство

Не работает идеально тот бизнес, который не проходил через процесс оптимизации. Особенно если вы не только предоставляете услуги и товары, но и управляете производством. Оптимизация подразумевает минимизацию ошибок и повышение эффективности организации. При этом проблемы можно обнаружить в любой области производства: от финансов до стратегии.

Методы оптимизации

Прежде чем определиться с точкой, в которую нужно бить, важно узнать о методах оптимизации. От них зависит, что именно и каким образом вы будете дорабатывать и изменять в производстве.

Метод «снизу-вверх» считают безопасным, потому что не требует больших инвестиции и имеет долговременный эффект при сокращении издержек. Суть в том, что одна задача разбивается на несколько маленьких, в которые вносят правки. Таким образом, корректируются небольшие процессы без изменения общей структуры бизнеса.

Директивный метод включает в себя сокращение бюджета в неэффективных подразделениях. Такой подход является самым быстрым и действенным, но не имеет стратегии на будущее. Сокращение бюджета не в той области может привести к снижению прибыли предприятия.

Реинжиниринг — метод, который направлен на снижение затрат и повышение конкурентоспособности предприятия. Он требует значительных инвестиций и сокращения многих операционных процессов. Подразумевает фундаментальное перепроектирование бизнеса в каждом сегменте. Применяется, когда организация находится в глубоком кризисе.

Оптимизировать процессы поможет CRM-система для производства Аспро.Cloud. Инструменты платформы помогут эффективно сделать вашу компанию.

Что можно оптимизировать на производстве

Когда мы рассмотрели методы, можем определить возможные направления в производстве, которые нуждаются в изменениях:

• Сокращение затрат. Вы снижаете расходы или прекращаете бюджетирование процессов производства, которые малоэффективны и слабо помогают развиваться компании.
• Перераспределение ресурсов. Подразумевает переоценку каналов сбыта и маркетинга и соответствующую корректировку бюджета.
• Повышение качества товара или услуги. Может затрагивать как стратегию продвижения, качество обслуживания, так и изменение самих процессов производства.
• Улучшение управления компанией. Вы выстраиваете грамотное управление и организовываете работу команды.
• Автоматизация рутинных процессов. Подразумевает использование современных digital-инструментов для автоматизации бизнес-процессов производства. Например, внедрение CRM-системы в работу компании для управления командой или финансами.

Этапы оптимизации и ее принципы

Преобразования на каждом производстве происходят по-разному и зависят от проблем в организации. Но существует алгоритм, которого нужно придерживаться, чтобы оптимизация принесла результат. Рассмотрим последовательность:

1. Назначение ответственных и сбор данных. На этом этапе формируют группу исполнителей и изучают главные бизнес-процессы. Определяют ключевые сегменты, которые приносят основную прибыль компании, а потом операционные элементы.
2. Установка целей и главных показателей. У оптимизации должны быть цели, которые формируются на основании показателей затрат и сроков производства. При их постановке лучше использовать точные цифры.
3. Избавление от лишних элементов. В процессе производства важно увидеть, что отвлекает внимание от основной работы. Например, это может быть регулярная постановка однотипных задач или формирование счетов и актов. Тогда решением может быть внедрение CRM-системы, которая автоматизирует эти процессы и освободит время для более важных проектов.
4. Формирование идеальной модели предприятия. Это точное выстраивание бизнес-процессов, которые приведут к поставленной цели. При этом важно выстроить модель на основе реальных ресурсов, возможностей персонала и предприятия.
5. Внедрение изменений. Когда вы утвердили разработанную стратегию, вы можете приступать к плавному внедрению. Можно начать с повышения квалификации сотрудников для предстоящих нововведений. На этом этапе важно отслеживать поведение персонала и прогресс изменений в производственных процессах.
6. Промежуточный и фиксированный анализ результатов. На этом этапе вы отслеживаете промежуточный результат оптимизации с помощью опросов, анализа работы элементов предприятия и другого. Когда вы увидите положительное влияние, можно масштабировать оптимизацию на все предприятие.

Чеклист: что нужно для успешной оптимизации?

Мы собрали небольшие советы, с которыми внести изменения в ваше производство будет проще.

Привлечение персонала. Нужно понимать, что сотрудники лучше знают сферу своей деятельности, а значит могут указать на узкое горлышко в процессе. Позвольте команде принять участие и предложить свои идеи для улучшения производства.

Совпадение цели и объектов. Важно, чтобы эти два элемента совпадали и работали на общий результат. Другими словами, чтобы корректирование сегментов соответствовало общей цели оптимизации.

Например: Василий решил оптимизировать свой бизнес и поставил цель: повысить качество производства товаров. При этом в ходе стратегии определил крупные затраты на материал и посчитал нужным снизить себестоимость продукта. Когда он реализовал план, прибыль компании начала снижаться из-за низкого качества товара, и результат оптимизации стал противоположным.

Дело в том, что Василий поставил две разные задачи, которые выполняются отдельно и состоят из своих этапов. Для начала нужно было повысить качество продукта при прежней себестоимости. Далее проанализировать, как можно сократить затраты производства.

Автоматизация производственных процессов. Многие процессы оптимизации можно автоматизировать с помощью CRM-системы и упростить дальнейшие изменения в производстве. Такие digital-инструменты могут снизить риск человеческого фактора в работе и избавить вас от рутины в работе.

Например: Все тот же Василий определил, что для качественной оптимизации производства ему необходимо грамотно распределить бюджет компании и проследить за всеми финансовыми операциями. Также, ему стало важно, чтобы он мог видеть продуктивность своих сотрудников и отслеживать выполнение поставленных задач. Недолго думая, Василий решился установить CRM-систему, чтобы не заниматься оптимизацией вручную.

С помощью CRM-системы Василий ведет учет доходов и расходов, контролирует рентабельность проектов и видит реальную прибыль компании. Система помогает увидеть полную картину состояния производства и освобождает руководителя от самостоятельных подсчетов и сводок данных.

Также Василий видит все задачи сотрудников на единой канбан-доске в системе и может отследить трудозатраты каждого. Теперь он может оценить работу команды и проследить, в каком месте возникает снижение эффективности в рабочих-процессах. Это освобождает его от регулярных совещаний и контроля каждого работника.

Нужна ли вам CRM?
Пройдите короткий тест и узнайте, поможет ли Аспро.Cloud вашему бизнесу.

Контролируйте промежуточные результаты. Чтобы скорректировать направление изменений и видеть их эффективность, нужно делать контрольные срезы на каждом этапе. Это поможет вам увидеть недочеты в вашей оптимизации и вовремя устранить ошибку.

Оптимизация производства важный процесс в развитии компании. Поэтому он требует правильного подхода к его организации и внедрению. Если вы следуете алгоритму и не боитесь использовать новые инструменты для упрощения работы производства, вы сможете достигнуть поставленных целей.

Источник: aspro.cloud

Оптимизация производства

Как сделать свой бизнес прибыльнее и какие использовать методы оптимизации производства?

Такие вопросы волнуют практически каждого предпринимателя, заинтересованного в динамичном развитии своего бизнеса.

Если вы тоже не хотите стоять на месте и стремитесь к постоянному движению вперед, тогда обязательно ознакомьтесь с советами, собранными в этой статье.

Что такое оптимизация производства и с чем ее едят?

Под оптимизацией производства понимают внедрение инновационных технологий и усовершенствование трудового процесса. Она осуществляется с целью увеличения эффективности работы и снижения расходов компании.

Довольно часто оптимизация помогает предприятиям выйти из финансового кризиса. Чтобы избавиться от недостатков и акцентировать внимание на достоинствах, компания должна пройти три обязательных этапа оптимизации:

1. Планирование. Чем бы вы ни занимались, не стоит моментально бросаться в омут с головой в оптимизацию. Для начала нужно все тщательно спланировать.

Проанализируйте особенности технологий, сформулируйте задачи оптимизации производства, оформите схему бизнес-процесса.

2. Утверждение. После того как вы предусмотрели все риски, выделили плюсы и минусы можно приступать к утверждению проекта оптимизации. В общем — рискуйте, но рискуйте с умом!

3. Внедрение. Активизация оптимизации должна состоять из последовательных взаимодополняемых этапов. Если вы будете действовать непродуманно, то результат вас очень удивит, но не факт, что порадует.

Как формулировать задачи оптимизации производственных процессов?

Оптимизация подразумевает решение задач, связанных с конкурирующими свойствами техпроцесса:

• объем продукции – расход сырья;
• объем продукции – качество товара.

Эффективность зависит от поиска компромиссного варианта для данных свойств.

Чтобы правильно сформулировать задачи оптимизации, следует упорядочить указанные ниже параметры:

1. Объект и цель оптимизации.

Отдельно для каждого объекта, подлежащего реформированию, нужно сформулировать свою задачу. Основная ошибка предпринимателей заключается в неверной постановке задач.

Например, вам нужна оптимизация производственных процессов и для этого вы сформулировали следующую цель: “Достигнуть наивысшей производительности при минимальной себестоимости продукции”.

Ошибка данной задачи заключается в том, что она направлена на оптимизацию сразу двух величин. Правильным будет следующая формулировка: “Достигнуть наивысшей производительности при установленной себестоимости продукции.

Добиться минимальной себестоимости продукции при запланированной производительности”.

2. Ресурсы оптимизации.

3. Возможность количественного анализа оптимизируемой величины.

Какие есть методы оптимизации производственных процессов?

Каждая фирма пользуется разными стратегиями, направленными на реорганизацию. Но все внедряемые методики оптимизации можно разделить на три основных категории:

1. Метод “снизу вверх”. Ориентирован на оптимизацию обычных подразделений, реорганизация не затрагивает структуры фирмы и основные производственные этапы.

Осуществляется путем улучшения методологии и технологии.

2. Метод реинжиниринга. Построен на кардинальных изменениях бизнес-процесса, технологии и организации производства.

3. Метод директивного подхода. Подразумевает уменьшение финансирования подразделений.

Оптимизация производственных процессов на предприятии: наглядный пример

Достаточно теории! Давайте посмотрим, как оптимизация работает на практике. Познакомьтесь с достижениями компаний, которые активизировали на своих предприятиях процесс оптимизации:

• Выксунский металлургический завод внедрил 270 технических предложений, которые в течение 2-х лет принесли ему около 30 миллионов долларов!
• Известная во всем мире автомобильная компания Porsche, благодаря нововведениям, уменьшила время сварочных работ (с 6 недель до 3 дней).
• Компания Goodyear, занимающаяся производством шин, сократила расходы на товарно-материальные запасы в 2 раза, а на сырье — на 15 %.

Почему оптимизация не всегда приносит успех?

Оптимизация процесса производства может оказаться неэффективной при выборе неподходящей стратегии и отклонении от заранее составленного плана. Если вы не хотите потерпеть поражение, то вам нужно обязательно выполнить следующие действия:

• учесть специфичность подразделений и цехов;
• соблюсти последовательность запланированных действий;
• заранее продумать возможные последствия;
• составить для руководителей подразделений развернутые инструкции.

Одна из самых распространенных ошибок оптимизации управления производством — преждевременная потеря “боевого запала”. То есть, руководители, добившись ощутимых результатов, останавливают реорганизацию, так и не достигнув основной цели — интеграции всего бизнес-процесса.

В ходе внедрения оптимизации следует учитывать тот факт, что изменения начинают оправдывать себя не сразу.

Обычно результаты становятся заметны в течение 1-2 лет, при этом разные проекты подразумевают различные сроки окупаемости. Таким образом, оптимизация затрат на производстве будет успешной только при тщательном планировании.

Если вы никогда не проводили реорганизацию, то лучше всего обратитесь за помощью к внешним специалистам.

Если верить статистике, то 7 из 10 инициатив в компаниях умирают или заканчиваются провалом. Такие цифры отрезвляют, не так ли?

А ведь 10 из 10 инициатив могут принести компании успех, но при условии, что ее руководство научится доводить свои идеи и инициативы сотрудников до победного конца.

Оптимизация ресурсов производства — не просто необходимость, а уже привычное явление для многих компаний. Начните и вы внедрять в свой бизнес инновационные технологии — и тогда ваша фирма обязательно станет успешной!

ПОДЕЛИЛИСЬ

Похожие материалы

Лучшие книги про email-маркетинг

Реклама в Instagram – 7 полезных советов

• Видеокурсы
• Блог
• Вебинары
• Инструкции
• Чек-листы

• О проекте
• Поддержка
• Мой аккаунт
• Войти

• Вконтакте
• Инстаграм
• Youtube
• Facebook
• Telegram

• О проекте
• Оферта
• Правила оплаты
• Отказ от гарантий
• Политика приватности
• Служба заботы о клиентах

Источник: union-sp.ru