В последнее время отчетливо проявляется стремление перехода компаний от детального управления внутренней деятельностью к управлению заказчиками и поставщиками. Конкурентоспособность компании все больше зависит от способности создавать и углублять взаимоотношения с другими компаниями (партнерами, конкурентами, заказчиками или поставщиками). Причинами этого являются:
расширение экономического пространства, на котором функционируют предприятия;
появление нового стратегического ресурса — информации;
необходимость учитывать фактор времени.
Введение 3
Цели и задачи внедрения информационной системы 4
Классификация информационных систем 6
Требования к информационной системе 9
Проектирование и создание информационных систем
Внедрение информационных систем 13
Традиционный подход
Инновационный подход
Оценка эффективности 18
Опыт использования информационных систем 19
Список использованной литературы 21
Файлы: 1 файл
Содержание
Проектирование и создание информационных систем
Традиционный подход
Инновационный подход
Введение
8- Формирование целей, задач и групп внедрения ИС (1). Формирование целей, задач и групп внедрения
Бизнес с нуля. Постановка цели и достижение цели на основе статистики! Артём Бахтин
Единственный в мире Музей Смайликов
Самая яркая достопримечательность Крыма
Скачать 389.71 Kb.
ФОРМИРОВАНИЕ ЦЕЛЕЙ, ЗАДАЧ И ГРУПП ВНЕДРЕНИЯ
Передача информации о положении и деятельности компании на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями осуществляется на базе современной электронно-вычислительной техники с помощью информационных систем управления.
Информационная система совершает следующие действия:
– показывает правила;
– организует и преобразует информационные потоки;
– автоматизирует процессы работы с данными и информацией;
– визуализирует результаты в виде наборов отчетных форм.
Поэтому существует такая модель деятельности организации в условиях внедрения информационной системы, как бизнес-модель предприятия, являющаяся отображением предприятия и его информационно-управляющей системы. При создании данной модели формируются способы общения между: а) руководителями организации; б) разработчиками; в) консультантами; г) будущими пользователями.
Эти способы позволяют выработать единое представление о том, что и как должна делать информационная система управления компанией.
Бизнес-модель — это осязаемый результат, с помощью которого можно максимально конкретизировать цели внедрения информационной системы. Существуют определенные параметрами модели, отраженные на рисунке 1
Рис. 1. Параметры Бизнес-модели
Параметры бизнес — модели деятельности предприятия в условиях внедрения информационной системы следующие:
– разработка основных целей бизнеса, которые можно достичь посредством автоматизации всех процессов предприятия;
Как ПРАВИЛЬНО ПОСТАВИТЬ ЦЕЛИ: простой гайд
– указание фактической потребности в объемах закупаемого аппаратного и программного обеспечения;
– перечисление участков и последовательность внедрения модулей информационной системы; – выявление ключевых пользователей информационной системы и уточнение списка членов команды внедрения;
– оценка реальных сроков развертывания и запуска информационной системы;
– обозначение степени соответствия выбранного прикладного программного обеспечения специфике деятельности предприятия.
В основе модели должны лежать бизнес — цели организации, полностью определяющие состав всех базовых компонентов модели. Эти цели изображены на рисунке 2.
Рис. 2. Цели предприятия в Бизнес-модели деятельности
Цели предприятия в данной модели следующие:
– развивать бизнес-функции, которые описывают, что должен делать и что делает бизнес;
– проводить основные, вспомогательные и управленческие процессы, показывающие, как предприятие выполняет свои бизнес-функции;
– создавать организационно-функциональную структуру, которая определяет, где исполняются бизнес-функции и бизнес-процессы;
– обозначать фазы, которые определяют, когда, а также в какой последовательности должны быть внедрены те или иные бизнес-функции;
– использовать роли, указывающие, кто исполняет бизнес-функции и кто является организатором бизнес-процессов;
– создавать правила, регулирующие связь и взаимодействие между всеми предыдущими целями.
Внедрение информационной системы, коротая была приобретена у поставщика или разработана самостоятельно, часто сопровождается уничтожением существующих на предприятии бизнес-процессов. Приходится перестраивать их под требования стандартов и логику внедряемой системы. Исполнение требований, предъявляемых к информационным системам, не гарантирует, что эта система приживется в организации.
Для того, чтобы информационная система прижилась в организации, она должна вписаться в: а) организационную структуру компании; б) корпоративную культуру предприятия; в) процесс формирования решений; г) контекст.
Внедрение информационной системы обычно значительно облегчает управление деятельностью предприятия, оптимизирует внутренние и внешние потоки информации, а также ликвидирует узкие места в управлении.
К настоящему времени сложился обширный набор приемов внедрения информационной системы. Существует одно важное правило, которому нужно следовать: необходимо выполнять обязательные фазы последовательно и не пропускать ни одной из них.
Особенно важными для внедрения являются факторы, описанные на рисунке 3.
Рис. 3. Факторы внедрения информационной системы
На рисунке 3 описаны такие факторы внедрения информационной системы, как: а) наличие стратегии внедрения и использования информационной системы; б) наличие четко сформулированных целей проекта и требований к информационной системы; в) проведение предпроектного обследования предприятия и построения, отображающих положение вещей в организации с точек зрения «Как есть» и «Как будет»; г) участие высшего руководства во внедрении системы; д) планирование работ, ресурсов и контроль выполнения плана внедрения; е) регулярный мониторинг качества выполняемых работ; ж) проведение работ по внедрению информационной системы специалистами по интегрированию систем совместно со специалистами предприятия; з) быстрое получение положительных результатов хотя бы в части внедренных модулей информационной системы или в процессе ее опытной эксплуатации.
Существует четыре фазы внедрения информационной системы на предприятие. Они отображаются на рисунке
4.
Основные фазы внедрения информационной системы
1. Предварительные работы по подготовке проекта внедрения информационной
системы. Вначале, необходимо провести сбор подробной информации:
– о структурном построении предприятия;
– о системе управления;
– о функциональных связях;
– об основных бизнес-процессах;
– о потоках внутри предприятия, необходимых для построения соответствующих моделей и выбора объектов для автоматизации.
Так же оцениваются:
– сроки;
– ресурсы;
– виды и объемы работ;
– номенклатура и стоимость программно-аппаратных и телекоммуникационных средств;
– стоимость обучения персонала.
2. Подготовка проекта.
После завершения первой фазы осуществляется предварительное планирование и формирование процедур запуска проекта. Так же осуществляется: а) формирование проектной и экспертной групп; б) определение организационно-технических требований к процессу внедрения; в) распределение полномочий и ответственности; г) обучение группы внедрения, состоящей из специалистов предприятия-заказчика; д) уточнение спецификаций и ожиданий заказчика.
Проект считается запущенным к исполнению только после начала финансирования.
3. Концептуальная проработка проекта.
В этой фазе необходимо: а) сформировать и утвердить концептуальный проект; б) достичь обязательное однозначное понимание намерений всех участников проекта относительно внедряемой информационной системы; в) уточнить и конкретизировать цели и задачи проекта; г) определить размеры прототипа системы; д) согласовать укрупненный план работы, последовательность этапов и условия опытной эксплуатации, планово-финансовые и отчетные показатели.
Все приведенные действия необходимо документировать. Они согласовываются и утверждаются всеми заинтересованными и ответственными сторонами.
4. Реализация проекта.
Во время проведения основных работ по внедрению:
– создается, устанавливается и конфигурируется системная среда;
– определяются процедуры системного администрирования;
– устанавливаются основные программно-аппаратные комплексы и приложения.
В системе необходимо настроить организационно-штатные и организационно- функциональные структуры предприятия с использованием таких организационных единиц, как департамент, филиал, рабочая группа, отдел и т. п.
Источник: topuch.com
Определение целей ИС
На основании анализа целей и задач организации, уже имеющихся информационных ресурсов и планов их развития, групп потенциальных пользователей, а также ресурсов, доступных для разработки и эксплуатации ИС, можно сформулировать цели ИС. При этом целесообразно учесть изменения целей, задач и ресурсов на несколько лет вперед.
Можно предложить следующие возможные варианты основной цели эксплуатации ИС:
1. Сбор, анализ и доведение для пользователей, в удобной для них форме, наиболее качественной и подробной информации по интересующей их области (для случая маркетинговой ИС — о рынках и товарах, с которыми работает организация) при заданных ресурсах на разработку и эксплуатацию ИС;
2. Сбор, анализ и доведение до пользователей информации по заданной области, позволяющей проводить анализ с заданной точностью.
На взгляд автора, вариант 1) более распространен, т.е. когда примерные расходы на ИС уже заданы и требуется разработать информационную систему, наиболее эффективную с точки зрения поставленных целей. Для варианта 2) максимальные размеры используемых для ИС ресурсов, конечно, тоже ограничены.
Цели предприятия и ИС требуется согласовать очень хорошо, а также прикинуть их возможные изменения на несколько лет вперед.
Цель разработки ИС может быть примерно следующая: “Разработать ИС, позволяющую собирать, анализировать и доводить для пользователей наиболее качественную и подробную информацию по заданной области предметной области (для случая маркетинговой ИС — о рынках и товарах, с которыми работает организация)”.
Определение основных задач ИС
После определения целей ИС составляется перечень основных задач на этап эксплуатации ИС. В качестве направлений, по каждому из которых составляются списки конкретных задач, можно отметить:
· сбор, анализ и доведение информации до каждой группы пользователей;
· контроль эффективности функционирования ИС;
· текущую доработку ИС.
Для конкретной ИС целесообразно указать (без детализации) конкретные задачи, которые должна решать эта система в течении следующих нескольких лет – какую информацию собирать, в каком виде и как часто распространять. Все эти моменты уникальны для каждой конкретной ИС.
В качестве основных задач ИС по сбору, анализу и распространению информации, стоит отразить:
1. Примерный перечень собираемой информации;
2. Основные формы представления информации (базы данных, сайт в Internet, печатные справочники, CD-ROM);
3. Для каждого вида информации надо указать:
· Ожидаемые объемы информации и требования к ее качеству;
· Примерную периодичность обновления;
· Основные виды анализа этой информации;
· Основные формы, в которых эта информация будет доводиться до пользователей, а также периодичности их выпуска.
Определение критериев оценки эффективности ИС
После установления целей ИС и примерных задач на следующие несколько лет, очень важно разработать и согласовать критерии оценки эффективности ее функционирования.
Эти критерии для организаций, собирающих информацию для своих нужд или же для продажи, будут различны. В зависимости от целей организации возможны несколько различных вариантов критериев:
1) Собираемая в рамках ИС информация предназначена для самой организации
При этом объективными критериями оценки функционирования информационной системы является количество и качество собранной информации, а также ее соответствие потребностям пользователей.
2) Собираемая в рамках ИС информация предназначена для продажи
При этом критерием будет доход от продаж собранной информации и связанных с этим услуг.
3) Сама ИС разрабатывается под конкретный заказ
При этом разработчик заинтересован в достаточно эффективном, с точки зрения заказчика, функционировании ИС и в своем доходе от этого.
Далее рассмотрен первый вариант, т.е. когда информация собирается в первую очередь для нужд самой организации.
Предварительная оценка ресурсов
На данном этапе проводится примерная оценка и сравнение имеющихся и требуемых ресурсов. В качестве ресурсов имеются в виду финансы, кадры, технические и программные средства, отдельно на разработку и на эксплуатацию ИС.
Также следует оценить время, отведенное на разработку ИС и ожидаемое время ее эксплуатации, а также периоды, на которые его целесообразно делить. На каждый такой этап проводится подробное планирование, а после его завершения — контроль эффективности выполнения этапа. На взгляд автора, длительность таких периодов целесообразно взять равной 6-ти месяцам.
Не рекомендуется браться за разработку ИС, которые с точки зрения руководства организации, должны были начать работу еще “вчера” и при явно недостаточных ресурсах на разработку и эксплуатацию. Это говорит о полном отсутствии планирования, особенно стратегического, а также о наплевательском отношении к разработке ИС. При слишком небольшом времени, выделенном на разработку ИС, вряд ли удастся правильно ее спланировать и разработать, что неизбежно приведет к проблемам во время эксплуатации.
Необходимо выявить, какие имеющиеся ресурсы руководство организации готово выделить на разработку и эксплуатацию ИС. В качестве таких ресурсов в первую очередь стоит отметить:
· время, имеющееся на разработку ИС – обычно несколько месяцев;
· персонал, который может быть задействован на разработку и на эксплуатацию ИС;
· имеющиеся и/или предполагаемые для разработки ИС технические и программные средства, а также линии связи;
· финансы, которые предполагается потратить на привлечение внешних организаций и экспертов к разработке ИС, на закупки информации и другие задачи, связанные с разработкой и эксплуатацией ИС;
· другие ресурсы – помещения для службы эксплуатации ИС и др.
После выявления предполагаемых ресурсов на разработку и эксплуатацию ИС, целесообразно на основе имеющегося опыта и экспертных оценок дать приближенную оценку минимальных и желательных затрат на разработку и эксплуатацию ИС.
Требуется также определить, на какие технические и программные средства стоит ориентироваться при проектировании системы сбора и распространения информации.
Персональные компьютеры сейчас стали достаточно мощными, поэтому, как правило, для хранения баз данных будет достаточно одного или нескольких современных компьютеров. Для ввода информации и работы с ней их может требоваться гораздо больше.
В качестве средства распространения информация можно использовать Web-сайт в сети Internet или во внутренней сети вашей организации (Intranet). Это особенно удобно для распространения информации по другим организациям и/или по находящимся в других регионах подразделениям вашей организации. Затраты на распространение больших объемов информации по многим пользователям в этом случае могут быть существенно меньше, чем при других способах распространения информации, а оперативность распространения данных – наиболее высокая.
Попытаемся дать грубую оценку экономической эффективности внедрения маркетинговой информационной системы (МИС). Использование такой системы, по оценкам автора, позволит увеличить доходы фирмы на 15-20%. Соответственно, общие затраты на разработку и эксплуатацию МИС не должны превышать возможного увеличения доходов фирмы, а лучше, если они составят процентов 5 от текущих доходов.
Работу по разработке и эксплуатации МИС целесообразно рассматривать как работу центра затрат, т.е. подразделения, необходимого для фирмы, но непосредственно не приносящего прибыли. Целесообразно устанавливать бюджет работы такого центра и оценивать его работу по заранее установленным критериям, в первую очередь – количеству и качеству собираемой информации, а также ее соответствия потребностям пользователей.
Целевую функцию информационного центра, эксплуатирующего МИС, можно определить как “сбор, анализ и доведение до пользователей информации о рынках и товарах (услугах), с которыми работает фирма”. Более детальный список видов информации, доводимой МИС до пользователей: потребители, конкуренты, товары, рынки, цены.
Например, при доходах в 200 тыс. $ в год (средняя или малая фирма), на МИС можно потратить 5% — 10 тыс. $ (до 30 тыс. по максимуму). На эти деньги можно платить зарплату не более 1-2 человекам и содержать несколько компьютеров. Это достаточно только для небольшой ИС, обрабатывающей достаточно небольшие объемы информации. Поэтому, учитывая затраты на разработку и поддержку ИС, маркетинговые информационные системы более эффективны для достаточно больших организаций.
После оценки предполагаемых и требуемых на разработку и эксплуатацию ресурсов, проводится их сравнение по каждому из ресурсов. Если хотя бы по одному из ресурсов оценка требуемых ресурсов будет в 2 или более раз больше предполагаемых, то до перехода к более детальному планированию ИС, следует обсудить эти расхождения с руководством организации или другими заказчиками ИС.
Определение допущений и рисков
На данном этапе желательно приближенно оценить использованные при предварительной оценке ИС допущения, а также возможные риски во время разработки и эксплуатации ИС.
В качестве типового допущения обычно предполагается, что ресурсы на разработку и эксплуатацию ИС будут выделяться своевременно и в нужном объеме.
Возможным риском является случай, когда руководство предполагает разработать ИС, работающую в сети Internet, силами своих сотрудников, а среди них специалистов, имеющих опыт разработки систем в Internet, нет.
Целесообразно проанализировать возможные проблемы, а также наиболее типичные ошибки, часто допускаемые сейчас российскими фирмами:
· недостаточное планирование разработки и эксплуатации ИС. Часто отсутствуют даже согласованные между разработчиками и руководством организации цель и критерии оценки эффективности ИС;
· небрежное отношение к обновлению информации, что приводит к быстрому ухудшению ее качества и недоверию пользователей ко всей ИС в целом;
· слишком маленькие или слишком большие ресурсы на разработку ИС.
В качестве рисков можно отметить также высокую нестабильность ситуации в РФ.
Согласование результатов анализа
На данном этапе проводится согласование результатов предварительного анализа ИС с руководством организации и другими заинтересованными лицами – в первую очередь с группами потенциальных пользователей ИС.
Результаты анализа целесообразно оформить в письменном виде. В первую очередь важно составить резюме проекта по разработке и эксплуатации ИС. На взгляд автора, достаточно удобно для оформления резюме использовать форму, предложенную для предварительного анализа проектов в одной из лучших книг по управлению проектами /2/. Далее приводится разработанное автором резюме проекта по разработке ИС.
Пожалуй, целесообразно сразу предложить несколько вариантов ИС, различающихся набором функций и затратами на разработку и эксплуатацию системы:
· базовый вариант ИС;
· более дешевый вариант, с меньшим набором функций;
· более дорогой вариант ИС, с расширенными возможностями.
После согласования результатов анализа и выбора варианта реализации ИС, проводится детальное планирование проекта по разработке и эксплуатации ИС.
Рассмотрим в качестве примера задачу создания ИС, в которой собраны описания источников информации по/для МП во всех регионах РФ:
Проблема/возможность:
Недостаточность имеющейся информации по развитию МП в регионах РФ и по региональным информационным ресурсам по/для МП. Вся эта информация разбросана по сотням различных источников и собрать ее весьма сложно, а поддерживать эту информацию в актуальном состоянии – еще сложнее.
Цели и задачи организации: сбор, анализ и распространение информации по состоянию МП в России, проведение исследований в этой области.
Имеющиеся заделы:
· Собрана существенная часть информации — адреса структур поддержки МП, статистика по МП, описание ряда региональных серверов и источников информации по/для МП, ряд документов по МП;
· Разработаны базы данных для хранения всех перечисленных видов информации;
· Разработана структура представления этой информации в Internet;
· Разработан макет программного обеспечения для генерации всей перечисленной информации в виде печатного каталога;
· Выпущен каталог региональных информационных ресурсов по/для МП, для создания которого использованы все перечисленные выше технологии;
· Имеются следующие технические и программные средства: …
Группы потенциальных пользователей ИС: федеральные и региональные структуры поддержки МП, в меньшей мере сами МП.
Ресурсы, предполагаемые на разработку и эксплуатацию ИС: …
Цель ИС:
Собрать и сделать доступными для структур поддержки МП и самих МП региональные информационные ресурсы по МП.
Задачи ИС:
· В ИС должна быть включена основная информация по текущему состоянию МП в каждом из регионов РФ, а также описания региональных информационных ресурсов по МП;
· Информация должна быть собрана в виде баз данных, выставлена на сайт в сети Internet, выпущена в виде печатного каталога и на CD-ROM;
· Печатный каталог должен быть отпечатан в типографии в количестве … экземпляров и не позднее …
· CD-ROM должен быть подготовлен в количестве … экземпляров и не позднее …
· Информация каталога на сайте в Internet должна обновляться не реже раза в 6 месяцев.
Источник: studopedia.su