Основные источники информации для анализа бизнес процессов

Проведение анализа бизнеса компании требует использования различных документов, статистической и финансовой отчетности, годовых отчетов руководителей. Особое внимание должно уделяться качеству и достоверности используемой информации. Организация анализа бизнеса компании в условиях наличия электронных информационных ресурсов и автоматизированных управленческих систем требует изучения опыта, а также возможностей, которые приобретают компании в результате использования современных информационных технологий в анализе. Основываясь на международном опыте, большинство российских компаний начинают процесс автоматизации информационного пространства с бухгалтерии.

Система, автоматизирующая сбор, подготовку и обработку информации, является лишь одной из необходимых составных частей, определяющих успех бизнеса. Опыт показывает, что самыми преуспевающими в деловом мире являются те организации, которые в состоянии быстрее всех собирать, обрабатывать, анализировать информацию и на основе этого принимать решения. Все большее число руководителей понимают, что эффективной автоматизированной системой является комплексная система, которая охватывает все взаимосвязанные и многогранные бизнес-процессы.

Результаты проведенных исследований показывают, что сегодня российские компании нуждаются в бизнес-аналитиках, создании специальных подразделений, которые бы занимались консолидацией информации, анализом и контролем управленческих решений на основе использования информационно-аналитической модели управления бизнесом по данным бухгалтерского, статистического, управленческого учета и различных внеучетных источников.

Для проведения анализа бизнеса аналитик выбирает систему показателей, основываясь на собственном опыте и знаниях, безусловно, учитывая цели и особенности анализируемого объекта, а также нормативно-правовое обеспечение анализа, если в этом есть необходимость. Саму систему показателей можно назвать примером одного из качественных (эвристических) методов анализа. Поэтому результаты анализа бизнеса во многом зависят от профессионализма аналитика, а также от полноты и качества имеющейся информации.

Взаимосвязь отдельных групп показателей определяет схему и последовательность проведения анализа бизнеса как совокупности тематических видов анализа. При этом особое значение имеет объективная основа формирования показателей. При решении вопроса о последовательности проведения анализа бизнеса следует учитывать в первую очередь его задачи и цели. В зависимости от них возможна различная последовательность практической организации анализа. Главное — системность, увязка отдельных направлений анализа между собой, оценка их взаимосвязи и взаимообусловленности, а также выход результатов анализа каждого направления на обобщающие показатели эффективности компании.

Стоит отметить, что когда используется принцип выборки, существует так называемый риск выборки, т. е. вероятность того, что выбранные показатели не смогут в полной мере отразить всю изучаемую совокупность и результаты проведенного анализа окажутся ошибочными. Бизнес-аналитику в ходе проведения анализа необходимо минимизировать этот риск.

Затем разрабатывается программа анализа бизнеса в зависимости от целей и с учетом специфики деятельности компании. Детализированный анализ проводится по направлениям. Его цель — более подробная оценка, выявление факторов и проблем, влияющих на состояние и перспективы развития, а также финансовые результаты деятельности.

При этом порядок направлений анализа выбирается, как правило, аналитиком самостоятельно, исходя из его опыта и специфики компании, а также целевых установок. Главное, чтобы были отражены все направления, произведен анализ всех групп показателей, что позволит провести комплексный анализ бизнеса компании, в отличие от тематического анализа.

При этом могут быть расставлены приоритеты. Как правило, более детально рассматриваются проблемные для организации бизнес-процессы, например затраты и себестоимость. Блоки анализа, очень важные для одной организации, могут оказаться несущественными для другой.

Так, для промышленной компании, где основные средства занимают значительную долю активов, актуальным является проведение анализа эффективности их использования. Для торговой компании, где основную долю активов составляют запасы, важное место должен занимать анализ показателей товарных запасов и их оборачиваемости. Для кредитных организаций наиболее значимым является анализ ликвидности и платежеспособности.

Внешний анализ бизнеса компании проводится на основе публичной финансовой информации — консолидированной отчетности по МСФО, так как она содержит детализированные показатели, расшифровки и пояснения.

Анализ финансового состояния бизнеса проводится на основе отчета о финансовом положении компании и включает определение качества финансового состояния; оценку причин его изменения за анализируемый период; выявление проблем и диспропорций в финансовой деятельности, а также оценку резервов для более эффективного использования финансовых ресурсов и укрепления финансового состояния.

Анализ финансовых результатов опирается на оценку доходов и расходов, т. е. фактических показателей формирования прибылей и убытков, а также коэффициентный анализ, заключающийся в расчетах относительных показателей финансовой эффективности бизнеса — рентабельности. Показатели для анализа финансовых результатов содержатся в отчете о совокупном доходе.

Для проведения факторного анализа доходов, прибыли и рентабельности также используется информация отчета о финансовом положении и примечаний к нему. Кроме того, для разработки конкретных мер по улучшению работы компании финансовые результаты должны анализироваться с учетом данных о денежных потоках.

Частично это связано с тем, что в российской отчетности отражаются финансовые результаты, сформированные по методу начислений, а не кассовым методом (т. е. доходы и расходы отражаются в отчетности того периода, в котором они имели место, независимо от связанного с ними фактического движения денежных средств). Кроме того, часть поступлений и выбытие денежных средств не влияют непосредственно на финансовые результаты отчетного периода, поскольку не рассматриваются в данном периоде как доходы и расходы по текущей деятельности, влияющие на финансовые результаты непосредственно (получение и возврат кредитов, приобретение основных средств, финансовые вложения и т. п.). Такой вид расходов, влияющий на финансовые результаты, как амортизация, по своему экономическому содержанию не может выражаться в движении денежных средств. Поэтому финансовые результаты деятельности компании целесообразно анализировать в тесной взаимосвязи с движением и изменением денежных потоков компании.

Анализ движения денежных средств позволяет выявить и проанализировать направления динамики поступлений и расходов. Основным источником информации для анализа общей структуры движения денежных средств служит отчет о денежных потоках, в котором поступления денежных средств и платежи представлены в разрезе текущей, инвестиционной и финансовой деятельности. В результате анализа выявляется вид деятельности, обеспечивающий наибольший приток денежных средств, а также виды деятельности, по которым поступления и выбытия денежных средств выросли или сократились в наибольшей степени по сравнению с предыдущим периодом. Таким образом, анализ движения денежных средств позволяет установить источники их поступлений и направления расходования для контроля за ликвидностью и платежеспособностью организации.

При анализе деловой активности и эффективности работы компании необходимо исходить из того, что различные субъекты — ее рыночные контрагенты могут по-разному подходить к их оценке. К числу весьма условных, но довольно объективных показателей деловой активности и эффективности работы компании прежде всего относятся показатели оборачиваемости капитала, ресурсоотдачи, затратоемкости и рентабельности. В процессе анализа определяются их уровень и динамика. Источником для анализа также служит финансовая отчетность компании.

Рентабельность инвестиционной деятельности определяет эффективность проводимой компанией инвестиционной политики, которая выражается в отдаче вложений в собственное развитие (строительство новых цехов, модернизацию оборудования), а также в ценные бумаги и акции других компаний. Источниками информации для анализа являются отчет о финансовом положении, отчет о совокупном доходе, а также примечания (разделы, отражающие амортизируемое имущество, движение средств финансирования долгосрочных инвестиций и финансовых вложений, краткосрочные финансовые вложения, расшифровку отдельных статей прибылей и убытков). Данное направление анализа бизнеса позволяет разрабатывать методы управления инвестиционными рисками.

Анализ эффективности действующей системы управления бизнесом базируется на оценке достигнутых показателей управляемости компании, роста производительности труда, динамики экономического потенциала, отдачи затрат на управление компанией, экономичности затрат, результативности ее бизнес-процессов. Для анализа используются данные финансовой отчетности и статистического отчета о среднесписочной численности и движении работников.

Заключительным этапом анализа бизнеса должна стать комплексная оценка, включающая различные аспекты деятельности компании: имущественное положение, финансовую устойчивость, оценку финансовых и нефинансовых активов, источников финансирования, вероятность банкротства, а также оценку бизнес-рисков и перспектив развития бизнеса.

Дополнительными источниками информации для анализа бизнеса выступают данные оперативного, финансового, управленческого, статистического учета, плановые и нормативные показатели. Для формирования достоверной оценки бизнеса кроме финансовой отчетности и другой внутренней информации следует использовать показатели, полученные из баз данных Росстата, отраслевых ассоциаций, консалтинговых компаний, на основе статистических и социологических мониторингов, характеризующие внешние условия осуществления деятельности компании (в конкретном регионе, отраслевом сегменте, экономике государства в целом).

На рис. 1.3 представлены обобщенные источники информации для анализа бизнеса компании.

Рис. 1.3. Информационная база для анализа бизнеса компании

При проведении анализа бизнеса с целью определения его рыночной стоимости используемая информация группируется по таким направлениям, как источники финансовых выгод от бизнеса (показатели прибыли, денежные поступления, продажи, активы, находящиеся в залоге, продажа бизнеса); финансовые показатели бизнеса (различные виды прибыли, денежные потоки (особенно в капиталоемких отраслях и при высокой инфляции), дивиденды, активы, выручка); нефинансовые показатели бизнеса (особенности корпоративного управления, ликвидность акций, юридические показатели компании, доли контролирующих акционеров в капитале, прибыли, дивидендах); факторы внешней среды, влияющие на компанию (политическая ситуация, приоритеты государственной экономической, торгово-промышленной, научно-технической политики, уровень инфляции).

Все элементы информационной базы взаимосвязаны, отвечают за определенные показатели оценки компании, формируя единое представление о бизнесе через систему экономических показателей. Сведения, содержащиеся в отчетности, составленной по МСФО, носят комплексный характер, потому что, как правило, они отражают разные аспекты одних и тех же хозяйственных операций и бизнес-процессов.

Консолидированная отчетность раскрывает причины успехов или недостатков в работе компании, помогает наметить пути совершенствования ее деятельности. Такой анализ необходим прежде всего собственникам и менеджерам для принятия важных управленческих решений.

Наиболее информативной формой для анализа и оценки финансового состояния компании является отчет о финансовом положении. Отчет о совокупном доходе — важнейший источник информации для анализа результатов функционирования компании, оценки ее эффективности. Другие элементы отчетности дополняют и детализируют показатели. Отчет о финансовом положении и отчет о совокупном доходе помогают оценить будущие бизнес-риски и ключевые прогнозные показатели.

Кроме того, необходимы статистические данные и плановые (нормативные) показатели компании. Дополнительными источниками информации служат:

• — международные стандарты (LAS, IFRS);
• — техническая и технологическая документация;
• — хозяйственно-правовые документы организации;
• — информация в средствах массовой информации;
• — информация в базах данных федеральных и региональных органов;
• — публикации в сборниках и информационно-аналитических бюллетенях Росстата;
• — специально собранные данные маркетинговых исследований и т. п.

Внешние источники информации, содержащие макроэкономические показатели, характеризуют внешнюю среду, в которой функционирует и развивается компания, и используются для оценки влияния внешней среды на компанию с помощью следующих аналитических процедур.

• 1. Оценка динамичности основных индикаторов развития бизнеса с учетом общих темпов экономического развития страны, ее экономики, реальный рост выручки от реализации компании в сравнении с ростом инфляции.
• 2. Расчет реальных темпов прироста финансовых показателей компании с учетом показателей инфляции в целом и по отдельным направлениям расходов на основе индексов цен производителей и потребителей.
• 3. Оценка кредитоспособности (платежеспособности, рискоустой- чивости) компании на основе данных об уровне процентных ставок Банка России и ведущих коммерческих банков в регионе.
• 4. Оценка эффективности бизнеса на основе анализа рентабельности собственного капитала в сравнении со среднеотраслевыми и региональными уровнями.
• 5. Оценка эффективности размещения средств в финансовые активы компании на основе средней доходности вложений в различные виды финансовых инструментов рыночной экономики.
• 6. Оценка эффективности внешнеэкономической деятельности компании на основе динамики валютного курса (для бизнеса, имеющего валютные денежные потоки, валютные активы и обязательства).

Внешние источники информации, содержащие отраслевые показатели, позволяют оценить уровень отдельных индикаторов компании с позиции сферы деятельности и отраслевой специфики бизнеса. При этом существенными оценками являются как финансовые, так и нефинансовые показатели. Погрешность таких оценок, к сожалению, объясняется большой совокупностью объектов, образующих отрасль, различиями в учетной политике и характеристиках предприятий одной отрасли. Однако существуют важные общие индикаторы отраслевой оценки, такие как структура баланса, соотношение валюты баланса и финансовых результатов, длительность производственного цикла, оборачиваемость активов, структура расходов по элементам затрат и статьям калькуляции. Эти отраслевые особенности определяют уровень отраслевых финансовых коэффициентов ликвидности, платежеспособности, финансовой устойчивости, рентабельности, деловой активности. Важными отраслевыми признаками также считаются:

• — уровень оплаты труда;
• — налоговая нагрузка в расчете на единицу производственной мощности или площади производственных помещений или численность работников предприятия;
• — средние показатели «оцененности» компании, такие как соотношение «капитализация/выручка», «капитализация/прибыль», «капита- лизация/денежный поток» и другие мультипликаторы;
• — ресурсоемкость или производительность ресурсов (материалоемкость, фондоемкость, наукоемкость, энергоемкость, трудоемкость, производительность труда).

Изучение отраслевой информации дает общее представление о бизнесе, его цикличности, сезонности, особенностях организационноуправленческой структуры, технологии производства. Это проявляется в показателях минимального размера эффективного предприятия отрасли, степени загрузки производственных мощностей, характеристике контрагентов.

Таким образом, отраслевые показатели характеризуют внешнюю среду, в которой функционирует и развивается компания, и используются для оценки ее влияния на компанию с помощью аналитических процедур изучения производственной эффективности компании (ресурсоемкость или производительность ресурсов) с учетом региональных условий, формируемых региональными органами управления (налоговая политика, уровень жизни). Если такие показатели компании будут ниже среднеотраслевых, то компания считается «недооцененной» и имеет определенный потенциал роста своей стоимости. Если компания имеет более низкие показатели финансовой устойчивости по сравнению со среднеотраслевыми, то это можно рассматривать как угрозу для ее функционирования либо как косвенный признак высокой вероятности искажения ее финансовой отчетности.

Внешние источники информации, содержащие региональные показатели, влияющие на бизнес, проявляются через средний уровень жизни в регионе (уровень оплаты труда), факторы налогообложения, рыночную стоимость активов, структуру затрат.

Внешние источники информации, содержащие рыночные (маркетинговые) показатели, характеризуют деятельность организации на конкретном рынке, дополняя макроэкономическую, региональную и отраслевую специфику бизнеса.

К маркетинговым индикаторам относят:

• — характеристики рыночного сегмента: темп роста соответствующего рынка, уровень цен на реализуемые товары и закупаемые ресурсы, стратегия ценообразования, формы расчетов, длительность дебиторской задолженности, методы стимулирования сбыта, каналы распределения продукции;
• — характеристики контрагентов: поставщиков, потребителей, сторонних организаций, оказывающих услуги;
• — рыночный потенциал компании.

Информационной базой для изучения рынка компании являются данные Института исследования товародвижения и конъюнктуры оптового рынка (ИТКОР), Всероссийского научно-исследовательского конъюнктурного института (ВНИКИ), Всероссийского научно-исследовательского института потребительского рынка и маркетинга (ВНИПРиМ), Центра экономической конъюнктуры при Правительстве РФ.

В целом только использование достаточной внутренней и внешней информации делает анализ практически значимым, обеспечивает обоснованную интерпретацию его результатов, позволяющую реализовать конкретные цели анализа бизнеса компании и обосновать эффективные управленческие решения.

Источник: studme.org

Информационное обеспечение бизнес-анализа

Выше уже было показано, что специфические задачи бизнес-анализа и принципы их решения предполагают существенное расширение комплексности традиционного отечественного анализа хозяйственной деятельности по целому ряду направлений. Одним из таких направлений является расширение информационной базы анализа. В первую очередь это связано с необходимостью использования информации о внутренних и внешних заинтересованных сторонах организаций, об их потребностях и интересах, выражаемых в конкретных требованиях к деятельности этих организаций. Вместе с тем для качественного бизнес-анализа необходима и традиционно используемая в комплексном анализе хозяйственной деятельности учетная, плановая, маркетинговая, нормативно-правовая, контрольная, проектноконструкторская и технологическая информация.

И сами результаты комплексного анализа хозяйственной деятельности компании также должны рассматриваться в качестве исходной информации для проведения бизнес-анализа. Поэтому его информационная база естественным образом должна использоваться и бизнес-анализом. Известно, что основу информационного обеспечения комплексного анализа составляют источники информации учетного характера:

• — бухгалтерский финансовый учет и финансовая отчетность;
• — консолидированная финансовая отчетность холдинговых структур;
• — управленческий учет и управленческая отчетность;
• — интегрированная отчетность корпораций;
• — налоговый учет и налоговая отчетность;
• — статистический учет и статистическая отчетность;
• — оперативно-технический учет;
• — выборочные учетные наблюдения.

Бухгалтерский учет — это наиболее емкий и достоверный источник информации для сравнительного анализа требований ключевых заинтересованных сторон организации и фактических значений соответствующих показателей деятельности этой организации. Он носит сплошной, непрерывный и строго документированный характер. Но многообразие технических, экономических, социальных и экологических требований стейкхолдеров бизнеса неизбежно приводит к тому, что далеко не все параметры деятельности, необходимые для сопоставления с требованиями, находят свое отражение в системном учете. Поэтому важной задачей формирования информационной базы бизнес-анализа является постановка задач перед учетной системой, решение которых призвано обеспечить генерирование всех необходимых для анализа данных. Формироваться такие данные могут в финансовом, управленческом, налоговом, оперативно-техническом и статистическом учете.

Не менее важны плановые источники информации:

• — стратегические планы развития и годовые бизнес-планы;
• — инвестиционные программы и конкретные инновационно-инвестиционные проекты;
• — перспективные, текущие и оперативные задания, нормативные материалы, технологические карты, сметы и плановые калькуляции.

Для проведения бизнес-анализа крайне важны также документы правового характера:

• — Гражданский, Налоговый и Трудовой кодексы РФ, федеральные законы, регулирующие хозяйственную деятельность, указы Президента РФ, постановления Правительства РФ, нормативные акты и решения органов исполнительной власти, судебных властей и местного самоуправления;
• — устав предприятия и другие учредительные документы, лицензии на право осуществления различных видов деятельности, реестр акционеров и материалы собраний акционеров, приказы;
• — договоры с контрагентами и протоколы о намерениях, переписка с партнерами, претензии и санкции, решения арбитражного суда, коллективный договор и трудовые контракты, таможенные документы, международные соглашения, относящиеся к сфере деятельности предприятия и т.п.

Существенную роль в информационном обеспечении бизнес-анализа играют документы контроля:

• — материалы независимых аудиторских проверок, государственного финансового и внутреннего контроля, ревизий, проверок налоговых органов, антимонопольной службы, таможенной службы, МВД и прокуратуры, контроля саморегулируемых профессиональных организаций;
• — результаты проверок органов МЧС, Роспотребнадзора, Росприроднад- зора, трудовой инспекции, государственного технического, врачебносанитарного, зооветеринарного и тому подобных видов контроля.

В условиях рыночных отношений для осуществления бизнес-анализа чрезвычайно важны материалы маркетинговых исследований, позволяющие определить типичные требования различных заинтересованных сторон, сформировавшиеся на товарных и финансовых рынках, на рынках труда. Не менее значима для анализа и информация о возможных объемах продаж продукции предприятия в различных регионах, условиях ее реализации, уровнях цен, покупательной способности потенциальных заказчиков. Данные о наличии конкурентов, их поведении на рынке и их возможностях также представляют большую ценность для проведения бизнес-анализа.

Поскольку требования многих заинтересованных сторон носят технический характер, а обосновываемые изменения бизнеса даже с целью решения экономических, социальных и экологических проблем часто связаны с задачами инженерно-технологического характера, то необходимыми источниками информации для анализа являются техническая, технологическая и проектно-конструкторская документация, результаты научно-исследовательских и опытно-конструкторских разработок.

На практике далеко не всегда необходимые для анализа данные формируются в постоянно действующей системе экономической информации предприятия, поэтому широко востребованы и материалы специальных тематических исследований. К ним относятся специально проводимые замеры на местности, аэрофотосъемки, заборы и анализы проб, целевые опросы, анкетирование, хронометраж, фотографии рабочего дня и т.п.

В эпоху информатизации качественный анализ невозможен без использования Интернет-ресурсов, материалов информационно-справочных систем, рейтинговых агентств, печати, телевидения и других средств массовой информации.

Нельзя не упомянуть и такой важнейший источник информации, как личные наблюдения профессионального бизнес-аналитика.

Информация о работе других предприятий, «бенчмаркинг» традиционно входят в состав информационной базы анализа. Но подобные сведения можно получать различными путями. В том числе и не всегда законными. Так, ст.

183 главы 22 «Преступления в сфере осуществления экономической деятельности» Уголовного кодекса РФ относит к преступным деяниям «незаконные получение и разглашение сведений, составляющих налоговую, коммерческую, банковскую тайну». Но де-факто промышленный шпионаж в виде различных форм нелегального сбора интересующих конкурентов сведений также можно отнести к применяемым ныне источникам информации для анализа. В отличие от промышленного шпионажа сбор и обработка сведений о работе конкурентов, осуществляемые с соблюдением морально- этических норм и действующего законодательства, можно рассматривать как вполне допустимый способ формирования информационной базы бизнес-анализа, именуемый конкурентной разведкой.

Нельзя не сказать и о том, что все более важную роль в информационном обеспечении бизнес-анализа начинают играть современные информационные технологии и, в первую очередь, системы, построенные на базе BI- платформ.

Одной из важнейших проблем формирования информационной базы анализа является систематизация информации о заинтересованных сторонах компании и об их документированных требованиях. Многообразие форм и методов получения такой информации, широта и динамичность круга стейкхолдеров и их выявляемых требований объективно требуют построения системы фиксации и постоянного мониторинга соответствующих данных.

Для выявления круга стейкхолдеров организации необходима информация уставных и учредительных документов компании, реестра ее акционеров, штатного расписания персонала. Важны заключенные договоры компании, а также документы, отражающие структуру управления, деловые связи, взаимоотношения с органами власти, с профессиональными и общественными организациями, с местным сообществом.

Для сбора и анализа требований ключевых стейкхолдеров компании необходимы информация, получаемая при помощи личных контактов, применение специальных запросов, интервью, анкетирования, проведение круглых столов, совещаний и переговоров, общественных слушаний, брифингов. Важна информация о международных выставках и ярмарках, о сложившихся социальных и экологических стандартах, о конъюнктуре на рынке труда, биржевая информация о состоянии товарных и финансовых рынков.

Но где отражать информацию о стейкхолдерах компании и сами показатели, основанные на собранных их технических, организационных, экономических, социальных и экологических требованиях? Ведь все эти данные нуждаются в хранении, обработке, систематизации и непрерывной актуализации. Решением этого вопроса может быть организация специального раздела управленческого учета, построенного с использованием технологических возможностей Bl-систем. Это позволит формировать регулярные структурированные отчеты о технических, организационных, информационных, экономических, социальных и экологических требованиях важнейших стейкхолдеров компании.

Особую роль играет интегрированная отчетность корпораций, которая одновременно является и результатом бизнес-анализа, и источником информации для его проведения. При этом не следует забывать о значении интегрированной отчетности как средства удовлетворения информационных потребностей широкого круга заинтересованных сторон. Такая отчетность призвана раскрыть взаимосвязь финансовых и нефинансовых показателей деятельности компании, ее бизнес-модели, стратегии ее развития, целей на будущее и политики взаимодействия со своими стейкхолдерами. Раскрывая экономические, социальные и экологические аспекты деятельности организаций, такая отчетность отражает условия устойчивого развития как самих этих организаций, так и регионов их дислокации, отраслей экономики и страны в целом.

Источник: bstudy.net

Анализ бизнес-процессов: этапы и инструменты

Регулярно оценивать свои процессы и думать о том, как их улучшить — жизненно важные задачи для каждой компании. Появляются новые технологии, которые делают бизнес-процесс «как есть» недостаточно производительным , или же процесс начинает расходовать слишком много ресурсов. Детально взглянуть на процесс и увидеть пути для оптимизации поможет анализ бизнес-процессов.

Анализ бизнес-процессов предоставляет информацию, необходимую для повышения гибкости, эффективности и прозрачности бизнеса. В этой статье мы рассмотрим, что такое анализ бизнес-процессов и зачем он нужен, этапы и почему нужно анализировать процессы в специальном программном обеспечении со встроенными инструментами анализа SILA Union.

Что такое анализ бизнес-процессов?

Анализ бизнес-процессов – это набор методов и процедур для получения информации о текущем состоянии процесса, выявления его сильных и слабых сторон, неэффективности и узких мест. Анализ процессов помогает определить, как работает бизнес-процесс, достигает ли конечной цели, что нужно улучшить и каким образом внести необходимые изменения. В конечном итоге основная цель анализа процессов — повысить эффективность и результативность процесса.

Анализ процесса включает в себя:

• Оценку времени, стоимости, качества и возможностей процесса;
• Проектирование статических или динамических визуальных моделей процесса;
• Сбор данных от начала до конца процесса;
• Анализ цепочки создания стоимости, сквозные модели процессов и функциональную декомпозицию.

Чтобы разобраться в анализе бизнес-процессов, давайте еще раз уточним, что именно представляют собой бизнес-процессы.

Что такое бизнес-процесс?

Бизнес-процесс можно описать как порядок действий, связанных с предоставлением услуги или продукта клиенту. То есть процессы — это последовательность действий или задач, выполнение которых приводит к достижению бизнес-целей. Обычно выделяют 3 типа бизнес-процессов:

• Основные процессы — процессы закупки материалов и производства продукции, продвижения и продажи товаров, доставка и пр.;
• Поддерживающие процессы — процессы учета, юридического сопровождения, ИТ-обслуживания и пр.;
• Процессы управления — процессы, связанные со стратегическим планированием, мониторингом, анализом и контролем, разработкой целей и пр.

Четко определенные процессы дают наилучшие результаты. Для того чтобы повысить ценность бизнес-процессов, важно понимать, как они устроены. Оптимизация и совершенствование процессов с дальнейшей автоматизацией будут возможны только после качественного моделирования и анализа бизнес-процессов.

Зачем анализировать бизнес-процессы

Анализируя текущие процессы «как есть», вы можете решить какие-либо из этих проблем и принять правильные решения:

• Регулярные задержки или увеличение числа жалоб со стороны клиентов — требуется оптимизация и автоматизация процесса;
• Не определены заинтересованные стороны процесса ( вы не знаете, кто именно несет ответственность за процесс) — поможет описание процесса с закреплением ролей;
• Неправильное распределение задач между сотрудниками: какие-то сотрудники перегружены, в то время как другие бездействуют — требуется расчет необходимого количества персонала;
• Снижение производительности — требуется автоматизация, замена или оптимизация процесса;
• Слабое лидерство: в компании низкая мотивация — отслеживать эффективность процессов.

Как мы уже обозначили выше, анализ бизнес-процессов компании даст лучшее представление о том, как выполняются процессы и как они в конечном итоге могут быть улучшены. Основные возможности анализа бизнес-процессов:

• Исследование вашего бизнеса на детальном уровне;
• Достоверный и эффективный анализ данных о процессах;
• Обнаружение узких мест, которые замедляют определенные процессы;
• Определение помех и неэффективности со стороны пользователей;
• Обучение новых сотрудников управлению процессами;
• Расчет реальной стоимости процесса;
• Расчет уровня загрузки персонала;
• Выявление рисков и вероятности их реализации.

Этапы анализа бизнес-процессов

Анализ бизнес-процессов осуществляется на основе моделей процессов – графического отображения процессов с целью лучшего представления того, как они работают и как они организованы. С помощью модели рабочего процесса вы сможете проанализировать возможности и препятствия для его наилучшего выполнения.

Анализ бизнес-процессов включает в себя подготовительные и последующие действия:

Шаг 1 – Определение процесса

Выберите процесс, который вы будете анализировать. Как правило, это критически важные процессы, к оторые оказывают непосредственное влияние на конечный продукт, взаимоотношение с клиентами, доходы, расходы и на бизнес в целом. Вы также можете анализировать процессы, в эффективности которых не уверены.

Доступно множество методов отображения процессов,в любом случае процесс должен содержать информацию о входных данных, действий по выполнению процесса, выходных данных.

Шаг 2 – Сбор информации о процессе

Для анализа выберите процесс в состоянии “как есть” и определите владельцев, ответственных за процесс, влияние на конечный результат и связь с целями компании. Четко укажите границы процесса.

Главная цель на этом этапе — изучить все источники информации о процессе, будь то обзор документации, собеседование с вовлеченными людьми или автоматический сбор данных Process Mining.

Шаг 3 – Анализ процесса и возможностей для улучшения

Обладая достаточной информацией о процессе, вы должны определить существующие проблемы, потенциальные причины проблем и риски. На основе всех полученных данных вы также должны иметь быть четкое представление о том, что можно улучшить. Для правильного анализа бизнес-процессов необходимо зафиксировать не менее нескольких десятков возможностей для улучшения.

Итак, анализируя процессы, необходимо ответить на вопросы:

• Какие наиболее важные элементы процесса? На что они влияют? Достаточно ли улучшить только эти элементы?
• Существуют ли какие-либо систематические задержки или проблемы в процессе? Есть ли причина, по которой это происходит? Как можно исправить эти проблемы? Насколько сильно они влияют на производство конечного продукта?
• Требует ли конкретный элемент процесса слишком много ресурсов? Есть ли способ это изменить?

Анализ также включает в себя оценку стоимости бизнес-процесса, времени выполнения задач и отходов, образующихся при выполнении технологических процессов.

Шаг 4 – Принятие эффективных мер

На основе модели процесса “как есть” проектируется модель процесса “как должно быть” с учетом всех выявленных проблем, рисков и предложений для улучшения. В бизнес-процесс необходимо внести все запланированные изменения, которые в конечном итоге должны привести к повышению эффективности процесса.

Шаг 5 – Запуск и контроль процесса

Нет смысла запускать анализ процесса, если вы не планируете внедрять измененный процесс. Для улучшения процесса также крайне важен контроль процесса — получение обратной связи от участников процесса, подготовка корректирующих действий, расчет показателей эффективности.

Шаг 6 – Мониторинг процесса

После того, как выполнен анализ бизнес-процесса, запущен оптимизированный процесс, следует регулярно осуществлять мониторинг состояния процесса. Необходимо систематически отслеживать показатели производительности процесса, чтобы вовремя вносить необходимые корректировки.

Инструменты анализа бизнес-процессов

Компании, которые документируют, анализируют и оптимизируют процессы, повышают производительность, улучшают качество продукции или услуг, для того чтобы быть более эффективными и конкурентоспособными, используют специальные системы управления бизнес-процессами с поддержкой инструментов анализа бизнес-процессов.

Первым шагом в улучшении бизнес-процессов является их оцифровка и визуализация с помощью моделирования бизнес-процессов. Но после того, как процесс будет запущен, вы должны иметь возможность изучить его и определить, нуждается ли он в оптимизации.

Данные задачи не решить без использования специального ПО . Системы управления бизнес-процессами позволяют аналитикам понимать свои процессы, рабочие потоки, события и данные, используя проверенные методы моделирования. В результате пользователи системы получают более глубокое представление о том, как протекает их рабочий процесс и могут управлять им.

Важность программного обеспечения для анализа бизнес-процессов

Итак, целью анализа бизнес-процессов является повышение эффективности процессов и производительности компании в целом. Для того чтобы оптимизация была рациональной и обоснованной, необходимо идентифицировать места в процессах, требующих изменений, и подобрать правильное решение – рассчитать эффективность каждого варианта с помощью инструментов анализа данных. Далее – комплексно спроектировать внедрение изменений, в том числе, автоматизацию.

Только решения BPM со встроенными инструментами анализа бизнес-процессов имеют следующие возможности:

• Полная информация о процессе в одном месте
• Инструменты анализа и аналитики
• Автоматизация
• Возможность интеграций
• Совместная работа

Полная информация о процессе в одном месте

Использование специального программного обеспечения позволит систематизировать и формализовать информацию о процессах в едином месте, упрощая работу всех участников процесса и исключая ненужные операции.

Например, система управления бизнес-процессами SILA Union предоставляет широкие возможности и инструменты по обработке и анализу данных, которые были спроектированы в системе. Используя встроенные инструменты анализа, вы сможете ответить на типичные вопросы:

• Кто из сотрудников участвует и кто несет ответственность за процесс?
• Какие данные нужны сотруднику для выполнения функции?
• Какие информационные системы применяются для решения задачи?

SILA Union поддерживает отчеты по:

• Ответственным за бизнес-процессы;
• Количеству АРМ и их владельцах, а также информационным системам, используемым в деятельности;
• Данным и документам, требующиеся в ходе исполнения бизнес-процессов;
• Регламентам бизнес-процессов и должностным инструкциям сотрудников
• и многим другим.

Инструменты анализа и аналитики

В системе SILA Union пользователи найдут все необходимые инструменты для проведения анализа и оценки бизнес-процессов: функционально-стоимостной анализ, имитационное моделирование процессов, SWOT-анализ, семантическая проверка, анализ дублирования и т.д. SILA Union позволяет проводить анализ бизнес-процессов для следующих целей:

• Расчет стоимости процесса;
• Анализ временных простоев при исполнении бизнес-процесса;
• Анализ оптимального графика смен для персонала;
• Выбор более гибкой и эффективной орг. структуры;
• Поиск узких мест в бизнес-процессе;
• Анализ распределения ресурсов/кадров по процессу;
• Анализ затрат на технологические ресурсы;
• Поиск путей оптимизации бизнес-процессов.

Автоматизация

Ручные процедуры с участием нескольких сотрудников могут усложнить процессы и привести к возникновению ошибок. Сложно проконтролировать и оценить эффективность процессов, выполняемых вручную. Программное обеспечение для управления бизнес-процессами исключает ручные операции, систематизирует и автоматизирует рабочие процессы, что предотвращает человеческие ошибки и позволяет измерить и проанализировать результаты деятельности.

Когда компания тратит меньше времени на решение технических проблем и выполнение рутинных задач, она может сосредоточить свои силы на внедрении инноваций и развитие, повышение ценности продукта и совершенствование бизнес-процессов. Также высвобождаются ресурсы для разработки и внедрения новых продуктов и повышения удовлетворенности клиентов.

SILA Union обеспечивает поддержку полного цикла совершенствования организации на всех этапах: от моделирования до анализа и оценки процессов с последующей автоматизацией. Также в системе доступны отчеты по автоматизированным и «ручным» участкам деятельности.

Возможность интеграций

Функциональные системы управления бизнес-процессами имеют широкие возможности для интеграций. Например, SILA Union легко интегрируется с любой системой с помощью открытой API. Благодаря инструментам интеграции вы можете загружать информацию из любых внешних источников во всех популярных форматах, а также предоставлять данные для других систем.

Совместная работа

Когда команды работают обособленно, есть вероятность дублирования функций и повторения ошибок в важных процессах. Бизнесу необходимо решение, которое объединяет межфункциональные усилия, улучшает командную работу и сокращает количество человеческих ошибок.

С помощью инструмента управления процессами сотрудники могут легко проектировать и визуально представлять ход процессов, чтобы все участники процесса могли видеть и отслеживать изменения. Заинтересованные стороны могут получить доступ к необходимым функциям, создавать модели и совместно участвовать в анализе и оптимизации процессов.

В SILA Union все этапы — проектирование, анализ и оптимизация с последующей автоматизацией осуществляются в единой информационной среде с доступом к этим данным всех сотрудников организации. Совместная работа обеспечивает коллаборацию пользователей и объединяет суммарный опыт и знания сотрудников.

Анализируя бизнес-процессы, вы можете обеспечить необходимую оптимизацию процессов — обнаружить узкие места и проблемы, устранить недостатки, повысить прозрачность и выявить возможности экономии бюджета.

Анализ и оптимизация бизнес-процессов — это постоянная задача, которая актуализируется по мере развития вашего бизнеса. Вы должны быть уверены, что процессы соответствуют бизнес-целям, правильно отражают потребности компании и помогают достигать поставленных задач. С SILA Union — системой для моделирования и анализа бизнес-процессов, вы получите подробное представление о том, как в текущий момент работает ваша организация, и обеспечите непрерывный цикл оптимизации деятельности бизнеса.

Источник: silaunion.ru