Основные источники разработки плана бизнес коммуникаций

Надежный план внутренних коммуникаций является неотъемлемой частью повседневной деятельности. Эффективная стратегия внутренних коммуникаций является основной частью каждой организации. Вы должны понимать, как общаться с каждым сотрудником компании для достижения бизнес-целей.

В большинстве компаний связь между клиентами и сотрудниками осуществляется с помощью тщательно спланированных приемов. Вы заметите значительный рост вовлеченности сотрудников, если будете применять те же стандарты осторожности в своем плане внутренней коммуникации. Вот почему вам необходим эффективный план внутренних коммуникаций.

В этом блоге мы обсудим:

• Определение плана внутренней коммуникации
• Преимущества плана внутренней коммуникации
• Лучшие способы разработки плана внутренней коммуникации

Что такое план внутренней коммуникации?

План внутренних коммуникаций — это стратегия, которая определяет бизнес-цели по вовлечению и взаимодействию сотрудников и показывает необходимые действия для их достижения. Ваша стратегия внутренних коммуникаций служит дорожной картой для достижения успеха во внутренних коммуникациях. Ниже перечислены основные компоненты эффективного плана внутренних коммуникаций:

• Миссия, цели и ценности компании
• Важные деловые сообщения
• Каналы коммуникации
• .Обязанности и процессы для сотрудников
• Маркетинговые и коммуникационные стратегии

Все дело в том, как ваши сотрудники получают информацию, необходимую им для выполнения своих обязанностей. Именно поэтому сбор и анализ отзывов сотрудников должен стать важной частью вашей стратегии.

Преимущества плана внутренних коммуникаций

Рабочее место становится значительно более продуктивным, когда на нем происходит активное общение. Ваши сотрудники будут более вовлечены в работу, если вы хорошо спланируете внутренние коммуникации. Существует множество преимуществ эффективной стратегии внутренней коммуникации, которая способствует общему успеху вашей компании. Вот некоторые из них:

• Помогает повысить производительность: Когда сотрудники общаются, они лучше понимают свои обязанности и приоритеты. Это повышает производительность организаций, и рабочая сила становится более продуктивной.

• Снижает количество ошибок и промахов: Ошибки сотрудников часто вызваны отсутствием связи. Ваш бизнес может потерять деньги, если вы допустите ошибку. Если вы разработаете эффективную коммуникацию в своей организации, это может предотвратить эти ошибки.

• Помогает повысить вовлеченность сотрудников: Внутренняя коммуникация является успешным методом повышения вовлеченности сотрудников. Сотрудники становятся вовлеченными и мотивированными, когда организация предоставляет постоянные обновления.

• Улучшает культуру на рабочем месте: Взаимодействие сотрудников улучшается, когда отделы и команды общаются. Это позволяет сотрудникам получить доступ ко всей необходимой информации в любое время.

• Помогает понять цели бизнеса: Внутренняя коммуникация гарантирует, что вся ваша компания находится на одной волне. Это помогает реализовать бизнес-цели, видение и стратегию.
• Улучшает результаты руководства: Стратегия внутренней коммуникации помогает менеджерам и лидерам улучшить результаты руководства. Она помогает понять, как и когда им следует общаться со своими сотрудниками.

Внутренняя коммуникационная стратегия показывает, как каждый сотрудник организации вписывается в общую стратегию и вносит в нее свой вклад. Она держит их в курсе текущих проектов, деятельности и будущих целей.

Лучшие способы разработки плана внутренних коммуникаций

Планы внутренних коммуникаций необходимы по целому ряду причин. Он объясняет, как общаться друг с другом, чтобы помочь и реализовать цели компании. Вы можете использовать коммуникационный план, если вам нужно донести какое-то сообщение до группы людей или целой компании. Давайте рассмотрим пошаговое руководство по разработке эффективной стратегии внутренней коммуникации, которая улучшит общение сотрудников.

Анализ текущего состояния внутренней коммуникации

Перед созданием плана внутренней коммуникации важно знать, насколько успешны ваши текущие внутренние коммуникации. Проанализируйте ее и посмотрите, где можно внести улучшения. Для этого можно использовать различные способы отслеживания, включая:

• Сколько целей вашей внутренней коммуникации было достигнуто?

Запишите сильные и слабые стороны вашего предыдущего плана. Определите, чего вы хотите достичь в будущем.

• Разработайте и проведите опрос для вашей компании.

Проведение опроса — это простой и эффективный метод получения обратной связи от сотрудников. Прежде чем вносить какие-либо изменения, проанализируйте, что действительно работает, а что нет.

Благодаря обширной коллекции вопросов, использует уникальный подход к изучению опыта сотрудников. Таким образом, вы получите 360-градусное представление о своей компании. Это отличный способ собрать их отзывы.

• Проверить результаты за разные периоды.

Временные рамки помогут вам проанализировать текущую ситуацию. Создайте график информации за разные периоды времени и проверьте результат.

Определение целей

Следующий шаг — выбор подходящих целей. Стратегия SMART является одним из самых влиятельных и простых методов:

• Специфика: Поставьте цели конкретно. Например, это может быть «Каковы цели вашего бизнеса?» или «Кто работает над их достижением?»

• Измерить: Цель должна быть измеримой. Например, увеличить доход, производство и командную работу.

• Достичь: Цель должна быть достижимой. Она должна быть практичной и основываться на ваших возможностях по развитию бизнеса.

• Релевантной: Повлияют ли цели на общую производительность компании? Вам следует избегать нерелевантных целей, не связанных с разработкой эффективного плана.

• Время: Каковы сроки достижения каждой цели? Без временных рамок это не повлияет на план должным образом.

Аудитория, которую вы хотите охватить

Знание того, кого вы пытаетесь охватить, крайне важно. Это гарантирует, что соответствующий контент получат только те, кто должен его увидеть.

Будет лучше, если в своем плане вы обратитесь к различным типам команд и отделов вашей компании. Нельзя использовать один и тот же язык, обращаясь ко всем. При составлении плана следует учитывать все отделы, команды, руководителей и младших сотрудников.

Выбор подходящего инструмента внутренней коммуникации

Важно выбрать подходящий инструмент коммуникации для вашей целевой аудитории. Интранет — одна из наиболее широко используемых технологий для внутренней коммуникации. Интранет — это идеальный способ коммуникации, позволяющий охватить всех сотрудников компании, находящихся в разных местах. Современные интрасети могут служить цифровым центром вашей компании. Он объединяет и сочетает в себе множество коммуникационных технологий, таких как:

• Средство мгновенного обмена сообщениями (Slack)
• Электронная почта (Gmail, Outlook Emails и Calendar)
• Управление проектами (Trello)
• .Видеоконференции и совещания (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams)
• Управление рабочим пространством (Google Drive)

Понимание и успешное использование коммуникационных инструментов для внутренней коммуникации очень важно. Сейчас самое время начать, если у вас еще нет интранета.

Измерение плана внутренних коммуникаций

После реализации плана пришло время измерить результаты. Важно собрать количественные данные, чтобы определить эффективность внутренних коммуникаций. Аналитическое программное обеспечение поможет вам в сборе количественных данных.

Существуют различные методы оценки эффективности внутренних коммуникаций. Давайте рассмотрим некоторые примеры:

• Проверьте свою производительность. Есть ли улучшения?
• Увеличиваются ли доходы?
• Реже ли совершаются ошибки и промахи?
• Удерживаются ли сотрудники?
• Заметили ли вы улучшение вовлеченности сотрудников?
• Успешно ли вы достигли определенной цели?

Если вы заметили, что ваш план неэффективен, то вам необходимо определить, что в вашем плане пошло не так и какие необходимые действия вам нужно предпринять для улучшения плана внутренних коммуникаций.

Вывод

План внутренних коммуникаций необходим для достижения успешного роста компании. Она должна поддерживать регулярную связь со своими сотрудниками. Определите, какой метод лучше всего соответствует вашим целям. Частое тестирование — лучший способ добиться этого.

Для этого необходимы соответствующие технологии. Опросы сотрудников позволят получить информацию, которая поможет вам разработать план внутренней коммуникации и улучшить бизнес.

Узнайте больше о компании ПО и о том, как собирать постоянные отзывы сотрудников для создания лучшего влияния в вашей организации.

Ключевые слова:

Источник: hr-portal.ru

План коммуникаций проекта

План коммуникаций проекта, или план управления коммуникациями проекта, встречается практически во всех методологиях по управлению проектами. Об этом действительно важном документе зачастую забывают и пренебрегают им. А потом сетуют на то, что коммуни.

Зачем нужен план коммуникаций проекта

Коммуникации — это клей, который позволяет сотрудникам эффективно взаимодействовать и выполнять свои задачи. Причем это касается не только проектной деятельности, но и процессной, операционной и т.д. Основная цель плана коммуникаций проекта — обеспечить эффективность взаимодействия сотрудников.

Почему план коммуникаций проекта улучшает взаимодействие?

• Определенность сроков. Если членам команды непонятно, когда и по каким вопросам они собираются общаться, предоставлять и получать информацию, возникает неопределенность. А как известно, любая неопределенность снижает эффективность деятельности. Информация в проекте появляется в результате каких-то действий. То есть для того, чтобы получить или предоставить информацию, нужно что-то сделать. В таком случае когда членам команды известны сроки предоставления и получения информации, они планируют свои действия по ее получению и подготовке. А это напрямую влияет на другие задачи проекта.
• Содержание информации. Если известны не только сроки, но и предмет коммуникаций, члены команды имеют возможность подготовиться. А подготовка позволяет сократить время, которое вся команда тратит, например, на совещании. А еще члены команды снижают неопределенность своей работы, т.к. могут планировать получение конкретной информации от своих коллег.
• Принятие решений. Членам команды постоянно приходится принимать множество решений. Многие из них затрагивают не только их участки работы, но имеют влияние на работу коллег и проекта в целом. В таком случае необходимо понимать, когда будут принимать ключевые для проекта решения. Время принятия решения можно запланировать даже не имея всех необходимых данных в наличии. А значит, на эти решения можно рассчитывать при планировании работы.
• Экономия времени. Это скорее следствие вышеуказанных принципов. Время экономится за счет снижения неопределенности и перевода коммуникаций в исключительно конструктивное русло. В проекте любая экономия времени приводит к увеличению эффективности проекта в целом.
• Дисциплина. Когда нам известно время и предмет коммуникаций, это дисциплинирует, потому что накладывает определенные обязательства на всю команду проекта.

План коммуникаций проекта содержит описание средств, используемых инструментов и периодичности выполнения коммуникаций как с внутренними, так и с внешними сторонами проекта. План способствует взаимодействию со всеми заинтересованными сторонами проекта с помощью создания контролируемых и управляемых потоков информации.

РАЗДЕЛЫ ДОКУМЕНТА

Анализ заинтересованных сторон

Не всегда заинтересованные стороны являются очевидными. В таком случае лучше провести небольшой анализ, который позволит выявить все заинтересованные стороны проекта.

• Составьте список ключевых лиц, которые заинтересованы в проекте
• Опишите отношения с ними, будьте деликатны и осторожны в своих оценках
• Опишите, какие отношения необходимы для успеха вашего проекта
• Интерфейсы — электронные, визуальные, вербальные. Если вы уже описали инструменты и методы, то можете пропустить этот раздел
• Ключевые сообщения, то есть какие ключевые сообщения вы должны передать вашим заинтересованным лицам, например, девиз вашего проекта
• Повторите анализ, только начните не с ключевых заинтересованных лиц, а со списка всех, на кого тем или иным образом проект оказывает влияние

Анализ информации для заинтересованных сторон

• Информация, которую вы можете передать из проекта для каждой из сторон
• Информация, которая вам необходима для проекта от каждого из заинтересованных лиц
• Кто конкретно является поставщиком/получателем информации
• Периодичность коммуникаций
• Средства коммуникаций
• Формат коммуникаций

Источники информации для составления плана коммуникаций

• Корпоративные стратегии и политики (например, правила раскрытия информации для публичных компаний)
• Любая доступная информация о проекте (например, структура команды управления проектом, идентифицированные риски, требования к качеству)
• Поговорите с вашими заинтересованными сторонами и поймите, что им нужно
• Еще раз вернитесь к анализу заинтересованных сторон.

Что еще нужно учесть в плане коммуникаций проекта

План коммуникаций проекта — простой шаблон

Источник: deep-vision.one