Основные потоки информации в бизнесе

На протяжении последних десятилетий информационные ресурсы приобрели для человечества особенное значение. Благодаря качественной, достоверной и актуальной информации можно сделать любую хозяйственную деятельность субъекта более прибыльной и экономически эффективной.

Информация о профессиональной сфере бизнеса, её особенностях, о внешних факторах, влияющих на ведении предпринимательской деятельности, становится, практически, производительной силой. Предпринимателю необходимо для достижения высокого результата в своём бизнесе интегрированная из различных источников (внутренних и внешних) и размещённая на разнообразных носителях информация. Поэтому необходимо разобраться в потоках информации циркулирующих внутри и снаружи организации и выделить основные информационные процессы.

Любое предприятие представляет собой информационный узел с определёнными информационными потоками и внутренними, и внешними коммуникациями. Правильное определение источников и потребителей информации является залогом успешной деятельности организации. Важно распределить информационные потоки таким образом, чтобы каждый сотрудник фирмы получал информацию, необходимую для эффективного выполнения своих производственных обязанностей. Нужно также понимать, что излишек информации одинаково вреден для производственного процесса как и её недостаток. На рисунке 1 представлена схема предприятия как информационного узла.

Игорь Чекотин. Информационные потоки — основа в любой организации.

Рисунок 1 – Предприятие как информационный узел

Понятие внешняя деловая среда включает в себя деятельность связанных с предприятием субъектов, политических, социальных и экономических и коммуникации между ними и организацией. К таким субъектам относятся государство, партнеры, клиенты и конкуренты настоящие и будущие.

Внутренняя деловая среда включает в себя коммуникации и взаимоотношения между работниками организации, также информацию, которая циркулирует внутри отдельных подразделений. Сюда необходимо отнести информацию, образующуюся непосредственно в предприятии.

Одной из основных задач руководителя организации является управление информационными потоками, т.е. определение необходимого и достаточного объёма информационной массы, координации получения и отправки информации, четкая организации коммуникаций внутри фирмы, создание и поддержка информационной базы.

Как увеличить поток клиентов? Как легко увеличить поток клиентов и прибыль в бизнесе?

Для того, чтобы правильно и эффективно управлять информационной системой предприятия необходимо классифицировать информацию и установить требования к ней. Классификация информации представлена на рисунке 2

Рисунок 2 – Классификация информации в бизнесе

Требования к информации условно можно разделить на две категории — это требования к направленности информации и к её качеству (рисунок 3).

Рисунок 3 — Требования к информации

Целесообразность информации подразумевает, что информация должна максимально обеспечить выполнение поставленных задач с практической точки зрения. Полной считается только та информация, которой достаточно для принятия решений. Достоверной можно считать информацию не имеющею субъективных или объективных искажений.

К качеству информации одними из основных предъявляемых требований являются: эффективность — прибыль от полученной информации должна превышать усилия, затраченные на её получение; актуальность – информация должна соответствовать текущему моменту времени; новизна – необходимость получения новых неизвестных сведений об интересующем объекте, процессе или явлении.

Процесс создания информационного обеспечения предприятия можно разделить на несколько этапов.

Этап первый. Определение потребностей в информации в соответствии с поставленными перед бизнесом задачами.

Этап второй. Определение источников и потребителей информации, выявление коммуникаций.

Этап третий. Организация процесса сбора информации.

Этап четвёртый. Организация процесса обработки информации.

Этап пятый. Анализ информации на соответствии требованиям предъявляемым к качеству информации.

Этап шестой. Разработка сценария дальнейших действий организации.

Правильная организация информационного обеспечения предприятия является основой успешного ведения бизнеса. В условиях жесткой рыночной конкурентной борьбы всегда побеждает тот, кто умеет получить нужную информацию и правильно распорядиться ей.

Источник: infopedia.su

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПОТОКИ ПРЕДПРИЯТИЯ

Предприятие можно рассматривать как эффективный информационный центр, в котором обрабатывается информация, содержащаяся как во внешнем, так и во внутреннем потоках, т.е. реализуется информационный процесс.

В организации имеются различные уровни управления, на которых циркулируют специфичные информационные потоки. Для обработки информации используются различные информационные технологии, которые реализуются с помощью соответствующих информационных систем, имеющих собственные названия.

Информационный процесс – это осуществление всей совокупности следующих элементарных информационных актов: прием или создание информации, ее хранение, передача и использование.

Внешние входящие информационные потоки представляют собой информацию, создаваемую вне предприятия во внешней деловой среде. Внешняя деловая среда – это совокупность экономических, политических, иных субъектов, действующих за пределами предприятия, и отношений, складывающихся между ними и предприятием.

Степень воздействия внешней деловой среды на бизнес различна. Наиболее важны субъекты внешней деловой среды, с которыми предприятие постоянно взаимодействует, образующие ближайшее окружение (или микроокружение) предприятия: клиенты, поставщики, партнеры, конкуренты, налоговые органы, органы власти, средства массовой информации. Поступающая из микроокружения информация образует регулярные входящие информационные потоки, которые предприятие использует в своей ежедневной деятельности.

Субъекты, которые, как правило, не оказывают непосредственного взаимодействия на функционирование, не определяют общие условия деловой среды, образуют макроокружение предприятия. Действие таких субъектов приводят возникновению факторов, характеризующих макроокружение. К таким факторам относятся: политическое, макроэкономическое, научно – техническое, производственные, демографические, правовые, экологические, социально-культурные. Эти потоки можно характеризовать как не регулярные входящие информационные потоки.

Внутренние информационные потоки образует информация, которая циркулирует внутри предприятия. Эти потоки содержат как поступившую извне, так и информацию, порожденную внутри предприятия. Таким образом, для обеспечения информационных потребностей работники предприятия могут использовать регулярные входящие, не регулярные входящие и внутренние информационные потоки.Внутренний поток включает в себя информацию, описывающую отношения в коллективе сотрудников (главный бухгалтер, генеральный директор, представитель головного предприятия, главный бухгалтер, менеджеры по продажам, заместитель директора, заведующий складом, бухгалтер, инженер – наладчик, секретарь, водитель, кладовщики, грузчики), а также знания, порождаемые в производстве.

ООО «Уралэнергоцентр» имеет и формирует свою собственную внутреннюю информационную среду, в которой циркулируют потоки информации.

Рис 2. Информационные потоки ООО ”Уралэнергоцентр”

Описание информационных потоков ООО «Уралэнергоцентр»

В качестве внешних источников информации предприятия выступают государство, информационные центры и сети, поставщики материалов, конкуренты, инфраструктура рынка и т.п.

Входной поток предприятия формируется на основании информации, поступающей из внешней среды.

Выходной информационный поток направляется предприятием внешнюю среду и содержит информацию о своих производственных возможностях, производимом товаре, материальных, энергетических, кадровых и информационных потребностях и т.д.

Информационная система предприятия фильтрует информационный поток и выделяет информацию, необходимую для жизнедеятельности предприятия, преобразуя ее в удобную для принятия решений форму.

Основными задачами предприятия по формированию информационных потоков являются:

· формирование адекватных информационных ресурсов для системы управления предприятием;

· оптимизация информационных потоков путем исключения дублирования информации;

· ликвидация разрыва между внедрением информационных технологий и техники и состоянием информационных ресурсов (их формирование и использование).

Все более явным становится тезис: потеря информации в организации (предприятия) – потеря эффективности и управления. Поэтому главная цель, которая ставится при построении информационной системы, заключается в создании условий для объединения всех доступных предприятию потоков информации.

При обобщение данных о многих событиях или описание исходного события, данные превращаются в информацию. Информация может о различные сведения, о многих событиях. Однако при обобщение или, при укрупнение исходных данных и преобразование их в информацию могут возникнуть различного рода искажения.

Тогда для того, чтобы провести проверку информации, требуется снова «спускаться» на уровень первичных данных. Если не принимать во внимание случаи умышленного искажения данных в первичных документах, то неправильные первичные данные могут возникнуть в результате ошибок в работе персонала или учетных систем, которые случаются чрезвычайно редко. Поскольку руководителю предприятия работать с каждым первичным документом неудобно, да и не целесообразно, первичные данные объединяются в журналы операций, сводные таблицы, базы данных.

База данных – это поименованная совокупность данных, отражающая состояние объектов и их отношение в рассматриваемой предметной области.

Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:

Источник: studopedia.ru

Внешние и внутренние информационные потоки предприятия

Предприятие (по крайней мере, его головной офис) можно рассматривать как эффективный информационный центр. В нем сходятся потоки информации: внешний и внутренний.

Внешняя деловая среда (или макросфера) (см. рис. 38) – совокупность экономических и политических объектов, действующих за пределами предприятия, и отношений, складывающихся между ними и предприятием.

Согласно оценкам экспертов наибольшая опасность заключается в неожиданных действиях конкурентов.

Одной из особенностей систем управления, отличающих их от технических систем, является значительно более тесная связь с внешней средой.

Хорошо обеспеченная ресурсами техническая система может быть длительное время автономна. Система управления в этом смысле гораздо ближе к живым объектам, которые просто не могут существовать, не обмениваясь с внешней средой энергией, веществом или информацией. Чем выше степень формализации (однозначного определения) процессов в системе, тем меньше на нее влияние внешней среды.

Рис. 38. Внешние информационные потоки предприятия

Внешняя среда во многих случаях влияет на:

— алгоритмы и процедуры принимаемых решений;

— на цели и критерии эффективности принимаемых решений;

— на накладываемые ограничения.

Влияния и изменения могут быть настолько радикальными, что могут потребовать перестройки функционирования всей системы в целом (см. рис. 39 и рис. 40).

Рис. 39. Влияние внешней среды на управляющую систему

Рис. 40. Влияние внешней среды на управляемую систему

Внутренняя деловая среда(см. рис. 40)– это отношения в коллективе, определяющие насыщенность информационных потоков и интенсивность коммуникационных потоков, а также знания, закладываемые и порождаемые в производстве.

Согласно оценкам экспертовнаибольшие возможности предприятию обеспечивают квалификация персонала и техническая база.

Руководитель (предприниматель) согласно современным оценкам в своей деятельности играет три информационные роли:

— профессионального представителя во внешнем мире.

От того, как руководитель сыграет свои информационные роли, организовав профессиональные информационные потоки, в существенной степени зависит производительность работы предприятия. Но производительность предприятия определяется не только количеством информации, но и ее качеством, которое должен правильно понимать и оценивать руководитель.

Информация является одним из основных ресурсов роста производительности предприятия, поскольку именно она позволяет:

— устанавливать стратегические цели и задачи предприятия и использовать открывающиеся возможности;

— принимать обоснованные и своевременные управляющие решения;

— координировать действия разрозненных подразделений, направляя их усилия на достижение общих поставленных целей.

Поэтому на любом предприятии организуется и систематически ведется работа в следующих направлениях:

— выявление проблем и определение информационных потребностей;

— отбор источников информации;

— обработка информации и оценка ее полноты и значимости;

— анализ информации и выявление тенденций в избранных сферах;

— разработка прогнозов и альтернатив поведения предприятия;

— оценка альтернатив различных действий, выбор стратегии и принятие управляющих решений для реализации стратегических планов.

Выигрывает тот, кто эффективнее собирает, обрабатывает и использует информацию об открывающихся возможностях [1].

Источник: megaobuchalka.ru