Деловое общение подчиняется установленным правилам и ограничениям, деловому регламенту (фр. reglement от regie — правило). Эти многообразные правила и ограничения определяются различными факторами, прежде всего степенью официальности ситуации, которая обусловливает более или менее строгое следование определенным правилам общения. На соблюдение регламента влияют также национальные и культурные особенности участников, а также цели и задачи конкретной встречи, беседы, совещания.
Регламентированность делового общения предполагает:
- • соблюдение его участниками делового этикета, который определяет их нормы поведения;
- • соблюдение речевого этикета, использование как этикетных речевых оборотов в устной речи, так и официально-делового стиля на письме;
- • ограниченность делового общения определенными временными рамками, четкую организацию рабочего времени и рациональное его использование;
- • реализацию делового общения в определенных формах (деловая беседа, деловое совещание, деловые переговоры и др.).
Процесс и результаты делового общения оформляются документально в виде деловых писем, протоколов, приказов, договоров, постановлений и т.д.
(Глава 4) Сильнейшие. Бизнес по правилам Netflix [Патти МакКорд]
Формально-ролевой характер.
Другая особенность делового общения связана с тем, что у сторон формальные официальные статусы, определяющие необходимые нормы и стандарты, в том числе и этическое поведение. Деловое общение, являясь формально-ролевым, требует строгого соблюдения участниками ролевого амплуа. Каждой роли соответствуют определенные ожидания других участников общения. Необходимо учитывать это и вести себя в соответствии с требованиями, предъявляемыми конкретной обстановкой и принятой ролью.
Для делового общения характерна необходимость строить отношения с разными людьми, независимо от личных симпатий и антипатий, добиваясь максимальной эффективности деловых контактов. Говорят, родителей не выбирают. А деловых партнеров?
Можно, конечно отказаться от делового общения с теми партнерами, которые нарушают нормы деловой этики, но интересы дела позволяют это далеко не всегда. Возможно ли отказаться от делового общения с начальником, даже если вызывает чувство глубокой антипатии, или от придирчивого клиента? Очевидно, нет, остается только один путь — налаживание деловых отношений.
Источник: studme.org
Тема 4. Особенности деловых коммуникаций
Деловые коммуникации служат способом организации, оптимизации того или иного вида деятельности: производственной, научной, коммерческой и т.д. Для успешного осуществления этой деятельности необходимо обеспечение передачи информации соответствующей задачам отправителя.
Особенности деловых коммуникаций:
· Основная задача деловых коммуникаций — продуктивное сотрудничество.
· Передаваемая информация значима как для отправителя, так и для адресата.
· Предполагается владение участников коммуникационного процесса определенными объемами информации (Конференция врачей предполагает, что все участники имеют медицинское образование).
· Предполагается соблюдение формально-ролевых принципов взаимодействия, с учетом должностных ролей, прав и функциональных обязанностей, придерживаясь при этом субординации и делового этикета.
· Существуют формальные ограничения деловой коммуникации:
б) Ситуативные ограничения (деловая беседа, совещание, презентация, переговоры и пр.) предполагают передачу информации в заданном регламенте, используя адекватные коммуникативные средства, создавая соответствующую пространственную среду и достигая прагматического ожидаемого результата.
в) Эмоциональные ограничения предполагают, что передаваемая информация не должна иметь эмоционального оттенка, то есть коммуникатор должен держать себя в руках.
· Высокий коммуникативный контроль участников взаимодействия для выявления игр и манипуляций.
· Возможно преднамеренное искажение информации. (Отчет с округленными в большую сторону данными. Тенденциозность в подаче информации).
То есть следует признать, что в деловых коммуникациях существует две ситуации передачи информации:
- Передача полного объема информации. Коммуникатор хочет быть понятым и передает реципиенту полноценное сообщение.
- Частичная передача информации. Коммуникатор заинтересован в дозированном или акцентированном приеме сообщения, поэтому он применяет специальные приемы передачи информации. При этом реципиент получает только ту часть сообщения, которую коммуникатор считает нужной передать. (Я хорошо выполнил работу – докладываю полностью о ситуации. Я выполнил работу плохо – или искажаю информацию, или сразу объясняю произошедшее. И то и другое – неполный объем информации).
ПРАВИЛА ДЕЛОВОГО КОНТАКТА
- Доброжелательное отношение к партнеру.
- Уместную в данной ситуации вежливость.
- Не рекомендуется ставить в центр внимания собственное «Я», быть скромным в самооценках, не навязывать собеседнику собственных мнений и оценок.
- Предполагается ставить в центр внимания слушающего, учитывая его социальные роли, его личность и осведомленность в теме, степень заинтересованности.
- Необходимо выбирать тему, уместную в данной ситуации, интересную, понятную партнеру.
- Коммуникатор должен следовать логике развертывания текста, следить за тем, чтобы вывод не противоречил посылке, чтобы следствия вытекали из причин.
- Коммуникатор должен помнить, что порог смыслового восприятия и концентрации внимания у реципиента ограничен.
- Коммуникатор должен постоянно вести отбор языковых средств в соответствии с избранной стилистической тональностью текста, ориентируясь не только на адресата, но и на ситуацию общения в целом, на официальность или неофициальность обстановки.
- Коммуникатор должен понимать, что в устном контактном непосредственном общении слушатель получает информацию по многим каналам: не только слышит, но и видит его, а, следовательно, принимает от него множество сигналов невербальной (несловесной) коммуникации: поза, жесты, мимика, общая манера держаться, всю культуру поведения и культуру речи.
· Экспериментально установлено, что самое сильное и устойчивое впечатление о собеседнике – первое.
· Первое впечатление формируется в первые четыре минуты общения.
· Первое впечатление о человеке зависит от его вида.
· Улыбка – своеобразный мимический знак расположения.
· Начинать беседу надо всегда с дружеского тона.
· Начинать разговор надо с вопросов, по которым комуниканты сходятся во мнении.
· Хороший слушатель воспринимается как прекрасный собеседник
· Следует избегать критики коллег и малознакомых людей.
· Прежде чем убеждать человека в чем-то, его надо постараться понять.
· Запоминать и не путать имена.
· Помогать собеседнику почувствовать его значимость.
ОТКАЗ ОТ КОНТАКТА В ДЕЛОВОМ ОБЩЕНИИ:
· Каждый собеседник, клиент убежден в том, что он — единственный и нет вопроса более важного, чем у него.
· В деловом разговоре собеседника никогда нельзя разубеждать в его исключительности.
· Нельзя показывать, что Вы хотите ограничить время разговора или вообще уклониться.
· При отказе об контакта это следует сделать очень технологично (ссылки на переговоры и т.п.)
Управленческие коммуникации – это разновидность деловых коммуникаций, передача информации субъектом управления объекту управления, обусловленное потребностями управления. Следовательно, им присущи в основном закономерности деловых коммуникаций. В случае управленческой коммуникации можно утверждать, что чаще всего коммуникатор заинтересован в передаче полного объема информации. В тоже время для управленческих коммуникаций характерны особенности субъектно-психологического плана, связанные с разным статусом лиц, обменивающихся информацией, которые могут приводить к целенаправленному искажению информационных потоков.
Разновидности обмена информацией
- прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов (в интервале от просьбы до приказа),
- обеспечение вовлеченности в решение задач отдела (мотивация),
- обсуждение проблем работы (производственное совещание, планерка, беседа),
- достижение признания и вознаграждения с целью мотивации (доклад),
- совершенствование и развитие способностей и знаний подчиненных (информационный бюллетень, конференция, лекция),
- сбор информации о назревающей или реально существующей проблеме,
- оповещение подчиненного о грядущем изменении,
- получение сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.
Источник: studopedia.su
Формальные и не формальные ограничения
Институты включают в себя формальные и неформальные ограничения. Формальные — правила поведения, которые закреплены законом и за выполнением которых следит государство. Неформальные — правила поведения, которые существуют в виде традиций или привычек и воспроизводятся без вмешательства третьей силы. Неформальные ограничения более консервативны, труднее поддаются изменению.
Организации (фирмы и др.) могут выступать инициаторами изменения формальных и неформальных ограничений, инвестируя средства в эти изменения, и другими способами, с целью добиться создания в обществе более благоприятной для себя институциональной среды. Эволюция институтов имеет некоторое сходство с эволюцией технологий.
Так, и для эволюции институтов, и для эволюции технологий характерным свойством является возрастающая отдача от масштабов. Так, на первоначальное внедрение новой технологии требуются большие затраты, чем на её последующее распространение. И чем большее распространение получила технология, тем труднее и затратнее заменить ей какой-либо другой технологией.
Но то же самое характерно и для эволюции того или иного института. На начальном этапе своего существования институту труднее «пробивать себе дорогу», чем впоследствии. Но в то же время чем большее распространение получил институт, чем больше он интегрировался в общую структуру социально-экономической системы, тем сложнее его изменить, независимо от того, способствует он эффективности экономики, или нет. Другими словами, для институтов имеет место зависимость от траектории предшествующего развития (важное понятие институциональной концепции Норта).
Источник: vuzlit.com
