Непрерывно меняющаяся конъюнктура рынка, высокие скорости в принятии решений, многозадачность в управлении активами и необходимость снижения рисков требуют современных подходов к организации хозяйственной деятельности. Выходом в условиях все усложняющейся внутренней и внешней среды предприятия становится комплексная автоматизация бизнес-процессов. Она позволяет высвободить драгоценные ресурсы для стратегического планирования и концентрации менеджмента на ключевых направлениях работы компании. Мы расскажем о том, что такое автоматизация и система ERP, зачем нужен процессный подход и какое ПО наиболее популярно в мире и в России.
Бизнес и автоматизация: вчера, сегодня, завтра
Автоматизация бизнеса — это частичный или полный перевод стереотипных операций и бизнес-задач под контроль специализированной информационной системы, или программно-аппаратного комплекса. Как результат — высвобождение человеческих и финансовых ресурсов для повышения производительности труда и эффективности стратегического управления.
Роботы и бизнес-процессы в Битрикс24. Особенности, отличия, предназначение, примеры…
Автоматизация обычно ведется в двух направлениях:
* Автоматизация основных бизнес-процессов: например, управление продажами или работой с клиентами. В этом случае она проводится для непосредственного увеличения объема продаж, количества выпускаемой продукции и повышения доходности всего бизнеса в целом.
* Автоматизация поддерживающих процессов, таких как бухгалтерский учет, отчетность, делопроизводство. Напрямую на увеличение доходов такая автоматизация не влияет, но помогает сократить время и издержки на ведение рутинной работы.
Основными задачами автоматизации бизнеса являются следующие:
* эффективная поддержка оперативной деятельности предприятия, организация учета и контроля;
* подготовка любых документов для партнеров, включая накладные, счет-фактуры, акты сверки и деловые предложения;
* быстрое получение отчетов о состоянии дел в компании за любой период времени;
* оптимизация затрат на персонал, увеличение эффективности использования рабочего времени путем освобождения сотрудников от рутинной работы;
* сведение к минимуму негативного влияния «человеческого фактора» на важнейшие бизнес-процессы;
* безопасное хранение информации;
* повышение качества обслуживания клиентов.
Автоматизация бизнес-процессов может существенно повысить качество управления в компании и качество ее продукта. Для предприятия в целом она дает ряд существенных преимуществ.
* Увеличение скорости обработки информации и решения повторяющихся задач.
* Повышение прозрачности бизнеса и его технологичности.
* Рост согласованности действий персонала и качества его работы.
* Возможность контроля больших объемов информации.
* Автоматизация ручного труда.
* Уменьшение количества ошибок и повышение точности управления.
* Параллельное решение нескольких задач.
* Быстрое принятие решений в стереотипных ситуациях.
В результате автоматизации управления бизнес-процессами руководитель предприятия получает больше информации для анализа бизнес-процессов в виде подробных аналитических отчетов и имеет возможность качественно управлять компанией с учетом внешних и внутренних показателей.
Например, при использовании ПО «Первая Форма» за первые полгода работы важнейшие показатели деятельности компании увеличиваются:
* точность планирования — на 40%;
* общая эффективность — на 50%;
* экономия времени руководителя — на 80%.
Большинство компаний начинают автоматизацию с рутинных трудоемких процессов, а также с операций, ощутимо влияющих на прибыль и выручку: финансы и бухгалтерия, документооборот, производство продукции и складской учет. Автоматизация таких областей деятельности, как управление предприятием, маркетинг, управление качеством и внешние коммуникации на большинстве предприятий России только начинается.
В условиях экономического кризиса приоритеты в сфере автоматизации бизнес-процессов несколько изменяются. К числу основных трендов текущего сезона относятся следующие:
1. Использование облачных технологий. Основное отличие этого метода автоматизации — отсутствие в компании собственного сервера. Такие системы пользуются большой популярностью у представителей малого бизнеса, поскольку стоят значительно меньше, чем традиционный вариант.
2. Активная автоматизация инструментов маркетинга: внедрение CRM-систем, систем автоматизации контекстной рекламы и BI-систем.
3. Развитие технологий межмашинного взаимодействия. Зарождающийся тренд M2M — Machine to Machine — предполагает минимальное участие человека в тех процессах, где это возможно, поскольку усложнение бизнес-процессов и оборудования не всегда позволяет человеку адекватно оценивать и реагировать на изменение ситуации.
4. Применение инструментов big data. Еще один тренд развития автоматизации бизнес-процессов — внимание к большим данным и связанной с ними бизнес-аналитике. Востребованы крупными компаниями, поскольку для обработки больших данных требуется специализированное дорогостоящее оборудование.
5. Анализ данных в режиме реального времени. Системы автоматизации бизнеса будут эволюционировать в сторону обработки транзакций real-time, что приведет к полностью синхронизированным операциям.
Ключевые направления и программное обеспечение автоматизации бизнес-процессов
Одним из основных условий автоматизации бизнеса является применение предприятием процессного подхода. Под этим термином понимают подход, определяющий рассмотрение деятельности компании как сети бизнес-процессов, неразрывно связанных с ее основными целями, задачами и миссией. Процессный подход, в отличие от преобладающего во многих компаниях структурного подхода, ориентирован не на существующую организационную структуру предприятия, а на реальные бизнес-процессы, конечным результатом которых является создание услуги или продукта.
Процессный подход способствует повышению гибкости бизнеса, сокращению времени реакции на изменения конъюнктуры и улучшению результатов деятельности предприятия.
Каждый бизнес-процесс в компании состоит из набора отдельных операций с порядком выполнения, определяемым технологией или инструкциями. Необходимыми характеристиками бизнес-процесса считаются маршруты и правила, а также входы, выходы, потребляемые ресурсы, участники и владельцы.
Прежде чем приступать к автоматизации бизнес-процессов, необходимо провести работу по их вычленению и описанию, а также отнести их к группе основных или вспомогательных процессов. Это достаточно длительная процедура, на практике она требует участия всех подразделений компании в тесном взаимодействии.
Виды и количество бизнес-процессов индивидуальны для каждой компании. Все дифференцированные бизнес-процессы можно затем интегрировать в несколько основных направлений, по каждому из которых возможно проведение автоматизации как в целом, так и в рамках отдельного процесса:
1. Управление:
* стратегический менеджмент;
* экономическая безопасность;
* юридическое сопровождение;
* управленческий учет;
* бюджетирование;
* информационная безопасность.
Можно применять систему программ «1С: Предприятие», модуль управления системы SAP R/3.
2. Маркетинг и продажи:
* управление маркетинговой деятельностью;
* PR;
* управление рекламной деятельностью;
* управление продажами;
* управление взаимоотношениями с клиентами (CRM).
Для автоматизации этого направления часто используют ПО: CRM-системы — «Мегаплан», «1C:Битрикс24», Clientbase.ru, управление рекламной деятельностью — EFSOL: AMS Управление рекламой, «СиЗиФ», управление сайтом (CMS) — Bitrix, UMI.CMS, NetCat, HostCMS, AMIRO.CMS, DataLife Engine (DLE) и др.
3. Производство:
* управление производственными процессами;
* управление запасами предприятия;
* управление поставками материалов;
* управление производственным оборудованием;
* система логистики.
Программные продукты: системы «Крафт», УСУ, производственный модуль AVA ERP, VOGBIT, Sage, Супер Склад», «Склад и Реализация».
4. Управление качеством:
* система менеджмента качества (СМК);
* контроль качества выпускаемой продукции и производственных показателей;
* работа с претензиями.
Применяемое ПО: «Администратор показателей», «ФИНЭКС: Управление качеством», «Магистр: Управление качеством», Wonderware MES Software/Quality, ProdX.
5. Управление персоналом:
* подбор персонала;
* обучение и развитие персонала;
* кадровый учет;
* мотивация и оплата труда
Программные продукты: «E-Staff Рекрутер» от Datex Software, «1С: Зарплата и Управление Персоналом», Oracle/Управление Персоналом, «Фараон», «БОСС-Кадровик».
* бухгалтерский учет;
* налоговый учет;
* финансовое планирование;
* управление расчетами с клиентами;
* расчет заработной платы сотрудников предприятия.
Программное обеспечение для автоматизации: «1С: Бухгалтерия», «1С: Зарплата», «АудитЭксперт», «Мастер Финансов Анализ», «Фингранд».
7. Организация деятельности компании:
Программные продукты: «1С: Документооборот», «Е1 Евфрат» от Cognitive Technologies, «Мастер Док» от Master Group, QPR 2014, Ореn Text.
ERP: новая ступень эволюции систем автоматизации
«Островная» автоматизация отдельных бизнес-процессов компании рано или поздно становится неэффективной, поскольку попытки объединить в единое целое несколько разных систем автоматизации чаще всего оказываются неудачными. При реализации «островного» подхода цель повышения общей эффективности работы предприятия обычно не ставится.
В противовес этому комплексная система автоматизации бизнеса представляет собой систему управления финансово-хозяйственной деятельностью компании и обеспечивает ведение оперативного, управленческого и бухгалтерского учета в целом.
Концепция комплексной системы управления предприятием — ERP — была разработана еще в конце 80-х годов прошлого века. В начале 90-х она начала набирать популярность, поскольку стали появляться системы управления, способные реализовать эту концепцию. В основе ERP-системы лежит принцип создания единого информационного пространства, помогающего отследить в режиме реального времени всю информацию о бизнес-процессах во всех подразделениях компании.
ERP-системы строятся по модульному принципу, и их структура подразумевает наличие отдельных блоков, несущих ответственность за конкретный процесс. Благодаря такому принципу организации возможна доработка и расширение функциональных возможностей всей системы по мере появления новых технологий, изменений в законодательстве или в потребностях клиентов.
Большинство ERP-систем включает следующие группы модулей:
* логистический;
* производственный;
* маркетинговый
* обеспечивающий;
* сбытовой;
* другие.
В России ERP-системы появились только в конце прошлого века и первоначально использовались исключительно крупными компаниями, но на сегодняшний день их внедрение производится на предприятиях любого масштаба.
После внедрения ERP-системы компания может отказаться от использования многочисленных разрозненных программ для работы с финансами, складом, офисом, логистикой. Это, в свою очередь, позволит бизнесу существенно сократить затраты на IT-поддержку.
В 2016 году по рейтингу консалтинговой компании Panorama Consulting Solutions в тройку лидеров мирового рынка ERP-систем вошли SAP с долей 20%; Oracle —13,9% и Microsoft — 9,4%. Далее в порядке убывания расположились следующие компании: Infor, Epicor, Sage, NetSuite, IFS, IQMS, Syspro.
Лидером по скорости внедрения стала компания Oracle, а по срокам окупаемости инвестиций — SAP.
В России, по данным аналитического центра TAdviser, самой популярной ERP-системой в 2016 году стала «1С: Предприятие» (см. рис.). Среди наиболее востребованного ПО можно отметить также такие продукты, как «Галактика ERP», SAP ERP, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV.
Рис. Диаграмма применяемых программных продуктов для автоматизации бизнеса в России
Как выбрать программный продукт
При выборе программного обеспечения системы автоматизации бизнес-процессов можно пойти двумя путями:
* использование типового продукта;
* разработка и внедрение индивидуального ПО.
Стандартный (коробочный) продукт обойдется компании дешевле, а также его несколько проще внедрить. Но нельзя забывать о том, что не каждое типовое ПО можно перепрофилировать под индивидуальные особенности предприятия, поскольку в ряде программ возможности дополнительных настроек ограничены или даже исключены. Такая же проблема существует и у облачных сервисов.
Чтобы правильно выбрать конкретную программу, важно дать ответ на ряд очень серьезных вопросов:
1. Какие бизнес-процессы планируется автоматизировать?
2. Будет ли соответствовать функционал той или иной программы поставленным перед ней задачам?
3. Есть ли возможность донастройки под конкретную бизнес-практику?
4. Есть ли возможность быстрого изменения системы без прекращения эксплуатации в случае изменения бизнес-процессов или условий ведения бизнеса?
5. Насколько система удобна в использовании?
6. Есть ли возможность интеграции системы с уже имеющимися сервисами или программами автоматизации?
7. Кто и как будет осуществлять техподдержку?
8. Сколько будет стоить внедрение и техническая поддержка (владение)?
Поскольку самостоятельно и при этом квалифицированно ответить на данные вопросы практически невозможно, целесообразно получить консультацию у компаний-вендоров (разработчиков ПО). Кроме того, следует пообщаться с коллегами по бизнесу, поскольку их опыт иногда помогает определиться с выбором. Однако при этом важно понимать, что мнения в бизнес-сообществе могут носить весьма субъективный характер, обусловленный спецификой отрасли, размером предприятия, ограниченным опытом владения различными ERP-системами и, как следствие, невозможностью увидеть всю картину в целом и сравнить все продукты применительно к вашим условиям.
Что касается того, автоматизировать ли отдельные процессы или установить систему ERP, то все зависит от специфики конкретного предприятия.
Стоимость ПО и затраты на его внедрение
Ответить однозначно на вопрос, сколько будет стоить автоматизация бизнеса для той или иной компании, очень сложно, поскольку стоимость конкретного программного обеспечения зависит от нескольких факторов, среди которых:
* задачи, которые ПО призвано решать;
* вид программы: типовая или настраиваемая;
* ресурсы, необходимые для внедрения;
* количество подключенных к системе рабочих мест.
Например, цена лицензии популярной комплексной программы «1С: Предприятие» на 100 рабочих мест составляет 432 000 рублей, на 50 рабочих мест — 187 200 рублей, на 20 рабочих мест — 41 400 рублей.
Стоимость автоматизации также складывается из нескольких составляющих:
* стоимость самой системы, включая стоимость «коробки» или арендных платежей в случае использования «облачной» версии;
* затраты на настройку системы автоматизации и обучение персонала;
* стоимость регулярной технической поддержки.
В цену автоматизации бизнес-процессов также следует добавить и непрямые издержки, например, затраты времени руководителя и ключевых пользователей на участие в проекте.
Источник: luckyea77.livejournal.com
Автоматизация и бизнес-процессы
Опыт показывает, что проекты автоматизации в большинстве своем либо не достигают поставленной цели (при ее наличии), либо не укладываются в установленные сроки, либо в отведенный бюджет. Краткая характеристика таких внедрений примерно такова — быстрое проектирование, долгое внедрение и непредсказуемый результат.
Почему так получается? Какие проблемы стоят перед Исполнителем и Заказчиком? Попробуем разобраться, не претендуя на всеобъемлющую полноту.
Основные проблемы и задачи, требующие особого внимания:
- Отсутствие постановки задачи менеджмента на предприятии;
- Потребность в частичной или полной реорганизации структуры предприятия;
- Необходимость изменения технологии бизнеса в различных аспектах;
- Сопротивление сотрудников предприятия;
- Увеличение нагрузки на сотрудников в период внедрения системы;
- Потребность в формировании квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, а также в выборе сильного руководителя группы.
- Мифы.
Поговорим более подробно о некоторых из них.
Первая проблема. Проблема заказчика
Это обычно выглядит как «хочу автоматизировать продажи, расчет зарплаты, бухгалтерию и т.п.», то есть потребность в автоматизации есть, а конкретные цели не поставлены. Высшее руководство участвует в процессе принятия решения об автоматизации на уровнях:
- Автоматизировать или нет? Что в первую очередь?
- С кем? В какие сроки? За какие деньги?
В итоге дальнейшая работа идет уже по нисходящей траектории. Степень управляемости и результативности процесса заметно снижается благодаря все более возрастающему влиянию низовых исполнителей со стороны Заказчика. Именно они согласовывают выполнение работ, а это происходит в том случае, если удовлетворены требования личного удобства исполнителя. И так как цели автоматизации не поставлены, в процессе внедрения проект претерпевает многократные изменения (аппетит приходи во время еды), принимая самые необычные формы, и его конечный результат трансформируется по принципу «хотели как лучше — получилось как всегда».
Из текущего бизнес процесса выдергиваются отдельные функции, исполнители сообщают свои требования (улучшают как могут в рамках своей компетенции), де факто занимаясь локальной оптимизацией.
Вторая проблема. Проблема исполнителя
Как правило, исходя из того, какой функционал требуется автоматизировать, предлагается соответствующий вариант решения задачи — продукт. Далее консультанты по продукту проводят исследование объекта автоматизации и сбор пожеланий функциональных исполнителей. Собранные требования Заказчика сравниваются с функционалом программного продукта- функциональная «гребенка» продукта прикладывается к задачам (требованиям). Несовпадения в данном случае называются разрывами функциональности. На их основе определяется перечень доработок и формируется окончательная стоимость проекта.
Здесь не рассматриваются проблемы и ограничения, которые могли быть заложены в процессы изначально либо возникнуть в ходе развития предприятия, изменения условий его работы — структуры, стратегии и т.п. Такого рода неоптимизированные процессы фиксируются в точках пересечения функциональности с продуктом, надолго «замораживая» проблемы, снижая эффективность и производительность бизнеса.
Третья проблема. Миф о критической стоимости обновления (поддержки продукта) после адаптации продукта под нужды бизнеса.
После выявления разрывов функциональности, в зависимости от компетентности исполнителя, формируется понимание, насколько в дальнейшем продукт будет поддерживаться типовыми средствами, а во сколько выльются специальные мероприятия.
Заказчик, руководствуясь мифом, принимает решение о том, что желательную функциональность можно сократить до типовой, внеся небольшие доработки, например по отчетам. В этом его зачастую поддерживают и Исполнители, которым типовое решение внедрить гораздо проще и быстрее, особенно если срок выполнения работ «вчера».
Таким образом, на имеющиеся неоптимизированные процессы накладываются неконтролируемые изменения. Неконтролируемые в том смысле, что анализ такого влияния на текущие процессы не проводится. Какие будут последствия, мало кому известно.
Практика показывает, что программисты не решают бизнес-задачи как таковые. Они создают или используют типовое решение — программный продукт и адаптируют его под техническое задание Заказчика, а фактически под требования исполнителей отдельных функций. При этом убеждая и Заказчика, и потенциальных клиентов, и себя в том числе, что они автоматизируют бизнес.
Даже, если бизнес и готов поставить бизнес-цели перед автоматизацией, значительная часть консультантов по продукту все равно выведет Заказчика на вопрос «что вы хотите конкретно?». У функциональных участников различных процессов это называется сбором требований.
Какую информацию кому передавать, как она должна выглядеть, формы, в том числе отчетные. Все это понятно программисту и необходимо для адаптации продукта. Но так бизнес-задача не будет решена.
Вам абсолютно понятны Бизнес-требования, которые вы озвучили. Но разработанное на их основе Техническое задание, как правило, содержит предложенные программистами принципы организации обмена данными и перечень прочих доработок, которые делают продукт сложным для понимания. Приходится верить, что ваши требования учтены и включены в ТЗ, и что внесенные доработки решат поставленные бизнес-задачи.
Итоговый результат вам придется принять, потому что в большинстве случаев вы оплачиваете не только разработку, но и внедрение проекта согласно согласованного ТЗ. Результаты работы уже являются частью бизнеса, и просто так отказаться от них не получится.
Последствия для обеих сторон зачастую довольно неприятны.
Почти вся автоматизация, которая сейчас производится на свет – результат реализации примитивов/шаблонов. По крайней мере, такое впечатление создается.
Что делать?
Искать специалистов — у себя и во вне. Тех, которые понимают бизнес и знают возможности используемого для решения бизнес задач программного обеспечения, а также способны поставить задачу программистам, чтобы при согласовании готового ТЗ не возникало недопонимания.
Автоматизировать нужно только улучшенные бизнес-процессы, заточенные под цели бизнеса.
Почему нельзя автоматизировать процессы «как есть»?
Процессы не соответствуют целям, это может произойти по нескольким причинам:
- изменились цели, стратегии,а способы их реализации, т.е. процессы – нет;
- изменилась среда (структура, число участников, культура и т.п.), процессы фрагментировались по исполнителям, отделам и пр.;
- персонал изменяет процесс, исходя из мотивации и удобства (мотивация может не соответствовать цели процесса, но работник мотивирован функциональнои вынужденно вступает в противоречие с другими частями процесса или с другими процессам). Своего рода «социальная энтропия»;
- в результате воздействия неконтролируемых внешних и внутренних факторов, в том числе случайного характера.
Перед тем, как инициировать проект по автоматизации, Заказчик должен решить для себя, что нужно (и нужно ли) автоматизировать. Выбрать области своей деятельности для автоматизации, исходя из тех или иных соображений, например:
- проблемности процесса;
- важности/значимости для достижения целей (трудоемкость, стоимость, качество и т.п. принципы оценки).
Исходя из всего сказанного, проект автоматизации должен иметь бизнес-цель, которая вытекает из целей самого бизнеса. Цель автоматизации получается декомпозицией цели(ей) бизнеса до целей бизнес-процессов. Для этого необходимо построить дерево целей.
Первый шаг. Определить цель(и) и области автоматизации.
Если это уже проделано, то первая часть определена.
Если нет, то мы предлагаем провести несколько стратегических сессий с высшим руководством и ключевыми лицами компании для решения этих вопросов. Вообще, это надо делать регулярно.
Второй шаг. Описание процессов «Как есть».
Зачем это делать?
- какие информационные потоки «сопровождают» бизнес-процессы;
- вся ли имеющаяся информация необходима или требуется дополнительная;
- в каких местах и какая обработка необходима;
- достигают бизнес-процессы установленных целей или нет.
Третий шаг. Оптимизация процесса по целям.
На основе второго шага и его анализа проектируется новый процесс — определяются его участники, места сбора информации, методы их обработки, разрабатываютсятребования к структурным изменениям (если необходимо).
Четвертый шаг. Формулирование технического задания и запроса к потенциальным Исполнителям.
Оно должно содержать:
- описание бизнес-процессов, включая информационные потоки;
- перечень автоматизируемых функций, процессов;
- требования по сбору и обработке данных о протекании, эффективности и результативности автоматизируемых бизнес-процессов;
- список участников проекта со стороны Заказчика;
- требования к сохранению бизнес-процессов, отдельных его элементов;
- вопросы по стоимости продукта и его внедрения, сроках;
- вопросы по стоимости владения (обучение, поддержка, обновление и т.п.).
Кто будет выполнять шаги 2-4?
- Собственными силами. Но в этом случае необходимообучение сотрудников, что, как правило, не гарантирует достижения цели.
- Силами внешних консультантов. На выходе вы получите продукт, но знания и навыки для дальнейшей работы нет. В следующий раз придется вновь обращаться к специалистам, а это не самый дешевый вид консалтинга.
- Силами внешних консультантов, но с привлечением на всех этапах ключевых для проекта сотрудников:
— консультационные семинары, в рамках которых не только передаются знания, но и отрабатываются задачи проекта. Дальнейшая работа может проводиться самостоятельно, при разной степени надзора и участия внешних консультантов, но с сохранением их ответственности за конечный продукт;
В этой части проекта по автоматизации ключевым фактором успеха является заинтересованность ТОП менеджмента.
Высшее руководство, может и должно участвовать в обсуждении ожидаемых результатов оптимизации и применения программных решений.
Техническое задание, иной уровень на котором владельцы процесса, служба IT, понимают насколько будет реализован, оптимизирован процесс.
Реализация проекта — собственно внедрение — может проводится под патронажем IT службы Заказчика и непременном участии владельцев автоматизируемых бизнес-процессов.
Источник: protect-br.ru