Электронный документооборот постепенно вытесняет бумажный. Контролирующие органы переходят на электронный формат связи с бизнесом, разрабатываются новые формы электронных документов. Тем не менее бумажный документооборот ещё жив. Расскажем, где он применяется и почему ЭДО — лучше.
Когда бизнесу необходимы бумажные документы
Законом утверждены случаи, когда компании должны оформлять документы только в электронном виде: ФНС принимает большинство отчётов только в электронном виде, Росстат полностью перешёл на электронный формат, у ПФР и ФСС есть жёсткие ограничения для сдачи отчётности на бумаге.
Но иногда компания не может перейти на электронный документооборот по требованиям законодательства. Обычно это компании, чья деятельность связана с повышенной секретностью и государственной тайной, в том числе предприятия оборонно-промышленного комплекса. Для последних разрабатываются электронные решения, но не все документы переводятся в электронный вид.
Помимо этого, компания, которая раньше вела бумажный документооборот, а затем перешла на ЭДО, обязана хранить архив бумажных документов. У каждого документа есть свой срок хранения: первичка хранится 4-5 лет, кадровые документы — до 50-75 лет. Бывший сотрудник может обратиться за документами для подтверждения стажа, а налоговая — решить, что одна из старых сделок совершена с нарушениями.
Разница между проектом и процессом | Naked BPM
В остальных случаях компании и ИП могут сами решать, как им вести документооборот: на бумаге или в электронном виде. Оба способа имеют свои достоинства и недостатки.
Плюсы и минусы бумажного документооборота
Несмотря на очевидные преимущества ЭДО, многие не спешат отказываться от бумажного документооборота, даже если закон не препятствует этому переходу.
Преимущества бумажных документов
Восприятие информации
Визуально восприятие бумажной и электронной документации сильно различается. Психологи рекомендуют изучать бумаги исключительно в распечатанном виде. Также на бумаге удобнее делать пометки и замечания, исправлять ошибки.
Уничтожение документов
Уничтожить бумажный документ проще, чем электронный. Это свойство актуально для организаций, деятельность которых засекречена. При сотрудничестве с иностранными компаниями, во время переговоров, имеющих трансграничное значение, юридически значимые документы составляются и подписываются в бумажном виде.
Долгий срок хранения
Обеспечив надлежащие условия хранения и полностью соблюдая их, можно обеспечить долгий срок хранения документов и при необходимости работать с ними спустя много лет после создания. Электронную документацию можно потерять, например, в случае сбоя в работе серверов или при форматировании жёсткого диска, если она хранится на компьютере. Поэтому в отраслях, для которых жизненно важно сохранить все бумаги в течение многих лет, например, в атомной энергетике, предпочтительно использование бумажных документов.
Работа без спецсредств
Основное преимущество бумажного документооборота — возможность работать с бумагами без использования специальных технических средств. Не нужно устанавливать дополнительные программы, средства криптографической защиты, обучать сотрудников пользоваться ими.
Коротко о главном: электронный документооборот для эффективных бизнес-процессов
Недостатки бумажных документов
Временные затраты на обработку
Перенос данных вручную из одного документа в другие, согласование бумажных документов отнимает очень много времени.
Непригодное состояние или потеря документов
Документы могут быть в ужасном состоянии из-за погодных или рабочих условий при доставке, а могут и совсем потеряться при перевозке.
Множество лишних действий при работе с документами
Большие затраты времени на переоформление неправильных или испорченных документов, а также временные затраты на переотправку или ожидание документов от контрагентов.
Ошибки в документах
Кроме ошибок, допущенных контрагентами, могут также возникать ошибки при внесении документов в программу вручную. На исправление их и повторное согласование также уйдёт немало времени.
Денежные затраты
Бумажный документооборот — это постоянные затраты на печать и отправку документов, а также на обеспечение хранения бумаг. Для этого нужно место с подходящими условиями, чтобы качество документов не портилось и с ними можно было работать по прошествии нескольких лет.
Преимущества электронного документооборота
Электронный документооборот имеет массу преимуществ перед бумажным.
Оптимизация бизнес-процессов
Обмен документами становится прозрачным и происходит гораздо быстрее. Сотрудники тратят меньше времени на рутинные операции.
Снижение расходов
Когда документооборот переходит в цифровой режим, не нужно оплачивать курьерскую доставку, покупать большое количество бумаги, картриджей, папок и прочих расходников.
Безопасность
Снижается проблема человеческого фактора: документ не потеряется, его нельзя физически повредить или испортить. А передачу данных защищает шифрование.
Упрощённое представление документов в контролирующие органы
Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, юридически значимы, поэтому их можно направлять в суды и госорганы.
Освобождение места в архиве
Под электронные документы не нужно выделять специальное помещение, они хранятся на защищённом сервере.
Снижение количества ошибок
Сервис ЭДО предупреждает пользователя, если используется некорректный формат документа. А интеграция с 1С и другими учётными системами исключает ошибки ручного переноса данных.
Отличия электронного документооборота от бумажного
Главное отличие электронного документооборота от бумажного — способ передачи и хранения документов. В ЭДО файлы перемещаются по предоставленному оператором каналу связи, а в бумажном документообороте — с помощью почты или курьерской службы. Оператор ЭДО хранит документы в цифровой среде, организованной с помощью программного обеспечения, а в бумажном документообороте они представлены в виде физических носителей.
В таблице приведены отличия ЭДО и бумажного документооборота по ряду критериев.
| Документы являются оригиналами и имеют юридическую силу | Да | Да |
| Можно ли потерять документ | Нет | Да |
| Прозрачность документооборота | Можно узнать из истории документа, кто подписал и отправил его, а также увидеть точное время, когда это произошло | Можно узнать подписанта |
| Время передачи контрагенту | Мгновенно | От 2 до 10 рабочих дней, зависит от удалённости компании и выбранной услуги почтовой службы |
| Требуется физическое хранилище | Нет | Да |
| Требуется применение оргтехники | Нет | Да |
| Есть поиск по ключевым словам | Да | Нет |
Из приведённой сравнительной таблицы видно, что электронный документооборот — более удобный способ обмена документами с контрагентами. Он экономит средства за счёт снижения затрат на оргтехнику и расходники, помогает освободить архивы и оптимизировать все процессы документооборота.
Поэтому необходимо вовремя внедрить электронный документооборот в компании или на предприятии. Поможет в этом «Астрал.ЭДО» — онлайн-сервис для организации юридически значимого электронного документооборота с контрагентами. А для связи сотрудниками на удалёнке подойдёт «Астрал iКЭДО» — облачный сервис кадрового делопроизводства с дистанционным выпуском УНЭП для всех сотрудников.
Источник: astral.ru
BPM и документооборот – в чём разница?
Цифровая трансформация бизнеса сегодня является одним из необходимых условий для его развития. В то же время, существуют разные системы, с помощью которых может проводиться такая трансформация. Прежде чем приступать к трансформации, полезно потратить время, чтобы разобраться, что реально требуется бизнесу: BPM (управление бизнес-процессами) или СЭД (система электронного документооборота)?
Принципиальные отличия BPMS от СЭД
Нужно признать, что далеко не все руководители бизнеса и менеджеры хорошо понимают различия между этими системами. И то и другое нужно внедрять; и то и другое затратно, но обещает выгоды в будущем. Однако изначальные посылы у этих систем принципиально разные.
СЭД – система электронного документооборота, единственной задачей которой является ускорение и упрощение работы с документацией.
Единицей СЭД является документ. Система должна работать таким образом, чтобы «вести» документ от его создания или поступления в компанию до окончания обработки, после чего переместить его в архив и хранить заданное количество времени до уничтожения.
По сути, СЭД – это хранилище электронных документов. Однако одним из главных параметров каждого документа, наряду с именем и датой создания, является статус, к примеру: «Создан», «Согласован», «Утверждён», «Закрыт». Текущий статус и тип документа (к примеру, договор с клиентом) определяет, кто из сотрудников станет следующим звеном цепочки, которую он проходит.
К примеру, если сотрудник отдела IT составляет список оборудования, которое требуется закупить, то сначала этот список утверждает начальник отдела, затем руководитель предприятия, далее он отправляется в бухгалтерию, которая оплачивает расходы, затем в отдел закупок.
Главные преимущества системы СЭД:
- Ускорение документооборота.
- Отсутствие потерь документов.
- Возможность отслеживать количество необработанных документов на каждом этапе.
Но не всё так просто, потому что документооборот – лишь вспомогательное средство, призванное обеспечить оптимальное протекание бизнес-процессов.
СЭД + BPMS: преимущества совместного использования
В отличие от СЭД, где центром является документ, в системе управления бизнеса-процессами центром является именно бизнес-процесс.
Точно так же, как и СЭД, BPMS обеспечивает сквозную связь между всеми отделами и сотрудниками компании и последовательную поэтапную обработку каждого запроса. Однако BPMS смотрит на работу компании значительно шире, чем СЭД, потому что любой документ – это только часть бизнес-процесса, нацеленного на достижение определённой цели и/или ценности клиента.
К примеру, договор о поставках продукции составляется параллельно с прохождением длинной цепочки бизнес-процесса от первого контакта с клиентом до отправки ему машины с товаром.
И то и другое (переговоры и составление документа) происходит параллельно, по этой причине представляется очень правильным решением интеграция СЭД и систем BPM. Ведь в противном случае придётся заносить одни и те же данные в разные системы, а это долго, неудобно и может привести к путанице.
Поэтому сегодня руководители бизнеса часто ищут решения, которые позволят провести такую интеграцию без больших затрат времени и ресурсов.
Интеграция BPMS и СЭД
СЭД – система, которая позволяет совершать простейшие операции с документами (хранение, поиск, смена статуса).
BPMS тоже даёт возможность работать с документами, но в ином качестве: здесь происходит динамическая обработка, да и сам документ является в основном приложением к бизнес-процессу. Мало того, BPMS оперирует не столько документом как файлом, сколько информацией, которая в нём содержится. Например, данные из электронной заявки на закупку в отдел снабжения могут динамически обрабатываться в рамках нескольких бизнес-процессов с участием различных отделов. В этом случае акцент смещается на обработку заявки и задачи создания и должной обработки сопутствующих документов происходит в рабочем режиме.
Любая модернизация СЭД и в особенности её интеграция с чем-либо требует изменения архитектуры данного ПО, а для этого потребуется помощь разработчиков. По этой причине сегодня всё чаще выбирают не СЭД как таковую, а BPMS с некоторыми возможностями СЭД. Это значительно упрощает в последующем доработки, потому что BPMS по своей сути значительно более гибкая. Кроме того, изначально снимается проблема одновременного наличия двух систем.
Преимущества Comindware Business Application Platform
Используя Comindware Business Application Platform для создания решений с функциональностью BPMS и СЭД, можно получить ряд выгод:
- Возможность разработки от модели силами бизнес-пользователей.
- Значительное упрощение работы в рамках бизнес-процессов, в которых документ является важным, но не единственным, элементом.
- Благодаря интеграции с Microsoft Outlook, обеспечивается возможность работы с документами и их согласования прямо из почтового клиента, без необходимости переключаться между приложениями.
- Возможность реализации сквозных бизнес-процессов компании, в исполнении которых участвуют сотрудники нескольких подразделений.
- Удобные инструменты для социального взаимодействия сотрудников в рамках бизнес-процессов.
- Каждый сотрудник получает возможность видеть, на каком этапе находится конкретный бизнес-процесс и какие требуются действия лично от него.
- Возможность работы с полями документов напрямую.
Например, вместо согласования обновлённого текста Политики конфиденциальности компании можно перейти к согласованию нескольких исправленных полей документа, умещающихся на половине экрана, что радикально уменьшает трудоемкость.
Игорь Простоквашин,
бизнес-аналитик Comindware
Свяжитесь со мной. Я буду рад
продемонстрировать подходящее
под ваши цели решение и дать оценку!
Источник: www.comindware.ru
В чем разница между СЭД и ЭДО
За последние годы электронный документооборот стал неотъемлемой частью работы многих российских компаний. Организации переводят внутренние процессы и обмен с контрагентами в электронный вид с помощью СЭД и систем ЭДО. Рассказываем, чем отличаются эти системы, а также зачем и как внедрять онлайн-документооборот на предприятии.
Попробуйте ЭДО
Обменивайтесь документами с контрагентами онлайн в Диадоке Подключиться
Что такое ЭДО и СЭД
СЭД — это система электронного документооборота, которая предназначена для работы внутри организации и управления бизнес-процессами. СЭД также позволяет уйти от кип бумажных документов на столах, непроизводственных расходов, долгого согласования документов. Однако такие системы подходят только для внутренних документов.
В видео от сервиса для предпринимателей Контур.Эльба, который интегрирован с Диадоком, наглядно описаны возможности и преимущества ЭДО.
Отличия СЭД от ЭДО
Рассмотрим различия на примере абстрактной СЭД и сервиса ЭДО Диадок.
- Экономия на пересылке документов между офисами
- Быстрый сбор подписей сотрудников на внутренних документах
- Контроль исполнения документов
- Корректное оформление внутренних документов, снижение вероятности санкций от налоговой
- Хранение документации в электронном виде на надежных серверах
- Автоматическая передача документа по маршруту между согласователями и подписантами
- Интеграция в IT-структуру предприятия
- Снижение издержек на доставку документов контрагентам
- Ускорение подписания документов контрагентами и поступления оплат
- Отслеживание статусов подписания контрагентом в режиме онлайн
- Меньше риск получения штрафов из-за ошибок в документах
- Удобная выгрузка документации для ответов на требования налоговой
- Автоматизация процессов благодаря маршрутам согласования и другим функциям
- Возможность интегрировать сервис в 1С и другие учетные системы
- Универсальные, или «коробочные»
- Индивидуальные разработки
- Комбинированные
- Веб-версия
- Модуль для 1С
- Решение для SAP
- Диадок.Коннектор
- API Диадока
Внутренний ЭДО в Диадоке
Есть сервисы, которые предлагают функциональность и СЭД, и ЭДО с контрагентами. Например, у Контур.Диадока есть внутренний ЭДО, который позволяет обмениваться документами внутри компании, в основном бухгалтерскими. В нем можно формировать, отправлять, получать, подписывать внутренние документы, которые равносильны бумажным с собственноручной подписью:
- акты о списании,
- накладные на внутреннее перемещение,
- требование-накладные,
- накладные на отпуск на сторону,
- приходный и расходный кассовые ордера,
- инвентаризационные описи,
- сличительные ведомости,
- авансовые отчеты и другие.
Внутренний ЭДО от Диадока упрощает работу бухгалтера и экономит время на контроле документов. Они передаются автоматически по заданному маршруту, а сам сервис интегрирован в учетную систему. Все операции проводятся в привычном интерфейсе 1С.
Преимущества есть и для работников. Они своевременно узнают о важных документах и подписывают их с телефона или компьютера.
Возможности кадрового ЭДО
Также онлайн можно обмениваться кадровыми документами. Специалисты по кадрам могут:
- создавать, отправлять, получать документы,
- проверять их статусы онлайн,
- массово знакомить сотрудников с локальными нормативными актами.
В результате сокращаются затраты на кадровый процесс, сбор подписей с сотрудников занимает меньше времени, а вероятность ошибок и штрафов сведена к минимуму.
В сервисе КЭДО от Контура соблюдены требования закона о персональных данных, поддерживается подписание всеми видами электронной подписи и можно настроить маршруты согласования документов. Адаптивная мобильная версия делает работу с документами простой как для сотрудников, так и для руководителей.
Ответим на вопросы о внутреннем ЭДО и подберем выгодный тариф
Кто является оператором электронного документооборота
Оператор электронного документооборота — это организация, у которой достаточно технологических, кадровых и правовых возможностей для обеспечения юридически значимого ЭДО. Одна из таких организаций — группа компаний СКБ Контур.
Юридическую силу документам дает подписание квалифицированной электронной подписью (КЭП) и передача через оператора ЭДО. В первую очередь это касается счетов-фактур. Порядок обмена ими установлен приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н.
- получают лицензии на право работы с сертификатами электронной подписи и шифровальными средствами;
- предоставляют сервисы для обмена документами;
- обеспечивают безопасность передаваемых сведений;
- поддерживают системы в соответствии с законодательными требованиями;
- гарантируют юридическую значимость счетов-фактур и других документов;
- проверяют достоверность информации о пользователях, подключенных к ЭДО;
- хранят электронные документы в течение установленных законом сроков,
- выступают третьей стороной в спорах;
- обеспечивают круглосуточную техподдержку.
Также вендоры ЭДО подключают роуминг — технологию, которая позволяет вести документооборот с клиентом другого оператора. СКБ Контур — один из лидеров по числу роуминговых соединений с другими провайдерами. В том числе доступен автоматический роуминг, который не требует дополнительных настроек.
Поможем настроить юридически значимый ЭДО с контрагентами
Схема электронного документооборота
Контрагенты обмениваются электронными документами в сервисах, которые предоставляют операторы ЭДО. Для начала документооборота участникам необходимо отправить или принять приглашение на обмен. В Диадоке для этого:
- перейдите в раздел «Поиск и приглашение» страницы «Контрагенты»,
- найдите нужную компанию по названию или ИНН,
- отправьте приглашение.
После того, как контрагент примет приглашение, организация отобразится в разделе «Контрагенты». Затем можно начинать обмен. Процесс выстраивается следующим образом:
- Отправитель создает и загружает в веб-версию или отправляет документ из учетной системы. Документы можно объединить в пакет, внести дополнительные сведения, добавить примечания.
- Отправитель подписывает документ квалифицированной электронной подписью, отправляет его.
- Оператор ЭДО проверяет легитимность сертификата подписи, проверяет формат документа на соответствие требованиям ФНС, фиксирует дату получения и отправляет файл адресату.
- Адресат получает документ спустя пару секунд в личном кабинете сервиса ЭДО или в учетной системе. Он может просмотреть его, скачать на ПК, при необходимости — также подписать или отказать в подписи и запросить корректировку.
Каждый этап отражается в сервисе ЭДО Диадок с помощью статусов: «На согласовании», «Подписан», «Документооборот завершен», «Отказано в подписи» и других.
Список операторов ЭДО в России
Как выбрать систему ЭДО
Важно проанализировать схемы делопроизводства, выявить узкие места, продумать, как ЭДО поможет улучшить работу.
На что еще обратить внимание:
- наличие стандартных возможностей ЭДО — отправка, получение, создание, подписание, хранение документов;
- дополнительные опции — маршрутизация, шаблоны, ограничение доступа;
- варианты интеграции с учетной системой;
- тарифы и ценообразование;
- безопасность системы;
- количество подключенных контрагентов;
- наличие роуминга с другими провайдерами ЭДО;
- уровень и время работы техподдержки.
Этапы внедрения электронного документооборота в организацию
Внедрение электронного документооборота в работу компании — процесс поэтапный. Он состоит из нескольких шагов:
- Анализ действующих сценариев и маршрутов движения документов, порядков согласования и подписания, схем архивирования документации.
- Определение целей и задач, которые стоят перед системой ЭДО, составление дорожной карты. В ней фиксируются план, график перехода на ЭДО, сроки, перечень документов, которые первыми будут переведены в электронный вид.
- Выбор сервиса онлайн-документооборота из разработок, предложенных на рынке.
- Подготовка локальных нормативных актов (ЛНА): приказа о внедрении, положения об ЭДО, регламента по использованию электронных подписей и других.
- Выпуск электронных подписей в удостоверяющем центре, например УЦ Контура.
- Интеграция сервиса ЭДО с учетной системой, если это необходимо. Установка программ, доработки ПО.
Также потребуется заранее предупредить сотрудников об изменениях и провести обучение. Эксперты Диадока предоставят необходимые материалы, ответят на вопросы, будут сопровождать на каждом этапе внедрения ЭДО в организации.
Как внедрить кадровый ЭДО в организацию
На первых этапах важно проанализировать текущие кадровые документы и сценарии работы, а также составить дорожную карту перехода. Выберите, какие документы переведете в электронный вид. Начать можно с популярных, например с заявлений на отпуск.
Следующий шаг — выбор информационной системы (ИС). Кадровый ЭДО можно вести:
- На государственной платформе «Работа в России». Она бесплатна, не требует установки ПО, но предлагает мало функций и не может быть интегрирована с учетной системой.
- В коммерческой ИС. Одна из них — решение от Контура. С ним работать в КЭДО можно в веб-версии или через интеграцию с учетной системой. В числе достоинств: проверка валидности подписи, гибкие маршруты согласования, массовое ознакомление с документами, экспертная круглосуточная техподдержка.
Для внедрения кадрового ЭДО также потребуется подготовить ЛНА, уведомить сотрудников об изменениях, получить их согласие на работу в КЭДО и обучить, выпустить электронные подписи.
Поделимся бесплатными шаблонами ЛНА и памяткой о переходе на КЭДО. Предоставим обучающие материалы и поможем с подключением
Безопасность использования электронного документооборота
Вопрос безопасности для ведения электронного документооборота очень важен. Через сервис и оператора ЭДО проходит конфиденциальная информация, поэтому необходимо обеспечить ей сохранность и защиту от несанкционированного доступа.
В сервисе ЭДО Диадок данные передаются по зашифрованным каналам связи, что делает невозможным перехват сведений посторонними. Защищенный канал, как правило, организуется с помощью международных протоколов SSL/TLS.
- Сотрудники Контура соблюдают все нормы в области защиты информации.
- При разработке и эксплуатации сервиса ЭДО применяются эффективные способы обеспечения информационной безопасности.
- Копии документов хранятся на трех разнесенных серверах, находящихся в надежных дата-центрах на территории России.
- Доступ в сервис ограничен, вход возможен только с сертификатом КЭП или логином и паролем.
Информационную безопасность сервиса ЭДО Контура периодически проверяют сторонние аудиторы, а в самой компании есть внутренний контроль процессов. Так, компания «Информзащита» в 2014, 2017, 2022 годах оценила степень защищенности системы как высокую.
Преимущества внедрения ЭДО
Электронный документооборот помогает оптимизировать процессы в компании, сделать их более понятными и быстрыми. Благодаря интеграционным решениям пользователи Диадока работают в привычном интерфейсе учетной программы. Если интеграция не требуется, доступна веб-версия со всей функциональностью.
С ЭДО между контрагентами и внутри компании в Диадоке:
- Сокращаются расходы на печать, бумагу, пересылку документации.
- Снижается риск ошибок в документах.
- Документы хранятся в электронном виде, поиск нужного файла — дело нескольких кликов.
- Работать с документами можно в мобильном приложении.
- То же количество сотрудников выполняет больший объем работы.
- Снижается нагрузка на бухгалтерию, отдел кадров и других специалистов.
Возможности сервиса ЭДО позволят автоматизировать бизнес-процессы, освободить сотрудников от рутинной бумажной работы, забыть об ошибках, корректировках, просрочках и штрафах. В результате компания оптимизирует издержки, а значит, улучшит и экономические показатели.
Обменивайтесь с контрагентами любыми документами. Поможем получить электронную подпись и начать работу в Диадоке
Источник: www.diadoc.ru