Зона ответственности типа Бизнес-роль используется в задачах документооборота, в которых невозможно заранее выделить исполнителей задач, либо их состав нерегулярен и зависит от конкретного документа. В рамках примеров по использованию бизнес-ролей рассмотрим типы бизнес-ролей «Согласование» и «Рассмотрение». Использование бизнес-роли «Ознакомление» в целом подобно использованию бизнес-роли «Согласование».
Пример 1. Согласование документа с использованием Бизнес-роли «Согласование».
Рассмотрим простой маршрут согласования заявки на закупку товара для нужд предприятия (рис. 1). Такая заявка может согласовываться с непосредственным руководителем инициатора заявки, экономистами, ответственным за закупку. Список согласующих лиц может меняться в зависимости от вида товара и его стоимости.
Если размещать всех возможных участников процесса на графической модели не целесообразно, можно назначить задачу составления списка согласующих лиц в рамках экземпляра процесса инициатору заявки. Для этого в зоне ответственности инициатора заявки необходимо разместить операцию Отправка на согласование.
Рис. 1. Пример процесса с использования бизнес-роли «Согласование»
Задача «Отправка на согласование» размещается в статической или динамической зоне ответственности. Когда такая задача поступает пользователю в веб-приложении, он выбирает, кому отправить документ на согласование и определяет тип согласования (последовательное или параллельное) (рис. 2).
Рис. 2. Пример формы задачи «Отправка на согласование» в веб-приложении
Подробнее о задаче «Отправка на согласование» можно узнать в справке по модулю ECM+ — Руководство для внедрения — Маршруты документов — Операции документооборота — Отправка на согласование .
Задача «Согласование» размещается в зоне ответственности Бизнес-роль, тип бизнес-роли «Согласование». Несмотря на то, что на графической модели процесса присутствует только один элемент «Согласование», в рамках экземпляра процесса формируется столько задач, сколько пользователей указано в задаче «Отправка на согласование». При этом каждый из этих пользователь может увидеть в области Лист согласования статус согласования документа (рис. 3).
Рис. 3. Пример формы задачи «Согласование» в веб-приложении
Подробнее о задаче «Отправка на согласование» можно узнать в справке по модулю ECM+ — Руководство для внедрения — Маршруты документов — Операции документооборота — Согласование .
Пример 2. Исполнение задач по резолюции с использованием Бизнес-роли «Рассмотрение».
Рассмотрим простой маршрут обработки входящего договора подряда (рис. 4). Исполнение такого договора может потребовать привлечения различных специалистов предприятия. Список исполнителей может меняться в зависимости от предмета договора. Такой договор требует рассмотрения ответственного руководителя и распределения задач между исполнителями.
Для этого в зоне ответственности руководителя, в данном примере Технического директора, необходимо разместить операцию Вынесение резолюции.
Рис. 4. Пример процесса с использования бизнес-роли «Рассмотрение»
Операция «Формирование задач по резолюции» может быть вынесена отдельно или активирована настройкой в рамках операции «Вынесение резолюции». Подробнее о задачах «Вынесение резолюции» и «Формирование задач» по резолюции можно узнать в справке по модулю ECM+ — Руководство для внедрения — Маршруты документов – раздел Операции документооборота .
В примере для наглядности задача «Формирование задач по резолюции» вынесена отдельным элементом. Задача «Формирование задач по резолюции» размещается в статической или динамической зоне ответственности. Когда такая задача поступает пользователю в веб-приложении, он выбирает, кому и какие задачи назначить (рис. 5).
Рис. 5. Пример формы задачи «Формирование задач по резолюции» в веб-приложении
Задача «Исполнение и контроль задач по резолюции» размещается в зоне ответственности Бизнес-роль, тип бизнес-роли «Рассмотрение». Несмотря на то, что на графической модели процесса присутствует только один элемент «Исполнение и контроль задач по резолюции», в рамках экземпляра процесса формируется столько задач, сколько было назначено в задаче «Формирование задач по резолюции» или «Вынесение резолюции».
Подробнее о задаче » Исполнение и контроль задач по резолюции» можно узнать в справке по модулю ECM+ — Руководство для внедрения — Маршруты документов — Операции документооборота — Исполнение и контроль задач по резолюции .
Источник: www.elma-bpm.ru
Управление проектами: роли участников проекта
Успешные проекты – это как правило результат тщательного планирования, навыков и взаимодействия команды проекта. Проекты реализует команда, но не всегда понятно, из кого она состоит и кто какую роль играет. В этой статье мы объясним роли в управлении проектами — руководитель проекта, участник проекта, спонсор проекта, главный спонсор и бизнес-аналитик — и опишем их обязанности.
Роли в управлении проектами: руководитель проекта
Руководитель проекта несет основную ответственность за успешное завершение проекта. Роль руководителя проекта заключается в том, чтобы обеспечить выполнение проекта в установленные сроки и в рамках установленного бюджета и достичь поставленных целей. Руководители проектов следят за тем, чтобы проекты получали достаточно ресурсов и управляют отношениями с участниками и заинтересованными сторонами.
В обязанности руководителя проекта может входить:
- Разработка плана проекта
- Управление результатами в соответствии с планом
- Подбор проектного персонала
- Руководство и управление командой проекта
- Выбор методологии, используемой в проекте
- Составление графика проекта и определение каждой фазы
- Постановка задач команде проекта
- Общение с высшим руководством
Роли в управлении проектами: участник команды проекта
Участники команды проекта — это лица, активно работающие над одной или несколькими фазами проекта. Это могут быть штатные сотрудники или внешние консультанты, работающие над проектом полный или неполный рабочий день. Роли участников команды проекта могут различаться в зависимости от каждого проекта.
Обязанности участников команды проекта:
- Вклад в достижение общих целей проекта
- Завершение отдельных задач
- Предоставление экспертных знаний
- Работа с пользователями для установления и удовлетворения потребностей бизнеса
- Документирование процесса
Роли в управлении проектами: Спонсор проекта
Спонсор проекта — это главный драйвер проекта. Как правило, спонсор проекта — представитель высшего руководства, заинтересованный в результатах проекта. Спонсор проекта тесно сотрудничает с руководителем проекта. Он утверждает цели проекта и участвует в планировании проекта на высоком уровне. Спонсор проекта также часто помогает разрешать конфликты и устранять препятствия, возникающие на протяжении всего жизненного цикла проекта, и утверждают решения, необходимые для продвижения каждого этапа проекта.
В обязанности спонсора проекта обычно входит:
- Принятие ключевых бизнес-решений для проекта
- Утверждение бюджета проекта
- Обеспечение наличия ресурсов
- Распространение целей проекта по всей организации
Роли в управлении проектами: главный спонсор проекта
Главный спонсор как правило является топ-менеджером компании. Он принимает окончательные решения, финально утверждает все этапы, результаты и изменения содержания проекта.
В обязанности главного спонсора входит:
- Утверждение всех изменений содержания проекта
- Предоставление дополнительных ресурсов для изменения содержания проекта
- Утверждение результатов проекта
- Главная ответственность за реализацию проекта и его результаты
Роли в управлении проектами: бизнес-аналитик
Бизнес-аналитик определяет потребности бизнеса и рекомендует решения, которые сделают организацию лучше. Участвуя в проектной группе, они гарантируют, что цели проекта решают существующие бизнес-проблемы или повышают производительность, а также повышают ценность организации. Они также могут помочь максимизировать ценность результатов проекта.
В проектной команде в обязанности бизнес-аналитика входит:
- Помощь в определении проекта
- Сбор требований от бизнес-подразделений или пользователей
- Документирование технических и бизнес-требований
- Проверка того, что результаты проекта соответствуют требованиям
- Тестирование решений для проверки целей
ADVANTA решает проблемы всех участников проектной деятельности. Начните бесплатно сегодня!
Поделиться в соц. сетях
Спасибо, Вы подписаны на рассылку!
С этого дня Вы будете регулярно получать полезные и исключительно практичные материалы по проектному управлению.
Станьте частью проектного сообщества!
Также будет интересно:
10 мая 2023
Статья знакомит с новыми возможностями автоматизации процессов проектного менеджмента, которые появились в ADVANTA благодаря развитию функционала триггеров, методов API и LINQ-запросов. С ними работа над проектами становится легкой, удобной и гибкой.
25 апреля 2023
18 апреля на XXIX Международном Форуме по информационно-коммуникационным технологиям «ТИБО-2023» выступил директор по развитию бизнеса ADVANTA Александр Белугин. Наш коллега рассказал об основных этапах создания комплексного ИТ-решения по управлению проектами для органов госвласти.
Источник: www.advanta-group.ru
Эффективные бизнес-процессы: роль человека
Генеральный директор Atos в России и СНГ
Как известно, ценность любой компании — это люди, которые в ней работают. Согласно исследованию Google, эффективность команды, помимо прочих аспектов, связана с понятной структурой бизнес-процессов и с осознанием важности выполнения сотрудниками поставленных задач.
Часто нерезультативность команды объясняется отсутствием взаимодействия между коллегами и, как следствие, неслаженностью рабочих процессов. Подобная проблема может возникнуть из-за непонимания значимости работы и ее влияния на общий результат.
Сотрудники компании теряют интерес, если не видят конечной цели, из-за этого ухудшаются показатели эффективности проделанной работы. Большую роль в достижении успехов играют грамотно выстроенные бизнес-процессы. В этой статье расскажем о том, что из себя представляют бизнес-процессы в контексте международной ИТ-компании, на что они влияют и как их определить. Также рассмотрим роль бизнес-процессов и человеческого фактора в этой цепи.
Роль бизнес-процессов
Бизнес-процессы — это прежде всего совокупность мероприятий, направленных на создание продукта компании. Их грамотное функционирование указывает на зрелость компании. Традиционно все бизнес-процессы компании строятся в соответствии с ее стратегией. Если она понятна, цели не размытые, а четкие, то и бизнес-процессы прозрачны. А если фокус и цели компании нестабильны и изменчивы, то структура цепочки производственного цикла может потерять свой структурированный вид, что может привести к непониманию задач внутри команд и невыполнению KPI.
Бизнес-процессы компаний меняются в зависимости от их масштаба и других важных факторов. Крупные международные компании с представительствами по всему миру отличаются от более мелких количеством и объемом бизнес-процессов.
Это сложные механизмы, в которых задействовано много команд, согласования проектов зачастую занимают немало времени и требуют от всех задействованных людей полной включенности. Если же говорить о локальных офисах таких компаний, то перед их руководящим составом всегда стоят еще более сложные задачи.
Им необходимо выстроить бизнес-процессы таким образом, чтобы они соответствовали внутренним факторам страны, например, законодательство, экономическое положение региона, территориальные особенности, спрос на конкретные виды услуг и продукции, но в тоже время не противоречили международным стандартам и функционировали по аналогии с глобальными бизнес-процессами. В каждой компании есть свои бизнес-процессы, которые отличаются в зависимости от целей и задач компании, а также количества сотрудников. Часто они распадаются на более мелкие — задачи, решение которых и ведет к искомому результату. Автоматизация всей этой цепочки не облегчает их, но заметно упрощает взаимодействие между членами команды, за счет чего процесс принятия решений ускоряются, и повышается эффективность проекта.
Факторы, влияющие на эффективность бизнес-процессов
Правильно выстроенный бизнес-процесс — это эффективная цепочка производства или предоставления сервиса. На эффективность влияют уровень знаний и компетенций задействованного персонала, степень автоматизации. Здесь же выделим факторы, которые могут негативно повлиять на функционирование бизнес-процессов. К ним часто относят непонимание целей и миссии компании, неправильное распределение задач внутри рабочей команды, отсутствие мотивации сотрудников и их неслаженная работа.
Взаимодействие рабочей команды
Роль человеческого фактора в бизнес-процессах очень велика.Один из ключевых аспектов эффективной работы — эффективное взаимодействие и взаимопонимание в команде. Однако часто оно может быть подорвано из-за возникшего недопонимания. Решить эту проблему поможет отрегулированная модель коммуникаций, направленная на создание профессиональных взаимоотношений в команде путем обмена информацией, определения способов ее получения и так далее. Другими словами, это планирование и анализ действий в коллективе, чтобы каждый сотрудник понимал, за какие задачи он несет ответственность. Перед запуском проекта необходимо грамотно выстроить работу сотрудников и распределить задачи между ними.
Важен вклад каждого
Часто сотрудники не замотивированы на достижение высоких результатов. Заинтересованность их в рабочем процессе — очень важный аспект успешной работы.
Эффективность любой компании зависит от вклада каждого человека, поэтому руководителю необходимо правильно выбирать стратегию для развития команды и повышения ее квалификации, чтобы понять сильные стороны каждого работника компании и постараться использовать их максимально эффективно, направляя в нужное русло. Мотивация может быть внутренняя и внешняя.
Внутренняя мотивация сотрудников зависит от удовлетворения их персональных нематериальных потребностей, когда они получают удовольствие от проделанной работы. Внешняя же — это зачастую материальное вознаграждение работников за поделанную работу: повышение заработной платы, премирование, продвижение по карьерной лестнице и другое.
Зачастую сотрудники не понимают, какой вклад они привносят в общее дело, из-за этого эффективность работы существенно снижается. Важно, чтобы каждый работник понимал свою значимость. Для этого необходима постановка конкретных целей, а также составление поэтапного плана для их достижения.
Правильная формулировка целей и задач поможет сотрудникам лучше понять, что от них требуется. Важно обговаривать все детали и зоны ответственности каждого работника. Это поможет увидеть то, к чему стремится компания, а также наглядно продемонстрирует масштаб выполненной работы, что, безусловно, благоприятно скажется на мотивации.
В противном случае непонимание значимости своей работы значительно отразится на выполнении KPI и снизит общую производительность компании. Проблемы, с которыми сталкиваются компании, негативно отражаются на их политике, но почти все эти трудности довольно идентичны практически в каждой организации. Необходимо выявить эти проблемы на раннем этапе и как можно быстрее устранить, так как они способны негативно отразиться на корпоративной культуре организации и снизить результативность работы компании. Успех зависит от компетентности и высокой работоспособности сотрудников. Важно, чтобы не только каждый человек выполнял свою работу качественно, но и весь коллектив работал как единый механизм.
Источник: delovoymir.biz
