Любая сделка начинается с предложения о сотрудничестве, которое можно направить письмом. Это документ, в котором компания предлагает действующему или потенциальному партнеру или клиенту купить продукт или совместную работу над конкретным проектом.
Чтобы добиться результата, важно правильно составить и оформить послание. Рассказываем, как написать предложение о сотрудничестве.
Кто составляет письмо
Основу письма разрабатывает маркетолог, который может выгодно преподнести предложение о сотрудничестве и описать преимущества товаров и услуг компании так, чтобы закрыть потребности и боли ЦА.
Далее ему помогает секретарь: он оформляет послание в соответствии с требованиями этики делового общения и согласовывает текст и форму с руководителем.
Менеджеры по продажам могут помочь при составлении «горячего» письма — обращения к действующим партнерам или компаниям, с которыми у них был контакт. Например, личная встреча или телефонные переговоры, в ходе которых обсуждались условия сотрудничества, и клиент озвучил пожелания. Если нужно описать профессиональные тонкости или нюансы производства, к разработке текста предложения привлекают технических специалистов: инженеров, технологов, разработчиков и прочих.
Структура письма
Существует стандартная структура письма-обращения. Она включает пять элементов:
- шапка;
- приветствие;
- заголовок;
- оффер;
- контакты.
При желании вы можете дополнить письмо инфографикой, таблицами и фотографиями.
Шапка. Разместите основные сведения о компании: официальное название, адрес, ФИО руководителя, ИНН, КПП и ОГРН. Это необходимо, чтобы потенциальный партнер навел о вас справки в открытых источниках и мог проверить, насколько честно и прозрачно вы ведете бизнес, были ли у вас судебные разбирательства, в качестве кого вы в них выступали.
Приветствие. Будьте вежливыми — поздоровайтесь с адресатом письма. Приветствие поможет задать дружелюбный тон и расположить читателя к себе. Если вы знаете, как зовут человека, обратитесь к нему по имени отчеству. Если вы отправляете письмо незнакомому адресату или делаете рассылку, используйте обезличенное приветствие — например: «Здравствуйте, коллеги!»
- Укажите конкретные факты и цифры — «Наша система аналитики позволяет сэкономить до 30% рекламного бюджета».
- Покажите, что знаете боли и потребности своих клиентов — «Предлагаем ПП торты, которые понравятся даже детям».
- Упомяните целевую аудиторию — «Проводим творческие мастер-классы для мам в декрете».
По заголовку читатель должен понять, о чем письмо и какие выгоды вы предлагаете.
Оффер. Это основная часть письма, которая содержит УТП — уникальное торговое предложение. Чтобы удачно его составить, посмотрите на продукт глазами партнера или клиента. Подумайте, что может убедить его заключить с вами сделку.
Допустим, вы производите детскую мебель. Расскажите, какие материалы вы используете, как проверяете качество и безопасность готовых изделий. Если вы хотите заключить договор на услуги логистики, укажите маршруты, сроки доставки, виды транспорта и ваши возможности по консолидации и хранению грузов. Чтобы повысить доверие, прикрепите ссылки на успешные кейсы, а также отзывы и официальные рекомендации действующих клиентов и партнеров.
Заранее отработайте наиболее вероятные возражения — разложите по полочкам моменты, которые могут вызвать недопонимание и недоверие у потенциального партнера.
Контакты. Укажите все доступные способы связи с вами: номер телефона, адрес электронной почты, ссылку на мессенджер, официальный сайт или аккаунт в социальной сети. Пусть клиент сам выберет удобный вариант.
Благодарность. Следуйте правилам делового этикета — поблагодарите читателя за внимание и потраченное время. Даже если письмо не приведет к сделке, вы расположите человека к себе, сделаете его более открытым и лояльным к получению других писем.
Правила оформления
На чье имя писать. В зависимости от того, кто принимает решение о сотрудничестве, адресуйте письмо ответственному специалисту, руководителю структурного подразделения, генеральному директору или собственнику компании.
Формат. Обычно письмо с предложением о сотрудничестве оформляют на фирменном бланке. Не делайте шапку очень яркой, это будет отвлекать от чтения. Бумажный вариант распечатайте на листе А4. Для электронных писем используйте Google Docs — Word или Excel неудобно открывать со смартфона.
Если вы планируете добавить инфографику и иллюстрации, выбирайте PDF-файл.
Объем. Оптимальный объем «холодного» письма — 1 лист, поскольку получатель вряд ли захочет изучать длинный текст, если впервые слышит о вашей компании. «Горячее» предложение может занимать и 2–3 листа: подробно опишите характеристики вашего продукта, условия сотрудничества, гарантии и выгоды потенциального партнера.
Сквозная аналитика MANGO OFFICE автоматически собирает данные из коллтрекинга, CRM-системы, веб-метрик и рекламных площадок, объединяя их в подробный отчет. Система позволяет детально изучить эффективность маркетинговых кампаний, а также оптимизировать бюджет на продвижение товаров и услуг.
Как избежать ошибок
Не пишите «в пустоту». Прежде чем писать письмо, ответьте на вопросы:
- Кому вы пишете?
- Какие это люди?
- Что их может заинтересовать в вашем предложении?
- Какие выгоды они получат от сотрудничества с вами?
Внимательно изучите ЦА, соберите сведения о потенциальных партнерах и их клиентах, узнайте, какие проблемы они испытывают и как вы можете их решить. Используйте эту информацию для разработки УТП.
Не нахваливайте себя. Безусловно, партнер должен знать, почему ему стоит сотрудничать именно с вами. Но избегайте самолюбования — не превращайте письмо в рассказ о ваших бизнес-успехах. Используйте язык выгоды.
Мы 10 раз выигрывали конкурс «Лучшая булочная Саратова»!
Не забывайте о ценностях и болях адресата. Сделайте акцент на тех характеристиках продукта, которые точно и, желательно, в короткие сроки принесут пользу. Не забывайте, что у каждой компании свои ценности и критерии выбора партнера: одни хотят сократить сроки поставок сырья, другие — увеличить объем продаж, третьи — вырастить прибыль и при этом сэкономить на производстве.
Не пишите сложным языком. Витиеватые обороты отягощают текст. Читатель не захочет вчитываться в пространные предложения, стараясь дойти до сути. Такие письма удаляют, а о предложении забывают. Пишите лаконично — разбивайте сложные предложения на простые, не перегружайте текст профессиональными терминами.
Не допускайте грамматических ошибок. Часто опечатки и ошибки — показатель невнимательности автора. Если вы не хотите испортить впечатление, покажите письмо корректору. Он внимательно вычитает текст и исправит недочеты.
Не используйте юмор. Ваша цель — убедить партнера в качестве вашего продукта и пользе от отношений с вами, поэтому в письмо с предложением о сотрудничестве шутки добавлять неуместно.
Образец предложения о сотрудничестве
Представляем пример, как составить и оформить письмо с предложением о сотрудничестве.
Частная спортивная школа «Зевс»
Адрес: 123456, г. Пермь, 2-й Кольцевой проезд, д.2,
ИНН 9887654321,
КПП 556677889,
ОКПО 11223344,
ОГРН 1234567898765
Директору ООО «Медиа-ЮГ»
Петрову А. А.
Предложение о сотрудничестве
Здравствуйте, Алексей Андреевич!
В частной спортивной школе «Зевс» открылась новая секция волейбола для детей и взрослых. Сейчас у нас открыта запись в 4 группы по 10 человек в четырех возрастных категориях: 7–10 лет, 11–15 лет, 15–18 лет и от 18 лет. Мы закупили инвентарь, пригласили профессиональных тренеров из числа бывших и действующих спортсменов, разработали программу тренировок.
Приглашаем Вас принять участие в развитии секции и помочь организовать открытые городские соревнования. Это позволит повысить мотивацию воспитанников и оценить выполнение программы.
Мы обязуемся:
- предоставить квалифицированных тренеров;
- закупить необходимый спортивный инвентарь;
- использовать логотип Вашей компании на форме воспитанников.
От Вас ожидаем:
- поиск и оплату аренды спортивного комплекса;
- рекламу предстоящих игр.
Если Вас заинтересовало предложение, свяжитесь с нами по телефону 8-153-4-55-66 или отправьте ответное письмо на электронный адрес
С уважением, Федоров С.Т.
Как отправлять письмо
Традиционный способ — выслать заказное письмо с уведомлением на официальный адрес компании. Доставка занимает несколько дней, и отправление точно дойдет до адресата.
Если вы не хотите ждать, отправьте письмо по электронной почте. Чтобы оно не потерялось в папке «Спам», предупредите адресата об отправленном предложении по телефону и попросите сообщить вам о его получении.
Если у вас уже налажен контакт с клиентом, напишите ему в мессенджере. Например, в Телеграме. Так вы сами увидите, что человек открыл сообщение, и сможете в онлайн-режиме обсудить детали или ответить на вопросы.
Что важно запомнить
- Деловое письмо с предложением о сотрудничестве — это документ, в котором компания предлагает действующему или потенциальному партнеру совместную работу над конкретным проектом или покупку продукта.
- В его составлении участвуют маркетологи, менеджеры по продажам, технические специалисты и секретарь. Текст согласовывает руководитель компании.
- Структура письма состоит из шапки, приветствия, заголовка, оффера и блока с контактной информацией. Текст можно разбавить инфографикой, фотографиями, таблицами.
- Составляйте письмо в официально-деловом стиле, без витиеватых оборотов, шуток, панибратства и разговорной лексики.
- Предложение о сотрудничестве отправляйте Почтой России, по электронной почте или в мессенджере.
- Энциклопедия маркетолога
- Энциклопедия маркетолога
- Основы
Что такое диаграмма Ганта, для чего нужна, в каких сферах применяется. Плюсы и минусы использования. Как и где можно построить график: пошаговая инструкция и подборка сервисов
Управление продажами: что это, цели, элементы, методы, принципы. Разработка и внедрение системы: пошаговая инструкция. Ошибки реализации. Подборка книг об управлении продажами
Оглавление
Облачная телефония для организации продаж, обслуживания и связи внутри бизнеса.
Подробнее
Профессиональное облачное бизнес-приложение для управления и обработки обращений клиентов.
Подробнее
Профессиональный инструмент для оценки эффективности рекламы и ее конверсии в сделки.
Подробнее
Ни один клиент не услышит «занято», а у вас всегда будет возможность принять заказ. Подключение многоканального номера обходится значительно дешевле, чем несколько одноканальных.
Подробнее
Истории наших клиентов
Как компания MANGO OFFICE организовала переход на удаленку промышленной корпорации за два дня
Виртуальная АТС Виджеты для сайта Контакт-центр
Как с помощью речевой аналитики магазин выявил предпочтения клиентов и увеличил доходы
Источник: www.mango-office.ru
(электронная переписка)
• Письмо-предложение о сотрудничестве
Председателю Правления
Союза производителей алкогольной продукции
Доброву Д.Е.
Уважаемый Дмитрий Евгеньевич!
Союз производителей алкогольной продукции (CПАП) является ведущим объединением лидеров отрасли отечественной алкогольной промышленности. Вызывает уважение активная деятельность, проводимая Вашей организацией в отношении создания в РФ цивилизованного рынка алкогольной и ликеро-водочной продукции.
Безусловно, забота о качестве и безопасности производимой продукции является одной из приоритетных задач СПАП, а его участники – добросовестные производители, уделяющие большое внимание данным аспектам.
«AIG» – один из крупнейших в мире страховых институтов. Международная компания существует на рынке страхования уже 90 лет и имеет офисы в 160 государствах. Российское подразделение компании работает уже более 15-ти лет.
Сотрудничество с производителями продуктов питания и напитков является приоритетным направлением нашей компании. Руководствуясь многолетним международным опытом «AIG» в России, была разработана уникальная программа страхования предприятий алкогольной отрасли (страхование ответственности товаропроизводителя и отзыва продукции с рынка).
Считаем, что данная программа представляет потенциальный интерес для участников СПАП, т.к. такой товар, как алкоголь, требует особенного подхода к качеству сырья, упаковки и безопасности для потребителя.
На основании вышеизложенного обращаемся к Вам с предложением обсудить потенциал сотрудничества по данному направлению.
Будем признательны за Вашу профессиональную оценку такого сотрудничества и просим установить порядок дальнейшего взаимодействия между нашими компаниями. Мы готовы рассмотреть любые Ваши предложения по формату совместной работы.
С уважением,
Андреев Павел
• Письмо-приглашение
Subject: Приглашение на семинар
Data: 25.06.2016
From: Анна Симонова
To: ххх-ххх-ххх
Уважаемые Партнеры,
17 марта 2016 года приглашаем Вас присоединиться к семинару по построению международных программ страхования, который специально для партнеров AIG проведет Марк Гольденберг — региональный советник по международным программам страхования AIG.
Марк приезжает в Россию специально для проведения серии обучающих мероприятий, так как он обладает самым обширным опытом по страхованию транснациональных компаний.
Учитывая текущий опыт в области предложения международных программ для российских клиентов с международным присутствием, уверена, что данный семинар будет очень интересен и ответит на множество вопросов в данной сфере.
В приложении направляю приглашение и программу семинара.
Прошу Вас перенаправить данное приглашение коллегам, которым будет интересна данная тема.
Регистрация проводится путем ответа на данное письмо. Участие бесплатное, количество мест ограничено.
Адрес проведения семинара: Россия,125315, Москва, Ленинградский проспект, д. 72, корпус 2, этаж 3
Будем рады Вас видеть!
С уважением,
Анна Симонова
• Письмо-просьба об организации встречи
Subject: Организация встречи с Еленой Фирсовой
Data: 25.06.2016
From: Черкесов Илья
To: Иванова Галина
Уважаемая Галина Николаевна!
Еще раз благодарю Вас за встречу и конструктивную беседу.
Во время нашего разговора Вы упоминали о своем знакомстве с Еленой Петровной Фирсовой, финансовым директором фирмы «Интеркурс», и предлагали свою помощь в организации встречи с ней.
Если Ваше предложение в силе, на следующей неделе (с 06 по 10 июня) я мог бы подъехать в любое удобное для Елены Петровны время.
Я буду Вам очень признателен, если Вы сообщите мне решение госпожи Фирсовой.
С уважением,
Вадим Татаренко
• Письмо-просьба о контакте
Subject: Номер телефона Елены Фирсовой
Data: 25.06.2016
From: Черкесов Илья
To: Иванова Галина
Уважаемая Галина Николаевна!
Еще раз благодарю Вас за встречу и конструктивную беседу.
Ссылаясь на нашу договоренность, пишу Вам, чтобы напомнить о номере телефона Елены Фирсовой, финансового директора компании «Интеркурс».
Буду Вам очень признателен, если Вы пришлете его на указанный адрес или сообщите по телефону.
Заранее благодарен!
С уважением,
Вадим Татаренко
• Письмо-ответ на агрессивное письмо клиента
Агрессивное письмо клиента:
Как мне вернуть деньги, которые я заплатил за ваш чёртов сервис. Лучше я потрачу их еще на что-то, чем ваша порнографическая система. Пользуйтесь сами вашим долбаным servis.tutu.net.
Андрей Петров
Ответ на агрессивное письмо клиента
АЛГОРИТМ РАБОТЫ
С ПИСЬМОМ-ОТКАЗОМ
Здравствуйте, Андрей!
1. Обращение по имени – признак внимания к собеседнику. Помогает избежать безликости.
Если я Вас правильно понимаю, Вы недовольны работой нашего сервиса и Вам хотелось бы вернуть назад деньги.
2. Уточнение у адресата нашего понимания просьбы / претензии / вопроса. Это особенно необходимо, если письмо адресата хаотично, из него трудно понять суть проблемы.
Сообщаю, как это можно сделать.
Согласно п. 2.4. Договора, если Вы не планируете в дальнейшем пользоваться нашим сервисом, мы можем вернуть Вам денежные средства. Для этого, пожалуйста, пришлите мне официальное заявление (форма в приложении). После его получения мы запустим процедуру возврата. В целом она продлится не более трех дней.
Если что-то из моего ответа требует дополнительного пояснения, пожалуйста, напишите или позвоните – я обязательно Вам отвечу.
Андрей, мне так же, как и Вам, неприятна ситуация, в результате которой Вы готовы прекратить взаимодействие с нами. Думаю, и мы, и Вы в данном случае оказываемся в проигрыше: мы теряем клиента, а Вы возможность пользоваться нашим сервисом (уверяю Вас, сервисом достаточно удобным и эффективным!). Если Вы готовы выделить время, чтобы разобраться с ситуацией, напишите мне, что произошло такого, что Вы требуете возврата денег. Мы разберемся в причинах и поможем Вам сделать пользование нашими услугами максимально комфортным и результативным для Вас.
4. Комментарии и эмоциональный аспект.
P.S. Единственная просьба: давайте общаться в рамках нормативной лексики.
5. Используя постскриптум, выразите свое отношение к использованию адресатом некорректного стиля написания.
С уважением,
Елена Иващенко
Менеджер службы работы с клиентами
ЗАО «Сервис-стандарт»
Тел.: 8-999-111-22-33
Клише для выражения просьбы не употреблять ненормативную лексику в переписке:
• Пожалуйста, постарайтесь не употреблять некорректную лексику. Она не способствует конструктивному решению вопроса.
• Информируем Вас о том, что мы оставляем за собой право не отвечать на письма, содержащие вульгарные или грубые выражения в адрес компании или её персонала.
• Письмо-отказ
Письмо клиента
Subject: Просьба о снижении стоимости на размещение рекламы.
Data: 20.12.2015
From: Петренко Роман
To: Андрей Иванов
Добрый день, Андрей!
Обращаюсь к Вам с официальной просьбой.
Наша фирма занимается поставками промышленного оборудования, а также запасных частей на предприятия пищевой промышленности. С 2010 года мы являемся Вашими постоянными клиентами.
В связи со сложной ситуацией на сегодняшнем рынке, обусловившей сокращение затрат на рекламные кампании, мы обращаемся к Вам с просьбой предоставить нам 15%-ую скидку на размещение наружной рекламы.
Источник: literarus.ru
Как написать письмо-предложение о сотрудничестве
Письмо о сотрудничестве — это документ, в котором изложены предложения о совместной деятельности, преимущества работы с компанией. Иногда такое обращение является офертой.
Нормативная база
Когда пишут письмо
Письмо о сотрудничестве составляется для текущих или потенциальных партнеров. Это делается в целях:
- заключения новых сделок;
- осуществления совместных проектов;
- расширения бизнеса и получения дополнительных рынков сбыта;
- освоения новых областей производства и деятельности.
Письма о сотрудничестве — это важная часть деловой переписки, конкретное предложение с указанием основных преимуществ для привлечения контрагента.
В некоторых организациях разработанобразец письма о готовности к сотрудничествуи бланк обращения о совместной деятельности. Отвечать на коммерческие письма не обязательно, деловая этика позволяет этого не делать, так как очевидно, что их рассылка является частью рекламной деятельности компании.
Если предложение позволяет сделать вывод о готовности адресанта заключить контракт, содержит все существенные условия, оно является офертой по ст. 435 ГК РФ. Оферта связывает направившую ее компанию с момента получения предложения адресатом. Это означает, что, если получатель выразит желание заключить договор, оферент обязан его заключить на изложенных им условиях.
Кто и на чье имя его составляет
Коммерческое предложение — совместный труд специалистов, менеджеров и маркетологов. Первоначальный текст целесообразно доверить специалисту, курирующему направление деятельности в компании-отправителе. Бланк, «рыбу» готовит секретариат (он может быть разработан заранее, утвержден в локальных нормативных актах). Текст и бланк совмещают маркетологи, отвечающие за продвижение продукта и исследование рынка. Они формулируют преимущества работы с компанией, чтобы привлечь внимание контрагента и заинтересовать его.
Эта схема обязательной не является, руководитель самостоятельно решает, кто готовит письмо, и вправе поручить эту работу конкретному специалисту.
При формировании обращения рекомендуется узнать фамилию, имя и отчество руководителя предприятия, принимающего решения о заключении контрактов. Эффективнее работают адресные предложения.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как акцептовать оферту. Используйте эти инструкции бесплатно.
Что писать в письме и как его оформить
Обязательно ли использовать образец, как написать письмо о предложении сотрудничества, чтобы оно заинтересовало адресата? Содержание и структура — полностью на усмотрение руководителя, главное — побудить заключить сделку.
Основная задача — это не только привлечь внимание, но и убедить потенциального контрагента ответить на обращение, позвонить, написать и в итоге заключить соглашение. Что написать, решает исполнитель, визирует документ руководитель. На практике гораздо рациональнее изложить предлагаемые условия взаимодействия сжато, лаконично и конкретно, броские рекламные лозунги вызывают сомнения в надежности компании, длинные письма обычно не читают. Важно выделить основное и структурировать документ таким образом, чтобы его удобно было читать.
Рекомендации по составлению:
- обращение по имени и отчеству;
- обязательность указания темы;
- использование бланка, так письмо выглядит солиднее;
- указание на основные тезисы, введение и описательная часть должны занимать не более 2/3 страницы;
- указание телефона для уточнения деталей;
- избегание канцеляризмов, штампов;
- деловой стиль;
- ориентация на партнера и его интересы, указание на конкретные и достоверные цифры, факты и предложения;
- приложение дополнительных материалов для информирования потенциального партнера.
Образец
Образец предложения к сотрудничеству
Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru» 123456, Санкт-Петербург, ул. Правды, д. 1 ИНН/КПП 1213141516/111111111
от ООО «Clubtk.ru»
О сотрудничестве по вопросу
Уважаемый Александр Николаевич!
ООО «Clubtk.ru» предлагает Вам представительство компании в Вашем регионе. Мы реализуем новую компьютерную программу по созданию иллюстраций. ООО «Clubtk.ru» с 2010 года занимает ведущую роль на рынке, работы нашей программы награждены премией за лучшую иллюстрацию в области промышленности и делопроизводства 2020 года. Мы сотрудничаем со Сбербанком, Роспотребнадзором, Федеральной антимонопольной службой.
Вам мы предлагаем интересную работу и агентский процент от сделки (10%). Также наше предложение включает в себя:
- курс практической подготовки;
- поддержку наших специалистов на всех этапах сотрудничества;
- обеспечение специальной литературой;
- самостоятельность в вопросах применения скидок, бонусов;
- приобретение продукции со значительной скидкой (30%).
Предложение действует до 30.11.2020.
Все интересующие Вас вопросы Вы можете уточнить по телефону: (812)7121212.
Образцы иллюстраций представлены на официальном сайте clubtk.ru, в прилагаемом журнале.
Приложение: Журнал образцов иллюстраций.
Генеральный директор А.В. Воронов
Как отправить
Есть несколько способов направить письмо с предложением о сотрудничестве:
- по электронной почте. Но есть риск, что письмо попадет в папку «Спам» или его сразу удалят. Рациональнее использовать электронную почту, когда связи уже налажены, с текущими партнерами;
- по Почте России. Для массовой рассылки вариант неподходящий, но эффективный для отправки индивидуальных обращений;
- посредством факса. Этот способ используется и не потерял своей актуальности;
- нарочным под входящий. Это вариант для особо ценных адресатов;
- через мессенджеры, если руководители или специалисты знакомы лично.
Источник: clubtk.ru
