Информационное письмо – это род деловой документации, которая служит для уведомления партнеров, заказчиков, контрагентов, а также членов коллектива о каких-либо новостях, изменениях, достижениях и пр. сторонах деятельности организации.
Написание информационных посланий — необходимая часть работы для представителей бизнес-структур и государственных учреждений.
Обязательно или нет
Письмо в банк
С недавнего времени банки наделены правом изучать и анализировать операции своих клиентов, с целью выявления в его финансовой деятельности признаков, свидетельствующих об отсутствии реального бизнеса, а также о наличии различных схем оптимизации налогообложения и «отмывании» доходов. Перечень признаков, свидетельствующих о подобных нарушениях финансовой и налоговой политики, сформулированы в положениях, изложенных в Методических рекомендациях Банка России № 18-МР от 21.07.2017 г.
Таким образом, в пределах собственной деятельности, банки не только имеют право, но и обязаны контролировать финансовые операции по счетам своих клиентов, на предмет их полного соответствия нормам российского законодательства. Также банки наделены полномочиями истребовать у клиента, в отношении деятельности которого возникли сомнения, письменные пояснения относительно экономической составляющей той или иной операции. Ответом банковскому учреждению на такой запрос является информационное письмо банку о деятельности организации.
БИЗНЕС-ПЛАН БАНКА
Письмо банку о деятельности организации: образец документа и его структура
К праву и попыткам банка удостовериться в реальности бизнеса и деятельности организации следует относиться конструктивно. Чтобы кредитное учреждение не имело оснований для применения наказательных мер, нужно своевременно и по сути его запроса предоставлять письмо в банк о деятельности организации, образец которого должен соответствовать требованиям деловой переписки и содержать затребованную банком информацию.
Информационные письма для банка относятся к категории деловых писем. Форма и образец письма банку должны:
- отвечать общим правилам бизнес-этикета, и соответствовать нормам деловой переписки;
- содержать сведения (о возможных предложениях, предполагаемых изменениях и проч.), задача которых подтвердить, опровергнуть либо уточнить информацию, затребованную кредитным учреждением.
Типовой образец письма банку о деятельности предприятия (организации, компании) никакими регламентирующими актами не утвержден, поэтому в деловой переписке с кредитным учреждением используется та форма и структура, которая предусмотрена в конкретном банке, с которым у агента заключен договор об обслуживании.
Как правило, кредитные учреждения в деловой переписке используют стандартные формы письменных сообщений, поэтому можно говорить о том, что по своей структуре образец письма банку должен иметь:
- реквизиты организации-отправителя
указываются в левом углу письма. Сведения (наименование организации, ее адрес и контактные телефоны, исходящий и дата регистрации корреспонденции) могут быть напечатаны либо указаны путем проставления углового штампа организации. При использовании фирменного бланка указываются только исходящий № и дата регистрации письма;
RDR 2 — Секретное письмо и связка ключей в банке Роудс!
- сведения об адресате
указывается должностное лицо, наименование банка;
- наименование документа
заголовок должен конкретизировать суть содержания, к примеру, письмо о смене реквизитов банка – образец верного наименования будет следующим: «О смене реквизитов»;
- содержательная часть
изложение данной части должно носить уведомительную форму и содержать только конкретную информацию, отвечающую на запрос банка (если письмо в кредитную организацию является ответом на таковой), либо информацию об аспектах деятельности, требующих соответствующего уведомления банка о них;
- сведения о приложениях (если таковые имеются)
указывается перечень документов, затребованных кредитным учреждением (например, для подтверждения реальности бизнеса);
указывается должность и фамилия должностного лица, подписавшего письмо в банк.
Подробнее о содержательной части письма о деятельности организации
Приведем несколько примеров формулировки обращений, с которых следует начинать информационное письмо в банк, образец которого соответствует требованиям деловой переписки:
- «В соответствии с запросом Банка «ХХХ» от 01.02.2019 года, исх. № 124/231, сообщаем следующее: …»
формулировка используется при написании ответа на запрос кредитного учреждения;
- «Настоящим доводим до Вашего сведения …» либо «Уведомляем (извещаем) Вас о …»
данные формулировки используются в случаях, когда банку направляются сведения уведомительного характера, к примеру – о смене реквизитов, отказа от продления договора об обслуживании, о необходимости изменения лимитов операций и проч.
Образец письма о деятельности:
Приведем еще несколько примеров, как должно быть составлено в содержательной части информационное письмо компании.
Пример 1 «Смена банка» (письмо, образец которого должен учитывать некоторые положения договора об обслуживании)
«Настоящим доводим до Вашего сведения, что срок Договора об обслуживании № 111 от 01.03.2018 года между вашим банком и ООО «Прогресс» истекает 28.02.2019 года. В соответствии с пунктом «Х.ХХ» вышеуказанного договора ООО «Прогресс» уведомляет вас о том, что не имеет намерений продлять действие договора в связи с переходом на обслуживание в банк КБ «Надежный»».
Пример 2 «О смене руководителя предприятия»:
«Настоящим доводим до Вашего сведения, что с 10.02.2019 года в ООО «Прогресс» произошла смена руководителя предприятия. Исполнявший обязанности директора Иванов Иван Иванович уволен с 09.02.2019 г. С 10.02.2019 г. к обязанностям директора приступил Петров Петр Петрович. В связи с вышеизложенным, просим все платежи по расчетному счету предприятия с 10.02.2019 года производить за подписью Петрова П.П.»
Пример 3 «О смене реквизитов»:
«Уведомляем Вас о том, что у ООО «Прогресс» с 11.02.2019 г. изменились реквизиты в обслуживающем банке КБ «Надежный». В связи свышеуказанным предоставляем Вам новые реквизиты и просим с момента получения данного письма все платежи осуществлять по следующим реквизитам:
Основные моменты и образец составления письма
Информационные послания, вне зависимости от их автора и адресата, должны касаться только деятельности организации–отправителя или связанных с ней обстоятельств. Одновременно с этим они должны соответствовать некоторым требованиям в плане структуры и содержания:
- Первым делом, следует учесть, что в информационном письме всегда должны присутствовать:
- дата его составления,
- реквизиты отправителя и получателя,
- корректное адресное обращение (например «Уважаемый Петр Семенович», «Уважаемая Ирина Викторовна», «Уважаемые коллеги» и т.д.). Но если адресат не определен, что иногда бывает, то можно ограничиться приветствием «Добрый день!».
- Далее идет основная, информационная, часть письма. Здесь нужно указать повод и цель для его написания, а также все прочее, что имеет отношение к описываемому делу: новости, предложения, изменения, просьбы, объяснения и т.п.
- Ниже в письме необходимо написать заключение, которое должно подводить итог всему вышесказанному.
Если к письму прилагаются какие-то дополнительные бумаги, видео и фото файлы и свидетельства, это следует также отметить в его содержании отдельным пунктом.
Как оформить информационное письмо
К оформлению письма, также как к его содержанию никаких особенных требований нет. Его допустимо писать как на фирменном бланке предприятия, так и на стандартном листе любого удобного формата. Первый вариант предпочтительнее, так как здесь отсутствует необходимость вручную писать реквизиты организации. К тому же, такое письмо выглядит значительно солиднее и еще раз подчеркивает его отношение к официальной корреспонденции.
Информационное письмо можно печатать на компьютере (хорошо в том случае, если нужно сразу несколько копий) или писать от руки – особенно выигрышно смотрятся письма, написанные каллиграфическим почерком с помощью пера.
Послание обязательно должно быть заверено подписью его составителя. Если это печатное письмо, можно использовать факсимильную подпись, если «живое», то только оригинальную.
Проштамповывать послание при помощи печати строгой необходимости нет, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право использовать в своей работе штемпельные изделия только тогда, когда эта норма закреплена во внутренних нормативно-правовых актах компании.
При необходимости, прежде чем отправить послание, его следует зарегистрировать в журнале внутренних документов или журнале исходящей документации.
Пояснения в банк: образец документа
Банки запрашивают у организаций подробности по многим операциям. Лучше не игнорировать такие запросы и направить пояснения в банк в письменной форме по образцу, который есть в этой статье.
В кризис у банков вызывают подозрения даже самые обычные операции. Как рассказали наши читатели, банки стали запрашивать новые пояснения. Их интересует, почему компании работают с контрагентами в удаленных регионах (текст одного из запросов есть в редакции). Игнорировать запросы не стоит.
Ведь банк может ограничить доступ к «Клиент-банку», отказаться проводить платежки или даже расторгнуть договор (п. 5.2, 11 ст. 7 Федерального закона от 07.08.01 № 115-ФЗ). Ответить можно в свободной форме (см. образец пояснений в банк).
В пояснении в банк надо сообщить, что компания вправе заключать договоры с контрагентами из любых регионов. Ведь на это нет ограничений в законодательстве. Затем стоит кратко объяснить, почему организация сотрудничает с партнерами из удаленных городов.
Причины могут быть различными: цены и условия сделок у этих контрагентов выгоднее, компания увеличила круг клиентов, начала вести новые виды бизнеса и т. п. К письму можно приложить копии заключенных договоров. Они подтвердят, что операции являются реальными. А сама компания — добросовестный налогоплательщик, а не фирма-однодневка.
Разновидности инфо-писем
- Письма-сообщения. Они представляют собой уведомление (извещение) о каких-то процессах. Например, об изменении цен на ваши товары или услуги, о смене гендиректора или реквизитов фирмы (в том числе банковских), о заключении договоров, увеличении объёма поставок и т.п.
- Письма-заявления. В них речь идёт о том, что собирается предпринять адресант в ближайшем или отдалённом будущем. Например, повысить цены, прекратить сотрудничество с адресатом или самоликвидироваться.
- Письма-подтверждения. Тут всё скучно и банально – «здравствуйте, Иван Иванович, товар получил, сопроводительные документы к нему тоже прислали, спасибо, всего доброго».
- Письма-напоминания. В них адресату сообщается, что тому нужно что-то сделать – например, выполнить свои обязательства по договору.
- Рекламно-информационные письма. Как правило, они самые длинные и часто напоминают коммерческие предложения. Чтобы эти послания кто-нибудь прочитал, они должны быть хоть немного интересными и не слишком банальными.
Эта классификация условна, но в целом даёт представление о функциях инфо-посланий. При необходимости к письмам можно прилагать дополнительные материалы. Очень часто письма-сообщения (как и рекламно-информационные) отправляются по просьбе партнёров и других заинтересованных лиц.
Образец информационного письма вы можете найти .
Оформление
Структура и реквизиты инфо-письма стандартны, как и правила составления. В «оформительском» смысле информационные послания должны соответствовать всем нормам деловой переписки. Алгоритм же их написания довольно прост.
Важный момент: вместе с информационным письмом можно отправлять документы любого типа – договора, учредительные акты, квитанции, рекламные материалы, прайс-листы и т.д. А ещё довольно часто в информационных посланиях приходится оперировать выдержками из нормативных документов и правовых актов, так что при необходимости привлекайте к составлению писем специалистов.
Источник: dpvolga.ru
Идеальный документ. Письмо банку о том, что «наличка» – это нормально и в ней нет никакого «отмывания»
Деятельность, связанная с интенсивным оборотом наличности, теперь на особом контроле у банков*. Поэтому они чуть ли не у каждого клиента запрашивают информацию и документы, подтверждающие, откуда столько «налички» у компании. Чтобы не объясняться по каждой операции, можно заранее поставить банк в известность, что постоянные наличные расчеты для компании естественны. Поможет в этом специальное письмо (см. образец).
Особых требований к составлению такого письма нет, форма произвольная. В нем сначала стоит сообщить, по какой причине компания его направляет. Это необходимо, чтобы банк имел реальное представление о предпринимательской деятельности компании и проводимых ею операциях. И мог на этом основании впоследствии корректно идентифицировать операции, которые она проводит по счету в качестве клиента.
Далее надо привести аргументы, откуда такой интенсивный оборот наличности. Причин много, к примеру, его можно обосновать видом деятельности компании (работой в сфере розничной торговли, выполнением работ или оказанием услуг населению и пр.). В этих сферах большая часть расчетов происходит в наличной форме и является обычаем делового оборота. К письму можно приложить копии документов, подтверждающих эти факты, – выписки из ЕГРЮЛ, бухгалтерской и налоговой отчетности.
Отправку письма лучше зафиксировать. Если вручаете его при личном визите в банк, надо поставить входящий номер и дату на втором экземпляре, который останется у компании. Если отправляете по почте, то это должно быть ценное письмо с описью вложения, а факт его передачи подтвердит отметка почты на копии описи вложения. Можно направить письмо и в электронном виде.
Но в этом случае также важно получить доказательства вручения. Иначе есть риск, что банк снова закидает компанию своими запросами по поводу интенсивного оборота наличности.
Общество с ограниченной ответственностью «Компания»
ОГРН 1045012461022 ИНН 7701025478 КПП 770101001
127138, г. Москва, ул. Басманная, д. 25
Руководителю АКБ «Комбанк»
Иванову Ивану Ивановичу
103473, г. Москва, проспект Мира, д. 10
ПИСЬМО
от 29.08.11 № 125Б
В целях корректной идентификации нашей компании в качестве клиента на основании статьи 7 Федерального закона от 07.08.01 № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» информируем о следующем.
Основной вид предпринимательской деятельности Общества с ограниченной ответственностью «Компания» с момента создания и по настоящее время связан с розничной торговлей пищевыми продуктами, включая напитки, и табачными изделиями в специализированных магазинах (код ОКВЭД 52.2). Это подтверждается копиями выписки из ЕГРЮЛ, а также бухгалтерского баланса за полугодие 2011 года.
Доля наличных расчетов за реализованную продукцию в силу того, что покупатели из-за специфики деятельности расплачиваются наличными, составляет 95 процентов от общей суммы доходов. Доля наличных расчетов за поставляемую продукцию равна 50 процентам, так как поставщики относятся к субъектам малого предпринимательства и сумма каждой сделки не превышает 100 000 рублей.
Таким образом, интенсивный оборот наличности является обычным условием осуществляемого вида предпринимательской деятельности и никакого отношения к деятельности по легализации доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма не имеет (п. 6 Перечня , утв. информационным письмом Росфинмониторинга от 02.08.11 № 17).
Приложение: на 20 листах в 1 экземпляре.
Генеральный директор Астахов (И. И. Астахов)
Источник: www.audit-it.ru
