Будущее российского бизнеса, его успех и перспективы неразрывно связаны с автоматизацией бизнес-процессов: сегодня это уже не вызывает никаких сомнений. Эта необходимость – не дань моде (мол, у других есть и у меня должно быть), а важная составляющая ведения дел и учета организации любой отрасли. Доверив компьютерам и технологиям выполнение значительной части функций, вы не только обеспечите себя точными результатами, но и освободите свое время и ресурсы, которые часто дороже любых денег.
Новая система автоматизации призвана удовлетворять потребности клиентов, сотрудников, руководства, а также положительно влиять на общий имидж организации и корпоративную дисциплину.
Каковы же реальные плюсы автоматизации бизнес-процессов?
Для компании/предприятия в целом:
- увеличение скорости обработки информации,
- увеличение прозрачности бизнеса,
- повышение технологичности бизнеса,
- согласование действий персонала,
- контроль над объемами информации,
- автоматизация ручного труда,
- сокращение ошибок,
- контроль доступа и распределение прав пользователей,
- расширение клиентской базы,
- повышение лояльности клиентов,
- качественная отчетность,
- автоматическое пополнение товарных запасов.
Для руководителя:
- богатый материал для анализа бизнес-процессов,
- различные аналитические отчеты,
- мощный инструмент для управления бизнесом и принятия решений.
Руководство и администрация получают возможность совместить график динамики продаж с графиком внешних параметров (например, с экономической ситуацией в регионе или стране). Благодаря автоматизации бизнес-процессов можно легко понять, какая продукция находится в тренде, а какая не пользуется спросом. Исходя из этого, принимаются решения, как можно изменить или улучшить ассортимент.
Зачем нужна автоматизация на простых примерах. Плюсы автоматизации для малого бизнеса
Многие компании, особенно небольшие, проводят автоматизацию постепенно, начиная с отдельных участков бизнес-процессов. Как правило, в первую очередь автоматизируются бухгалтерский и налоговый учет, движение товаров, расчет заработной платы, кадровый учет.
Что еще нужно знать для успешного внедрения?
Перед началом автоматизации необходимо четко сформулировать набор требований к новой системе. Для этого рекомендуется определить:
- список бизнес-процессов, которые предстоит автоматизировать,
- информационные объекты, которые должны содержать система,
- алгоритмы действий системы,
- формируемые отчеты.
Как понять, какой именно процесс нужно автоматизировать в первую очередь?
Специалисты советуют руководителям предприятий/организаций проанализировать и понять, что конкретно их не устраивает в текущей работе. Ответы могут быть различными: оперативность, качество, стоимость, точность. Исходя из суммы ответов, принимается решение о выборе автоматизированных систем. Для получения авторитетного экспертного мнения еще до этапа принятия решения в организацию часто приглашаются профессиональные сотрудники сторонней IT-компании, чья специализация связана непосредственно с автоматизацией. Так руководству удается избежать многих ошибок, которые могут быть допущены на этапе планирования, а также затрат на неудачное внедрение.
5 ошибок автоматизации бизнес-процессов
Какую программу выбрать?
Предпочтение обычно отдают системе, которая соответствует задачам, стоящим перед организацией на сегодняшний день, а также способна в будущем «расти» вместе с компанией. Поэтому, чтобы принять окончательное решение о выборе программного продукта, руководство должно определиться с тем, какие перемены ожидают предприятие в ближайшие несколько лет. В условиях современных российских реалий, когда бизнес часто подвергается преобразованиям и реформам, наиболее оптимальными решениями являются гибкие (нетиповые) системы автоматизации, которые могут быть дописаны и изменены в соответствии с нуждами заказчика. Яркими примерами гибких систем являются программные продукты на базе «1С» (например, «ДАЛИОН» и «Трактиръ).
Как быстро сотрудники научатся работать в новой системе? На этапе автоматизации (в рамках внедрения) проводится обучение сотрудников компании/магазина/предприятия. По опыту специалистов ГК «СофтБаланс», среднее время обучения сотрудников работе в новой программе занимает от одного дня до недели, в зависимости от особенностей компании.
Магазин в компьютере
Идти в ногу со временем для современного торгового предприятия означает наличие электронной версии магазина в сети интернет. Автоматизировав бизнес-процессы, средствами программных продуктов вы сможете осуществлять выгрузку в мультимедийные каталоги, а также поддерживать работу Интернет-магазина, где у вас всегда будут актуальные цены и номенклатура товаров.
Вместо резюме
Средства автоматизации бизнес-процессов выводят отношения с покупателями на новый уровень; современные магазины предоставляют все более качественный сервис и оперативное обслуживание. Возможности автоматизации становятся все шире и разнообразнее с каждым годом, поэтому перспективы у этой сферы самые оптимистичные.
В заключение статьи хочется еще раз отметить основное назначение автоматизации.
Автоматизация бизнес-процессов предприятия дает мощные инструменты
- для управления предприятием,
- как средства для анализа и принятия решений,
- для хранения огромных объемов корпоративных данных и истории бизнеса,
- для поиска ответов на любые вопросы, касающиеся бизнес-процессов.
Источник: trade-drive.ru
Плюсы и минусы автоматизации вашего менеджмента
Речь идет об автоматизации системы управления в компании. Безусловно, процесс небыстрый, важный и достаточно сложный, имеющий свои плюсы, минусы и подводные камни, включающий помимо прочего решение об аутсорсинге для услуг автоматизации бизнеса. О неожиданных положительных и не совсем процессах автоматизации бизнеса расскажем сегодня в блоге.
ПЛЮСЫ АВТОМАТИЗАЦИИ
ЧЕТКАЯ СТРУКТУРА БИЗНЕСА
Даже если в вашем представлении бизнес это по умолчанию — строгая структурная схема, откуда абсолютно понятно, в каких взаимоотношениях находятся сотрудники и кто из них отвечает за тот или иной вопрос, на практике это совсем не так.
Для наведения порядка в компании начинать стоит именно с создания ее схемы и построения потока производства. Именно поэтому такая услуга автоматизации бизнеса идет одной из первых в списке предложений от сторонних компаний.
Подходящее решение: модуль «Оргсхема» от Октобит24
ЛИКВИДАЦИЯ «БЕЛЫХ ПЯТЕН»
Стоит призадуматься — и станет понятно, что не во всех подразделениях и не на всех постах ситуация абсолютно понятна владельцу бизнеса. Именно в таких слепых зонах чаще всего образуются узкие места. Поэтому автоматизация менеджмента проливает свет на темные места компании, выявляя проблемы еще на стадии формирования.
Подходящее решение: модули «Статитики», «ИЦО» от Октобит24
ПОВЫШЕНИЕ СКОРОСТИ КОММУНИКАЦИИ И ОБРАБОТКИ ДАННЫХ
Выстроенные цепочки бизнес-процессов, предварительно зафиксированные во внутренних документах — еще одна важная услуга автоматизации бизнеса. Благодаря этому этапу в компании создаются четкие алгоритмы действий на разные случаи, и информационные частицы начинают перемещаться между сотрудниками упорядоченно.
Повышение скорости обработки данных не означает запрета на общение между коллегами, как пугаются некоторые. Разработка алгоритмов помогает структурировать именно рабочую часть процессов.
Подходящее решение: модуль «ЗРС» от Октобит24
ИЗБАВЛЕНИЕ ОТ РУТИНЫ В ПОЛЬЗУ РОСТА
Не секрет, что завал из текущей работы создает удручающее настроение в среде сотрудников. Чтобы получать свежие идеи по улучшению работы компании, надо освободить их от унылой рутины, автоматизировав данные процессы.
Сбор отчетных данных для руководства, проверка их в один клик, легкий учет времени и обмен данными дадут дополнительное время на проработку вопросов развития и роста бизнеса.
Подходящее решение: модуль «Рабочий отчет» от Октобит24
МИНУСЫ АВТОМАТИЗАЦИИ
ТРУДНОСТИ ВНЕДРЕНИЯ
Шероховатости в процессе автоматизации бизнеса способны возникать как с технической, так и с человеческой стороны. Предварительно стоит провести аудит собственных мощностей и систем, а также подготовить технических специалистов к будущим изменениям.
ТЕКУЧКА КАДРОВ
Будьте готовы, что не все горячо деятельные сотрудники компании захотят выйти из слепых зон и показать свою настоящую загрузку. Конечно, текучка не будет глобальной, особенно если на стадии внедрения проводить встречи и обучение для персонала.
ВСПЛЫВАЮЩИЕ НЕДОЧЕТЫ И ПРОБЛЕМЫ
Кроме прозрачности бизнеса, будьте готовы и к неприятным открытиям: временные потери, неэффективность инструментов и подходов, управленческие огрехи разных масштабов. В данном случае всё найденное скорее нужно оценивать как точки роста компании.
УСЛУГИ АВТОМАТИЗАЦИИ БИЗНЕСА: КУДА ОБРАТИТЬСЯ
Рынок изобилует подобными предложениями от компаний разных масштабов. Вам с удовольствием предложат консультативную помощь с выездом и без, онлайн и офлайн работу с персоналом, проработку любых деталей: от внутренних регламентов до должностных инструкций и опросных листов.
Вопрос в том, насколько вы готовы отдать на аутсорс услуги автоматизации бизнеса и насколько вовлечены в процесс оцифровки СОБСТВЕННОЙ компании. В нашем опыте есть разные примеры сотрудничества с привлеченными консультантами от небольших проектов до внедрения важных.
Опираясь на это, мы думаем, что самый действенный способ внедрения автоматизации менеджмента компании состоит в максимальном вовлечении в процесс самих сотрудников. Чем больше инструментов и внутренней документации будет создано их руками, тем действеннее будет применение созданного.
Источник: spark.ru
Плюсы автоматизации документооборота и бизнес-процессов организации
Автоматизированный документооборот обеспечивает пакет дополнительных возможностей. Внедрение электронного документооборота позволяет ускорить выполнение задач, поставленных руководством. Также цифровая автоматизация документооборота максимально повышает экономическую эффективность.
Увеличение управленческой производительности
Автоматизация задач представляется долею цифровизации делопроизводства, служащему управлению документами. Внедренная автоматизация документооборота сильно воздействует на управленческую результативность.
Структуризация и цифровизация работы с документами дают руководителям:
- ускоренный доступ к сведениям, требующимся для исполнения управленческих решений, независимо от того, свежие ли эти сведения или уже пару лет лежат в архиве;
- полную видимость деятельности подопечных отделов и каждого работника по отдельности посредством контроля выполнения задач;
- оптимизацию деятельности подразделения за счет построения автоматизированных процессов;
- поручение заданий работникам с мониторингом и контролем исполнения;
- доступ к данным других отделов организации, информированность о работе других начальников;
- ускоренное создание отчетов, отображающих результативность деятельности для улучшений в будущем.
Отработанный цифровой документооборот приносит главам фирмы скорый путь к нужным для руководства данным, что воздействует на поспешность и свойство исполнения решений.
Консолидация документов организации и поиск
Система цифрового документооборота скапливает данные фирмы в едином хранилище, при этом источники из поступления:
- устройства работников;
- электронная почта;
- сканирующее устройство;
- интегрированные программы.
Дополнительно в СЭД предусмотрена интегрированная функция сетевого архива, разрешающая разделять документы на дела и тома, сберегать в организовываемой форме.
По данным в системе возможен полнотекстовый поиск, гарантирующий скорый доступ к нужным сведениям. Это воздействует на удобство извлечения информации руководителем: не нужно ожидать, пока отыщется дело трехлетней давности, которое неожиданно потребовалось для принятия заключения сегодня. Увеличенная скорость исполнения решений дает фирме действовать оперативнее. Это прямое воздействие на деятельность руководителя, частичное – на экономическую.
Управляющий дает задание одному работнику либо нескольким. Он устанавливает сроки, приставляет ответственных, которые будут подсоблять в проверке выполнения. Таким образом, гарантировано комфортное руководство подчиненными.
Источник: www.equipnet.ru
