Молодые люди часто думают, что очень перспективно начать карьеру рядом с серьезным специалистом. Однако работа ассистентом не так проста, как кажется. Это серьезное испытание на предмет профессионализма, умственных способностей, характера и состояния нервной системы. Чтобы помогать хорошему менеджеру или стоматологу, к примеру, необходим целый набор нестандартных навыков. Давайте обсудим, кому подойдет работа ассистентом.
Условия работы
Прежде чем принять решение, нужно понять, чем предстоит заниматься. Знаете, многие путают личного помощника с секретарем. Это разные должности. Работа ассистентом более обширна. Она затрагивает практически все сферы жизни начальника. Он может попросить (приказать), к примеру, купить подарок жене или ребенку. Причем не угодить — означает быть уволенным.
Личных ассистентов берут на работу только успешные люди. А им не хочется связываться с нерасторопными, непонятливыми, тупыми, неизобретательными лодырями. С такими помощниками бизнеса лишишься! Следовательно, чтобы справиться с обязанностями, нужно быстро учиться, наблюдая за патроном. Это общепринятое правило.
Потому на таковую должность с большим удовольствием приглашают молодежь. Их ум гибче, они быстрее усваивают информацию, способны выдать оригинальное решение. Ведь начальник только ставит задачу, и порой из разряда сумасбродных. А ассистент обязан ее решить в короткие сроки. Каким путем он пойдет, кого задействует, с кем станет договариваться – босса не интересует.
Причем работать на шефа придется в любое время суток. Те, кто побогаче, нанимают несколько помощников, распределяя их услуги по времени.
Личные качества ассистента
Сами понимаете, нагрузка серьезная. Нужно иметь хорошую физическую форму, чтобы быть постоянно в строю. Ассистент руководителя должен уметь ориентироваться в огромном объеме информации. Начальник не станет ждать, пока вы покопаетесь в интернете, ища необходимые сведения. Они должны быть в голове.
Конечно, не все сразу. Как правило, человеку дается время для того, чтобы он освоился, понял, в какой сфере работает босс, узнал его привычки и пристрастия. Но потом спрос будет строгим. Работа ассистентом – не сахар, а превосходная школа. Вы получаете массу сведений и навыков.
И что важно, этого никто не сможет отобрать после увольнения. Минимальные, стартовые личные качества:
- коммуникабельность;
- хорошая память и реакция;
- знание языков;
- умение пользоваться техническими новинками;
- аккуратность;
- исполнительность;
- изобретательность и креативность;
- преданность.
Остальное (а его много) приобретается в процессе работы. Следует еще иметь в виду, что руководитель предпочтет помощника, имеющего базовое образование, связанное с той сферой, в которой он сам работает. К примеру, работа «ассистент стоматолога» подойдет молодому человеку с медицинским дипломом. Ведь придется принимать самостоятельные решения относительно больных людей. Здесь нужны специальные знания.
Дополнительные навыки
Работа ассистентом зачастую связана с путешествиями, переговорами, общением. Приходится поддерживать контакты с персоналом фирмы и партнерами. Люди попадаются разные, со своими привычками и недостатками. Необходимо умение общаться. Придется сталкиваться с самыми разнообразными проблемами, грубостью, непонятливостью, ленью окружающих.
Все это придется преодолевать. Одних уговаривать, других ругать, на третьих давить. Все действия ассистента направлены на одну цель – выполнить задание как можно лучше. А для этого нужно быть чуть-чуть психологом, понимать окружающих, находить к ним подходы. Начальники очень любят креативных помощников.
Они сами добились успеха благодаря сочетанию ума, бесстрашия и изобретательности. Людей с такими качествами им хочется видеть рядом с собой.
Уровень профессионализма
Если считаете, что все вышеперечисленные качества у вас имеются, то давайте пройдемся по навыкам и умениям. Ассистенту приходится не только разговаривать, но и писать послания. Иной раз начальник поручает ему более серьёзную работу. К примеру, вычитать приготовленное письмо, статью, книгу. Нужна грамотность, практически идеальная.
Либо владение программным обеспечением, выполняющим эти функции. О необходимости компьютерной грамотности упоминать не станем. Это само собой разумеется. Нужно пользоваться всем стандартным набором программ и гаджетов. Кроме того, вероятно, начальник потребует изучить дополнительные, смотря какая вам подвернется работа.
Ассистент стоматолога, к примеру, должен будет заниматься регистрацией клиентов. Для этого существует специальная программа. Ее нужно будет освоить. О том, что придется писать кучу электронных писем, посылать факсы, писать в соцсетях, вы, скорее всего, и сами знаете.
Как устроиться ассистентом
Здесь не должно быть никаких проблем. Место ищите на досках объявлений. Пишите резюме и ждите приглашения на собеседование. Желательно узнать о будущем работодателе как можно больше. Во-первых, это необходимо, чтобы не стать жертвой мошенника. Во-вторых, поможет правильно вести себя при личной встрече. Не забудьте продумать наряд, когда станете собираться на собеседование.
Не используйте яркого макияжа, одежду подберите скромную, простую, но элегантную. Лишних элементов в туалете быть не должно. Если начальником будет дама, то одевайтесь неярко. Женщины-лидеры не терпят вызова в своем коллективе. Им достаточно борьбы с конкурентами.
Резюме ассистента
Таковой документ придется заполнять собственноручно. Обязательно следите за грамотностью. Резюме с ошибками сразу отправляется в корзину. На приличную должность вас не возьмут. Персональные данные обычно не вызывают вопросов. Пишите о том, как вас зовут (полностью), дату рождения, название вуза и специальность согласно диплому. Спотыкаются соискатели на своих характеристиках.
А на самом деле там не нужно писать сочинения на свободную тему. Укажите, что вы энергичны, работоспособны, изобретательны, организованы, требовательны к себе. Еще напишите, что способны как подчиняться, так и проявлять разумную инициативу. Никогда не лгите в резюме! Если не обладаете каким-либо качеством, не указывайте его.
При заполнении анкеты следует учитывать сферу деятельности, в которой придется работать. К примеру, ассистент менеджера должен ориентироваться в бизнесе. Если нет знаний в этой области, то не претендуйте на должность, не справитесь. Секретарь-ассистент обязан разбираться в делопроизводстве. Не знаете, что это такое?
Не беда, научитесь. Вот такие тонкости существуют.
Рекомендации соискателям
Нужно понимать, что каждый ваш шаг в новой организации отслеживается. Это своеобразный тест-экзамен. Написание резюме — не первое задание этого испытания. Сначала посмотрят на умение общаться.
Как вы будете вести себя, когда придете в организацию, сумеете ли наладить контакт с охранником, найти нужный кабинет, сориентируетесь ли среди других претендентов – все это в хорошей компании принимается во внимание. Что делать? Держитесь уверенно, но скромно. Демонстрируйте лояльность, но не уступайте. Настаивайте на своем, но не прибегайте к грубости.
Ищите оригинальные решения, говорите прямо, но сдержанно. И обратите внимание на осанку. Она говорит о человеке больше, чем длиннющая анкета.
Виды ассистентов
Руководителям требуется помощь в разнообразных областях. Не у всех есть возможность нанимать толпы сотрудников. Потому секретарь-ассистент выполняет функции нескольких специалистов. Для большинства других работников компании он является начальником. Если передает какое-либо задание, то его следует выполнять незамедлительно. Личному помощнику руководителя нельзя отказать.
Это, кстати, немного расслабляет последнего. Некоторые пользуются таковой властью в личных целях. Не стоит этого делать. Руководитель избавится от вас тут же, как только узнает. Помощник-ассистент выполняет часть работы своего босса.
К примеру, бизнесмен поручает ему сделать подборку биржевых курсов или информации о конкурентах. Некоторые ассистенты занимаются исключительно корреспонденцией. Другие – личными делами патронов. О сферах деятельности стоит узнавать заранее, чтобы не столкнуться с невыполнимыми задачами.
Заключение
Работа ассистента – прекрасная школа. Это старт для талантливого человека и страшная нагрузка для того, кто не стремится к самореализации. На такой должности не трудятся всю жизнь. Либо человек вырастает сам в руководителя и нанимает со временем себе ассистента, либо сдается и ищет более простую работу. Но попробовать свои силы все равно стоит.
Эта должность поможет понять, чего вы стоите, к чему готовы на настоящий момент. А полученные знания и навыки станут основой для карьерного и профессионального роста в той сфере, где желаете трудиться. Удачи!
Источник: fb.ru
Почему хотите работать бизнес ассистентом
Мой опыт включает в себя достаточно продолжительный период работы персональным ассистентом. Хочу рассказать вам об этой профессии, руководителях, с которыми приходилось сталкиваться. И, конечно же, будет круто, если кто-то поделится своим опытом.
Дисклеймер: Хочу сразу оговориться, что рассказываю о своем личном опыте, не претендую на истину в последней инстанции. Так как работа PA (personal assistant) целиком и полностью зависит от стиля и характера руководителя, этот опыт будет полностью индивидуальным и спорить здесь, на мой взгляд, странно.
После окончания института, обстоятельства сложились таким образом, что я начала работать ассистентом отдела в одной, большой и известной сетевой ресторанной компании. И, хоть я и называлась «ассистентом отдела», по факту я подчинялась и выполняла поручения Директора отдела закупок.
В мои обязанности входило: планирование дня руководителя, организация встреч, согласование договоров, документов, оформление командировок (поиск и бронирование билетов и отелей, отчетность), административные закупки (канцелярия, кофе-чай), организация официальных и неофициальных мероприятий отдела. Также, со временем, мой руководитель стал поручать мне более серьезные вещи: подготовку презентаций на заданную тему, работа с маркетинговыми поступлениями от поставщиков.
Так, мне приходилось ежедневно оббегать множество отделов, чтобы согласовать документацию, сдать отчеты, встретить поставщиков с образцами продукции и т.д. Люди в компании были самые разные — кто-то доброжелательно помогал поскорее решить твой вопрос, кто-то не очень. Тяжело бывало с бухгалтерией, так как бухгалтер, отвечающий за отчеты по командировками (которых в моем отделе было много), была очень щепитильной тетушкой, и, иногда мне приходилось приносить один и тот же отчет по пятьдесят раз, потому что каждый раз, она находила что-то, что не соответствовало правилам. Хотя, казалось бы, я проверила все «от и до» несколько раз! Я понимаю, что в бухгалтерии все должно быть «чин-чинарем», что это нормы законодательства и т.д., но так как я выступала посредником между ней и сотрудниками, для которых, собственно, эти отчеты делались, вина в том, что не хватает каких-то бумажек, была не всегда моя.
В моем отделе, в основном, были приятные люди, но, иногда случались и конфликты. Это, конечно, зачастую зависит от темперамента и настроения каждого определенного сотрудника, но качество, которое безусловно необходимо персональному ассистенту — это гибкость и «умение сглаживать острые углы».
Мне очень нравилась моя работа: приходилось контактировать с большим количеством людей в компании, со всеми сотрудниками отдела, что мне, как коммуникабельному человеку очень подходило. Также, поскольку отдел закупок работал в тесном контакте с отделом проработок, у нас часто устраивались проработки меню для ресторанов, и мы первыми тестировали блюда, которые придумывали бренд-шеф повара.
Мой руководитель — был и остается на моей памяти, до сих пор, одним из самых адекватных и грамотных. Благодаря ему (и своим навыкам, конечно), пара людей, будучи ассистентами, с его подачи, «доросли «до менеджеров по закупкам, что было очень круто, так как зарплата у менеджеров, была в два раза больше (тогда это были очень хорошие деньги). Он был очень ориентирован на то, чтобы развивать людей. Через несколько месяцев на тет-а-тет с ним, он поделился своими наблюдениями о том, что я — достойный кандидат на промоушен, что хорошо справляюсь со своими обязанностями. Но, к сожалению, этого не произошло, так как он принял решение покинуть компанию. Вслед за ним ушла и я.
Следующим моим местом работы была компания — дистрибьютор алкогольной продукции. Я пришла на должность ассистента Генерального директора. На собеседовании я сразу обозначила, что в будущем вижу себя в каком-нибудь отделе, конкретно: в закупках или маркетинге.
Мое данное утверждение стало решающим, так как, по заверению руководителя, именно помощника по двум данным направлениям, он себе и подбирал. Помимо этого, нужно было знать английский язык. С этим у меня всегда было средне, но меня все равно взяли. Как выяснилось в последствии, не последнюю роль сыграла и моя внешность — искали приятную девочку. И хотя я считаю, что профессиональные навыки всегда важнее, признаться честно, я ни разу не встречала откровенно несимпатичных персональных ассистентов, и лично в моем случае, дважды вы жизни, моя внешность сыграла значительную роль.
В отличие от предыдущего места работы, здесь было откровенно скучно. Мой руководитель был, если так можно сказать, «советской закалки», и все встречи у него проходили на дружеских началах с сотрудниками. То есть, любой человек мог прийти к нему в любой момент, без назначения в календаре, чтобы обсудить любой вопрос. Помимо прочего, он был практикующим врачом и периодически люди приходили к нему за профессиональным «видением». Вся моя функция сводилась к тому, чтобы приносить ему на подпись документы.
Также в компании был человек-учредитель, — владелец бизнеса. И вот у него были самые разнообразные просьбы: полностью спланировать отпуск, положить деньги на его счет, собрать документы для смены загранпаспорта его дочери и т.д. Больше всего меня напрягало общение с ним, так как было всегда «не вовремя». Я понимаю, что с моей позиции, возможно, неправильно так говорить, но человек и правда был крайне дотошный и неприятный. Чувствовала себя его «слугой», так как обращение и просьбы именно так и подавались.
Иногда я выпрашивала какую-то интересную работу для себя у своего руководителя. Так, например, он поручил мне составить сложный отчет по импорту наших конкурентов. Крайне редко я делала презентации. Переводила маркетинговые тексты от поставщиков из отдела ВЭД (с русского на английский, и обратно). Но, в основном, честно говоря, я «просиживала штаны».
Тогда я решила, что буду проводить время с пользой для себя. Занималась английским. Читала книги. Прочла много классики в то время 🙂 Меня дико мучила совесть, так как мне иногда казалось, что деньги я получаю просто так, и я чувствовала в себе потенциал делать больше и лучше, но работы просто не было, а я не обладала свободой действий, чтобы давать себе задания самой.
Хотя и такое случалось. Например, я проанализировала расходы на службу доставки, работающей в этой компании, провела маркетинг по рынку и нашла более выгодного поставщика, тем самым, сэкономив на услугах 100 000 рублей ежегодно. Да, это небольшой профит, но могла бы и этого не делать — никто не просил.
И тут — как гром среди ясного неба, мой руководитель объявляет, что уходит в отставку (после 20 лет работы в Компании). С этого момента я активно начинаю искать работу — мне было разрешено практически вообще не появляться). Но работу (точнее достойную альтернативу должности персонального ассистента) мне, к сожалению, найти в тот период, так и не удалось.
На смену моему руководителю приходит новый. И это стало настоящим ужасом моей жизни!
Новый руководитель (назову его Леонид Игоревич) считал себя очень большой шишкой, и с момента его прихода, я вкусила все «радости и горести» настоящего персонального ассистента. Мне кажется, что так как работала я в то время, работают чуть ли не ассистенты Голливудских звезд.
К моменту прихода ЛИ на работу, я должна была надавить ему апельсиновый фреш (апельсины всегда должны были быть в наличии, и это была моя проблема, как я их покупаю и приношу на работу), и сделать свежесваренный кофе.
Потом мы устраивали пятиминутку, где я рассказывала ему о его распорядке дня. Кстати, в этой компании совершенно не привыкли к такому — все по старинке ходили к нему, без назначения в аутлуке, по своим вопросам, и, если им удавалось пройти прежде, чем я их остановлю — я получала большой «втык». Это было категорически запрещено — к нему можно было попасть только по предварительной записи и согласованию со мной. Обо всех документах, которые я подавала ему на подпись, я должна была полностью знать все — и отвечать на все вопросы по ним. Иногда, организация встреч доводила меня до исступления — никто не приходил вовремя (так как раньше такой строгости никогда не было).
Помимо прочего, он полностью переделал себе кабинет — брезгливо выкинув все, что было использовано до него. В переделку стены была включена отделка стены дощечками от ящиков нашей продукции. Все это было на мне. На самом деле, от его манер и замашек были в шоке все: от сотрудников до учредителя.
Но первые боялись возникать, а вторые считали, что все это будет помогать ЛИ работать эффективно. А на самом деле, компания до ЛИ была такая простая, можно сказать, семейная. ЛИ привнес в нее понты и ненужный фарс.
Компания разделилась на два лагеря: те, кто нравился ЛИ и те, кого он хотел «слить». Естественно, делал это он моими руками. Я выслеживала косяки и опоздания данных сотрудников, и докладывала ему. Это было сильное противоречие моим внутренним принципам, но у меня не было выбора. Многие меня невзлюбили, так как приходилось плести «подковерные игры».
Но ЛИ мне так и говорил, не стесняясь: «сплетни и грязь — это твое дело».
Помимо прочего, я закупала ему полезные перекусы, отвозила машину на ТО и вещи в химчистку. Но на самом деле, несмотря на все «прислуживание», мне нравилась динамика и активная деятельность, которая была в тот период. Но, в конце концов, ЛИ уже стал совсем перегибать палку.
Так, в конце нашего сотрудничества, он уже не стесняясь бросал мне фразы: «Ты что, тупая?» (когда я что-то не понимала с первого раза), и это уже было выше моих сил, поэтому я ушла. Кстати, я предприняла немало попыток в этой компании продвинуться в отдел маркетинга, но ЛИ по каким-то причинам, так и не позволил мне этого сделать. Справедливости ради, его выгнали с позором через некоторое время и попросили вернуться первого Гендира, с которым работала я, когда только пришла в Компанию.
И заключительным моим руководителем, у которого я была личным ассистентом, стал американец Дэвид, когда я работала в известной некоммерческой организации.
На самом деле, пальму первенства «самодура моей жизни» делят мужду собой Дэвид и Леонид Игоревич. Я, в итоге, не поняла, кто из них был для меня хуже. И, если, с предыдущем у нас хотя бы был общий язык и менталитет, то здесь — пропасть. Воистину, американцы улыбаются в свои «32 зуба», а думают совсем другое и готовы стереть всех в порошок раде своей цели (часто — тупо ради денег). Дэвид относится к тем личностям, которые вытрясут из тебя душу, чтобы получить свое.
Так как пост получился длинным, расскажу всего один случай. Однажды, в очередной командировке, Дэвид забыл свои какие-то важные документы, и поручил мне, чтобы я связалась с отелем, и попросила переслать их в Россию службой DHL. Девушка из отеля, видимо, чего-то недопоняла, хотя я несколько раз просила отправить ДХЛ, и как можно скорее.
Вопреки моим просьбам, она отправила посылку American Post. И, как оказалось, хуже нашей госпочты, почты есть! Каждый день, по моему приходу на работу, Дэвид терроризировал меня насчет посылки, изводил, кричал и топал ногами, поясняя, что эти документы очень важны для него, доводя меня до слез и истерики. В итоге, он отправил меня со своим водителем на почту и сказал, чтобы я не возвращалась без них. Так, два своих рабочих дня я провела на почте в Подмосковье, тупо ожидая, когда придет конверт.
В благодарность позже, я получила цветы с открыткой (которые Дэвид оставил на моем рабочем месте). Да, было очень приятно, хоть он и не извинился за свою импульсивность лично (а оскорблял он меня, естественно, на глазах у всех). Вобщем, у меня остался конкретный осадочек от работы в том месте, хоть мне и крупно повезло, и я ушла из компании максимально выгодно для себя.
Несмотря на такой разный опыт и таких руководителей, ни в коем случае не говорю, что эта профессия — на 100% плохая. На самом деле, я встречала разных ассистентов: спокойных и эмоциональных, быстро-соображающих и постоянно-косячивших. Совсем молодых девчонок, и женщин за 40. С одной стороны, мне кажется, эта работа прекрасно подойдет тем, кто начинает карьеру, а, с другой стороны, мой личный пример и пример сотен других доказывает, что вырваться из этого порочного круга ассистенства очень непросто, и во многом зависит от желания и взглядов данного конкретного руководителя.
Знаю примеры и тех, кому повезло. Это были талантливые PA, и они работали ассистентами очень и очень продолжительное время. Также знаю девушку, которая так не смогла перестроиться и работать полноценным менеджером, так как очень привыкла к исполнительности и ждала, когда ей скажут что делать. И действительно, работая PA очень привыкаешь к тому, что тебе всегда говорят, что нужно делать и, со временем, можно совсем перестать проявлять инициативу, и не научиться принимать самостоятельные решения.
Однако, несмотря на существенные недостатки, компания, которая может позволить себе персональных ассистентов, обычно не скупится на их оплату. Везде, где я работала личным помощником, я очень неплохо зарабатывала.
А перестать надеятся на то, что я когда-то встречу «своего» руководителя и смогу продвинуться в отдел мне помогло новое образование и желание работать в маркетинге. Но это совсем другая история .
Спасибо всем, кто дочитал мой длинно-пост! Желаю всем легкой недели! 🙂
Источник: spletnik.ru
