Тайм менеджмент или умение эффективно распоряжаться своим временем является одним из самых важных навыков в жизни человека. Навыки тайм менеджмента критично важны для многих сфер бизнеса, поэтому работодатели уделяют большое внимание их оценке у соискателей при приеме на работу. В этой статье мы рассмотрим эффективные принципы тайм менеджмента, способы их развития и методы их оценки со стороны работодателей.
Статья будет полезна как соискателям, которые готовятся к отбору при приеме на работу, так и работодателям, которым надо оценить эту компетенцию у кандидатов.
Вы, возможно, задавались вопросом, как некоторые коллеги могут целую вечность болтать с другими, выпивая бесконечные чашки кофе, и при этом успевать выполнять всю свою работу, в то время как вы носитесь весь день без минуты отдыха, пытаясь справиться со своими делами. Ответ обычно заключается в том, что они умеют эффективно управлять своим временем.
Навыки тайм-менеджмента – это умение работать быстро, продуктивно и эффективно.
Тайм менеджмент и личная эффективность для руководителя в бизнесе — личная эффективность в бизнесе.
Это приобретаемые навыки, которые можно использовать в любом деле. Работодатели стремятся нанимать кандидатов, которые могут эффективно управлять своим временем, потому что они выполняют работу с высоким качеством и укладываются в сроки.
Что такое навыки тайм-менеджмента?
Тайм-менеджмент — это понимание того, что и когда нужно делать.
Навыки тайм-менеджмента — это универсальное описание, которое охватывает целый ряд способностей, включая организационные навыки, способность делегировать и расставлять приоритеты в рабочих нагрузках, многозадачность и решение проблем, а также принятие решений.
Учитывая множество различных аспектов навыков тайм-менеджмента, легко понять, почему работодатели стремятся работать с теми, кто обладает этими навыками – ведь это эффективные и результативные работники.
Какие сферы бизнеса требуют навыков тайм-менеджмента?
Хотя тайм-менеджмент необходим почти на каждом рабочем месте, многие профессии критично зависимы от соблюдения принципов тайм-менеджмента.
В первую очередь, это медицина – от того, успевают ли медсестры и врачи вовремя оказать квалифицированную помощь, зависят жизни людей. Особенно важно это для военной медицины и скорой помощи, где счет идет на секунды.
В профессиональных услугах, таких как юриспруденция или бухгалтерский учет, где часто необходимо выставлять счета по часам, специалистам необходимо вести четкий учет, какая работа выполняется в течение каждого часа. Точно так же для управления проектами или управления учетными записями, где критично важно своевременное/бюджетное выполнение проектов или кампаний, тайм менеджмент у сотрудников абсолютно необходим. В такой работе нужны люди, которые могут работать в режиме многозадачности и жонглировать различными элементами, ничего не забывать и везде успевать.
Тайм-менеджмент — это еще и умение эффективно организовать чужое время. Такие роли, как секретари и помощники по административным вопросам, требуют сильных навыков тайм-менеджмента, потому что работа заключается в управлении чужим временем – часто очень дорогостоящим. Например, представьте стоимость рабочего времени топ-менеджеров Газпрома, Роснефти, Росатома или высших федеральных чиновников. Их время расписано не по минутам, а по секундам – и это нисколько не преувеличение. И представьте ответственность, которая лежит на их секретарях и помощниках – стоимость их ошибки будет очень высокой.
7 золотых правил тайм менеджмента и личной эффективности для руководителя в бизнесе
Почему навыки тайм-менеджмента важны для любого человека?
Как кандидат, вы должны быть в состоянии продемонстрировать вашу способность эффективно управлять своим временем. По смыслу, навыки тайм-менеджмента помогают определить конкретные действия, необходимые для достижения выбранной цели для любого человека и любого проекта.
На рабочем месте тайм менеджмент заключается в эффективной организации рабочей нагрузки — обычно с помощью списков дел или планов работы. Речь идет о знании того, как расставлять приоритеты в своих задачах, и о том, как и когда делегировать их другим.
Если вы умеете эффективно управлять своим временем, вы сможете быстро выполнять задачи и снизите воздействие стресса.
А если у вас плохо с навыками управления временем, вы обнаружите, что выполнение задач занимает гораздо больше времени, чем предполагалось. В результате вы можете не уложиться в сроки или вам придется работать сверхурочно, чтобы завершить работу. Качество вашей работы может снизиться, или вы можете не знать, как расставить приоритеты для выполнения задач. Все это может вести к тому, что на фоне других коллег вы будете смотреться неэффективным сотрудником, и это может иметь печальные последствия.
Техники тайм менеджмента на работе
Существуют различные инструменты и техники, которые вы можете использовать на рабочем месте, чтобы улучшить свои навыки управления временем.
Самый простой и наглядный способ — матрица Эйзенхауэра также известная как матрица приоритетов. Она позволяет визуализировать задачи, требующие приоритета. Например, ниже мы приведем такую матрицу для офисного работника – координатора проекта.
Как видно из примера, матрица Эйзенхауэра разбивает ваши ежедневные задачи на срочные/важные задачи. Это позволяет вам определить, какими должны быть ваши приоритеты. Вы можете разбить эти цели на отдельные шаги, которые позволят вам увидеть, что вам нужно сделать для достижения этих целей. Работники с развитыми навыками тайм-менеджмента, как правило, составляют подробные списки дел, чтобы расставить приоритеты задач.
Многозадачность на рабочем месте также является ключевым элементом эффективного тайм-менеджмента. Маловероятно, что вы будете работать только над одной задачей за раз, поэтому вам нужно найти стратегии, которые позволят вам работать над разными задачами одновременно.
Принципы тайм менеджмента в работе
Тайм-менеджмент — это компетенция, которая включает в себя широкий спектр навыков и принципов. Мы выделили 10 основных:
Принятие решений
Грамотное управление временем позволяет принимать эффективные решения. Это потому, что вы можете видеть, что нужно сделать и когда.
Делегирование
Частью тайм-менеджмента является знание того, что вы можете сделать. Если вы знаете, что задачи нужно выполнять, но у вас нет времени на их выполнение самостоятельно, вы можете делегировать их другим. Это одна из важнейших компетенций любого руководителя, и она всегда оценивается в ходе тестов и собеседований при приеме на работу и в конкурсе «Лидеры России».
Фокус на важном
Легко начать сначала с приятных задач, но это не всегда самые важные или срочные дела.
Ваши навыки тайм-менеджмента должны позволить вам сосредоточить свое внимание на приоритетах, не отвлекаясь на второстепенное, пока не выполнено основное.
Постановка целей
Ваш тайм-менеджмент заключается в постановке целей и понимании того, что вам нужно делать.
Это могут быть краткосрочные или долгосрочные цели. Было бы полезно, если бы вы подумали о том, что достижимо и реалистично.
Для этого полезно следовать схеме SMART для постановки целей — каждая цель должна быть:
- Specific — точная
- Measurable — измеримая
- Achievable — достижимая
- Realistic — реалистичная
- Time-bound – ограниченная сроками
Организация и планирование
Навыки управления временем заключаются в том, чтобы быть организованным и использовать методы тщательного планирования для планирования ваших задач. Это дает вам четкое представление о том, что вам нужно сделать и почему.
Организация — это создание решения, которое позволит вам работать эффективно, иметь чистый и опрятный стол, логичную систему хранения документов или знать, как тщательно планировать свои встречи.
Приоритизация
Как мы уже говорили выше, знание того, как расставить приоритеты в своей рабочей нагрузке, является признаком того, что вы можете хорошо управлять своим временем.
Вам нужно уметь определять, какие задачи являются срочными, важными или трудоемкими, и выделять достаточно времени для их выполнения.
Решение проблем
Если вы умеете находить решения разных рабочих проблем, то, скорее всего, вы уже сильны и в тайм-менеджменте.
Это потому, что вы можете определить решения, которые позволят вам преодолеть любые проблемы и поддерживать проекты в нужном русле.
Планирование
Проверка, что вы выделяете достаточно времени для задач и встреч — хороший признак эффективного тайм-менеджмента.
Когда вы встречаетесь с кем-то, вы должны предвидеть, сколько времени может занять разговор, и предусмотреть достаточно времени, чтобы вы не отставали от графика.
Стратегическое мышление
Можете ли вы видеть более широкую картину? Можете ли вы установить, почему определенные задачи должны быть приоритетными и как это связано с вашей общей бизнес-стратегией?
Знание того, что важно для итогового результата, может помочь вам определить ключевые приоритеты. Тайм менеджмент может быть и в масштабе года или десятилетия – он того он не перестает быть важным и актуальным.
Управление стрессом и рабочей нагрузкой
Грамотный тайм-менеджмент позволяет эффективно справляться со стрессом. Если вы не перегружены работой, вы можете быть гораздо более спокойным человеком и наслаждаться лучшим балансом между работой и личной жизнью.
Те, у кого плохие навыки тайм-менеджмента, гораздо чаще вынуждены работать сверхурочно и страдать от последствий эмоционального выгорания.
Как работодатели оценивают навыки тайм менеджмента у кандидатов и сотрудников
Как мы писали выше, работодатели уделяют большое внимание отбору кандидатов с уже развитыми навыками управления временем. Основные способы оценки – личностные и ситуационные тесты и собеседование. Кандидаты, которые показывают низкие результаты на тестированию по тайм менеджменту обычно сразу отсеиваются и даже не доходят до собеседования.
Приведем пару примеров тестов на тайм менеджмент. Это ситуационные тесты для офисного персонала.
Пример 1
Правильный ответ и объяснение
Пример 2
Правильный ответ и объяснение
Вопросы собеседования на оценку навыком тайм менеджмента обычно включают в себя поведенческие вопросы. То есть вопросы, в которых от вас потребуется привести примеры того, как вы действовали в той или иной ситуации. Например:
- Расскажите, как вы действовали в ситуации нехватки времени, когда надо было решить много важных задач.
- Расскажите о вашем опыте доведения проектов до завершения.
- Бывали ли у вас случаи, когда вы опаздывали со сдачей проектов?
- Что вы делали, когда вы опаздывали?
- Что вы делали, когда вы опаздывали сделать то, что обещали своему руководителю?
- Вам нужно сделать очень много задач сегодня, (приводится список задач), что вы сделаете в первую очередь? А что затем?
Вопросы тестов и собеседований на тайм менеджмент могут быть разнообразны, но, если вы уже обладаете развитыми навыками управления временем, то они не составят для вас затруднений.
Как улучшить свои навыки тайм-менеджмента
Хорошие навыки тайм-менеджмента могут быть наработаны за довольно быстрое время при внимании к ним. Мы убеждены, что это того стоит – если вам часто не хватает ни на что времени, то изучите наши рекомендации ниже, и вы скоро улучшите качество своей жизни.
Ставьте достижимые и реалистичные цели
Одна из самых простых стратегий — понять, как ставить цели.
Разбейте свои задачи на управляемые части — некоторые планы могут быть краткосрочными; другие могут быть более долгосрочными. Ваши цели могут быть проектными или личными.
Если вы хотите продвинуться по карьерной лестнице, долгосрочной целью может стать переход на более высокую должность.
Если вы разобьете это на управляемые краткосрочные цели, вам, возможно, придется инвестировать в новые возможности обучения, чтобы повысить свою квалификацию или потратить время на обновление своего резюме.
Подумайте о способах, как управлять своим временем
Если вы постоянно участвуете в собраниях или отвечаете на электронные письма/телефонные звонки, у вас может быстро не хватить времени для выполнения другой работы.
Вы можете использовать функцию «Не беспокоить» на своем телефоне или электронной почте, чтобы у вас было достаточно времени для работы над приоритетными задачами.
Еще один навык — знать, когда вам нужно посетить собрание. Если вы ожидаете длительного обсуждения, которое повлияет на вашу способность выполнять свою работу, почему бы не оценить, сможете ли вы участвовать только в течение короткого периода времени? Вы можете спросить, можете ли вы покинуть встречу в подходящий момент, освобождая вас для продолжения работы.
Научитесь расставлять приоритеты
Расстановка приоритетов требует оценки, что нужно делать в первую очередь. Это навык, который развивается с опытом и практикой новой деятельности.
Вы можете работать с руководителем или опытным коллегой, чтобы определить приоритеты. Или вы могли бы найти способы делегировать задачи другим — возможно, коллегам или даже передать их на аутсорсинг сторонним подрядчикам.
Здесь могут быть эффективны списки дел и рабочие планы. Чем полнее список, тем легче узнать свои пределы того, что вы можете или не можете делать.
Тайм-менеджмент: выводы
Навыки тайм-менеджмента охватывают множество различных навыков. Поэтому вам нужно четко понимать, как они все сочетаются друг с другом.
При написании резюме или сопроводительного письма вам необходимо обратить внимание рекрутера на ваши навыки тайм-менеджмента, но важно привести практические примеры того, когда и где они использовались. Особенно важно это для работы секретарей и ассистентов важных лиц.
Тайм-менеджмент заключается не в том, чтобы показать работодателю, что вы готовы работать сверхурочно, чтобы добиться цели, а в том, чтобы продемонстрировать примеры того, как вы выполнили задачи или цели в отведенные промежутки времени.
Помните, что тайм-менеджмент — это навык, которому можно научиться и который можно улучшить. Всегда будут области для улучшения, и чем больше у вас будет практики, тем лучше станут ваши навыки тайм-менеджмента.
Если вы хотите посмотреть примеры тестов на тайм менеджмент, то приглашаем зайти на наш сайт. На HRLider мы подобрали для вас крупнейшую русскоязычную базу тестов при приеме на работу. Наши тесты помогут вам, если вы соискатель и готовитесь к тестированию, и, если вы представитель работодателя и вам нужно провести тестирование кандидатов. Начните с бесплатного демо-доступа по кнопке Попробовать бесплатно ниже или свяжитесь с нами при любых вопросах.
Если вы представитель работодателя, то с нами вы сможете провести оценку компетенций и интеллектуальных способностей кандидатов. Платформа тестирования персонала EMPLOYER.HRLIDER создана, чтобы помочь вам проводить эффективную и быструю оценку персонала и кандидатов на работу в вашу компанию. Наши преимущества – простота использования, доступность (средняя стоимость одного тестирования – 80 рублей) и надежность результатов. Позвоните нам для консультации 8800-250-2406 или начните работу на EMPLOYER.HRLIDER прямо сейчас!
Тайм-менеджмент является одной из нескольких ключевых компетенций, которые оцениваются работодателями. Читайте больше о них в наших статьях:
Источник: hrlider.ru
Что такое тайм-менеджмент и зачем он нам нужен?
Сегодня мы привычно употребляем множество слов, которых еще недавно в русском языке не было, – бизнес, менеджер, холдинг, банк, нейминг, оффшор, кредит. Теперь все понимают, что эти слова значат и зачем нужно то, что они обозначают. Однако наша жизнь продолжает ставить перед нами новые, все более сложные задачи. И в нашем лексиконе появляются новые понятия, новые слова.
Тайм-менеджмент – это сравнительно новое явление в нашей жизни. Для кого-то это очередное западное слово, обозначающее то ли модное хобби, то ли еженедельный визит к психоаналитику. Однако, на самом деле, число деловых людей, использующих опыт и практические наработки тайм-менеджмента в своей повседневной деловой жизни, стремительно растет.
Итак, что же такое тайм-менеджмент? Как ясно из названия, это специальная дисциплина, помогающая нам управлять своим временем («тайм» – время, «менеджмент» – управление). Как и многие элементы развивающейся российской управленческой культуры, она пришла к нам из Америки. Ее создание в известной мере приписывается Бенджамину Франклину, отцу-основателю Соединенных Штатов (он изображен на стодолларовой купюре). Неужели мы без тайм-менеджера со своим собственным временем не управимся, мог бы удивиться скептик? Управимся, конечно, но…
Сегодняшний средний россиянин, желая получить хорошо оплачиваемую, квалифицированную работу с перспективами роста, в 6 из 10 случаев становится менеджером, «управленцем» разных уровней. Профессионалы этой категории стабильно востребованы на рынке труда, мобильны, не зависят от своей отрасли и рабочей среды. Фактически т.н. «менеджер среднего звена» давно стал популярной социальной фигурой – ему даже посвящают песни. Кроме того, независимо от своей официальной профессии, менеджерами работают многие люди – разных возрастов и образования.
Время, в котором мы живем, особенно безжалостно к нашему единственному невосполнимому ресурсу – времени. Оно тратится на работу, социальные движения, интересы – на все. Человек, попавший в жесткие тиски современной городской индустрии – директор, предприниматель, артист, бухгалтер, шофер – рано или поздно оказывается в ситуации, когда рабочий день занимает до 12–16 часов в сутки. И при этом реальная производительность (количество «свежих» решений, качество продукции) неуклонно снижается, а с ними – и прибыли предприятия, и возможность карьерного роста.
Следует понимать, что ситуации такого рода не «необходимое зло», не «дань прогрессу». Это, в большинстве случаев, нежелание понимать свои реальные возможности и нужды, практическое неумение управлять своим временем, неготовность рассматривать самого себя как производственный ресурс предприятия – вроде сырья или налаженного технологического процесса.
Помочь в такой ситуации и призван тайм-менеджмент. Это современная, многопрофильная практическая дисциплина. Тайм-менеджмент способен не только бороться с управленческим трудоголизмом – он поможет любому выработать уникальные приемы самоорганизации, свой особый рабочий ритм. Специалисты-тайм-менеджеры сегодня работают как консультанты на крупных и малых предприятиях, эффективно решая проблемы, которые ранее считались следствием «человеческого фактора», а значит – практически нерешаемыми.
Понимание основ тайм-менеджмента поможет по-другому взглянуть на себя не только деловому человеку, но и обычному среднестатистическому гражданину, желающему добиться чего-то нового, очертить для себя другие горизонты.
Источник: delovoymir.biz
Почему тайм-менеджмент так важен?
Причин, по которым человек может заинтересоваться тайм-менеджментом много. Тем удивительнее, что даже банальный список дел на день составляет в лучшем случае один человек из десяти.
Итак, вот причины:
- Есть много вещей, которые вы хотите сделать, и много навыков, которыми хотите овладеть, но по какой-то причине вам не удается это сделать. Что любопытно, в этом случае неумение распоряжаться своим временем не всегда оценивается как главная причина.
- Постоянные проволочки, нарушенные сроки сдачи проектов.
- У вас есть огромный список для чтения, но не хватает даже не времени, а энергии на то, чтобы это все читать. Опять же, человек может обвинить во всем внешние факторы или свой организм, хотя дело совсем не в этом.
- Вы ловите себя который день подряд на одной и той же мысли: вы так устали и весь день были заняты, но по сути ничего не сделали. Причина в том, что вы не умеете расставлять приоритеты. А это основа основ тайм-менеджмента.
- У вас ужасная работа и вы решили днем работать, а вечером обучаться навыкам, писать книгу, заниматься программированием, чтобы сменить сферу деятельности через время. Но угадайте что? Вечером нет ни желания, ни энергии.
Во всем этом вы не одиноки.
Почему мы чувствуем опустошение и как преодолеть это?
К концу дня уровень энергии падает. Мы теряем утреннюю искру интереса и все становится скучным и тяжелым. У всех нас 24 часа в сутках, но разный уровень энергии. Мы обязательно хотим закончить все пункты нашего списка дел, но во многом это зависит от запаса сил, а не от времени.
