Анализ временных характеристик процесса является одним из основных видов количественного анализа процессов. Для его проведения необходимо однозначное понимание того, на каком уровне детализации процесса рассматриваются его временные показатели и как они связаны между собой.
В отличие от описания процессов, этот анализ должен проводиться по принципу «снизу вверх» (рис. 5.18). Анализ временных характеристик процесса начинается с нижнего уровня детализации процессов и постепенно «поднимается» на более высокие уровни иерархии: от функций к процедурам, от процедур к сценариям и далее к подпроцессам и процессам верхнего уровня. При этом следует учитывать тот факт, что чем выше уровень описания процесса, тем сложнее провести анализ его временных характеристик и тем выше погрешность вследствие вариативности выполнения процесса.
В зависимости от уровня описания процесса, для которого анализируются временные характеристики, имеет смысл отслеживать показатели, характеризующие выполнение либо функций, составляющих процедуру, либо процедур, либо сценариев реализации процедур (см. рис. 5.18).
Понятно, что легче и точнее определить время выполнения отдельной функции, входящей в процедуру. Агрегируя с учетом логики процесса время выполнения всех функций, составляющих процедуру, можно получить оценку времени выполнения самой процедуры. Учет логики означает, что при разветвлении процесса учитывается время выполнения не всех функций, а только тех, которые находятся в выполняемой ветке. В общем случае время выполнения функций в процессах, включающих ветвления, считается с учетом вероятностей прохождения процесса по той или иной ветке. Далее проводится агрегация времени выполнения процедур и формируются оценки времени выполнения сценария, опять же, с учетом вероятностей выполнения той или иной процедуры в рамках сценария.
Теоретически можно получить и оценку выполнения подпроцесса, однако ее точность будет невысока: как это будет показано далее, мы получим множество значений времени выполнения подпроцесса, обусловленное наличием множества вариантов его реализации, так как в этом случае ввод вероятностных показателей также не сильно помогает именно из-за множественности вариантов.
Важной частью анализа временных параметров процессов является измерение параметров каждого экземпляра процесса и рассмотрение их в совокупности с целью выявления тенденций в поведении процессов (рис. 5.19). Отрицательные тенденции в поведении процессов, например сильные флуктуации времени выполнения процесса (рис. 5.19, а) или четкая тенденция к его росту (рис. 5.19, б), являются основанием для принятия решений о начале работ по совершенствованию процесса.
Время выполнения любой функции процесса, особенно «ручной», не является постоянной величиной и меняется случайным образом от одного экземпляра процесса к другому. Различные типы временных характеристик процесса могут быть как зависимыми от объема/воз- можностей оборудования и человеческих ресурсов (например, время наладки оборудования, время работы персонала), так и независимыми от них, например время ожидания и время перемещения. Однако само перемещение, которое означает завершение выполнения одной фазы работы и переход к следующей фазе, также может иметь некоторую «логистическую» стоимость, которая может быть измерена (рис. 5.20).
Рис. 5.18. Временные показатели, используемые при анализе процессов
Рис. 5.19. Изменение времени выполнения процесса при его многократном выполнении:
а — сильные флуктуации времени выполнения процесса относительно нормативного значения Гпн; б — явная тенденция на рост времени выполнения процесса; в — нормальные колебания времени выполнения процесса в пределах
Таким образом, общее время выполнения процесса может складываться из времени ожидания (простоя) процесса, времени на подготовку выполнения и собственно времени выполнения функций (ручных, автоматизированных, автоматических), составляющих процедуры процесса. Анализ распределения общего времени процессов по этим составляющим позволяет оценить основные направления совершенствования процессов. Сокращение времени ожидания является одним из эффективных методов совершенствования процессов, и это сокращение можно достичь за счет устранения излишнего бюрократизма процессов, увеличения ресурсов для выполнения процессов и т.д.
Рис. 5.20. Время выполнения полного цикла процесса складывается из нескольких компонент
При анализе длительности цикла процесса цель заключается в том, чтобы показать, за какое время процесс пройдет полный цикл. Также полезно, а иногда и необходимо, знать время выполнения каждого этапа процесса или процедуры. Если это время известно, то можно сравнить суммарное время выполнения всех функций/этапов, т.е. производительное время работы процесса, с реальной длительностью его выполнения. Не так уж редко встречаются ситуации, когда это соотношение достигает 5—10%, т.е. только около 10% времени выполнения процесса действительно занято какой-то работой, остальное время уходит на всевозможные задержки.
Существует несколько способов уменьшить полную длительность цикла, сохраняя длительность каждого этапа на прежнем уровне и тем самым увеличивая долю полезного времени. Основными способами являются сокращение сроков согласования и рассмотрения документов, а также прочих результатов деятельности, регламентация деятельности, внедрение информационных систем и т.д. Некоторые этапы процессов можно выполнять параллельно с другими, если раньше они выполнялись последовательно, что также сокращает время цикла процесса. Существует множество способов уменьшить промежутки времени между выполнением разных этапов процесса с помощью его тщательного планирования и проектирования, лучшей координации действий, аккуратно определенными интерфейсами.
Если процесс представлен детальной моделью в виде цепочки функций, то анализ его временных характеристик в общем случае включает следующие шаги:
- 1) сбор статистических данных о выполнении функций процесса за определенный временной интервал;
- 2) определение среднего времени выполнения каждой функции в рамках этого временного интервала. Среднее время (Гср) рассчитывается как отношение суммы длительностей выполнения функции по каждому из измерений к общему количеству измерений;
- 3) определение общего времени выполнения процесса. В простейшем случае (при отсутствии вариативности процесса) определяется путем суммирования времени выполнения каждой из функций процесса. В более сложных случаях необходимо учитывать альтернативные варианты выполнения процесса и вероятности выбора тех или иных цепочек выполнения;
- 4) анализ и интерпретация полученных результатов:
- • анализ времени выполнения процесса и расчет среднего времени его выполнения,
- • анализ отклонения среднего значения времени выполнения процесса от целевого значения.
При рассмотрении времени выполнения процедуры в рамках процесса, для которой известно целевое время выполнения Тц, вычисляются максимальное (Tmin) и минимальное (Гтах) значения времени выполнения процедуры и сравниваются затем эти значения с целевым. Отложим на временной шкале две точки — Tmin и Ттах. Они разобьют шкалу на три области — 1, 2 и 3. Целевое значение времени выполнения находится в одной из них (рис. 5.21).
Если 7ц находится в первом интервале (рис. 5.21, а), т.е. даже минимальное время выполнения данной процедуры больше, чем целевое время, то очевидно, что время выполнения процедуры нас не удовлетворяет. Следовательно, требуются мероприятия по ее оптимизации.
В том случае, если Тц находится во втором интервале (рис. 5.21, б), то необходимо рассмотреть время выполнения функций, составляющих процедуру, и предложить меры по сокращению времени тех из них, которые выполняются дольше положенного и «тянут» время выполнения всей процедуры к ее максимально допустимому значению.
Если значение Тц находится в третьем интервале (рис. 5.21, б), то даже максимальное время выполнения процедуры всегда меньше целевого значения. В таком случае эту процедуру можно не рассматривать в контексте сокращения времени выполнения. Оптимизация не требуется.
Подход к анализу сценариев процесса ничем принципиально не отличается от описанного выше подхода к анализу времени выполнения процедур. Главная сложность — в большей вариативности сценария и соответственно в большом числе возможного времени выполнения.
Временные параметры выполнения подпроцесса или процесса верхнего уровня, который содержит несколько сценариев, также базируются на сумме значений времени сценариев, которые формируют процесс.
Рис. 5.21. Соотношение времени выполнения процесса и его целевого значения
Исходные данные для расчета времени выполнения процессов могут быть получены двумя путями. Во-первых, они могут быть заданы экс- пертно. Точность расчетов временных параметров процесса при этом будет весьма низкой. Однако затраты на получение исходной информации будут невелики.
Исходные данные могут быть получены путем статистической обработки значений времени, измеренных в ходе многократного выполнения процесса в реальной жизни. Для этого в исследуемый процесс должны быть встроены дополнительные функции, фиксирующие начало и окончание процесса.
Другой возможностью является анализ данных в информационных системах, поддерживающих выполнение процессов. При этом точность расчета времени выполнения процесса существенно выше, чем в первом случае. Она определяется в основном тем, для какого числа функций, составляющих процесс, может быть измерено время их выполнения. Затраты на получение исходной информации выше, чем в первом случае.
Вопросы практики
В качестве разумной альтернативы «ручному» количественному анализу времени выполнения процесса следует рассматривать применение специализированных имитаторов, например ARIS Business Simulator. Их применение позволяет получить существенно более точные результаты, в том числе и за счет учета законов распределения вероятностей выполнения функций и процессов.
Очевидно, что редкий процесс в реальной жизни выполняется строго последовательно и имеет только один основной выход. Его топология (см. подпараграф 5.1.2) бывает весьма сложной, и достижение одного и того же результата возможно несколькими разными путями (цепочками, алгоритмами).
Это приводит к тому, что в общем случае нужно говорить о нескольких значениях времени выполнения процесса. Их число равно количеству путей реализации процесса (рис. 5.22). При этом каждый вариант реализации процесса имеет свою вероятность. Так, на рис.
5.22 наиболее вероятен на практике центральный путь реализации процесса (показан пунктиром), а наименее вероятен — крайний правый.
Рис. 5.22. Время выполнения процесса при различных путях его реализации
В этой ситуации необходимо оценить вероятность реализации каждого из путей и на основе этого задать порядок расчетов и проведения анализа времени выполнения процесса. Из рис. 5.22 следует, что в первую очередь необходимо провести анализ и совершенствование процесса, имеющего длительность Тп2 (показана пунктиром).
Источник: studme.org
Показатели времени бизнес-процесса
В настоящее время длительность бизнес-процессов также является одним из основных факторов, определяющих конкурентоспособность организации. В современной динамичной среде на рынке с большой конкуренцией и требовательными клиентами наиболее конкурентоспособными оказываются те компании, бизнес-процессы которых имеют наиболее короткие сроки исполнения.
Если у предприятия срок обработки заказа и отгрузки продукции хотя бы на 5—20% меньше, чем у конкурента, то конкурентная позиция данной компании является очень высокой. Существует мнение, что при сохранении данной конкурентной позиции в долгосрочной перспективе до трех лет компания может стать монополистом на своем рынке. Сейчас многие российские компании вынуждены снижать длительность своих основных бизнес-процессов, в особенности процессов, связанных с обслуживанием клиентов. Подобные требования предъявляются и к управленческим процессам, что способствует принятию более своевременных решений, обеспечивающих выживаемость и конкурентоспособность организаций. В связи с этим показатели, характеризующие время протекания бизнес-процессов, образуют третью важную группу.
Например, одним из наиболее часто используемых при оптимизации бизнес-процессов временных показателей является показатель эффективности производственного (операционного) цикла MCE
(ManufacturingCycle Effectiveness), рассчитываемый как отношение суммарного времени выполнения всех операций процесса к длительности общего цикла бизнес-процесса.
Источник: bstudy.net